JP2004164413A - 付帯情報提供システム - Google Patents

Abstract

【課題】書類の参照・使用に際して、その有効性を簡単に確認できるようにし、古い書類の参照・使用によるミスやロスを防止する。
【解決手段】管理対象の文書ファイルに固有の登録ナンバーを割り当て、その登録ナンバーに関連付けて文書ファイルの付帯情報を保管するとともに、文書ファイル印刷後も付帯情報の変更を許容する文書管理サーバ１０と、文書６０を印刷するとき、符号化された登録ナンバーを同時に印刷するプリンタ３０と、文書６０に印刷された登録ナンバーを読み取り、この登録ナンバーに関連付けて保管される現在の付帯情報を、文書管理サーバ１０から取得して表示するバーコードリーダ４０とを備える。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワークを介して、書類の付帯情報を提供する付帯情報提供システムに関し、特に、紙などの印刷媒体に印刷された文書、仕様書、図面、手順書、申請用紙、証明書、広告、カタログ、価格表、名簿、電話帳、住所録、技術文献、書籍などの書類について、その更新情報、使用禁止情報、有効期限情報、正誤情報、引用データ最新情報、リンク情報などの付帯情報を提供することができる付帯情報提供システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、書類を印刷する際に、その書類に割り当てられた固有の識別情報を符号化して同時に印刷することが提案されている（例えば、特許文献１、２参照。）。
【０００３】
例えば、特許文献１に開示される画像形成装置では、一度印刷した書類を再度印刷したいとき、画像形成装置に設けられるバーコードリーダで書類の識別情報を読み取ると、画像形成装置に保存された前記書類の印刷データにもとづいて、同じ書類が印刷される。
【０００４】
また、特許文献２に開示される認証管理システムでは、書類に付された認証の真贋を確認したいとき、バーコードリーダで書類の識別情報を読み取ると、認証管理システムが保管する認証データにもとづいて、前記認証の真贋が回答される。
【０００５】
【特許文献１】
実用新案登録第３０４５２４８号公報（第１０頁、第１図）
【特許文献２】
特開２０００−１４８７４２号公報（第５頁、第２図）
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、実際に書類を運用する際には、書類に付された認証の真贋よりも、書類の記載内容そのものが正しいか等、書類の実体的な有効性を問うケースが多い。
【０００７】
例えば、製造業において製品開発時に作成される仕様書、図面などの書類は、記載内容が頻繁に更新されるため、それを参照する際には、最新版であるか否かが問われる。通常、古い仕様書や図面は、版などによる管理で逐次更新されるが、管理外でコピーされた仕様書や図面は、古くなっても参照される可能性がある。
【０００８】
また、申請用紙などの書類も、必要に応じて様式が更新されるため、最新版であるか否かが問われる。例えば、古い申請用紙を使用したために、申請のやり直しを求められるケースがある。
【０００９】
このような書類の古さに起因する問題は、書類の参照・使用に際して、その有効性を確認すれば回避可能であるが、従来においては、書類の有効性を簡単に確認する方法がなかったため、古い書類の参照・使用によるミスやロスが多く発生していた。
【００１０】
本発明は、上記の事情にかんがみなされたものであり、書類の変更などに応じて更新される付帯情報を、容易に取得できるようにすることにより、書類の参照・使用に際して、その有効性を簡単に確認することが可能になり、その結果、古い書類の参照・使用によるミスやロスを防止することができる付帯情報提供システムの提供を目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため本発明の付帯情報提供システムは、ネットワークを介して、書類の付帯情報を提供する付帯情報提供システムであって、管理対象の書類に固有の識別情報を割り当て、その識別情報に関連付けて前記書類の付帯情報を保管するとともに、前記書類の印刷後も前記付帯情報の変更を許容する付帯情報管理サーバと、前記書類を印刷するとき、その書類の所定位置に、符号化された前記識別情報を印刷する印刷装置と、前記書類に印刷された識別情報を読み取り、この識別情報に関連付けて保管される現在の付帯情報を、前記付帯情報管理サーバから取得する付帯情報取得装置と、前記付帯情報管理サーバ及び前記付帯情報取得装置が接続されるネットワークとを備える構成としてある。
【００１２】
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、書類を参照・使用する人が、付帯情報取得装置を用いることにより、書類の変更などに応じて更新される付帯情報を、容易に取得することが可能になる。
例えば、書類を更新するとき、付帯情報管理サーバに、「この書類は更新されています。第２版を参照してください。」というような付帯情報を登録しておけば、古い書類を持っている人に、最新版の存在を知らせることができる。
これにより、書類の参照・使用に際して、その書類の有効性を簡単に確認することが可能になり、その結果、古い書類の参照・使用によるミスやロスを防止することができる。
【００１３】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記付帯情報管理サーバが、管理対象の書類が更新されたとき、新たな識別情報を割り当てるとともに、更新前の識別情報に関連付けて保管している付帯情報の変更を要求又は許容する構成としてある。
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、書類の更新に際して、古い書類の付帯情報が確実に変更されるので、付帯情報の信頼性を高めることができる。
【００１４】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記付帯情報管理サーバが、管理対象の書類が更新されたとき、新たな識別情報を割り当てるとともに、更新前の識別情報に関連付けて保管している付帯情報を自動的に変更する構成としてある。付帯情報提供システムをこのように構成すれば、書類の更新に際して、古い書類の付帯情報が確実に変更されるだけでなく、付帯情報を変更する手間が省ける。
【００１５】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記付帯情報管理サーバが、管理対象の書類が削除されたとき、その識別情報に関連付けて保管している付帯情報の変更を要求又は許容する構成としてある。
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、書類の削除に際して、削除される書類の付帯情報が確実に変更されるので、付帯情報の信頼性を高めることができる。
【００１６】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記付帯情報管理サーバが、管理対象の書類が削除されたとき、その識別情報に関連付けて保管している付帯情報を自動的に変更する構成としてある。
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、書類の削除に際して、削除される書類の付帯情報が確実に変更されるだけでなく、付帯情報を変更する手間が省ける。
【００１７】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記印刷装置が、書類に割り当てられた識別情報とともに、前記付帯情報管理サーバのネットワークアドレス及び付帯情報のロケーション情報を符号として前記書類に印刷する構成としてある。
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、書類の識別情報とともに、付帯情報管理サーバのネットワークアドレスを読み取ることができるため、付帯情報の取得に際し、いちいち付帯情報管理サーバのネットワークアドレスを入力する必要がなく、その結果、書類の付帯情報を迅速に取得することが可能になる。
【００１８】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記印刷装置が、前記識別情報をバーコードとして印刷する構成としてある。
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、一般に普及しているバーコードリーダを用いて識別情報の読み取りが可能になるため、付帯情報取得装置のコストを抑えることができる。
【００１９】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記付帯情報取得装置が、前記識別情報を読み取る読み取り部と、前記付帯情報管理サーバから取得した付帯情報を、文字又は音声で表示する表示部とを一体的に備える構成としてある。
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、書類の識別情報を読み取り、その場で付帯情報を参照することができる。
【００２０】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記付帯情報取得装置が、無線通信モジュールを備えるバーコードリーダで構成してある。
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、付帯情報取得装置を持ち運び、様々な場所で書類の付帯情報を取得することが可能になる。
【００２１】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記付帯情報取得装置が、ネットワークインタフェース及びスキャナを備える複写機であり、前記スキャナが読み取った前記書類の画像データから、符号化された前記識別情報を抽出する構成としてある。
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、複写機を利用して書類の付帯情報が取得できる。また、書類をコピーする際に、その付帯情報を自動的に確認するように構成すれば、古い書類のコピーを防止することができる。
【００２２】
また、本発明の付帯情報提供システムは、前記付帯情報取得装置が、カメラを備える携帯電話機であり、前記カメラが撮影した前記書類の画像データから、符号化された前記識別情報を抽出する構成としてある。
付帯情報提供システムをこのように構成すれば、携帯電話機を利用して書類の付帯情報が取得できるだけでなく、その携帯性を生かし、様々な場所で書類の付帯情報を取得することが可能になる。
【００２３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態について、図面を参照して説明する。
［第一実施形態］
まず、本発明の概略を第一実施形態の構成にもとづいて説明する。
図１は、第一実施形態における付帯情報提供システムの構成を示すブロック図、図２は、第一実施形態における付帯情報提供システムの構成及び作用を示す説明図である。
【００２４】
これらの図に示すように、本発明の付帯情報提供システムが実施される第一実施形態の文書管理システムは、文書管理サーバ（付帯情報管理サーバ）１０、端末２０、プリンタ（印刷装置）３０、バーコードリーダ（付帯情報取得装置）４０及びネットワーク５０を備える。
【００２５】
端末２０は、ネットワーク５０を介して文書管理サーバ１０に接続し、文書ファイルの新規登録、更新、削除などを行う。文書管理サーバ１０は、新規登録の際、文書ファイルに固有の登録ナンバー（識別情報）を割り当て、この登録ナンバーに関連付けて文書ファイルを保存する。登録ナンバーの末尾には、更新回数を表すサフィックスが付加されており、登録文書ファイルの更新に応じて、登録ナンバーのサフィックスも更新される。
【００２６】
文書ファイルの新規登録、更新に際しては、コメントなどの付帯情報を登録することができ、また、文書ファイルの更新、削除に際しては、その対象となる旧ファイルのコメントも変更することができる。これらの付帯情報は、登録ナンバーに関連付けて文書管理サーバ１０に保管される。
【００２７】
文書（書類）６０を印刷する際には、端末２０から文書管理サーバ１０にアクセスして、登録ナンバーに対応した文書ファイルを呼び出すとともに、この文書ファイルを、端末２０のプリンタドライバで印字データに変換し、プリンタ３０で印刷が行われる。その際、文書６０の所定位置には、登録ナンバー及び文書管理サーバアドレスがバーコード６１として印刷される。
【００２８】
後日、文書６０の有効性を確認する場合は、バーコードリーダ４０を用いて、文書６０のバーコード６１を読み取る。バーコードリーダ４０は、無線ＬＡＮのアクセスポイント５１を介してネットワーク５０に接続し、文書管理サーバ１０に登録ナンバーの照会を行う。文書管理サーバ１０は、バーコードリーダ４０から問い合わせを受けた登録ナンバーを検索し、それに関連付けて保存されているコメントをバーコードリーダ４０に送り返す。そのコメントの内容は、バーコードリーダ４０の表示部４１に表示される。例えば、「このファイルは更新されています。第２版を参照してください。」というコメントが表示されれば、その文書６０が最新版でないことを確認できる。
【００２９】
以下、本発明の第一実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。
図３は、第一実施形態における文書管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
文書管理サーバ１０は、例えば、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、ネットワークインタフェースなどのハードウエアを備えるサーバコンピュータである。ここに、文書管理サーバ用のソフトウエアをインストールすることにより、文書ファイルに固有の登録ナンバーを割り当てる登録ナンバー管理部１１と、登録ナンバーに関連付けて文書ファイルを保管する文書ファイル管理部１２と、登録ナンバーに関連付けて文書ファイルの付帯情報を保管する付帯情報管理部１３と、端末２０のプリンタドライバに文書ファイル及び付帯情報を送る文書ファイル印刷部１４と、バーコードリーダ４０からの照会に応じて、付帯情報を提供する付帯情報提供部１５とが構成される。
【００３０】
端末２０は、例えば、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、ネットワークインタフェースなどのハードウエアを備えるパーソナルコンピュータである。ここに、文書管理端末用のソフトウエアやプリンタドライバを導入することにより、文書管理サーバ１０への文書ファイルの登録や、プリンタ３０による文書ファイルの印刷が可能になる。
【００３１】
図４は、第一実施形態における文書管理端末用ソフトウエアの処理手順を示すフローチャートである。
この図に示すように、端末２０にインストールされる端末用ソフトウエアは、端末２０における処理選択操作に応じて（Ｓ１０１）、新規登録処理（Ｓ１０２）、更新処理（Ｓ１０３）及び削除処理（Ｓ１０４）を実行するとともに、処理終了操作に応じて（Ｓ１０５）、各処理を終了させるように構成される。
【００３２】
以下、文書管理端末用ソフトウエアの新規登録処理、更新処理及び削除処理を端末画面に沿って説明する。
図５は、第一実施形態における端末の新規登録操作画面を示す図、図６は、第一実施形態における端末の新規登録確認画面を示す図である。
図５に示すように、新規登録入力画面２００は、新規登録ファイル入力部２０１、表示タイトル入力部２０２、コメント入力部２０３、有効期限入力部２０４、参照ボタン２０５、登録ボタン２０６及び閉じるボタン２０７を備える。
【００３３】
新規登録ファイル入力部２０１には、登録する文書ファイルのソースが端末２０のどこにあるかを指定入力する。ここで、参照ボタン２０５をクリックすれば、端末２０のドライブをブラウズすることができる。
表示タイトル入力部２０２には、管理上、この文書ファイルに付けるタイトルを入力する。わかりやすいタイトルで、他の文書ファイルとの重複がないことが望ましい。
コメント入力部２０３には、文書ファイルに関するコメントを入力する。ここで入力したコメントがバーコードリーダ４０に表示される。
有効期限入力部２０４では、文書ファイルに管理上の有効期限がある場合、日付の指定や、今から何年後といった指定によって有効期限を設定する。この有効期限情報も付帯情報として文書管理サーバ１０に保存され、バーコードリーダ４０から問い合わせがあったときに、もし有効期限を過ぎていたら、「有効期限を過ぎています。」というようなコメントが送信される。
【００３４】
登録ボタン２０６をクリックすると、文書ファイルとその付帯情報が文書管理サーバ１０に送られる。そして、文書管理サーバ１０が新規文書ファイルに対して、サフィックス０１の付いた登録ナンバーを生成し、これを端末２０に返す。その登録ナンバーは、上記入力情報とともに、図６に示す新規登録確認画面３００に表示される。そして、この画面で処理を終了する場合は、閉じるボタン３０１をクリックし、印刷を行う場合は、印刷ボタン３０２をクリックする。印刷については後述する。
【００３５】
図７は、第一実施形態における端末の更新操作画面を示す図、図８は、第一実施形態における端末の更新確認画面を示す図である。
図７に示すように、更新入力画面４００は、更新元ファイル選択部４０１、更新ファイル入力部４０２、表示タイトル入力部４０３、コメント入力部４０４、旧ファイルコメント入力部４０５、有効期限入力部４０６、参照ボタン４０７、更新ボタン４０８及び閉じるボタン４０９を備える。
【００３６】
管理文書に修正が発生して、文書ファイルを更新する場合は、更新入力画面４００の更新元ファイル選択部４０１で、更新の元になった古い管理文書ファイルを選択する。この例では、一覧の中から登録ＸＸＸＸＸ−０１が選択されている。なお、ここで表示されるのは、各管理文書ファイルのうち履歴の最も新しいものだけである。そして、新しい文書ファイルについて、前述の新規登録と同様の手順で、更新ファイル、表示タイトル及びコメントを設定する。
【００３７】
そして、旧ファイルコメント入力部４０５では、過去の管理文書ファイルに付いているコメントの変更が許容され、ここで入力されたコメントが旧ファイルのコメントに上書きされる。このコメントの内容が、管理上非常に重要であり、例えば「このファイルは更新されています。第２版を参照してください。」というような適切なコメントを入力する。また、「このファイルは更新されました。」というようなコメントを文末に自動挿入するようにしてもよい。
【００３８】
更新ボタン４０８をクリックすると、その内容が文書管理サーバ１０に登録されて、最新の登録ナンバーは、サフィックスが０２になる。その結果が更新確認画面５００に表示される。この段階で、新規登録のときに印刷した文書６０のバーコード６１をバーコードリーダ４０で読み取ると、「このファイルは更新されています。第２版を参照してください。」というコメントが表示される。つまり、更新前の古い文書６０を使おうとした人が、バーコードリーダ４０で文書６０のバーコード６１を読み取るだけで、その文書６０が最新版でないことを確認できる。
【００３９】
図９は、第一実施形態における端末の削除操作画面を示す図、図１０は、第一実施形態における端末の削除確認画面を示す図である。
図９に示すように、削除操作画面６００は、削除ファイル選択部６０１、旧ファイルコメント入力部６０２、登録削除ボタン６０３及び閉じるボタン６０４を備える。
【００４０】
管理文書ファイルを削除する場合は、削除操作画面６００の削除ファイル選択部６０１で管理文書ファイルを選択し、旧ファイルコメント入力部６０２に「このファイルは登録が削除されました。使用禁止」というようなコメントを入力する。この例では、サフィックス０２の文書ファイルを削除するので、それ以前のサフィックス０１の文書ファイルに対しても、自動的にこのコメントが適用される。また、削除の場合においては、旧ファイルコメント入力部６０２に、「このファイルは登録が削除されました。」というコメントが自動挿入されるようにしてもよい。
【００４１】
登録削除ボタン６０３をクリックすると、図１０に示す削除確認画面７００になり、内容が確認できる。そして、この文書６０のバーコード６１をバーコードリーダ４０で読み取ると、「このファイルは登録が削除されました。使用禁止」というコメントが表示される。これにより、削除された文書６０の参照を防止することが可能になる。
【００４２】
図１１は、第一実施形態における端末の印刷操作画面を示す図、図１２は、第一実施形態における端末の印刷詳細設定画面（レイアウト）を示す図、図１３は、第一実施形態における端末の印刷詳細設定画面（バーコード）を示す図、図１４は、第一実施形態におけるバーコード印刷設定内容を示す図である。
管理文書ファイルのバーコード付き印刷を行う場合は、図６に示す新規登録確認画面３００や、図８に示す更新確認画面５００において、印刷ボタン３０２、５０１をクリックし、印刷操作画面８００及びプリンタドライバを呼び出す。
【００４３】
図１１に示すように、印刷操作画面８００は、印刷ファイル選択部８０１、コメント入力部８０２、プロパティボタン８０３、印刷ボタン８０４及び閉じるボタン８０５を備える。
プロパティボタン８０３をクリックすると、図１２及び図１３に示す詳細設定画面９１０、９２０に進むことができる。図１２に示す詳細設定画面９１０は、専用ドライバのレイアウト設定ページであり、従来のレイアウト設定項目に加え、バーコード６１の印字位置設定部９１１が用意される。この例では、バーコード６１をページの右下に印刷する設定になっている。もし、バーコード６１が文書６０の本文６２に重なってしまうようであれば、座標指定部９１２でバーコード６１の印刷位置を座標指定することにより、任意の余白にバーコード６１を印刷することが可能になる。また、１ページ印刷設定部９１３をチェックすれば、複数ページの印刷において、１ページ目だけにバーコード６１を印刷することができる。
【００４４】
図１３に示す詳細設定画面９２０は、使用するバーコード６１のタイプに関する設定ページであり、文書管理サーバアドレス入力部９２１、バーコードタイプ選択部９２２及び文書登録ナンバー表示部９２３を備える。
文書登録ナンバーは、プリンタドライバを読んだ時点で選択されていた文書ファイルの登録ナンバーであり、文書管理サーバ１０から通知されたものが、確認の意味で表示されている。
【００４５】
詳細設定画面９２０の設定で印刷が指示されるバーコード６１の内容は、図１４に示される内容となっている。登録ナンバーの文書固有の部分と、サフィックスの数値及び文書管理サーバ１０のアドレスであり、いずれも任意の文字数なので、区切り記号にカンマを使っている。この内容は、バーコードのＣｏｄｅ１２８が指定されているので、プリンタ３０のページ記述言語で、例えば
ＭＺＰ１８００，３３７０
ＢＡＲＣ２３，ｎ，’ｘｘｘｘｘｘ，２，１９２．１６８．２．１００’，３０，３０，２，４，６，８，２，４，６，８；
というようなコマンドが印刷データに挿入される。
【００４６】
「ＭＺＰ１８００，３３７０」は、バーコード６１の書きはじめの位置で、指定された右下になるように調整された座標である。「ＢＡＲＣ２３」が、Ｃｏｄｅ１２８を指定し、「ｎ」は、文字列の印字を伴わない指定、その後に、バーコード６１の記載内容である「ｘｘｘｘｘｘ，２，１９２．１６８．２．１００」が続く。そのうしろは、バーコード６１のサイズ指定である。
プリンタ３０は、このコマンドが挿入されていればバーコード印刷を行うことができるので、わずかな印刷データの追加により、バーコード６１を印刷することが可能になる。なお、バーコード６１の種類には特に限定される必要は無く、ＰＤＦ４１７のような２次元バーコードであってもよい。
【００４７】
図１５は、第一実施形態におけるバーコードリーダの側面図及び正面図、図１６は、第一実施形態におけるバーコードリーダの構成を示すブロック図である。これらの図に示すように、バーコードリーダ４０は、コメントを表示する液晶式の表示部４１と、文書６０のバーコード６１を読み取る読み取り部４２と、バーコード６１の読み取りを開始操作する読み取りボタン４３と、アクセスポイント５１を介してネットワーク５０（例えば、有線ＬＡＮ）に接続可能な無線ＬＡＮアダプタ（無線通信モジュール）４４と、これらを制御する制御部４５とを備える。
【００４８】
読み取り部４２は、バーコード６１から１０数センチ離れていても読み取りが可能であり、読み取りボタン４３を押した後、バーコード６１が読み取れたら、「ピッ」という確認音が発せられる。
無線ＬＡＮアダプタ４４及び制御部４５は、バーコード６１から読み取った情報を元に、例えば、ネットワークアドレス「１９２．１６８．２．１００」の文書管理サーバ１０にアクセスし、登録ナンバー「ｘｘｘｘｘｘ−０２」の付帯情報を取得する。そして、取得したコメントが、例えば「このファイルは更新されています。第２版を参照してください」というように表示部４１に表示される。つまり、制御部４５には、文書６０のバーコード６１から読み取った情報を元に、文書管理サーバ１０から文書６０の付帯情報を取得し、これを表示部４１に表示させるソフトウエアが導入されている。
【００４９】
バーコードリーダ４０が文書管理サーバ１０から付帯情報を取得する際のプロトコルは、様々なものが使えるが、例えば、「ｈｔｔｐ：／／１９２．１６８．２．１００／ｘｘｘｘｘｘ／０２」に問い合わせ、ｈｔｍｌで記述された管理文書「ｘｘｘｘｘｘ−０２」のコメント情報を受け取るようにしてもよい。
また、上記の説明では、文書管理サーバ１０のＩＰアドレスがプライベートアドレスであったが、グローバルアドレスであってもよい。例えば、文書管理サーバ１０のアドレスとしてＵＲＬを記述し、インターネットなどのグローバルな環境で文書６０の付帯情報を提供することも可能である。
【００５０】
上記のように構成された第一実施形態の文書管理システムによれば、文書６０を参照する人が、バーコードリーダ４０で文書６０のバーコード６１を読み取るだけで、文書６０の変更・削除などに応じて更新されるコメントなどの付帯情報を、容易に取得することが可能になる。
これにより、文書６０の参照に際して、その文書６０の有効性を簡単に確認することが可能になり、その結果、古い文書６０の参照によるミスやロスを防止することができる。
【００５１】
また、文書管理サーバ１０は、管理対象の文書ファイルが更新されたとき、新たな登録ナンバーを割り当てるとともに、更新前の登録ナンバーに関連付けて保管している付帯情報の変更を求めるため、文書ファイルの更新に際して、古い文書ファイルの付帯情報が確実に変更され、付帯情報の信頼性を高めることができる。
【００５２】
また、文書管理サーバ１０が、管理対象の文書ファイルが更新されたとき、更新前の登録ナンバーに関連付けて保管している付帯情報を自動的に変更するようにした場合は、文書ファイルの更新に際して、古い文書ファイルの付帯情報が確実に変更されるだけでなく、付帯情報を変更する手間が省ける。
【００５３】
また、文書管理サーバ１０は、管理対象の文書ファイルが削除されたとき、その登録ナンバーに関連付けて保管している付帯情報の変更を求めるため、文書ファイルの削除に際して、削除される文書ファイルの付帯情報が確実に変更され、付帯情報の信頼性を高めることができる。
【００５４】
また、文書管理サーバ１０が、管理対象の文書ファイルが削除されたとき、その登録ナンバーに関連付けて保管している付帯情報を自動的に変更するようにした場合は、文書ファイルの削除に際して、削除される文書ファイルの付帯情報が確実に変更されるだけでなく、付帯情報を変更する手間が省ける。
【００５５】
また、文書６０には、割り当てられた登録ナンバーとともに、文書管理サーバ１０のネットワークアドレスがバーコード６１として印刷されるので、文書６０の付帯情報を取得する際に、いちいち文書管理サーバ１０のネットワークアドレスを入力することなく、付帯情報を迅速に取得することができる。
【００５６】
また、付帯情報取得装置が、無線ＬＡＮアダプタ４４を備えるバーコードリーダ４０であるため、バーコードリーダ４０を持ち運び、様々な場所で文書６０の付帯情報を取得することが可能になる。
【００５７】
なお、本発明は、前記実施形態に限定されないことは言うまでもない。例えば、前記実施形態では、文書管理サーバが管理文書の保存及び付帯情報の提供を行うが、これらを別々のサーバで行うようにしてもよい。
また、前記実施形態では、端末に文書管理端末用のソフトウエアを導入しているが、これと同等のウェブページを文書管理サーバ上に作成すれば、端末のブラウザを用いて同様の文書管理を行うことができる。
【００５８】
また、前記実施形態では、文書を管理対象としているが、仕様書、図面、手順書、申請用紙、証明書、広告、カタログ、価格表、名簿、電話帳、住所録、技術文献、書籍など、様々な書類を管理対象にできる。また、提供する付帯情報としては、更新情報、使用禁止情報、有効期限情報の他に、正誤情報、引用データ最新情報、リンク情報などを提供するようにしてもよい。
【００５９】
例えば、住民票などの証明書は、発行を受けてからの有効期限が定められているが、本発明のシステムにより最新版であることを確認できるようにすれば、特に有効期限を定める必要がなくなり、行政サービスの向上に貢献できる。
また、本や雑誌の付帯情報を、本発明のシステムで管理すれば、発行後に見つかった誤植などの正誤表を、付帯情報取得装置を用いて取得することが可能になる。
【００６０】
また、本発明のシステムを広告に応用すれば、広告の識別情報を読み取るだけで、ツアー、ホテルなどの空き情報や、チケットの残り枚数などのリンク情報を取得することが可能になる。
また、技術文献などを本発明のシステムで管理すれば、技術文献で引用されている引用データの最新データを、付加情報として容易に取得することが可能になる。
【００６１】
また、付帯情報取得装置が、前記バーコードリーダに限定されないことは言うまでもない。以下、付帯情報取得装置の他の実施形態について説明する。
【００６２】
［第二実施形態］
図１７は、第二実施形態における文書管理システムの構成及び作用を示す説明図、図１８は、第二実施形態における複写機の構成を示すブロック図である。
この図に示すように、第二実施形態の文書管理システムは、付帯情報取得装置を複写機７０で構成している点が第一実施形態と相違する。複写機７０は、原稿を読み取るスキャナ部７１と、読み取った原稿データにもとづいて印刷を行う印刷部７２と、複写機７０の設定状態などを表示する表示部７３と、ネットワーク５０に接続可能なネットワークインタフェース７４と、これらを制御する制御部７５とを備える。
【００６３】
これらの構成は、従来の複写機７０とほぼ同じであるが、スキャナ部７１が読み取った文書６０の画像データからバーコード６１を抽出するソフトウエアと、バーコード６１に含まれる識別情報を元に、文書管理サーバ１０から文書６０の付帯情報を取得し、これを表示部７３に表示させるソフトウエアとを制御部７５に導入することによって、複写機７０を付帯情報取得装置として機能させるようになっている。
【００６４】
例えば、複写機７０でコピーをとる際、スキャナ部７１が読み取った画像データにバーコード６１が含まれているか否かを常時監視し、バーコード６１が読み取れた場合には、バーコード６１に含まれる識別情報を元に、文書管理サーバ１０から文書６０の付帯情報を取得し、これを表示部７３に表示させるようにする。
表示する付帯情報としては、第一実施形態と同様に「このファイルは更新されています。第２版を参照してください。」というようなコメントの他、複写機７０に関連する「コピー禁止！」というようなコメントであってもよい。
また、複写機７０を付帯情報取得装置に兼用する場合は、コピーを操作した人が、付帯情報の表示を見落とすことも考えられるので、コメントを音声変換して音声で伝えるようにしてもよい。
【００６５】
上記のように構成された第二実施形態によれば、専用の付帯情報取得装置を用いることなく、複写機７０を利用して文書６０の付帯情報が取得できる。また、文書６０をコピーする際に、その付帯情報を自動的に認識するように構成すれば、古い文書６０のコピーを防止することができる。
【００６６】
［第三実施形態］
図１９は、第三実施形態における文書管理システムの構成及び作用を示す説明図、図２０は、第三実施形態における携帯電話機の構成を示すブロック図である。
この図に示すように、第三実施形態の文書管理システムは、付帯情報取得装置をカメラ付き携帯電話機８０で構成している点が前記実施形態と相違する。携帯電話機８０は、基地局を介してネットワーク５０に接続可能な通信部８１と、ＣＣＤなどで構成されるカメラ８２と、撮影した画像などを表示する表示部８３と、これらを制御する制御部８４とを備える。
【００６７】
これらの構成は、従来の携帯電話機８０とほぼ同じであるが、カメラ８２で撮影した文書６０の画像データからバーコード６１を抽出するソフトウエアと、バーコード６１に含まれる識別情報を元に、文書管理サーバ１０から文書６０の付帯情報を取得し、これを表示部８３に表示させるソフトウエアとを制御部８４に導入することによって、携帯電話機８０を付帯情報取得装置として機能させるようになっている。
【００６８】
上記のように構成された第三実施形態によれば、専用の付帯情報取得装置を用いることなく、携帯電話機８０を利用して文書６０の付帯情報が取得できる。また、携帯電話機８０の携帯性を生かし、様々な場所で文書６０の付帯情報を取得することが可能になる。
【００６９】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、書類を参照・使用する人が、付帯情報取得装置を用いることにより、書類の変更などに応じて更新される付帯情報を、容易に取得することが可能になる。これにより、書類の参照・使用に際して、その有効性を簡単に確認することが可能になり、古い書類の参照・使用によるミスやロスを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】第一実施形態における付帯情報提供システムの構成を示すブロック図である。
【図２】第一実施形態における付帯情報提供システムの構成及び作用を示す説明図である。
【図３】第一実施形態における文書管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図４】第一実施形態における文書管理端末用ソフトウエアの処理手順を示すフローチャートである。
【図５】第一実施形態における端末の新規登録操作画面を示す図である。
【図６】第一実施形態における端末の新規登録確認画面を示す図である。
【図７】第一実施形態における端末の更新操作画面を示す図である。
【図８】第一実施形態における端末の更新確認画面を示す図である。
【図９】第一実施形態における端末の削除操作画面を示す図である。
【図１０】第一実施形態における端末の削除確認画面を示す図である。
【図１１】第一実施形態における端末の印刷操作画面を示す図である。
【図１２】第一実施形態における端末の印刷詳細設定画面（レイアウト）を示す図である。
【図１３】第一実施形態における端末の印刷詳細設定画面（バーコード）を示す図である。
【図１４】第一実施形態におけるバーコード印刷設定内容を示す図である。
【図１５】第一実施形態におけるバーコードリーダの側面図及び正面図である。
【図１６】第一実施形態におけるバーコードリーダの構成を示すブロック図である。
【図１７】第二実施形態における文書管理システムの構成及び作用を示す説明図である。
【図１８】第二実施形態における複写機の構成を示すブロック図である。
【図１９】第三実施形態における文書管理システムの構成及び作用を示す説明図である。
【図２０】第三実施形態における携帯電話機の構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１０ 文書管理サーバ
２０ 端末
３０ プリンタ
４０ バーコードリーダ
４１ 表示部
４２ 読み取り部
４３ 読み取りボタン
５０ ネットワーク
５１ アクセスポイント
６０ 文書
６１ バーコード
７０ 複写機
７１ スキャナ部
７３ 表示部
８０ 携帯電話機
８２ カメラ
８３ 表示部

Claims (11)

1. ネットワークを介して、書類の付帯情報を提供する付帯情報提供システムであって、
   管理対象の書類に固有の識別情報を割り当て、その識別情報に関連付けて前記書類の付帯情報を保管するとともに、前記書類の印刷後も前記付帯情報の変更を許容する付帯情報管理サーバと、
   前記書類を印刷するとき、その書類の所定位置に、符号化された前記識別情報を印刷する印刷装置と、
   前記書類に印刷された識別情報を読み取り、この識別情報に関連付けて保管される現在の付帯情報を、前記付帯情報管理サーバから取得する付帯情報取得装置と、
   前記付帯情報管理サーバ及び前記付帯情報取得装置が接続されるネットワークとを備える
   ことを特徴とする付帯情報提供システム。
2. 前記付帯情報管理サーバが、管理対象の書類が更新されたとき、新たな識別情報を割り当てるとともに、更新前の識別情報に関連付けて保管している付帯情報の変更を要求又は許容することを特徴とする請求項１記載の付帯情報提供システム。
3. 前記付帯情報管理サーバが、管理対象の書類が更新されたとき、新たな識別情報を割り当てるとともに、更新前の識別情報に関連付けて保管している付帯情報を自動的に変更することを特徴とする請求項１記載の付帯情報提供システム。
4. 前記付帯情報管理サーバが、管理対象の書類が削除されたとき、その識別情報に関連付けて保管している付帯情報の変更を要求又は許容することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の付帯情報提供システム。
5. 前記付帯情報管理サーバが、管理対象の書類が削除されたとき、その識別情報に関連付けて保管している付帯情報を自動的に変更することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の付帯情報提供システム。
6. 前記印刷装置が、書類に割り当てられた識別情報とともに、前記付帯情報管理サーバのネットワークアドレスと、付帯情報のロケーション情報を符号として前記書類に印刷することを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の付帯情報提供システム。
7. 前記印刷装置が、前記識別情報をバーコードとして印刷することを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載の付帯情報提供システム。
8. 前記付帯情報取得装置が、前記識別情報を読み取る読み取り部と、前記付帯情報管理サーバから取得した付帯情報を、文字又は音声で表示する表示部とを一体的に備えることを特徴とする請求項１〜７のいずれかに記載の付帯情報提供システム。
9. 前記付帯情報取得装置が、無線通信モジュールを備えるバーコードリーダであることを特徴とする請求項１〜８のいずれかに記載の付帯情報提供システム。
10. 前記付帯情報取得装置が、ネットワークインタフェース及びスキャナを備える複写機であり、前記スキャナが読み取った前記書類の画像データから、符号化された前記識別情報を抽出することを特徴とする請求項１〜８のいずれかに記載の付帯情報提供システム。
11. 前記付帯情報取得装置が、カメラを備える携帯電話機であり、前記カメラが撮影した前記書類の画像データから、符号化された前記識別情報を抽出することを特徴とする請求項１〜８のいずれかに記載の付帯情報提供システム。

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