JP2004102678A

JP2004102678A - データ管理装置及びデータ管理プログラム

Info

Publication number: JP2004102678A
Application number: JP2002264055A
Authority: JP
Inventors: Takatoshi Mochizuki; 望月　孝俊
Original assignee: Minolta Co Ltd
Current assignee: Minolta Co Ltd
Priority date: 2002-09-10
Filing date: 2002-09-10
Publication date: 2004-04-02
Also published as: US20040049501A1

Abstract

【課題】データファイルの内容を特徴付けるキーワードを、データファイルに自動的に付加する。
【解決手段】データファイルをフォルダに格納して管理するファイルシステムであって、フォルダ内の既存のデータファイルには、その内容を特徴付ける説明であるキーワードが設定されているファイルシステムを有するデータ管理装置等を提供する。データ管理装置は、新規のデータファイルを受信するインターフェースと、ファイルシステム、キーワード、および、インターフェースにおいて受信した新規データファイルを記憶する記憶部と、ユーザが、新規データファイルをフォルダに移動する指示を入力する入力部と、指示に応答して、フォルダ内の既存データファイルに設定されたキーワードを抽出し、抽出したキーワードを、新規データファイルに設定する処理部とを備えている。
【選択図】　図４

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定の情報にキーワードを付加する情報処理に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、情報処理分野の発展はめざましく、特にパーソナルコンピュータ等の性能は飛躍的に向上している。これにより、ビジネス分野／特定用途のみならず、一般ユーザに対しても、画像や文書を入力装置で取り込み、蓄積、管理し、必要に応じて検索し、出力装置にて印刷する画像データベース装置や電子ファイリング装置等の情報処理装置が普及してきている。
【０００３】
通常、これらの情報処理装置では、データ検索を容易化するために、データが入力される際にデータとともに検索用の付加情報が入力される。この付加情報の種類を増加させることにより、様々な検索が可能となり検索効率が向上する。しかし、付加情報の種類が多くなると、データ入力時において入力手順の増加や操作の煩雑化を招き、データ登録件数が多い場合、ユーザにとって面倒な作業となる。
【０００４】
付加情報の例として、データ管理のために必須となる情報である属性情報が挙げられる。属性情報は、データファイルの作成日／修正日、ファイル名、ファイルフォーマット等である。データファイルに対して、このような属性情報を自動的に付加することは既に広く一般的に行われている。
【０００５】
また、付加情報の１つであるキーワードを、ユーザが考えて自ら入力し、または、キーワード辞書等に登録された大量のキーワードの中から適当なキーワードを検討し、選択して付加することもできる（特許文献１参照）。また、画像データに対して、画像データの特徴量（画像に含まれる要素の色相、明度、形状等）を抽出して、キーワードを「推定」する技術も存在する（同特許文献１参照）。また、ファイルの所定の情報に基づいて、キーワードをそのデータファイルへ自動付加する技術も検討されている。具体的には、テキスト形式部分に含まれる単語をキーワードとして抽出して付加する技術である（特許文献２参照）。
【０００６】
【特許文献１】
特開平１０−３２６２７８号公報（第４−８頁、図５、図９）
【特許文献２】
特開平１０−３１２３８７号公報（第７頁
【００３５】段落、図９）
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、従来の方法では、キーワードを有効に付加できているとは言えない。それは従来の方法は、以下のような問題を有するからである。具体的には、ユーザは自らキーワードを選択、設定等しなければならず、非常に煩わしい作業を要求される。また、画像データの特徴量を抽出する技術は、画像データのキーワードが「推定」されるため、関連性が低い単語がキーワードとして抽出される。すなわち、キーワードの精度が一定ではない。これは、テキスト形式部分に含まれる単語をキーワードとして抽出する技術についても同様である。
【０００８】
その結果、ユーザは、キーワードを付与することなく、データファイルをフォルダへ分類して保管するにとどまってしまう。これでは、ファイル管理を効率的に行うことができない。
【０００９】
本発明の目的は、データファイルの内容を特徴付けるキーワードを、データファイルに自動的かつ有効に付加することである。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明のデータ管理装置は、データファイルをフォルダに格納して管理するファイルシステムであって、フォルダ内の既存のデータファイルには、その内容を特徴付ける説明であるキーワードが設定されているファイルシステムを有する。データ管理装置は、新規のデータファイルを受信するインターフェースと、前記ファイルシステム、前記キーワード、および、インターフェースにおいて受信した前記新規データファイルを記憶する記憶部と、ユーザが、前記新規データファイルを前記フォルダに移動する指示を入力する入力部と、前記指示に応答して、前記フォルダ内の既存データファイルに設定された前記キーワードを抽出し、抽出した前記キーワードを、前記新規データファイルに設定する処理部とを備えており、これにより上記目的を達成できる。
【００１１】
前記既存データファイル、および、前記新規データファイルの各々には、ファイルの性質を表す拡張子が付加されており、処理部は、前記新規データファイルの拡張子と同じ拡張子を有する前記既存データファイルのキーワードを抽出してもよい。
【００１２】
前記処理部は、抽出したキーワードごとに、設定されている前記既存データファイルの個数をカウントし、カウント数が多い順に、所定数のキーワードを、前記新規データファイルに設定してもよい。
【００１３】
前記新規データファイルに予めキーワードが設定されている場合に、処理部は、入力部に入力されたユーザの選択指示に応じて、予め設定されたキーワードに、抽出した前記キーワードを追加して設定し、または、予め設定されたキーワードを削除して、抽出した前記キーワードを設定してもよい。
【００１４】
本発明によるデータ管理プログラムは、データファイルをフォルダに格納して管理するファイルシステムであって、フォルダ内の既存のデータファイルには、その内容を特徴付ける説明であるキーワードが設定されているファイルシステムを有するコンピュータにおいて実行できる。データ管理プログラムは、新規のデータファイルを受信するステップと、受信した前記新規データファイルを記憶するステップと、前記新規データファイルを前記フォルダに移動する指示を受け取るステップと、前記指示に応答して、前記フォルダ内の既存データファイルに設定された前記キーワードを抽出し、抽出した前記キーワードを、前記新規データファイルに設定するステップとからなり、これにより上記目的を達成できる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、添付の図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
【００１６】
図１は、本実施の形態の説明で利用する情報処理システムの構成例を示す図である。このシステムは、画像データ、文書データ等のデータファイルを入力するデータファイル入力装置１０と、データファイル入力装置１０に入力されたデータファイルを管理するデータ管理装置２０と、データファイルを印刷する印刷装置３０とから構成される。
【００１７】
本システムの特徴は、データ管理装置２０が、データファイル入力装置１０から入力されたデータファイルに、自動的にキーワードを付することにある。「キーワード」とは、そのデータファイルの内容を特徴付ける説明をいう。ユーザが、データファイルを所定のフォルダに分類することで、データ管理装置２０は、そのフォルダに既に存在する他のデータファイルのキーワードから適切なキーワードを選択し、自動的にデータファイルに付加する。このデータ管理装置２０は、例えば汎用ＰＣであるが、以下説明するように構成され、かつ、以下説明するような処理を行うことができる装置であれば、ＰＣに限られない。なお、データファイルが画像／文書の場合には、データ管理装置２０は、画像／文書管理装置となる。
【００１８】
一方、データファイル入力装置１０は、データファイルが画像の場合には、デジタルカメラ、フラットベッドスキャナ、フィルムスキャナ等である。またデータファイル入力装置１０は、フレキシブル／ＣＤ／ＤＶＤドライブ等であってもよい。なお、ネットワーク（図示せず）を介して他の装置からデータ管理装置２０にデータファイルを入力することもできる。印刷装置３０は、周知のプリンタである。なお、データファイル入力装置１０および印刷装置３０を、スキャナ、プリンタ、コピー、ファクシミリ等の複数の機能を有する、１台の多機能装置（ＭＰＦ：Ｍｕｌｔｉ　Ｆｕｎｃｔｉｏｎ　Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）とすることもできる。
【００１９】
図２は、データ管理装置２０の構成を示すブロック図である。データ管理装置２０は、中央演算処理装置（ＣＰＵ）２０１と、読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）２０２と、表示ディスプレイ（ＣＲＴ）２０３と、キーボード２０４と、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）２０５と、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）２０６と、ハードディスクメモリ（ＨＤＤ）２０７と、マウス２０８と、ＣＤ−ＲＯＭ２０９と、拡張スロット２１０とを備え、データバス２１１を通じて相互にデータを入出力できる。
【００２０】
ＣＰＵ２０１は、インテル社製のＰｅｎｔｉｕｍ（登録商標）であり、ＲＯＭ２０２に記憶されているプログラムに基づいて、情報処理システムを制御する。ＣＰＵ２０１は、データバス２１１を介して命令を送り、データ管理装置２０全体の動作を制御する。ＣＰＵ２０１の制御によるデータ管理装置２０の主要な動作は、図３〜図５を参照して後述する。
【００２１】
ＣＲＴ２０３は、表示制御回路を含む、画像あるいは文字等の表示や、操作のための表示等を行うディスプレイである。キーボード２０４は、ユーザから数字、文字等の入力を受け取り、ＣＰＵ２０１に転送する。キーボード２０４はまた、後述する付加情報の設定に際して、その検索パラメータ等を設定する際にも利用される。通信Ｉ／Ｆ２０５は、データ管理装置２０が、データファイル入力装置１０および印刷装置３０（図１）等とデータの受信および送信を行うインターフェースである。ＲＡＭ２０６は、データ、ＣＰＵ２０１が実行するプログラム等を記憶し、それらに任意にアクセス可能なメモリである。
【００２２】
ＨＤＤ２０７は、大容量の二次記憶装置であり、画像データ、文書データ等のデータファイル、および、データファイルをフォルダに格納して管理するファイルシステムを記憶する。マウス２０８は、ポインタの位置情報等を受け取り、ＣＰＵ２０１に転送する。マウス２０８はまた、ユーザがファイルを選択して、そのファイルを所定のフォルダへ移動等するための手段としても利用される。ＣＤ−ＲＯＭ２０９は、ＣＤ−ＲＯＭを再生して、ＣＰＵ２０１に転送可能なドライブ装置である。拡張スロット２１０は、データ管理装置２０の機能を拡張する回路基板等を増設するためのスロットである。なお、上述のキーボード２０４およびマウス２０８は、ユーザが指示を入力する指示入力手段として機能すれば十分であり、上述した機能が実現できる場合には特に別個に設ける必要はなく、また、これらに代わる指示入力手段を設けることもできる。
【００２３】
図３は、情報処理システム（図１）におけるデータ管理装置２０の主要動作を示すフローチャートである。ＣＰＵ２０１（図２）は、このフローチャートに基づくコンピュータプログラムにしたがって動作する。具体的には、システムの電源が投入され、プログラムが起動されると、ＣＰＵ２０１は、まず、以下の各処理で必要なフラグ等のイニシャライズや、初期画面表示等を行う初期設定処理を行う（ステップＳ１）。その後、ＣＲＴ２０３（図２）に初期メニューを表示して、初期メニュー画面上で処理の選択が行われたか否かを判断する（ステップＳ２）。メニューは、データ管理装置２０が行う処理を列挙した項目である。本明細書では、項目は、「データ登録」、「付加情報設定」、「検索」「印刷」および「システム終了」である。ユーザは、キーボード２０４またはマウス２０８を用いて、メニューの項目を選択する。このステップでは、メニューに列挙された処理が１つ選択されるまでループする。メニューが選択されれば、各メニューに応じた処理（Ｓ３〜Ｓ６，Ｓ８）を行う。
【００２４】
まず「データ登録」が選択された場合、処理は、本発明の主要な処理であるステップＳ３に進む。データ登録処理とは、データファイルを所定のフォルダに移動したときに、キーワードを自動的にデータファイルに付加する処理である。データ管理装置２０は、移動先のフォルダに既に存在する他のデータファイルのキーワードを抽出して、適切なキーワードを選択してデータファイルに付加する。この処理は、図４を参照して後述する。
【００２５】
「付加情報設定」が選択された場合、処理はステップＳ４に進む。付加情報設定処理（ステップＳ４）は、データ管理装置２０内のデータファイルに対して、検索の際に利用されるキーワードやマーカー等を付加する。本明細書の従来の技術の欄で説明したように、付加情報の例として、データ管理に必須となる属性情報が挙げられる。属性情報は、データの作成日／修正日、ファイル名、ファイルフォーマット等である。データファイルに対して、このような属性情報を自動的に付加することは既に一般的に行われており、また、画像データに対して、画像データの色データから色味を演算し、自動的に付加する方法または装置等も従来より考案されている。付加情報の設定は、データ管理装置２０が自動的に行ってもよいし、ユーザが手作業で入力してもよい。
【００２６】
一方「検索」が選択された場合、処理はステップＳ５に進む。検索処理（ステップＳ５）では、ユーザがキーボード２０４（図２）等を用いて検索語を入力し、データ管理装置２０は、ファイルに付加されているキーワードやマーカー等にその検索語を含むファイルを検索する。
【００２７】
「印刷」が選択された場合、処理はステップＳ６に進む。印刷処理（ステップＳ６）では、データ管理装置２０は、ユーザからの印刷指示に基づいて、印刷装置３０（図１）にユーザが指定したデータファイル（文書データ・画像データ等）を送信し、その内容を印刷する。
【００２８】
「システム終了」が選択された場合、処理はステップＳ８に進む。システム終了処理（ステップＳ８）では、データ管理装置２０は、例えばデータ登録、印刷等が終了し、電源を切る場合の処理の処理等を行う。
【００２９】
データ登録処理（ステップＳ３）、付加情報設定処理（ステップＳ４）、検索処理（ステップＳ５）、および、印刷処理（ステップＳ６）が終了すると、その他の処理（ステップＳ７）に進んで後処理等を行い、再びメニュー選択待ち（ステップＳ２）に戻る。
【００３０】
次に、図４を参照して、データ登録処理（ステップＳ３）を詳しく説明する。図４は、データ登録処理の流れを示すフローチャートである。上述のように、この処理は、データファイルを所定のフォルダに移動した際に、データファイルにキーワードを自動設定する処理である。この処理の実行に先立って、データ管理装置２０は、予め文書・画像等のデータファイルをデータファイル入力装置１０から受け取っており、ＨＤＤ２０７（図２）に格納しているとする。また、移動先のフォルダには、キーワードが設定された１以上のデータファイルが既に格納されているとする。移動先のフォルダおよび当該１以上のデータファイルもまた、ＨＤＤ２０７（図２）内に記憶されているとする。
【００３１】
ユーザは、まずキーワードを付与したいファイルを選択する（ステップＳ３１）。そして選択したファイルを保存する所定のフォルダを決定し、選択したファイルをそのフォルダに移動（登録）する（ステップＳ３２）。
【００３２】
すると、データ管理装置２０のＣＰＵ２０１（図２）は、フォルダ内に既に存在する各ファイルから、付加されている全てのキーワードを抽出する（ステップＳ３３）。そして、ＣＰＵ２０１は、移動したファイルに、抽出したキーワードを設定する（ステップＳ３４）。ここで、「設定する」とは、移動対象となったファイルにキーワードが存在しない場合には、抽出したキーワードをファイルのキーワードとして関連付けて登録することを表す。また、移動対象となったファイルにキーワードが既に存在する場合には、抽出したキーワードを追加して、または、既に付加されているキーワードを全て削除してから、関連付けて登録することを表す。ＣＰＵ２０１は、ユーザからの指示に応じて、その一方を選択する。
【００３３】
ファイルをキーワードに関連付ける方法として、キーワードをファイルに含める方法と、キーワードとファイルとの対応表を作成する方法が考えられる。前者を採用する場合には、データ管理装置２０は、ファイルにキーワードを追加して記録する。追加する位置は任意でよいが、例えば、ファイルの最後にキーワードを追加する。また後者を採用する場合には、データ管理装置２０は、ファイルとは別に対応表を作成し、保持する。表１は、対応表の例を示す。
【００３４】
【表１】

【００３５】
以下、表１の対応表を用いた場合の、データ管理装置２０の処理の具体例を説明する。表１の左欄に示す名前のファイルが格納されたフォルダに、ユーザが新たなファイル（ＳＣ０１０．ｂｍｐ）を移動する場合を考える。ＣＰＵ２０１は、対応表を参照して、全てのキーワードを抽出する。ここでは、「秋の旅行」、「１日目」、「砂浜」、「波」等を抽出する。そしてＣＰＵ２０１は、これらのキーワードを移動したファイル（ＳＣ０１０．ｂｍｐ）に設定する。更新された対応表を表２に示す。
【００３６】
【表２】

【００３７】
このように、既に含まれているファイルのキーワードを付加することは非常に有用である。その理由は、フォルダは、通常ユーザがファイル管理を容易化するために設けられていることが多く、１つのフォルダに含まれるファイルには、何らかの関連があると考えられるからである。
【００３８】
なお、上述の説明では、全てのファイルから全てのキーワードを抽出するとしたが、ファイルの種類や、数を制限してキーワードを抽出することもできる。例えば、登録対象のファイルの拡張子と同じ拡張子を有するファイルからのみ、キーワードを抽出してもよい。「拡張子」とは、ファイルの名称に付加されて、ファイル形式等のファイルの性質を表す記号である。拡張子は、その都度指定してもよいし、予め指定しておいてもよい。また、登録日付の新しい順に所定数のファイルからのみ、キーワードを抽出してもよい。また、新たに付与されるキーワードの数を制限してもよい。例えば、ユーザは、付与されるキーワードの数を、例えば６個までと指定することもできる。
【００３９】
図５は、キーワードを抽出する処理が異なる場合の、データ登録処理の流れを示すフローチャートである。この処理のうち、ステップＳ３１〜Ｓ３３に関する説明は図４においてしたので、再度の説明は省略する。
【００４０】
ステップＳ３５において、ＣＰＵ２０１は、抽出されたキーワードの各々について、いくつのファイルに付加されていたかをカウントする。例えば、表１の例でいえば、「秋の旅行」というキーワードは、”ＳＣ００５．ｂｍｐ”、”　ＳＣ００７．ｂｍｐ”、”ＭＶ００３．ｍｐｇ”の３つに付加されているので、カウント数は３になる。また、「１日目」というキーワードは、”ＳＣ００５．ｂｍｐ”、”　ＳＣ００７．ｂｍｐ”の２つに付加されているので、カウント数は２になる。そして、ステップＳ３６において、カウント数が多いキーワードから順に適当な数だけ、移動の対象となったファイル（ＳＣ０１０．ｂｍｐ）に設定する。このように処理することにより、少なくとも２ファイル以上に設定されている、より重要度が高いキーワードが自動的に設定されることになる。
【００４１】
なお、１つのファイルに設定できるキーワードの個数はユーザが適宜決定できる。また、キーワードのカウントが既定数を超えた場合には、既定数を超えた全てのキーワードをファイルに付加するとしてもよい。
【００４２】
以上、キーワードをファイルに自動的に設定できるデータ管理装置２０を説明した。キーワードがファイルに自動的に設定されるので、ユーザは煩わしさを感じることがなく、また、ファイル管理を効率的に行うことができる。ただし、自動的に設定されるキーワードをＣＲＴ２０３（図２）に表示して、設定すべきキーワードをユーザに選択させることもできる。
【００４３】
データ管理装置２０は、図３〜図５のフローチャートに基づくコンピュータプログラムにしたがって動作する。このようなコンピュータプログラムは、ＣＤ、ＤＶＤ等の光ディスク、フロッピーディスク等の磁気ディスク、スマートメディア、コンパクトフラッシュ（登録商標）等の半導体メモリに代表される記録媒体に記録される。またインターネット等の電気通信回線を介して他のコンピュータに伝送され、通信相手のコンピュータのメモリ等の記録媒体に記録される。
【００４４】
【発明の効果】
本発明によれば、フォルダ内のファイルに付与されているキーワードに応じたキーワードを、新たなファイルへ自動的に付与できるので、ユーザはキーワードを考え、入力し、設定する煩わしさがなくなる。また全てのファイルにキーワードが設定されることから、ファイル管理を効率化できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態の説明で利用する情報処理システムの構成例を示す図である。
【図２】データ管理装置２０の構成を示すブロック図である。
【図３】情報処理システム（図１）におけるデータ管理装置２０の主要動作を示すフローチャートである。
【図４】データ登録処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】キーワードを抽出する処理が異なる場合の、データ登録処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０　データファイル入力装置、
２０　データ管理装置、
３０　印刷装置、
２０１　ＣＰＵ、
２０２　ＲＯＭ、
２０３　ＣＲＴ、
２０４　キーボード、
２０５　通信Ｉ／Ｆ、
２０６　ＲＡＭ、
２０７　ＨＤＤ、
２０８　マウス、
２０９　ＣＤ−ＲＯＭ、
２１０　拡張スロット、
２１１　データバス

Claims

データファイルをフォルダに格納して管理するファイルシステムであって、フォルダ内の既存のデータファイルには、その内容を特徴付ける説明であるキーワードが設定されているファイルシステムを有するデータ管理装置において、
新規のデータファイルを受信するインターフェースと、
前記ファイルシステム、前記キーワード、および、インターフェースにおいて受信した前記新規データファイルを記憶する記憶部と、
ユーザが、前記新規データファイルを前記フォルダに移動する指示を入力する入力部と、
前記指示に応答して、前記フォルダ内の既存データファイルに設定された前記キーワードを抽出し、抽出した前記キーワードを、前記新規データファイルに設定する処理部と
を備えた、データ管理装置。
前記既存データファイル、および、前記新規データファイルの各々には、ファイルの性質を表す拡張子が付加されており、
処理部は、前記新規データファイルの拡張子と同じ拡張子を有する前記既存データファイルのキーワードを抽出する、請求項１に記載のデータ管理装置。
前記処理部は、抽出したキーワードごとに、設定されている前記既存データファイルの個数をカウントし、カウント数が多い順に、所定数のキーワードを、前記新規データファイルに設定する、請求項１に記載のデータ管理装置。
前記新規データファイルに予めキーワードが設定されている場合に、処理部は、入力部に入力されたユーザの選択指示に応じて、予め設定されたキーワードに、抽出した前記キーワードを追加して設定し、または、予め設定されたキーワードを削除して、抽出した前記キーワードを設定する、請求項１に記載のデータ管理装置。
データファイルをフォルダに格納して管理するファイルシステムであって、フォルダ内の既存のデータファイルには、その内容を特徴付ける説明であるキーワードが設定されているファイルシステムを有するコンピュータにおいて実行可能なデータ管理プログラムであって、
新規のデータファイルを受信するステップと、
受信した前記新規データファイルを記憶するステップと、
前記新規データファイルを前記フォルダに移動する指示を受け取るステップと、
前記指示に応答して、前記フォルダ内の既存データファイルに設定された前記キーワードを抽出し、抽出した前記キーワードを、前記新規データファイルに設定するステップと
からなる、データ管理プログラム。