JP2004032117A

JP2004032117A - 来訪者受付応対システム

Info

Publication number: JP2004032117A
Application number: JP2002182098A
Authority: JP
Inventors: Shinji Honda; 本田　慎司
Original assignee: Itoki Crebio Corp
Current assignee: Itoki Crebio Corp
Priority date: 2002-06-21
Filing date: 2002-06-21
Publication date: 2004-01-29

Abstract

【目的】来訪者に対するセキュリティ機能に配慮するとともに、来訪者へのもてなしやコミュニケーションの充実を図りつつ、人件費の削減を達成可能な方法として、受付嬢一人体制の導入が可能な来訪者受付応対システムを提供しようとするものである。
【構成】屋内に設けられた受付・待合ルーム及び応対ルームと、受付・待合ルームに備えられている、玄関、内部出入口、有人受付端末及び無人受付端末と、応対ルームに備えられている応対終了通知端末と、これらの端末を制御する中央制御部と、この中央制御部に備えられたモード切替手段、応対者検索・連絡手段及び応対ルーム使用管理手段とで構成する。
【選択図】　　図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、来訪者受付応対システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
外部の来訪者が会社等に訪問して、その会社の担当者と打合せを行なうことは、日常、頻繁になされている。このため、会社等には、これらの来訪者の受付を行なう受付・待合ルームや、商談室、応接室といった、その来訪者に応対するための応対ルーム等が設けられるとともに、来訪者の受付には、受付嬢が対応するのが一般的である。この受付嬢が対応する有人の受付システムは、来訪者へのもてなしやコミュニケーションの充実を図る点から、最も望ましい姿であることは異論が無い。さらに、受付嬢が一人の場合、受付嬢は所用で席をはずすこともあり、受付担当者が不在となる場合があるので、これを防ぐ観点から受付嬢二人体制を採用している場合も多い。しかしながら昨今の経済状態の厳しさから経費削減が叫ばれており、人件費の削減を目的に、受付担当者の配置を廃止し、これに代わって、無人の端末機を用いた受付システムを利用するところが増えている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、これらの無人の端末機を用いた受付システムは、単に来訪者が担当者に連絡して応対を要請する機能しか備えていないものがほとんどであり、来訪者に対するセキュリティ機能への配慮が見受けられない。また、これらの無人の端末機を用いた受付システムでは、文字通り無人であるため、来訪者に対して冷たい印象を与えかねず、かといって、受付嬢二人体制を維持していくには、費用がかかりすぎるといった問題点を抱えている。
そこでこの発明は、このような問題点を解決するためになされたものであって、来訪者に対するセキュリティ機能に配慮するとともに、来訪者へのもてなしやコミュニケーションの充実を図りつつ、人件費の削減を達成可能な方法として、受付嬢一人体制の導入が可能な来訪者受付応対システムを提供しようとするものである。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明の来訪者受付応対システムは、屋内に設けられた来訪者の受付・待合ルーム及び、この同じ屋内で、且つ、受付・待合ルームの外に設けられた応対ルームと、受付・待合ルームに備えられている、玄関、応対ルームを含む屋内に通じた、応対者がその所在場所から受付・待合ルームに進入したり、来訪者を伴って応対ルームへ退出したりする内部出入口、受付担当者により操作される有人受付端末、及び、来訪者またはこの来訪者により要請された応対者により操作される無人受付端末と、応対ルームに備えられ、応対者により操作される応対終了通知端末と、これらの端末を制御する中央制御部とを備えている。
そして、この中央制御部に、有人モードと無人モードとを有人受付端末における切替操作により切替えるとともに、無人モードの場合に、無人モードであることを無人受付端末に表示してなるモード切替手段と、有人モードの場合は有人受付端末における、或は、無人モードの場合は無人受付端末における、検索操作により応対者の所在場所を検索するとともに、応対者に対する応対要請のための通話路を提供する応対者検索・連絡手段と、使用可能な応対ルームの表示を、有人受付端末及び無人受付端末に行なうとともに、有人モードの場合は有人受付端末における、或は、無人モードの場合は無人受付端末における、表示の中からの応対ルームの選択操作により応対ルームの使用開始を知り、応対終了通知端末の操作により応対ルームの使用終了を知ることで、応対ルームの使用を管理する応対ルーム使用管理手段とを備えることを特徴としている。
【０００５】
上記の来訪者受付応対システムにおいて、無人モードの場合に、来訪者の来訪を検知することにより、無人受付端末が自動的に応答するようにしてもよい。
【０００６】
また、応対者の不在が、応対者検索・連絡手段に予め登録されるとともに、検索時に、応対者検索・連絡手段が応対者の不在を有人受付端末及び無人受付端末に表示することが好ましい。
【０００７】
また、応対者の所持する器具または非接触式端末の使用により、内部出入口の開閉を行なう内部出入口開閉制御手段を中央制御部に備えることが好ましい。
【０００８】
また、モード切替手段が、有人受付端末に代えて、受付担当者の存否を検知する受付担当者検知センサにより、有人モードと無人モードとの切替えを行なうようにしてもよい。
【０００９】
また、有人受付端末と無人受付端末とを、表示操作面を表裏反転可能な一台の受付端末で兼用することも実用的である。
【００１０】
また、モード切替手段に、有人モードと無人モードとの双方を同時に併用可能な併用モードを備えるようにしてもよい。
【００１１】
【発明の実施の形態】
次に、本発明の実施例につき、図面に基づき詳しく説明する。本実施例の来訪者受付応対システムは、各部門に分かれて所属する従業員を多数擁する会社において、その会社の従業員が外部の来訪者との応対が円滑に行なえるようにするためのシステムである。また、このシステムは、来訪者に対して、受付担当者が受付を行なう有人モードと、受付担当者が不在の場合に、端末が受付を行なう無人モードとを備えている。
図１は、本実施例の来訪者受付応対システムを採用した会社の使用する建物における、本システムに関連する部屋の配置を示した図であり、図２は、このシステムの構成を示した図である。図１において、このシステムは、この会社の建物の屋内１に配置された来訪者５の受付や待合を行なう一つの受付・待合ルーム２と、応対者６が来訪者５に対応する複数の応対ルーム３を使用している。また、受付・待合ルーム２には、来訪者５が出入りする玄関７、及び、屋内１の応対ルーム３を含む他の部屋に通じており、受付担当者４、来訪者５、応対者６等が、受付・待合ルーム２への出入りや、受付・待合ルーム２と応対ルーム３との間の移動等を行うために出入りする、第１内部出入口８と第２内部出入口９とが備えられている。また、受付・待合ルーム２内には、受付デスク２ａと来訪者５用のソファ２ｂが配置され、受付デスク２ａでは、受付担当者４が待機している。また、応対ルーム３には、テーブル３ａとイス３ｂとが備えられている。
【００１２】
この本実施例の来訪者受付応対システムは、図２に示すように、中央制御部１１と、これに接続される、有人受付端末１２、無人受付端末１３、受付担当者検知センサ１４、来訪者検知センサ１５、第１内部出入口赤外線受光器１６ａ、第１内部出入口開閉制御部１６ｂ、第２内部出入口赤外線受光器１７ａ、第２内部出入口開閉制御部１７ｂ、内線電話交換機２１、不在者登録端末２３、及び、応対終了ボタン３１で構成され、内線電話交換機２１には内線電話機２２が接続されている。このほか、本システムでは、第１出入口ボタン１８ａと第２出入口ボタン１８ｂとを備えた赤外線信号を発する内部出入口開閉リモコン１８が用いられる。
この内、中央制御部１１、有人受付端末１２、無人受付端末１３、受付担当者検知センサ１４、来訪者検知センサ１５、第１内部出入口赤外線受光器１６ａ、第１内部出入口開閉制御部１６ｂ、第２内部出入口赤外線受光器１７ａ、及び、第２内部出入口開閉制御部１７ｂは、受付・待合ルーム２内に備えられ、内線電話機２２、及び、不在者登録端末２３は、応対者６の所在場所である各部門１０に備えられ、応対終了ボタン３１は各応対ルーム３に設置されている。また、内線電話交換機２１は、屋内１内に設置されている。
【００１３】
中央制御部１１は、本実施例の来訪者受付応対システムの制御を行なう部分で、マイクロコンピュータやメモリー等でなるハードウエアと、本システムの運用に必要なソフトウエアとを備えている。この中央制御部１１の各種の制御の下で、これに接続されている各機器等がそれぞれの機能を実現する。
有人受付端末１２は受付・待合ルーム２の受付デスク２ａに設置され、送受話器１２ａのほか、表示用のディスプレイやこのディスプレイの表面に設けられた入力用のタッチパネル、或はこれらを制御するハードウエアやソフトウエアを備えており、受付担当者４によって操作される。無人受付端末１３も同じく受付・待合ルーム２の受付デスク２ａに設置され、スピーカ１３ａ及び送受話器１３ｂのほか、有人受付端末１２と同様、表示用のディスプレイやこのディスプレイの表面に設けられた入力用のタッチパネル、或はこれらを制御するハードウエアやソフトウエアを備えており、来訪者４、或は、特定の場合には、応対者６によって操作される。図３は、この無人受付端末１３の使用状態を示した図である。有人受付端末１２と無人受付端末１３とは共に受付デスク２ａに設置されているが、それぞれが有する表示用のディスプレイの表示面は、有人受付端末１２が受付担当者４の方を向いているのに対して、無人受付端末１３は来訪者５が接近してくる方向を向いている。
【００１４】
受付担当者検知センサ１４は、受付・待合ルーム２の受付デスク２ａに設置された有人受付端末１２の前に、受付担当者４が存在しているか否かを検知するセンサであり、受付担当者４の所在位置周辺の壁や天井、或は受付デスク２ａや有人受付端末１２等に設置されており、このセンサの出力により、中央制御部１１が本システムの有人モードと無人モードとを切替える。即ち、受付担当者４が存在している場合は有人モードであり、存在していない場合は無人モードである。
来訪者検知センサ１５は、無人受付端末１３の前に来訪者５が存在しているか否かを検知するセンサであり、来訪者５が無人受付端末１３の前に立った時の来訪者５の所在位置周辺の壁や天井、或は受付デスク２ａや有人受付端末１２等に設置されている。そして、無人モードの場合に、このセンサの来訪者５の検知出力により、中央制御部１１が無人受付端末１３に指令することで、無人受付端末１３のディスプレイの画面に無人モードであることを表示させるとともに、この無人受付端末１３に備えられているスピーカ１３ａを介して「いらっしゃいませ。表示画面をご覧下さい。」等の挨拶を発声させる等して、自動応答させる。
【００１５】
第１内部出入口赤外線受光器１６ａは第１内部出入口開閉制御部１６ｂと、また、第２内部出入口赤外線受光器１７ａは第２内部出入口開閉制御部１７ｂと組になっており、それぞれ、受付・待合ルーム２に設けられた第１内部出入口８や第２内部出入口９のドアの開閉を行なうために設けられている。これは、来訪者５に対するセキュリティの観点から設けられたものであり、第１出入口ボタン１８ａと第２出入口ボタン１８ｂとを備えた赤外線信号を発する内部出入口開閉リモコン１８を所持している応対者６の指示により、第１内部出入口８や第２内部出入口９のドアの開閉が行なわれる。即ち、応対者６が内部出入口開閉リモコン１８の第１出入口ボタン１８ａを押すと、内部出入口開閉リモコン１８から第１内部出入口のドアを開ける指令が赤外線で発射され、これを第１内部出入口赤外線受光器１６ａが受けると中央制御部１１に通知し、中央制御部１１が第１内部出入口開閉制御部１６ｂに対して第１内部出入口８のドアを開けるように指令するので、第１内部出入口開閉制御部１６ｂが第１内部出入口８のドアを開ける。同様にして、内部出入口開閉リモコン１８の第２出入口ボタン１８ｂ、第２内部出入口赤外線受光器１７ａ、中央制御部１１、及び、第２内部出入口開閉制御部１７ｂにより、第２内部出入口のドア９を開けることができる。
また、玄関７には、来訪者を検知して玄関７のドアを開閉する一般的な自動ドア開閉システムが使用されている。
【００１６】
内線電話交換機２１は、各部門１０に備えられた内線電話機２２相互の通話機能を提供するほか、中央制御部１１の指令により、有人受付端末１２に備えられた送受話器１２ａ及び無人受付端末１３備えられた送受話器１３ｂとの通話機能をサポートする。
各部門１０に備えられた不在者登録端末２３は、休暇等で来訪者５に対する応対が不可能で、応対者６になれない社員を、予め、中央制御部１１のメモリーに登録しておくための端末であり、そのために必要入力用のキーボードや表示用のディスプレイ、或はこれらを制御するハードウエアやソフトウエアを備えている。また、実際には不在ではないものの、都合により、応対しない場合も、この不在者登録端末２３により登録するようにしてもよい。
【００１７】
上記のほか、中央制御部１１は、有人受付端末１２、無人受付端末１３、及び、内線電話交換機２１と協働して応対者検索・連絡機能を、また、有人受付端末１２、無人受付端末１３、及び、応対終了ボタン３１と協働して応対ルーム使用管理機能を実現している。
【００１８】
応対者検索・連絡機能は次のように実現される。中央制御部１１は、そのメモリーに、社員の名前とその所属部門名、及び、その内線電話番号を記録している。そこで、有人モードの場合は有人受付端末１２で、或は、無人モードの場合は無人受付端末１３で、応対を要請する社員の名前の頭文字を、ディスプレイに表示される五十音の表中から選んでタッチパネルから入力すると、該当する社員名のフルネームと所属部門名が表示されるので、その中から該当者を選んでタッチパネルから入力すると、有人受付端末１２に備えられた送受話器１２ａまたは無人受付端末１３備えられた送受話器１３ｂと応対者６の内線電話機２２とが接続され、通話可能な状態となるので、通話により応対を要請する。尚、該当する対応者６が予め不在者登録されている場合は、ディスプレイに応対者６の不在を表示する。
【００１９】
応対ルーム使用管理機能は次のように実現される。中央制御部１１は、そのメモリーに、複数の応対ルーム３のそれぞれの、例えば、Ａ応対ルーム、Ｂ応対ルーム、等の識別名称に対応させて、その識別名称毎の使用の可否、即ち、現在その応対ルームが使用中であるか否かにより判明する使用の可否を設定するメモリーエリアを設けておく。そして、応対者６が来訪者５に対して応対するために、使用する応対ルーム３を選ぶに際して、有人モードの場合は有人受付端末１２のディスプレイに、或は、無人モードの場合は無人受付端末１３のディスプレイに、各応対ルーム３の識別名称とその使用の可否を表示する。最初は、全ての応対ルーム３は使用されていない状態なので、全ての応対ルーム３が使用可に設定されており、使用可と表示される。そこで、応対ルーム３の一つを選んでタッチパネルから入力して、その当該応対ルーム３を使用する。この際の、上記のタッチパネルからの入力により、中央制御部１１のその当該応対ルーム３のメモリーエリアに使用不可と設定されると共に、その当該応対ルーム３が使用不可と表示されるので、その後のその当該応対ルーム３の使用を防ぐことができる。その当該応対ルーム３における応対が終了すると、応対者６がその当該応対ルーム３に備えられた応対終了ボタン３１を押すことにより、上記のその当該応対ルーム３のメモリーエリアに使用可と設定されると共に、その当該応対ルーム３の使用の可否の表示が使用可となり、その後のその当該応対ルーム３の使用が可能となる。
【００２０】
次に、本実施例の来訪者受付応対システム使用した場合の動作について説明する。図４、図５、及び、図６は、本システムの動作を説明したフローチャートであり、図４は、有人モードと無人モードとの切替の、図５は、有人モードにおける、そして、図６は、無人モードにおける動作を説明したものである。尚、図５及び図６において、下線の部分は、本システムが主体となって行なわれる動作を示したものである。また、図１において、実線は来訪者の動線を、また、点線は応対者の動線を示している。
上述した通り、本システムは、来訪者に対して、受付担当者が受付を行なう有人モードと、受付担当者が不在の場合に、端末が受付を行なう無人モードとを備えている。そして、いずれのモードに設定するかは、受付・待合ルーム２の受付デスク２ａに設置された有人受付端末１２の前に、受付担当者４が存在しているか否かによる。そこで、この両モードの切替えには、受付担当者検知センサ（Ｄ１）１４が用いられる。即ち、図４において、受付担当者検知センサ（Ｄ１）１４がＯＮであれば（Ｓ１）、受付担当者４が存在しているので、中央制御部１１は有人モードを設定し（Ｓ２）、受付担当者検知センサ（Ｄ１）１４がＯＦＦであれば（Ｓ３）、受付担当者４が存在しているので、中央制御部１１は無人モードを設定する（Ｓ４）。
【００２１】
次に、有人モードにおける動作について説明する。図５において、来訪者５が受付・待合ルーム２に備えられた玄関７を通って来訪すると（Ｓ１１）、受付担当者４は「いらっしゃいませ。」等の挨拶を交わしながら来訪者５に対応すると共に、来訪者５の用件を伺って、応対者６を聞き出す。そして、有人受付端末１２で操作をすると、中央制御部１１が応対者検索・連絡機能を実行して、応対者６の内線電話機２２と有人受付端末１２に備えられた送受話器１２ａとの間の通話路を確立する（Ｓ１２）。そこで、受付担当者４はこの通話路を用いて、応対者６と通話をして、来訪者５が来訪していることを伝えるとともに、応対を要請する（Ｓ１３）。ここでもし、応対者６が予め不在者登録されている場合は、有人受付端末１２のディスプレイに応対者６の不在を表示するので、受付担当者４は来訪者５に対して、応対者６が不在であることを告げる。そうでない場合は、応対を要請された応対者６は、内部出入口開閉リモコン１８を持参して受付・待合ルーム２に赴き、内部出入口開閉リモコン１８を操作することで、中央制御部１１が第１内部出入口開閉制御部１６ｂに指令することにより、第１内部出入口８のドアが開くので、応対者６が受付・待合ルーム２の中に入る（Ｓ１４）。
【００２２】
受付・待合ルーム２の中に入った応対者６は来訪者５と対面するとともに、受付担当者４に対して使用する応対ルーム３の選択を依頼する。依頼を受けた受付担当者４は、有人受付端末１２で応対ルーム使用可否表示操作をすると、中央制御部１１が応対ルーム使用可否表示をするので、受付担当者４が有人受付端末１２で使用する当該応対ルーム３の選択操作をすると、中央制御部１１が当該応対ルーム３のメモリーエリアに使用不可を設定して、以後の使用を防止する（Ｓ１５）。そして、受付担当者４が当該応対ルーム３を応対者６に知らせると（Ｓ１６）、応対者６は所持している内部出入口開閉リモコン１８を操作することで、上記と同様に第２内部出入口９のドアが開くので、来訪者５を伴って当該応対ルーム３へ移動して（Ｓ１７）、来訪者５に対する対応を行なう。この来訪者５に対する対応が終了すると、応対者６は応対ルーム３に備えられている応対終了ボタン３１を押すと、中央制御部１１が当該応対ルーム３のメモリーエリアに使用可を設定して、以後の使用を可能にする（Ｓ１５）。同時に、応対者６は上記と同様に所持している内部出入口開閉リモコン１８を操作することで、第２内部出入口９のドアが開くので、来訪者５を伴って受付・待合ルーム２へ戻る（Ｓ１７）。そこで、来訪者５が受付・待合ルーム２から外へ退出することで、本システムの一連の動作が終了する。
【００２３】
次に、無人モードにおける動作について説明する。図６において、来訪者５が受付・待合ルーム２に備えられた玄関７を通って来訪すると（Ｓ２１）、無人モードの場合であるので、このセンサが来訪者５を検知すると、中央制御部１１が無人受付端末１３に指令することで、これに備えられているスピーカ１３ａを介して「いらっしゃいませ。表示画面をご覧下さい。」等の挨拶を発声させる（Ｓ２２）。そして、無人受付端末１３のディスプレイの画面に従って、来訪者５が無人受付端末１３で操作をすると、中央制御部１１が応対者検索・連絡機能を実行して、応対者６の内線電話機２２と無人受付端末１３に備えられた送受話器１３ｂとの間の通話路を確立する（Ｓ２３）。そこで、来訪者５はこの通話路を用いて、応対者６と通話をして、来訪者５が自らの来訪を伝えるとともに、応対を要請する（Ｓ２４）。応対者６が予め不在者登録されている場合は、有人モードと同様に処理される。応対を要請された応対者６は、内部出入口開閉リモコン１８を持参して受付・待合ルーム２に赴き、内部出入口開閉リモコン１８を操作することで、中央制御部１１が第１内部出入口開閉制御部１６ｂに指令することにより、第１内部出入口８のドアが開くので、応対者６が受付・待合ルーム２の中に入る（Ｓ１４）。
【００２４】
受付・待合ルーム２の中に入った応対者６は来訪者５と対面するとともに、無人受付端末１３で応対ルーム使用可否表示操作をすると、中央制御部１１が応対ルーム使用可否表示をするので、応対者６がむ人受付端末１３で使用する当該応対ルーム３の選択操作をすると、中央制御部１１が当該応対ルーム３のメモリーエリアに使用不可を設定して、以後の使用を防止する（Ｓ２６）。そして、これ以降は、応対者６は来訪者５を伴って当該応対ルーム３へ移動する等、上述した有人モードと同様の動作を行なって、本システムの一連の動作を終了する（Ｓ２７、Ｓ２８、Ｓ２９、Ｓ３０）。
【００２５】
上記の本実施例の来訪者受付応対システムによれば、来訪者５に対して、受付担当者４が有人受付端末１２を用いて受付を行なう有人モードと、受付担当者４が不在の場合に、無人受付端末１３が受付を行なう無人モードとを備えているので、来訪者５へのもてなしやコミュニケーションの充実を図りつつ、人件費の削減を達成可能な方法として、受付嬢一人体制の導入が可能な来訪者受付応対システムを提供することができる。
また、受付・待合ルーム２から応対ルーム３を含む屋内１の他の部屋に行くには、第１内部出入口８または第２内部出入口９を通る必要があるが、そのためには、内部出入口開閉リモコン１８を使用する必要があり、これは、応対者６のみしか所持していないので、来訪者５が勝手に、応対ルーム３を含む屋内１の他の部屋に行くことはできず、来訪者に対するセキュリティ機能に配慮した来訪者受付応対システムを提供することができる。
【００２６】
上記の本実施例の来訪者受付応対システムでは、有人モードと無人モードとの切替を受付担当者検知センサ１４の出力を用いて行なっているが、この代わりに、受付担当者４が有人受付端末１２の操作により行なうようにしてもよい。即ち、通常は有人モードに設定しておき、受付担当者４が受付・待合ルーム２の受付デスク２ａから離れる時に、有人受付端末１２を操作して無人モードに設定し、受付デスク２ａに戻った時に有人モードに戻せばよい。
【００２７】
また、上記の本実施例の来訪者受付応対システムでは、第１内部出入口８または第２内部出入口９のドアを開くのに、赤外線を用いた出入口赤外線受光器と内部出入口開閉リモコン１８の組み合せによる仕組を用いているが、無線を用いた方式を採用するようにしてもよい。これらの赤外線や無線を用いる方式は非接触方式であるため、取り扱いが容易な利点がある。しかし、これには限られず、カードを用いたキーシステムや、通常の鍵を用いるようにしてもよい。
【００２８】
また、上記の本実施例の来訪者受付応対システムでは、受付用の端末として、有人受付端末１２と無人受付端末１３の２台の端末を用いているが、タッチパネルを供えた表示、操作用のディスプレイが表裏反転する仕組を備えた１台の端末を用いることにより、これらを兼用するようにしてもよい。このようにすることにより、受付・待合ルームの受付デスク上に１台の受付用端末を設置するだけで、この受付用端末の向きを変えるための配置換えをすることなく、表示用のディスプレイの向きを変えるだけで、有人モードと無人モードの双方に対応することができる。
【００２９】
また、上記の本実施例の来訪者受付応対システムでは、有人モードと無人モードのいずれかのモードを切替えて使用するが、有人受付端末１２と無人受付端末１３とを同時に使用できる併用モードを設け、モードの切替えとして、有人モード、無人モード、または、併用モードのいずれかとするようにしてもよい。このように、併用モードを設けておくことにより、来訪者が多い場合に、有人受付端末１２及び無人受付端末１３の双方を使用することができ、応対を円滑に進めることができる。
【００３０】
【発明の効果】
以上述べたように、本発明によれば、来訪者に対して、受付担当者が有人受付端末を用いて受付を行なう有人モードと、受付担当者が不在の場合に、無人受付端末が受付を行なう無人モードとを備えているので、来訪者へのもてなしやコミュニケーションの充実を図りつつ、人件費の削減を達成可能な方法として、受付嬢一人体制の導入が可能な来訪者受付応対システムを提供することができる。
また、受付・待合ルームから応対ルームを含む屋内の他の部屋に行くには、内部出入口を通る必要があるが、そのためには、応対者のみしか所持していない器具または非接触式端末を使用するようにしているので、来訪者が勝手に応対ルームを含む屋内の他の部屋に行くことはできず、来訪者に対するセキュリティ機能に配慮した来訪者受付応対システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施例の来訪者受付応対システムに関連する部屋の配置を示した図である。
【図２】本実施例の来訪者受付応対システムの構成を示した図である。
【図３】本実施例の来訪者受付応対システムに用いられる無人受付端末の使用状態を示した図である。
【図４】本実施例の来訪者受付応対システムにおけるモード切替動作を示したフローチャートである。
【図５】本実施例の来訪者受付応対システムの有人モードにおける動作を示したフローチャートである。
【図６】本実施例の来訪者受付応対システムの無人モードにおける動作を示したフローチャートである。
【符号の説明】
１　　屋内
２　　受付・待合ルーム
２ａ　　受付デスク
２ｂ　　ソファ
３　　応対ルーム
３ａ　　テーブル
３ｂ　　イス
４　　受付担当者
５　　来訪者
６　　応対者
７　　玄関
８　　第１内部出入口
９　　第２内部出入口
１０　　各部門
１１　　中央制御部
１２　　有人受付端末
１２ａ　　送受話器
１３　　無人受付端末
１３ａ　　スピーカ
１３ｂ　　送受話器
１４　　受付担当者検知センサ
１５　　来訪者検知センサ
１６ａ　　第１内部出入口赤外線受光器
１６ｂ　　第１内部出入口開閉制御部
１７ａ　　第２内部出入口赤外線受光器
１７ｂ　　第２内部出入口開閉制御部
１８　　内部出入口開閉リモコン
１８ａ　　第１出入口ボタン
１８ｂ　　第２出入口ボタン
２１　　内線電話交換機
２２　　内線電話機
２３　　不在者登録端末
３１　　応対終了ボタン

Claims

屋内に設けられた来訪者の受付・待合ルーム及び、この同じ屋内で、且つ、前記受付・待合ルームの外に設けられた応対ルームと、前記受付・待合ルームに備えられている、玄関、前記応対ルームを含む前記屋内に通じた、応対者がその所在場所から前記受付・待合ルームに進入したり、前記来訪者を伴って前記応対ルームへ退出したりする内部出入口、受付担当者により操作される有人受付端末、及び、来訪者またはこの来訪者により要請された応対者により操作される無人受付端末と、前記応対ルームに備えられ、前記応対者により操作される応対終了通知端末と、これらの端末を制御する中央制御部と、を備えた来訪者受付応対システムであって、
前記中央制御部に、
有人モードと無人モードとを、前記有人受付端末における切替操作により切替えるとともに、前記無人モードの場合に、前記無人モードであることを、前記無人受付端末に表示してなるモード切替手段と、
前記有人モードの場合は前記有人受付端末における、或は、前記無人モードの場合は前記無人受付端末における、検索操作により前記応対者の前記所在場所を検索するとともに、前記応対者に対する応対要請のための通話路を提供する応対者検索・連絡手段と、
使用可能な前記応対ルームの表示を、前記有人受付端末及び前記無人受付端末に行なうとともに、前記有人モードの場合は前記有人受付端末における、或は、前記無人モードの場合は前記無人受付端末における、前記表示の中からの前記応対ルームの選択操作により前記応対ルームの使用開始を知り、前記応対終了通知端末の操作により前記応対ルームの使用終了を知ることで、前記応対ルームの使用を管理する応対ルーム使用管理手段と、を備えることを特徴とする来訪者受付応対システム。
前記無人モードの場合に、前記来訪者の来訪を検知することにより、前記無人受付端末が自動的に応答してなる請求項１記載の来訪者受付応対システム。
前記応対者の不在が、前記応対者検索・連絡手段に予め登録されるとともに、前記検索時に、前記応対者検索・連絡手段が前記応対者の不在を前記有人受付端末及び前記無人受付端末に表示してなる請求項１または２記載の来訪者受付応対システム。
前記応対者の所持する器具または非接触式端末の使用により、前記内部出入口の開閉を行なう内部出入口開閉制御手段を、前記中央制御部に、備えてなる請求項１から３のいずれか１項に記載の来訪者受付応対システム。
前記モード切替手段が、前記有人受付端末に代えて、前記受付担当者の存否を検知する受付担当者検知センサにより、前記有人モードと前記無人モードとの切替えを行なってなる請求項１記載の請求項１から４のいずれか１項に記載の来訪者受付応対システム。
前記有人受付端末と前記無人受付端末とを、表示操作面を表裏反転可能な一台の受付端末で兼用してなる請求項１から５のいずれか１項に記載の来訪者受付応対システム。
前記モード切替手段に、有人モードと無人モードとの双方を同時に併用可能な併用モードを備えてなる請求項１から４のいずれか１項に記載の来訪者受付応対システム。