JP2003281413A - 見積り依頼方法及び発注依頼方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 必要な消耗品の見積り依頼が適切な販売店に
依頼でき、速やかに機器の消耗品の見積りを入手して発
注することを可能とする。 【解決手段】 機器１は見積り依頼装置２の表示部に対
して見積り装置３へのリンクを表示する。管理者がこの
リンクにより見積り装置３にアクセスすると、見積り装
置３は、見積り依頼装置２の表示部に対して、過去また
は他機種で既に見積り依頼を行った販売店のチェックボ
ックスにチェックした状態で表示し、また他の販売店と
は異なる表記または配置で発注が可能な販売店一覧を表
示する。管理者が販売店を選択すると、見積り装置３
は、管理者からの依頼を受けると、見積り依頼装置２に
対して見積りを送信する。その際、見積り装置３内には
販売店と販売店が扱う商品の販売価格（見積り）が販売
店／価格対応データとしてＤＢ化されていて、送信され
た消耗品の消耗頻度に応じた単位での見積りを作成す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークと接
続された機器（例えば、コピー機、複合機、ＬＰ、ＭＦ
Ｐなど）の消耗品の発注における見積り依頼方法及び発
注依頼方法に関し、特に、消耗品の見積りから発注まで
をインターネット等の通信網を通じて行う見積り依頼方
法及び発注依頼方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、機器の消耗品を購入する場合
は、その消耗品を購入する前に見積り情報（提供価格情
報）を知っておく必要がある。なぜなら、同じ消耗品で
あってもそれらの提供価格は販売店によって異なり、ま
た発注してから納入されるまでの期間等の販売条件も販
売店によって異なることから、予め見積り情報を知り、
数社を比較検討して購入しないと、機器のランニングコ
ストアップに結びついたり、納入の遅れなどにより機器
の停止を招いて、機器使用者の不利益に結びつくからで
ある。概して企業においては、消耗品を購入する者は機
器の管理者として専任化されており、購入前、または購
入時に販売店と連絡をとり、見積り等を入手している。

【０００３】消耗品を使用する上記した機器、例えばプ
リンターや複合機等のトナーなどは機器を使用すれば当
然消費されてしまい、完全に消費したときには消耗品の
交換、補充が必要となっている。概して企業において
は、機器の消耗品の交換、補充をする者は機器の管理者
として専任化されており、このような状況になると機器
の管理者は、販売店に電話してトナーを届けてもらった
り、または量販店に赴きトナーを購入してくることとな
る。一方、最近ではインターネットを用いた電子商取引
も盛んになっており、様々な商品がネットを通じて注文
することもできるようになっている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、ネット
注文を行うにしても、消耗品の種類や名称を確認し注文
することとなり、注文のための確認準備が必要となって
いる。すなわち、注文に当たっては、機器の消耗品は機
器ごとに対応する消耗品の種類が異なることが通常であ
り、また扱っている販売店が多くあるため、消耗品の見
積り情報を入手するには消耗品の名称や、取り扱い販売
店の連絡先などの確認準備が必要となっている。

【０００５】また、販売店においては、顧客の消耗品状
態を把握するために定期的に訪問したり、急な納入依頼
への対応として、消耗品を携えて訪問したりする営業形
態をとっている場合もある。そのような際の移動には車
やバイクが使われ、大気汚染のひとつの要因ともなって
いる。

【０００６】本発明はこのような状況に鑑みてなされた
もので、以下の目的を有する。第１の目的は、機器の管
理者が各機器の消耗品名称や見積り依頼先を知らなくと
も、機器のアドレス情報（認識情報）のみを知っていれ
ば、必要な消耗品の見積り依頼が適切な販売店に依頼で
き、速やかに機器の消耗品の見積りを入手することがで
きる見積り依頼方法を提供することである。

【０００７】また、機器の消耗品は、機器の使用頻度や
使用人数などの環境により消費される頻度が異なり、そ
れによって適した補充の単位も異なる。本発明の第２の
目的は、販売店が機器の管理者に対して、ばら売り、ま
とめ売り等の販売店が出来得る範囲での補充の単位を積
極的に提示することができる見積り依頼方法を提供する
ことである。

【０００８】また、たとえ整然と一覧表示されたリスト
でも、多くの販売店が表示された中から、見積りを依頼
するのに適した販売店を選定するにはある程度の時間を
必要とする。本発明の第３の目的は、それらの選定にか
かる時間を短縮することができる見積り依頼方法を提供
することである。

【０００９】また、決まった見積り依頼処理を行えばよ
い場合でも、処理が終わるまで見積り依頼装置に拘束さ
れるのは、仕事の効率を低下させる。本発明の第４の目
的は、見積り依頼装置から離れたとしても一定時間内に
は見積り依頼処理を完了することができる見積り依頼方
法を提供することである。

【００１０】第５の目的は、ネットワークに接続されて
いる機器の消耗品の補充が必要となった場合に、機器の
管理者の発注作業負担を軽減させ、また、販売店の車や
バイクによる移動を極力抑えながら、速やに消耗品を補
充することができる発注依頼方法を提供することであ
る。

【００１１】また、機器の管理者に対し、受注確認メー
ルを送信したとしても管理者の見落としやミスによる削
除等で、正しく情報が伝わらない場合がある。本発明の
第６の目的は、管理者の確認漏れを防止することができ
る発注依頼方法を提供することである。

【００１２】また、管理者によっては、受注確認への受
け答えが煩わしいと考える場合がある。本発明の第７の
目的は、管理者の受注確認の負担を軽減することができ
る発注依頼方法を提供することである。

【００１３】

【課題を解決するための手段】かかる目的を達成するた
めに、本発明は以下の特徴を有する。請求項１記載の発
明は、ネットワークに接続された機器の消耗品の購入見
積りをネットワークに接続された管理者の見積り依頼装
置（ＰＣ）からネットワークに接続された見積り装置
（販売店サーバやネット管理サーバなど）に見積り依頼
する見積り依頼方法であって、機器を管理する管理者が
見積り依頼装置の入力手段から機器のアドレス情報（Ｉ
Ｐアドレスなどの、機器を認識可能とする情報）を入力
することにより、機器から消耗品情報（消耗品名称、消
費頻度、他）及び見積り装置のアクセス先情報を入手
し、入手した情報に基づいて見積り装置内の消耗品／販
売店データを参照し、適切な販売店の見積りが得られる
ように見積り依頼を行うことを特徴とする。

【００１４】請求項２記載の発明は、対応する販売店の
見積りが得られるように見積り依頼を行う際に、入手し
た消耗品情報が上記した見積り装置に送信（ファイル添
付でも可）されることを特徴とする。

【００１５】請求項３記載の発明は、消耗品／販売店対
応データを参照する際に、過去または他機器で見積りを
既におこなった販売店を、見積り依頼装置の表示部で、
他の販売店とは異なる表記または配置で表示させること
を特徴とする。

【００１６】請求項４記載の発明は、見積り依頼先の決
定にあたり、過去または他機器で既に見積り依頼をおこ
なった販売店には、見積り依頼チェック表示が既にマー
クされており、所定の時間管理者からの入力がない場
合、チェック表示にチェックされた販売店に見積り依頼
が行われることを特徴とする。

【００１７】請求項５記載の発明は、ネットワークと接
続された機器の消耗品の発注依頼をネットワークに接続
された受注装置（販売店サーバやネット管理サーバな
ど）に行う発注依頼方法であって、機器の消耗品の消耗
量が所定量に達したとき（ニアエンドとなったとき）
に、該機器に保存された発注情報が受注装置に送信さ
れ、その発注情報を受信した受注装置から受注確認情報
が機器を管理する管理者の受注確認装置（ＰＣ）に送信
されることを特徴とする。

【００１８】請求項６記載の発明は、受注確認情報が機
器を管理する管理者の受注確認装置に送信され、その確
認を管理者が一定期間（３日程度）行わなず、受注了承
／否認の認定情報を受注装置に送信しなかった場合、受
注装置は、再度、受注確認情報を管理者の受注確認装置
に送信することを特徴とする。

【００１９】請求項７記載の発明は、受注確認情報が機
器を管理する管理者の受注確認装置に送信され、その確
認を管理者が一定期間（３日程度）行わなず、受注了承
／否認の認定情報を受注装置に送信しなかった場合、再
度、受注確認情報を受注装置から管理者の受注確認装置
に送信するか、受注了承したとして受注装置内の受注確
認データを受注了承状態に変更するかを事前に管理者が
決定できることを特徴とする。

【００２０】

【発明の実施の形態】次に、本発明に係る見積り依頼方
法及び発注依頼方法を図面を用いて詳細に説明する。図
１は、本発明に係る機器と見積り依頼装置と見積り装置
とを具備したシステムの構成例を示す図である。図２
は、本発明に係る機器と見積り依頼装置と見積り装置と
の動作例を示すフローチャートである。図３から図６
は、ユーザインタフェース画面の表示例を示す図であ
る。図７は、本発明に係る機器と受注装置と受注確認装
置とを具備したシステムの構成例を示す図である。図８
は、本発明に係る機器と受注装置と受注確認装置との動
作例を示すフローチャートである。

【００２１】本発明に係る見積り依頼方法および発注依
頼方法は、大きく「見積り依頼部」と「発注依頼部」と
の２つに分けることができる。すなわち、管理者により
操作されるＰＣと、消耗品を使用する機器と、消耗品を
扱う販売店などのサーバとを具備し、上記のＰＣと機器
とサーバとがネットワークを介して互いに通信可能に接
続されてなる受発注管理システムにおける見積り依頼方
法及び発注依頼方法は、この受発注管理システムを「見
積り依頼部」として活用する場合と、「発注依頼部」と
して活用する場合との２つに大きく分けることができ
る。本発明では、見積り依頼部において入手した見積り
情報を、発注依頼部では発注情報として機器が発注先販
売店名、発注先アドレス、等を参照し、適切な発注先に
消耗品の発注を行うことを特徴としてもよい。

【００２２】〔見積り依頼部の説明〕まず、図１、図２
を用いて見積り依頼部の説明を行う。機器１を管理する
管理者が見積り依頼装置（ＰＣ）２の入力手段からネッ
トワークと接続されたＬＰ、ＭＦＰのような機器１のア
ドレス情報（ＩＰアドレス）を入力して機器１にアクセ
スすることで、機器１は見積り依頼装置２の表示部に対
して見積り装置（販売店サーバやネット管理サーバな
ど）３へのリンク（ボタン等）を表示する。これにより
管理者は事前に見積り依頼装置２へのアクセス方法を知
らなくとも、機器１のアドレス情報さえ知っていれば、
そのリンクをクリックすることで機器１の消耗品（トナ
ー、感光体等）の見積り依頼を開始することができる。

【００２３】管理者は、見積り依頼装置２の表示部に表
示された、見積り装置３へのリンクを見積り依頼装置２
の入力手段からクリックすることで、見積り装置３へア
クセスすることができる。その際、機器１より消耗品情
報（消耗品名称、消費頻度、等）が見積り装置３に送信
（ファイル添付でも可）される。この消耗品情報は、後
に見積り装置３内の消耗品／販売店データを参照し、適
切な見積りを得るために必要となる。

【００２４】見積り装置３は、見積り依頼装置２の表示
部に対してログイン名、パスワードの入力を促す画面を
表示する。この画面の表示例を図３に示す。管理者は、
見積り依頼装置２の入力手段からログイン名、パスワー
ドを入力する。

【００２５】入力されたログイン名、パスワードによ
り、見積り装置３は、見積り依頼装置２の表示部に対し
て、初めて利用の場合と２回目以降の場合で異なる次画
面を表示する。その際、見積り装置３内には、ログイン
名、パスワードの組合せが顧客データとしてＤＢ化され
ており、ＤＢにない組合せは初めての利用として扱う。

【００２６】次に、管理者が見積り装置３による見積り
を初めて利用する場合について説明する。この初めての
利用の場合、見積り装置３は、見積り依頼装置２の表示
部に対して、会社名、所在地等の情報の入力を促す画面
を表示する。この画面の表示例を図４に示す。管理者
は、見積り依頼装置２の入力手段から会社名、所在地等
の情報をこの画面から入力する。

【００２７】見積り装置３は、入力された会社名、所在
地等の情報により、見積り依頼装置２の表示部に対し
て、消耗品の発注が可能な販売店の一覧を表示する。そ
の際、見積り装置３内には、販売店、扱う地域（市町村
名）及び商品が消耗品／販売店対応データとしてＤＢ化
されており、入力された所在地、アクセスの際に機器１
より送信された消耗品名称との参照で一覧表示を行う。

【００２８】次に、管理者が見積り装置３による見積り
を２回目以降に利用する場合について説明する。２回目
以降の場合は、見積り装置３は、見積り依頼装置２の表
示部に対して、過去または他機種で既に見積り依頼を行
った販売店のチェックボックスにチェックした（選択し
た）状態で表示し、また他の販売店とは異なる表記また
は配置で発注が可能な販売店一覧を表示する。この画面
の表示例を図５に示す。管理者は、見積り依頼装置２の
入力手段から見積りを依頼したい販売店のチェックボッ
クスにチェックする等で、販売店を選択する。

【００２９】見積り装置３は、管理者から販売店の選択
が入力されると、見積り依頼装置２の表示部に対して、
内容の確認画面を表示する。この画面の表示例を図６に
示す。管理者は、内容に変更の必要があれば見積り依頼
装置２の入力手段を用いて変更し、変更の必要がなけれ
ばそのまま確認ボタンをクリックし、見積りの依頼を終
了する。

【００３０】見積り装置３は、管理者からの依頼を受け
ると、見積り依頼装置２に対して見積りを送信する。そ
の際、見積り装置３内には販売店と販売店が扱う商品の
販売価格（見積り）が販売店／価格対応データとしてＤ
Ｂ化されていて、送信された消耗品の消耗頻度に応じた
単位での見積りを作成する。

【００３１】予め定められた所定の時間（例えば、３日
ほど等）管理者からの入力がない場合は、チェックを入
れた（選択した）表示販売店に対して見積り依頼された
とみなし、見積り装置３は、見積り依頼装置２に対して
見積りを送信する

【００３２】〔発注依頼部の説明〕次に、図７、図８を
用いて発注依頼部の説明を行う。ネットワークに接続さ
れた機器４の消耗品が予め決められた所定量に達したと
き（ニアエンドとなったとき）に、機器４は、受注装置
（販売店サーバやネット管理サーバなど）５に対して消
耗品の発注情報を送信する。その際、機器４内に発注情
報として保存された、発注先販売店名、発注先アドレス
等の発注情報を参照する。

【００３３】機器４から発注情報を受信した受注装置５
は、顧客ＤＢの情報を参照し該当する機器４の管理者を
検索し、その管理者の受注確認装置（ＰＣ）６に対して
受注確認情報を送信する。

【００３４】受注装置５から受注確認情報を受信した管
理者の受注確認装置６の表示部より、管理者が受注確認
情報を認識し、入力部より受注の了承／否認の認定情報
の選択を行い、認定情報を受注装置５に送信する。

【００３５】管理者が一定期間（３日程度）受注の了承
／否認の認定情報を受注装置５に送信しなかった場合、
受注装置５は再度受注確認装置６に対して、受注確認情
報を送信する。この受注確認情報の送信については、管
理者が予め受注確認情報の再送信を必要とするか、受注
了承したとして受注を完了するかを選択できることとし
てよい。

【００３６】受注確認装置６より受注了承情報を受信し
た受注装置５は、受注を完了する。なお、この受注結果
に基づき販売店は、顧客の破棄するべき消耗品カートリ
ッジ等が把握できるため、リサイクル回収システム等の
基礎データとして活用することも可能である。

【００３７】なお、上述した各実施形態は、本発明の好
適な実施形態であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内
において、種々変形して実施することが可能である。

【００３８】

【発明の効果】以上の説明により明らかなように、本発
明によれば、機器から見積り依頼に必要な情報が入手で
きるので、管理者は機器のアドレス情報のみを知ってい
れば、機器の消耗品名称や見積り依頼先を知らなくと
も、必要な消耗品の見積り依頼が適切な販売店に依頼で
き、管理者の見積り依頼作業負担を軽減することが可能
となる。

【００３９】また、消耗品情報中の単なる消耗品名称だ
けでなく、その消費頻度等も提供することができるの
で、ばら売り、まとめ売り等の各販売店の売り方に合致
した見積りを販売店側は積極的に提示することができる
ようになる。

【００４０】また、過去の見積り依頼状況を確認（参考
に）できるので、見積りのためにその販売店を選定する
時間を短縮することができる。

【００４１】また、管理者が見積り依頼装置から離れた
としても、一定時間内には見積り依頼処理を完了するこ
とができるので、管理者は見積り依頼装置に拘束される
ことなく見積りを入手することができる。

【００４２】また、管理者が各機器の消耗品の状態を知
らなくとも、消耗品が消耗したときに、機器自身が発注
依頼を自動的に行い、管理者には発注の確認が届くの
で、管理者は面倒な依頼が不要となり、また販売店側と
しても事前に消耗品を準備しておき、確認後速やかに消
耗品を納めることができる。

【００４３】また、再度、受注確認情報が管理者の受注
確認装置に送信することを可能とすることにより、管理
者の確認漏れを防止することができる。

【００４４】また、再度、受注確認情報を送信するか、
受注了承したとして受注了承状態に変更するかを、事前
に管理者が決定できるので、管理者の確認等の負担を低
減することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る機器と見積り依頼装置と見積り装
置とを具備したシステムの構成例を示す図である。

【図２】本発明に係る機器と見積り依頼装置と見積り装
置との動作例を示すフローチャートである。

【図３】ログイン名、パスワードの入力を促す画面の表
示例を示す図である。

【図４】会社名、所在地等の情報の入力を促す画面の表
示例を示す図である。

【図５】取引可能な販売店の検索結果を示すと共に、見
積りを依頼するか否かの入力を促す画面の表示例を示す
図である。

【図６】見積りを依頼したい販売店などの内容を確認さ
せる画面の表示例を示す図である。

【図７】本発明に係る機器と受注装置と受注確認装置と
を具備したシステムの構成例を示す図である。

【図８】本発明に係る機器と受注装置と受注確認装置と
の動作例を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ （「見積り依頼部」における）機器 ２ 見積り依頼装置 ３ 見積り装置 ４ （「発注依頼部」における）機器 ５ 受注装置 ６ 受注確認装置

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークに接続された機器の消耗品
   の購入見積りを前記ネットワークに接続された管理者の
   見積り依頼装置から前記ネットワークに接続された見積
   り装置に見積り依頼する見積り依頼方法であって、 前記機器を管理する管理者が前記見積り依頼装置の入力
   手段から機器のアドレス情報を入力することにより、前
   記機器から消耗品情報及び見積り装置のアクセス先情報
   を入手し、入手した情報に基づいて前記見積り装置内の
   消耗品／販売店データを参照し、適切な販売店の見積り
   が得られるように見積り依頼を行うことを特徴とする見
   積り依頼方法。
2. 【請求項２】 対応する販売店の見積りが得られるよう
   に見積り依頼を行う際に、入手した消耗品情報が見積り
   装置に送信されることを特徴とする請求項１記載の見積
   り依頼方法。
3. 【請求項３】 消耗品／販売店対応データを参照する際
   に、過去または他機器で見積りを既におこなった販売店
   を、見積り依頼装置の表示部で、他の販売店とは異なる
   表記または配置で表示させることを特徴とする請求項１
   または２記載の見積り依頼方法。
4. 【請求項４】 見積り依頼先の決定にあたり、過去また
   は他機器で既に見積り依頼をおこなった販売店には、見
   積り依頼チェック表示が既にマークされており、所定の
   時間管理者からの入力がない場合、チェック表示にチェ
   ックされた販売店に見積り依頼が行われることを特徴と
   する請求項３記載の見積り依頼方法。
5. 【請求項５】 ネットワークと接続された機器の消耗品
   の発注依頼を前記ネットワークに接続された受注装置に
   行う発注依頼方法であって、 前記機器の消耗品の消耗量が所定量に達したときに、該
   機器に保存された発注情報が前記受注装置に送信され、
   その発注情報を受信した受注装置から受注確認情報が前
   記機器を管理する管理者の受注確認装置に送信されるこ
   とを特徴とする発注依頼方法。
6. 【請求項６】 受注確認情報が機器を管理する管理者の
   受注確認装置に送信され、その確認を管理者が一定期間
   行わなず、受注了承／否認の認定情報を受注装置に送信
   しなかった場合、前記受注装置は、再度、受注確認情報
   を管理者の受注確認装置に送信することを特徴とする請
   求項５記載の発注依頼方法。
7. 【請求項７】 受注確認情報が機器を管理する管理者の
   受注確認装置に送信され、その確認を管理者が一定期間
   行わなず、受注了承／否認の認定情報を前記受注装置に
   送信しなかった場合、再度、受注確認情報を受注装置か
   ら管理者の受注確認装置に送信するか、受注了承したと
   して受注装置内の受注確認データを受注了承状態に変更
   するかを事前に管理者が決定できることを特徴とする請
   求項５または６記載の発注依頼方法。