JP2003060815A - データ処理装置、データ処理システム、カバーシート生成方法、及び記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 操作性及び柔軟性に富んだカバーシートを形
成可能としたデータ処理装置、データ処理システム、カ
バーシート生成方法、及び記憶媒体を提供する。 【解決手段】 Ｆａｘ機能を有した印刷装置２０００を
経由して同じくＦａｘ機能を有した印刷装置３０００に
送信するカバーシート付きの送信データを作成する際
の、カバーシートへのアドレス情報リンク機能を有する
クライアント・コンピュータ１０００の第一データ制御
部１０７０が、カバーシートテンプレート上のテキスト
フィールド内に複数アドレス情報フィールドを定義する
制御と、複数アドレス情報をそのテキストフィールドサ
イズに従い展開する制御を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、データ処理装置、
データ処理システム、カバーシート生成方法、及び記憶
媒体に関し、特に、データ通信装置に転送するカバーシ
ート付きの送信データを作成する際の、カバーシートへ
のアドレス情報リンク機能を有するクライアント・コン
ピュータにおいて、カバーシートテンプレート上に定義
するアドレス情報フィールド及びそのカバーシートテン
プレートとアドレス情報とからカバーシートを形成する
場合の制御に好適なデータ処理装置、データ処理システ
ム、カバーシート生成方法、及び記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、例えばコンピュータから宛先を指
定して送信データをＦａｘ通信により送信する場合、送
信データにはカバーシートが添付される。この場合、カ
バーシートには、送信データの送信時にアドレス情報が
展開される。他方、カバーシートテンプレートには、ア
ドレス情報は展開されず、アドレス情報以外の共通の情
報が展開される。従来技術においては、カバーシートテ
ンプレート上の属性フィールドとアドレス情報のリンク
に関しては、下記の（１）及び（２）の処理を行ってい
る。 （１）カバーシート上に展開するアドレス情報の数だけ
属性フールドを定義し、展開する。 （２）図８、図１１、図１２に示すように、複数アドレ
ス情報に対しては、ユーザが自由に定義することができ
ず、カバーシート上の固定の位置に事前に属性フィール
ドを定義し、且つ固定サイズ領域にアドレス情報を展開
する。

【０００３】従来技術では、図８に示すように定義され
たカバーシートテンプレートに対して例えば８件のアド
レス情報を設定し展開した場合に、図１１、図１２に示
すようにテキストフィールドである矩形Ａは無視され、
図８における図形Ａは潰されてしまう、という現象が発
生していた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来技術では、カバーシートテンプレート上の属性フィー
ルドとアドレス情報のリンクに関しては、上述したよう
に、 （１）カバーシート上に展開するアドレス情報の数だけ
属性フールドを定義し、展開する。 （２）複数のアドレス情報に対しては、ユーザが自由に
定義することができず、カバーシート上の固定の位置に
事前に属性フィールドを定義し、且つ固定サイズ領域に
アドレス情報を展開する。 という方法を採っていたために、 （１）アドレス情報の数だけ属性フィールドを定義して
おかなければならず、操作性がよくない。 （２）アドレス情報を固定位置より固定サイズ領域に展
開することにより、展開され形成されるカバーシートの
デザインの柔軟性が乏しい。 といった問題があった。

【０００５】本発明は、上述した点に鑑みなされたもの
であり、カバーシートテンプレート上に、テキストフィ
ールド内に複数アドレス情報フィールドを定義する制御
と、複数アドレス情報をそのテキストフィールドサイズ
に従い展開する制御を行うことで、操作性及び柔軟性に
富んだカバーシートを形成可能としたデータ処理装置、
データ処理システム、カバーシート生成方法、及び記憶
媒体を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１記載の発明は、アドレス情報が展開される
カバーシートを添付した送信データをデータ通信装置へ
転送する機能を備えたデータ処理装置であって、アドレ
ス情報が無いカバーシートテンプレートを作成する作成
手段と、前記作成手段で作成されたカバーシートテンプ
レートを登録する登録手段と、前記登録手段で登録され
たカバーシートテンプレートの中から所望のカバーシー
トテンプレートを選択する選択手段と、前記送信データ
を生成する際に前記カバーシートテンプレートを使用す
る場合、前記カバーシートテンプレート上のテキストフ
ィールド内に複数アドレス情報のフィールドを定義し、
前記複数アドレス情報を前記テキストフィールドのサイ
ズに従い展開し、前記カバーシートを生成する生成手段
とを有することを特徴とする。

【０００７】上記目的を達成するため、請求項２記載の
発明は、前記作成手段は、外部入力された指示が前記テ
キストフィールドの設定処理の指示か否か、前記複数ア
ドレス情報フィールドの設定処理の指示か否かの判定に
基づき、前記複数アドレス情報フィールドの設定、又は
前記複数アドレス情報フィールド設定以外の設定を行
い、前記登録手段は、外部入力された指示が前記カバー
シートテンプレートの登録処理の指示か否かの判定に基
づき、前記カバーシートテンプレートの登録を行い、前
記選択手段は、外部入力された指示が前記カバーシート
テンプレートの選択処理の指示か否かの判定に基づき、
前記カバーシートテンプレートの選択を行い、前記生成
手段は、外部入力された指示が前記送信データを生成す
る際に前記カバーシートテンプレートを使用する指示か
否か、前記複数アドレス情報フィールドが定義されてい
るか否かの判定に基づき、前記カバーシートの生成を行
うことを特徴とする。

【０００８】上記目的を達成するため、請求項３記載の
発明は、前記作成手段は、前記テキストフィールドの設
定処理か否かを判定するテキスト設定判定手段と、前記
テキスト設定判定手段で前記テキストフィールドの設定
処理であると判定された場合、前記複数アドレス情報フ
ィールドの設定処理か否かを判定するアドレス設定判定
手段と、前記アドレス設定判定手段で前記複数アドレス
情報フィールドの設定処理であると判定された場合、前
記複数アドレス情報フィールドを設定するアドレス設定
手段と、前記テキスト設定判定手段で前記テキストフィ
ールドの設定処理でないと判定された場合、前記カバー
シートテンプレートの作成を終了するか否かを判定する
終了判定手段と、前記終了判定手段で前記カバーシート
テンプレートの作成終了でないと判定された場合、又は
前記アドレス設定判定手段で前記複数アドレス情報フィ
ールドの設定処理でないと判定された場合、前記複数ア
ドレス情報フィールド設定以外の設定処理を施す非アド
レス設定手段と、前記終了判定手段で前記カバーシート
テンプレートの作成終了と判定された場合、前記カバー
シートテンプレートを保存又は廃棄する保存／廃棄手段
とを有し、前記登録手段は、前記カバーシートテンプレ
ートの登録処理か否かを判定する登録判定手段と、前記
登録判定手段で前記カバーシートテンプレートの登録処
理であると判定された場合、前記カバーシートテンプレ
ートを登録するテンプレート登録手段とを有し、前記選
択手段は、前記登録判定手段で前記カバーシートテンプ
レートの登録処理でないと判定された場合、及び前記カ
バーシートテンプレートの登録処理が終了した場合、前
記カバーシートテンプレートの選択処理か否かを判定す
る選択判定手段と、前記選択判定手段で前記カバーシー
トテンプレートの選択処理であると判定された場合、前
記カバーシートテンプレートを選択するカバーシート選
択手段とを有し、前記生成手段は、前記選択判定手段で
前記カバーシートテンプレートの選択処理でないと判定
された場合、及び前記カバーシートの選択処理が終了し
アドレス情報指定等が行われた場合、前記カバーシート
テンプレートを使用するか否かを判定する使用判定手段
と、前記使用判定手段で前記カバーシートテンプレート
を使用すると判定された場合、使用するカバーシートテ
ンプレートに前記複数アドレス情報フィールドが定義さ
れているか否かを判定する定義判定手段と、前記定義判
定手段で前記複数アドレス情報フィールドの定義が存在
すると判定された場合、前記テキストフィールドのサイ
ズに収まるだけのアドレス情報を前記テキストフィール
ド内の属性フィールドに展開する第一の展開手段と、前
記テキストフィールドのサイズに収まらないアドレス情
報が存在するか否かを判定する情報サイズ判定手段と、
前記情報サイズ判定手段で前記テキストフィールドのサ
イズに収まらないアドレス情報が存在すると判定された
場合、必要な数のカバーシートを生成し該カバーシート
にアドレス情報を展開する第二の展開手段と、前記定義
判定手段で前記複数アドレス情報フィールドの定義が存
在しないと判定された場合、又は前記情報サイズ判定手
段で前記テキストフィールドのサイズに全てのアドレス
情報が収まると判定された場合、前記テキストフィール
ドに属性フィールドとアドレス情報を展開する第三の展
開手段とを有することを特徴とする。

【０００９】上記目的を達成するため、請求項４記載の
発明は、前記アドレス情報とは、送信元及び受信先の氏
名、住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子メール等
のテキストデータに変換可能な情報であることを特徴と
する。

【００１０】上記目的を達成するため、請求項５記載の
発明は、前記テキストフィールドとは、テキスト領域と
複数アドレス情報フィールド等の各属性フィールドを含
むテキストデータから構成されるフィールドであること
を特徴とする。

【００１１】上記目的を達成するため、請求項６記載の
発明は、アドレス情報が展開されるカバーシートを添付
した送信データをデータ通信装置へ転送する機能を備え
たデータ処理装置と、データ通信装置とを具備してなる
データ処理システムであって、前記データ処理装置は、
アドレス情報が無いカバーシートテンプレートを作成す
る作成手段と、前記作成手段で作成されたカバーシート
テンプレートを登録する登録手段と、前記登録手段で登
録されたカバーシートテンプレートの中から所望のカバ
ーシートテンプレートを選択する選択手段と、前記送信
データを生成する際に前記カバーシートテンプレートを
使用する場合、前記カバーシートテンプレート上のテキ
ストフィールド内に複数アドレス情報のフィールドを定
義し、前記複数アドレス情報を前記テキストフィールド
のサイズに従い展開し、前記カバーシートを生成する生
成手段とを有し、前記データ送信装置は、前記データ処
理装置から転送される前記送信データを通信媒体を介し
て所定の形式で送信することを特徴とする。

【００１２】上記目的を達成するため、請求項７記載の
発明は、前記データ処理装置の前記作成手段は、外部入
力された指示が前記テキストフィールドの設定処理の指
示か否か、前記複数アドレス情報フィールドの設定処理
の指示か否かの判定に基づき、前記複数アドレス情報フ
ィールドの設定、又は前記複数アドレス情報フィールド
設定以外の設定を行い、前記データ処理装置の前記登録
手段は、外部入力された指示が前記カバーシートテンプ
レートの登録処理の指示か否かの判定に基づき、前記カ
バーシートテンプレートの登録を行い、前記データ処理
装置の前記選択手段は、外部入力された指示が前記カバ
ーシートテンプレートの選択処理の指示か否かの判定に
基づき、前記カバーシートテンプレートの選択を行い、
前記データ処理装置の前記生成手段は、外部入力された
指示が前記送信データを生成する際に前記カバーシート
テンプレートを使用する指示か否か、前記複数アドレス
情報フィールドが定義されているか否かの判定に基づ
き、前記カバーシートの生成を行うことを特徴とする。

【００１３】上記目的を達成するため、請求項８記載の
発明は、前記データ処理装置の前記作成手段は、前記テ
キストフィールドの設定処理か否かを判定するテキスト
設定判定手段と、前記テキスト設定判定手段で前記テキ
ストフィールドの設定処理であると判定された場合、前
記複数アドレス情報フィールドの設定処理か否かを判定
するアドレス設定判定手段と、前記アドレス設定判定手
段で前記複数アドレス情報フィールドの設定処理である
と判定された場合、前記複数アドレス情報フィールドを
設定するアドレス設定手段と、前記テキスト設定判定手
段で前記テキストフィールドの設定処理でないと判定さ
れた場合、前記カバーシートテンプレートの作成を終了
するか否かを判定する終了判定手段と、前記終了判定手
段で前記カバーシートテンプレートの作成終了でないと
判定された場合、又は前記アドレス設定判定手段で前記
複数アドレス情報フィールドの設定処理でないと判定さ
れた場合、前記複数アドレス情報フィールド設定以外の
設定処理を施す非アドレス設定手段と、前記終了判定手
段で前記カバーシートテンプレートの作成終了と判定さ
れた場合、前記カバーシートテンプレートを保存又は廃
棄する保存／廃棄手段とを有し、前記データ処理装置の
前記登録手段は、前記カバーシートテンプレートの登録
処理か否かを判定する登録判定手段と、前記登録判定手
段で前記カバーシートテンプレートの登録処理であると
判定された場合、前記カバーシートテンプレートを登録
するテンプレート登録手段とを有し、前記データ処理装
置の前記選択手段は、前記登録判定手段で前記カバーシ
ートテンプレートの登録処理でないと判定された場合、
及び前記カバーシートテンプレートの登録処理が終了し
た場合、前記カバーシートテンプレートの選択処理か否
かを判定する選択判定手段と、前記選択判定手段で前記
カバーシートテンプレートの選択処理であると判定され
た場合、前記カバーシートテンプレートを選択するカバ
ーシート選択手段とを有し、前記データ処理装置の前記
生成手段は、前記選択判定手段で前記カバーシートテン
プレートの選択処理でないと判定された場合、及び前記
カバーシートの選択処理が終了しアドレス情報指定等が
行われた場合、前記カバーシートテンプレートを使用す
るか否かを判定する使用判定手段と、前記使用判定手段
で前記カバーシートテンプレートを使用すると判定され
た場合、使用するカバーシートテンプレートに前記複数
アドレス情報フィールドが定義されているか否かを判定
する定義判定手段と、前記定義判定手段で前記複数アド
レス情報フィールドの定義が存在すると判定された場
合、前記テキストフィールドのサイズに収まるだけのア
ドレス情報を前記テキストフィールド内の属性フィール
ドに展開する第一の展開手段と、前記テキストフィール
ドのサイズに収まらないアドレス情報が存在するか否か
を判定する情報サイズ判定手段と、前記情報サイズ判定
手段で前記テキストフィールドのサイズに収まらないア
ドレス情報が存在すると判定された場合、必要な数のカ
バーシートを生成し該カバーシートにアドレス情報を展
開する第二の展開手段と、前記定義判定手段で前記複数
アドレス情報フィールドの定義が存在しないと判定され
た場合、又は前記情報サイズ判定手段で前記テキストフ
ィールドのサイズに全てのアドレス情報が収まると判定
された場合、前記テキストフィールドに属性フィールド
とアドレス情報を展開する第三の展開手段とを有するこ
とを特徴とする。

【００１４】上記目的を達成するため、請求項９記載の
発明は、前記アドレス情報とは、送信元及び受信先の氏
名、住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子メール等
のテキストデータに変換可能な情報であることを特徴と
する。

【００１５】上記目的を達成するため、請求項１０記載
の発明は、前記テキストフィールドとは、テキスト領域
と複数アドレス情報フィールド等の各属性フィールドを
含むテキストデータから構成されるフィールドであるこ
とを特徴とする。

【００１６】上記目的を達成するため、請求項１１記載
の発明は、アドレス情報が展開されるカバーシートを添
付した送信データをデータ送信装置へ転送する機能を備
えたデータ処理装置で実行されるカバーシート生成方法
であって、アドレス情報が無いカバーシートテンプレー
トを作成する作成工程と、前記作成工程で作成されたカ
バーシートテンプレートを登録する登録工程と、前記登
録工程で登録されたカバーシートテンプレートの中から
所望のカバーシートテンプレートを選択する選択工程
と、前記送信データを生成する際に前記カバーシートテ
ンプレートを使用する場合、前記カバーシートテンプレ
ート上のテキストフィールド内に複数アドレス情報のフ
ィールドを定義し、前記複数アドレス情報を前記テキス
トフィールドのサイズに従い展開し、前記カバーシート
を生成する生成工程とを有することを特徴とする。

【００１７】上記目的を達成するため、請求項１２記載
の発明は、前記作成工程では、外部入力された指示が前
記テキストフィールドの設定処理の指示か否か、前記複
数アドレス情報フィールドの設定処理の指示か否かの判
定に基づき、前記複数アドレス情報フィールドの設定、
又は前記複数アドレス情報フィールド設定以外の設定を
行い、前記登録工程では、外部入力された指示が前記カ
バーシートテンプレートの登録処理の指示か否かの判定
に基づき、前記カバーシートテンプレートの登録を行
い、前記選択工程では、外部入力された指示が前記カバ
ーシートテンプレートの選択処理の指示か否かの判定に
基づき、前記カバーシートテンプレートの選択を行い、
前記生成工程では、外部入力された指示が前記送信デー
タを生成する際に前記カバーシートテンプレートを使用
する指示か否か、前記複数アドレス情報フィールドが定
義されているか否かの判定に基づき、前記カバーシート
の生成を行うことを特徴とする。

【００１８】上記目的を達成するため、請求項１３記載
の発明は、前記作成工程は、前記テキストフィールドの
設定処理か否かを判定するテキスト設定判定工程と、前
記テキスト設定判定工程で前記テキストフィールドの設
定処理であると判定された場合、前記複数アドレス情報
フィールドの設定処理か否かを判定するアドレス設定判
定工程と、前記アドレス設定判定工程で前記複数アドレ
ス情報フィールドの設定処理であると判定された場合、
前記複数アドレス情報フィールドを設定するアドレス設
定工程と、前記テキスト設定判定工程で前記テキストフ
ィールドの設定処理でないと判定された場合、前記カバ
ーシートテンプレートの作成を終了するか否かを判定す
る終了判定工程と、前記終了判定工程で前記カバーシー
トテンプレートの作成終了でないと判定された場合、又
は前記アドレス設定判定工程で前記複数アドレス情報フ
ィールドの設定処理でないと判定された場合、前記複数
アドレス情報フィールド設定以外の設定処理を施す非ア
ドレス設定工程と、前記終了判定工程で前記カバーシー
トテンプレートの作成終了と判定された場合、前記カバ
ーシートテンプレートを保存又は廃棄する保存／廃棄工
程とを有し、前記登録工程は、前記カバーシートテンプ
レートの登録処理か否かを判定する登録判定工程と、前
記登録判定工程で前記カバーシートテンプレートの登録
処理であると判定された場合、前記カバーシートテンプ
レートを登録するテンプレート登録工程とを有し、前記
選択工程は、前記登録判定工程で前記カバーシートテン
プレートの登録処理でないと判定された場合、及び前記
カバーシートテンプレートの登録処理が終了した場合、
前記カバーシートテンプレートの選択処理か否かを判定
する選択判定工程と、前記選択判定工程で前記カバーシ
ートテンプレートの選択処理であると判定された場合、
前記カバーシートテンプレートを選択するカバーシート
選択工程とを有し、前記生成工程は、前記選択判定工程
で前記カバーシートテンプレートの選択処理でないと判
定された場合、及び前記カバーシートの選択処理が終了
しアドレス情報指定等が行われた場合、前記カバーシー
トテンプレートを使用するか否かを判定する使用判定工
程と、前記使用判定工程で前記カバーシートテンプレー
トを使用すると判定された場合、使用するカバーシート
テンプレートに前記複数アドレス情報フィールドが定義
されているか否かを判定する定義判定工程と、前記定義
判定工程で前記複数アドレス情報フィールドの定義が存
在すると判定された場合、前記テキストフィールドのサ
イズに収まるだけのアドレス情報を前記テキストフィー
ルド内の属性フィールドに展開する第一の展開工程と、
前記テキストフィールドのサイズに収まらないアドレス
情報が存在するか否かを判定する情報サイズ判定工程
と、前記情報サイズ判定工程で前記テキストフィールド
のサイズに収まらないアドレス情報が存在すると判定さ
れた場合、必要な数のカバーシートを生成し該カバーシ
ートにアドレス情報を展開する第二の展開工程と、前記
定義判定工程で前記複数アドレス情報フィールドの定義
が存在しないと判定された場合、又は前記情報サイズ判
定工程で前記テキストフィールドのサイズに全てのアド
レス情報が収まると判定された場合、前記テキストフィ
ールドに属性フィールドとアドレス情報を展開する第三
の展開工程とを有することを特徴とする。

【００１９】上記目的を達成するため、請求項１４記載
の発明は、前記アドレス情報とは、送信元及び受信先の
氏名、住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子メール
等のテキストデータに変換可能な情報であることを特徴
とする。

【００２０】上記目的を達成するため、請求項１５記載
の発明は、前記テキストフィールドとは、テキスト領域
と複数アドレス情報フィールド等の各属性フィールドを
含むテキストデータから構成されるフィールドであるこ
とを特徴とする。

【００２１】上記目的を達成するため、請求項１６記載
の発明は、アドレス情報が展開されるカバーシートを添
付した送信データをデータ送信装置へ転送送信する機能
を備えたデータ処理装置に適用されるカバーシート生成
方法を実行するプログラムを記憶したコンピュータによ
り読み出し可能な記憶媒体であって、前記カバーシート
生成方法は、アドレス情報が無いカバーシートテンプレ
ートを作成する作成ステップと、前記作成ステップで作
成されたカバーシートテンプレートを登録する登録ステ
ップと、前記登録ステップで登録されたカバーシートテ
ンプレートの中から所望のカバーシートテンプレートを
選択する選択ステップと、前記送信データを生成する際
に前記カバーシートテンプレートを使用する場合、前記
カバーシートテンプレート上のテキストフィールド内に
複数アドレス情報のフィールドを定義し、前記複数アド
レス情報を前記テキストフィールドのサイズに従い展開
し、前記カバーシートを生成する生成ステップとを有す
ることを特徴とする。

【００２２】上記目的を達成するため、請求項１７記載
の発明は、前記作成ステップでは、外部入力された指示
が前記テキストフィールドの設定処理の指示か否か、前
記複数アドレス情報フィールドの設定処理の指示か否か
の判定に基づき、前記複数アドレス情報フィールドの設
定、又は前記複数アドレス情報フィールド設定以外の設
定を行い、前記登録ステップでは、外部入力された指示
が前記カバーシートテンプレートの登録処理の指示か否
かの判定に基づき、前記カバーシートテンプレートの登
録を行い、前記選択ステップでは、外部入力された指示
が前記カバーシートテンプレートの選択処理の指示か否
かの判定に基づき、前記カバーシートテンプレートの選
択を行い、前記生成ステップでは、外部入力された指示
が前記送信データを生成する際に前記カバーシートテン
プレートを使用する指示か否か、前記複数アドレス情報
フィールドが定義されているか否かの判定に基づき、前
記カバーシートの生成を行うことを特徴とする。

【００２３】上記目的を達成するため、請求項１８記載
の発明は、前記作成ステップは、前記テキストフィール
ドの設定処理か否かを判定するテキスト設定判定ステッ
プと、前記テキスト設定判定ステップで前記テキストフ
ィールドの設定処理であると判定された場合、前記複数
アドレス情報フィールドの設定処理か否かを判定するア
ドレス設定判定ステップと、前記アドレス設定判定ステ
ップで前記複数アドレス情報フィールドの設定処理であ
ると判定された場合、前記複数アドレス情報フィールド
を設定するアドレス設定ステップと、前記テキスト設定
判定ステップで前記テキストフィールドの設定処理でな
いと判定された場合、前記カバーシートテンプレートの
作成を終了するか否かを判定する終了判定ステップと、
前記終了判定ステップで前記カバーシートテンプレート
の作成終了でないと判定された場合、又は前記アドレス
設定判定ステップで前記複数アドレス情報フィールドの
設定処理でないと判定された場合、前記複数アドレス情
報フィールド設定以外の設定処理を施す非アドレス設定
ステップと、前記終了判定ステップで前記カバーシート
テンプレートの作成終了と判定された場合、前記カバー
シートテンプレートを保存又は廃棄する保存／廃棄ステ
ップとを有し、前記登録ステップは、前記カバーシート
テンプレートの登録処理か否かを判定する登録判定ステ
ップと、前記登録判定ステップで前記カバーシートテン
プレートの登録処理であると判定された場合、前記カバ
ーシートテンプレートを登録するテンプレート登録ステ
ップとを有し、前記選択ステップは、前記登録判定ステ
ップで前記カバーシートテンプレートの登録処理でない
と判定された場合、及び前記カバーシートテンプレート
の登録処理が終了した場合、前記カバーシートテンプレ
ートの選択処理か否かを判定する選択判定ステップと、
前記選択判定ステップで前記カバーシートテンプレート
の選択処理であると判定された場合、前記カバーシート
テンプレートを選択するカバーシート選択ステップとを
有し、前記生成ステップは、前記選択判定ステップで前
記カバーシートテンプレートの選択処理でないと判定さ
れた場合、及び前記カバーシートの選択処理が終了しア
ドレス情報指定等が行われた場合、前記カバーシートテ
ンプレートを使用するか否かを判定する使用判定ステッ
プと、前記使用判定ステップで前記カバーシートテンプ
レートを使用すると判定された場合、使用するカバーシ
ートテンプレートに前記複数アドレス情報フィールドが
定義されているか否かを判定する定義判定ステップと、
前記定義判定ステップで前記複数アドレス情報フィール
ドの定義が存在すると判定された場合、前記テキストフ
ィールドのサイズに収まるだけのアドレス情報を前記テ
キストフィールド内の属性フィールドに展開する第一の
展開ステップと、前記テキストフィールドのサイズに収
まらないアドレス情報が存在するか否かを判定する情報
サイズ判定ステップと、前記情報サイズ判定ステップで
前記テキストフィールドのサイズに収まらないアドレス
情報が存在すると判定された場合、必要な数のカバーシ
ートを生成し該カバーシートにアドレス情報を展開する
第二の展開ステップと、前記定義判定ステップで前記複
数アドレス情報フィールドの定義が存在しないと判定さ
れた場合、又は前記情報サイズ判定ステップで前記テキ
ストフィールドのサイズに全てのアドレス情報が収まる
と判定された場合、前記テキストフィールドに属性フィ
ールドとアドレス情報を展開する第三の展開ステップと
を有することを特徴とする。

【００２４】上記目的を達成するため、請求項１９記載
の発明は、前記アドレス情報とは、送信元及び受信先の
氏名、住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子メール
等のテキストデータに変換可能な情報であることを特徴
とする。

【００２５】上記目的を達成するため、請求項２０記載
の発明は、前記テキストフィールドとは、テキスト領域
と複数アドレス情報フィールド等の各属性フィールドを
含むテキストデータから構成されるフィールドであるこ
とを特徴とする。

【００２６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態に係る
データ処理システムの構成及び制御手順の詳細を図面に
基づいて説明する。

【００２７】＜データ処理システムの構成＞図１は本発
明の実施の形態に係るカバーシートへのアドレス情報リ
ンク機能に関するカバーシートテンプレート定義とカバ
ーシート形成方法が適用されるクライアント・コンピュ
ータとＦａｘ通信機能を有する印刷装置とを備えたデー
タ処理システムの構成例を示すブロック図である。本発
明の実施の形態に係るデータ処理システムは、クライア
ント・コンピュータ１０００と、印刷装置２０００と、
印刷装置３０００と、クライアント・コンピュータ１０
００及び印刷装置２０００を接続する通信回線４０００
と、印刷装置２０００及び印刷装置３０００を接続する
通信回線５０００とを備えている。

【００２８】上記構成を詳述すると、クライアント・コ
ンピュータ１０００は、第一表示部１０１０と、第一入
力部１０２０と、第一入出力データ制御部１０３０と、
第一インタフェース制御部１０４０と、第一記憶媒体読
み取り装置１０５０と、第一記憶部１０６０と、カバー
シートテンプレート作成部１０７１・カバーシート生成
部１０７２・情報管理ＤＢ（データベース）１０７３を
有する第一データ制御部１０７０と、クライアント・コ
ンピュータ１０００全体の動作を制御する第一中央演算
処理装置１０８０と、これらを接続するシステム・バス
１０９０とを備えている。

【００２９】一方、印刷装置２０００は、印刷装置各部
を制御するコントローラ部２０１０と、印刷動作を行う
エンジン部２０２０とを備えると共に、クライアント・
コンピュータ１０００から通信回線４０００を介してＰ
ＤＬ等の印刷データ形式のデータを受信し、Ｆａｘ形式
のデータに変換して送信することができる所謂Ｆａｘ機
能を備えている。また、さらに同等の機能を有した印刷
装置同士では印刷形式のデータのまま送信することも可
能である。同様に、印刷装置３０００は、印刷装置各部
を制御するコントローラ部３０１０と、印刷動作を行う
エンジン部３０２０とを備えると共に、印刷装置２００
０から通信回線５０００を介してＦａｘ形式のデータや
印刷データ形式のデータを受信し、可視画像として印刷
することができる所謂Ｆａｘ機能を備えている。

【００３０】通信回線４０００は、通常のＬＡＮ（Loca
l Area Network）もしくはＩＥＥＥ（Institute of Ele
ctrical and Electronics Engineers）１３９４やＵＳ
Ｂ（Universal Serial Bus）といった双方向シリアルイ
ンタフェース等として構成されている。また、通信回線
５０００は、通常のＰＳＴＮ（Public Switched Teleph
one Network）、ＩＳＤＮ（Integrated Services Digit
al Network）といったＦａｘ通信を実現するための双方
向インターフェースとして構成されている。

【００３１】クライアント・コンピュータ１０００にお
いて、第一表示部１０１０は、ＣＲＴディスプレイ、液
晶ディスプレイ等の表示デバイスであり、各種表示を行
う。第一入力部１０２０は、キーボードやマウス等のポ
インティング・デバイスであり、各種データ入力や各種
指示に用いる。第一データ制御部１０７０は、所謂Ｆａ
ｘのための宛先指定等を行う機能を持つプリンタドライ
バである。プリンタドライバとは、クライアント・コン
ピュータ１０００上に常駐しているオペレーティング・
システムと印刷装置２０００との間において、アプリケ
ーション等で生成された印刷データを印刷装置２０００
に応じて加工すると共に、印刷装置２０００を制御する
プログラムである。

【００３２】本実施形態のプリンタドライバは、印刷デ
ータ生成用の既存のプリンタドライバを改良したものと
し、Ｆａｘ固有の処理を行う部分を除いては既存のプリ
ンタドライバと同様であるものとする。以下ではＦａｘ
固有の処理を行う部分以外のデータ生成処理を印刷処理
と記すが、これはＦａｘ送信データを印刷データの生成
処理と同様の方法で生成するということである。

【００３３】更に、第一データ制御部１０７０は、カバ
ーシートテンプレートを作成するためのカバーシートテ
ンプレート作成部１０７１と、カバーシートを生成する
ためのカバーシート生成部１０７２と、後述の登録ファ
イルを管理する情報管理ＤＢ２０７２を備えており、第
一記憶部１０６０或いは第一記憶媒体読み取り部１０５
０で読み取られる媒体上に格納されている。

【００３４】第一入出力データ制御部１０３０は、第一
表示部１０１０に対するデータ出力、第一入力部１０２
０からのデータ入力を制御する。第一インタフェース制
御部１０４０は、通信回線４０００を介して印刷装置２
０００との間で通信を行う際のインタフェースを司る。
第一記憶媒体読み取り装置１０５０は、ＦＤ（フロッピ
ー（登録商標）ディスク）、ＣＤ−ＲＯＭ、ＲＯＭ、Ｄ
ＶＤ、磁気テープ等の記憶媒体に記録されたプリンタド
ライバ、ソフトキャリブレーション等のプログラムや画
像データ等を読み取る読み取り装置である。第一中央演
算処理装置１０８０は、上記各部を制御するものであ
り、プログラムに基づいて後述の図２〜図５のフローチ
ャートに示す処理を実行する。

【００３５】即ち、上記図１は本発明の実施の形態にお
ける印刷装置２０００（送信元）を経由し印刷装置３０
００（受信元）に送信するカバーシート付きの送信デー
タを形成する際の、カバーシートへのアドレス情報リン
ク機能を有するクライアント・コンピュータ１０００に
おいて、カバーシートテンプレート上に定義するアドレ
ス情報フィールド及びそのカバーシートテンプレートと
アドレス情報とからカバーシートを形成する方法を制御
する制御手段（図１におけるカバーシートテンプレート
作成部１０７１、カバーシート生成部１０７２、情報管
理ＤＢ１０７３）が適用されたデータ処理システムの一
例である。

【００３６】図２は本発明の実施の形態に係るクライア
ント・コンピュータ１０００内の第一データ制御部１０
７０の処理を示すフローチャートである。本フローチャ
ートは、印刷データに添付することができるカバーシー
トテンプレート及びその送信データの作成／登録／選択
／生成を指示する入力処理であるステップＳ１と、カバ
ーシートテンプレートを作成する処理であるステップ２
と、カバーシートテンプレートを登録する処理であるス
テップＳ３と、カバーシートテンプレートを選択する処
理であるステップＳ４と、カバーシートテンプレートに
アドレス情報等を付加した形式の印刷データを生成する
ための前処理を行う印刷処理１であるステップＳ５と、
カバーシートを生成する処理であるステップＳ６と、カ
バーシートと本文データとをあわせた印刷データを形成
する印刷処理２であるステップＳ７とから構成されてい
る。

【００３７】図３は本発明の実施の形態に係るクライア
ント・コンピュータ１０００内の第一データ制御部１０
７０のカバーシートテンプレート作成部１０７１におけ
る上記図２のカバーシートテンプレート作成処理（ステ
ップＳ２）の詳細を示すフローチャートである。

【００３８】図４・図５は本発明の実施の形態に係るク
ライアント・コンピュータ１０００内の第一データ制御
部１０７０のカバーシート生成部１０７２における上記
図２のカバーシートテンプレート登録処理（ステップＳ
３）、カバーシートテンプレート選択処理（ステップＳ
４）、カバーシート生成処理（ステップＳ６）の詳細を
示すフローチャートである。

【００３９】図６・図７は本発明の実施の形態に係るク
ライアント・コンピュータ１０００内の第一データ制御
部１０７０のカバーシートテンプレート作成部１０７１
とカバーシート生成部１０７２によって制御され、第一
データ制御部１０７０の中で利用される情報管理ＤＢ１
０７３に格納されているマトリックスの一例（カバーシ
ートテンプレートの保存／登録を管理する情報管理ＤＢ
中の登録ファイルの一覧表の一例）を示す説明図であ
る。

【００４０】図８、図９、図１０は本発明の実施の形態
に係るカバーシートテンプレート上の複数アドレス情報
フィールドに関する定義とその展開結果の一例を示す説
明図である。

【００４１】＜制御手順の詳細＞次に、上記の如く構成
された本発明の実施の形態に係るデータ処理システムに
おける制御手順の詳細を図１〜図１０を参照しながら説
明する。

【００４２】先ず、ユーザが図１のクライアント・コン
ピュータ１０００の第一表示部１０１０、第一入力装置
１０２０から、クライアント・コンピュータ１０００に
カバーシートテンプレート作成処理、印刷処理（カバー
シートテンプレート登録処理、カバーシートテンプレー
ト選択処理、印刷処理１、カバーシート生成処理、印刷
処理２）を実行させることで印刷装置２０００に送信す
るカバーシート付き送信データを作成させる指示の入力
操作を行う（ステップＳ１）。次に、前記入力操作内容
に従い、カバーシートテンプレート作成部１０７１は、
カバーシートテンプレートの作成処理（ステップＳ２）
を行う。

【００４３】上記ステップＳ２の詳細は、図３に示すよ
うになる。先ず、テキストフィールドの設定処理か否か
を判定（ステップＳ３００）する。ここで、カバーシー
トテンプレート上には、通常のドロー・アプリケーショ
ンと同様に、文字等のテキストデータ、図形等のグラフ
ィックスデータ、ＢＩＴＭＡＰ（ビットマップ）、ＪＰ
ＥＧ（Joint Photographic Expert Group：カラー画像
圧縮方式）ファイル貼り付け等のイメージデータが構成
される。一方、上述した「アドレス情報リンク機能」に
おけるアドレス情報とは、送信元及び受信先の氏名、住
所、電話番号、Ｆａｘ番号、Ｅ−Ｍａｉｌ等のテキスト
データに変換できる情報である。然るに、アドレス情報
を展開するデータとしてはテキストフィールドを利用す
るものとする。勿論、テキストフィールドが持つ機能と
しては、入れ子機能としてイメージデータやグラフィッ
クスデータを保持することができる場合がある。

【００４４】尚、本実施形態では、テキストフィールド
は、図８にその一例を示すように、テキスト領域（矩形
Ａ）と複数アドレス情報フィールド等の各属性フィール
ドを含むテキストデータから構成されるものとする。従
って、図８に示すようなテキスト領域（矩形Ａ）を設定
することにより、上記ステップＳ３００のテキストフィ
ールドの設定処理を＜はい＞で抜け、次に複数アドレス
情報フィールド設定処理か否かを判定（ステップＳ３０
１）する。ここで、複数アドレス情報とは、所謂Ｆａｘ
やＥ−Ｍａｉｌ等の同報送信の如く、共通の送信データ
を複数の宛先に送信する際のその複数の宛先である複数
のアドレス情報を意味しており、この判定を＜はい＞で
抜ける。

【００４５】次に、複数アドレス情報フィールドを設定
（ステップＳ３０２）する。本実施形態では、図８に示
すところの複数アドレス情報を展開するための属性フィ
ールドである[BEGIN REPEAT]及び[END REPEAT]といった
複数アドレス情報フィールド及び展開する複数アドレス
情報の属性フィールドの一例として、[Recipient Nam
e]、[Recipient Address]、[Recipient Tel]といった受
信先の氏名、住所、電話番号を定義するものとする。こ
こで、属性フィールドは、２つに大別される。

【００４６】属性フィールドの一つは、カバーシートテ
ンプレート上では、ある特定の文字列ないしはコマンド
であり、カバーシート作成時に実際の情報に置換される
ものであり、本実施形態では、図８における[Recipient
Name]、[Recipient Address]、[Recipient Tel]に相当
する。これらは、設定されたアドレス情報であり、例え
ば図９における <Mr. AAA>、<abcdefghijk>、<１１１２
２２３３３>等に置換されることを意味する。

【００４７】一方、属性フィールドのもう一つは、カバ
ーシートテンプレート上では、ある特定の文字列ないし
はコマンドであり、カバーシート作成時には実際の情報
に置換されるのではなく、ある展開方法を指示するもの
であり、本実施形態では、図８における[BEGIN REPEA
T]、[END REPEAT]に相当する。これらは、その中の属性
フィールドとリンクするアドレス情報をそのアドレス情
報数分、矩形Ａのテキストフィールド内で繰り返し展開
していく方法を指示するものである。図９、図１０にそ
の結果の一例を示す。

【００４８】次に、上記テキストフィールド設定処理
（ステップＳ３００）を＜いいえ＞で抜けた場合には、
そのカバーシートテンプレートに対しての終了処理か否
かを判定（ステップＳ３０３）する。これを＜いいえ＞
で抜けるか、もしくは上記ステップＳ３０１を＜いいえ
＞として、複数アドレス情報フィールド設定処理ではな
いと判定された場合には、複数アドレス情報フィールド
以外の設定処理を行う。図８の例では、複数アドレス情
報フィールド以外の設定処理において、グラフィックス
データとして図形Ａを設定している。これらの処理を繰
り返すことにより、適切なカバーシートテンプレートを
生成することになる。

【００４９】一方、上記ステップＳ３０３でカバーシー
トテンプレートに対しての終了処理であると判定した場
合には、通常のドロー・アプリケーションの終了処理と
同様に、生成したカバーシートテンプレートの保存、も
しくは廃棄処理を施す。本実施形態では、図８のように
生成したカバーシートテンプレートは、情報管理ＤＢ１
０７３内の図６に示すような登録ファイルＡ（Ｔ１０）
に登録するものとする。ここで、カバーシートテンプレ
ートは、情報管理ＤＢ１０７３を使用せずに、単にＯＳ
（オペレーティングシステム）が持つディスクファイル
システム、レジストリ等にて管理することもできること
は言うまでもない。

【００５０】次に、上記図２に示したカバーシートテン
プレート登録処理（ステップＳ３）として、先に情報管
理ＤＢ１０７３に保存されているカバーシートテンプレ
ートを所謂Ｆａｘ機能を伴ったプリンタドライバから使
用できるようにするために、本実施形態では、Ｆａｘ機
能を伴ったプリンタドライバ（第一データ制御部１０７
０）によりカバーシートテンプレートを登録して利用す
る方法を説明する。そこで、先ず、図４・図５のフロー
チャートに示す通り、カバーシートテンプレートの登録
処理か否かを判定（ステップＳ５００）し、これを＜は
い＞で抜ける。次に、図７に示すような情報管理ＤＢ１
０７３内の登録ファイルＢに、カバーシートテンプレー
トを登録する（ステップＳ５０１）。

【００５１】続いて、上記ステップＳ５００でカバーシ
ートテンプレート登録処理ではないと判定した場合、も
しくはカバーシートテンプレートを登録した後に、上記
図２に示したカバーシートテンプレート選択処理（ステ
ップＳ４）として、カバーシートテンプレートの選択処
理か否かを判定（ステップＳ５０２）し、これを＜はい
＞で抜ける。引き続き、情報管理ＤＢ１０７３の登録フ
ァイルＢより、任意のカバーシートテンプレートを選択
する（ステップＳ５０３）。本実施形態では、便宜上、
図８のカバーシートテンプレートを選択したものとす
る。

【００５２】次に、上記ステップＳ５０２のカバーシー
トテンプレート選択判定処理を＜いいえ＞で抜けた場
合、及びカバーシートテンプレートを選択した場合に、
氏名、住所、電話番号等のアドレス情報の設定、更には
レイアウトや用紙サイズ等の通常のＦａｘ機能を備えた
プリンタドライバでの通常の印刷処理１（ステップＳ５
０４）を行う。本実施形態では、図９、図１０に示すよ
うに、例えば８件分のアドレス情報を設定したとする。

【００５３】引き続き、印刷データを生成する上で、カ
バーシートテンプレートを使用するのか否かを判定（ス
テップＳ５０５）し、これを＜はい＞で抜ける。このと
き選択されているカバーシートテンプレートの属性フィ
ールドとして、複数アドレス情報フィールドが定義され
ているか否かを判定（ステップＳ５０６）し、これを＜
はい＞で抜ける。その後、複数アドレス情報フィールド
が定義されているテキストフィールドに、上記ステップ
Ｓ５０４で設定されたアドレス情報数分を属性フィール
ドに従い展開する（ステップＳ５０７）。次に、定義さ
れているテキストフィールドサイズに収まらないアドレ
ス情報が存在するか否かを判定（ステップＳ５０８）
し、これを＜はい＞で抜ける。

【００５４】本実施形態では、８件のアドレス情報のう
ち５件が収まらないアドレス情報であり、必要なカバー
シートとして、図１０に示す如く、図９のカバーシート
の他にもう１ページのカバーシートを生成し、図１０の
カバーシートに、上記収まらなかった５件分のアドレス
情報が展開されていることを示す（ステップＳ５０
９）。勿論、複数アドレス情報フィールド以外の属性フ
ィールドのデータが展開されることは言うまでもない。
ここで、カバーシートとしては、デザイン上、カバーシ
ートテンプレートとして登録されている図９のテンプレ
ートを余分に生成したカバーシートに適用することもで
きるし、図１０に示すように図９とは違うデザインとし
たカバーシートに適用することもできる。

【００５５】一方、上記指定されたアドレス情報がテキ
ストフィールド内に収まる場合には、複数アドレス情報
フィールド以外の属性フィールドのデータを展開する
（ステップＳ５１０）。最後に、上記ステップＳ５０５
でカバーシートを使用しないと判定した場合、もしくは
上記ステップ５０９及び上記ステップＳ５１０の処理後
は、カバーシートに関しては、図９に示す図形Ａ等の属
性フィールド以外のデータの展開とカバーシート以外の
本文データの展開を行い、印刷データを生成する（ステ
ップＳ５１１）。

【００５６】そして、このようにして生成された印刷デ
ータ形式の送信データ、例えばＰＤＬデータは印刷装置
２０００で解析され、それに従って画像に展開され、フ
ァクシミリ形式（ファクシミリの規格に応じた解像度の
画像データ）に変換された後に、送信データとともにク
ライアント・コンピュータより送られたアドレス情報を
含む送信指示コマンドに従って印刷装置３０００に既存
のファクシミリの手順によって送信される。これを受信
した印刷装置３０００ではこれを可視画像として印刷出
力する（場合によってはメモリに保持して他の端末で引
き出す）。

【００５７】以上説明したように、本発明の実施の形態
に係るデータ処理システムによれば、印刷装置２０００
を経由して印刷装置３０００に送信するカバーシート付
きの送信データを作成する際の、カバーシートへのアド
レス情報リンク機能を有するクライアント・コンピュー
タ１０００の第一データ制御部１０７０が、カバーシー
トテンプレート上に定義するアドレス情報フィールド及
びそのカバーシートテンプレートとアドレス情報とから
カバーシートを形成する方法を制御するために、カバー
シートテンプレート上のテキストフィールド内に複数ア
ドレス情報フィールドを定義する制御と、複数アドレス
情報をそのテキストフィールドサイズに従い展開する制
御を行うため、操作性及び柔軟性に富んだカバーシート
を形成することができるという効果を奏することができ
る。

【００５８】［他の実施の形態］本発明の上記実施形態
では、データ処理システムのクライアント・コンピュー
タ１００の第一記憶媒体読み取り装置１０５０により、
ＦＤ（フロッピー（登録商標）ディスク）、ＣＤ−ＲＯ
Ｍ、ＲＯＭ、ＤＶＤ、磁気テープ等の記憶媒体に記憶さ
れたプログラムやデータを読み取り実行する構成とした
が、本発明は、これに限定されるものではなく、データ
処理システムに接続したサーバ・コンピュータの記憶媒
体読み取り装置により、上記記憶媒体に記憶されたプロ
グラムやデータを読み取り実行することも可能である。

【００５９】本発明の上記実施形態では、データ処理シ
ステムを上記図１に示す構成としたが、本発明は、これ
に限定されるものではなく、印刷システムに、クライア
ント・コンピュータ１０００の他に、クライアント／サ
ーバ・システムを接続する構成とすることも可能であ
る。即ち、クライアント／サーバ・システムに、クライ
アント・コンピュータ１０００のカバーシートテンプレ
ート作成部１０７１、カバーシート生成部１０７２、情
報管理ＤＢ１０７３を分散させて機能させることも可能
である。

【００６０】本発明の上記実施形態では、情報管理ＤＢ
１０７３をクライアント・コンピュータ１０００の内部
に設ける構成としたが、本発明は、これに限定されるも
のではなく、情報管理ＤＢ１０７３を印刷装置２０００
の内部に設ける構成とし、クライアント・コンピュータ
１０００から印刷装置２０００内の情報管理ＤＢ１０７
３に対するアクセスを通信回線４０００を介して行い、
クライアント・コンピュータ１０００と印刷装置２００
０との間で情報管理ＤＢ１０７３における情報の管理制
御を行うことも可能である。

【００６１】本発明の上記実施形態では、図６及び図７
に示した登録ファイル一覧表を情報管理ＤＢ１０７３で
管理する構成としたが、本発明は、これに限定されるも
のではなく、レジストリ管理することも可能である。

【００６２】本発明の上記実施形態では、クライアント
・コンピュータ１０００から送信データを一旦印刷装置
２０００に送信してから、印刷装置３０００へ所謂Ｆａ
ｘ送信する構成としたが、本発明は、これに限定される
ものではなく、クライアント・コンピュータ１０００か
ら送信データを直接印刷装置３０００へ送信することも
可能である。

【００６３】本発明の上記実施形態では、クライアント
・コンピュータ１０００におけるカバーシート生成部１
０７２の処理を図４・図５に示すフローチャートとした
が、本発明は、これに限定されるものではなく、図４の
ステップＳ５００、ステップＳ５０１を省略し、図３の
ステップＳ３０５（終了処理）で保存したカバーシート
テンプレートを全て、図４のステップＳ５０３における
使用可能カバーシートテンプレートの選択対象とするこ
ともできる。

【００６４】また、上記実施形態では、クライアント・
コンピュータからの送信データを印刷装置２０００がフ
ァクシミリ形式のデータに変換してから送信するように
したが、本発明はこれに限定されるものではなく、クラ
イアント・コンピュータで生成される印刷データ形式の
送信データを印刷装置３０００が解釈できる場合は、画
像への展開を行わずに、印刷データ形式のまま送信する
ようにしてもよい。その場合、印刷装置２０００（また
はクライアント・コンピュータ）と印刷装置３０００と
が通信開始のネゴシエーションの際に使用可能な印刷デ
ータの種類を確認しあってから送信データの送信を行
う。

【００６５】本発明の上記実施形態では、印刷装置２０
００、３０００の印刷方式については言及しなかった
が、本発明は、印刷装置２０００、３０００の印刷方式
として、電子写真方式、インクジェット方式、熱転写方
式、感熱方式、静電方式、放電破壊方式など各種の印刷
方式を用いることが可能である。

【００６６】本発明の上記実施形態では、データ処理シ
ステムに１台のクライアント・コンピュータ１０００と
２台の印刷装置２０００、３０００を設置する構成とし
たが、本発明は、これに限定されるものではなく、クラ
イアント・コンピュータ及び印刷装置の設置台数は任意
とすることが可能である。また、相手先に送信データを
送信する装置も印刷装置である必要はなくファクシミリ
送信機能のみを持った装置や、他の送信機能によって送
信する装置でもよいことは言うまでもない。

【００６７】尚、本発明は、複数の機器から構成される
システムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用
してもよい。上述した実施形態の機能を実現するソフト
ウエアのプログラムコードを記憶した記憶媒体等の媒体
をシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装
置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体
等の媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行
することによっても、本発明が達成されることは言うま
でもない。

【００６８】この場合、記憶媒体等の媒体から読み出さ
れたプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を
実現することになり、そのプログラムコードを記憶した
記憶媒体等の媒体は本発明を構成することになる。プロ
グラムコードを供給するための記憶媒体等の媒体として
は、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハード
ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯ
Ｍ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、
ＲＯＭ、或いはネットワークを介したダウンロードなど
を用いることができる。

【００６９】また、コンピュータが読み出したプログラ
ムコードを実行することにより、上述した実施形態の機
能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指
示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが
実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって
上述した実施形態の機能が実現される場合も、本発明に
含まれることは言うまでもない。

【００７０】更に、記憶媒体等の媒体から読み出された
プログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡
張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニット
に備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコー
ドの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニ
ットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部
を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実
現される場合も、本発明に含まれることは言うまでもな
い。

【００７１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明のデータ処
理システムによれば、相手先に送信するカバーシート付
きの送信データを作成する際の、カバーシートへのアド
レス情報リンク機能を有するデータ処理装置において、
カバーシートテンプレート上に定義するアドレス情報フ
ィールド及びそのカバーシートテンプレートとアドレス
情報とからカバーシートを形成する方法を制御するため
に、カバーシートテンプレート上のテキストフィールド
内に複数アドレス情報フィールドを定義する制御と、複
数アドレス情報をそのテキストフィールドサイズに従い
展開する制御を行うため、操作性及び柔軟性に富んだカ
バーシートを形成することができるという効果を奏する
ことができる。

【００７２】また、本発明のデータ処理装置、本発明の
カバーシート生成方法、本発明の記憶媒体においても、
上記と同様に、操作性及び柔軟性に富んだカバーシート
を形成することができるという効果を奏することができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係るカバーシートへのア
ドレス情報リンク機能に関するカバーシートテンプレー
ト定義とカバーシート形成方法が適用されるクライアン
ト・コンピュータと印刷装置を備えたデータ処理システ
ムの構成例を示すブロック図である。

【図２】本発明の実施の形態に係るクライアント・コン
ピュータにおけるカバーシートテンプレート作成部、カ
バーシート生成部を有する第一データ制御部が、カバー
シート付きの送信データを形成する際の、カバーシート
へのアドレス情報リンク機能について、カバーシートテ
ンプレート上に定義するアドレス情報フィールド及びそ
のカバーシートテンプレートとアドレス情報とからカバ
ーシートを形成する制御の流れを示す原理フローチャー
トである。

【図３】本発明の実施の形態に係るクライアント・コン
ピュータにおけるカバーシートテンプレート作成部の制
御の流れを示すフローチャートである。

【図４】本発明の実施の形態に係るクライアント・コン
ピュータにおけるカバーシート生成部の制御の流れを示
すフローチャートである。

【図５】本発明の実施の形態に係るクライアント・コン
ピュータにおけるカバーシート生成部の制御の流れを示
すフローチャートである。

【図６】本発明の実施の形態に係るクライアント・コン
ピュータにおけるカバーシートテンプレートの保存／登
録を管理する情報管理ＤＢの中の登録ファイル一覧表の
一例を示す説明図である。

【図７】本発明の実施の形態に係るクライアント・コン
ピュータにおけるカバーシートテンプレートの保存／登
録を管理する情報管理ＤＢの中の登録ファイル一覧表の
一例を示す説明図である。

【図８】本発明の実施の形態に係るカバーシートテンプ
レートの一例を示す説明図である。

【図９】本発明の実施の形態に係るカバーシート生成の
一例を示す説明図である。

【図１０】本発明の実施の形態に係るカバーシート生成
の一例を示す説明図である。

【図１１】従来例に係るカバーシート生成の一例を示す
説明図である。

【図１２】従来例に係るカバーシート生成の一例を示す
説明図である。

【符号の説明】

１０００ クライアント・コンピュータ（データ処理装
置） １０７０ 第一データ制御部 １０７１ カバーシートテンプレート作成部（作成手
段、選択手段） １０７２ カバーシート生成部（生成手段） １０７３ 情報管理ＤＢ（登録手段） １０８０ 第一中央演算処理装置 ２０００、３０００ 印刷装置 ４０００、５０００ 通信回線

Claims (20)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 アドレス情報が展開されるカバーシート
   を添付した送信データをデータ通信装置へ転送する機能
   を備えたデータ処理装置であって、 アドレス情報が無いカバーシートテンプレートを作成す
   る作成手段と、前記作成手段で作成されたカバーシート
   テンプレートを登録する登録手段と、前記登録手段で登
   録されたカバーシートテンプレートの中から所望のカバ
   ーシートテンプレートを選択する選択手段と、前記送信
   データを生成する際に前記カバーシートテンプレートを
   使用する場合、前記カバーシートテンプレート上のテキ
   ストフィールド内に複数アドレス情報のフィールドを定
   義し、前記複数アドレス情報を前記テキストフィールド
   のサイズに従い展開し、前記カバーシートを生成する生
   成手段とを有することを特徴とするデータ処理装置。
2. 【請求項２】 前記作成手段は、外部入力された指示が
   前記テキストフィールドの設定処理の指示か否か、前記
   複数アドレス情報フィールドの設定処理の指示か否かの
   判定に基づき、前記複数アドレス情報フィールドの設
   定、又は前記複数アドレス情報フィールド設定以外の設
   定を行い、 前記登録手段は、外部入力された指示が前記カバーシー
   トテンプレートの登録処理の指示か否かの判定に基づ
   き、前記カバーシートテンプレートの登録を行い、 前記選択手段は、外部入力された指示が前記カバーシー
   トテンプレートの選択処理の指示か否かの判定に基づ
   き、前記カバーシートテンプレートの選択を行い、 前記生成手段は、外部入力された指示が前記送信データ
   を生成する際に前記カバーシートテンプレートを使用す
   る指示か否か、前記複数アドレス情報フィールドが定義
   されているか否かの判定に基づき、前記カバーシートの
   生成を行うことを特徴とする請求項１記載のデータ処理
   装置。
3. 【請求項３】 前記作成手段は、前記テキストフィール
   ドの設定処理か否かを判定するテキスト設定判定手段
   と、前記テキスト設定判定手段で前記テキストフィール
   ドの設定処理であると判定された場合、前記複数アドレ
   ス情報フィールドの設定処理か否かを判定するアドレス
   設定判定手段と、前記アドレス設定判定手段で前記複数
   アドレス情報フィールドの設定処理であると判定された
   場合、前記複数アドレス情報フィールドを設定するアド
   レス設定手段と、前記テキスト設定判定手段で前記テキ
   ストフィールドの設定処理でないと判定された場合、前
   記カバーシートテンプレートの作成を終了するか否かを
   判定する終了判定手段と、前記終了判定手段で前記カバ
   ーシートテンプレートの作成終了でないと判定された場
   合、又は前記アドレス設定判定手段で前記複数アドレス
   情報フィールドの設定処理でないと判定された場合、前
   記複数アドレス情報フィールド設定以外の設定処理を施
   す非アドレス設定手段と、前記終了判定手段で前記カバ
   ーシートテンプレートの作成終了と判定された場合、前
   記カバーシートテンプレートを保存又は廃棄する保存／
   廃棄手段とを有し、 前記登録手段は、前記カバーシートテンプレートの登録
   処理か否かを判定する登録判定手段と、前記登録判定手
   段で前記カバーシートテンプレートの登録処理であると
   判定された場合、前記カバーシートテンプレートを登録
   するテンプレート登録手段とを有し、 前記選択手段は、前記登録判定手段で前記カバーシート
   テンプレートの登録処理でないと判定された場合、及び
   前記カバーシートテンプレートの登録処理が終了した場
   合、前記カバーシートテンプレートの選択処理か否かを
   判定する選択判定手段と、前記選択判定手段で前記カバ
   ーシートテンプレートの選択処理であると判定された場
   合、前記カバーシートテンプレートを選択するカバーシ
   ート選択手段とを有し、 前記生成手段は、前記選択判定手段で前記カバーシート
   テンプレートの選択処理でないと判定された場合、及び
   前記カバーシートの選択処理が終了しアドレス情報指定
   等が行われた場合、前記カバーシートテンプレートを使
   用するか否かを判定する使用判定手段と、前記使用判定
   手段で前記カバーシートテンプレートを使用すると判定
   された場合、使用するカバーシートテンプレートに前記
   複数アドレス情報フィールドが定義されているか否かを
   判定する定義判定手段と、前記定義判定手段で前記複数
   アドレス情報フィールドの定義が存在すると判定された
   場合、前記テキストフィールドのサイズに収まるだけの
   アドレス情報を前記テキストフィールド内の属性フィー
   ルドに展開する第一の展開手段と、前記テキストフィー
   ルドのサイズに収まらないアドレス情報が存在するか否
   かを判定する情報サイズ判定手段と、前記情報サイズ判
   定手段で前記テキストフィールドのサイズに収まらない
   アドレス情報が存在すると判定された場合、必要な数の
   カバーシートを生成し該カバーシートにアドレス情報を
   展開する第二の展開手段と、前記定義判定手段で前記複
   数アドレス情報フィールドの定義が存在しないと判定さ
   れた場合、又は前記情報サイズ判定手段で前記テキスト
   フィールドのサイズに全てのアドレス情報が収まると判
   定された場合、前記テキストフィールドに属性フィール
   ドとアドレス情報を展開する第三の展開手段とを有する
   ことを特徴とする請求項１又は２記載のデータ処理装
   置。
4. 【請求項４】 前記アドレス情報とは、送信元及び受信
   先の氏名、住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子メ
   ール等のテキストデータに変換可能な情報であることを
   特徴とする請求項１乃至３の何れかに記載のデータ処理
   装置。
5. 【請求項５】 前記テキストフィールドとは、テキスト
   領域と複数アドレス情報フィールド等の各属性フィール
   ドを含むテキストデータから構成されるフィールドであ
   ることを特徴とする請求項２又は３記載のデータ処理装
   置。
6. 【請求項６】 アドレス情報が展開されるカバーシート
   を添付した送信データをデータ通信装置へ転送する機能
   を備えたデータ処理装置と、データ通信装置とを具備し
   てなるデータ処理システムであって、 前記データ処理装置は、アドレス情報が無いカバーシー
   トテンプレートを作成する作成手段と、前記作成手段で
   作成されたカバーシートテンプレートを登録する登録手
   段と、前記登録手段で登録されたカバーシートテンプレ
   ートの中から所望のカバーシートテンプレートを選択す
   る選択手段と、前記送信データを生成する際に前記カバ
   ーシートテンプレートを使用する場合、前記カバーシー
   トテンプレート上のテキストフィールド内に複数アドレ
   ス情報のフィールドを定義し、前記複数アドレス情報を
   前記テキストフィールドのサイズに従い展開し、前記カ
   バーシートを生成する生成手段とを有し、 前記データ送信装置は、前記データ処理装置から転送さ
   れる前記送信データを通信媒体を介して所定の形式で送
   信することを特徴とするデータ処理システム。
7. 【請求項７】 前記データ処理装置の前記作成手段は、
   外部入力された指示が前記テキストフィールドの設定処
   理の指示か否か、前記複数アドレス情報フィールドの設
   定処理の指示か否かの判定に基づき、前記複数アドレス
   情報フィールドの設定、又は前記複数アドレス情報フィ
   ールド設定以外の設定を行い、 前記データ処理装置の前記登録手段は、外部入力された
   指示が前記カバーシートテンプレートの登録処理の指示
   か否かの判定に基づき、前記カバーシートテンプレート
   の登録を行い、 前記データ処理装置の前記選択手段は、外部入力された
   指示が前記カバーシートテンプレートの選択処理の指示
   か否かの判定に基づき、前記カバーシートテンプレート
   の選択を行い、 前記データ処理装置の前記生成手段は、外部入力された
   指示が前記送信データを生成する際に前記カバーシート
   テンプレートを使用する指示か否か、前記複数アドレス
   情報フィールドが定義されているか否かの判定に基づ
   き、前記カバーシートの生成を行うことを特徴とする請
   求項６記載のデータ処理システム。
8. 【請求項８】 前記データ処理装置の前記作成手段は、
   前記テキストフィールドの設定処理か否かを判定するテ
   キスト設定判定手段と、前記テキスト設定判定手段で前
   記テキストフィールドの設定処理であると判定された場
   合、前記複数アドレス情報フィールドの設定処理か否か
   を判定するアドレス設定判定手段と、前記アドレス設定
   判定手段で前記複数アドレス情報フィールドの設定処理
   であると判定された場合、前記複数アドレス情報フィー
   ルドを設定するアドレス設定手段と、前記テキスト設定
   判定手段で前記テキストフィールドの設定処理でないと
   判定された場合、前記カバーシートテンプレートの作成
   を終了するか否かを判定する終了判定手段と、前記終了
   判定手段で前記カバーシートテンプレートの作成終了で
   ないと判定された場合、又は前記アドレス設定判定手段
   で前記複数アドレス情報フィールドの設定処理でないと
   判定された場合、前記複数アドレス情報フィールド設定
   以外の設定処理を施す非アドレス設定手段と、前記終了
   判定手段で前記カバーシートテンプレートの作成終了と
   判定された場合、前記カバーシートテンプレートを保存
   又は廃棄する保存／廃棄手段とを有し、 前記データ処理装置の前記登録手段は、前記カバーシー
   トテンプレートの登録処理か否かを判定する登録判定手
   段と、前記登録判定手段で前記カバーシートテンプレー
   トの登録処理であると判定された場合、前記カバーシー
   トテンプレートを登録するテンプレート登録手段とを有
   し、 前記データ処理装置の前記選択手段は、前記登録判定手
   段で前記カバーシートテンプレートの登録処理でないと
   判定された場合、及び前記カバーシートテンプレートの
   登録処理が終了した場合、前記カバーシートテンプレー
   トの選択処理か否かを判定する選択判定手段と、前記選
   択判定手段で前記カバーシートテンプレートの選択処理
   であると判定された場合、前記カバーシートテンプレー
   トを選択するカバーシート選択手段とを有し、 前記データ処理装置の前記生成手段は、前記選択判定手
   段で前記カバーシートテンプレートの選択処理でないと
   判定された場合、及び前記カバーシートの選択処理が終
   了しアドレス情報指定等が行われた場合、前記カバーシ
   ートテンプレートを使用するか否かを判定する使用判定
   手段と、前記使用判定手段で前記カバーシートテンプレ
   ートを使用すると判定された場合、使用するカバーシー
   トテンプレートに前記複数アドレス情報フィールドが定
   義されているか否かを判定する定義判定手段と、前記定
   義判定手段で前記複数アドレス情報フィールドの定義が
   存在すると判定された場合、前記テキストフィールドの
   サイズに収まるだけのアドレス情報を前記テキストフィ
   ールド内の属性フィールドに展開する第一の展開手段
   と、前記テキストフィールドのサイズに収まらないアド
   レス情報が存在するか否かを判定する情報サイズ判定手
   段と、前記情報サイズ判定手段で前記テキストフィール
   ドのサイズに収まらないアドレス情報が存在すると判定
   された場合、必要な数のカバーシートを生成し該カバー
   シートにアドレス情報を展開する第二の展開手段と、前
   記定義判定手段で前記複数アドレス情報フィールドの定
   義が存在しないと判定された場合、又は前記情報サイズ
   判定手段で前記テキストフィールドのサイズに全てのア
   ドレス情報が収まると判定された場合、前記テキストフ
   ィールドに属性フィールドとアドレス情報を展開する第
   三の展開手段とを有することを特徴とする請求項６又は
   ７記載のデータ処理システム。
9. 【請求項９】 前記アドレス情報とは、送信元及び受信
   先の氏名、住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子メ
   ール等のテキストデータに変換可能な情報であることを
   特徴とする請求項６乃至８の何れかに記載のデータ処理
   システム。
10. 【請求項１０】 前記テキストフィールドとは、テキス
    ト領域と複数アドレス情報フィールド等の各属性フィー
    ルドを含むテキストデータから構成されるフィールドで
    あることを特徴とする請求項７又は８記載のデータ処理
    システム。
11. 【請求項１１】 アドレス情報が展開されるカバーシー
    トを添付した送信データをデータ送信装置へ転送する機
    能を備えたデータ処理装置で実行されるカバーシート生
    成方法であって、 アドレス情報が無いカバーシートテンプレートを作成す
    る作成工程と、前記作成工程で作成されたカバーシート
    テンプレートを登録する登録工程と、前記登録工程で登
    録されたカバーシートテンプレートの中から所望のカバ
    ーシートテンプレートを選択する選択工程と、前記送信
    データを生成する際に前記カバーシートテンプレートを
    使用する場合、前記カバーシートテンプレート上のテキ
    ストフィールド内に複数アドレス情報のフィールドを定
    義し、前記複数アドレス情報を前記テキストフィールド
    のサイズに従い展開し、前記カバーシートを生成する生
    成工程とを有することを特徴とするカバーシート生成方
    法。
12. 【請求項１２】 前記作成工程では、外部入力された指
    示が前記テキストフィールドの設定処理の指示か否か、
    前記複数アドレス情報フィールドの設定処理の指示か否
    かの判定に基づき、前記複数アドレス情報フィールドの
    設定、又は前記複数アドレス情報フィールド設定以外の
    設定を行い、 前記登録工程では、外部入力された指示が前記カバーシ
    ートテンプレートの登録処理の指示か否かの判定に基づ
    き、前記カバーシートテンプレートの登録を行い、 前記選択工程では、外部入力された指示が前記カバーシ
    ートテンプレートの選択処理の指示か否かの判定に基づ
    き、前記カバーシートテンプレートの選択を行い、 前記生成工程では、外部入力された指示が前記送信デー
    タを生成する際に前記カバーシートテンプレートを使用
    する指示か否か、前記複数アドレス情報フィールドが定
    義されているか否かの判定に基づき、前記カバーシート
    の生成を行うことを特徴とする請求項１１記載のカバー
    シート生成方法。
13. 【請求項１３】 前記作成工程は、前記テキストフィー
    ルドの設定処理か否かを判定するテキスト設定判定工程
    と、前記テキスト設定判定工程で前記テキストフィール
    ドの設定処理であると判定された場合、前記複数アドレ
    ス情報フィールドの設定処理か否かを判定するアドレス
    設定判定工程と、前記アドレス設定判定工程で前記複数
    アドレス情報フィールドの設定処理であると判定された
    場合、前記複数アドレス情報フィールドを設定するアド
    レス設定工程と、前記テキスト設定判定工程で前記テキ
    ストフィールドの設定処理でないと判定された場合、前
    記カバーシートテンプレートの作成を終了するか否かを
    判定する終了判定工程と、前記終了判定工程で前記カバ
    ーシートテンプレートの作成終了でないと判定された場
    合、又は前記アドレス設定判定工程で前記複数アドレス
    情報フィールドの設定処理でないと判定された場合、前
    記複数アドレス情報フィールド設定以外の設定処理を施
    す非アドレス設定工程と、前記終了判定工程で前記カバ
    ーシートテンプレートの作成終了と判定された場合、前
    記カバーシートテンプレートを保存又は廃棄する保存／
    廃棄工程とを有し、 前記登録工程は、前記カバーシートテンプレートの登録
    処理か否かを判定する登録判定工程と、前記登録判定工
    程で前記カバーシートテンプレートの登録処理であると
    判定された場合、前記カバーシートテンプレートを登録
    するテンプレート登録工程とを有し、 前記選択工程は、前記登録判定工程で前記カバーシート
    テンプレートの登録処理でないと判定された場合、及び
    前記カバーシートテンプレートの登録処理が終了した場
    合、前記カバーシートテンプレートの選択処理か否かを
    判定する選択判定工程と、前記選択判定工程で前記カバ
    ーシートテンプレートの選択処理であると判定された場
    合、前記カバーシートテンプレートを選択するカバーシ
    ート選択工程とを有し、 前記生成工程は、前記選択判定工程で前記カバーシート
    テンプレートの選択処理でないと判定された場合、及び
    前記カバーシートの選択処理が終了しアドレス情報指定
    等が行われた場合、前記カバーシートテンプレートを使
    用するか否かを判定する使用判定工程と、前記使用判定
    工程で前記カバーシートテンプレートを使用すると判定
    された場合、使用するカバーシートテンプレートに前記
    複数アドレス情報フィールドが定義されているか否かを
    判定する定義判定工程と、前記定義判定工程で前記複数
    アドレス情報フィールドの定義が存在すると判定された
    場合、前記テキストフィールドのサイズに収まるだけの
    アドレス情報を前記テキストフィールド内の属性フィー
    ルドに展開する第一の展開工程と、前記テキストフィー
    ルドのサイズに収まらないアドレス情報が存在するか否
    かを判定する情報サイズ判定工程と、前記情報サイズ判
    定工程で前記テキストフィールドのサイズに収まらない
    アドレス情報が存在すると判定された場合、必要な数の
    カバーシートを生成し該カバーシートにアドレス情報を
    展開する第二の展開工程と、前記定義判定工程で前記複
    数アドレス情報フィールドの定義が存在しないと判定さ
    れた場合、又は前記情報サイズ判定工程で前記テキスト
    フィールドのサイズに全てのアドレス情報が収まると判
    定された場合、前記テキストフィールドに属性フィール
    ドとアドレス情報を展開する第三の展開工程とを有する
    ことを特徴とする請求項１１又は１２記載のカバーシー
    ト生成方法。
14. 【請求項１４】 前記アドレス情報とは、送信元及び受
    信先の氏名、住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子
    メール等のテキストデータに変換可能な情報であること
    を特徴とする請求項１１乃至１３の何れかに記載のカバ
    ーシート生成方法。
15. 【請求項１５】 前記テキストフィールドとは、テキス
    ト領域と複数アドレス情報フィールド等の各属性フィー
    ルドを含むテキストデータから構成されるフィールドで
    あることを特徴とする請求項１２又は１３記載のカバー
    シート生成方法。
16. 【請求項１６】 アドレス情報が展開されるカバーシー
    トを添付した送信データをデータ送信装置へ転送送信す
    る機能を備えたデータ処理装置に適用されるカバーシー
    ト生成方法を実行するプログラムを記憶したコンピュー
    タにより読み出し可能な記憶媒体であって、 前記カバーシート生成方法は、アドレス情報が無いカバ
    ーシートテンプレートを作成する作成ステップと、前記
    作成ステップで作成されたカバーシートテンプレートを
    登録する登録ステップと、前記登録ステップで登録され
    たカバーシートテンプレートの中から所望のカバーシー
    トテンプレートを選択する選択ステップと、前記送信デ
    ータを生成する際に前記カバーシートテンプレートを使
    用する場合、前記カバーシートテンプレート上のテキス
    トフィールド内に複数アドレス情報のフィールドを定義
    し、前記複数アドレス情報を前記テキストフィールドの
    サイズに従い展開し、前記カバーシートを生成する生成
    ステップとを有することを特徴とする記憶媒体。
17. 【請求項１７】 前記作成ステップでは、外部入力され
    た指示が前記テキストフィールドの設定処理の指示か否
    か、前記複数アドレス情報フィールドの設定処理の指示
    か否かの判定に基づき、前記複数アドレス情報フィール
    ドの設定、又は前記複数アドレス情報フィールド設定以
    外の設定を行い、 前記登録ステップでは、外部入力された指示が前記カバ
    ーシートテンプレートの登録処理の指示か否かの判定に
    基づき、前記カバーシートテンプレートの登録を行い、 前記選択ステップでは、外部入力された指示が前記カバ
    ーシートテンプレートの選択処理の指示か否かの判定に
    基づき、前記カバーシートテンプレートの選択を行い、 前記生成ステップでは、外部入力された指示が前記送信
    データを生成する際に前記カバーシートテンプレートを
    使用する指示か否か、前記複数アドレス情報フィールド
    が定義されているか否かの判定に基づき、前記カバーシ
    ートの生成を行うことを特徴とする請求項１６記載の記
    憶媒体。
18. 【請求項１８】 前記作成ステップは、前記テキストフ
    ィールドの設定処理か否かを判定するテキスト設定判定
    ステップと、前記テキスト設定判定ステップで前記テキ
    ストフィールドの設定処理であると判定された場合、前
    記複数アドレス情報フィールドの設定処理か否かを判定
    するアドレス設定判定ステップと、前記アドレス設定判
    定ステップで前記複数アドレス情報フィールドの設定処
    理であると判定された場合、前記複数アドレス情報フィ
    ールドを設定するアドレス設定ステップと、前記テキス
    ト設定判定ステップで前記テキストフィールドの設定処
    理でないと判定された場合、前記カバーシートテンプレ
    ートの作成を終了するか否かを判定する終了判定ステッ
    プと、前記終了判定ステップで前記カバーシートテンプ
    レートの作成終了でないと判定された場合、又は前記ア
    ドレス設定判定ステップで前記複数アドレス情報フィー
    ルドの設定処理でないと判定された場合、前記複数アド
    レス情報フィールド設定以外の設定処理を施す非アドレ
    ス設定ステップと、前記終了判定ステップで前記カバー
    シートテンプレートの作成終了と判定された場合、前記
    カバーシートテンプレートを保存又は廃棄する保存／廃
    棄ステップとを有し、 前記登録ステップは、前記カバーシートテンプレートの
    登録処理か否かを判定する登録判定ステップと、前記登
    録判定ステップで前記カバーシートテンプレートの登録
    処理であると判定された場合、前記カバーシートテンプ
    レートを登録するテンプレート登録ステップとを有し、 前記選択ステップは、前記登録判定ステップで前記カバ
    ーシートテンプレートの登録処理でないと判定された場
    合、及び前記カバーシートテンプレートの登録処理が終
    了した場合、前記カバーシートテンプレートの選択処理
    か否かを判定する選択判定ステップと、前記選択判定ス
    テップで前記カバーシートテンプレートの選択処理であ
    ると判定された場合、前記カバーシートテンプレートを
    選択するカバーシート選択ステップとを有し、 前記生成ステップは、前記選択判定ステップで前記カバ
    ーシートテンプレートの選択処理でないと判定された場
    合、及び前記カバーシートの選択処理が終了しアドレス
    情報指定等が行われた場合、前記カバーシートテンプレ
    ートを使用するか否かを判定する使用判定ステップと、
    前記使用判定ステップで前記カバーシートテンプレート
    を使用すると判定された場合、使用するカバーシートテ
    ンプレートに前記複数アドレス情報フィールドが定義さ
    れているか否かを判定する定義判定ステップと、前記定
    義判定ステップで前記複数アドレス情報フィールドの定
    義が存在すると判定された場合、前記テキストフィール
    ドのサイズに収まるだけのアドレス情報を前記テキスト
    フィールド内の属性フィールドに展開する第一の展開ス
    テップと、前記テキストフィールドのサイズに収まらな
    いアドレス情報が存在するか否かを判定する情報サイズ
    判定ステップと、前記情報サイズ判定ステップで前記テ
    キストフィールドのサイズに収まらないアドレス情報が
    存在すると判定された場合、必要な数のカバーシートを
    生成し該カバーシートにアドレス情報を展開する第二の
    展開ステップと、前記定義判定ステップで前記複数アド
    レス情報フィールドの定義が存在しないと判定された場
    合、又は前記情報サイズ判定ステップで前記テキストフ
    ィールドのサイズに全てのアドレス情報が収まると判定
    された場合、前記テキストフィールドに属性フィールド
    とアドレス情報を展開する第三の展開ステップとを有す
    ることを特徴とする請求項１６又は１７記載の記憶媒
    体。
19. 【請求項１９】 前記アドレス情報とは、送信元及び受
    信先の氏名、住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子
    メール等のテキストデータに変換可能な情報であること
    を特徴とする請求項１６乃至１８の何れかに記載の記憶
    媒体。
20. 【請求項２０】 前記テキストフィールドとは、テキス
    ト領域と複数アドレス情報フィールド等の各属性フィー
    ルドを含むテキストデータから構成されるフィールドで
    あることを特徴とする請求項１７又は１８記載の記憶媒
    体。