JP2003058629A - 文書管理支援システム、プログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 不要になった紙文書を即座に廃棄する支援を
行うための文書管理支援システムを提供する。 【解決手段】 サーバ装置１０は、１又は複数のユーザ
３のユーザ側クライアント装置３１にネットワーク２を
介して接続され、紙文書の文書情報を格納する文書情報
ＤＢ１１にアクセス可能とする。文書情報とは、紙文書
を特定する情報（紙文書のＩＤ等）及び紙文書の廃棄時
期に関する情報（×年後等）を含む情報である。サーバ
装置１０は文書情報登録手段１２，文書情報提示手段１
３を有し、文書情報登録手段１２では、ユーザ側クライ
アント装置３１から上述の文書情報を文書情報ＤＢ１１
へ登録させる。文書情報提示手段１３では、ユーザ側ク
ライアント装置３１に文書情報登録手段１２で登録され
た文書情報を提示する。例えば廃棄時期が迫ったとき
に、ユーザ３のクライアント装置３１に提示することに
より不要となった紙文書を廃棄する支援を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理支援シス
テム、プログラム、及び記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】最近の電子文書の普及は目覚ましいもの
があるが、ワープロソフト等で作成された一般文書等
は、紙文書として紙に印刷後、保管されるのが一般的で
ある。文書の作成から廃棄に至るまでの文書管理は全社
的に一貫して行われることは希で、担当者の個人的な判
断で管理されているのが実状である。従って、過去に作
成され、活用されなくなった紙文書は、書庫等にお蔵入
りされた状態で放置され、廃棄が円滑に進まない傾向に
ある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述のごと
き実状に鑑みてなされたものであり、不要になった紙文
書を即座に廃棄する支援を行うための文書管理支援シス
テム、コンピュータをそのシステムとして機能させるた
めのプログラム、及びそのプログラムを記録したコンピ
ュータ読み取り可能な記録媒体を提供することをその目
的とする。

【０００４】また、廃棄されたとしても廃棄後はリサイ
クルに回すかどうかは廃品回収業者に委ねられ、担当者
は一切感知していないため資源の無駄使いをしている恐
れがある。

【０００５】本発明は、上述のごとき実状に鑑みてなさ
れたものであり、不要になった紙文書を即座にリサイク
ル業者に渡す支援を行うための文書管理支援システム、
コンピュータをそのシステムとして機能させるためのプ
ログラム、及びそのプログラムを記録したコンピュータ
読み取り可能な記録媒体を提供することを他の目的とす
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明は、紙文
書を管理するための文書情報に基づいて、不要となった
紙文書を廃棄する支援を行うためのサーバ装置を有する
文書管理支援システムであって、前記サーバ装置は、紙
文書を特定する情報及び該紙文書の廃棄時期に関する情
報を含む文書情報を格納する文書情報データベースにア
クセス可能とし、当該サーバ装置にネットワークを介し
て接続されたユーザが使用するユーザ側クライアント装
置から、前記文書情報を前記文書情報データベースへ登
録させる文書情報登録手段と、ユーザ側クライアント装
置に、前記文書情報登録手段で登録された文書情報を提
示する文書情報提示手段とを有することを特徴としたも
のである。

【０００７】請求項２の発明は、請求項１の発明におい
て、前記文書情報登録手段は、前記文書情報として、該
文書情報に係わる紙文書の保管状態を示す情報を含めて
登録させることを特徴としたものである。

【０００８】請求項３の発明は、請求項１又は２の発明
において、前記文書情報登録手段は、前記文書情報とし
て、該文書情報に係わる紙文書が両面文書か、或いは片
面文書かを示す情報を含めて登録させることを特徴とし
たものである。

【０００９】請求項４の発明は、請求項１乃至３のいず
れか１の発明において、前記文書情報登録手段は、前記
文書情報として、該文書情報に係わる紙文書が機密文書
であるかを示す情報を含めて登録させることを特徴とし
たものである。

【００１０】請求項５の発明は、請求項１乃至４のいず
れか１の発明において、前記文書情報登録手段は、前記
文書情報として、該文書情報に係わる紙文書の廃棄時期
に基づいて廃棄を依頼する廃棄依頼情報を含めて登録さ
せ、前記サーバ装置は、廃棄業者が使用する廃棄業者側
クライアント装置にネットワークを介して接続され、前
記廃棄依頼情報に基づいて紙文書の廃棄依頼を廃棄業者
側クライアント装置に対し行う廃棄依頼手段を有するこ
とを特徴としたものである。

【００１１】請求項６の発明は、請求項５の発明におい
て、前記サーバ装置は、前記廃棄依頼手段で依頼した紙
文書の廃棄時期に基づいて、該紙文書の廃棄の確認を行
う廃棄確認手段を有することを特徴としたものである。

【００１２】請求項７の発明は、請求項１乃至６のいず
れか１の発明において、前記文書情報登録手段は、紙文
書を保管する保管場所に関する情報を提供する保管場所
提供手段を有し、前記サーバ装置は、紙文書の保管場
所，保管する紙文書の量，廃棄時期までの保管期間に基
づいて、紙文書の保管サービスに課金する課金手段を有
することを特徴としたものである。

【００１３】請求項８の発明は、請求項１乃至７のいず
れか１の発明において、前記文書情報登録手段は、紙文
書を保管する保管場所を紹介する保管場所紹介手段を有
することを特徴としたものである。

【００１４】請求項９の発明は、請求項１乃至８のいず
れか１の発明において、前記文書情報登録手段は、前記
文書情報として、紙文書の保管場所を示す情報を含めて
登録させることを特徴としたものである。

【００１５】請求項１０の発明は、請求項１乃至９のい
ずれか１の発明において、前記サーバ装置は、前記文書
情報に基づいて、文書情報の登録に係わる文書管理支援
サービスに課金する課金手段を有することを特徴とした
ものである。

【００１６】請求項１１の発明は、請求項１乃至１０の
いずれか１の発明において、前記文書情報提示手段は、
前記文書情報の一部又は全部を、該文書情報の廃棄時期
に基づいて前記ユーザ側クライアント装置に提供する手
段であることを特徴としたものである。

【００１７】請求項１２の発明は、請求項１乃至１１の
いずれか１の発明において、前記サーバ装置は、廃棄業
者が使用する廃棄業者側クライアント装置にネットワー
クを介して接続され、紙文書の廃棄依頼を廃棄業者側ク
ライアント装置に対し行う廃棄依頼手段を有することを
特徴としたものである。

【００１８】請求項１３の発明は、請求項１乃至１２の
いずれか１の発明において、前記サーバ装置は、廃棄業
者が使用する廃棄業者側クライアント装置にネットワー
クを介して接続され、ユーザ側クライアント装置から廃
棄業者側クライアント装置に対し紙文書の廃棄依頼を行
わせる廃棄依頼手段を有することを特徴としたものであ
る。

【００１９】請求項１４の発明は、請求項１２又は１３
の発明において、前記廃棄業者は、リサイクル業者を含
み、前記廃棄依頼手段は、複数の廃棄業者の中から依頼
する廃棄業者を選択する業者選択手段を有することを特
徴としたものである。

【００２０】請求項１５の発明は、請求項１乃至１４の
いずれか１の発明において、前記サーバ装置は、紙提供
業者が使用する紙提供業者側クライアント装置にネット
ワークを介して接続され、ユーザ側クライアント装置か
ら紙の注文を受け付ける受注手段と、該受注手段で受け
付けた紙の注文を紙提供業者側クライアント装置に対し
行う発注手段とを有することを特徴としたものである。

【００２１】請求項１６の発明は、請求項５，６，１２
乃至１４のいずれか１の発明において、前記サーバ装置
は、紙提供業者が使用する紙提供業者側クライアント装
置にネットワークを介して接続され、ユーザ側クライア
ント装置から紙の注文を受け付ける受注手段と、該受注
手段で受け付けた紙の注文を紙提供業者側クライアント
装置に対し行う発注手段とを有し、前記廃棄業者は、前
記紙提供業者としてのリサイクル業者を含むことを特徴
としたものである。

【００２２】請求項１７の発明は、請求項１乃至１６の
いずれか１又は複数の発明において、前記サーバ装置が
有する各手段をアプリケーションとして提供するサービ
スを、ネットワークを介して行うアプリケーションサー
ビス提供手段と、該アプリケーションサービス提供手段
で提供したサービスに課金する課金手段とを有すること
を特徴としたものである。

【００２３】請求項１８の発明は、コンピュータを請求
項１乃至１７のいずれか１記載の文書管理支援システム
として機能させるためのプログラムである。

【００２４】請求項１９の発明は、請求項１８記載のプ
ログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
体である。

【００２５】

【発明の実施の形態】図１は、本発明の一実施形態に係
る文書管理支援システムを説明するための図である。本
実施形態に係る文書管理支援システム（以下、本システ
ムと略す）は、１又は複数のユーザ３，３′，．．．
（しばしば３で代表して表す）が保管を希望する１又は
複数の紙文書の情報を管理し、不要となった紙文書を廃
棄する支援を行うためのサーバ装置１０を備えたシステ
ムである。本システムでは、紙文書を管理するための文
書情報に基づいて紙文書の管理を行う。サーバ装置１０
は、ユーザ３が使用するユーザ側クライアント装置３
１，３１′，．．．（しばしば３１で代表して表す）に
ネットワーク２を介して接続され、さらに紙文書の文書
情報を格納する文書情報データベース（ＤＢ）１１にア
クセス可能としている。ここで、文書情報とは、紙文書
を特定する情報（紙文書のＩＤ等）及び紙文書の廃棄時
期に関する情報（○年○月○日、×年後等）を含む情報
である。

【００２６】サーバ装置１０（後述のサーバ装置１０′
も同様）及び文書情報ＤＢ１１は、図１において文書管
理支援業者１の社内に設置しているものとして説明する
が、各クライアント装置３１にネットワーク２を介して
接続されていればよく、後述するように本システムを文
書管理支援業者に提供する提供業者（ＡＳＰ事業者）の
会社などに設置していてもよい。また、サーバ装置１０
はユーザ３のユーザ情報を関連付けて格納しておくか、
その情報を格納したデータベースにアクセス可能として
おく必要がある。このユーザ情報は、ユーザの会員登録
時などに得られる。また、それらの形態も、サーバ装置
１０に文書情報ＤＢ１１が物理的に含まれている形態で
も、サーバ装置１０にネットワークを介して接続され、
物理的に離散している形態を採用してもよい。また文書
情報ＤＢ１１は、その構成上別々のものでも一体型のも
のでもよく、要は、それらのＤＢの機能がはたせる形態
であればよい。

【００２７】サーバ装置１０の形態としては、ネットワ
ーク２に接続するためのサーバ（インターネット接続の
場合はＷｅｂサーバなど）、各ユーザを認証するための
認証サーバ等、階層構造をもったサーバ機能をもつコン
ピュータとしてもよく、実際には後述する各手段がもつ
機能を実行するためのプログラムが格納されていればよ
い。このプログラムは、各手段をユーザが使用する際に
容易となるようなグラフィカルユーザインターフェース
を備えるようにするとよい。また、各実施形態における
説明においてサーバ装置１０を１つの装置として図示し
ているが、上述のごとく様々な種類のネットワークを介
して分散させてもよいことは言及するまでもない。ま
た、クライアント装置３１及び後述する各種クライアン
ト装置は、設置型の汎用パーソナルコンピュータであれ
ばよいが、ネットワーク接続可能な携帯電話，ＰＤＡや
モバイルコンピュータであってもよく、その使用形態に
応じた形態であればよい。さらに、各ユーザに本システ
ムを利用可能なクライアント装置を複数設置しておく場
合には、ＬＡＮなどによりネットワーク接続されている
必要があり、また、各ユーザは少なくとも１台のクライ
アント装置を設置しておけばよい。

【００２８】また、図示したネットワーク２や後述する
ネットワーク２′を含み、本明細書におけるネットワー
クとしては、有線，無線に限らず専用回線（光ファイバ
などの回線も含む），電話回線などで接続されたインタ
ーネットや、インターネット技術を利用したイントラネ
ット，エクストラネット、さらには専用回線を使用する
場合でもＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒ
ｋ）やＭＡＮ（Ｍｅｔｒｏｐｏｌｉｔａｎ Ａｒｅａ
Ｎｅｔｗｏｒｋ）に限らずサーバ装置１０の設置場所に
よってはＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒ
ｋ）で構成される形態も有り得る。また、このネットワ
ークは、専用回線の使用、伝送データの暗号化、各クラ
イアント装置を使用するユーザの認証など様々な方法に
よるセキュリティの強化が必要となる。

【００２９】本システムにおけるサーバ装置１０は、文
書情報登録手段１２及び文書情報提示手段１３を有する
ものとする。なお、本システムにおいては上述の文書情
報ＤＢ１１を各手段１２，１３と別に説明しているが、
各手段１２，１３に文書情報ＤＢ２０が含まれるものと
して考えてもよい。なお、他の実施形態で後述する各手
段についても同様である。

【００３０】文書情報登録手段１２では、ユーザ側クラ
イアント装置３１から、上述の文書情報を文書情報ＤＢ
１１へ登録させる。文書情報提示手段１３では、ユーザ
側クライアント装置３１に、文書情報登録手段１２で登
録された文書情報を提示する。他の実施形態として、文
書情報提示手段１３は、上述の文書情報の一部又は全部
を、その文書情報の廃棄時期に基づいてユーザ側クライ
アント装置３１に提供する手段としてもよい。すなわ
ち、サーバ装置１０側からアクションを起こすように
し、保管場所，廃棄時期の情報も提示するようにしても
よい。なお、本明細書中での提示とは、各実施形態に応
じて、クライアント装置３１から閲覧可能な状態とする
こと、クライアント装置３１に電子メールなどで送信す
ること、ユーザ間でグループウェアとして本システムの
機能を利用している場合にはレプリケートによる登録
（例えば文書情報ＤＢ１１を更新）することにより閲覧
可能な状態にしたり、送信したりすること、各ユーザに
郵送するために、単に登録した文書を印刷することなど
が挙げられる。本システムによれば、不要になった紙文
書を即座に廃棄する支援を行うことが可能となる。ま
た、文書管理支援業者１が、ＯＡ機器・サプライ（紙）
の製造販売会社である場合には、環境経営の実践という
アピールも可能となる。

【００３１】また、他の実施形態として、文書情報登録
手段１２では、上述の文書情報として、その文書情報に
係わる紙文書の保管状態を示す情報を含めて登録させる
ようにしてもよい。ここで保管状態を示す情報とは、例
えば紙文書Ａを棚ａに置く箱αの中に保管しておくな
ど、保管の状態を示し、廃棄する際に或いは閲覧したい
場合に直ぐに探し出せることを可能とする情報であり、
その他、ユーザの会社の社外（或いは自宅外）の住所な
どで示す保管場所をも示すようにしてもよい。ただし、
この情報に従って実際に保管しておく必要がある。ま
た、同じ箱に保管している紙文書にはそれとわかるよう
なＩＤを付するなど、様々な工夫が必要となる。

【００３２】他の実施形態として、文書情報登録手段１
２では、上述の文書情報として、その文書情報に係わる
紙文書が両面文書か、或いは片面文書かを示す情報を含
めて登録させるようにしてもよい。また、文書情報提示
手段１３では、この情報を提示するようにする。本実施
形態により、紙文書が片面の文書であれば、すなわち片
面が白紙のページがある程度多い文書である場合には、
この情報に従った廃棄処理が可能となり、例えば片面文
書の裏紙としての再利用が可能となる。

【００３３】他の実施形態として、文書情報登録手段１
２では、上述の文書情報として、その文書情報に係わる
紙文書が機密文書であるかを示す情報を含めて登録させ
るようにしてもよい。また、文書情報提示手段１３で
は、この情報を提示するようにする。本実施形態によれ
ば、機密文書を区分けして廃棄或いは廃棄依頼すること
が可能となり、廃棄依頼の場合には機密文書を廃棄する
際にのみユーザ３が立ち会うようなことも可能となる。

【００３４】さらに、他の実施形態として、文書情報登
録手段１２では、上述の文書情報として、紙文書の保管
場所を示す情報を含めて登録させるようにしてもよい。

【００３５】図２は、本発明の他の実施形態に係る文書
管理支援システムを説明するための図である。本実施形
態に係る文書管理支援システム（以下、本システムと略
す）は、上述した各実施形態のシステムにおいて、廃棄
時期に基づいた廃棄依頼を登録することが可能なシステ
ムである。本システムにおけるサーバ装置１０には、文
書情報登録手段１２及び文書情報提示手段１３の他に、
少なくとも廃棄依頼手段１４を備えるものとする。ただ
し、文書情報登録手段１２は、上述の文書情報として、
その文書情報に係わる紙文書の廃棄時期に基づいて廃棄
を依頼する廃棄依頼情報を含めて登録させる必要があ
る。さらにサーバ装置１０は、廃棄業者４が使用する廃
棄業者側クライアント装置４１にネットワーク２（又は
他のネットワーク）を介して接続されているものとす
る。廃棄依頼手段１４では、上述の廃棄依頼情報に基づ
いて廃棄業者側クライアント装置４１に対し廃棄依頼を
行う。例えば、機密文書ならその旨を示して廃棄業者４
に依頼するようにすればよい。また、文書情報登録手段
１２に、廃棄依頼手段１４を有するようにしてもよい。
さらに、廃棄依頼を文書情報の登録時に行うようにして
もよい。

【００３６】また、他の実施形態として、サーバ装置１
０に廃棄時期が近づいたら廃棄を確認する廃棄確認手段
１５を備えてもよい。

【００３７】図３は、本発明の他の実施形態に係る文書
管理支援システムを説明するための図である。本実施形
態に係る文書管理支援システム（以下、本システムと略
す）は、上述した各実施形態のシステムにおいて、文書
管理支援業者１が保管場所の提供を行うことが可能なシ
ステムである。さらに本システムでは紙文書保管サービ
スの課金も可能となる。本システムにおける文書情報登
録手段１２には保管場所提供手段１６を有するものとす
る。保管場所提供手段１６では、紙文書を保管する保管
場所に関する情報を提供する。保管場所としてはユーザ
３の会社に近いなど、ユーザ３の希望に沿うように複数
の保管場所を提示し、選択させてもよい。さらに本シス
テムにおけるサーバ装置１０には、保管サービス課金手
段１７を有するようにする。課金手段１７では、紙文書
の保管場所，保管する紙文書の量，廃棄時期までの保管
期間に基づいて、紙文書の保管サービスに課金する。ま
た、ユーザ３の手元から保管場所へ紙文書を配送する手
配を行い、その後保管を行うようにしてもよい。また、
本システムにおいては、上述した保管場所の登録を行う
必要がある。

【００３８】図４は、本発明の他の実施形態に係る文書
管理支援システムを説明するための図である。本実施形
態に係る文書管理支援システム（以下、本システムと略
す）は、上述した各実施形態のシステムにおいて、文書
管理支援業者１が、例えば他の業者が所有する物件中の
保管場所を紹介することが可能なシステムである。本シ
ステムにおける文書情報登録手段１２には保管場所紹介
手段１８を有するものとする。保管場所紹介手段１８で
は、紙文書を保管する保管場所を紹介する。勿論、文書
情報を登録しておいて後から保管場所を紹介してもらっ
てもよい。また、サーバ装置１０を他の業者のクライア
ント装置にネットワーク接続することで、本システムが
より有効となる。また、本システムにおいては、上述し
た保管場所の登録を行うようにしてもよい。

【００３９】図５は、本発明の他の実施形態に係る文書
管理支援システムを説明するための図である。本実施形
態に係る文書管理支援システム（以下、本システムと略
す）は、上述した各実施形態のシステムにおいて、文書
管理支援業者１のユーザ３に対するサービスに課金する
ことを可能としたシステムである。本システムにおける
サーバ装置１０は、上述の文書情報に基づいて、文書情
報の登録に係わる文書管理支援サービスに課金する支援
サービス課金手段１９を有するものとする。勿論、文書
情報にはサービスに関する様々な情報が含まれるので、
それに応じた課金を行うこととなる。

【００４０】図６は、本発明の他の実施形態に係る文書
管理支援システムを説明するための図である。本実施形
態に係る文書管理支援システム（以下、本システムと略
す）は、上述した各実施形態のシステムにおいて、廃棄
業者４に対し、文書管理支援業者１側から廃棄依頼を行
うことが可能なシステムである。本システムにおけるサ
ーバ装置１０は、廃棄依頼手段２０を有し、廃棄業者４
が使用する廃棄業者側クライアント装置４１にネットワ
ーク２（又は他のネットワーク）を介して接続されてい
るものとする。ここでの廃棄依頼手段２０では、廃棄業
者側クライアント装置４１に対し、紙文書の廃棄依頼を
行う。また、サーバ装置１０側で廃棄依頼手段２０によ
り依頼した廃棄業者の情報をユーザ側クライアント装置
３１に提供する手段を設けてもよい。依頼された廃棄業
者４は、ユーザ３の監視下で機密文書を破棄する必要が
ある場合がある。

【００４１】また、他の実施形態として、廃棄依頼手段
２０において、ユーザ側クライアント装置３１から廃棄
業者側クライアント装置４１に対し、紙文書の廃棄依頼
を行わせるようにしてもよい。すなわち、廃棄業者４へ
の廃棄依頼をユーザ３側から行わせるようにする。

【００４２】なお、依頼の際、或いは紙文書引取りの際
に廃棄サービスの課金（箱、枚数などの単位で課金）
を、廃棄業者側クライアント装置４１が、直接、又はサ
ーバ装置１０を介して行うようにしてもよい。

【００４３】図７は、本発明の他の実施形態に係る文書
管理支援システムを説明するための図である。本実施形
態に係る文書管理支援システム（以下、本システムと略
す）は、図６を参照して上述した各実施形態のシステム
において、廃棄業者を選択可能にしたシステムであり、
特にリサイクル業者４′を選択可能としたシステムであ
る。本システムにおける廃棄依頼手段２０は業者選択手
段２１を有するものとする。また、上述した廃棄業者４
としては、リサイクル業者４′を含むものとする。業者
選択手段２１では、複数の廃棄業者の中から依頼する廃
棄業者を選択する。また、廃棄量によってサーバ装置１
０が廃棄業者を選択するようにしてもよい。なお、紙文
書は、裁断して廃棄してもリサイクル可能である。ここ
でのリサイクル業者４′は紙文書（古い文書）の回収
等、搬送一般を行う業者と、それを再生処理する再生業
者を含めた形態の業者と考えてもよい。

【００４４】図８は、本発明の他の実施形態に係る文書
管理支援システムを説明するための図である。本実施形
態に係る文書管理支援システム（以下、本システムと略
す）は、上述した各実施形態のシステムにおいて、新し
い紙をユーザ３が注文することが可能なシステムであ
る。本システムにおけるサーバ装置１０は、紙提供業者
（紙販売業者）５のクライアント装置５１にネットワー
ク２（又は他のネットワーク）を介して接続され、受注
手段２２及び発注手段２３を有するものとする。受注手
段２２ではユーザ側クライアント装置３１からＬＰ用紙
等の紙の注文を受け付け、発注手段２３では受注手段２
２で受け付けた紙の注文を紙提供業者５のクライアント
装置５１に対し行う。なお、発注手段２３では、注文と
して、受注手段２２で受け付けた紙の配送を手配する手
段であってもよい。また、本システムにおけるサーバ装
置１０はＷｅｂサーバを有し、Ｗｅｂサーバ上でユーザ
側クライアント装置３１の有するＷｅｂブラウザが新し
い紙を注文することを可能とすることが販売上好まし
い。

【００４５】図９は、本発明の他の実施形態に係る文書
管理支援システムを説明するための図である。本実施形
態に係る文書管理支援システム（以下、本システムと略
す）は、図６乃至図８を参照して上述した各実施形態の
システムにおいて、新しい紙をユーザ３が注文すること
が可能なシステムであり、リサイクル業者の販売する紙
を購入させることを可能とし、紙のリサイクルをユーザ
３が積極的に行うことが可能なシステムである。本シス
テムにおけるサーバ装置１０は、紙提供業者のクライア
ント装置にネットワーク２（又は他のネットワーク）を
介して接続され、受注手段２２及び発注手段２３を有す
るものとする。本システムにおける受注手段２２はユー
ザ側クライアント装置３１から紙の注文を受け付ける。
ただし、紙提供業者としてはリサイクル業者４′を選択
可能とする。すなわち、上述の廃棄業者は、紙提供業者
としてのリサイクル業者４′を含むものとする。発注手
段２３では、受注手段２２で受け付けた紙の注文を紙提
供業者（リサイクル業者４′）のクライアント装置４
１′に対し行う。本システムによれば、例えば、文書管
理支援業者１としてのサプライ（紙）の製造販売会社、
ユーザ３としての紙による組織共用文書を作成・保管し
ている企業・自治体、そして廃棄文書を回収・リサイク
ルするリサイクル業者４′が、例えばＷｅｂ上の共同サ
イトにアクセスすることにより、紙文書関連業務がスム
ーズに遂行できる。

【００４６】また、他の実施形態として、発注手段２３
で発注した紙で作成された紙文書を、サーバ装置１０に
保管期間を指定して登録しておくような形態も採り得
る。

【００４７】図１０は、本発明の他の実施形態に係る文
書管理支援システムを説明するための図である。本実施
形態に係る文書管理支援システム（以下、本ＡＳＰシス
テムと呼ぶ）は、上述した各実施形態に係るシステム
を、ＡＳＰ事業者（サービス提供者）６がＡＳＰサーバ
装置６０を利用し、アプリケーションサービスとして提
供するシステム（ＡＳＰシステム）である。本ＡＳＰシ
ステムでは、上述のサーバ装置１０が有する各手段をア
プリケーション（アプリケーションソフト）として提供
するサービスを、ネットワーク２′を介して、１又は複
数の文書管理支援業者１′に対して行うアプリケーショ
ンサービス提供手段と、アプリケーションサービス提供
手段で提供したサービスに課金する課金手段とを有する
ようにしている。実際にはＡＳＰサーバ装置６０にこれ
ら手段は備えられ、ＡＳＰサーバ装置６０は提供するア
プリケーションを格納した文書情報ＤＢ１１（実際には
それを含む提供情報ＤＢ）にアクセス可能となってい
る。ここで提供情報ＤＢにはアプリケーションのみなら
ず文書情報を格納した形態を図示しているが、文書管理
支援業者１′のサーバ装置１０′側に文書情報ＤＢ１１
を設け、提供情報ＤＢ側から文書情報を排除した形態で
もよい。

【００４８】なお、ＡＳＰサーバ装置６０及びそれらの
クライアント装置としてのサーバ装置１０′における各
種機能は、アプリケーションソフトとして分散させたも
の、すなわち各クライアント装置にも専用のアプリケー
ションソフトを組み込んだ形態で提供してもよいが、各
クライアント装置にＷｅｂブラウザを設け、ＡＳＰサー
バ装置６０側にＷｅｂサーバを設けた形態で提供しても
よい。また、課金手段としては、固定制及び／又は利用
頻度に応じた従量制とするなど様々な課金方式を採用し
てもよく、さらにはユーザ側で選択可能としてもよい。

【００４９】以上、本発明の文書管理支援システムを中
心に各実施形態を説明してきたが、本発明は、上述した
各実施形態におけるサーバ装置に係る説明で説明したよ
うに、コンピュータをそれらシステムとして機能させる
ための、或いはコンピュータにそれらシステムの処理手
順を実行させるためのプログラムとしても、或いは、そ
のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記
録媒体としての形態も可能である。

【００５０】本発明による文書管理支援の機能を実現す
るためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施
形態を説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ
−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フ
ラッシュメモリ、メモリスティック、及びその他各種Ｒ
ＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述した
本発明の各実施形態のシステムの機能をコンピュータに
実行させ、文書管理支援の機能を実現するためのプログ
ラムを記録して流通させることにより、当機能の実現を
容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上
記のごとくの記録媒体を装着して情報処理装置によりプ
ログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えて
いる記録媒体に当プログラムを記憶させておき、必要に
応じて読み出すことにより、本発明に係わる文書管理支
援の機能を実行することができる。

【００５１】

【発明の効果】本発明によれば、不要になった紙文書を
即座に廃棄する支援を行うことが可能となる。さらに不
要になった一般文書のリアルタイムの廃棄により、オフ
ィス内の事務スペースの有効活用が図れる。さらに、本
発明によれば、紙文書の作成から廃棄に至るまでのライ
フサイクル管理を一貫して実現することが可能となる。
具体的には、紙文書の廃棄時期を自動的に提示すること
により、不要文書の廃棄判断を担当者に速やかに促すこ
とが可能となる。廃棄対象文書の保管場所情報等をリサ
イクル業者へ自動送付することにより、紙のリサイクル
を円滑に行えるしくみを実現させ、紙資源の省資源化が
図れる。さらに機密文書の廃棄処理依頼をリサイクル業
者等に簡単に依頼できるしくみを実現し、機密文書の安
全且つタイムリな廃棄を実現することも可能となる。す
なわち、サプライ（紙）の製造販売から文書のライフサ
イクルの管理、そして廃棄対象になった各種紙文書の回
収・リサイクルまでの一連の紙文書の循環型ビジネスプ
ロセスを一貫して行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施形態に係る文書管理支援シス
テムを説明するための図である。

【図２】 本発明の他の実施形態に係る文書管理支援シ
ステムを説明するための図である。

【図３】 本発明の他の実施形態に係る文書管理支援シ
ステムを説明するための図である。

【図４】 本発明の他の実施形態に係る文書管理支援シ
ステムを説明するための図である。

【図５】 本発明の他の実施形態に係る文書管理支援シ
ステムを説明するための図である。

【図６】 本発明の他の実施形態に係る文書管理支援シ
ステムを説明するための図である。

【図７】 本発明の他の実施形態に係る文書管理支援シ
ステムを説明するための図である。

【図８】 本発明の他の実施形態に係る文書管理支援シ
ステムを説明するための図である。

【図９】 本発明の他の実施形態に係る文書管理支援シ
ステムを説明するための図である。

【図１０】 本発明の他の実施形態に係る文書管理支援
システムを説明するための図である。

【符号の説明】

１，１′…文書管理支援業者、２，２′…ネットワー
ク、３，３′…ユーザ、４…廃棄業者、４′…リサイク
ル業者、５…紙提供業者、６…ＡＳＰ事業者、１０…サ
ーバ装置、１０′…サーバ装置、１１…文書情報データ
ベース、１２…文書情報登録手段、１３…文書情報提示
手段、１４…廃棄依頼手段、１５…廃棄確認手段、１６
…保管場所提供手段、１７…保管サービス課金手段、１
８…保管場所紹介手段、１９…支援サービス課金手段、
２０…廃棄依頼手段、２１…業者選択手段、２２…受注
手段、２３…発注手段、３１，３１′…ユーザ側クライ
アント装置、４１…廃棄業者側クライアント装置、４
１′…リサイクル業者側クライアント装置、５１…紙提
供業者側クライアント装置、６０…ＡＳＰサーバ装置。

Claims (19)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 紙文書を管理するための文書情報に基づ
   いて、不要となった紙文書を廃棄する支援を行うための
   サーバ装置を有する文書管理支援システムであって、前
   記サーバ装置は、紙文書を特定する情報及び該紙文書の
   廃棄時期に関する情報を含む文書情報を格納する文書情
   報データベースにアクセス可能とし、当該サーバ装置に
   ネットワークを介して接続されたユーザが使用するユー
   ザ側クライアント装置から、前記文書情報を前記文書情
   報データベースへ登録させる文書情報登録手段と、ユー
   ザ側クライアント装置に、前記文書情報登録手段で登録
   された文書情報を提示する文書情報提示手段とを有する
   ことを特徴とする文書管理支援システム。
2. 【請求項２】 前記文書情報登録手段は、前記文書情報
   として、該文書情報に係わる紙文書の保管状態を示す情
   報を含めて登録させることを特徴とする請求項１記載の
   文書管理支援システム。
3. 【請求項３】 前記文書情報登録手段は、前記文書情報
   として、該文書情報に係わる紙文書が両面文書か、或い
   は片面文書かを示す情報を含めて登録させることを特徴
   とする請求項１又は２記載の文書管理支援システム。
4. 【請求項４】 前記文書情報登録手段は、前記文書情報
   として、該文書情報に係わる紙文書が機密文書であるか
   を示す情報を含めて登録させることを特徴とする請求項
   １乃至３のいずれか１記載の文書管理支援システム。
5. 【請求項５】 前記文書情報登録手段は、前記文書情報
   として、該文書情報に係わる紙文書の廃棄時期に基づい
   て廃棄を依頼する廃棄依頼情報を含めて登録させ、前記
   サーバ装置は、廃棄業者が使用する廃棄業者側クライア
   ント装置にネットワークを介して接続され、前記廃棄依
   頼情報に基づいて紙文書の廃棄依頼を廃棄業者側クライ
   アント装置に対し行う廃棄依頼手段を有することを特徴
   とする請求項１乃至４のいずれか１記載の文書管理支援
   システム。
6. 【請求項６】 前記サーバ装置は、前記廃棄依頼手段で
   依頼した紙文書の廃棄時期に基づいて、該紙文書の廃棄
   の確認を行う廃棄確認手段を有することを特徴とする請
   求項５記載の文書管理支援システム。
7. 【請求項７】 前記文書情報登録手段は、紙文書を保管
   する保管場所に関する情報を提供する保管場所提供手段
   を有し、前記サーバ装置は、紙文書の保管場所，保管す
   る紙文書の量，廃棄時期までの保管期間に基づいて、紙
   文書の保管サービスに課金する課金手段を有することを
   特徴とする請求項１乃至６のいずれか１記載の文書管理
   支援システム。
8. 【請求項８】 前記文書情報登録手段は、紙文書を保管
   する保管場所を紹介する保管場所紹介手段を有すること
   を特徴とする請求項１乃至７のいずれか１記載の文書管
   理支援システム。
9. 【請求項９】 前記文書情報登録手段は、前記文書情報
   として、紙文書の保管場所を示す情報を含めて登録させ
   ることを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１記載の
   文書管理支援システム。
10. 【請求項１０】 前記サーバ装置は、前記文書情報に基
    づいて、文書情報の登録に係わる文書管理支援サービス
    に課金する課金手段を有することを特徴とする請求項１
    乃至９のいずれか１記載の文書管理支援システム。
11. 【請求項１１】 前記文書情報提示手段は、前記文書情
    報の一部又は全部を、該文書情報の廃棄時期に基づいて
    前記ユーザ側クライアント装置に提供する手段であるこ
    とを特徴とする請求項１乃至１０のいずれか１記載の文
    書管理支援システム。
12. 【請求項１２】 前記サーバ装置は、廃棄業者が使用す
    る廃棄業者側クライアント装置にネットワークを介して
    接続され、紙文書の廃棄依頼を廃棄業者側クライアント
    装置に対し行う廃棄依頼手段を有することを特徴とする
    請求項１乃至１１のいずれか１記載の文書管理支援シス
    テム。
13. 【請求項１３】 前記サーバ装置は、廃棄業者が使用す
    る廃棄業者側クライアント装置にネットワークを介して
    接続され、ユーザ側クライアント装置から廃棄業者側ク
    ライアント装置に対し紙文書の廃棄依頼を行わせる廃棄
    依頼手段を有することを特徴とする請求項１乃至１２の
    いずれか１記載の文書管理支援システム。
14. 【請求項１４】 前記廃棄業者は、リサイクル業者を含
    み、前記廃棄依頼手段は、複数の廃棄業者の中から依頼
    する廃棄業者を選択する業者選択手段を有することを特
    徴とする請求項１２又は１３記載の文書管理支援システ
    ム。
15. 【請求項１５】 前記サーバ装置は、紙提供業者が使用
    する紙提供業者側クライアント装置にネットワークを介
    して接続され、ユーザ側クライアント装置から紙の注文
    を受け付ける受注手段と、該受注手段で受け付けた紙の
    注文を紙提供業者側クライアント装置に対し行う発注手
    段とを有することを特徴とする請求項１乃至１４のいず
    れか１記載の文書管理支援システム。
16. 【請求項１６】 前記サーバ装置は、紙提供業者が使用
    する紙提供業者側クライアント装置にネットワークを介
    して接続され、ユーザ側クライアント装置から紙の注文
    を受け付ける受注手段と、該受注手段で受け付けた紙の
    注文を紙提供業者側クライアント装置に対し行う発注手
    段とを有し、前記廃棄業者は、前記紙提供業者としての
    リサイクル業者を含むことを特徴とする請求項５，６，
    １２乃至１４のいずれか１記載の文書管理支援システ
    ム。
17. 【請求項１７】 前記サーバ装置が有する各手段をアプ
    リケーションとして提供するサービスを、ネットワーク
    を介して行うアプリケーションサービス提供手段と、該
    アプリケーションサービス提供手段で提供したサービス
    に課金する課金手段とを有することを特徴とする請求項
    １乃至１６のいずれか１又は複数記載の文書管理支援シ
    ステム。
18. 【請求項１８】 コンピュータを請求項１乃至１７のい
    ずれか１記載の文書管理支援システムとして機能させる
    ためのプログラム。
19. 【請求項１９】 請求項１８記載のプログラムを記録し
    たコンピュータ読み取り可能な記録媒体。