JP2002312554A - 経費精算方法、経費精算システム及び経費精算プログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 会社の経理業務上も導入のメリットが大き
く、かつ、従業員にも利便性が高い経費精算方法を、ク
レジットカードシステムを用いたものとして提供する。 【解決手段】 クレジットカードシステムを利用して経
費精算を行う処理をコンピュータに実行させる経費精算
プログラムであって、従業員等の入力した経費精算申請
内容を登録する申請内容登録ステップと、該申請内容を
その所属長が承認する申請内容承認ステップと、該承認
された内容を経理部が確認する申請内容確認ステップ
と、該確認した内容に基づいて従業員等が雇用者に対し
て請求する経費精算請求金額と、雇用者等が従業員等に
支払うべき経費精算支払金額とを、同額の対のデータと
してクレジットカード会社に送信する経費精算データ送
信ステップとをコンピュータに実行させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】 本発明は、クレジットカー
ド会社がユーザの買物代金を立替えて店舗に支払い、定
期的にユーザの銀行口座から利用代金を引き落とすクレ
ジットカードシステムを用いて、企業内の経費精算を代
行する経費精算方法、経費精算システム及び経費精算プ
ログラムに関する。

【０００２】

【従来の技術】 従来、企業の従業員が企業活動を行う
ために要した費用は、仮払いして精算する、自分個人で
立替えて精算する、などのやり方がなされていた。精算
の具体的手法としては、現金を手渡しする、銀行口座へ
の振込み、給与振込みとの一体処理などの手法が取られ
ていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】 従来の経費精算方法
では、事前に仮払いしようとすると、数日前に所属長
や、経理担当者を通じた社内手続をしなければならない
ため、緊急時には間に合わなかった。また、自分個人で
立て替えようとしても思うように銀行に行けないことが
あった。

【０００４】 本発明の発明者は、このような仮払い、
精算という従来のやり方にクレジットカードのシステム
を適用することにより、この問題を解決することができ
るのではないかと考えた。しかし、ただ従業員がそれぞ
れ保持するクレジットカードを用いるだけでは、社内の
経理業務を複雑にするだけであり、メリットが少ないこ
とに気づいた。そして、日夜思考努力した結果、ついに
天啓を得て、経理業務上も導入のメリットの大きい経費
精算方法を思いついた。本発明の目的は、会社の経理業
務上も導入のメリットが大きく、かつ、従業員にも利便
性が高い経費精算方法を、クレジットカードシステムを
用いたものとして提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】 上記課題を解決すべ
く、本発明に係る経費精算方法は、クレジットカードシ
ステムを用いて雇用者と従業員等との間の経費精算をク
レジットカード会社が仲介する経費精算方法であって、
従業員等が雇用者の経費を現金で立替えた経費精算金額
を前記クレジットカードシステムのデータベースに登録
する経費精算金額登録ステップと、該経費精算金額登録
ステップにて登録された情報に基づいて、前記従業員等
の銀行口座には経費精算金を振込み、雇用者の銀行口座
からは対応する金額を引き落とす現金移動ステップとを
備える。

【０００６】 前記経費精算金額登録ステップにおい
て、経費精算金額と、その従業員等がクレジット加盟店
においてした買い物額との間で相殺を行ってその相殺結
果の差額をデータベースに登録し、前記買い物額が経費
精算金額よりも大きい場合には、前記現金移動ステップ
で相殺結果の差額を従業員等の銀行口座から引き落と
し、前記買い物額が経費精算金額よりも小さい場合に
は、前記現金移動ステップで相殺結果の差額を従業員等
の銀行口座に振り込むこととすることができる。

【０００７】 前記経費精算金額登録ステップにおい
て、従業員等が雇用者に対して請求する経費精算請求金
額と、雇用者等が従業員等に支払うべき経費精算支払金
額とが、同額の対のデータとしてデータベース登録され
ることが望ましい。

【０００８】 また、クレジットカードシステムを用い
て雇用者と従業員等との間の経費精算をクレジットカー
ド会社が仲介する経費精算方法であって、従業員等が雇
用者の経費となるべき買い物をクレジットカード決済し
た場合の経費精算金額を前記クレジットカードシステム
のデータベースに登録する経費精算金額登録ステップ
と、該経費精算金額登録ステップにて登録された情報に
基づいて、前記従業員等の銀行口座には経費精算金を振
込み、雇用者の銀行口座からは対応する金額を引き落と
す現金移動ステップとを備えるものとすることができ
る。

【０００９】 前記経費精算金額登録ステップにおい
て、経費精算金額と、その従業員等がクレジット加盟店
においてしたほかの買い物額との間で相殺を行ってその
相殺結果の差額をデータベースに登録し、前記他の買い
物額が経費精算金額よりも大きい場合には、前記現金移
動ステップで相殺結果の差額を従業員等の銀行口座から
引き落とし、前記他の買い物額が経費精算金額よりも小
さい場合には、前記現金移動ステップで相殺結果の差額
を従業員等の銀行口座に振り込むものとすることができ
る。

【００１０】 前記経費精算金額登録ステップにおい
て、従業員等が雇用者に対して請求する経費精算請求金
額と、雇用者等が従業員等に支払うべき経費精算支払金
額とが、同額の対のデータとしてデータベース登録され
ることが望ましい。

【００１１】 前記経費精算金額登録ステップにおい
て、従業員等による入力手続と、その上司による承認手
続と、経理担当者による集計手続とを経て、データベー
ス登録がなされることとすることができる。

【００１２】 前記従業員等による入力手続と、その上
司による承認手続と、経理担当者による集計手続とが、
その雇用者の設置したコンピュータネットワーク内でな
されることとすることができる。

【００１３】 前記従業員等による入力手続と、その上
司による承認手続と、経理担当者による集計手続とが、
クレジットカード会社のコンピュータにアクセスした状
態でそれぞれなされるものとすることもできる。

【００１４】 また、本発明に係る経費精算システム
は、クレジットカードシステムを用いて雇用者と従業員
等との間の経費精算をクレジットカード会社が仲介する
経費精算システムであって、従業員等が経費精算を申請
入力するのを受けてその申請内容を登録する経費精算申
請内容登録手段と、該経費精算申請内容登録手段により
登録された申請内容に対してその所属長が承認を与える
経費精算承認手段と、該経費精算承認手段にて承認され
た申請内容に対して経理担当者が確認手続をする経費精
算確認手段と、該経費精算確認手段により確認された申
請内容について、従業員等が雇用者に対して請求する経
費精算請求金額と、雇用者等が従業員等に支払うべき経
費精算支払金額とを、同額の対のデータとしてクレジッ
トカード会社に送信する経費精算データ送信手段とを有
する。

【００１５】 そのシステムは、従業員等のクレジット
カード利用代金の引き落としと、経費精算金との間で相
殺処理を行うものとすることができる。

【００１６】 前記経費精算申請内容登録手段、経費精
算承認手段、経費精算確認手段、経費精算データ送信手
段のいずれもが前記雇用者の設置したコンピュータネッ
トワーク内に設けられるものとすることができる。

【００１７】 前記経費精算申請内容登録手段、経費精
算承認手段、経費精算確認手段、経費精算データ送信手
段のいずれもがクレジットカード会社の設置したコンピ
ュータネットワーク内に設けられ、前記申請内容登録、
承認、確認、送信が、それぞれそのコンピュータネット
ワークにアクセスした状態でなされるものとすることが
できる。

【００１８】 本発明に係る経費精算プログラムは、ク
レジットカードシステムを利用して経費精算を行う処理
をコンピュータに実行させる経費精算プログラムであっ
て、従業員等の入力した経費精算申請内容を登録する申
請内容登録ステップと、該申請内容をその所属長が承認
する申請内容承認ステップと、該承認された内容を経理
部が確認する申請内容確認ステップと、該確認した内容
に基づいて従業員等が雇用者に対して請求する経費精算
請求金額と、雇用者等が従業員等に支払うべき経費精算
支払金額とを、同額の対のデータとしてクレジットカー
ド会社に送信する経費精算データ送信ステップとをコン
ピュータに実行させるものとできる。

【００１９】 また、クレジットカードシステムを利用
して経費精算を行う処理をコンピュータに実行させる経
費精算プログラムであって、従業員等の入力した経費精
算申請内容を登録する申請内容登録機能と、該申請内容
をその所属長が承認する申請内容承認機能と、該承認さ
れた内容を経理部が確認する申請内容確認機能と、該確
認した内容に基づいて従業員等が雇用者に対して請求す
る経費精算請求金額と、雇用者等が従業員等に支払うべ
き経費精算支払金額とを、同額の対のデータとしてクレ
ジットカード会社に送信する経費精算データ送信機能と
をコンピュータに実現するものとできる。

【００２０】

【発明の実施の形態】 以下、本発明の実施形態につい
て図面を参照しつつ説明する。

【００２１】 図１は、本発明の第１実施形態の全体の
しくみを説明する概念図である。図１において、およそ
右側半分は、従業員及び雇用者の側を示し、左側半分
は、クレジットカード会社及びその加盟店を示す。従業
員とは、雇用者に雇われて雇用者のために働く者のこと
である。一般に従業員という言葉を狭義に解すれば、パ
ートタイムワーカや、役員を除いて解釈することが普通
だが、本発明では、狭義の従業員のみならず、パートタ
イムワーカや、派遣された職員や、役員などにも適用可
能である。したがって、この概念を広く解釈すべきこと
を特に強調する時には、「従業員等」という言葉を用い
るが、煩雑を避けるため、以下、単に「従業員」という
場合でも、従業員等に拡張できるものであることをここ
に指摘しておく。

【００２２】 また、「雇用者」は、株式会社、有限会
社、個人事業主などの形態をとわず従業員を雇う者をい
う。以下の説明で、「企業」という言葉を用いることも
あるが、それは、雇用者のさまざまの形態を代表してい
っているのであって、「雇用者」に拡張できるものであ
る。

【００２３】 図１で、従業員は、雇用者が提携するク
レジットカード会社が発行する個人決済型のコーポレー
トカードを保持する。「個人決済型のカード」とは、買
い物などのカード利用がそのカード保持者のサインなど
により決済でき、その利用代金の引き落としは、その個
人が名義人である金融機関の口座から定期的（月に１
回）引き落とされるものをいう。また、コーポレートカ
ードとは、そのカードの番号（１６桁）からその保持者
が特定の会社（雇用者）の従業員（等）であることが特
定できるものをいう。本発明では、この雇用者の従業員
等は、個人決済型のコーポレートカードを保持してお
り、雇用者（会社）自身も、カード番号を付与される。
雇用者は、番号は付与されても、実体的なカード（プラ
スチックカード）を保持するわけではない。

【００２４】 図１の（１）に示すように、従業員のカ
ード利用は、私費のカード利用（￥Ａ）と経費のカード
利用（￥Ｂ）との二種類がある。また、経費について、
カードが利用できない場合などで現金で支払う場合があ
る（￥Ｃ）。図１の（２）に示すように、経費である￥
Ｂおよび￥Ｃについて会社に経費申請をする。この申請
業務は、経費精算プログラムを用い、自分の使用するパ
ソコンから社内ＬＡＮを介して社内のデータベースに登
録することによって行われる。経費精算プログラムは、
社内ＬＡＮにつながるサーバ及びクライアントコンピュ
ータのそれぞれに必要なものがあらかじめインストール
されて用いられる。所属長が社内ＬＡＮを介してその情
報にアクセスし、経理部の担当者がやはり社内ＬＡＮを
介してそれを確認した上で、それに基づく経費データ
（経費精算データ）をクレジットカード会社に送信する
（図１の（３））。この経費データ（経費精算データ）
は、クレジットカード会社が会社から引き落とすべき金
額と、それと同額のデータであって、クレジットカード
会社が従業員に対して振り込むべき金額との対のデータ
として絶えずペアで送信される。クレジットカード会社
からみれば、プラスのデータとマイナスのデータが同額
のデータとしてペアで扱われることになる。

【００２５】 一方、カードユーザである従業員がカー
ド加盟店にて買い物などのカード利用した結果、その売
り上げデータは、売り上げの都度又は定期的にクレジッ
トカード会社にあげられ、クレジットカード会社のデー
タベースに登録される。クレジットカード会社からは加
盟店に対して立替払いがなされる。カードユーザである
従業員と、加盟店とクレジットカード会社との事前の三
者契約に基づいて、加盟店が従業員に対して有する債権
は、クレジットカード会社に移転する。クレジットカー
ド会社は、毎月の利用明細をカードユーザである従業員
に発行するとともに、会社に対しては企業宛請求をする
（図１の（４））。それに基づいてカードユーザである
従業員は、カード利用代金のうち、私費の利用分（￥
Ａ）だけを引き落としの銀行口座にあらかじめ準備す
る。企業側はクレジットカード会社からの引き落としの
銀行口座に￥Ｂ＋￥Ｃの額を準備する。

【００２６】 月１回の引き落とし日（たとえば毎月５
日）になると、クレジットカード会社は、会社から￥Ｂ
＋￥Ｃの額を引き落とし、従業員からは￥Ａ＋￥Ｂの額
を引き落とし、従業員へ￥Ｂ＋￥Ｃの額を振り込む。こ
のとき、従業員の引き落とし口座と振込み口座が一致し
ており、処理日が同一であることを前提に、相殺処理が
可能である。相殺する場合には、「Ａ−Ｃ」の額の引き
落とし又は「Ｃ−Ａ」の額の振込みとなる。このこと
は、従業員から見れば、「Ａ−Ｃ」の額の支払をする
か、「Ｃ−Ａ」の受け取りをするかが実現されることに
なり、これにより経費精算がなされていることになる。

【００２７】 従来のクレジットカードシステムを利用
してこのことがなされ得ることを図２を参照しつつ説明
する。図２は、本発明の第１実施形態のハードウェア構
成を示すブロック図である。ここでは、雇用者を仮に
「株式会社コーポレート」という名前としてある。この
会社には社内ＬＡＮが導入されており、そのネットワー
ク上で経費精算プログラムが稼動している。従業員１、
２，３は各々経費精算申請をネットワークを介して行
い、所属長の承認及び経理の確認を経たものについて
は、経理担当者がその都度（或いは定期的に）精算デー
タとしてクレジットカード会社へ送信する。クレジット
カード会社側のシステムとしては、加盟店１，２，３な
どからの売り上げデータに基づいて利用データを作成す
る点は、従来通りであるが、その利用データに基づいて
引き落としデータを作るところを、「引き落とし／振込
みデータ」と解釈して、その数字の符号がプラスかマイ
ナスかにより引き落とすか、振り込むかを決めることと
するのが特徴点となる。また、会社の経理部からの経費
精算データの送信を、「利用データ」を経ずに、直接
「引き落とし／振込みデータ」に取り込むことも特徴点
といえる。そして、さらに経費精算データの送信の仕方
が常にプラスデータと、それと同額のマイナスデータの
対として送られることも特徴点である。つまり、企業の
口座からいくら引き落とせという内容のデータと、従業
員の口座にいくら振り込めという内容とがセットで常に
送られる。これにより収支のバランスが担保される。

【００２８】 次に、具体的な数字をあげて全体のしく
みを見直してみることにする。図３は、第１実施形態の
経費精算のしくみを具体的な数字に基づいて説明した図
である。いま、簡単のためにコーポレート社に従業員が
二人（従業員４及び５）がいるものとする。従業員４
は、経費のうち現金立替はゼロ、カード利用の経費分は
１０，０００円、カード利用の私費分は、２０，０００
円とする。従業員５は、経費のうち現金立替が２０，０
００円、カード利用の経費分がゼロ、カード利用の私費
分は１５，０００円であるとする。従業員４の経費申請
は１０，０００円であり、従業員５の経費申請は、２
０．０００円である。従って、所属長の承認及び経理の
確認を経た後、会社からクレジットカード会社に送信さ
れる精算データは、個人データがマイナス３０，０００
円、企業データが３０．０００円となる。ここで、マイ
ナスはクレジットカード会社が個人に振り込むべき金額
を意味し、プラスのデータはクレジットカード会社が会
社から引き落とすべき金額を意味している。図２に示し
た仕組みに従えば、クレジットカード会社が企業から引
き落とす額は３０，０００円、従業員４から引き落とす
額が２０，０００円、従業員５に振り込む額が５，００
０円となる。二人の合計カード利用代金が４５，０００
円であり、振込み額の合計が５，０００円、引き落とし
額の合計（企業からの引き落としと従業員からの引き落
としの合計）が５０，０００円であるからクレジットカ
ード会社から見るとこれでプラスマイナスゼロとなる。
また、企業から見てもプラスマイナスゼロであり、各従
業員についてみても経費精算ができていることがわか
る。図３では、従業員ふたりについて述べたが、従業員
がおおくなればなるほど、会社側のメリットは大きくな
る。経理が小口現金をこまごまと準備する必要がなくな
る、資金移動が月に１回でよい。承認、確認が終わった
ものについて集計をする必要もなく、その都度、プラス
データとマイナスデータとのセットで送信しさえすれば
よい。したがって経理業務や、各部署での処理が楽にな
る。また、送信データの構造が簡単であることから、い
かなるやり方の経理業務を採用する会社であってもこの
経費精算プログラム、システムを導入しやすいというメ
リットもある。

【００２９】 図４は、メインメニュー画面のハードコ
ピーである。通常の従業員は、図４に表示される９つの
メニュー「申請」「承認」「経理確認」「クレジットカ
ード会社への送信」「クレジットカード会社への再送
信」「データ集計」「クレジットカード会社消し込み」
「消し込み」「メンテナンス」のうち、「申請」のメニ
ューだけクリッカブルになっている。そして、申請作業
ができるだけである。所属長は、自ら「申請」ができる
とともに部下の申請に対して承認を与える権限を持つの
で「承認」メニューがクリッカブルとなっている。経理
担当者は、その担当内容にしたがって、「経理確認」、
「クレジットカード会社送信」「クレジットカード会社
再送信」などのボタンがクリッカブルとなる。また、予
算管理の担当者などが「データ集計」メニューを選択で
きる。なお、図中「ＣＣ」はクレジットカード会社の略
である（以下の図において同じ)。

【００３０】 図５は、申請一覧画面のハードコピーで
ある。「申請」のメニューに入ることによりこの画面に
たどり着くことができる。最近の１０件の申請につい
て、整理番号、申請組織名、申請日付、件名、状況が表
示されている。状況欄には、精算済みか、送信済みか、
審議中かといった現在のステータスが表示されており、
現段階で所属長の承認がとれたのか、経理の確認ができ
たのかなどの進捗状況がわかる。それらの中の一つを選
択して表示させることや、新規申請のボタンを押して、
フォームを選択することなどが、この画面からできるよ
うになっている。

【００３１】 図６は、申請書フォームを選択する画面
のハードコピーである。ここでは、交通費や、広告宣伝
費などの申請書フォームがいくつか表示されており、精
算内容を申請する目的に応じたフォームを選べるように
なっている。

【００３２】 図７は、申請業務における検索条件設定
画面のハードコピーである。申請入力から過去の申請書
を検索して呼び出すときに、進捗状況による絞り込み又
は申請日付による絞り込みができる。

【００３３】 図８は、申請書入力画面のハードコピー
である。申請者を特定する記載や金額、仮払金、精算
金、勘定科目、支出報告などの入力ができるようになっ
ている。

【００３４】 図９は、承認入力画面のハードコピーで
ある。申請書タブや、処理履歴のタブ、コメントタブな
どが用意されており、申請人や、経理担当者とのやりと
りに便宜が図られている。

【００３５】 図１０は、経理確認入力画面のハードコ
ピーである。承認入力画面と同様の画面から確認手続を
行うように構成されている。

【００３６】 図１１は、コメントタブ画面のハードコ
ピーである。経理担当者が確認手続をする際に、差し戻
す場合、その理由を書く欄がコメントタブに用意されて
いる。

【００３７】 図１２は、処理履歴タブ画面のハードコ
ピーである。申請手続き、承認手続、確認手続などがど
の部署の誰によっていつなされたかの履歴を記録する部
分である。

【００３８】 図１３は、カード会社への送信画面のハ
ードコピーである送信日、企業宛件数及び金額、個人宛
の支払委託及び金額が表示されている。ここで企業宛
（請求委託）が２件で１７，０００円で支払委託が４件
でマイナス１７，０００円となっている。このようにク
レジットカード会社への請求委託と支払委託とは常に同
額で符号が異なる額のものとしてペアで送信される。こ
のとき請求委託の件数は２件で、支払委託の件数は４件
となっているが、会社全体の取扱いとしては１件である
べき精算が二人の従業員に関わるものであることがあり
得るからである。送信ボタンを押すことによりカード会
社への送信が行われる。また、帳票ボタンを押すことに
より帳票印刷が可能となっている。

【００３９】 図１４は、カード会社への再送信の初期
表示画面のハードコピーである。再送信は、万一送信が
うまくいかなかったときの非常手段として用意されてい
る。対象となる送信日付を入力し、読み込みボタンを押
し下げするように構成されている。

【００４０】 図１５は、カード会社への再送信の読み
込みボタン押し下げ後の画面のハードコピーである。精
算金が１、０００円であり、支払委託が同額の１、００
０円であること、企業の会員番号（カード番号）と個人
の会員番号（個人決済型コーポレートカードの番号）が
表示されている。また、カード利用日、勘定科目名が表
示されている。

【００４１】 図１６は、カード会社消し込みの画面の
ハードコピーである。結果、企業宛会員番号、カード会
社向け送信日、経費立替金額、精算日が表示されてい
る。企業のもつ会員番号は、事業部ごとに別の番号を持
つことなどが可能である。結果欄に丸がついているの
は、消し込みの結果がＯＫであることを意味している。
消し込みできていないときはバツをつけ、送信テーブル
に対応データ無しのときは、三角で表す。

【００４２】 図１７は、カード会社マニュアル消し込
みの画面のハードコピーである。現金移動があった場合
など、手作業で消し込み作業をする必要が生じた際に用
いられる。

【００４３】 図１８は、本発明の第２実施形態のハー
ドウェア構成を示す概念図である。図１８で、サーバ１
０、２０は、ここではクレジットカード会社のサーバで
ある。そして、このサーバ上で本発明に係る経費精算プ
ログラムを動作させる。企業の従業員、その所属長、経
理担当者は、それぞれコンピュータネットワーク（たと
えばインターネット）を介してパソコン１０１，１０
２，１０３，１０４からクレジットカード会社のサーバ
にアクセスして経費申請、経費承認、経費確認、経費精
算データの送信の作業を実行する。この場合、各端末パ
ソコンにおいては、いわゆるブラウザを用いて操作する
だけでよく、特別なソフトウェアをインストールするこ
とが必要ない。プログラムをバージョンアップする際に
は、クレジットカード会社だけで対応すればよいなどの
利点がある。なお、その企業のデータベースに権限なき
第三者がアクセスできないようなセキュリティが施され
る。

【００４４】 図１９は、データ集計のメイン画面のハ
ードコピーである。予算管理や、経理上の帳簿作成など
の必要からデータを集計する必要が生じた際に、検索条
件での絞り込みをかけて用いられる。

【００４５】 図２０は、データ項目の設定タブを示す
画面のハードコピーである。データ抽出のための抽出項
目をこの画面から選択できる。

【００４６】 [フローチャートの説明] 図２１は、経
費精算申請入力処理を示すフローチャートである。本発
明の第１実施形態では、各従業員が社内ＬＡＮを介して
社内のデータベースにアクセスすることにより、この処
理が実行される。本発明の第２実施形態ではクレジット
カード会社のサーバにアクセスしてこの処理が実行され
る。したがって、第１実施形態では、社内で申請人が使
用するパソコン又はサーバの動作であり、第２実施形態
では、クレジットカード会社のサーバの動作である。図
４に示すメインメニューのうち「申請」のボタンを押し
下げることによりこの経費精算申請入力処理に入る（ス
テップ１００）。まず、ＩＤ（申請者個人を特定する情
報）及びＰＷ（パスワード）の入力画面を表示し、申請
者がその入力をするように促す（ステップ１１０）。入
力がなされるとそのＩＤ・ＰＷがあらかじめその申請者
に付与されたものと合致するか否かをチェックする（ス
テップ１２０）。合致しなければエラー表示し（ステッ
プ１２５）、ステップ１１０に戻る。ステップ１２０で
ＩＤ・ＰＷが合致すれば、経費精算申請入力画面を表示
する（ステップ１４０）。ここでは、まず図５に示すよ
うな申請一覧の画面を表示し、その申請者がこれまでに
申請した申請書のうち直近１０件のリストを表示する。
そのリストには、それぞれの申請の日付やタイトル、処
理状況の別（作成中、申請済み、承認済み、審議中、差
し戻し、確認済み、送信済み、精算済み）が一目瞭然に
示される。「作成中」は、その申請者が書きかけている
申請書であって、まだ申請処理は行っていない状況を意
味する。「申請済み」は、申請処理をしたが所属長によ
る承認処理がなされていない状況を意味する。「承認済
み」は、所属長による承認処理がなされたが経理による
確認手続がなされていない状況を意味する。「審議中」
は、たとえば所属長と経理部との間で審議している状況
を意味する（その企業の社内の経理処理システムの違い
により別の状況を意味することもあり得る）。「差し戻
し」は、申請内容がその企業内で許容可能な範囲を逸脱
するなどの理由で申請者に差し戻された状況を意味す
る。「確認済み」は、経理部による確認処理が完了した
状況を意味する。「送信済み」は、その企業の経理部か
らクレジットカード会社まで精算データが送信された状
況であることを意味する。「精算済み」は、クレジット
カード会社からその申請者に対する振込み（又は引き落
とし）が完了して精算がなされた状況を意味する。図５
に示す状況欄の個所が「作成中」となっている案件があ
れば、それを選択して「開く」ボタンを押し下げること
により、その作成中の申請書を改変又は入力して申請を
することができる。また、あらたな申請を過去の申請書
をわずかに改変して作りたいときには、すでに提出した
申請書を呼び出してそれを改変して申請することもでき
る。その際に所望のものを探し出すための検索条件設定
画面が図７に示されている。申請書の処理の進捗状況、
申請日付による絞り込みなどにより検索をかけることが
できる。さらに、まったく新たに申請書を作成したい場
合には、図５の申請書フォーム選択ボタンを押し下げて
いくつかある申請書フォームを表示して（図６）、その
うちの一つを選んで呼び出し、それに基づいて申請書を
作成することができる。図８は、数ある申請書フォーム
のうち広告宣伝費（定例帳票ロ）を呼び出した画面であ
る。この画面に必要項目を入力して申請書の作成がなさ
れる。その後、申請者により申請ボタンが押されて、ス
テップ１５０でイエスと判断されると、その申請内容が
適切か否か（たとえば必要な項目に漏れがないか）を形
式的に見て判断し、不適切ならばエラー表示して（ステ
ップ１７５）、ステップ１４０に戻る。適切ならばデー
タベース登録して（ステップ１８０）、終わる（ステッ
プ１９０）。ステップ１８０のデータベースは、本発明
の第１実施形態の場合は、社内のＬＡＮ上に設けられた
データベースであり、第２実施形態の場合は、クレジッ
トカード会社のサーバがアクセス可能なデータベースで
あって、図２や図３に示される「利用データ」のデータ
ベースや「引落／振込データ」のデータベースとは異な
る別のもの（図２や図３では図示を省略してある）であ
る。

【００４７】 図２２は、経費精算承認処理を示すフロ
ーチャートである。部長、室長などの経費精算承認権限
のある所属長が図４に示すメニューから「承認」のボタ
ンを押し下げてＩＤ／ＰＷ入力を適切に行うと、ステッ
プ２３０でイエスと判断されて、図９に示すような経費
精算承認画面を表示する（ステップ２４０）。図２２の
経費精算承認処理は、第１実施形態にあっては、企業の
社内ＬＡＮ上で動作するコンピュータの動作を示すもの
であり、第２実施形態にあっては、クレジットカード会
社内に設けられたサーバの動作を示すものであること
は、図２１に示す申請入力処理と同様である。図９に示
す画面では、部下が作成した申請書以外に、処理履歴
（経理部から差し戻されたりしていたらその履歴）、コ
メントなどのタブが設けられており、場合によっては、
それらのタブを押し下げてその内容を参照し得るように
なっている。図９の承認ボタンが押されると、ステップ
２５０でイエスと判断されて、承認内容が適切か（論理
的矛盾がないか）が判断され（ステップ２７０）、適切
であればデータベース登録されて終わる（ステップ２８
０）。ステップ２８０におけるデータベースは図２１の
ステップ１８０におけるデータベースと同じものであ
る。

【００４８】 図２３は、経費精算確認処理を示すフロ
ーチャートである。企業の経理部担当者などの経費精算
確認権限のある担当者が図４に示すメニューから「確
認」のボタンを押し下げることによりこの処理に入る
（ステップ３００）。ＩＤ及び確認の認証処理を通過し
て（ステップ３１０、３３０）、本人確認ができれば経
費精算確認画面（図１０の経理確認入力画面）を表示す
る（ステップ３４０）。経理担当者が確認する内容は、
その申請がその企業における経理システム上問題がない
かなどに関するものである。確認ボタンを押して（ステ
ップ３５０）、確認内容が適切になされると（ステップ
３７０）、データベースに登録して（ステップ３８
０）、終わる（ステップ３９０）。図２３ではフローチ
ャートに描くのを省略したが、差し戻す場合などは、処
理履歴（図１２）やコメントタブ（図１１）を利用して
書き込んで、データベース登録をする。

【００４９】 図２４は、経費精算データをクレジット
カード会社に送信するＣＣ送信処理を示すフローチャー
トである。図４に示すメニュー画面から「ＣＣ送信」ボ
タンを押し下げることによりこの処理にはいる（ステッ
プ４００）。ＣＣ送信の権限を有するか否かの認証を行
い（ステップ４１０，４３０）、図１３に示すＣＣ送信
画面を表示する。送信ボタンが押されると（ステップ４
５０）、経費精算データをクレジットカード会社に送信
する（ステップ４６０）。この「送信」は、本発明の第
１実施形態では、まさに電話回線又は専用線などを用い
て企業のコンピュータネットワークからクレジットカー
ド会社のコンピュータネットワークへ向けての送信であ
る。本発明の第２実施形態では、クレジットカード会社
の一つのサーバのデータベースから他のデータベースへ
データを移動する処理に該当する。送信が適切に行われ
たことを確認した上で（ステップ４７０）、データベー
ス登録し（ステップ４８０）、終わる（ステップ４９
０）。フローチャートを描くのを省略したが、ＣＣ再送
信の処理はＣＣ送信の処理と同様になされ得る。また、
消し込みの処理は確認処理と似たフローでなされ得る。

【００５０】 図２５は、利用データ登録処理を示すフ
ローチャートである。この処理は、クレジットカード会
社に加盟店から売り上げデータが送られる都度、その内
容をカード会社の利用データを登録するデータベースに
登録する処理である。この処理は、カード会社のクレジ
ットカードシステムのコンピュータが実行する処理であ
る。売り上げデータが加盟店から送られてくると（ステ
ップ５１０）、その内容が適切か（受け入れられるカー
ドか、期限を過ぎていないか、限度額を越えていないか
など）を判断し、適切ならば承認番号を発行し（ステッ
プ５６０）、データベース登録し（ステップ５８０）、
終わる（ステップ５９０）。

【００５１】 図２６は、引き落とし／振込みデータ作
成処理を示すフローチャートである。この処理はクレジ
ットカード会社のコンピュータが定期的に（たとえば毎
月１０日の定められた時刻）に行う処理である。決めら
れた時刻になると、ステップ６１０、ステップ６３０を
経て、引き落とし／振込みデータの作成処理を実行する
（ステップ６６０）。この処理は、カードユーザの会員
番号に基づいて、利用データを集計し、契約によって定
められたユーザの金融機関の口座から引き落とし又は振
込みをかけるためのデータを作成するものである。本発
明の経費精算方法のユーザである企業も会員番号を有す
るので、この処理の対象となり、企業の口座から引き落
とされるべき額の集計がなされることになる。作成され
たデータはデータベース登録されて（ステップ６８
０）、終わる（ステップ６９０）。

【００５２】 図２７は、経費精算データ取り込み処理
を示すフローチャートである。経費精算データ取り込み
処理は、クレジットカード会社が経費精算代行サービス
を提供する相手であるユーザ企業から経費精算データが
送信されてきたときにクレジットカード会社のサーバが
行う処理である。送信されてくると、ステップ７１０で
イエスと判断されて、その内容が適切かを権限、企業宛
請求額と個人宛振込み額との対応などの見地から判断し
（ステップ７３０）、適切ならば受領の旨のデータ伝送
をし（ステップ７６０）、データベース登録し（ステッ
プ７８０）、終わる（ステップ７９０）。ステップ７８
０のデータベース登録の結果、図２６の引き落とし／振
込みデータ作成処理の基礎とされるデータとなる。

【００５３】 図２８は、クレジットカード会社から金
融機関への引き落とし／振込みデータ送信処理を示すフ
ローチャートである。契約先の金融機関との間の契約に
基づいてしかるべき日時にデータを送信する。現在日時
を取得して（ステップ８１０）、処理すべき時刻であれ
ば（ステップ８３０）、この送信処理を行い（ステップ
８６０）、その旨をデータベース登録して（ステップ８
８０）、終わる（ステップ８９０）。

【００５４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
クレジットカードシステムを企業の経費精算に用いたの
で、従業員がクレジットカードを用いて決済した会社の
経費を社内の経費管理に組み込むことが容易となった。
また、企業からクレジットカード会社へ送信する経費精
算データを、クレジットカード会社が企業の口座から引
き落とすべき金額と、それと同額の従業員個人の金融機
関（銀行など）の口座へ振り込むべき金額とのプラスマ
イナスの対のデータとして送信するので、収支バランス
の担保がなされる。さらに会社側の経費精算のための資
金移動が月１回で足りる、小口現金を扱う必要がなくな
る。従業員は仮払いの煩わしさから解放されるというメ
リットがある。コンピュータシステムを用いるので、ぺ
ーパレス化を図ることも可能である。企業の会計基準で
精算が行える。年次決算、月次決算への対応が容易であ
る。この経費精算プログラムから会計データへの取り込
みも可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の第１実施形態の全体のしくみを説明
する概念図である。

【図２】 本発明の第１実施形態のハードウェア構成を
示すブロック図である。

【図３】 第１実施形態の経費精算のしくみを具体的な
数字に基づいて説明した図である。

【図４】 メインメニュー画面のハードコピーである。

【図５】 申請一覧画面のハードコピーである。

【図６】 申請書フォームを選択する画面のハードコピ
ーである。

【図７】 申請業務における検索条件設定画面のハード
コピーである。

【図８】 申請書入力画面のハードコピーである。

【図９】 承認入力画面のハードコピーである。

【図１０】 経理確認入力画面のハードコピーである。

【図１１】 コメントタブ画面のハードコピーである。

【図１２】 処理履歴タブ画面のハードコピーである。

【図１３】 カード会社への送信画面のハードコピーで
ある。

【図１４】 カード会社への再送信の初期表示画面のハ
ードコピーである。

【図１５】 カード会社への再送信の読み込みボタン押
し下げ後の画面のハードコピーである。

【図１６】 カード会社消し込みの画面のハードコピー
である。

【図１７】 カード会社マニュアル消し込みの画面のハ
ードコピーである。

【図１８】 本発明の第２実施形態のハードウェア構成
を示す概念図である。

【図１９】 データ集計のメイン画面のハードコピーで
ある。

【図２０】 データ項目の設定タブを示す画面のハード
コピーである。

【図２１】 経費精算申請入力処理を示すフローチャー
トである。

【図２２】 経費精算承認処理を示すフローチャートで
ある。

【図２３】 経費精算確認処理を示すフローチャートで
ある。

【図２４】 経費精算データをクレジットカード会社に
送信するＣＣ送信処理を示すフローチャートである。

【図２５】 利用データ登録処理を示すフローチャート
である。

【図２６】 引き落とし／振込みデータ作成処理を示す
フローチャートである。

【図２７】 経費精算データ取り込み処理を示すフロー
チャートである。

【図２８】 クレジットカード会社から金融機関への引
き落とし／振込みデータ送信処理を示すフローチャート
である。

【符号の説明】

１０、２０ サーバ １０１、１０２、１０３、１０４ 端末

Claims (15)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 クレジットカードシステムを用いて雇用
   者と従業員等との間の経費精算をクレジットカード会社
   が仲介する経費精算方法であって、 従業員等が雇用者の経費を現金で立替えた経費精算金額
   を前記クレジットカードシステムのデータベースに登録
   する経費精算金額登録ステップと、 該経費精算金額登録ステップにて登録された情報に基づ
   いて、前記従業員等の銀行口座には経費精算金を振込
   み、雇用者の銀行口座からは対応する金額を引き落とす
   現金移動ステップとを備える経費精算方法。
2. 【請求項２】 請求項１に記載した経費精算方法であっ
   て、 前記経費精算金額登録ステップにおいて、経費精算金額
   と、その従業員等がクレジット加盟店においてした買い
   物額との間で相殺を行ってその相殺結果の差額をデータ
   ベースに登録し、 前記買い物額が経費精算金額よりも大きい場合には、前
   記現金移動ステップで相殺結果の差額を従業員等の銀行
   口座から引き落とし、 前記買い物額が経費精算金額よりも小さい場合には、前
   記現金移動ステップで相殺結果の差額を従業員等の銀行
   口座に振り込む経費精算方法。
3. 【請求項３】 請求項１又は２のいずれかに記載した経
   費精算方法であって、 前記経費精算金額登録ステップにおいて、従業員等が雇
   用者に対して請求する経費精算請求金額と、雇用者等が
   従業員等に支払うべき経費精算支払金額とが、同額の対
   のデータとしてデータベース登録される経費精算方法。
4. 【請求項４】 クレジットカードシステムを用いて雇用
   者と従業員等との間の経費精算をクレジットカード会社
   が仲介する経費精算方法であって、 従業員等が雇用者の経費となるべき買い物をクレジット
   カード決済した場合の経費精算金額を前記クレジットカ
   ードシステムのデータベースに登録する経費精算金額登
   録ステップと、 該経費精算金額登録ステップにて登録された情報に基づ
   いて、前記従業員等の銀行口座には経費精算金を振込
   み、雇用者の銀行口座からは対応する金額を引き落とす
   現金移動ステップとを備える経費精算方法。
5. 【請求項５】 請求項４に記載した経費精算方法であっ
   て、 前記経費精算金額登録ステップにおいて、経費精算金額
   と、その従業員等がクレジット加盟店においてしたほか
   の買い物額との間で相殺を行ってその相殺結果の差額を
   データベースに登録し、 前記他の買い物額が経費精算金額よりも大きい場合に
   は、前記現金移動ステップで相殺結果の差額を従業員等
   の銀行口座から引き落とし、 前記他の買い物額が経費精算金額よりも小さい場合に
   は、前記現金移動ステップで相殺結果の差額を従業員等
   の銀行口座に振り込む経費精算方法。
6. 【請求項６】 請求項４又は５のいずれかに記載した経
   費精算方法であって、 前記経費精算金額登録ステップにおいて、従業員等が雇
   用者に対して請求する経費精算請求金額と、雇用者等が
   従業員等に支払うべき経費精算支払金額とが、同額の対
   のデータとしてデータベース登録される経費精算方法。
7. 【請求項７】 請求項３又は６のいずれかに記載の経費
   精算方法であって、 前記経費精算金額登録ステップにおいて、従業員等によ
   る入力手続と、その上司による承認手続と、経理担当者
   による集計手続とを経て、データベース登録がなされる
   経費精算方法。
8. 【請求項８】 請求項７に記載した経費精算方法であっ
   て、 前記従業員等による入力手続と、その上司による承認手
   続と、経理担当者による集計手続とが、その雇用者の設
   置したコンピュータネットワーク内でなされる経費精算
   方法。
9. 【請求項９】 請求項７に記載した経費精算方法であっ
   て、 前記従業員等による入力手続と、その上司による承認手
   続と、経理担当者による集計手続とが、クレジットカー
   ド会社のコンピュータにアクセスした状態でそれぞれな
   される経費精算方法。
10. 【請求項１０】 クレジットカードシステムを用いて雇
    用者と従業員等との間の経費精算をクレジットカード会
    社が仲介する経費精算システムであって、 従業員等が経費精算を申請入力するのを受けてその申請
    内容を登録する経費精算申請内容登録手段と、 該経費精算申請内容登録手段により登録された申請内容
    に対してその所属長が承認を与える経費精算承認手段
    と、 該経費精算承認手段にて承認された申請内容に対して経
    理担当者が確認手続をする経費精算確認手段と、 該経費精算確認手段により確認された申請内容につい
    て、従業員等が雇用者に対して請求する経費精算請求金
    額と、雇用者等が従業員等に支払うべき経費精算支払金
    額とを、同額の対のデータとしてクレジットカード会社
    に送信する経費精算データ送信手段とを有する経費精算
    システム。
11. 【請求項１１】 請求項１０に記載した経費精算システ
    ムであって、 従業員等のクレジットカード利用代金の引き落としと、
    経費精算金との間で相殺処理を行う経費精算システム。
12. 【請求項１２】 請求項１０又は１１のいずれかに記載
    の経費精算システムであって、 前記経費精算申請内容登録手段、経費精算承認手段、経
    費精算確認手段、経費精算データ送信手段のいずれもが
    前記雇用者の設置したコンピュータネットワーク内に設
    けられる経費精算システム。
13. 【請求項１３】 請求項１０又は１１のいずれかに記載
    の経費精算システムであって、 前記経費精算申請内容登録手段、経費精算承認手段、経
    費精算確認手段、経費精算データ送信手段のいずれもが
    クレジットカード会社の設置したコンピュータネットワ
    ーク内に設けられ、前記申請内容登録、承認、確認、送
    信が、それぞれそのコンピュータネットワークにアクセ
    スした状態でなされる経費精算システム。
14. 【請求項１４】 クレジットカードシステムを利用して
    経費精算を行う処理をコンピュータに実行させる経費精
    算プログラムであって、 従業員等の入力した経費精算申請内容を登録する申請内
    容登録ステップと、 該申請内容をその所属長が承認する申請内容承認ステッ
    プと、 該承認された内容を経理部が確認する申請内容確認ステ
    ップと、 該確認した内容に基づいて従業員等が雇用者に対して請
    求する経費精算請求金額と、雇用者等が従業員等に支払
    うべき経費精算支払金額とを、同額の対のデータとして
    クレジットカード会社に送信する経費精算データ送信ス
    テップとをコンピュータに実行させる経費精算プログラ
    ム。
15. 【請求項１５】 クレジットカードシステムを利用して
    経費精算を行う処理をコンピュータに実行させる経費精
    算プログラムであって、 従業員等の入力した経費精算申請内容を登録する申請内
    容登録機能と、 該申請内容をその所属長が承認する申請内容承認機能
    と、 該承認された内容を経理部が確認する申請内容確認機能
    と、 該確認した内容に基づいて従業員等が雇用者に対して請
    求する経費精算請求金額と、雇用者等が従業員等に支払
    うべき経費精算支払金額とを、同額の対のデータとして
    クレジットカード会社に送信する経費精算データ送信機
    能とをコンピュータに実現する経費精算プログラム。