JP2002259774A - 電子発注方法および電子発注システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】 物品の発注プロセスの効率と信頼性を向上す
る。 【解決手段】 電子発注システム２００は、物品要求部
署に設置された要求部署用端末２４０と、要求を受け付
けて外部へ発注する用度課に設置された発注部署用端末
２１０と、それら端末２４０，２１０を接続するＬＡＮ
６０と、データベース９０を備えた発注仲介サーバ装置
２３０と、各端末２４０，２１０と発注仲介サーバ装置
２３０とを接続するネットワーク８０とを具備する。要
求部署用端末２４０は、発注仲介サーバ装置２３０にア
クセスして物品要求票を作成し、データベース９０に登
録する。発注部署用端末２１０は、定期的に発注仲介サ
ーバ装置２３０にアクセスして要求票の内容と外部への
発注を決定する発注決定ボタンとを含む発注決裁票を表
示する。発注仲介サーバ装置２３０は、発注決定ボタン
が選択されたら発注先７１〜７４へ発注するか又は発注
伝票の印刷を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子発注方法およ
び電子発注システムに関し、さらに詳しくは、物品の発
注プロセスの効率と信頼性を向上できるようにした電子
発注方法および電子発注システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】会社や病院内で、ある部署が物品を必要
とする場合、その部署で物品を要求する書面すなわち要
求票の書面を作成し、物品の在庫を管理する用度課に前
記要求票の書面を渡す。用度課は、多数の部署からの要
求票の書面をまとめ、在庫があれば在庫から物品を支給
し、在庫がなければ外部へ発注し納品された物品を支給
している。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来のように、要求票
の書面を要求部署で作成して用度課に渡し、用度課で各
部署からの要求票の書面をまとめてから不足する物品を
発注するのでは、手間と時間がかかる問題点がある。ま
た、要求部署や発注部署の担当者が、必要な物品を手作
業で選択しなければならず、選択を間違いやすい問題点
がある。さらに、要求票の書面を紛失しやすい問題点が
ある。そこで、本発明の目的は、物品の発注プロセスの
効率と信頼性を向上できる電子発注方法および電子発注
システムを提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】第１の観点では、本発明
は、物品を要求する要求部署に設置された要求部署用端
末と前記要求を受け付けて必要なら外部へ発注する発注
部署に設置された発注部署用端末とを通信回線で接続
し、前記要求部署用端末では物品を要求する要求票を作
成して前記発注部署用端末へ送信し、前記発注部署用端
末では前記要求票の内容と外部への発注を決定する発注
決定ボタンとを含む発注決裁票を表示し、前記発注決定
ボタンが選択されたら通信回線を介して外部へ発注する
か又は発注伝票を印刷することを特徴とする電子発注方
法を提供する。なお、前記要求票の送信は、要求票の内
容を発注部署用端末へ電子データとして渡すことを意味
し、直に送信する場合の外、例えば、要求票の内容をい
ったんデータベースに登録しておき、発注部署用端末が
データベースから該要求票の内容を読み出す場合も含ま
れる。上記第１の観点による電子発注方法では、要求部
署用端末で作成した要求票の電子データを利用して発注
部署用端末で多数の要求票の内容を自動的にまとめるこ
とが出来る。よって、省力化を図れる。また、集計ミス
や入力ミスを防止できる。さらに、発注部署の発注決裁
者が画面上で発注決定ボタンを選択するだけで発注のた
めの処理（通信回線を介した発注や，発注伝票の印刷）
を行えるので、物品の発注プロセスを効率化できる。ま
た、発注ミスを防止できるので、物品の発注プロセスの
信頼性を向上できる。

【０００５】第２の観点では、本発明は、物品を要求す
る要求部署に設置された要求部署用端末と前記要求を受
け付けて必要なら外部へ発注することを決定する発注部
署に設置された発注部署用端末と前記要求に基づく発注
を仲介する発注仲介サーバ装置とを通信回線で接続し、
前記要求部署用端末は前記発注仲介サーバ装置にアクセ
スして物品を要求する要求票を作成し、前記発注仲介サ
ーバ装置は前記要求票をデータベース登録し、前記発注
部署用端末は前記発注仲介サーバ装置にアクセスして前
記要求票の内容と外部への発注を決定する発注決定ボタ
ンとを含む発注決裁票を表示し、前記発注仲介サーバ装
置は前記発注決定ボタンが選択されたら外部への発注を
行うか又は発注伝票の印刷を行うことを特徴とする電子
発注方法を提供する。上記第２の観点による電子発注方
法では、要求部署用端末が発注仲介サーバ装置にアクセ
スして物品を要求する要求票を作成するので、要求部署
用端末やその端末の設置場所内で要求票を個別に登録・
管理する必要をなくすと共に、多数の要求部署用端末が
発注仲介サーバ装置を共同利用することが可能となる。
また、要求部署用端末で作成した要求票の電子データを
利用して発注仲介サーバ装置が多数の要求票の内容を自
動的にまとめることが出来る。よって、省力化を図れ
る。また、集計ミスや入力ミスを防止できる。さらに、
発注部署用端末は、発注仲介サーバ装置にアクセスして
要求票の内容と外部への発注を決定する発注決定ボタン
とを含む発注決裁票を表示するので、発注部署用端末や
その端末の設置場所内で発注決裁票を個別に登録・管理
する必要をなくすと共に、多数の発注部署用端末が発注
仲介サーバ装置を共同利用することが可能となる。さら
にまた、発注部署の発注決裁者が画面上で発注決定ボタ
ンを選択するだけで、発注仲介サーバ装置が発注部署用
端末に代わって、発注のための処理（通信回線を介した
発注や，発注伝票の印刷）を行うので、物品の発注プロ
セスを効率化できる。また、発注ミスを防止できるの
で、物品の発注プロセスの信頼性を向上できる。

【０００６】第３の観点では、本発明は、上記構成の電
子発注方法において、前記発注決裁票は、物品ごとの在
庫数および異なる要求部署からの合計要求数を含むと共
に物品の発注を物品個別に承認するボタンおよび異なる
物品をまとめて承認するボタンを含むことを特徴とする
電子発注方法を提供する。上記第３の観点による電子発
注方法では、発注決裁者が、発注部署用端末に表示され
た発注決裁票を見て、要求状況および在庫状況を一目で
把握することが可能となり、物品ごとの発注の要否を迅
速かつ的確に判断できる。また、物品を個別に発注承認
したり、まとめて発注承認することが簡単に行えるよう
になる。

【０００７】第４の観点では、本発明は、上記構成の電
子発注方法において、前記発注部署用端末は、要求され
た物品の在庫がないにもかかわらず発注が承認されなか
った場合は、通信回線を介して要求不承認通知を要求部
署用端末へ送信することを特徴とする電子発注方法を提
供する。上記第４の観点による電子発注方法では、要求
どおりに発注されなかったことを自動的に要求部署に通
知でき、発注部署の作業負担を軽減できる。また、要求
どおりに発注されなかったことを要求部署の担当者が迅
速に知ることが出来る。

【０００８】第５の観点では、本発明は、上記構成の電
子発注方法において、前記要求部署用端末では、過去の
要求内容と受け取り状況を表した要求履歴の表示を指示
する要求履歴ボタンを表示し、前記要求履歴ボタンが選
択されたら前記要求履歴を表示することを特徴とする電
子発注方法を提供する。上記第５の観点による電子発注
方法では、要求部署が要求部署用端末に表示された要求
履歴を見て、過去の要求内容と受け取り状況を認識でき
るようになる。特に、要求票画面内に要求履歴ボタンを
表示すれば、要求部署の担当者が物品を要求する際に要
求履歴を知ることが可能となり、好都合である。

【０００９】第６の観点では、本発明は、上記構成の電
子発注方法において、前記発注部署用端末では、要求さ
れた物品に対応する要求部署と要求数を示す要求内訳の
表示が操作者から指示されたら前記要求内訳を表示する
ことを特徴とする電子発注方法を提供する。上記第６の
観点による電子発注方法では、発注部署が発注部署用端
末に表示された要求内訳を見て、要求された物品に対応
する要求部署と要求数を認識できるようになる。特に、
発注決裁票の要求物品ごとのセルが選択されたときに、
該物品に対応する要求内訳を表示すれば、発注決裁者が
発注するか否かを決裁する際に要求内訳を知ることが可
能となり、好都合である。

【００１０】第７の観点では、本発明は、上記構成の電
子発注方法において、前記発注部署用端末では、過去の
発注内容と納品状況を表した発注履歴の表示を指示する
発注履歴ボタンを表示し、前記発注履歴ボタンが選択さ
れたら前記発注履歴を表示することを特徴とする電子発
注方法を提供する。上記第７の観点による電子発注方法
では、発注部署が発注部署用端末に表示された発注履歴
を見て、過去の発注内容と納品状況を認識できるように
なる。特に、発注決裁票画面内に発注履歴ボタンを表示
すれば、発注決裁者が必要とする都度に発注履歴を知る
ことが可能となり、好都合である。

【００１１】第８の観点では、本発明は、上記構成の電
子発注方法において、前記発注部署用端末では、発注先
から物品が納品されたことを示す納品通知が送られてき
たら前記納品通知と検収を確認する検収確認ボタンとを
含む検収画面を表示し、前記検収確認ボタンが選択され
たら検収結果を前記発注履歴に反映することを特徴とす
る電子発注方法を提供する。上記第８の観点による電子
発注方法では、検収画面内に表示された検収確認ボタン
を選択することで検収結果を自動的に発注履歴に反映す
ることが可能となり、発注履歴を最新のものに更新する
のに手間がかからない。

【００１２】第９の観点では、本発明は、物品を要求す
る要求部署に設置された要求部署用端末と、前記要求を
受け付けて必要なら外部へ発注する発注部署に設置され
た発注部署用端末と、前記要求部署用端末と前記発注部
署用端末とを接続する通信回線とを具備してなり、前記
要求部署用端末は、物品を要求する要求票を作成して前
記発注部署用端末へ送信し、前記発注部署用端末は、前
記要求票の内容と外部への発注を決定する発注決定ボタ
ンとを含む発注決裁票を表示し、前記発注決定ボタンが
選択されたら通信回線を介して外部へ発注するか又は発
注伝票を印刷することを特徴とする電子発注システムを
提供する。上記第９の観点による電子発注システムで
は、上記第１の観点による電子発注方法を好適に実施で
きる。

【００１３】第１０の観点では、本発明は、物品を要求
する要求部署に設置された要求部署用端末と、前記要求
を受け付けて必要なら外部へ発注することを決定する発
注部署に設置された発注部署用端末と、前記要求に基づ
く発注を仲介する発注仲介サーバ装置と、前記要求部署
用端末と前記発注部署用端末と前記発注仲介サーバ装置
とを接続する通信回線とを具備してなり、前記要求部署
用端末は、前記発注仲介サーバ装置にアクセスして物品
を要求する要求票を作成し、前記発注仲介サーバ装置
は、前記要求票をデータベース登録し、前記発注部署用
端末は、前記発注仲介サーバ装置にアクセスして前記要
求票の内容と外部への発注を決定する発注決定ボタンと
を含む発注決裁票を表示し、前記発注仲介サーバ装置
は、前記発注決定ボタンが選択されたら外部への発注を
行うか又は発注伝票の印刷を行うことを特徴とする電子
発注システムを提供する。上記第１０の観点による電子
発注システムでは、上記第２の観点による電子発注方法
を好適に実施できる。

【００１４】第１１の観点では、本発明は、上記構成の
電子発注システムにおいて、前記発注決裁票は、物品ご
との在庫数および異なる要求部署からの合計要求数を含
むと共に物品の発注を物品個別に承認するボタンおよび
異なる物品をまとめて承認するボタンを含むことを特徴
とする電子発注システムを提供する。上記第１１の観点
による電子発注システムでは、上記第３の観点による電
子発注方法を好適に実施できる。

【００１５】。第１２の観点では、本発明は、上記構成
の電子発注システムにおいて、前記発注部署用端末は、
要求された物品の在庫がないにもかかわらず発注が承認
されなかった場合は、通信回線を介して要求不承認通知
を要求部署用端末へ送信することを特徴とする電子発注
システムを提供する。上記第１２の観点による電子発注
システムでは、上記第４の観点による電子発注方法を好
適に実施できる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、図に示す実施の形態により
本発明をさらに詳細に説明する。なお、これにより本発
明が限定されるものではない。

【００１７】−第１の実施形態− 図１は、本発明の第１の実施形態にかかる電子発注シス
テム１００を示す構成図である。この電子発注システム
１００は、インターネット，ＷＡＮ（Wide Area Networ
k）のようなネットワーク８０と、そのネットワーク８
０に接続されたＪ病院１０１と、発注先のＡ文具店７
１，Ｂ電気店７２，Ｃ日用品店７３，Ｄメーカー７４，
Ｅ商事７５と、前記ネットワーク８０に接続されていな
いＦ商会７６とを具備して構成されている。前記発注先
のうち、Ａ文具店７１，Ｂ電気店７２，Ｃ日用品店７
３，Ｄメーカー７４は、ネットワーク８０を介した端末
間通信すなわちＷＥＢまたは電子メールによる発注に対
応している。前記Ｅ商事７５は、ファクシミリによる発
注に対応している。前記Ｆ商会７６は、郵送による発注
に対応している。なお、前記ネットワーク８０がインタ
ーネットの場合、発注元にも発注先にも当たらない端末
である非加入者５０１もネットワーク８０に接続してい
る。また、セキュリティの観点から、ＳＳＬ（Secure S
ocket Layer Protocol）等を利用するのが好ましい。

【００１８】前記Ｊ病院１０１は、物品を要求する要求
部署すなわち外来４１，病棟４２，手術室４３，検査科
４４，リハビリ科４５と、前記要求を受け付けて必要な
ら外部へ発注する発注部署すなわち用度課１０と、発注
先から輸送されてきた物品を受け取る庶務課５１と、物
品代金の支払い等を行う経理部門５２と、データベース
２０を備えたデータベースサーバ装置３０と、各部を接
続するＬＡＮ（LocalArea Network）６０とを具備して
構成されている。

【００１９】前記データベース２０には、物品を要求す
る要求票のフォーム２１と、要求票２２と、過去の要求
内容と受け取り状況を表した要求履歴２３と、要求を承
認するか否かを決裁するための発注決裁票２４と、要求
の内訳を表す要求内訳２５と、発注を行う発注伝票のフ
ォーム２６と、過去の発注内容と納品状況を表した発注
履歴２７とを登録する。

【００２０】図２は、図１の電子発注システム１００の
動作を示すフロー図である。図２の最も左側のフロー
は、要求部署の動作を示すフローである。左側から２番
目のフローは、用度課１０の動作を示すフローである。
左側から３番目のフローは、庶務課５１の動作を示すフ
ローである。最も右側のフローは、発注先の動作を示す
フローである。

【００２１】ステップＱ１では、要求部署（図１の４１
〜４５のいずれか）は、必要な物品が生じたら、ＬＡＮ
６０およびデータベースサーバ装置３０を介してデータ
ベース２０から端末に要求票フォーム２１を読み出す。
例えば、外来４１の端末は、図３に示すように、分類ご
との要求物品が一覧表にまとめられた要求票フォーム２
１を読み出す。

【００２２】ステップＱ２では、要求部署の端末に前記
要求票フォーム２１を表示し、その要求票フォーム２１
に要求物品の数量を入力して要求票２２を作成する。例
えば、図４の要求票画面Ｕ１に示すように、要求票２２
の「台所用洗剤」に対応する数量として“１”を入力
し、「トイレットペーパー」に対応する数量として
“１”を入力し、「単３アルカリ電池」に対応する数量
として“３”を入力し、「単３マンガン電池」に対応す
る数量として“１”を入力する。他の物品についても、
同様に数量を入力する。

【００２３】図４の要求票画面Ｕ１において、「要求履
歴を見る」ボタンがマウスやトラックボール等のポイン
ティングデバイスでクリックされると、例えば図５の要
求履歴画面Ｕ２に示すように、過去の要求日αの時点で
の要求履歴２３が表示される。要求数量に“１”以上の
数値が入っている全ての数量欄は、最初は赤色のセルで
表示される。要求部署は、該当する数量の物品を受領し
たら当該セルをクリックする。すると、セルの色が青色
に変わる。以後、受領済みの物品に対応する数量欄は青
色のセルで表示され、未受領の物品に対応する数量欄は
赤色のセルで表示されるから、過去の時点での要求状況
および受領状況を一目で認識できるようになる。なお、
要求日変更ボタンβをクリックすることで、前記要求日
αを新旧の方向に変更することが出来る。

【００２４】ステップＱ３では、図４の要求票画面Ｕ１
で、要求ボタンがクリックされたら、前記要求票２２を
前記データベースサーバ装置３０へ送信する。データベ
ースサーバ装置３０は、新たな要求票２２を受信する
と、それを登録し、その内容を反映するように発注決裁
票２４を更新する。

【００２５】ステップＲ１では、用度課１０は、その端
末で定期的に（例えば１週間ごとに）前記データベース
２０から発注決裁票２４を読み出して表示する。図６
に、発注決裁票画面Ｕ３を例示する。この発注決裁票２
４では、物品ごとの「要求数合計」（多数の要求部署か
らの要求票を集計したもの）および「現在庫数」を一覧
型式で表示している。また、「現在庫数」から「要求数
合計」と「定数」を引いた値を「過不足数」としてい
る。そして、「過不足数」が負の値なら、その数を「発
注数」に入れている。すなわち、「定数」の在庫数を確
保するために必要な「発注数」が自動的に算出される。

【００２６】なお、「要求数合計」のセルをクリックす
ると、該当する物品に対応する要求部署と要求数を示す
要求内訳２５をデータベース２０から読み出して表示す
る。図７に、「ボールペン（黒）」に対応する「要求数
合計」のセルをクリックした場合の要求内訳画面Ｕ４を
例示する。

【００２７】ステップＲ２では、用度課１０は、要求を
満たす在庫があればステップＲ３へ進み、在庫が不足す
るならステップＲ４へ進む。

【００２８】ステップＲ３では、用度課１０は、在庫か
ら物品を支給する。これに対して、ステップＱ４で、要
求部署は物品を受け取る。

【００２９】ステップＲ４では、用度課１０は、発注の
承認を行う。すなわち、図６に示す発注決裁票２４で
は、物品個別，物品分類ごと，全物品一括のいずれかの
カテゴリ別に発注承認を行えるようになっているので、
適宜発注を承認する。図６は、「単３アルカリ電池」，
「単３マンガン電池」，「ボールペン（黒）」，「六つ
切りフィルム」，「四つ切りフィルム」の発注を個別に
承認した状態である。

【００３０】ステップＲ５では、用度課１０は、外部へ
の発注を決定する。すなわち、図６の発注決裁票画面Ｕ
３において「発注決定ボタン」をクリックする。

【００３１】ステップＲ６では、用度課１０の端末は、
発注が承認された物品に関して「発注数」と発注単位と
に基づく数量の発注を行う。例えば、発注先がＡ文具店
７１，Ｂ電気店７２，Ｃ日用品店７３，Ｄメーカー７４
のいずれかの場合には、ＷＥＢまたは電子メールによる
発注を行う。発注先がＥ商事７５かＦ商会７６の場合に
は、データベース２０から発注伝票フォーム２６を読み
出して発注内容を印刷し、例えば図８に示すような発注
伝票Ｌを作成する。用度課１０は、発注伝票Ｌが作成さ
れたら、Ｅ商事７５のファクシミリ装置へ送信したり、
Ｆ商会７６へ郵送する。

【００３２】ステップＲ７では、用度課１０の端末は、
前記ＬＡＮ６０を介して、発注済み通知または要求不承
認通知を要求部署の端末へ送信する。これに対して、ス
テップＱ５で、要求部署の端末は発注済み通知または要
求不承認通知を受信する。そして、発注済み通知なら、
要求部署は、要求した物品の発注が行われたことを確認
できるので、物品の支給を待つ。一方、要求不承認通知
なら、用度課１０と直接交渉するなどの対策を直ちに採
ることが出来る。

【００３３】図６の発注決裁票画面Ｕ３において、「発
注履歴」ボタンがポインティングデバイスでクリックさ
れると、例えば図９の発注履歴画面Ｕ５に示すように、
過去の発注日αの時点での発注履歴２７が表示される。
発注数量に“１”以上の数値が入っている全ての数量欄
は、最初は赤色のセルで表示される。用度課１０の端末
は、該当する数量の物品の検収確認（後述するステップ
Ｒ１０）が行われるか、又は、セルがクリックされた
ら、セルの色を青色に変える。以後、納品検収済みの物
品に対応する数量欄は青色のセルで表示され、納品検収
が未だの物品に対応する数量欄は赤色のセルで表示され
るから、過去の時点での発注状況および納品検収状況を
一目で認識できるようになる。なお、発注日変更ボタン
βをクリックすることで、前記発注日αを新旧の方向に
変更することが出来る。

【００３４】ステップＴ１では、発注先（図１の７１〜
７６のいずれか）は、前記発注を受領する。ステップＴ
２では、送信可能ならば、発注先は、ネットワーク８０
を介して、発注元のＪ病院１０１の庶務課５１へ納品通
知を送信する。送信可能でないなら、納品する物品に納
品書を添付する。ステップＴ３では、発注先は、物品を
発注元のＪ病院１０１の庶務課５１へ発送する。なお、
請求書は、納品する物品に添付するか、又は、別途郵送
する。

【００３５】ステップＳ１では、庶務課５１は、発注先
からの納品通知を受信する。ステップＳ２では、庶務課
５１は、発注先から納品された物品を受け取る。そし
て、受け取った物品の発注先からの納品通知を端末で表
示する。図１０に、納品通知画面Ｕ６を例示する。この
納品通知画面Ｕ６と納品された物品を突き合わせると、
庶務課５１は、納品通知画面Ｕ６の「転送」ボタンをク
リックする。一方、納品通知を受信しなかった場合は、
物品に添付された納品書に受領印を押す。ステップＳ３
では、納品通知画面Ｕ６の「転送」ボタンがクリックさ
れたら、庶務課５１の端末は、検収通知を用度課１０の
端末へ送信する。一方、納品通知を受信しなかった場合
は、受領印を押した納品書を用度課１０へ渡す。ステッ
プＳ４では、納品された物品に請求書が添付されておれ
ば、その請求書を経理部門５２へ渡す。

【００３６】ステップＲ９では、用度課１０の端末は、
転送されてきた納品通知を受信する。または、用度課１
０は、受領印を押した納品書を受け取る。ステップＲ１
０では、用度課１０の端末は、転送されてきた納品通知
に基づく検収画面を表示する。図１１に、検収画面Ｕ７
を例示する。この検収画面Ｕ７と発注履歴２７とを照合
し、正当な納品であれば、用度課１０は、検収画面Ｕ７
の「検収確認」ボタンをクリックする。すると、その結
果がＬＡＮ６０を介して自動的に発注履歴２７に反映さ
れると共に経理部門に通知される。一方、納品書を受け
取った場合は、発注履歴２７の該当するセルをクリック
する。すると、その結果がＬＡＮ６０を介して自動的に
発注履歴２７に反映されると共に経理部門に通知され
る。

【００３７】ステップＲ１１では、用度課１０は、物品
を要求部署へ支給する。これに対して、ステップＱ６
で、要求部署は、物品を受け取る。

【００３８】経理部門５２は、請求書と発注履歴２７と
を照合し、検収済みであれば、例えばＬＡＮ６０および
ネットワーク８０を介して口座振込などの支払い処理を
行う。

【００３９】以上の第１の実施形態にかかる電子発注シ
ステム１００によれば、要求部署（４１〜４５のいずれ
か）の端末で要求票２２を作成してデータベース２０に
登録し、用度課１０の端末で前記要求票２２の要求内容
を反映した発注決裁票２４を読み出して表示し、画面上
で発注決定ボタンがクリックされたら、発注先（７１〜
７６のいずれか）への発注処理を行うので、物品の発注
プロセスを効率化できる。

【００４０】−第２の実施形態− 図１２は、本発明の第２の実施形態にかかる電子発注シ
ステム２００を示す構成図である。この電子発注システ
ム２００は、インターネット，ＷＡＮのようなネットワ
ーク８０と、そのネットワーク８０に接続されたＫ病院
２０１，Ｌ病院２０２，Ｍ病院２０３と、データベース
９０を備えた発注仲介サーバ装置２３０と、発注先のＡ
文具店７１，Ｂ電気店７２，Ｃ日用品店７３，Ｄメーカ
ー７４，Ｅ商事７５と、前記ネットワーク８０に接続さ
れていないＦ商会７６とを具備して構成されている。な
お、前記ネットワーク８０がインターネットの場合、発
注元にも発注先にも当たらない端末である非加入者５０
１もネットワーク８０に接続している。

【００４１】前記Ｋ病院２０１，Ｌ病院２０２，Ｍ病院
２０３は、それぞれ、物品を要求する要求部署（外来，
病棟，手術室，検査科，リハビリ科など）に設置された
要求部署用端末２４０と、前記要求を受け付けて必要な
ら外部へ発注することを決定する発注部署すなわち用度
課に設置された発注部署用端末２１０と、物品代金の支
払い等を行う経理部門５２と、各部を接続するＬＡＮ６
０とを具備して構成されている。

【００４２】図１３は、前記データベース９０および前
記発注仲介サーバ装置２３０を示す構成図である。前記
データベース９０は、要求部署用端末２４０が前記発注
仲介サーバ装置２３０の正当なアクセス権者であるか否
かをチェックするための要求部署識別情報９１と、発注
部署用端末２１０が前記発注仲介サーバ装置２３０の正
当なアクセス権者であるか否かをチェックするための発
注部署識別情報９２と、物品を要求する要求部署別の要
求票フォーム９３と、要求部署別の要求票９４と、過去
の要求内容と受け取り状況を表した要求部署別の要求履
歴９５と、要求を承認するか否かを決裁する発注部署別
の発注決裁票９６と、要求の内訳を表す発注部署別の要
求内訳９７と、発注を行う発注伝票のフォーム９８と、
過去の発注内容と納品状況を表した発注部署別の発注履
歴９９とを登録する。なお、前記要求部署用端末２４０
または発注部署用端末２１０が前記発注仲介サーバ装置
２３０のアクセス権を新たに取得しようとする場合、該
要求部署や発注部署（または病院）が前記発注仲介サー
バ装置２３０の管理者と加入者契約を取り交わす必要が
ある。この契約時に、前記発注仲介サーバ装置２３０の
管理者は、加入料を受け取ってもよい。また、各種情報
の利用や保守更新などのサービスに対する管理料を、ア
クセスごと、一定期間ごと、又は、不定期に受け取って
もよい。さらに、加入者ごとに、前記データベース９０
の記憶容量に応じた使用料を受け取ってもよい。さらに
また、各加入者に供する画面にバナー（banner）広告な
どを掲載する場合には、広告主から広告料を受け取って
もよい。

【００４３】図１４は、図１２の電子発注システム２０
０の動作を示すフロー図である。左側のフローは、要求
部署の動作を示すフローである。中央のフローは、発注
仲介サーバ装置２３０の動作を示すフローである。右側
のフローは、用度課の動作を示すフローである。図１５
は、図１４の続きのフロー図である。ステップＶ１で
は、病院２０１，２０２，２０３のいずれかの要求部署
で必要な物品が生じたら、要求部署用端末２４０は、Ｌ
ＡＮ６０およびネットワーク８０を介して前記発注仲介
サーバ装置２３０にアクセスして前記要求部署別要求票
フォーム９３を読み出す。前記発注仲介サーバ装置２３
０は、前記要求部署識別情報９１を参照して前記要求部
署用端末２４０が正当なアクセス権者であるか否かをチ
ェックし、正当である場合に限り読み出しを許可する。
この正当性のチェックは、ネットワークアドレスや電話
番号のチェック、パスワードのチェック、ＩＤカードの
チェックなど、公知の通信回線接続用の正当性チェック
方法を用いる。なお、前記要求部署別要求票フォーム９
３は、上記第１の実施形態にかかる電子発注システム１
００の要求票フォーム２１（図３参照）と同様である
が、前記要求部署用端末２４０によって内容が異なって
もよい。

【００４４】ステップＶ２では、前記要求部署用端末２
４０に前記要求部署別要求票フォーム９３を表示し、そ
の要求部署別要求票フォーム９３に要求物品の数量を入
力して要求部署別要求票９４を作成する。例えば、図１
６の要求部署別要求票画面Ｕ１０に示すように、〔要求
部署用端末ＩＤ：IDK240 要求部署名：Ｋ病院 外来〕
に対応する要求部署別要求票９４の「台所用洗剤」に対
応する数量として“１”を入力し、「トイレットペーパ
ー」に対応する数量として“１”を入力し、「単３アル
カリ電池」に対応する数量として“３”を入力し、「単
３マンガン電池」に対応する数量として“１”を入力す
る。他の物品についても、同様に数量を入力する。

【００４５】図１６の要求票画面Ｕ１０において、「要
求履歴を見る」ボタンがポインティングデバイスでクリ
ックされると、要求部署別要求履歴９５が表示される。
この要求部署別要求履歴９５の画面は、上記第１の実施
形態にかかる電子発注システム１００の要求履歴画面Ｕ
２（図５参照）と同様であるが、前記要求部署用端末２
４０ごとに内容が異なる。

【００４６】ステップＶ３では、図１６の要求部署別要
求票画面Ｕ１０で、要求ボタンがクリックされたら、前
記要求部署別要求票９４を前記発注仲介サーバ装置２３
０へ送信する。

【００４７】ステップＷ１では、発注仲介サーバ装置２
３０は、前記要求部署別要求票９４を受信する。ステッ
プＷ２では、発注仲介サーバ装置２３０は、前記要求部
署別要求票９４をデータベース９０に登録し、その内容
を反映するように発注部署別発注決裁票９６を更新す
る。この発注部署別発注決裁票９６の内容は、後述す
る。

【００４８】ステップＸ１では、用度課は、発注部署用
端末２１０で定期的に（例えば１週間ごとに）前記発注
仲介サーバ装置２３０にアクセスして前記発注部署別発
注決裁票９６を読み出し、表示する。前記発注仲介サー
バ装置２３０は、前記発注部署識別情報９２を参照して
前記発注部署用端末２１０が正当なアクセス権者である
か否かをチェックし、正当である場合に限り読み出しを
許可する。図１７に、〔発注部署用端末ＩＤ：IDK210
発注部署名：Ｋ病院 用度課〕に対応する発注部署別発
注決裁票画面Ｕ３０を例示する。この発注部署別発注決
裁票９６では、物品ごとの「要求数合計」（多数の要求
部署からの要求票を集計したもの）および「現在庫数」
を一覧型式で表示している。また、「現在庫数」から
「要求数合計」と「定数」を引いた値を「過不足数」と
している。そして、「過不足数」が負の値なら、その数
を「発注数」に入れている。すなわち、「定数」の在庫
数を確保するために必要な「発注数」が自動的に算出さ
れる。さらに、物品ごとの「単価」および「合計金額」
（単価に発注数を乗算したもの）を表示している。

【００４９】なお、「要求数合計」のセルをクリックす
ると、該当する物品に対応する要求部署と要求数を示す
発注部署別要求内訳９７をデータベース９０から読み出
して表示する。この発注部署別要求内訳９７の画面は、
上記第１の実施形態にかかる電子発注システム１００の
要求内訳画面Ｕ４（図７参照）と同様であるが、前記発
注部署用端末２１０ごとに内容が異なる。

【００５０】ステップＸ２では、用度課は、要求を満た
す在庫があればステップＸ３へ進み、在庫が不足するな
らステップＸ４へ進む。

【００５１】ステップＸ３では、用度課は、在庫から物
品を支給する。これに対して、ステップＶ４で、要求部
署は物品を受け取る。

【００５２】ステップＸ４では、用度課は、発注の承認
を行う。すなわち、図１７に示す発注部署別発注決裁票
９６では、物品ごとに発注承認を行えるようになってい
るので、適宜発注を承認する。なお、上記第１の実施形
態にかかる電子発注システム１００の発注決裁票２４
（図６参照）のように、カテゴリ別に発注承認を行える
ようにしてもよい。

【００５３】ステップＸ５では、用度課は、外部への発
注を決定する。すなわち、図１７の発注部署別発注決裁
票画面Ｕ３０において「発注決定ボタン」をクリックす
る。

【００５４】ステップＸ６では、発注部署用端末２１０
は、前記発注部署別発注決裁票９６を前記発注仲介サー
バ装置２３０へ送信する。

【００５５】ステップＷ３では、発注仲介サーバ装置２
３０は、前記発注部署別発注決裁票９６を受信する。ス
テップＷ４では、発注仲介サーバ装置２３０は、発注が
承認された物品に関して「発注数」と発注単位とに基づ
く数量の発注を行う。例えば、発注先がＡ文具店７１，
Ｂ電気店７２，Ｃ日用品店７３，Ｄメーカー７４のいず
れかの場合には、ＷＥＢまたは電子メールによる発注を
行う。発注先がＥ商事７５かＦ商会７６の場合には、デ
ータベース９０から発注伝票フォーム９８を読み出して
発注内容を印刷し、発注伝票（図８参照）を作成する。
前記発注仲介サーバ装置２３０の管理者は、前記発注伝
票が作成されたら、Ｅ商事７５のファクシミリ装置へ送
信したり、Ｆ商会７６へ郵送する。

【００５６】ステップＷ５では、発注仲介サーバ装置２
３０は、前記ネットワーク８０および前記ＬＡＮ６０を
介して、発注済み通知または要求不承認通知を要求部署
用端末２４０へ送信する。これに対して、ステップＶ５
で、要求部署用端末２４０は発注済み通知または要求不
承認通知を受信する。そして、発注済み通知なら、要求
部署は、要求した物品の発注が行われたことを確認でき
るので、物品の支給を待つ。一方、要求不承認通知な
ら、用度課と直接交渉するなどの対策を直ちに採ること
が出来る。

【００５７】図１７の発注部署別発注決裁票画面Ｕ３０
において、「発注履歴」ボタンがポインティングデバイ
スでクリックされると、発注部署別発注履歴９９が表示
される。この発注部署別発注履歴９９の画面は、上記第
１の実施形態にかかる電子発注システム１００の発注履
歴画面Ｕ５（図９参照）と同様であるが、前記要求部署
用端末２４０ごとに内容が異なる。

【００５８】ステップＹ１では、発注先（図１２の７１
〜７６のいずれか）は、前記発注を受領する。ステップ
Ｙ２では、送信可能ならば、発注先は、ネットワーク８
０を介して、要求部署用端末２４０へ納品通知を送信す
る。送信可能でないなら、納品する物品に納品書を添付
する。ステップＹ３では、発注先は、物品を用度課へ発
送する。なお、請求書は、納品する物品に添付するか、
又は、別途郵送する。

【００５９】ステップＸ７では、用度課は、発注先から
の納品通知を受信する。ステップＸ８では、用度課は、
発注先から納品された物品を受け取る。ステップＸ９で
は、前記納品通知に基づく検収画面を表示する。この検
収画面は、上記第１の実施形態にかかる電子発注システ
ム１００の検収画面Ｕ７（図１１参照）と同様である。
この検収画面と，前記発注仲介サーバ装置２３０にアク
セスして読み出した前記発注部署別発注履歴９９とを照
合し、正当な納品であれば、用度課は、検収画面の「検
収確認」ボタンをクリックする。すると、その結果が、
ＬＡＮ６０およびネットワーク８０を介して前記発注仲
介サーバ装置２３０に通知されると共に、経理部門に通
知される。

【００６０】ステップＷ６では、発注仲介サーバ装置２
３０は、前記発注部署用端末２１０から通知された検収
結果を反映するように、前記データベース９０に登録さ
れた発注部署別発注履歴９９を更新する。

【００６１】ステップＸ１０では、納品された物品に請
求書が添付されておれば、その請求書を経理部門５２へ
渡す。経理部門５２は、請求書と前記発注部署別発注履
歴９９とを照合し、検収済みであれば、例えばＬＡＮ６
０およびネットワーク８０を介して口座振込などの支払
い処理を行う。

【００６２】ステップＸ１１では、用度課は、物品を要
求部署へ支給する。これに対して、ステップＶ６で、要
求部署は、物品を受け取る。

【００６３】以上の第２の実施形態にかかる電子発注シ
ステム２００によれば、病院２０１，２０２，２０３内
の要求部署用端末２４０や発注部署用端末２１０が共同
利用し得る発注仲介サーバ装置２３０のデータベース９
０で要求部署別要求票９４や発注者別発注決裁票９６な
どを一元的に管理するので、各病院内で要求票２２や発
注決裁票２４（図１参照）を個別に登録・管理する必要
がなくなり、運用コストを節減することが出来る。

【００６４】

【発明の効果】本発明の電子発注方法および電子発注シ
ステムによれば、物品を要求する部署で作成された要求
票を電子的に発注部署へ送るので、会社内や病院内での
業務効率を向上できる。また、発注部署用端末に表示さ
れた発注決定ボタンを選択するだけで、外部への発注や
発注伝票の印刷を行えるので、人的労力を節減できる。
さらに、発注仲介サーバ装置で要求票や発注決裁票を集
中管理して多数の要求部署用端末や発注部署用端末の共
同利用に供することで、各端末の新設や廃止に柔軟に対
応可能となると共に、電子発注仲介サービスの商業化に
好都合となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施形態にかかる電子発注シス
テムを示す構成図である。

【図２】図１の電子発注システムにおいて、用度課が要
求部署からの要求に応じて物品を支給するための処理を
示すフロー図である。

【図３】要求票フォームを示す説明図である。

【図４】要求票画面の例示図である。

【図５】要求履歴画面の例示図である。

【図６】発注決裁票画面の例示図である。

【図７】要求内訳画面の例示図である。

【図８】発注伝票の例示図である。

【図９】発注履歴画面の例示図である。

【図１０】納品通知画面の例示図である。

【図１１】検収画面の例示図である。

【図１２】本発明の第２の実施形態にかかる電子発注シ
ステムを示す構成図である。

【図１３】図１２の電子発注システムにおける発注仲介
サーバ装置およびデータベースを示す構成図である。

【図１４】図１２の電子発注システムの動作を示すフロ
ー図である。

【図１５】図１４の続きのフロー図である。

【図１６】要求部署別要求票画面の例示図である。

【図１７】発注部署別発注決裁票画面の例示図である。

【符号の説明】

１００，２００ 電子発注システム １０ 用度課 ２０，９０ データベース ２１ 要求票フォーム ２２ 要求票 ２３ 要求履歴 ２４ 発注決裁票 ２５ 要求内訳 ２６，９８ 発注伝票フォーム ３０ データベースサーバ装置 ５１ 庶務課 ５２ 経理部門 ６０ ＬＡＮ ８０ ネットワーク ９１ 要求部署識別情報 ９２ 発注部署識別情報 ９３ 要求部署別要求票フォーム ９４ 要求部署別要求票 ９５ 要求部署別要求履歴 ９６ 発注部署別発注決裁票 ９７ 発注部署別要求内訳 ９９ 発注部署別発注履歴 ２１０ 発注部署用端末 ２３０ 発注仲介サーバ装置 ２４０ 要求部署用端末

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 梶 泰彦 東京都日野市旭ケ丘４丁目７番地の127 ジーイー横河メディカルシステム株式会社 内 (72)発明者 梁田 透 東京都日野市旭ケ丘４丁目７番地の127 ジーイー横河メディカルシステム株式会社 内

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 物品を要求する要求部署に設置された要
   求部署用端末と前記要求を受け付けて必要なら外部へ発
   注する発注部署に設置された発注部署用端末とを通信回
   線で接続し、前記要求部署用端末では物品を要求する要
   求票を作成して前記発注部署用端末へ送信し、前記発注
   部署用端末では前記要求票の内容と外部への発注を決定
   する発注決定ボタンとを含む発注決裁票を表示し、前記
   発注決定ボタンが選択されたら通信回線を介して外部へ
   発注するか又は発注伝票を印刷することを特徴とする電
   子発注方法。
2. 【請求項２】 物品を要求する要求部署に設置された要
   求部署用端末と前記要求を受け付けて必要なら外部へ発
   注することを決定する発注部署に設置された発注部署用
   端末と前記要求に基づく発注を仲介する発注仲介サーバ
   装置とを通信回線で接続し、前記要求部署用端末は前記
   発注仲介サーバ装置にアクセスして物品を要求する要求
   票を作成し、前記発注仲介サーバ装置は前記要求票をデ
   ータベース登録し、前記発注部署用端末は前記発注仲介
   サーバ装置にアクセスして前記要求票の内容と外部への
   発注を決定する発注決定ボタンとを含む発注決裁票を表
   示し、前記発注仲介サーバ装置は前記発注決定ボタンが
   選択されたら外部への発注を行うか又は発注伝票の印刷
   を行うことを特徴とする電子発注方法。
3. 【請求項３】 請求項１または請求項２に記載の電子発
   注方法において、前記発注決裁票は、物品ごとの在庫数
   および異なる要求部署からの合計要求数を含むと共に物
   品の発注を物品個別に承認するボタンおよび異なる物品
   をまとめて承認するボタンを含むことを特徴とする電子
   発注方法。
4. 【請求項４】 請求項３に記載の電子発注方法におい
   て、前記発注部署用端末は、要求された物品の在庫がな
   いにもかかわらず発注が承認されなかった場合は、通信
   回線を介して要求不承認通知を要求部署用端末へ送信す
   ることを特徴とする電子発注方法。
5. 【請求項５】 請求項１から請求項４のいずれかに記載
   の電子発注方法において、前記要求部署用端末では、過
   去の要求内容と受け取り状況を表した要求履歴の表示を
   指示する要求履歴ボタンを表示し、前記要求履歴ボタン
   が選択されたら前記要求履歴を表示することを特徴とす
   る電子発注方法。
6. 【請求項６】 請求項１から請求項５のいずれかに記載
   の電子発注方法において、前記発注部署用端末では、要
   求された物品に対応する要求部署と要求数を示す要求内
   訳の表示が操作者から指示されたら前記要求内訳を表示
   することを特徴とする電子発注方法。
7. 【請求項７】 請求項１から請求項６のいずれかに記載
   の電子発注方法において、前記発注部署用端末では、過
   去の発注内容と納品状況を表した発注履歴の表示を指示
   する発注履歴ボタンを表示し、前記発注履歴ボタンが選
   択されたら前記発注履歴を表示することを特徴とする電
   子発注方法。
8. 【請求項８】 請求項７に記載の電子発注方法におい
   て、前記発注部署用端末では、発注先から物品が納品さ
   れたことを示す納品通知が送られてきたら前記納品通知
   と検収を確認する検収確認ボタンとを含む検収画面を表
   示し、前記検収確認ボタンが選択されたら検収結果を前
   記発注履歴に反映することを特徴とする電子発注方法。
9. 【請求項９】 物品を要求する要求部署に設置された要
   求部署用端末と、前記要求を受け付けて必要なら外部へ
   発注する発注部署に設置された発注部署用端末と、前記
   要求部署用端末と前記発注部署用端末とを接続する通信
   回線とを具備してなり、 前記要求部署用端末は、物品を要求する要求票を作成し
   て前記発注部署用端末へ送信し、 前記発注部署用端末は、前記要求票の内容と外部への発
   注を決定する発注決定ボタンとを含む発注決裁票を表示
   し、前記発注決定ボタンが選択されたら通信回線を介し
   て外部へ発注するか又は発注伝票を印刷することを特徴
   とする電子発注システム。
10. 【請求項１０】 物品を要求する要求部署に設置された
    要求部署用端末と、前記要求を受け付けて必要なら外部
    へ発注することを決定する発注部署に設置された発注部
    署用端末と、前記要求に基づく発注を仲介する発注仲介
    サーバ装置と、前記要求部署用端末と前記発注部署用端
    末と前記発注仲介サーバ装置とを接続する通信回線とを
    具備してなり、 前記要求部署用端末は、前記発注仲介サーバ装置にアク
    セスして物品を要求する要求票を作成し、 前記発注仲介サーバ装置は、前記要求票をデータベース
    登録し、 前記発注部署用端末は、前記発注仲介サーバ装置にアク
    セスして前記要求票の内容と外部への発注を決定する発
    注決定ボタンとを含む発注決裁票を表示し、 前記発注仲介サーバ装置は、前記発注決定ボタンが選択
    されたら外部への発注を行うか又は発注伝票の印刷を行
    うことを特徴とする電子発注システム。
11. 【請求項１１】 請求項９または請求項１０に記載の電
    子発注システムにおいて、前記発注決裁票は、物品ごと
    の在庫数および異なる要求部署からの合計要求数を含む
    と共に物品の発注を物品個別に承認するボタンおよび異
    なる物品をまとめて承認するボタンを含むことを特徴と
    する電子発注システム。
12. 【請求項１２】 請求項１１に記載の電子発注システム
    において、前記発注部署用端末は、要求された物品の在
    庫がないにもかかわらず発注が承認されなかった場合
    は、通信回線を介して要求不承認通知を要求部署用端末
    へ送信することを特徴とする電子発注システム。