JP2002149933A - 文字，図，数字の組合せによる業務プロセスの可視化・把握・分析法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 プログラムされたコンピュータにより、業務
プロセスの実態を文字，数字，図の組合せによる方法で
可視化し、現状把握・改善着眼を容易にし、且つ改善さ
れた業務の継続管理のため、電子マニュアル等を得る。 【解決手段】 把握対象組織員全員が２０回／日前後の
指定又はランダム記入時刻に、数字および記号によっ
て、各種の記録１日単位分を簡単に記入できるよう考案
された定型様式の記録シートを用い、必要期間（約１ヶ
月間）記録し、データを入力・集計・分析し、業務実態
把握の諸分析図表を出力させる方法と、単位業務をプロ
セスチャートで表示し、作業内容、管理点、業務の難易
度および作業量等を表示することを特徴とする電子マニ
ュアル（業務管理点マニュアル）の作成法と、自工程及
び前後工程の繋がりを持つ単位業務間を結合しブロック
チャートで表示し、さらに改正業務体系表等を作成する
可視化法と、を提供する。

Description

【発明の詳細な説明】 【０００１】 【発明の属する技術分野】本発明は、事務・管理部門に
おける個人および組織全体の業務実態の可視化・把握・
分析法と、各自が担当する単位業務プロセスの可視化と
業務管理点マニュアル作成法と、組織全体の機能体系を
可視化する方法と、に関する。 【０００２】 【従来の技術】従来の事務・管理部門の業務実態把握・
分析法は部分的には実施可能であるが、全体を体系的且
つ有機的繋がりをもって表現することは極めて困難であ
る。また処理される帳票の種類や枚数、稼動時間、シス
テムへの入出力回数などの膨大なデータを個別に収集・
分析する方法も実施上極めて困難である。従って従来業
務の実態把握・分析のためには膨大な労力を要し、迅速
でかつ精度の高い分析は事実上不可能である。 【０００３】また作業手順の可視化を図る方法は、手書
き若しくは汎用作図プログラムを読みとったコンピュー
タにより、フローチャート又はプロセスチャートを描く
方法がとられてきたが、これらの方法では，改善検討結
果に基づく、フローチャートやプロセスチャートの変更
作業に時間がかかる。またこれらのプロセスチャートを
織り込んだ業務管理点マニュアルは従来作成されていな
い。 【０００４】さらに組織の業務体系を示す方法として、
手書き若しくは汎用作図プログラムを読みとったコンピ
ュータにより、業務機能体系図を描く方法がとられてい
るが、これでは単位業務間の業務及び情報の繋がりを明
確に表示することが困難である。 【０００５】 【発明が解決しようとする課題】本発明の第１の目的は
客観的事実に基づく業務の実態把握を、個人差がなく、
効率的に記録できるよう考案された業務記録表を使用
し、業務の実態を把握しうる諸分析図表を迅速に作成す
る方法を提供することにある。 【０００６】本発明の第２の目的は、単位業務のプロセ
スチャートが平易に作成・変更でき，改善検討結果を反
映しやすくし，さらに当該プロセスチャートと業務遂行
上の作業ステップ毎の作業内容、管理点（業務の目標、
Ｑ・Ｃ・Ｄの点検点・注意点，正・異常表示、ノウハウ
等）、業務の難易度、作業量等を記入した業務管理点マ
ニュアルを迅速に作成する方法を提供することにある。 【０００７】本発明の第３の目的は、 【０００６】において明確になった互いに繋がりを持つ
単位業務間を結合し、組織全体の業務プロセスをブロッ
クチャートで表示することにより、業務プロセスの改善
検討・組替えを容易にし、改善されたブロックチャート
に基づき、入出力帳票を４次業務毎に表示した改正業務
体系表を作成する方法を提供することにある。 【０００８】 【課題を解決するための手段】図１は本発明の全体構成
を示す図である。 業務プロセスの各種実態把握・分析図表を作成するＨ
ＩＴ．１のステップと、 単位業務のプロセスチャートの作成、業務プロセスの
組替え検討を経て、業務管理点マニュアルを作成するＨ
ＩＴ．２のステップと、 組織全体のブロックチャートの作成、業務プロセスの
組替え検討を経て、新ブロックチャートによる改正業務
体系表、帳票一覧表を作成するＨＩＴ．３のステップ
と、を示す。ＨＩＴ．１のステップで作成された各種分
析図表はＨＩＴ．２およびＨＩＴ．３のステップの業務
プロセス組替え検討に活用され，ＨＩＴ．２のステップ
で作成された業務管理点マニュアルはＨＩＴ．３のステ
ップの入力データとなり，ＨＩＴ．３のステップで作成
された改正業務体系表は次回調査時ＨＩＴ．１のステッ
プにフィードバックされる。 【０００９】本発明第１の目的を解決するため、把握対
象者全員がそれぞれの処理業務の実態を、各自２０回／
日前後の指定又はランダム時刻に、記録時刻、電話回
数、業務内容（業務コード又は業務名で記入）、処理区
分、処理量、処理ツール、処理行動等を、数字および記
号で簡単に１日単位分記入可能なるよう開発された定型
様式の記録シート（以下「日々業務記録表」という）を
用い、必要期間（連続稼動約１ヶ月間の単位）記録す
る。「日々業務記録表」は毎日収集され、「業務分析プ
ログラム」（以下「ＨＩＴ．１」プログラムという）を
読みとり，かつあらかじめ組織コード表、社員コード
表、業務体系表のデータが入力されたコンピュータに、
「日々業務記録表」のデータを入力・処理し、当該月度
の各種分析表を出力する。さらに個人別の補正記録表
（記入用）を出力し、把握対象者各自が記録期間中には
発生しなかったが、年間を通して定常的に発生もしくは
増減のある業務量を上記補正記録表に記入し、収集のう
え業務量補正データとして当該コンピュータに入力する
ことにより，年間業務集計表および年間業務管理表を出
力する。 【００１０】本発明第２の目的を解決するため、「管理
点マニュアル作成プログラム」（以下「ＨＩＴ．２」プ
ログラムという）を読みとったコンピュータを用い、コ
ンピュータの表示画面を「プロセスチャート作成」画面
とし，単位業務毎のプロセスチャートを、表示画面上の
記号パレットを活用して平易に作図し、レイアウトの修
正も関連記号や流れ線を一括して迅速に処理可能とす
る。さらにコンピュータの表示画面を「管理点マニュア
ル作成」画面に切替え、このプロセスチャートの業務処
理のステップ毎に、業務内容、管理点（業務の目標、Ｑ
・Ｃ・Ｄの点検点・注意点，正・異常表示、ノウハウ
等）、業務の難易度（ＡＢＣの３ランク表示）及びステ
ップごとの作業時間（分表示）等を入力することによ
り、管理点マニュアルを作成・出力する。 【００１１】本発明第３の目的を解決するため、「ブロ
ックチャート作成プログラム」（以下「ＨＩＴ．３」プ
ログラムという）を読みとり、かつ管理点マニュアル作
成のためのデータをファイルしたコンピュータを用い，
単位業務の繋がりとして表示される組織全体のブロック
チャートを作成・出力する。出力されたブロックチャー
トにより業務プロセスの組替えが容易になる。さらに組
替えられたブロックチャートに基づき，改正業務体系
表、帳票一覧表を作成・出力する。 【００１２】 【発明の実施の形態】発明の実施の形態を実施例に基づ
き、図面を参照して説明する。図２は「ＨＩＴ．１」プ
ログラムを読みとったコンピュータの情報データ入出力
関連を示す。図３は「日々業務記録表」を示す。記入項
目は記録時刻、電話（送受信）回数、業務内容（業務コ
ード又は業務名）、処理区分（処理手順、役割分担、サ
イクル）、処理量（処理終了、処理枚数）を記入し、更
に処理ツール（帳票、台帳，物，電子情報、現金、対象
なし）及び処理行動（思考作成、協議・会議、情報伝
達、手待ち、運搬・移動、検査・確認、転記、作業一
般）の該当欄に〇印をつけ、特記，帳票名を記入する。
記入された「日々業務記録表」は毎日収集され、「ＨＩ
Ｔ．１」プログラムを読みとったコンピュータにデータ
入力される。図４はコンピュータ表示画面上の日々業務
記録表データ入力例を示す。 【００１３】１ヵ月間の全ての業務記録を入力処理後、
個人別および組織別（セクション別、部門別）の月間業
務集計表、負荷分析グラフ、行動分析表、行動分析グラ
フならびに業務管理表などを出力する。図５は月間業務
集計表で業務量の多いものから順次記載されている。図
６は負荷分析グラフで、月間の業務量の山谷を示す。図
７は行動分析表で、業務量の多いものから順次並べら
れ、これら業務の処理対象および処理行動の内容を示し
ている。図８は行動分析グラフで、月間の処理行動をグ
ラフで示している。図９は業務別負荷分析表で、業務量
の多いものから順次並べられ、業務別に定型、非定型お
よび突発業務の割合など負荷の状態を示している。さら
に図１０は４次および３次業務管理表で組織全員の月間
の業務別業務量を示している。 【００１４】図１１は補正記録表を示す。調査対象組織
員各自の業務別作業時間を記入した個人別「補正記録
表」を出力し、過去１年間の実績を参考として、年間を
通してフレのある業務やたまたま記録期間中に発生しな
かったが、発生を見込む必要のある業務についての補正
業務量を「補正記録表」に記入し、その補正データを入
力する。図１２は補正データ入力により出力される組織
別年間業務集計表、また図１３は年間業務管理表を示
す。 【００１５】図１４は「ＨＩＴ．２」プログラムにおけ
るプロセスチャート作成画面の一例を示す。表示画面上
で記号パレットの処理対象（帳票など）のボタンを選
び、配置したい位置にポインター（＋印）を移動させク
リックすると、当該処理対象記号が表示されるとともに
インプットボックス画面が表示される。さらに処理対象
名、担当者，作業名などのデータを上記インプットボッ
クス画面に入力する。作業手順に従い逐次作業記号のボ
タンを選び、配置したい位置にポインターを移動させク
リックし、表示されるインプットボックス画面に作業名
等を入力することにより、描画編集画面にプロセスチャ
ートが逐次作図される。なお処理対象の記号の位置を画
面上で移動すると、自動的に関連する作業記号やライン
が移動される。更に表示画面を管理点マニュアル作成画
面に変更し、単位業務のヘッダー情報、業務内容、業務
の手順（プロセスチャート）、管理点、業務の難易度、
作業量等を入力することにより、管理点マニュアルが作
成される。図１５は「ＨＩＴ．２」プログラムによる業
務管理点マニュアルの出力例を示す。 【００１６】図１６はプロセスチャートとブロックチャ
ートの関連の一例を示す。ブロックチャートでは単位業
務のプロセスチャートを１つのブロックに置き換え，情
報の流れの上流，下流の繋がりとしてブロックをつなぎ
合わせてゆく。図１７は「ＨＩＴ．３」プログラムを読
みとったコンピュータによるブロックチャート出力例を
示す。図１８は１〜４次業務の関連をブロックチャート
で示す。業務プロセスを４次業務，３次業務，２次業務
さらに１次業務にまとめる。図１９は改正業務体系表の
出力例を示す。 【００１７】 【発明の効果】本発明は以上説明した３つの方法で構成
され、以下に記載されるような効果を奏する。 【００１８】事務・管理部門の業務プロセスの実態把握
・分析作業は従来大量の資料の収集と分析に長時間を要
し、かつ精度の高い分析が困難であったが、［請求項
１］の方法により、短期間に、精度の高い各種の分析図
表を出力することが可能となる。 【００１９】［請求項２］の方法により，単位業務のプ
ロセスチャート作成およびそれに伴う改善案検討の迅速
化が可能となり、さらに改善されたプロセスチャートを
組み込んだ業務管理点マニュアルを容易に作成すること
ができる。 【００２０】［請求項３］の方法により、組織全体の業
務プロセスをブロックチャートで可視化し、業務の全体
像の把握，重複機能の排除，分担の見直し，時間生産性
の向上，リードタイムの短縮、業務プロセスの組替えな
どの検討が容易になり、全体最適な仕組みの構築が可能
となる。さらに組替えられた業務プロセスに基づく改正
業務体系表、帳票一覧表の作成が可能となる。

【図面の簡単な説明】 【図１】本発明の全体構成図である。 【図２】業務プロセスの実態分析のための情報データ入
出力関連図である。 【図３】「日々業務記録表」の様式例である。 【図４】「日々業務記録表」データのコンピュータ画面
上での入力例である。 【図５−１】個人別月間業務集計表の出力例である。 【図５−２】セクション別月間業務集計表の出力例であ
る。 【図６−１】個人別負荷分析グラフ出力例である。 【図６−２】セクション別負荷分析グラフ出力例であ
る。 【図７−１】個人別行動分析表の出力例である。 【図７−２】セクション別行動分析表の出力例である。 【図８−１】個人別行動分析グラフの出力例である。 【図８−２】セクション別行動分析グラフの出力例であ
る。 【図９−１】個人別業務別負荷分析表の出力例である。 【図９−２】セクション別業務別負荷分析表の出力例で
ある。 【図１０−１】４次業務管理表の出力例である。 【図１０−２】３次業務管理表の出力例である。 【図１１】補正記録表の様式例である。 【図１２】年間業務集計表出力例である。 【図１３】年間業務管理表出力例である。 【図１４】プロセスチャート作成画面の例である。。 【図１５】業務管理点マニュアルの出力例である。 【図１６】プロセスチャートとブロックチャートの関連
を示す。 【図１７】ブロックチャートの出力例である。 【図１８】１〜４次業務の関連を示したブロックチャー
ト例である。 【図１９】改正業務体系表の出力例である。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 【請求項１】独自に開発した定型記録シート活用による
   業務プロセスの各種実態把握・分析図表の作成法であっ
   て、 把握対象組織員各自の分担処理業務の実態を、必要サン
   プル数を得るため２０回／日前後の指定又はランダム記
   入時刻に、数字および記号によって、記録時刻、電話回
   数、業務内容（業務コード又は業務名で記入）、処理区
   分、処理量、処理ツール、処理行動等の事実を記録す
   る。この記録には把握精度を高めるため、１日単位で記
   入できるよう独自に開発した定型様式の記録シートを用
   い、各自が必要期間記録のうえ、当該記録シートを収集
   し、シートに記載された情報をプログラムされたコンピ
   ュータに入力・集計・分析し、個人別および組織別の月
   間業務集計表、負荷分析グラフ、行動分析表、行動分析
   グラフならびに業務管理表などを出力する第１の手順
   と、 第１の手順により得られた月間業務集計表のデータに基
   づき、各自の業務別作業時間を当該コンピュータにより
   出力・印字し、かつ年間の実態把握・分析のため、年間
   補正値を記入し得るよう考案された補正記録表を用い、
   記録期間中には発生しなかったが、年間を通して定常的
   に発生もしくは増減のある業務量を、各自が当該補正記
   録表に記入のうえ集約し、第１の手順で集計された月間
   業務集計のデータに基づき年間補正し、組織別年間業務
   集計表および年間業務管理表を出力する第２の手順と、 を備えることを特徴とする業務プロセスの文字，数字，
   図の組合せによる可視化・把握・分析法。 【請求項２】把握対象組織員各自が処理する単位業務
   （４階層に区分した第４次の単位）について、プログラ
   ムされたコンピュータ表示画面上で、処理対象（帳票、
   台帳、データベース、物、金）、処理手続きと手順、役
   割と分担を２９種類の基本記号を用い、情報の流れを中
   心に、文字と図で表わすプロセスチャートを作成し、作
   業の流れを可視化する手順と、 当該単位業務のプロセスチャートおよび業務遂行のため
   の作業ステップ毎の作業内容、管理点（業務の目標、Ｑ
   ・Ｃ・Ｄの点検点・注意点，正・異常表示、ノウハウ
   等）、業務の難易度、作業量等を表記した電子化マニュ
   アル（以下業務管理点マニュアルという）をコンピュー
   タ表示画面上で作成する手順と、 を備えることを特徴とする単位業務プロセスの可視化・
   把握・分析並びに一元管理法。 【請求項３】把握対象組織全体の業務プロセスを、 【請求項２】の単位業務のデータに基づき、プログラム
   されたコンピュータ表示画面上に、ブロックチャートで
   表示する方法であって、 各単位業務を１ブロックで表わし，プロセスチャート作
   成により明確になった前工程⇒自工程⇒後工程の繋がり
   を持つ単位業務間を結合し、組織全体の業務プロセスを
   ブロックチャートで表示する第１の手順と 第１の手順により得られたブロックチャートに基づき、
   改正業務体系表、帳票一覧表を作成する第２の手順と、 を備えることを特徴とする業務プロセスの可視化・把握
   ・分析法。