JP2002132687A

JP2002132687A - 情報回覧システム

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Publication number: JP2002132687A
Application number: JP2000324854A
Authority: JP
Inventors: Naoyuki Morita; 直行森田; Yoshio Ida; 芳夫井田; Wataru Abe; 渉安部; Arata Takeuchi; 新竹内; Kazuhiro Kodera; 一裕小寺
Original assignee: Kyocera Communication Systems Co Ltd
Current assignee: Kyocera Communication Systems Co Ltd
Priority date: 2000-10-25
Filing date: 2000-10-25
Publication date: 2002-05-10
Anticipated expiration: 2020-10-25
Also published as: JP3620711B2

Abstract

(57)【要約】【課題】回覧の仕方や順序を柔軟に設定することので
きる回覧システムを提供する。【手段】起票者は、サーバ装置２にアクセスして、回
覧文書及び回覧経路を作成し、サーバ装置２に記録す
る。サーバ装置２は、回覧経路にしたがって、回覧者に
対して回覧通知のメールを送信する。回覧者は、回覧通
知メールを見て、サーバ装置２の回覧文書を閲覧する。
回覧者は、回覧文書に対するコメントをサーバ装置２に
記録するとともに、閲覧確認をサーバ装置２に送信す
る。回覧者が複数人いる場合には、サーバ装置２は、回
覧者の内のキーとなる人からの閲覧確認があると、回覧
経路の次の回覧者に対し、回覧通知のメールを送信す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の技術分野】この発明はＬＡＮやインターネット
によって接続された端末装置間において情報回覧を行う
ためのシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術および課題】電子的に文書等の回覧を行う
場合、回覧元が電子メールに回覧したい文書を添付して
配信し、回覧者が、さらに次の回覧先に転送するなどの
方法が採られている。

【０００３】関係者全員に情報伝達を行い、コメントを
収集するという場合には、回覧ではなく、情報を一斉送
信すればよい。回覧は、回覧順序を定め情報伝達の経路
を規制できる、先の回覧者のコメントを次の回覧者が見
ることができる等の特徴を有している。したがって、回
覧を行う場合には、回覧の仕方や順序を、回覧対象とな
る情報の内容や重要性に応じて、柔軟に設定できること
が望まれる。

【０００４】かかる観点からは、従来の回覧方法では、
このような要望に十分応えていなかった。

【０００５】また、情報の一斉配布において、情報発信
者が、各配布先の閲覧状況を確認することは容易ではな
かった。したがって、配布が完了したか否かを把握する
ことが困難であった。

【０００６】そこで、この発明では、配布完了の確認を
容易にし、また回覧の仕方や順序を柔軟に設定すること
のできる回覧システムを提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】(1)この発明の情報回覧
システムは、複数の端末装置と当該端末装置に接続され
たサーバ装置とを備え、情報回覧元の端末装置は、サー
バ装置にアクセスして、回覧先の順序を記述した回覧経
路情報をサーバ装置に記録し、サーバ装置は、回覧先の
端末装置から所定条件を満たす閲覧確認を受信すると、
回覧経路情報に基づいて次の回覧先を特定し、次の回覧
先に回覧通知を送信する情報回覧システムであって、サ
ーバ装置に記録する回覧経路情報には、複数の回覧先を
グループ化して回覧順序を記述できるようにし、サーバ
装置は、次に回覧すべき回覧先がグループ化されている
場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を
送信し、当該回覧通知に対する回覧先からの閲覧確認が
所定の条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述され
た次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴として
いる。

【０００８】したがって、回覧先をグループ化して、当
該グループの回覧先に対しては同時に回覧を行うことが
でき、さらに、当該グループの回覧先からの回覧確認が
所定の条件を満たした場合にのみ次の回覧先に回覧を行
うようにすることができる。すなわち、より柔軟に回覧
を仕方を設定することができる。

【０００９】(4)この発明の情報回覧システムは、回覧
経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている
場合には、グループ化された複数の回覧先の全てから閲
覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知
を行うことを特徴としている。

【００１０】したがって、グループ化された複数の回覧
先の閲覧が完了しなければ、次の回覧先に回覧が行われ
ず、回覧者をグループ化しつつ厳格な回覧を行うことが
できる。当該グループの閲覧者の全員が知っている必要
のある情報を回覧する場合や当該グループの閲覧者の全
員のコメントを得る必要がある場合などに有効である。

【００１１】(5)この発明の情報回覧システムは、回覧
経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている
場合には、グループ化された複数の回覧先の何れか一つ
から閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回
覧通知を行うことを特徴としている。

【００１２】したがって、グループ化された複数の回覧
先の何れか一つが閲覧を完了すれば、次の回覧先に回覧
が行われ、回覧者のグループ化による回覧の迅速化を図
ることができる。当該グループの閲覧者の何れかが知っ
ていれば十分な情報を回覧する場合や当該グループの閲
覧者の何れかのコメントを得れば十分である場合などに
有効である。

【００１３】(6)この発明の情報回覧システムは、回覧
経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている
場合には、グループ化された複数の回覧先のうちから予
め指定された１以上の回覧先から閲覧確認を受信した場
合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴と
している。

【００１４】したがって、グループ化された複数の回覧
先のうちキーとなる回覧先が閲覧を完了すれば、次の回
覧先に回覧が行われ、当該グループに対する情報回覧の
有効性を確保しつつ、回覧者のグループ化による回覧の
迅速化を図ることができる。当該グループのキーとなる
人が知っていれば十分な情報を回覧する場合や当該グル
ープのキーとなる人のコメントを得れば十分である場合
などに有効である。

【００１５】(10)この発明の情報伝達システムは、複数
の端末装置と当該端末装置に接続されたサーバ装置とを
備え、情報伝達元の端末装置は、サーバ装置にアクセス
して１以上の伝達先を指定するとともに、伝達完了通知
の条件を指定し、サーバ装置は、指定された１以上の伝
達先に伝達通知を送信し、当該伝達通知に対する伝達先
からの閲覧確認が前記所定の条件を満たした場合に、伝
達元に対して伝達完了通知を行うことを特徴としてい
る。

【００１６】したがって、情報伝達を行う者は、情報伝
達の際に、閲覧確認を受け取る条件を設定することがで
き、伝達する情報の内容に応じた適切な閲覧確認を受け
取ることができる。

【００１７】「回覧」とは、全ての回覧者に対し回覧情
報を同報伝達するのではなく、回覧者から回覧者に順次
伝達することをいう。

【００１８】「伝達」とは、少なくとも１以上の対象者
に情報を伝えることをいう。全ての対象者に対して一斉
に情報を伝える行為である配布がこれに該当する。ま
た、回覧処理において、ある回覧者から次の回覧者に回
覧を行う行為も伝達に含まれる。したがって、回覧行為
は、伝達行為に含まれる概念である。

【００１９】「回覧先（伝達先）からの閲覧確認が所定
の条件を満たした場合」とは、１以上の回覧先（伝達
先）から返信されてくる１以上の閲覧確認が、所定の条
件を満たすことを意味する。ここで、「所定の条件」と
は、グループ化された複数の回覧先（１以上の伝達先）
から閲覧確認が返信されたこと、グループ化された複数
の回覧先（１以上の伝達先）のいずれかから閲覧確認が
返信されたこと、グループ化された複数の回覧先（１以
上の伝達先）の所定割合以上（所定数以上）の回覧先か
ら閲覧確認が返信されたこと、回覧通知の発信から所定
時間（期間）経過したこと（この場合、閲覧確認が全く
無くとも次に回覧が行われる）などである。すなわち、
閲覧確認の有無、閲覧確認の数、回覧通知からの経過時
間等、あるいはこれらの組み合わせに基づいて、所定条
件を設定することができる。

【００２０】「アクセス手段」とは、自己のコンピュー
タ又は他のコンピュータに記録された回覧経路情報また
は伝達先情報にアクセスするための手段をいい、実施形
態においては、図６のステップＳ４２、Ｓ４７がこれに
対応する。

【００２１】「サーバ装置」とは、少なくとも、回覧経
路情報または伝達先情報にアクセスして管理を行うこと
のできるコンピュータをいい、実施形態では、サーバ装
置２や社外向けサーバ装置５０がこれに該当する。

【００２２】「プログラムを記録した記録媒体」とは、
プログラムを記録したＲＯＭ、ＲＡＭ、フレキシブルデ
ィスク、ＣＤ−ＲＯＭ、メモリカード、ハードディスク
等の記録媒体をいう。また、電話回線、搬送路等の通信
媒体も含む概念である。ＣＰＵに接続されて、記録され
たプログラムが直接実行されるハードディスクのような
記録媒体だけでなく、一旦ハードディスク等にインスト
ールした後に実行されるプログラムを記録したＣＤ−Ｒ
ＯＭ等の記録媒体を含む概念である。さらに、ここでい
うプログラムには、直接実行可能なプログラムだけでな
く、ソース形式のプログラム、圧縮処理がされたプログ
ラム、暗号化されたプログラム等を含む。

【００２３】

【発明の実施の形態】１．全体システムおよび概要図１に、この発明の一実施形態による情報回覧システム
の全体構成を示す。サーバ装置２には、ＬＡＮによっ
て、端末装置４、６、８、１０・・・が接続されてい
る。また、携帯端末などの端末装置１２、１４が、無線
ＬＡＮやインターネットを介して接続されている。これ
ら端末装置は、社内利用のための端末装置である。サー
バ装置２には、ロータスノーツ（商標）などの、グルー
プウエア・プログラム（サーバ）がインストールされ、
各端末装置には、グループウエア・プログラム（クライ
エント）がインストールされている。また、サーバ装置
２には、社外向けサーバ装置５０が接続されている。社
外向けサーバ装置５０には、インターネット５２を介し
て、社外の端末装置５４、５６、５８・・・が接続され
ている。両サーバ装置２、５０は、所定時間ごとに交信
を行い、互いの記録内容が同じになるようにデータの更
新を行う。

【００２４】図２に、サーバ装置２のハードウエア構成
を示す。ＣＰＵ６０、メモリ６２、通信回路６４、ディ
スプレイ６６、ハードディスク（記録装置）６８、キー
ボード／マウス７０を備えている。通信回路６４は、Ｌ
ＡＮやインターネットと接続するための回路である。ハ
ードディスク６８には、ＵＮＩＸ（登録商標）などのオ
ペレーティングシステム、グループウエア・プログラ
ム、情報回覧プログラムなどが記録されている。この実
施形態の情報回覧プログラムは、グループウエア・プロ
グラムに付加して動作するプログラムとして構成されて
いる。

【００２５】なお、社外向けサーバ装置５０も同様の構
成であり、同様のプログラムが記録されている。また、
各端末装置の構成も同様である。

【００２６】図３に、情報回覧システムにおける情報回
覧の基本的な流れを模式的に示す。

【００２７】まず、この情報回覧システムによって回
覧を行うためのフォームを、管理者が設定する。管理者
は、管理者端末装置（図１の端末装置のうち管理者が使
用している端末装置）から、サーバ装置２にアクセスし
て、回覧フォームを作成し登録する。

【００２８】起票者は、起票者端末装置（図１の端末
装置のうち起票者が使用している端末装置）から、サー
バ装置２にアクセスして、回覧フォームを呼び出して、
回覧文書を作成し、サーバ装置２に記録する。併せて、
回覧経路を作成して、これもサーバ装置２に記録する。
これにより、サーバ装置２によって、回覧経路の１番目
に設定された回覧者に対して回覧通知のメールが送信さ
れる。

【００２９】回覧者は、回覧者端末（図１の端末装置
のうち回覧者が使用している端末装置）から、回覧通知
メールを見て、サーバ装置２の回覧文書を閲覧する。回
覧者は、回覧文書に対するコメントをサーバ装置２に記
録するとともに、閲覧確認をサーバ装置２に送信する。
サーバ装置２は、閲覧確認が所定条件を満たすと、回覧
経路の次の回覧者に対し、回覧通知のメールを送信す
る。この処理が、回覧経路の最後になるまで行われる。

【００３０】回覧が終了した後、必要ならば、起票
者、最後の回覧者などが、回覧文書を配布する。配布
は、上記の回覧と同様の手順にて行う。ただし、配布
は、回覧と異なり、一斉同報送信であり、経路を定めて
順番に回覧するものではない。配布を受けた配布者は、
閲覧確認をサーバ装置２に送信する。

【００３１】２．管理者によるフォームの設定図４に、ハードディスク６８に記録された情報回覧プロ
グラムのうち、管理者によるフォーム設定処理のフロー
チャートを示す。

【００３２】まず、管理者は、管理者端末装置からサー
バ装置２にアクセスし、管理者用設定画面を要求する
（ステップＳ１）。サーバ装置２は、これを受けて、設
定画面を送信する（ステップＳ１１）。

【００３３】図５ａに、設定画面の例を示す。管理者
は、この画面において、キーボードなどを用いて、フォ
ームの名称、最終回覧者が閲覧したことを起票者に知ら
せるか否か、回覧通知メールに自動的に記述されるメッ
セージなどを入力する。なお、この実施形態では、社内
の回覧先と社外の回覧先とで、異なるメッセージ（通知
文書）を設定できるようにしている。すなわち、サーバ
装置２は、社内向通知文書と社外向通知文書を記録す
る。管理者は、設定入力後、サーバ装置２に送信する
（ステップＳ２）。サーバ装置２は、この設定を、ハー
ドディスク６８に記録する。図５ｂに、ハードディスク
６８に記録された、フォームの設定例を示す。

【００３４】３．回覧処理図６に、ハードディスク６８に記録された情報回覧プロ
グラムのうち、回覧処理のフローチャートを示す。

【００３５】まず、起票者は、起票者端末装置からサー
バ装置２にアクセスし、起票者用画面を要求する（ステ
ップＳ３０）。サーバ装置２は、これを受けて、起票画
面を送信する（ステップＳ４０）。この実施形態では、
管理者が上記で予め設定したフォームに基づく起票画面
が送信される。なお、複数のフォームを記録しておき、
選択できるようにしても良い。あるいは、起票者がフォ
ームを設定できるようにしてもよい。図１０に、起票画
面の例を示す。

【００３６】起票者は、この起票画面において、キーボ
ード等を用いて、回覧文書のタイトル１００、回覧内容
１０２などを入力する（ステップＳ３１）。続いて、図
１１に示す回覧順序の設定画面により、回覧経路を入力
する。この例では、回覧の第１順位記入欄２０１に、為
川敦子、橘川雅弘、長澤宏起、中嶋裕美子、小寺一裕の
５人の回覧者を入力している。また、第２順位記入欄２
０２には、安部渉が入力され、第３順位記入欄２０３に
は、井田芳夫が入力されている。

【００３７】順位記入欄において、複数の回覧者が記入
されている場合には、これら回覧者に同時に回覧通知メ
ールが出され、これら回覧者からの閲覧確認が所定の条
件を満たしたときに、次の順位の回覧者に回覧通知メー
ルが送信されることとなる。したがって、図１１ａのよ
うに順位記入欄に入力した場合、図１１ｂに示すような
経路が意図されることとなる。

【００３８】各順位記入欄２０１、２０２、２０３に回
覧先を記入するには、それぞれの設定ボタン２０１ａ、
２０２ａ、２０３ａをクリックし、回覧者の設定画面を
サーバ装置２から呼び出す。回覧者の設定画面におい
て、回覧者の氏名、メールアドレスなどを入力する。

【００３９】なお、同一順位に複数の回覧者を設定した
場合には、次回覧条件記入欄２１０において、次の順位
の回覧者に回覧する条件を入力する。図１１ａの例で
は、全ての回覧者が閲覧を終わったことを条件に、次の
順位の回覧者に回覧が行われるように設定されている。
その他、この例では、誰か一人が閲覧を終われば次に回
覧を行う、キーマンが閲覧を終わったことを条件に次に
回覧を行う等の設定ができるようになっている。キーマ
ンが閲覧を終わったことを条件とする場合には、キーマ
ン設定のためのラジオボタン２２０により、キーマンを
選択する。

【００４０】また、図１１ａの設定画面にあるように、
各回覧者ごとに、その回覧者が社外の者であるか否かを
示すチェックボタン２５０が用意されている。当該回覧
者が社外の者である場合には、このチェックボタン２５
０をクリックする。また、社内の者である場合には、チ
ェックボタン２５０をクリックしない。

【００４１】上記のような設定が終了すると、サーバ装
置２は、回覧文書（回覧情報）および回覧経路情報をハ
ードディスク６８に記録する（図６、ステップＳ４
１）。図１２に、サーバ装置２に記録された回覧文書を
示す。回覧文書には、回覧者のコメントを記入するため
の領域が用意される。この文書には、社内用のアドレス
(http://kytsftdom......)が付されて記録される。ま
た、この回覧文書は、社外向けサーバ装置５０にも記録
される。ただし、社外向けサーバ装置５０においては、
インターネットのためのアドレス(URL)が付されて記録
される。

【００４２】図１３に、サーバ装置２に記録された回覧
経路情報を示す。各回覧者について、氏名、メールアド
レス、社内か社外かの区別、回覧順位、条件などが記録
される。回覧順位欄には、図１１ａの設定画面において
入力されたとおり記録される。図１３においては、最初
の５人は、同順位であることが記録されている。

【００４３】条件欄には、次に回覧を行う条件が記録さ
れる。「０」は、同順位での閲覧者が単数であり、その
閲覧者が閲覧すれば次に回覧することを示す。「１」
「２」「３」は、同順位での閲覧者が複数であることを
示し、「１」は複数の閲覧者全てが閲覧すれば次に回覧
すること、「２」は複数の閲覧者の誰か一人が閲覧すれ
ば次に回覧すること、「３」は複数の閲覧者のうちのキ
ーマンが閲覧すれば次に回覧することを示す。「３」の
場合には、図１４に示すように、（１）によってキーマ
ンを示す。図１４の場合、長澤弘起がキーマンであるこ
とが示されている。なお、閲覧日時欄は、回覧者からの
閲覧確認日時を記録するために設けられるものである。
上記のようにしてサーバ装置２に回覧文書、回覧経路が
記録される。なお、回覧経路について、起票者端末装置
またはサーバ装置２に記録しておけば、次回以降の起票
時に用いることができる。

【００４４】次に、起票者が回覧開始ボタンをクリック
すると、サーバ装置２は、回覧処理を開始する。また、
社外向けサーバ装置５０も回覧処理を開始する。サーバ
装置２は社内の閲覧者を対象とし、社外向けサーバ装置
５０は社外の閲覧者を対象とするという点で異なるが、
基本的な処理内容は同じである。

【００４５】サーバ装置２は、まず、記録された回覧経
路から最初の回覧者を取得する（ステップＳ４２）。す
なわち、回覧順位「１」の回覧者を取得する。図１３の
例では、最初の５人「為川敦子」「橘川雅弘」「長澤弘
起」「中嶋裕美子」「小寺一裕」が取得される。

【００４６】次に、サーバ装置２は、取得した回覧者が
単数であるか複数であるかを判断する（ステップＳ４
３）。単数であれば単数モードによる回覧処理を行い
（ステップＳ４４）、複数であれば複数モードによる回
覧処理を行う（ステップＳ４５）。ここでは、最初の回
覧者は複数であるから、複数モードによる処理が行われ
る。

【００４７】サーバ装置２における複数モードでの回覧
処理の詳細を図８に示す。なお、社外向けサーバ装置５
０における複数モード回覧処理も同様である。サーバ装
置２は、図１３の閲覧経路の「社内社外欄」「メールア
ドレス欄」を参照して、複数の閲覧者のうち、社内の閲
覧者に対してのみ、回覧通知メールを送信する（ステッ
プＳ８１）。図１５に、回覧通知メールの例を示す。サ
ーバ装置２は、設定フォーム（図５ｂ参照）に記録され
たメール本文メッセージ（社内向き）を用いて、回覧通
知メールの本文を生成する。この例では、「次の文書の
確認をお願いします」という本文メッセージとなってい
る。また、サーバ装置２は、回覧文書の記録場所を示す
リンクをメール中に記述する。この例では、http://kyt
sftdom....がリンク先として記述されている。なお、社
内の回覧者であり、インターネットを介してサーバ装置
２にアクセスする者に対しては、回覧文書のリンク先UR
Lが記述される。

【００４８】さらに、サーバ装置２は、複数の回覧者に
対応するため、図１６に示すように、回覧文書を回覧者
分だけ複製し、ハードディスク６８に記録する（ステッ
プＳ８２）。これは、複数の回覧者から、コメント記入
による回覧文書の更新が同時に為されることを防止する
ためである。このように、各回覧者ごとに複製を作成し
ておけば、２以上のコメント記入のアクセスが干渉する
ことがない。

【００４９】回覧通知メールを受けた回覧者は、回覧者
端末装置により当該メールの内容を見て、回覧文書のリ
ンク先をクリックする（ステップＳ９１）。これによ
り、図１５に示すように、回覧文書がサーバから送信さ
れて表示される（ステップＳ８３）。

【００５０】閲覧者は、回覧文書を確認する。なお、回
覧文書には、参考のため、次の回覧者名や前の回覧者が
付したコメントなどが付されて表示される（図１５参
照）。閲覧者は、図１５の「コメント」ボタン３００を
クリックして、コメント入力画面を呼び出し、コメント
を入力する。さらに、「次へ」ボタン３０２をクリック
して、閲覧確認およびコメントをサーバ装置２に送信す
る（ステップＳ９２）。

【００５１】サーバ装置２は、これを受けて、図１３の
閲覧経路テーブルに、当該回覧者の閲覧日時を記録す
る。さらに、当該回覧者のために複製した回覧文書のコ
メント欄に、コメントを記録する。なお、サーバ装置２
に記録された各回覧者からの閲覧確認、コメントは、社
外向けサーバ装置５０にも記録される。同様に、社外向
けサーバ装置５０に記録された各回覧者からの閲覧確
認、コメントは、サーバ装置２にも記録される。

【００５２】なお、上記では、オリジナルの回覧文書を
閲覧のために端末装置に送信し、コメントの記録を複製
した回覧文書に行うようにしている。しかし、複製した
回覧文書を閲覧のために端末装置に送信するようにして
もよい。また、サーバ装置２は、各回覧者からのコメン
トを一時的に記録しておき、回覧文書のコメント欄に順
次あるいはまとめて記録するようにしてもよい。このよ
うにすれば、回覧文書を複製しなくともよい。

【００５３】サーバ装置２は、上記のようにして、回覧
者からのコメントを記録し、閲覧確認を記録する。ま
た、他の回覧者からのコメント、閲覧確認についても、
同様にして記録を行う（ステップＳ１０１、Ｓ１０２、
Ｓ８５、Ｓ８６）。上記の複数モード処理中において
は、サーバ装置２は、図９に示すような所定条件チェッ
クを所定時間（たとえば、１分）ごとに実行する。

【００５４】サーバ装置２は、まず、ステップＳ１１１
において、図１３の閲覧日時欄に記録があるか否かによ
り、各回覧者について閲覧確認が返送されているか否か
を判断する。そして、閲覧確認が、条件欄に記述された
条件に合致しているか否かを判断する。図１３に示すよ
うに条件欄に「１」が記録されている場合には、複数の
回覧者全てから閲覧確認があったか否かを判断すること
になる。図１４に示すように条件欄に「３」が記録され
ている場合には、「３（１）」によって示されるキーマ
ンの回覧者からの閲覧確認があったか否かを判断するこ
とになる。

【００５５】上記の条件を満たしていなければ、所定条
件チェックの処理を終了する。条件を満たしていれば、
複製した回覧文書に記録した各回覧者からのコメントを
統合し、元の回覧文書に記録する（ステップＳ１１
２）。その後、次の回覧先への処理（図６のステップＳ
４６）に移行する（ステップＳ１１３）。

【００５６】なお、この実施形態においては、条件欄の
設定を「２」や「３」とした場合、当該条件が充足され
た後は、同順位の他の閲覧者によるコメントを受け付け
ず、サーバ装置２に記録しないようにしている。しか
し、このような場合であっても、コメントを受け付け、
記録するようにしても良い。

【００５７】上記のようにして複数モードを終了する
と、サーバ装置２は、図１３の回覧経路テーブルを参照
して、次の回覧者の有無を判断する（ステップＳ４
６）。すなわち、回覧順が「２」となっている回覧先が
あるか否かを判断する。ここでは、次の回覧者が記述さ
れているので、この回覧者を取得する（ステップＳ４
７）。

【００５８】次に、ステップＳ４３に戻って、取得した
回覧者が１人であるか否かを判断する。ここでは、１人
であるから、単数モードに進む（ステップＳ４４）。単
数モードにおけるサーバ装置２の処理を図７ａに示す。

【００５９】まず、ステップＳ６１において、サーバ装
置２は、図１３の「社内社外欄」を参照し、当該回覧者
が社内であるか社外であるかを判断する。社外であれ
ば、サーバ装置２は、回覧通知メール送信等の処理は行
わない。社外の回覧者に対しては、社外向けサーバ装置
５０がこの処理を行うからである。したがって、サーバ
装置２は、図１３の回覧経路テーブルに閲覧確認が記録
されるのを待って処理を終了する（ステップＳ６５）。
ここでは、次の回覧者「安部渉」は、社外に分類される
ので、サーバ装置２は待機することになる。

【００６０】社外の「安部渉」に対しては、社外向けサ
ーバ装置５０から回覧通知メールが送られることにな
る。図７ｂに、社外向けサーバ装置５０の単数モードに
おける処理を示す。まず、ステップＳ２６１において、
回覧者が社内であるか否かを判断する。ここでは、社外
であるから、ステップＳ２６２に進み、回覧者「安部
渉」に対し、回覧通知メールを送信する。社外向けサー
バ装置５０は、図５ｂのフォームに記録されたメール本
文メッセージ（社外向け）を用いて、メール本文を生成
する。図１６に、回覧通知メールの例を示す。

【００６１】回覧通知メールを受けた回覧者は、リンク
ボタンをクリックして回覧文書を閲覧し、閲覧確認、コ
メント等を送信する（ステップＳ２７１、Ｓ２６３、Ｓ
２７２）。社外向けサーバ装置５０は、回覧経路テーブ
ルに閲覧確認の日時を記録し、閲覧文書にコメントを記
録する（ステップＳ２６４）。これにより、社外向けサ
ーバ装置５０は、単数モード処理を終了する。なお、前
述のように、社外向けサーバ５０とサーバ装置２は互い
に連絡をとって、閲覧文書、閲覧経路などの記録内容を
同じにしているので、上記閲覧確認、コメントなどは、
サーバ装置２にも記録される。すなわち、サーバ装置２
は、所定時間ごとに社外向けサーバ５０にアクセスし、
社外向けサーバ５０に記録されている閲覧確認、コメン
トであって、自分の側に記録されていない閲覧確認、コ
メントを取得して記録・更新する。社外向けサーバ５０
も同様の処理を行っている。

【００６２】図７ａのステップＳ６５において待機中で
あったサーバ装置２は、閲覧確認が記録されたことによ
り、単数モードの処理を終了する。続いて、サーバ装置
２は、図６のステップＳ４６に進み、次の回覧先がある
か否かを判断する。図１３に示すように、次の回覧者
「井田芳夫」が記述されているので、ステップＳ４３に
戻って処理を続ける。

【００６３】上記のようにして、回覧経路の記述された
最後の順位まで回覧が終了すると、サーバ装置２は、ス
テップＳ４６からステップＳ４８に進む。ステップＳ４
８においては、図５ｂのフォーム設定に、「終了後起票
者に戻す」の欄が「有」なっているか否かを判断する。
「無」であれば、回覧処理を終了する。「有」であれ
ば、回覧終了の通知を起票者にメールにて通知する（ス
テップＳ４９）。これにより、起票者は回覧の終了を知
ることができる。

【００６４】上記のようにして、図１１ｂに示すよう
に、社内の回覧者と社外の回覧者とにまたがる回覧を適
切に行うことができる。なお、グループ化された複数の
回覧先に、社内と社外が混在している場合であっても、
同様に回覧を行うことができる。

【００６５】４．配布処理続いて、起票者は、回覧者のコメントが付された回覧文
書を配布することができる。配布を行うための設定は、
回覧の場合とほぼ同様である。すなわち、サーバ装置２
に、配布文書（伝達情報）および配布先情報（伝達先情
報）を記録して処理を行う。しかし、回覧の場合には、
回覧順位を設定できるのに対し、配布の場合には、回覧
順位は設定できず、複数の配布者に対し同報にて配布通
知メールが送信される点で異なる。

【００６６】また、上記配布の場合において、配布者か
らサーバ装置２に送られてきた閲覧確認が所定の条件を
満たすと、サーバ装置２は、起票者に対して配布完了通
知メール（伝達完了通知）を送信する。この場合の所定
の条件は、上記の閲覧の場合の所定の条件と同様の方法
で設定することができる。

【００６７】５．他の実施形態 (1)上記の実施形態においては、「所定条件」として３
つの例を示したが、その他、１以上の回覧先（１以上の
配布先）の所定割合以上（所定数以上）の回覧先（配布
先）から閲覧確認が返信されたこと、１以上の回覧先
（１以上の配布先）の中から指定された回覧先（配布
先）の何れかから閲覧確認が返信されたこと、１以上の
回覧先（１以上の配布先）の中から指定された回覧先
（配布先）の全てから閲覧確認が返信されたこと、回覧
通知（配布通知）の発信から所定時間（期間）経過した
こと（この場合、閲覧確認が全く無くとも次の回覧（完
了通知）が行われる）などを条件としても良い。すなわ
ち、閲覧確認の有無、閲覧確認の数、回覧通知（配布通
知）からの経過時間等、あるいはこれらの組み合わせに
基づいて、所定条件を設定することができる。

【００６８】(2)上記実施形態では、社内用のサーバ装
置２と社外向けサーバ装置５０を設けている。このよう
にすれば、社外から社内用のサーバ装置２にアクセスす
ることなく、社内社外の双方に回覧（配布）を行うこと
ができ、セキュリティの上から好ましい。しかし、セキ
ュリティ上の問題がなければ、サーバ装置２だけを設
け、社内社外ともに、サーバ装置２によって管理するよ
うにしても良い。

【００６９】(3)上記実施形態では、回覧を行った後に
配布を行うようにしているが、配布のみあるいは回覧の
みを行うようにしても良い。

【００７０】(4)上記実施形態では、回覧のためのフォ
ームを管理者が設定するようにしている。しかし、起案
者が、その都度、フォームを生成するようにしてもよ
い。

【００７１】(5)上記実施形態では、回覧情報（配布情
報）として、回覧文書を例として示したが、文書以外の
図、絵、プログラム等を回覧（配布）してもよい。

【００７２】(6)上記実施形態では、回覧情報をサーバ
装置に記録し、回覧通知メールにそのリンク情報を記述
しているが、回覧通知メールに回覧情報を添付するよう
にしてもよい。この場合、単数モードでは、回覧者は受
信した回覧情報にコメントを付して、サーバ装置に返送
するようにするとよい。また、複数モードでは、サーバ
装置は、返送されてきた回覧情報に付加されているコメ
ントを統合して、次の回覧者に送信するようにすればよ
い。

【００７３】(7)上記実施形態では、サーバ装置におい
て回覧経路（配布先）を管理している。複数の回覧者に
同順位を与えた場合にこのような集中管理は好ましいと
思われる。しかしながら、同順位の回覧者が複数いる場
合に、その順位における管理を、いずれかの回覧者の端
末装置が行うようにすれば、サーバ装置を設ける必要が
ない。また、各端末装置が相互に連絡をとって、次の回
覧者に回覧するための条件が整ったか否かを判断するよ
うにしてもよい。すなわち、各端末装置が管理を行うよ
うにしても良い。これらの場合には、回覧経路情報およ
び回覧情報は、順次、端末装置間を転々とすることにな
る。

【００７４】(8)上記実施形態では、各回覧者が社内で
あるか社外であるかを、起案者が設定画面において入力
するようにしている。しかし、メールアドレスによっ
て、サーバ装置２が判断するようにしてもよい。たとえ
ば、kccs.co.jpというドメインを取得している企業であ
れば、このドメイン以外のアドレスは、社外の回覧者
（社員ではない回覧者）であると判断できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施形態による情報回覧システム
の全体構成を示す図である。

【図２】サーバ装置のハードウエア構成を示す図であ
る。

【図３】回覧及び配布処理の流れを模式的に示す図であ
る。

【図４】管理者による設定の処理を示すフローチャート
である。

【図５ａ】管理者による設定のための画面を示す図であ
る。

【図５ｂ】記録されたフォーム設定情報を示す図であ
る。

【図６】回覧処理を示すフローチャートである。

【図７ａ】サーバ装置２の単数モードにおける処理を示
すフローチャートである。

【図７ｂ】社外向けサーバ装置５０の単数モードにおけ
る処理を示すフローチャートである。

【図８】サーバ装置２の複数モードにおける処理を示す
フローチャートである。

【図９】サーバ装置２の所定条件チェックの処理を示す
フローチャートである。

【図１０】起票者のための起票画面を示す図である。

【図１１ａ】回覧順序の設定画面を示す図である。

【図１１ｂ】回覧順序を示す図である。

【図１２】サーバ装置２に記録された回覧文書を示す図
である。

【図１３】サーバ装置２に記録された回覧経路情報を示
す図である。

【図１４】サーバ装置２に記録された回覧経路情報を示
す図である。

【図１５】回覧通知メールおよび回覧文書の画面イメー
ジを示す図である。

【図１６】回覧通知メールおよび回覧文書の画面イメー
ジを示す図である。

【図１７】回覧文書の複製状態を示す図である。

【符号の説明】

２・・・サーバ装置５０・・・社外向けサーバ装置５２・・・インターネット

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者井田芳夫京都府京都市山科区東野北井ノ上町５番地の22 京セラコミュニケーションシステム株式会社内 (72)発明者安部渉京都府京都市山科区東野北井ノ上町５番地の22 京セラコミュニケーションシステム株式会社内 (72)発明者竹内新京都府京都市山科区東野北井ノ上町５番地の22 京セラコミュニケーションシステム株式会社内 (72)発明者小寺一裕京都府京都市山科区東野北井ノ上町５番地の22 京セラコミュニケーションシステム株式会社内Ｆターム(参考） 5B049 CC00 DD01 EE00 GG00 GG04 GG07 5K030 HA07 HB19 KA01 KA06 LD09 MB18

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の端末装置と当該端末装置に接続され
たサーバ装置とを備え、情報回覧元の端末装置は、サーバ装置にアクセスして、
回覧先の順序を記述した回覧経路情報をサーバ装置に記
録し、サーバ装置は、回覧先の端末装置から所定条件を満たす
閲覧確認を受信すると、回覧経路情報に基づいて次の回
覧先を特定し、次の回覧先に回覧通知を送信する情報回
覧システムであって、サーバ装置に記録する回覧経路情報には、複数の回覧先
をグループ化して回覧順序を記述できるようにし、サーバ装置は、次に回覧すべき回覧先がグループ化され
ている場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧
通知を送信し、当該回覧通知に対する回覧先からの閲覧
確認が所定の条件を満たした場合に、回覧経路情報に記
述された次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴
とする情報回覧システム。
【請求項２】複数の端末装置に接続された情報回覧シス
テムのためのサーバ装置であって、回覧情報の回覧順序を記述した回覧経路情報にアクセス
するためのアクセス手段を備え、回覧先の端末装置から閲覧確認を受信した後、回覧経路
情報に基づいて次の回覧先を特定し、次の回覧先に回覧
通知を送信するサーバ装置であって、前記回覧経路情報において、複数の回覧先をグループ化
して回覧順序を記述できるようにし、次に回覧すべき回覧先がグループ化されている場合に
は、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を送信
し、当該回覧通知に対する回覧先からの閲覧確認が所定
の条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述された次
の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴とするサー
バ装置。
【請求項３】コンピュータを、複数の端末装置に接続さ
れた情報回覧システムのためのサーバ装置として機能さ
せるための情報回覧プログラムを記録した記録媒体であ
って、回覧先の端末装置から所定条件を満たす閲覧確認を受信
すると、予め用意されている回覧経路情報にアクセス
し、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されて
いる場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通
知を送信し、当該グループ化された回覧先から送信されてきた閲覧確
認が所定の条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述
された次の回覧先に対する回覧通知を行う処理をコンピ
ュータに実行させるための情報回覧プログラムを記録し
た記録媒体。
【請求項４】請求項１の情報回覧システム、請求項２の
サーバ装置または請求項３の情報回覧プログラムを記録
した記録媒体において、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されて
いる場合には、グループ化された複数の回覧先の全てか
ら閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧
通知を行うことを特徴とするもの。
【請求項５】請求項１〜３のいずれか情報回覧システ
ム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記
録媒体において、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されて
いる場合には、グループ化された複数の回覧先の何れか
一つから閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対す
る回覧通知を行うことを特徴とするもの。
【請求項６】請求項１〜３のいずれかの情報回覧システ
ム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記
録媒体において、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されて
いる場合には、グループ化された複数の回覧先のうちか
ら予め指定された回覧先から閲覧確認を受信した場合
に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴とす
るもの。
【請求項７】請求項１〜６の何れかの情報回覧システ
ム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記
録媒体において、前記回覧通知には、回覧対象となる情報へのリンク情報
が付されており、回覧先の端末装置は、当該リンク情報
に基づいて回覧対象となる情報を取得することを特徴と
するもの。
【請求項８】請求項１〜６の何れかの情報回覧システ
ム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記
録媒体において、前記回覧通知には、回覧対象となる情報が付されている
ことを特徴とするもの。
【請求項９】ネットワークによって接続された複数のコ
ンピュータ装置間における情報回覧方法であって、複数の回覧先をグループ化し、当該グループ化した回覧
先に対しては、回覧の管理を行うコンピュータが、実質
的に同時に回覧通知を送信し、当該回覧通知に対して回覧先のコンピュータから返信さ
れてきた閲覧確認が所定の条件を満たした場合にのみ、
回覧の管理を行うコンピュータが、次の回覧先に対する
回覧通知を送信することを特徴とする情報回覧方法。
【請求項１０】複数の端末装置と当該端末装置に接続さ
れたサーバ装置とを備え、情報伝達元の端末装置は、サーバ装置にアクセスして１
以上の伝達先を指定するとともに、伝達完了通知の条件
を指定し、サーバ装置は、指定された１以上の伝達先に伝達通知を
送信し、当該伝達通知に対する伝達先からの閲覧確認が
前記所定の条件を満たした場合に、伝達元に対して伝達
完了通知を行うことを特徴とする情報伝達システム。
【請求項１１】複数の端末装置に接続された情報伝達シ
ステムのためのサーバ装置であって、情報伝達元によって指定された１以上の伝達先および伝
達完了通知の条件を記述した伝達先情報にアクセスする
ためのアクセス手段を備え、前記指定された１以上の伝達先に伝達通知を送信し、当
該伝達通知に対する伝達先からの閲覧確認が前記所定の
条件を満たした場合に、伝達元に対して伝達完了通知を
行うことを特徴とするサーバ装置。
【請求項１２】コンピュータを、複数の端末装置に接続
された情報伝達システムのためのサーバ装置として機能
させるための情報伝達プログラムを記録した記録媒体で
あって、情報伝達元によって指定された１以上の伝達先および伝
達完了通知の条件を記述した伝達先情報にアクセスし、前記指定された１以上の伝達先に伝達通知を送信し、当
該伝達通知に対する伝達先からの閲覧確認が前記所定の
条件を満たした場合に、伝達元に対して伝達完了通知を
行う処理をコンピュータに行わせるためのプログラムを
記録した記録媒体。
【請求項１３】ネットワークによって接続された複数の
コンピュータ装置に対する情報伝達方法であって、伝達元が複数の伝達先に対して伝達を行う際に、管理を
行うコンピュータが、複数の伝達先に実質的に同時に伝
達通知を送信し、当該伝達通知に対して伝達先のコンピュータから管理を
行うコンピュータに返信されてきた閲覧確認が所定の条
件を満たすことにより、当該管理を行うコンピュータ
は、伝達元に伝達完了通知を行うことを特徴とする情報
伝達方法。