JP2002073937A

JP2002073937A - コンピュータを用いた経費の事前管理方法

Info

Publication number: JP2002073937A
Application number: JP2000256117A
Authority: JP
Inventors: Masaaki Nakao; 雅章中尾; Yoshihiro Furuta; 芳浩古田; Eiji Furusawa; 英治古澤; Kazuhiko Inoue; 和彦井上; Tomoyuki Sakai; 智幸酒井; Tomoaki Mizogami; 智昭溝上
Original assignee: Matsushita Electric Works Ltd
Current assignee: Panasonic Electric Works Co Ltd
Priority date: 2000-08-25
Filing date: 2000-08-25
Publication date: 2002-03-12

Abstract

(57)【要約】【課題】個々の経費使用について部門長による事前承認
というステップをとることで最も効果的な経費発生がさ
れるようにコントロールできる仕組みを提供する。【解決手段】経費使用に関する申請をする申請者と、経
費使用に関する承認をする管理者とをそれぞれ個人認証
できるコンピュータを用いて経費の事前管理を行う方法
であって、申請者が経費の使用目的と使用予定金額とを
少なくとも含む事前申請データを入力する事前申請の段
階と、管理者が事前申請データに対する電子承認のため
のデータを入力する事前承認の段階と、申請者が使用し
た経費に関する報告を事後精算データとして入力する事
後精算の段階とを少なくとも含む。事後精算データは事
前申請データと関連付けされている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はコンピュータを用い
た経費の事前管理方法に関するものであり、特に企業内
のイントラネットに接続されたパソコン端末を用いて社
員が経費使用の申請や承認を行う用途に適するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、コンピュータを用いて予算制度に
よる経費管理を行う場合、コンピュータ上の会計情報と
しては、予算額と実績額しか持っていない。経費管理の
基本が経費の使用前時点でのコントロール（事前許可）
にあることは言うまでもないが、コンピュータ上の会計
情報としての事前許可金額がないため、コンピュータシ
ステムとしては経費使用後の管理しかできていない。し
たがって、部門長が自部門などにおける経費の事前管理
を行いたい場合は、通常はペーパーで申請された経費使
用の事前申請に対する承認累計額をハンド管理する必要
がある。これを実行している部門長は、多大な管理コス
トをかけていることになり、逆に実行していない部門長
は、実質的な経費管理ができていないことになる。

【０００３】また、「予算が承認された」＝「経費使用
の事前許可がされた」という考え方に立ち、予算枠まで
は無条件に経費の使用を認めるという管理方法が一般的
であった。このやり方の弊害は、承認された予算額まで
の経費発生はやむを得ないことになり、経営環境や投資
目的の変化に即応した経費使用の管理ができないところ
にある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】本発明は上述のような
点に鑑みてなされたものであり、短中期計画として承認
された予算の枠内で無条件に経費の使用を認めるのでは
なく、個々の経費使用について部門長による事前承認と
いうステップをとることで最も効果的な経費発生がされ
るようにコントロールできる仕組みを提供することを課
題とする。また、部門長が個々の経費使用について事前
承認を与えるか否かを判断するのに役立つ情報を提供す
ることを課題とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】図１は本発明による経費
の事前管理方法の説明図である。図中、Ａは経費使用に
関する承認をする管理者、ＢとＣは経費使用に関する申
請をする申請者を示している。申請者Ｂ，Ｃと管理者Ａ
が操作するコンピュータは、例えば企業のイントラネッ
トのようなネットワークを介してサーバーに接続された
複数の端末であり、申請者Ｂ，Ｃまたは管理者Ａのう
ち、誰が操作したかを個人認証できる機能を有してい
る。この個人認証はＩＣカードや指紋認証のほか、単な
るパスワードの照合であっても構わない。

【０００６】まず、これから経費を使用しようとする申
請者Ｂは、経費の使用目的と使用予定金額とを少なくと
も含む事前申請データをコンピュータに入力する。管理
者Ａは事前申請データを検討し、予算の範囲内で経費に
見合う十分な効果が得られると判断した場合には、電子
承認の操作を行う。この事前承認の段階では、事前申請
データに対する電子承認のための画面と同一画面上で予
算総額と事前承認分を含めた仮実績金額、またはその差
額を管理者Ａが参照できるようにしておく。

【０００７】次に、既に経費を使用した申請者Ｃは、使
用した経費に関する報告を事後精算データとしてコンピ
ュータに入力する。このとき、事後精算データは事前申
請データと関連付けして入力される。例えば、事前申請
の段階で個々の事前申請データに固有のＩＤが付与され
ており、この事前申請ＩＤと関連付けして事後精算デー
タが入力される。

【０００８】管理者Ａは、事後精算データで報告された
経費の使用額と、この事後精算データと関連付けされた
事前申請データで申請された使用予定金額とを同一画面
上で参照することができる。この画面を見て、経費の使
用が適切に行われたと判断すれば、管理者Ａは事後精算
データに対する電子承認の操作を行う。管理者Ａにより
事後承認された使用済み経費に関するデータは経理部門
に転送されて経理担当者の電子承認を待つ。また、管理
者Ａ（および経理担当者）により事後承認された使用済
み経費は経費使用の実績額として累算されて、管理者Ａ
により参照可能とされる。さらに、管理者により事前承
認され且つ事後承認されていない経費の使用予定金額の
累計と、経費使用の実績額との合計は仮実績金額として
算出されて、これも管理者Ａにより参照可能とされる。

【０００９】

【発明の実施の形態】図２は本発明による経費の事前管
理方法を実現するためのシステム構成の一例を示してい
る。企業内のイントラネットには複数のクライアントと
サーバーが接続されている。図中、１〜３はＬＡＮカー
ドを備えるパソコン端末よりなるクライアントである。
各端末１〜３は、ＩＣカードリーダーを備えており、社
員証を兼ねるＩＣカードとパスワードにより操作者の個
人認証を行う機能を有している。経費を使用する本人が
端末１を操作して経費使用前の事前申請を行うと、上司
が端末２を操作して電子承認を与える。その都度、サー
バー４からは事前申請金額込みの予算実績管理情報が提
供される。また、経費を使用した本人が端末１を操作し
て経費使用の事後精算を行うと、上司が端末２を操作し
て電子承認を与える。その都度、サーバー４からは事前
申請金額をヒモ付けて精算伝票情報が提供される。上司
により電子承認された事後精算の申請は経理部門に転送
され、経理担当者が端末３を操作して電子承認を与える
と、サーバー４で蓄積されていた経費管理情報は経理部
門のホストコンピュータ５に転送される。

【００１０】図３は経費使用の管理状況を示す説明図で
ある。図中、は予算金額、は仮実績金額、は実績
金額、は事前申請金額、は事後精算時に再表示され
た事前申請金額、は事後精算金額である。使用予定の
経費について、経費事前申請があったときには、予算実
績管理情報として予算金額、事前申請込仮実績＋
＋、使用実績（仮実績）が表示される。また、使用
された経費について、事後精算の申請がされたときに
は、予算実績管理情報として予算金額、事前申請込仮
実績＋−＋、使用実績（仮実績）が表示され
る。ここでは、予算金額が１００，０００円の場合につ
いて、事前申請金額が１０，０００円で事後精算金額が
９，０００円のとき、事前申請金額が２０，０００円で
事後精算金額が５０，０００円のとき、事前申請がなく
事後精算金額が４０，０００円のとき、という３つの事
例を示している。

【００１１】図４は経費事前申請の画面レイアウト、図
５は事後精算処理の画面レイアウト、図６は承認処理の
画面レイアウトを示している。図４に示す経費事前申請
の画面では、少なくとも経費の使用目的と使用予定金額
とを入力できれば良く、図示された画面レイアウトに限
定されるものではない。また、図５に示す事後精算処理
の画面では、要するに、事前申請データと関連付けて、
実際に使用された金額を入力できれば良く、図示された
画面レイアウトに限定されるものではない。図６に示す
承認処理の画面では、事後精算データに対して、承認す
るか否かを入力できれば良く、図示された画面レイアウ
トに限定されるものではない。

【００１２】なお、図６の例では選択（反転表示）され
た事後精算データについて、その要点が「承認」ボタン
の下欄にダイジェスト表示されるようになっており、ま
た、「表示」ボタンを押すと、さらに詳細な情報が別画
面で確認できるようになっている。上司は個々の申請案
件について、１つずつ内容を検討して「承認」「保留」
「否認」のいずれかのボタンを押して行くものである。

【００１３】図７は各種の問い合わせを行うための画面
の一例を示している。この図７に示すように、表示対象
部門と表示対象年月を少なくとも指定して、勘定科目ご
とに予算金額と仮実績金額と使用実績金額の一覧を表示
する機能を設けて、経理担当者または経営責任者が閲覧
できるようにしておけば、経営判断に活用することがで
きる。

【００１４】以上のシステムを構成するプログラムまた
はデータはフロッピー（登録商標）ディスクや光磁気デ
ィスクあるいはＣＤ−ＲＯＭのような記録媒体に格納し
て配布しても良いし、サーバーのハードディスクに格納
して通信回線を介してダウンロード可能としても良い。

【００１５】

【発明の効果】請求項１の発明によれば、予算の枠内で
あっても個々の経費使用について、その使用目的と使用
予定金額とを管理者により事前承認させる段階を有する
ものであるから、経費の使用前時点での経費の管理が可
能となり、また、事前承認された経費の枠内であっても
事前申請と関連付けて実際に使用した金額を事後精算さ
せることにより、浮いた経費を使い切るような行動を抑
制することができ、これらが相俟って最小の経費で最大
の効果を引き出すことが可能となる。

【００１６】請求項２の発明によれば、事後精算データ
で報告された実際の経費の使用額と、事前申請データで
申請された使用予定金額との乖離を管理者が容易にチェ
ックできる仕組みとなっているので、これが経費の使用
者に対する心理的な牽制となり、事前申請時の使用予定
金額の範囲内に出費を収めようという努力を引き出すこ
とができる。

【００１７】請求項３の発明によれば、たとえ事前承認
された経費の使用であっても、事後精算の段階で管理者
の承認を得ることが出来なければ、経費とは認められな
いので、経費の使用に事前承認を与えたことが申請者の
安心感を招いて安易な経費の使用を誘発するような事態
を防止できる。

【００１８】請求項４の発明によれば、例えば企業のイ
ントラネットと社員認証用のＩＣカード等の既存のイン
フラを有効に利用して本発明の方法を容易に実施するこ
とができる。

【００１９】請求項５の発明によれば、管理者により事
後承認された使用済み経費に関するデータは経理部門に
転送されるようにしたので、管理者から経理部門への報
告の手間を省力化できる。

【００２０】請求項６の発明によれば、期初から現時点
までの経費使用の実績額を早期に把握できるので、決算
見込みなどを早期に予測できる利点がある。

【００２１】請求項７の発明によれば、事前承認された
使用予定の経費と事後承認された使用済み経費の合計を
仮実績金額として把握できるので、現時点までに使用さ
れた経費のみならず、近い将来に生じるであろう経費を
含めた管理が可能となり、現時点よりも少し先を見通し
た判断が可能となる。

【００２２】請求項８の発明によれば、事前承認の段階
で、予算総額と仮実績金額、またはその差額を管理者が
参照できるようにしたので、経費使用に事前承認を与え
るか否かの判断を適確に行えるように管理者を支援する
ことができる。

【００２３】請求項９の発明によれば、各部門の経費の
使用状況を月毎にチェックできるので、経営判断に役立
てることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による経費事前管理方法の説明図であ
る。

【図２】本発明の方法を実施するためのシステム構成の
一例を示す説明図である。

【図３】本発明の方法による予算管理の状況を例示する
説明図である。

【図４】経費事前申請の画面の一例を示す説明図であ
る。

【図５】事後精算処理の画面の一例を示す説明図であ
る。

【図６】承認処理の画面の一例を示す説明図である。

【図７】請求項８の問い合わせ画面の一例を示す説明図
である。

【符号の説明】

Ａ管理者Ｂ申請者（事前申請）Ｃ申請者（事後精算）

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者古澤英治大阪府門真市大字門真1048番地松下電工株式会社内 (72)発明者井上和彦大阪府門真市大字門真1048番地松下電工株式会社内 (72)発明者酒井智幸大阪府門真市大字門真1048番地松下電工株式会社内 (72)発明者溝上智昭大阪府門真市大字門真1048番地松下電工株式会社内Ｆターム(参考） 2C005 MB01 SA02 SA12 SA13 5B049 CC11 CC21 CC36 DD01 EE01 EE09 FF03 FF04 GG04 GG07 5E501 AA02 AA13 AB30 AC25 AC35 AC42 BA03 EA15 FA06 FA08 FA13 FA43 FA46

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】経費使用に関する申請をする申請者
と、経費使用に関する承認をする管理者とをそれぞれ個
人認証できるコンピュータを用いて経費の事前管理を行
う方法であって、申請者が経費の使用目的と使用予定金額とを少なくとも
含む事前申請データを入力する事前申請の段階と、管理者が事前申請データに対する電子承認のためのデー
タを入力する事前承認の段階と、申請者が使用した経費に関する報告を事後精算データと
して入力する事後精算の段階とを少なくとも含み、事後精算データは事前申請データと関連付けされている
ことを特徴とするコンピュータを用いた経費の事前管理
方法。
【請求項２】事後精算データで報告された経費の使
用額と、この事後精算データと関連付けされた事前申請
データで申請された使用予定金額とを同一画面上で管理
者が参照できるように表示する段階をさらに含むことを
特徴とする請求項１記載のコンピュータを用いた経費の
事前管理方法。
【請求項３】管理者が事後精算データに対する電子
承認のためのデータを入力する事後承認の段階をさらに
含むことを特徴とする請求項１または２記載のコンピュ
ータを用いた経費の事前管理方法。
【請求項４】前記コンピュータは、申請者が操作す
る端末と、管理者が操作する端末と、データを蓄積する
サーバーと、これらを接続するネットワークとを含んで
構成されることを特徴とする請求項１記載のコンピュー
タを用いた経費の事前管理方法。
【請求項５】管理者により事後承認された使用済み
経費に関するデータは経理部門に転送されることを特徴
とする請求項３または４記載のコンピュータを用いた経
費の事前管理方法。
【請求項６】管理者により事後承認された使用済み
経費を経費使用の実績額として累算する段階を含むこと
を特徴とする請求項３ないし５のいずれかに記載のコン
ピュータを用いた経費の事前管理方法。
【請求項７】管理者により事前承認され且つ事後承
認されていない経費の使用予定金額の累計と、経費使用
の実績額との合計を仮実績金額として算出する段階を含
むことを特徴とする請求項６記載のコンピュータを用い
た経費の事前管理方法。
【請求項８】事前承認の段階では、事前申請データ
に対する電子承認のための画面と同一画面上で予算総額
と仮実績金額、またはその差額を管理者が参照できるよ
うに表示することを特徴とする請求項７記載のコンピュ
ータを用いた経費の事前管理方法。
【請求項９】表示対象部門と表示対象年月を少なく
とも指定して、勘定科目ごとに予算金額と仮実績金額と
使用実績金額の一覧を表示する機能を有することを特徴
とする請求項７または８記載のコンピュータを用いた経
費の事前管理方法。
【請求項１０】コンピュータを用いて予算管理を行
うためのプログラムであって、申請者が経費の使用目的と使用予定金額とを少なくとも
含む事前申請データを入力する事前申請のための処理
と、管理者が事前申請データに対する電子承認のためのデー
タを入力する事前承認のための処理と、申請者が使用した経費に関する報告を事前申請データと
関連付けされた事後精算データとして入力する事後精算
のための処理とを少なくとも含んで構成されるプログラ
ムをコンピュータにより読み取り可能に記録した記録媒
体。