JP2002042194A - 出退勤管理システムのエラー通知方法、出退勤管理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】出退勤データにエラーがあった場合に、エラー
を迅速に通知できるようにすることである。 【解決手段】複数の人の出退勤データを収集し、格納す
る（図３，Ｓ１１）。次に、出退勤データに誤りが無い
かどうかをチェックする（Ｓ１２）。出退勤データの確
認処理でエラーが検出された場合には（Ｓ１３、あ
り）、ステップＳ１４に進み、エラーが検出された出退
勤データに該当する人の電子メールアドレス等の送付先
が登録されているか否かを判別する（Ｓ１４）。送付先
が登録されている場合には（Ｓ１４，あり）、ステップ
Ｓ１５に進み、該当する人に出退勤データにどのような
エラーがあるかを知らせる電子メールを送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、出退勤管理システ
ムのエラー通知方法及び出退勤管理プログラムを記録し
た記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、タイムカードをタイムレコーダに
挿入して出勤時刻、退勤時刻等を記録することが行われ
ている。また、個人がＩＤカードを所有し、そのＩＤカ
ードを読み取り装置で読み取らせることで、個人を識別
して出退勤時刻を記録するものも考えられている。

【０００３】さらに、複数のタイムレコーダをＬＡＮ等
で接続し、それぞれのタイムレコーダで記録した出退勤
データをパーソナルコンピュータ等で管理することも実
現されている。また、営業等により外出する機会の多い
人は、タイムレコーダで出退勤時刻を記録することが難
しいので、出退勤時刻を出勤簿等に記入して管理担当者
に提出するようにしている場合がある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】タイムレコーダで出勤
時刻、外出時刻、退勤時刻等を記録する場合、タイムレ
コーダの出勤ボタン、外出ボタン等を操作してモードを
切り換えて時刻を記録する必要がある。

【０００５】しかしながら、モードの切り替えは常に行
う必要があるわけではないので、モードを切り換えるの
を忘れてそのままタイムカードに時刻を記録してしまう
ことがある。これにより、出勤時刻が退勤時刻として記
録されたり、退勤時刻が出勤時刻として誤って記録され
てしまう。

【０００６】また、出退勤データの残業、出張、休日出
勤等の種別を誤って入力してしまうこともある。また、
出勤簿等に記入する場合には、記入誤りが発生する可能
性が高い。

【０００７】出退勤データに誤りが発見された場合に
は、出退勤データを管理する人が、該当する人に電話等
で連絡して内容を確認した後、出退勤データを訂正する
必要がある。

【０００８】しかしながら、該当する人が不在でなかな
か連絡が取れないこともある。さらに、多数の人の出退
勤データを管理する場合には、データの訂正作業も面倒
である。

【０００９】本発明の課題は、出退勤データにエラーが
あった場合に、エラーを迅速に通知できるようにするこ
とである。

【００１０】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明の出
退勤管理システムのエラー通知方法は、入力された出退
勤データのエラーの有無を判別し、出退勤データにエラ
ーがあると判別された場合に、予め登録されている電子
メールアドレスにエラーメッセージを送信する。

【００１１】この発明によれば、出退勤データにエラー
が検出されたとき、該当する人にエラーの内容を電子メ
ールで通知することができるので、出退勤データの訂正
要求を迅速に伝えることができる。

【００１２】上記の発明において、予め定められた出退
勤データの訂正データの入力フォーマットに従って作成
され、電子メールで送信されてきた訂正データを出退勤
データとして取り込むようにしても良い。

【００１３】このように構成することで、エラーメッセ
ージの受信者から電子メールで送信されくる訂正データ
を、そのまま出退勤データとして取り込むことができる
ので、出退勤データを管理する側で出退勤データを訂正
する作業が不要となる。

【００１４】上記の発明において、エラーメッセージが
予め定められている出退勤データの訂正データを入力す
る入力フォーマットを含み、エラーメッセージの受信者
が入力フォーマットに基づいて作成した訂正データを含
む電子メールをエラーメッセージの送信者宛に送信し、
出退勤データを管理する側で、電子メールで送信されて
きた訂正データを出退勤データとして取り込むようにし
ても良い。

【００１５】このように構成することで、エラーメッセ
ージを受信した人は、エラーメッセージに含まれる入力
フォーマットに従ってデータを入力することで、出退勤
データの訂正データを簡単に作成することができる。さ
らに、出退勤データを管理する側では、電子メールで送
信されてくる訂正データをそのまま出退勤データとして
取り込むことができるので、人手による出退勤データの
訂正作業が不要となる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施の形態
の出退勤管理システムと、エラーメッセージの送信先の
機器を示す図である。

【００１７】１または複数のタイムレコーダ（出退勤管
理装置）１１は、有線またはＬＡＮ等のネットワークを
介して管理用パーソナルコンピュータ１２に接続されて
いる。管理用パーソナルコンピュータ１２は、ハードデ
ィスク等に格納されている出退勤管理プログラムを実行
し、タイムレコーダ１１で記録された複数の人の出退勤
データを収集、格納し、出退勤データに誤りがないか否
か等を判別する。さらに、個人別の出退勤データを集計
して月間の残業時間、使用休暇日数、遅刻の有無等のデ
ータを作成する。出退勤データにエラーが検出された場
合には、検出されたエラーの内容を通知するエラーメッ
セージを該当する人に送信する。エラーメッセージの送
信方法としては、電子メール、ポケベルのメッセージと
して送信する。

【００１８】出退勤データのエラーが検出された場合に
は、エラーの発生を知らせるメールを作成し、該当する
人のメールアドレスに送信する。メールは、携帯電話１
３，ポケベル１４，ＰＤＡ１５、携帯型コンピュータ１
６またはデスクトップ型コンピュータ１７等で受信され
る。

【００１９】図２は、出退勤管理システムのシステム構
成の一例を示す図である。タイムレコーダ１１で記録さ
れ、管理用パーソナルコンピュータ１２により集計され
た出退勤データは、フロッピー（登録商標）ディスク２
１に保存され、あるいはプリンタ２２に出力される。

【００２０】次に、図３は、出退勤データのエラーを通
知する処理のフローチャートである。この処理はタイム
レコーダ１１で記録される出退勤データを収集する管理
用パーソナルコンピュータ１２により実行される。

【００２１】先ず、タイムレコーダ１１で記録された複
数の人の出退勤データを収集し、個人別の出退勤データ
として格納する処理を実行する（図３，Ｓ１１）。次
に、出退勤データに誤りが無いかどうかをチェックする
確認処理を実行する（Ｓ１２）。この確認処理では、出
張、休暇、休日出勤等の種別コード、出退勤の日付、時
刻を他の情報を参照して照合し、矛盾、あるいは誤りが
無いかどうかを判別する。この確認処理で出退勤データ
に誤りがあると判別された場合には、エラーフラグ等を
設定してエラーが検出されたことを記憶する。そして、
出退勤データの確認処理でエラーが検出されたか否かを
判別する（Ｓ１３）。

【００２２】エラーが検出された場合には（Ｓ１３、あ
り）、ステップＳ１４に進み、エラーが検出された出退
勤データに該当する人の送付先、例えば、電子メールア
ドレスが登録されているか否かを判別する（Ｓ１４）。

【００２３】送付先が登録されている場合には（Ｓ１
４，あり）、ステップＳ１５に進みエラー通知処理を実
行する。このエラー通知処理では、該当する人に出退勤
データにどのようなエラーがあるかを知らせる電子メー
ルを送信する。

【００２４】なお、出退勤データを訂正するための入力
フォーマットを予め作成しておいて、エラーを通知する
電子メールにその入力フォーマットを挿入し、あるいは
添付して送信するようにしても良い。

【００２５】このようにすることで、出退勤データのエ
ラーを知らせるメールを受信した人は、メールに添付さ
れている入力フォーマットに従って出退勤データを訂正
し、その訂正したデータを電子メールで出退勤データを
管理する担当者に送信することができ、出退勤データを
訂正するためのデータの作成が簡単に行える。そして、
出退勤データを管理する担当者は、電子メールで送信さ
れてきた訂正データを出退勤データとしてそのままパー
ソナルコンピュータ１２に取り込む。

【００２６】これにより、エラーを通知するメールの返
信メールに書き込まれた訂正データ、あるいは添付され
た訂正データをそのまま出退勤データとして管理用パー
ソナルコンピュータ１２に取り込むことができるので、
出退勤データを管理する人がデータを訂正する必要が無
くなる。

【００２７】次に、図４は、上述した出退勤管理プログ
ラムを、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、フロッピーディスク等
の可搬記録媒体４１、あるいはプログラム提供者の有す
る記憶装置４２に記憶しておいて、そのプログラムをユ
ーザの情報処理装置４３にロードして実行する場合の説
明図である。

【００２８】出退勤管理プログラムがＣＤ−ＲＯＭ、フ
ロッピーディスク等の可搬記録媒体４１に記録されてい
る場合には、その可搬記録媒体４１を情報処理装置４３
のドライブ装置４４に挿入してプログラムを読み取り、
読み取ったプログラムをＲＡＭ、ハードディスク等の記
憶装置４５に格納してプログラムを実行する。また、プ
ログラム提供者から通信回線を介してプログラムが提供
される場合には、プログラム提供者の記憶装置４２、メ
モリ等に格納されているプログラムを通信回線を介して
情報処理装置４３で受信し、受信したプログラムをＲＡ
Ｍ、ハードディスク等のメモリ４５に格納して実行す
る。なお、記録媒体４１に記録するプログラムは、実施
の形態で述べたプログラムの一部の機能を有するもので
あっても良い。

【００２９】上述した実施の形態によれば、出退勤デー
タの入力誤りを検出し、出退勤データに誤りがあること
を知らせるメールを該当する人に送信することで、相手
が外出している場合でも出退勤データの訂正要求を迅速
に伝えることができる。また、出退勤データの訂正要求
を受け取った人は、訂正内容を電子メールで担当者に連
絡できるので、外出している場合でも出退勤データの訂
正内容を迅速に知らせることができる。

【００３０】また、出退勤データの誤りを訂正するため
の訂正データの入力フォーマットを予め定めておいて、
エラーメッセージを受信した人が、その入力フォーマッ
トに基づいて作成した訂正データを電子メールで出退勤
データを管理する担当者に送信することができる。これ
により、出退勤データを管理する担当者は、送信されて
きた訂正データをそのまま出退勤データとしてパーソナ
ルコンピュータ１２に取り込で利用することができるの
で、人手によるデータの訂正作業が不要となる。

【００３１】さらに、エラーを通知するメールに出退勤
データの訂正データを入力するための入力フォーマット
をメールに挿入し、あるいは添付することで、そのメー
ルを受信した人がメールの入力フォーマットに従って出
退勤データの訂正データを簡単に作成できる。そして、
その入力フォーマットに従って作成した訂正データをメ
ールで送信することで、出退勤データを管理する側で
は、データをキーボード等を操作して訂正する必要が無
くなるので、出退勤データの訂正作業が大幅に軽減され
る。

【００３２】なお、上述した実施の形態は、タイムレコ
ーダ１１にタイムカード、あるいはＩＤカード等が挿入
されたときに出退勤時刻を記録するようにしているが、
それぞれの人が自分の席のパーソナルコンピュータに認
証コードを入力してログインしたときの時刻を出勤時刻
として記録するようにしても良い。

【００３３】また、出退勤の管理をＩＣカードにより行
うようにしても良い。この場合、ＩＣカードを出退勤管
理用のＩＣカード読取装置または自分の席のパーソナル
コンピュータに挿入して出退勤時刻を記録し、出退勤デ
ータを管理用のパーソナルコンピュータ１２に格納する
とともにＩＣカードに記録するようにする。そして、外
出先で出退勤データに誤りがあることを知らせる電子メ
ールを受信した場合に、そのＩＣカードを携帯型コンピ
ュータ等に挿入して出退勤データを訂正し、訂正したデ
ータを電子メールで出退勤データを管理する担当者に簡
単に送信することで、出退勤データの訂正を簡単に行う
ことができる。

【００３４】

【発明の効果】本発明によれば、出退勤データの入力誤
りが検出されたとき、該当する人にエラーの内容を電子
メールで通知することができるので、出退勤データの訂
正要求を迅速に相手に伝えることができる。また、予め
定めた入力フォーマットに基づいて作成された訂正デー
タを電子メールで送信することにより、出退勤データを
管理する担当者は、送信されてきた訂正データをそのま
ま出退勤データとしてパーソナルコンピュータ等に取り
込で利用することができる。これにより、出退勤データ
を管理する担当者が直接データを訂正する必要が無くな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】出退勤管理システムとエラーメッセージの送信
先の機器を示す図である。

【図２】出退勤管理システムの構成を示す図である。

【図３】出退勤データのエラーを通知する処理のフロー
チャートである。

【図４】記録媒体の説明図である。

【符号の説明】

１１ タイムレコーダ １２ 管理用パーソナルコンピュータ １３ 携帯電話機 １４ ポケットベル（登録商標） １５ ＰＤＡ １６ 携帯型コンピュータ １７ デスクトップコンピュータ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】入力された出退勤データのエラーの有無を
   判別し、 前記出退勤データにエラーがあると判別された場合に、
   予め登録されている電子メールアドレスにエラーメッセ
   ージを送信することを特徴とする出退勤管理システムの
   エラー通知方法。
2. 【請求項２】予め定められた出退勤データの訂正データ
   の入力フォーマットに従って作成され、電子メールで送
   信されてきた訂正データを出退勤データとして取り込む
   ことを特徴とする請求項１記載の出退勤管理システムの
   エラー通知方法。
3. 【請求項３】前記エラーメッセージは、予め定められて
   いる出退勤データの訂正データを入力する入力フォーマ
   ットを含み、 エラーメッセージの受信者が前記入力フォーマットに基
   づいて作成した訂正データを含む電子メールをエラーメ
   ッセージの送信者宛に送信し、 電子メールで送信されてきた訂正データを出退勤データ
   として取り込むことを特徴とする請求項１記載の出退勤
   管理システムのエラー通知方法。
4. 【請求項４】入力された出退勤データのエラーの有無を
   判別させ、 前記出退勤データにエラーがあると判別された場合に、
   予め登録されている電子メールアドレスにエラーメッセ
   ージを送信させる出退勤管理プログラムを記録したコン
   ピュータ読み取り可能な記録媒体。