JP2002023969A

JP2002023969A - 文書配信・印刷システム，方法，共有プリンタおよび文書配信・印刷プログラムを記録した記録媒体

Info

Publication number: JP2002023969A
Application number: JP2000203622A
Authority: JP
Inventors: Hisashi Ichioka; 恒市岡
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 2000-07-05
Filing date: 2000-07-05
Publication date: 2002-01-25

Abstract

(57)【要約】【課題】同一ネットワークに接続される端末装置間の文
書配信・印刷システムにおいて、ネットワークの負荷を
軽減するとともに、セキュリティーを向上する。【解決手段】配信する文書データを配信元端末装置１か
ら共有プリンタ３に文書識別データと対応付けて登録す
る登録手段と、登録が成功した場合に、文書データが共
有プリンタ３に登録されたことを、文書識別データとと
もに配信先端末装置２に通知する通知手段と、登録が失
敗した場合に、文書データを配信先端末装置２に送信す
る文書データ送信手段と、文書データが共有プリンタ３
に登録されたことを通知された配信先端末装置２が、共
有プリンタ３に対して文書識別データを指定して登録さ
れた文書データの印刷を要求する印刷要求手段と、共有
プリンタ３が文書識別データに基づいて文書データを検
索する検索手段と、共有プリンタ３において検索された
文書データを印刷する印刷エンジンとを有する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書配信・印刷シ
ステム，方法，共有プリンタおよび文書配信・印刷プロ
グラムを記録した記録媒体に関し、特にオフィス等にお
ける端末装置間の文書配信をＬＡＮ（ローカルエリアネ
ットワーク）等のネットワーク経由で行う場合の文書配
信・印刷システム，方法，共有プリンタおよび文書配信
・印刷プログラムを記録した記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、オフィス等において、ＬＡＮ等の
ネットワーク経由で文書を配信する場合には、文書デー
タを配信元端末装置から配信先端末装置に電子メール添
付等の方法で送付し、配信先端末装置は受信した文書デ
ータを近くのプリンタで印刷するのが一般的である。

【０００３】この場合、ネットワークの負荷を軽減する
方法として、例えば、特開平１０−１９１００８号公報
には、ネットワークファクシミリ装置と通常のファクシ
ミリ装置との通信において、受信した文書データをネッ
トワークファクシミリ装置でデータ量を少なくするよう
に変換した後、メールサーバ装置に送信することによ
り、メールサーバ装置からＬＡＮに接続された配信先の
端末装置への配信時のネットワーク負荷を軽減すること
が記載されている。

【０００４】また、特開平１１−２３２１９０号公報に
は、ネットワークを介して配信元端末装置と複数の配信
先端末装置と複数の画像出力装置と文書配付サーバとを
備え、配信元端末装置から文書の配信を依頼された文書
配付サーバは、印刷指定無しの場合は複数の配信先端末
装置に対して文書データを配信し、印刷指定有りの場合
は文書配付サーバの保持する配布先毎の画像出力装置の
設定情報をもとに、文書データの出力先を選択してその
装置に印刷要求を行うとともに、配布先端末装置には文
書データを送信する代わりに文書を印刷したことを通知
することが記載されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかし、この従来技術
においては、次のような問題があった。

【０００６】第１の問題点は、配信先端末装置毎または
配信先画像出力装置毎にネットワークを介して文書デー
タを送信しているため、ネットワークに重い負荷をかけ
てしまうことである。

【０００７】第２の問題点は、文書データは、例えば、
特開平１０−１９１００８号公報においては配信先端末
装置に送信，記憶され、特開平１１−２３２１９０号公
報においては文書配布サーバに送信，記憶されており、
電子データとして入手可能なため、文書のセキュリティ
ーが確保できないことである。

【０００８】第３の問題点は、文書データを配信先端末
装置に送信するシステムにおいては、文書データを配信
先端末装置に一度記憶しなければならないため、配信先
端末装置の記憶装置の容量を大きくする必要があること
である。

【０００９】本発明は、以上の問題を解決する文書配信
・印刷システム，方法，共有プリンタおよび文書配信・
印刷プログラムを記録した記録媒体を提供することを目
的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明の第１の文書配信
・印刷システムは、複数の端末装置と前記端末装置に共
有される共有プリンタとが接続されたネットワークにお
ける前記端末装置間の文書配信・印刷システムであっ
て、配信する文書データを配信元端末装置から前記共有
プリンタに文書識別データと対応付けて登録する登録手
段と、前記文書データが前記共有プリンタに登録された
ことを、前記文書識別データとともに前記配信元端末装
置から配信先端末装置に通知する通知手段と、通知され
た配信先端末装置が、前記共有プリンタに対して前記文
書識別データを指定して前記登録された文書データの印
刷を要求する印刷要求手段と、前記共有プリンタが前記
文書識別データに基づいて文書データを検索する検索手
段と、検索された文書データを印刷する印刷手段とを有
する。

【００１１】本発明の第２の文書配信・印刷システム
は、複数の端末装置と前記端末装置に共有される共有プ
リンタとが接続されたネットワークにおける前記端末装
置間の文書配信・印刷システムであって、配信する文書
データを配信元端末装置から前記共有プリンタに文書識
別データと対応付けて登録する登録手段と、前記文書デ
ータの登録が成功した場合に、前記文書データが前記共
有プリンタに登録されたことを、前記文書識別データと
ともに前記配信元端末装置から配信先端末装置に通知す
る通知手段と、前記文書データの登録が失敗した場合
に、前記文書データを前記配信元端末装置から前記配信
先端末装置に送信する文書データ送信手段と、前記文書
データが前記共有プリンタに登録されたことを通知され
た配信先端末装置が、前記共有プリンタに対して前記文
書識別データを指定して前記登録された文書データの印
刷を要求する印刷要求手段と、前記共有プリンタが前記
文書識別データに基づいて文書データを検索する検索手
段と、検索された文書データを印刷する印刷手段とを有
する。

【００１２】本発明の第３の文書配信・印刷システム
は、本発明の第１または第２の文書配信・印刷システム
において、さらに登録削除手段を有し、この登録削除手
段は、前記登録手段から前記文書識別データを送られ、
この文書識別データに含まれる保管期限を基に各文書デ
ータ毎に保管期限を計時し、保管期限を過ぎた文書識別
データ，文書データを登録から削除することを特徴とす
る。

【００１３】本発明の第４の文書配信・印刷システム
は、本発明の第１，第２または第３の文書配信・印刷シ
ステムにおいて、前記登録手段は、文書データを登録す
るときに前記印刷手段の入力特性に合わせて文書データ
を加工する機能をさらに有する。

【００１４】本発明の第５の文書配信・印刷システム
は、複数の端末装置と前記端末装置に共有される共有プ
リンタとが接続されたネットワークにおける前記端末装
置間の文書配信・印刷システムであって、配信元端末装
置は、文書データの配信を指示されたときに、ユーザか
らの入力により配信先端末装置の電子メールアドレス，
文書保管期限，コメント等を設定してプリンタドライバ
に送る宛先設定手段と、前記宛先設定手段から送られた
データ等に基づいて文書識別データを作成し、前記文書
識別データおよび文書データを文書登録コマンドととも
に前記共有プリンタに前記ネットワークを介して出力
し、前記共有プリンタから登録成功通知を受けて、前記
配信先端末装置に前記文書データが前記共有プリンタに
登録されたことを前記文書識別データとともに送信する
よう電子メール送信手段に指示し、前記共有プリンタか
ら登録失敗通知を受けて、前記配信先端末装置に前記文
書データを送信するよう前記電子メール送信手段に指示
するプリンタドライバと、前記プリンタドライバの指示
により電子メールを作成し、前記配信先端末装置に送信
する電子メール送信手段とを有し、配信先端末装置は、
前記配信元端末装置からの電子メールを受信する電子メ
ール受信手段と、受信者から前記登録された文書データ
の印刷を指示されることにより、前記電子メールに含ま
れる前記文書識別データを抽出し、登録文書印刷コマン
ドとともにプリンタドライバに送る印刷管理手段と、前
記印刷管理手段から送られた前記文書識別データと前記
登録文書印刷コマンドとを前記共有プリンタに送信する
プリンタドライバとを有し、前記共有プリンタは、前記
配信元端末装置から前記文書登録コマンドを受け取った
場合は、登録手段に前記文書識別データと前記文書デー
タとを出力し、また、前記配信先端末装置から前記登録
文書印刷コマンドを受け取った場合は、検索手段に前記
文書識別データを出力し、前記検索手段の検索により送
られてきた文書データの印刷を印刷エンジンに指示する
制御手段と、前記制御手段から前記文書識別データと前
記文書データとを受け取り、文書記憶手段に前記文書デ
ータを前記文書識別データに対応付けて記憶させるとと
もに、削除手段に保管期限を含む前記文書識別データを
出力する登録手段と、前記登録手段から送られた文書識
別データ毎に保管期限を計時し、保管期限を過ぎた文書
識別データ，文書データを文書記憶手段から削除する削
除手段と、前記登録手段から送られた文書識別データと
文書データとを対応付けて記憶し、前記削除手段から削
除指示があった場合には、該当する文書識別データおよ
び文書データを削除し、また、前記検索手段から前記文
書識別データが送られた場合には、対応する文書データ
を前記制御手段に出力する文書記憶手段と、前記制御手
段から受け取った前記文書識別データにより前記文書記
憶手段を検索する検索手段と、前記制御手段から印刷を
指示された場合に、前記文書データを印刷する印刷エン
ジンとを有する。

【００１５】本発明の共有プリンタは、同一ネットワー
クに接続された端末装置間で文書データの配信を行う複
数の端末装置に共通に備えられた共有プリンタであっ
て、前記端末装置から文書登録コマンドとともに文書識
別データと文書データとを受け取った場合は、登録手段
に前記文書識別データと前記文書データとを出力し、ま
た、前記端末装置から登録文書印刷コマンドとともに文
書識別データを受け取った場合は、検索手段に前記文書
識別データを出力し、前記検索手段の検索により送られ
てきた文書データの印刷を印刷エンジンに指示する制御
手段と、前記制御手段から前記文書識別データと前記文
書データとを受け取り、文書記憶手段に前記文書データ
を前記文書識別データに対応付けて記憶させるととも
に、削除手段に保管期限を含む前記文書識別データを出
力する登録手段と、前記登録手段から送られた文書識別
データ毎に保管期限を計時し、保管期限を過ぎた文書識
別データ，文書データを文書記憶手段から削除する削除
手段と、前記登録手段から送られた文書識別データと文
書データとを対応付けて記憶し、前記削除手段から削除
指示があった場合には、該当する文書識別データおよび
文書データを削除し、また、前記検索手段から前記文書
識別データが送られた場合には、対応する文書データを
前記制御手段に出力する文書記憶手段と、前記制御手段
から受け取った前記文書識別データにより前記文書記憶
手段を検索する検索手段と、前記制御手段から印刷を指
示された場合に、前記文書データを印刷する印刷エンジ
ンとを有する。

【００１６】本発明の第１の文書配信・印刷方法は、複
数の端末装置と前記端末装置に共有される共有プリンタ
とが接続されたネットワークにおける前記端末装置間の
文書配信・印刷方法であって、配信する文書データを配
信元端末装置から前記共有プリンタに文書識別データと
対応付けて登録する第１の処理と、前記文書データが前
記共有プリンタに登録されたことを、前記文書識別デー
タとともに前記配信元端末装置から配信先端末装置に通
知する第２の処理と、通知された配信先端末装置が、前
記共有プリンタに対して前記文書識別データを指定して
前記登録された文書データの印刷を要求する第３の処理
と、前記共有プリンタが前記文書識別データに基づいて
文書データを検索する第４の処理と、検索された文書デ
ータを印刷する第５の処理とを有する。

【００１７】本発明の第２の文書配信・印刷方法は、複
数の端末装置と前記端末装置に共有される共有プリンタ
とが接続されたネットワークにおける前記端末装置間の
文書配信・印刷方法であって、配信する文書データを配
信元端末装置から前記共有プリンタに文書識別データと
対応付けて登録する第１の処理と、前記文書データの登
録が成功した場合に、前記文書データが前記共有プリン
タに登録されたことを、前記文書識別データとともに前
記配信元端末装置から配信先端末装置に通知する第２の
処理と、前記文書データの登録が失敗した場合に、前記
文書データを前記配信元端末装置から前記配信先端末装
置に送信する第３の処理と、前記文書データが前記共有
プリンタに登録されたことを通知された配信先端末装置
が、前記共有プリンタに対して前記文書識別データを指
定して前記登録された文書データの印刷を要求する第４
の処理と、前記共有プリンタが前記文書識別データに基
づいて文書データを検索する第５の処理と、検索された
文書データを印刷する第６の処理とを有する。

【００１８】本発明の第３の文書配信・印刷方法は、本
発明の第１または第２の文書配信・印刷方法において、
前記文書識別データに含まれる保管期限を基に各文書デ
ータ毎に保管期限を計時し、保管期限を過ぎた文書識別
データ，文書データを登録から削除する処理をさらに有
する。

【００１９】本発明の第４の文書配信・印刷方法は、本
発明の第１，第２または第３の文書配信・印刷方法の前
記第１の処理において、前記文書データを登録するとき
に、前記共有プリンタに設けられた印刷エンジンの入力
特性に合わせて文書データを加工する処理をさらに有す
る。

【００２０】本発明の第５の文書配信・印刷方法は、同
一ネットワークに接続された端末装置間で文書データの
配信を行う複数の端末装置に共通に備えられた共有プリ
ンタにおける文書配信・印刷方法であって、前記端末装
置から登録コマンドとともに文書識別データと文書デー
タとが送られてきた場合は、前記文書識別データと前記
文書データを対応付けて記憶部に登録する第１の処理
と、前記登録の成否を前記端末装置に通知する第２の処
理と、前記端末装置から登録文書印刷コマンドとともに
文書識別データが送られてきた場合は、前記文書識別デ
ータを用いて前記記憶部を検索する第３の処理と、前記
第３の処理における検索の結果、前記文書識別データに
対応する文書データが登録されていた場合、その文書デ
ータを印刷する第４の処理と、前記第３の処理における
検索の結果、前記文書識別データに対応する文書データ
が登録されていなかった場合、検索失敗を前記端末装置
に通知する第５の処理と、登録された文書データ毎に、
登録時に設定された保管期限が過ぎたかを監視し、過ぎ
た場合に前期記憶部から該当する文書データを削除する
第６の処理とを有する。

【００２１】本発明の第１の記録媒体は、本発明の共有
プリンタとしてコンピュータを機能させる文書配信・印
刷プログラムを記録したことを特徴とする。

【００２２】本発明の第２の記録媒体は、本発明の第５
の文書配信・印刷方法をコンピュータに実行させる文書
配信・印刷プログラムを記録したことを特徴とする。

【００２３】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態について図面
を参照して説明する。

【００２４】図１は、本発明の一実施の形態のシステム
概要構成を示す図であり、文書の配信を行う配信元端末
装置１と、少なくとも１台以上の配信先端末装置２と、
配信元端末装置１，配信先端末装置２等のネットワーク
４に接続された複数の端末装置に共通に設置された１台
の共有プリンタ３とが、ＬＡＮ（ローカルエリアネット
ワーク）等のネットワーク４を介して接続されている。

【００２５】図２は、本発明の一実施の形態の構成を示
すブロック図であり、端末装置５と、共有プリンタ３と
がネットワーク４で接続されている。図示していない
が、端末装置５は、図１の配信元端末装置１，配信先端
末装置２を含むネットワーク４に接続された複数の端末
装置を示しており、どの端末装置でも配信あるいは受信
を行うことができる。

【００２６】端末装置５において、アプリケーションプ
ログラム５１は文書データを作成し配信または印刷をオ
ペレーティングシステム５２に指示し、オペレーティン
グシステム５２はアプリケーションプログラム５１から
文書の配信または印刷を指示された場合、プリンタドラ
イバ５３に対して文書の配信または印刷を指示する。宛
先設定手段５４は、文書の配信先電子メールアドレス，
文書保管期限等を図示しないキーボードからの入力等に
より設定し、プリンタドライバ５３に送る。

【００２７】プリンタドライバ５３は、オペレーティン
グシステム５２から配信を指示された場合に、文書識別
データを作成し、電子メール送信手段５５に宛先設定手
段５４で設定された宛先に文書識別データを含む電子メ
ールを送信するよう指示し、また、ネットワークポート
５６に文書識別データおよび文書データを文書登録コマ
ンドとともに出力し、また、印刷管理プログラム５８か
ら文書識別データを登録文書印刷コマンドとともに受け
取り、ネットワークポート５６に送出する。また、オペ
レーティングシステム５２から印刷を指示された場合に
は、文書データと印刷コマンドをネットワークポート５
６に送出する。

【００２８】ネットワークポート５６は、プリンタドラ
イバ５３と電子メール送信手段５５から送られたデータ
をネットワーク４に送出し、またネットワーク４から電
子メールを受け取り、電子メール受信手段５７に出力す
る。電子メール受信手段５７はネットワークポート５６
から電子メールを受け取る。

【００２９】印刷管理プログラム５８は、電子メール受
信手段５７が文書識別データを含む電子メールを受け取
った後、図示しないキーボードやマウス等からの入力に
よってユーザに印刷を指示された場合に、プリンタドラ
イバ５３に文書識別データを登録文書印刷コマンドとと
もに送出する。

【００３０】共有プリンタ３において、ネットワークイ
ンタフェース部３１はネットワーク４から受け取ったデ
ータを制御手段３２に出力する。制御手段３２は、ネッ
トワークインタフェース部３１から文書登録コマンドを
受け取ると、登録手段３３に文書識別データと文書デー
タを出力し、印刷コマンドを受け取ると、印刷エンジン
３７に文書データを出力して文書を印刷するよう指示す
る。また、登録文書印刷コマンドを受け取った場合に
は、検索手段３６に文書識別データを出力して対応する
文書データの検索を指示する。検索手段３６の検索によ
り文書記憶手段３５から文書データが送られた場合に、
印刷エンジン３７に文書を印刷するように指示する。

【００３１】登録手段３３は、制御手段３２から文書デ
ータと文書識別データを受け取り、削除手段３４に保管
期限を含む文書識別データを出力し、文書記憶手段３５
に文書識別データと文書データを記録する。

【００３２】削除手段３４は、登録手段３３から送られ
た文書識別データ毎に保管期限を計時し、保管期限が過
ぎた場合に文書記憶手段３５に記憶されている文書識別
データと、文書識別データに関連付けられた文書データ
を削除する。

【００３３】検索手段３６は、制御手段３２から受け取
った文書識別データにより文書記憶手段３５を検索す
る。

【００３４】文書記憶手段３５は、登録手段３３から送
られた文書識別データと文書データとを、関連付けて記
憶する。また、削除手段３４から文書識別データを受け
取った場合には、該当する文書識別データおよび関連付
けられた文書データを記録から削除する。また、検索手
段３６から文書識別データが送られた場合には制御手段
３２に対応する文書データを出力する。印刷エンジン３
７は、制御手段３２から文書の印刷を指示された場合
に、文書を印刷する。

【００３５】図３は、宛先設定手段５４の設定画面の１
例を示す図である。

【００３６】配信元ユーザは、文書の配信を行うチェッ
クボックスＤ１の設定をＯＮ／ＯＦＦすることによっ
て、通常の印刷処理と本発明による配信処理を使い分け
るようになっている。配信先アドレスＤ２は、複数の電
子メールアドレスをキーボード等から入力できるように
なっている。

【００３７】保管期限Ｄ３は、３０日、１週間、手動設
定を排他で選択するようになっており、手動設定を選択
した場合には、日数設定テキストボックスＤ４が有効に
なり、日数をキーボード等から設定できる。本実施の形
態においては保管期限は３０日、１週間、手動設定を選
択するようにしているが、これに限定されず任意の選択
を設定してもよい。送信者コメントＤ５は、配信先端末
装置に送られる電子メールに含めるメッセージを入力す
るようになっている。宛先設定手段５４で文書の配信が
設定されていない場合には、プリンタドライバ５３は図
４のような通常の印刷コマンドと文書データを共有プリ
ンタ３に送信し、共有プリンタ３は通常の印刷を行う。

【００３８】図４は、通常の印刷時にプリンタドライバ
５３からネットワークポート５６に送出されるデータの
１例を示す図である。印刷コマンドＤ６は、コマンドが
通常の印刷を指示するものであることを示し、文書デー
タＤ７は印刷する文書のデータを示している。

【００３９】図５は、プリンタドライバ５３が作成する
文書識別データの１例を示す図である。配信元識別コー
ドＤ８は配信元を識別する端末装置識別コードを示し、
共有プリンタ名Ｄ９は共有プリンタ３の識別コードを示
す。配信日時Ｄ１０はユーザから配信を指示されプリン
タドライバ５３から登録コマンドと文書識別データ，文
書データを共有プリンタ３に送った時間を示し、配信元
識別コードＤ８と対で文書識別データの一意性を確保し
ている。保管期限Ｄ１１は文書を共有プリンタ３上に保
管する期限を示し、共有プリンタに古いデータが溜まる
のを防いでいる。送信者コメントＤ１２は、配信先端末
装置に電子メールの内容として送付され、配信先に文書
の内容を通知するために設けられている。

【００４０】図６は、文書識別データの作成例を示す図
である。文字列Ｄ１３は配信元識別コードＤ８の例であ
り、文書が端末装置ＭＡＣＨＩＮＥ１から配布されたこ
とを示している。文字列Ｄ１４は共有プリンタ名Ｄ９の
例であり、文書データが登録されているのがＰＲＩＮＴ
ＥＲ１という名前の共有プリンタであることを示してい
る。共有プリンタ名Ｄ９は、ネットワークアドレスを用
いることもできる。文字列Ｄ１５は配信日時Ｄ１０の例
であり、文書が２０００年３月２６日２２時５分１２秒
に共有プリンタ３に送られたことを示している。文字列
Ｄ１６は保管期限Ｄ１１の例であり、文書データが３日
間共有プリンタ３上に保存されていることを示す。

【００４１】図７は、配信先端末装置に送られる電子メ
ールの１例を示す図である。電子メールには、添付ファ
イルの形で文書識別データｂｕｎｓｙｏ１．ｍａｌが添
付されており、配信先端末装置でこの添付ファイルをマ
ウスでクリックする等して選択すると、図９の印刷管理
プログラム５８による処理に移る。

【００４２】図８は、文書データ登録を共有プリンタ３
に依頼するときに送るデータの１例を示す図である。図
８において、登録コマンドＤ２０はコマンドが文書デー
タの登録を指示することを示し、文書識別データＤ２１
は図５で説明した文書識別データを示し、文書データＤ
２２は登録される文書データを示している。

【００４３】以上の図３〜図８は配信元端末装置に関係
する図であったが（図７は、配信元，配信先端末装置に
共通）、以下の図９および図１０は配信先端末装置に関
係する図である。

【００４４】図９は、図７の受信メール画面で文書識別
データを含む添付ファイルを選択したときの端末装置上
の表示を示す図である。受信者は、図示していないマウ
スやキーボードによりメニューＤ２３の文書選択を選択
すると、配信先端末装置でこれまでに受信した添付ファ
イル等が表示され、その中から印刷を指示する文書識別
データを含む添付ファイルを選択する。これにより、印
刷管理プログラム５８は、選択された添付ファイルに含
まれる文書識別データＤ２４を画面上に表示し、受信者
はメニューＤ２３の印刷を選択することにより、印刷指
示を入力できるようになっている。

【００４５】図１０は、配信先端末装置が登録文書デー
タの印刷を共有プリンタ３に依頼するときに送るデータ
の１例を示す図である。

【００４６】次に、本発明の一実施の形態の動作につい
て図１１を参照して詳細に説明する。図１１は、本発明
の一実施の形態の動作を示すフローチャートである。

【００４７】端末装置５において、アプリケーションプ
ログラム５１により文書の印刷が指示されたときは、オ
ペレーティングシステム５２を介してプリンタドライバ
５３に印刷を指示する。プリンタドライバ５３は、ネッ
トワークポート５６，ネットワーク４を介して、共有プ
リンタ３に印刷コマンドと文書データを送信する。共有
プリンタ３の制御手段３２は、ネットワークインタフェ
ース部３１を介して印刷コマンドと文書データを受け取
り、文書データを印刷エンジン３７に送って印刷する
（図１１のステップＳ１，Ｓ２→Ｓ１８）。

【００４８】文書の配信が指示されたときは、アプリケ
ーションプログラム５１がオペレーティングシステム５
２を介してプリンタドライバ５３に配信を指示し、宛先
設定手段５４によるデータ入力をユーザに要求する。ユ
ーザにより配信先アドレス，保管期限，コメント等の設
定が完了すると（ステップＳ１→Ｓ３）、プリンタドラ
イバ５３は、文書識別データを作成する（ステップＳ
４）。

【００４９】その後、プリンタドライバ５３は登録コマ
ンド，文書識別データ，文書データを共有プリンタ３に
送り（ステップＳ５）、共有プリンタ３では、登録手段
３３により文書識別データと文書データとを対応付け
て、文書記憶手段３５に登録する（ステップＳ６）。

【００５０】共有プリンタ３において登録に成功したか
失敗したかを配信元端末装置に通知する。配信元端末装
置に通知する方法については、例えば、端末装置側から
ポーリングによって共有プリンタ３の状態を監視し、登
録に成功したかどうかを共有プリンタ３の状態から判断
する方法等の、既知の技術を用いる（ステップＳ７→ス
テップＳ８，Ｓ９）。

【００５１】登録成功の場合、配信元端末装置のプリン
タドライバ５３は、電子メール送信手段５５に対して配
布先端末装置に電子メールを送るように指示し、電子メ
ール送信手段５５は図７に示すような電子メールを作成
して送信する（ステップＳ１０→ステップＳ１１）。

【００５２】登録失敗の場合、配信元端末装置のプリン
タドライバ５３は、電子メール送信手段５５に対して登
録失敗した文書データを配布先端末装置に送るように指
示し、電子メール送信手段５５は文書データを添付ファ
イルとして電子メールを作成し送信する（ステップＳ１
０→ステップＳ１２）。

【００５３】ステップＳ１１に続き、配信先端末装置に
おいて、電子メール受信手段５７が文書識別データを含
む電子メールを受け取り（ステップＳ１３）、受信者が
図９の表示画面において印刷を選択した場合に、印刷管
理プログラム５８は図１０に示すような登録文書印刷コ
マンドＤ２５と文書識別データＤ２１をプリンタドライ
バ５３に出力し、ネットワークポート５６から共有プリ
ンタ３に送信する（ステップＳ１４）。

【００５４】共有プリンタ３は、配信先端末装置から送
信された文書識別データを用いて、検索手段３６により
文書記憶手段３５に記憶されているデータを検索する
（ステップＳ１５）。

【００５５】検索が成功した場合、文書データを印刷エ
ンジン３７に出力し印刷する（ステップＳ１６→ステッ
プＳ１８）。検索に失敗した場合、検索失敗を配信先端
末装置に通知する。配信先端末装置に通知する方法につ
いては、例えば、端末装置側からポーリングによって共
有プリンタ３の状態を監視し、検索に失敗したかどうか
を共有プリンタ３の状態から判断する方法等の、既知の
技術を用いる（ステップＳ１６→ステップＳ１７）。

【００５６】なお、ステップＳ６で文書記憶手段３５に
登録された文書データ，文書識別データについては、共
有プリンタ３の削除手段３４は、登録時に設定された保
管期限を監視し、保管期限が過ぎたときに文書記憶手段
３５から該当する文書データ，文書識別データを削除
し、文書記憶手段３５が溢れてしまうのを防ぐ。

【００５７】なお、以上の説明において、文書識別デー
タは電子メール送信手段５５および電子メール受信手段
５７によって端末装置間で通知されるとして説明した
が、電子メールを利用する代わりに、例えば、ＬＡＮ内
でのメッセージ通知システム等を使用してもよい。

【００５８】また、共有プリンタ３の削除手段３４が保
管期限を計測して文書データ，文書識別データを削除す
ると説明したが、共有プリンタ３の操作盤からユーザが
直接削除できるようにしてもよい。

【００５９】また、印刷管理プログラム５８はプリンタ
ドライバ５３を通して登録文書印刷命令を共有プリンタ
３に送付すると説明したが、図５に示す文書識別データ
の共有プリンタ名Ｄ９としてネットワークアドレスを登
録しておき、印刷管理プログラム５８がネットワークポ
ート５６に対して、ネットワークアドレスを指定して登
録文書印刷命令を共有プリンタ３に送付するようにして
もよい。

【００６０】また、図２において登録手段３３は文書デ
ータを加工せずに文書記憶手段３５に登録しているが、
文書データを印刷エンジン３７の入力特性に合わせて加
工し、例えば、描画処理やハーフトーニング処理を行っ
て文書記憶手段３５に登録するようにしてもよい。この
場合は、文書データが登録時に印刷エンジン３７の入力
特性に合わせて加工されるため、登録文書印刷時にスル
ープットが向上するという特徴をもつ。

【００６１】次に、本発明の他の実施の形態について図
面を参照して詳細に説明する。

【００６２】図１２は、本発明の他の実施の形態の構成
を示すブロック図であり、コンピュータ６と、記録媒体
７とから構成される。コンピュータ６の構成は、図２の
本発明の一実施の形態で共有プリンタ３として説明した
ものと基本的に同じである。記録媒体７は、文書配信・
印刷プログラムを記録している。この記録媒体７は、磁
気ディスク，光記録ディスク，半導体メモリその他の記
録媒体であってもよい。文書配信・印刷プログラムは、
記録媒体７からコンピュータ６に読み込まれ、本発明の
一実施の形態と同様の動作を制御する。

【００６３】

【発明の効果】本発明による第１の効果は、文書データ
が配信先端末装置に送付されることなく、直接共有プリ
ンタに送付されるため、ネットワークの負荷が軽くて済
むことである。

【００６４】第２の効果は、配信先端末装置は文書デー
タを受け取ることなく印刷物を印刷するようにしたた
め、文書データが電子データの形で配信先端末装置に渡
されず、電子データでの文書の漏洩がなくなる結果、文
書のセキュリティーが向上することである。

【００６５】第３の効果は、配信先端末装置は文書デー
タを受け取らずに文書識別データのみを受け取って印刷
を指示するようにしたため、端末装置の記憶装置の容量
が少なくて済むことである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施の形態のシステム概要構成を示
す図である。

【図２】本発明の一実施の形態の構成を示すブロック図
である。

【図３】宛先設定手段５４の設定画面の１例を示す図で
ある。

【図４】通常の印刷時にプリンタドライバ５３からネッ
トワークポート５６に送出されるデータの１例を示す図
である。

【図５】プリンタドライバ５３が作成する文書識別デー
タの１例を示す図である。

【図６】文書識別データの作成例を示す図である。

【図７】配信先端末装置に送られる電子メールの１例を
示す図である。

【図８】文書データ登録を共有プリンタ３に依頼すると
きに送るデータの１例を示す図である。

【図９】図７の受信メール画面で文書識別データを含む
添付ファイルを選択したときの端末装置上の表示を示す
図である。

【図１０】配信先端末装置が登録文書データの印刷を共
有プリンタ３に依頼するときに送るデータの１例を示す
図である。

【図１１】本発明の一実施の形態の動作を示すフローチ
ャートである。

【図１２】本発明の他の実施の形態の構成を示すブロッ
ク図である。

【符号の説明】

１配信元端末装置２配信先端末装置３共有プリンタ３１ネットワークインタフェース部３２制御手段３３登録手段３４削除手段３５文書記憶手段３６検索手段３７印刷エンジン４ネットワーク５端末装置５１アプリケーションプログラム５２オペレーティングシステム５３プリンタドライバ５４宛先設定手段５５電子メール送信手段５６ネットワークポート５７電子メール受信手段５８印刷管理プログラム６コンピュータ７記録媒体

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の端末装置と前記端末装置に共有さ
れる共有プリンタとが接続されたネットワークにおける
前記端末装置間の文書配信・印刷システムであって、配信する文書データを配信元端末装置から前記共有プリ
ンタに文書識別データと対応付けて登録する登録手段
と、前記文書データが前記共有プリンタに登録されたこ
とを、前記文書識別データとともに前記配信元端末装置
から配信先端末装置に通知する通知手段と、通知された
配信先端末装置が、前記共有プリンタに対して前記文書
識別データを指定して前記登録された文書データの印刷
を要求する印刷要求手段と、前記共有プリンタが前記文
書識別データに基づいて文書データを検索する検索手段
と、検索された文書データを印刷する印刷手段とを有す
ることを特徴とする文書配信・印刷システム。
【請求項２】複数の端末装置と前記端末装置に共有さ
れる共有プリンタとが接続されたネットワークにおける
前記端末装置間の文書配信・印刷システムであって、配信する文書データを配信元端末装置から前記共有プリ
ンタに文書識別データと対応付けて登録する登録手段
と、前記文書データの登録が成功した場合に、前記文書
データが前記共有プリンタに登録されたことを、前記文
書識別データとともに前記配信元端末装置から配信先端
末装置に通知する通知手段と、前記文書データの登録が
失敗した場合に、前記文書データを前記配信元端末装置
から前記配信先端末装置に送信する文書データ送信手段
と、前記文書データが前記共有プリンタに登録されたこ
とを通知された配信先端末装置が、前記共有プリンタに
対して前記文書識別データを指定して前記登録された文
書データの印刷を要求する印刷要求手段と、前記共有プ
リンタが前記文書識別データに基づいて文書データを検
索する検索手段と、検索された文書データを印刷する印
刷手段とを有することを特徴とする文書配信・印刷シス
テム。
【請求項３】請求項１または２において、さらに登録
削除手段を有し、この登録削除手段は、前記登録手段か
ら前記文書識別データを送られ、この文書識別データに
含まれる保管期限を基に各文書データ毎に保管期限を計
時し、保管期限を過ぎた文書識別データ，文書データを
登録から削除することを特徴とする文書配信・印刷シス
テム。
【請求項４】請求項１，２または３において、前記登
録手段は、文書データを登録するときに前記印刷手段の
入力特性に合わせて文書データを加工する機能をさらに
有することを特徴とする文書配信・印刷システム。
【請求項５】複数の端末装置と前記端末装置に共有さ
れる共有プリンタとが接続されたネットワークにおける
前記端末装置間の文書配信・印刷システムであって、配信元端末装置は、文書データの配信を指示されたときに、ユーザからの入
力により配信先端末装置の電子メールアドレス，文書保
管期限，コメント等を設定してプリンタドライバに送る
宛先設定手段と、前記宛先設定手段から送られたデータ等に基づいて文書
識別データを作成し、前記文書識別データおよび文書デ
ータを文書登録コマンドとともに前記共有プリンタに前
記ネットワークを介して出力し、前記共有プリンタから
登録成功通知を受けて、前記配信先端末装置に前記文書
データが前記共有プリンタに登録されたことを前記文書
識別データとともに送信するよう電子メール送信手段に
指示し、前記共有プリンタから登録失敗通知を受けて、
前記配信先端末装置に前記文書データを送信するよう前
記電子メール送信手段に指示するプリンタドライバと、前記プリンタドライバの指示により電子メールを作成
し、前記配信先端末装置に送信する電子メール送信手段
とを有し、配信先端末装置は、前記配信元端末装置からの電子メールを受信する電子メ
ール受信手段と、受信者から前記登録された文書データの印刷を指示され
ることにより、前記電子メールに含まれる前記文書識別
データを抽出し、登録文書印刷コマンドとともにプリン
タドライバに送る印刷管理手段と、前記印刷管理手段から送られた前記文書識別データと前
記登録文書印刷コマンドとを前記共有プリンタに送信す
るプリンタドライバとを有し、前記共有プリンタは、前記配信元端末装置から前記文書登録コマンドを受け取
った場合は、登録手段に前記文書識別データと前記文書
データとを出力し、また、前記配信先端末装置から前記
登録文書印刷コマンドを受け取った場合は、検索手段に
前記文書識別データを出力し、前記検索手段の検索によ
り送られてきた文書データの印刷を印刷エンジンに指示
する制御手段と、前記制御手段から前記文書識別データと前記文書データ
とを受け取り、文書記憶手段に前記文書データを前記文
書識別データに対応付けて記憶させるとともに、削除手
段に保管期限を含む前記文書識別データを出力する登録
手段と、前記登録手段から送られた文書識別データ毎に保管期限
を計時し、保管期限を過ぎた文書識別データ，文書デー
タを文書記憶手段から削除する削除手段と、前記登録手段から送られた文書識別データと文書データ
とを対応付けて記憶し、前記削除手段から削除指示があ
った場合には、該当する文書識別データおよび文書デー
タを削除し、また、前記検索手段から前記文書識別デー
タが送られた場合には、対応する文書データを前記制御
手段に出力する文書記憶手段と、前記制御手段から受け取った前記文書識別データにより
前記文書記憶手段を検索する検索手段と、前記制御手段から印刷を指示された場合に、前記文書デ
ータを印刷する印刷エンジンとを有することを特徴とす
る文書配信・印刷システム。
【請求項６】同一ネットワークに接続された端末装置
間で文書データの配信を行う複数の端末装置に共通に備
えられた共有プリンタであって、前記端末装置から文書登録コマンドとともに文書識別デ
ータと文書データとを受け取った場合は、登録手段に前
記文書識別データと前記文書データとを出力し、また、
前記端末装置から登録文書印刷コマンドとともに文書識
別データを受け取った場合は、検索手段に前記文書識別
データを出力し、前記検索手段の検索により送られてき
た文書データの印刷を印刷エンジンに指示する制御手段
と、前記制御手段から前記文書識別データと前記文書データ
とを受け取り、文書記憶手段に前記文書データを前記文
書識別データに対応付けて記憶させるとともに、削除手
段に保管期限を含む前記文書識別データを出力する登録
手段と、前記登録手段から送られた文書識別データ毎に保管期限
を計時し、保管期限を過ぎた文書識別データ，文書デー
タを文書記憶手段から削除する削除手段と、前記登録手段から送られた文書識別データと文書データ
とを対応付けて記憶し、前記削除手段から削除指示があ
った場合には、該当する文書識別データおよび文書デー
タを削除し、また、前記検索手段から前記文書識別デー
タが送られた場合には、対応する文書データを前記制御
手段に出力する文書記憶手段と、前記制御手段から受け取った前記文書識別データにより
前記文書記憶手段を検索する検索手段と、前記制御手段から印刷を指示された場合に、前記文書デ
ータを印刷する印刷エンジンとを有することを特徴とす
る共有プリンタ。
【請求項７】複数の端末装置と前記端末装置に共有さ
れる共有プリンタとが接続されたネットワークにおける
前記端末装置間の文書配信・印刷方法であって、配信する文書データを配信元端末装置から前記共有プリ
ンタに文書識別データと対応付けて登録する第１の処理
と、前記文書データが前記共有プリンタに登録されたこと
を、前記文書識別データとともに前記配信元端末装置か
ら配信先端末装置に通知する第２の処理と、通知された配信先端末装置が、前記共有プリンタに対し
て前記文書識別データを指定して前記登録された文書デ
ータの印刷を要求する第３の処理と、前記共有プリンタが前記文書識別データに基づいて文書
データを検索する第４の処理と、検索された文書データを印刷する第５の処理とを有する
ことを特徴とする文書配信・印刷方法。
【請求項８】複数の端末装置と前記端末装置に共有さ
れる共有プリンタとが接続されたネットワークにおける
前記端末装置間の文書配信・印刷方法であって、配信する文書データを配信元端末装置から前記共有プリ
ンタに文書識別データと対応付けて登録する第１の処理
と、前記文書データの登録が成功した場合に、前記文書デー
タが前記共有プリンタに登録されたことを、前記文書識
別データとともに前記配信元端末装置から配信先端末装
置に通知する第２の処理と、前記文書データの登録が失敗した場合に、前記文書デー
タを前記配信元端末装置から前記配信先端末装置に送信
する第３の処理と、前記文書データが前記共有プリンタに登録されたことを
通知された配信先端末装置が、前記共有プリンタに対し
て前記文書識別データを指定して前記登録された文書デ
ータの印刷を要求する第４の処理と、前記共有プリンタが前記文書識別データに基づいて文書
データを検索する第５の処理と、検索された文書データを印刷する第６の処理とを有する
ことを特徴とする文書配信・印刷方法。
【請求項９】請求項７または８において、前記文書識
別データに含まれる保管期限を基に各文書データ毎に保
管期限を計時し、保管期限を過ぎた文書識別データ，文
書データを登録から削除する処理をさらに有することを
特徴とする文書配信・印刷方法。
【請求項１０】請求項７，８または９の前記第１の処
理において、前記文書データを登録するときに、前記共
有プリンタに設けられた印刷エンジンの入力特性に合わ
せて文書データを加工する処理をさらに有することを特
徴とする文書配信・印刷方法。
【請求項１１】同一ネットワークに接続された端末装
置間で文書データの配信を行う複数の端末装置に共通に
備えられた共有プリンタにおける文書配信・印刷方法で
あって、前記端末装置から登録コマンドとともに文書識別データ
と文書データとが送られてきた場合は、前記文書識別デ
ータと前記文書データを対応付けて記憶部に登録する第
１の処理と、前記登録の成否を前記端末装置に通知する第２の処理
と、前記端末装置から登録文書印刷コマンドとともに文書識
別データが送られてきた場合は、前記文書識別データを
用いて前記記憶部を検索する第３の処理と、前記第３の処理における検索の結果、前記文書識別デー
タに対応する文書データが登録されていた場合、その文
書データを印刷する第４の処理と、前記第３の処理における検索の結果、前記文書識別デー
タに対応する文書データが登録されていなかった場合、
検索失敗を前記端末装置に通知する第５の処理と、登録された文書データ毎に、登録時に設定された保管期
限が過ぎたかを監視し、過ぎた場合に前期記憶部から該
当する文書データを削除する第６の処理とを有すること
を特徴とする文書配信・印刷方法。
【請求項１２】請求項６に記載された共有プリンタと
してコンピュータを機能させる文書配信・印刷プログラ
ムを記録したことを特徴とする記録媒体。
【請求項１３】請求項１１に記載された文書配信・印
刷方法をコンピュータに実行させる文書配信・印刷プロ
グラムを記録したことを特徴とする記録媒体。