JP2001350743A - ドキュメント作成支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 営業担当者に対し、適切なドキュメントの作
成を支援し、スムーズな営業活動を支援できるドキュメ
ント作成支援装置を提供する。 【解決手段】 営業支援文書を蓄積した文書データベー
ス１１と、商品画像データ等が蓄積された画像データベ
ース２１との閲覧サービスを提供するＷｅｂサーバ３が
設けられ、営業端末５に対して、当該閲覧サービスを提
供し、営業端末５におけるドキュメント作成に当該文書
データベース１１の内容と、画像データベース２１の内
容とを供するドキュメント作成支援装置である。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、営業担当者に対
し、営業支援用のドキュメント作成を支援するサービス
を提供するドキュメント作成支援装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、市場に出回る商品（サービス商品
を含む）が多様化し、また、商品の内容も技術的・概念
的に高度化している。このため消費者（顧客）に対し、
種々の商品の違いの説明が困難になるとともに、商品内
容について理解してもらうことが難しくなりつつある。
特に、ＯＡ（Office Automation）機器等の分野におい
ては、電子技術が飛躍的に進歩した反面、各機器間の接
続や商品導入後の利用形態についての事例を示すこと
は、消費者側が商品を理解する上でも重要であるばかり
か、営業担当者においても営業の促進を図る上で好まし
いことといえる。

【０００３】そこで従来から、営業担当者は、顧客側の
ニーズを把握するとともに、顧客側の現在の機器環境
（特にＯＡ機器の場合には機器の接続状況や機種等）を
理解して分析し、顧客側に適した商品の紹介を行い、当
該商品の利用例を示すべく、プレゼンテーション用のド
キュメントを作成していた。

【０００４】ここで、これらのドキュメントの作成に当
たっては、顧客側の理解を容易にすべく、図面・画像に
て説明を行うのが好ましいため、例えば著作権が放棄さ
れた汎用の画像集（いわゆる「素材集」）を購入して利
用している。この素材集には、例えば一般的な複写機の
イラストや、コンピュータ機器等オフィス製品の画像が
種々含まれている。

【０００５】営業担当者は、これらの画像を電子的にコ
ピーして貼り付け、プレゼンテーション用ドキュメント
を作成している。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来のドキュメントの作成手順では、画像が汎用のもので
あるため、自社製品の売り込みポイントを強調したドキ
ュメントの作成ができないという問題点があった。

【０００７】また、顧客側のニーズの把握や現在の機器
環境の理解のため、顧客側の情報にアクセスすることが
好ましいが、例えば営業担当者の異動などがあると、前
任者が集積した顧客側の情報へのアクセスが一般に困難
なものとなり、スムーズな営業活動に支障がでるおそれ
がある。

【０００８】本発明は上記実情に鑑みて為されたもの
で、適切なドキュメントの作成を支援し、スムーズな営
業活動を支援できるドキュメント作成支援装置を提供す
ることを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記従来例の問題点を解
決するための本発明は、営業担当者の端末装置に対して
ネットワークを介して接続され、前記端末装置上で営業
用のドキュメントを作成するためのサービスを提供する
ドキュメント作成支援装置において、営業担当者に提供
するために、営業支援情報が格納された文書データベー
スと、営業担当者がドキュメントを作成する際に利用可
能な素材データを含むコンテンツ集を格納した画像デー
タベースと、前記文書データベースへのアクセスに関連
する第１ボタンと、前記画像データベースへのアクセス
に関連する第２ボタンを備えたインタフェース画像を提
供する閲覧サーバと、を含むことを特徴としている。

【００１０】このように、営業担当者が共通の営業支援
情報及びコンテンツ集に対しアクセス可能となるように
閲覧サーバが設けられていることで、コンテンツ集とし
て自社商品の画像を蓄積して売り込みのポイントを明確
にしたドキュメントが作成可能となり、かつ営業担当者
間の引き継ぎがしやすくなり、適切なドキュメントの作
成及びスムーズな営業活動を支援できる。

【００１１】また、上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、ドキュメント作成支援装置であって、営業
担当者がドキュメントを作成する際に利用可能な素材デ
ータを含むコンテンツ集を格納した画像データベース
と、顧客関連情報及び顧客からの要望情報の提供サービ
スを行うサーバと相互にリンクされ、前記画像データベ
ースへのアクセスに関連するリンクを含むインタフェー
ス画面、を提供する閲覧サーバと、を含むことを特徴と
する。この閲覧サーバの働きにより、営業担当者が共通
の営業支援情報及びコンテンツ集に対しアクセス可能と
なって、コンテンツ集として自社商品の画像を蓄積して
売り込みのポイントを明確にしたドキュメントが作成で
き、かつ営業担当者間の引き継ぎがしやすくなり、適切
なドキュメントの作成及びスムーズな営業活動を支援で
きる。

【００１２】ここで、前記画像データベースに格納され
た前記コンテンツ集には、少なくとも営業対象となる商
品の画像と、担当営業の顔写真画像と、のいずれかを素
材データとして含むことが好適である。このようにする
ことで、営業担当者のイメージを顧客にアピールでき、
例えば営業担当者の異動があるときに、後任者の顔写真
を提示して顧客の信用を維持しつつ、営業活動を促進す
ることができる。

【００１３】また、この画像データベースは、さらに、
デザイン担当者が利用するデザイン用端末装置にネット
ワークを介して接続され、前記デザイン用端末装置から
素材データの提供を受けて、前記コンテンツ集に追加格
納する手段、を備えていることが好適である。これによ
り、自社商品の画像として広く利用されるべき画像をデ
ザインの専門スタッフが作成してコンテンツ集に加える
ことができ、さらに営業用ドキュメントにこのような専
門家の作成による画像利用を可能として、より適切なド
キュメントの作成を支援できる。

【００１４】さらに、上記従来例の問題点を解決するた
めの本発明は、ドキュメント作成支援システムにおい
て、営業対象製品の利用例提案用のドキュメントを生成
するドキュメント生成手段を備えた営業担当者の端末装
置と、前記端末装置に対してネットワークを介して接続
され、前記端末装置上で前記ドキュメントを作成するた
めのサービスを提供するドキュメント作成支援装置と、
を含み、前記ドキュメント作成支援装置は、営業担当者
に提供するために、営業支援情報が格納された文書デー
タベースと、営業担当者がドキュメントを作成する際に
利用可能な素材データを含むコンテンツ集を格納した画
像データベースと、前記文書データベースへのアクセス
に関連する第１ボタンと、前記画像データベースへのア
クセスに関連する第２ボタンを備えたインタフェース画
像を提供する閲覧サーバと、を含むことを特徴とする。

【００１５】ここで、特にコンテンツ集に含まれる素材
データには、商品画像を含むとともに、当該商品ごと
に、他の商品との接続関係に関する属性が関連づけられ
ていることが好ましい。すなわち、この場合には、前記
画像データベースに格納された素材データには、商品画
像を含み、前記商品画像には、他の商品との接続関係に
関する属性が関連づけられ、前記ドキュメント作成手段
は、各商品画像ごとに、他の商品との接続関係に関する
属性を参照し、当該接続関係の属性により、接続可能と
設定された属性が含まれている場合にのみ、当該商品
と、当該他の商品との間の接続線を描画可能とすること
を特徴とする。又は接続可能と設定された属性がないと
きには、接続関係に誤りがあることを表すべく当該接続
線が強調表示されることを特徴とすることが好適であ
る。これにより、商品ごとに他の商品との接続関係が明
確になり、例えばツイスト・ペアケーブルによりネット
ワーク接続可能な商品が、誤って光ファイバケーブルの
ネットワークに直接接続可能なように描画されることが
防止され、より適切なドキュメント作成を支援できる。

【００１６】また、ここでドキュメント作成支援システ
ムにおいて、前記ドキュメント作成支援装置の画像デー
タベースに格納された前記コンテンツ集には、少なくと
も営業対象となる商品の画像と、担当営業の顔写真画像
と、のいずれかを素材データとして含むことが好まし
い。

【００１７】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態について図面
を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るド
キュメント作成支援システムは、文書サーバ１と、画像
サーバ２と、Ｗｅｂサーバ３と、編集用コンピュータ４
と、営業端末５とから基本的に構成されている。文書サ
ーバ１は、文書データベース１１を含み、画像サーバ２
は、画像データベース２１を備える。また、文書サーバ
１と、画像サーバ２と、Ｗｅｂサーバ３と、編集用コン
ピュータ４とは、ＬＡＮ（Local Area Network）を介し
て相互に接続され、営業端末５は、インターネットや、
電話回線網（公衆電話回線網やＰＨＳ網、ＩＳＤＮ網等
を含む）等の電気通信回線を介してこのＬＡＮに接続さ
れている。ここで、文書サーバ１と、画像サーバ２と、
Ｗｅｂサーバ３と、編集用コンピュータ４とが、本発明
のドキュメント作成支援装置に相当し、営業端末５が本
発明の端末装置に相当する。

【００１８】文書サーバ１の文書データベース１１は、
顧客関連情報及び顧客側からの要望情報を主とする営業
支援情報を格納している。文書サーバ１は、Ｗｅｂサー
バ３からのアクセスを受けて、この文書データベース１
１の内容を検索し、要求に応じて、顧客関連情報や要望
情報を取得し、Ｗｅｂサーバ３に出力する。

【００１９】画像サーバ２の画像データベース２１は、
営業用文書の作成に用いることができる素材データとし
ての画像が汎用の画像形式（例えばＪＰＥＧやＴＩＦＦ
形式）で、コンテンツ集として格納されている。本実施
の形態において特徴的なことは、これらの画像データが
商品類別及び汎用であるか否かの別により分類管理され
ていることである。また、画像サーバ２は、Ｗｅｂサー
バ３から入力される要求により、この画像データベース
２１を検索して、要求に応じて画像データを取得し、Ｗ
ｅｂサーバ３に出力する。画像サーバ２は、また、編集
用コンピュータ４からの指示により、画像データを画像
データベース２１に追加して格納する処理を行う。この
処理が、本発明における画像データを追加格納する手段
に相当する。

【００２０】Ｗｅｂサーバ３は、営業端末５からアクセ
ス要求を受けて、図２に示すようなインタフェース画面
（ホームページ）を提供する。このホームページには、
文書サーバ１を介して文書データベース１１に格納され
ている営業関連情報等を取得するためのリンクボタンＡ
が配置され、さらに業種別に事前に準備された営業用ド
キュメントのひな形情報へのリンクボタンＢや商品情報
や質問及び回答情報（知識情報）を検索する社内サイト
へのリンクボタンＣ、他社ページへのリンクボタンＤ等
が併せて配置される。また、このホームページには、画
像サーバ２を介して画像データベース２１に格納されて
いる種々の画像データを取得するためのリンクボタン
Ｅ，Ｆ，Ｇが配置されている。本実施の形態において
は、画像データの種別に応じて、商品写真の画像データ
や商品のイラストの画像データ（Ｅ）、汎用の画像デー
タ（Ｆ）、社員の顔写真の画像データ（Ｇ）に分類して
配置されている。さらに、このホームページには、最近
のニュース等が文字列により表されていることが好まし
い（Ｈ）。このニュースには、画像データベース２１等
の更新情報が含まれていることが好適である。

【００２１】また、このＷｅｂサーバ３は、リンクボタ
ンＡが営業端末５から受信した操作によりクリックされ
ると、ＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル等
の汎用フォーマットで作成された商品カタログのリスト
が提示される。ここで、このリスト中のＰＤＦファイル
をダウンロードのためにクリックすると、Ｗｅｂサーバ
３は、文書サーバ１に対し、文書データベース１１に格
納された該当するＰＤＦファイルを取得する要求を出力
し、当該ＰＤＦファイルを文書サーバ１から取得して、
ダウンロードを要求した営業端末５に送信する。これに
より、営業担当者が商品カタログを取得することができ
るようになっている。さらに、このＷｅｂサーバ３のリ
ンクボタンＡには、顧客関連情報の検索サービスが関連
づけられており、顧客の商品契約状況や要望に関する情
報を文書サーバ１から取得して営業端末５に送信する。

【００２２】さらに、Ｗｅｂサーバ３のリンクボタン
Ｅ，Ｆ，Ｇをクリックすると、それぞれ対応する画像デ
ータへのアクセスが画像サーバ２に対して要求され、画
像サーバ２が対応する画像データを画像データベース２
１から取得して、Ｗｅｂサーバ３に出力する。そしてＷ
ｅｂサーバ３が、営業端末５に対して画像データベース
２１の内容を閲覧させるサービスを提供する。

【００２３】さらに、このＷｅｂサーバ３は、セキュリ
ティのため、営業端末５からのアクセスを認証するため
に、ユーザ名とパスワードとを要求するようにしても構
わない。

【００２４】編集用コンピュータ４は、Ｗｅｂサーバ３
が提供するホームページの編集と、画像データベース２
１への画像データの追加、及び文書データベースのメン
テナンスを行う。具体的に編集用コンピュータ４には、
デジタルカメラやスキャナ等の画像データの入力装置が
接続され、写真の画像データ等を取り込んで、画像デー
タベース２１に蓄積する。また、この編集用コンピュー
タ４には、タブレット等が接続され、専門のデザイナが
作成したイラスト等を取り込んで画像データベース２１
に蓄積する。

【００２５】営業端末５は、一般的なパーソナルコンピ
ュータ（ＰＣ）であり、いわゆるプレゼンテーション用
ソフトウエアや、ワードプロセッサ等がインストールさ
れている。また、この営業端末５には、インターネット
を介してＷｅｂサーバ３にアクセスするためのＷｅｂブ
ラウザがインストールされている。

【００２６】次に、本実施の形態に係るドキュメント作
成支援システムの動作について説明する。尚、画像デー
タベース２１には、事前に専門のデザイナ等によって作
成された写真やイラストの画像データや、市販されてい
る汎用の画像データが格納されているとする。

【００２７】営業担当者は、営業端末５のＷｅｂブラウ
ザを起動してＷｅｂサーバ３にアクセスし、ユーザ名及
びパスワードを入力してホームページを表示させる。こ
こで、営業端末５の画面には、図２に示したような画面
が表示されている。ここで、営業担当者は、相手先の顧
客情報をリンクボタンＡをクリックして確認することが
でき、また、リンクボタンＣをクリックして自社商品の
確認をすることができる。さらに、リンクボタンＤをク
リックすれば、他社の商品の性能を調査し、確認するこ
ともできる。

【００２８】営業担当者は、営業先の顧客の業種にあっ
たドキュメントひな形をリンクボタンＢをクリックして
文書サーバ１から検索し、取得する。そして、ひな形を
例えばプレゼンテーション用ソフトウエアで開いて、編
集を開始する。ここで、顧客側に提示するドキュメント
のために、既に顧客側に納入されている商品のネットワ
ークに新規商品を導入したときのメリットを説明するた
めに、まず、顧客側で既に使っている商品の画像データ
を検索するため、リンクボタンＥをクリックする。

【００２９】すると、Ｗｅｂサーバ３がこのクリック操
作を検出して、画像サーバ２にアクセスし、対応する画
像データ（ここでは商品画像のデータ）を画像データベ
ース２１から検索する。ここで、Ｗｅｂサーバ３が営業
端末５に提供するＷｅｂページの画面は、図３に示すよ
うに、商品カテゴリごとに分けられた画像のリスト
（Ｐ）と、リスト中で選択された画像データの一覧
（Ｑ）とが表されたものとなる。尚、このＷｅｂページ
の提供は、広く知られた画像データベース（例えばＣｕ
ｍｕｌｕｓ（商標））を用いて行うことができる。

【００３０】営業担当者は、ここからドキュメント作成
に必要な商品の画像データを検索してダウンロード操作
によりプレゼンテーション用ソフトウエアに画像データ
を写し（図４）、さらに、プレゼンテーション用ソフト
ウエアの線画の描画機能を利用して接続線を描画する。
さらに、新たに営業対象となる商品の画像データを同様
にして取得して接続線を描画し、プレゼンテーション用
ドキュメントを作成する。また、ワープロ等を用いて、
商品の画像データを取り込んだパンフレットドキュメン
トを作成することもできる。

【００３１】また、営業担当者は、図２のホームページ
からリンクボタンＦをクリックして汎用の画像データの
検索を指示し、汎用の画像データを取得してプレゼンテ
ーション用やワープロ等のドキュメントに用いることが
できる。さらに社員の顔写真を取得してドキュメントに
用いることもできる。

【００３２】さらに、本実施の形態においては、この画
像データベース２１から取得した画像データに対し、商
品セットの内容や各商品の価格情報を関連づけておき、
作成したドキュメントに示した商品群から、営業対象の
商品を指定し、当該指定した商品についての見積を作成
してもよい。また、画像データには、商品の名称やセッ
トの名称を関連づけておき、別のデータベースを参照し
て価格情報を取得してもよい。

【００３３】また、ここまでの説明では、図２に示した
ホームページには、「商品画像」や「イラスト」等で分
類したボタンを配置していたが、図５に示すように、画
像データベースのホームページへリンクしたボタンやＣ
Ｄ−ＲＯＭに格納された画像データをデータベース化し
たファイルへのアクセス、モノクロのドキュメントをカ
ラー化した画像をＰＤＦ化したもの（カラー化は、デザ
イナが行う）へのアクセス、自社カタログや、他社のホ
ームページへのリンク集などを適宜配してもよい。

【００３４】なお、図２又は図５に示したホームページ
には、営業担当者が営業に必要な情報を集めたポータル
サイトからリンクを張っておき、かかるサイトからジャ
ンプ可能としておくことも好ましい。

【００３５】

【発明の効果】本発明によれば、営業担当者に提供する
ために、営業支援情報が格納された文書データベース
と、営業担当者がドキュメントを作成する際に利用可能
な素材データを含むコンテンツ集を格納した画像データ
ベースと、文書データベースへのアクセスに関連する第
１ボタンと、画像データベースへのアクセスに関連する
第２ボタンを備えたインタフェース画像を提供する閲覧
サーバと、を含むドキュメント作成支援装置としている
ので、営業支援文書と、商品画像データ等と、への閲覧
サービスが営業端末５に対して提供され、営業端末５に
おけるドキュメント作成に当該文書データと、画像デー
タとが供され、営業担当者に対し、適切なドキュメント
の作成を支援し、スムーズな営業活動を支援できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施の形態に係るドキュメント作成
支援システムの構成ブロック図である。

【図２】 Ｗｅｂサーバ３が提供するホームページの一
例を表す説明図である。

【図３】 画像データベースへのアクセス画面を表す説
明図である。

【図４】 画像データベースの操作例を表す説明図であ
る。

【図５】 Ｗｅｂサーバ３が提供するホームページの一
例を表す説明図である。

【符号の説明】

１ 文書サーバ、２ 画像サーバ、３ Ｗｅｂサーバ、
４ 編集用コンピュータ、５ 営業端末、１１ 文書デ
ータベース、２１ 画像データベース。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 営業担当者の端末装置に対してネットワ
   ークを介して接続され、前記端末装置上で営業用のドキ
   ュメントを作成するためのサービスを提供するドキュメ
   ント作成支援装置において、 営業担当者に提供するために、営業支援情報が格納され
   た文書データベースと、 営業担当者がドキュメントを作成する際に利用可能な素
   材データを含むコンテンツ集を格納した画像データベー
   スと、 前記文書データベースへのアクセスに関連する第１ボタ
   ンと、前記画像データベースへのアクセスに関連する第
   ２ボタンを備えたインタフェース画像を提供する閲覧サ
   ーバと、 を含むことを特徴とするドキュメント作成支援装置。
2. 【請求項２】 営業担当者がドキュメントを作成する際
   に利用可能な素材データを含むコンテンツ集を格納した
   画像データベースと、 顧客関連情報及び顧客からの要望情報の提供サービスを
   行うサーバと相互にリンクされ、前記画像データベース
   へのアクセスに関連するリンクを含むインタフェース画
   面、を提供する閲覧サーバと、 を含むことを特徴とするドキュメント作成支援装置。
3. 【請求項３】 請求項１又は２に記載のドキュメント作
   成支援装置において、 前記画像データベースに格納された前記コンテンツ集に
   は、少なくとも営業対象となる商品の画像と、担当営業
   の顔写真画像と、のいずれかを素材データとして含むこ
   とを特徴とするドキュメント作成支援装置。
4. 【請求項４】 請求項１から３のいずれかに記載のドキ
   ュメント作成支援装置において、前記画像データベース
   は、さらに、 デザイン担当者が利用するデザイン用端末装置にネット
   ワークを介して接続され、 前記デザイン用端末装置から素材データの提供を受け
   て、前記コンテンツ集に追加格納する手段、 を備えることを特徴とするドキュメント作成支援装置。
5. 【請求項５】 営業対象製品の利用例提案用のドキュメ
   ントを生成するドキュメント生成手段を備えた営業担当
   者の端末装置と、 前記端末装置に対してネットワークを介して接続され、
   前記端末装置上で前記ドキュメントを作成するためのサ
   ービスを提供するドキュメント作成支援装置と、を含
   み、 前記ドキュメント作成支援装置は、 営業担当者に提供するために、営業支援情報が格納され
   た文書データベースと、 営業担当者がドキュメントを作成する際に利用可能な素
   材データを含むコンテンツ集を格納した画像データベー
   スと、 前記文書データベースへのアクセスに関連する第１ボタ
   ンと、前記画像データベースへのアクセスに関連する第
   ２ボタンを備えたインタフェース画像を提供する閲覧サ
   ーバと、 を含むことを特徴とするドキュメント作成支援システ
   ム。
6. 【請求項６】 請求項５に記載のドキュメント作成支援
   システムにおいて、 前記ドキュメント作成支援装置の画像データベースに格
   納された前記コンテンツ集には、少なくとも営業対象と
   なる商品の画像と、担当営業の顔写真画像と、のいずれ
   かを素材データとして含むことを特徴とするドキュメン
   ト作成支援システム。
7. 【請求項７】 端末装置を用いて営業用ドキュメントを
   生成する方法であって、 ネットワークを介して前記端末装置上で前記営業用ドキ
   ュメントを作成するためのサービスを提供するドキュメ
   ント作成支援装置に対しアクセスする工程と、 前記ドキュメント作成支援装置に対し、ドキュメントを
   作成する際に利用可能な素材データを含むコンテンツ集
   を格納した画像データベースへのアクセスを要求する工
   程と、 前記素材データを利用して営業用ドキュメントを作成す
   る工程と、 を含むことを特徴とする営業用ドキュメント作成方法。