JP2001014191A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 アクセス頻度の低いファイルを常用フォルダ
から保存用フォルダに移動することができるが、常用フ
ォルダに格納されているファイル数、即ち、リソースの
空容量を考慮せず、ファイルの移動の有無を決定するた
め、リソースが有効に利用されない場合があるなどの課
題があった。 【解決手段】 ドキュメントの利用頻度指数と各種リソ
ースの空容量から当該ドキュメントを格納する最適なリ
ソースを判定して、当該ドキュメントを最適なリソース
に移動する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、各種のドキュメ
ントを効率よく管理する電子ファイリング装置に関する
ものである。

【０００２】

【従来の技術】図１０は例えば特開平６−５２２８３号
公報に示された従来の電子ファイリング装置を示す構成
図であり、図において、１はファイルがアクセスされた
日時を管理テーブル２に記録するアクセス情報記録部、
２はファイルがアクセスされた日時を格納するととも
に、ファイルの移動に関する基準値を格納する管理テー
ブル、３は周期的に頻度計算部４を起動する起動部、４
は管理テーブル２に格納されているアクセス日時を参照
して、ファイルのアクセス頻度を計算する頻度計算部、
５は頻度計算部４により計算されたアクセス頻度と基準
値を比較し、ファイルのアクセス頻度が基準値に満たな
い場合、そのファイルを消去又は保存用フォルダに移動
する移動部である。

【０００３】次に動作について説明する。ファイルが常
用フォルダに格納されると、そのファイルの閲覧や訂正
が可能になるが、あまりアクセスされることがないファ
イルを恒久的に常用フォルダに格納していることは、リ
ソースの使用上、あまり効率的ではない。

【０００４】そこで、あまりアクセスされることがない
ファイルは、常用フォルダから保存用フォルダに移動等
して、リソースを有効活用するため、まず、アクセス情
報記録部１は、ファイルがアクセスされた毎に、アクセ
ス日時を管理テーブル２に記録する。

【０００５】そして、頻度計算部４は、起動部３により
起動されると、管理テーブル２に格納されているアクセ
ス日時を参照して、ファイルのアクセス頻度を計算す
る。移動部５は、頻度計算部４がファイルのアクセス頻
度を計算すると、そのアクセス頻度と基準値を比較す
る。

【０００６】そして、ファイルのアクセス頻度が基準値
を上回る場合には、そのファイルは頻繁にアクセスされ
ているので、そのファイルの移動を実施せず、そのまま
常用フォルダに保存する。一方、ファイルのアクセス頻
度が基準値に満たない場合、そのファイルはあまりアク
セスされていないので、そのファイルを消去、または、
常用フォルダから保存用フォルダに移動する。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】従来の電子ファイリン
グ装置は以上のように構成されているので、アクセス頻
度の低いファイルを常用フォルダから保存用フォルダに
移動することができるが、常用フォルダに格納されてい
るファイル数、即ち、リソースの空容量を考慮せず、フ
ァイルの移動の有無を決定するため、リソースが有効に
利用されない場合があるなどの課題があった。例えば、
ファイルのアクセス頻度が低い場合でも、リソースの空
容量が多い場合には、そのファイルを常用フォルダから
保存用フォルダに移動する必要性が少なく、寧ろ常用フ
ォルダに保存して、アクセスが可能な状態を維持するこ
とがファイル管理上有用である。

【０００８】この発明は上記のような課題を解決するた
めになされたもので、ドキュメントのアクセス頻度とリ
ソースの空容量を考慮して、リソースを有効に利用する
ことができる電子ファイリング装置を得ることを目的と
する。

【０００９】

【課題を解決するための手段】この発明に係る電子ファ
イリング装置は、閲覧手段によるドキュメントのアクセ
ス頻度と各種リソースの空容量から当該ドキュメントを
格納する最適なリソースを判定して、当該ドキュメント
を最適なリソースに移動するようにしたものである。

【００１０】この発明に係る電子ファイリング装置は、
改訂手段によるドキュメントのアクセス頻度と各種リソ
ースの空容量から当該ドキュメントを格納する最適なリ
ソースを判定して、当該ドキュメントを最適なリソース
に移動するようにしたものである。

【００１１】この発明に係る電子ファイリング装置は、
閲覧手段及び改訂手段によるドキュメントのアクセス頻
度と各種リソースの空容量から当該ドキュメントを格納
する最適なリソースを判定して、当該ドキュメントを最
適なリソースに移動するようにしたものである。

【００１２】この発明に係る電子ファイリング装置は、
登録手段により登録されたドキュメント又は改訂手段に
より改訂されたドキュメントを所定の登録人に回覧する
回覧手段を設けたものである。

【００１３】この発明に係る電子ファイリング装置は、
登録人による閲覧の有無と、閲覧が為された日時を確認
する確認手段を設けたものである。

【００１４】この発明に係る電子ファイリング装置は、
登録手段により登録されたドキュメント又は改訂手段に
より改訂されたドキュメントを所定の登録人に順番に送
付して、ドキュメント内容の検認を求める検認手段を設
けたものである。

【００１５】この発明に係る電子ファイリング装置は、
登録人による検認結果と、検認が為された日時を確認す
る確認手段を設けたものである。

【００１６】この発明に係る電子ファイリング装置は、
登録手段がドキュメントを登録すると、そのドキュメン
トの資料番号を採番する採番手段を設けたものである。

【００１７】この発明に係る電子ファイリング装置は、
採番手段による採番の体系を設定する設定手段を設けた
ものである。

【００１８】この発明に係る電子ファイリング装置は、
改訂手段がドキュメントを改訂すると、資料番号に改訂
番号を付加するようにしたものである。

【００１９】この発明に係る電子ファイリング装置は、
登録手段により登録されたドキュメントを廃棄する廃棄
手段を設けたものである。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、この発明の実施の一形態を
説明する。 実施の形態１．図１はこの発明の実施の形態１による電
子ファイリング装置が適用されるコンピュータシステム
を示す構成図であり、図において、１１は電子ファイリ
ング装置、１２は電子ファイリング装置１１が使用する
各種のテーブル、１３はドキュメントを格納することが
可能なリソースであって、高速アクセスが可能なハード
ディスク、１４はドキュメントを格納することが可能な
リソースであって、アクセス速度が遅い光磁気ディス
ク、１５〜１７はＬＡＮを介して電子ファイリング装置
１１と接続されたクライアント、１８はインターネット
を介して電子ファイリング装置１１と接続されたクライ
アントである。

【００２１】図２はこの発明の実施の形態１による電子
ファイリング装置を示す構成図であり、図において、２
１はクライアント１５等により作成されたドキュメント
の登録を受け付けて、そのドキュメントをハードディス
ク１３又は光磁気ディスク１４に保存する登録部（登録
手段）、２２はクライアント１５等からドキュメントの
閲覧要求を受けると、ハードディスク１３又は光磁気デ
ィスク１４からドキュメントを読み込んで、そのドキュ
メントをクライアント１５等に与える閲覧部（閲覧手
段）、２３はクライアント１５等からドキュメントの改
訂要求を受けると、ハードディスク１３又は光磁気ディ
スク１４に保存されているドキュメントを改訂する改訂
部（改訂手段）である。

【００２２】２４は閲覧部２２又は改訂部２３によるド
キュメントのアクセス頻度を管理するとともに、ハード
ディスク１３及び光磁気ディスク１４の空容量を管理す
る管理部（管理手段）、２５は閲覧部２２及び改訂部２
３によるドキュメントのアクセス頻度とハードディスク
１３及び光磁気ディスク１４の空容量からドキュメント
を格納する最適なリソース（ハードディスク１３又は光
磁気ディスク１４）を判定して、そのドキュメントを最
適なリソースに移動する移動部（移動手段）である。

【００２３】なお、図３はドキュメントの登録を説明す
るフローチャート、図４はドキュメントの閲覧を説明す
るフローチャート、図５はドキュメントの改訂を説明す
るフローチャート、図６はドキュメントの移動を説明す
るフローチャートである。

【００２４】次に動作について説明する。まず、登録部
２１は、例えば、クライアント１５からドキュメントの
登録要求を受けると、クライアント１５により作成され
たドキュメントの登録を受け付けて、ドキュメントをハ
ードディスク１３又は光磁気ディスク１４に保存する。
ドキュメントの格納先は、例えば、ドキュメントの種類
により決定する（例えば、製品の詳細回路図のように、
データ量が多いドキュメントであれば、高速アクセスが
可能なハードディスク１３を格納先に決定し、製品のカ
タログのように、データ量が少ないドキュメントであれ
ば、光磁気ディスク１４を格納先に決定する）。以後、
この実施の形態１では、説明の便宜上、ハードディスク
１３を格納先に決定したものとして説明する。

【００２５】管理部２４は、登録部２１がドキュメント
をハードディスク１３に保存すると、図７に示すよう
に、そのドキュメントのドキュメント名（例えば、回路
設計）及び格納先を示すリソース名（例えば、ＨＤＤ−
１）をテーブル１２内のドキュメントテーブルに記録す
るとともに、そのドキュメントの作成日をテーブル１２
内のドキュメントテーブルに記録する（ステップＳＴ
１）。

【００２６】その際、そのドキュメントのアクセス頻度
を示す利用頻度指数もテーブル１２内のドキュメントテ
ーブルに記録するが、この時点では、利用頻度指数を計
算することができないので、取りあえず、ハードディス
ク１３の格納基準値（格納基準値はテーブル１２内の格
納リソーステーブルに格納されている）よりも大きい利
用頻度指数を記録する（ステップＳＴ２）。

【００２７】閲覧部２２は、登録部２１がドキュメント
をハードディスク１３に保存した後、クライアント１５
等からドキュメントの閲覧要求を受けると、ハードディ
スク１３からドキュメントを読み込んで、そのドキュメ
ントをクライアント１５等に与える。

【００２８】管理部２４は、閲覧部２２がドキュメント
の閲覧を許可して、ドキュメントをクライアント１５等
に与えると、そのドキュメントのドキュメント名及びリ
ソース名をテーブル１２内のドキュメントテーブルに記
録するとともに、そのドキュメントの閲覧日時をテーブ
ル１２内のドキュメントテーブルに記録する（ステップ
ＳＴ１１）。その際、そのドキュメントのアクセス頻度
を示す利用頻度指数を計算して、その利用頻度指数もテ
ーブル１２内のドキュメントテーブルに記録する（ステ
ップＳＴ１２）。なお、利用頻度指数の計算については
後述する。

【００２９】また、改訂部２３は、登録部２１がドキュ
メントをハードディスク１３に保存した後、クライアン
ト１５等からドキュメントの改訂要求を受けると、ハー
ドディスク１３に保存されているドキュメントを改訂す
る。

【００３０】管理部２４は、改訂部２３がドキュメント
を改訂すると、そのドキュメントのドキュメント名、改
訂版名及びリソース名をテーブル１２内のドキュメント
テーブルに記録するとともに、そのドキュメントの改訂
日時をテーブル１２内のドキュメントテーブルに記録す
る（ステップＳＴ２１）。その際、そのドキュメントの
アクセス頻度を示す利用頻度指数を次のように計算し
て、その利用頻度指数をテーブル１２内のドキュメント
テーブルに記録する（ステップＳＴ２２）。

【００３１】即ち、利用頻度指数は、下記に示すよう
に、閲覧部２２による閲覧頻度を示す閲覧頻度指数と、
改訂部２３による改訂頻度を示す改訂頻度指数とを重み
付け加算したものであるので、閲覧頻度指数と改訂頻度
指数を計算した後、両者を重み付け加算して、利用頻度
指数を求める。 利用頻度指数＝閲覧頻度指数＋改訂頻度指数×ｇ ただし、ｇは重み付け係数であり、例えば、ｇ＝１０に
設定される。

【００３２】

【数１】

【００３３】なお、閲覧頻度指数と改訂頻度指数の計算
式は、上記の通りであるが、例えば、現在時刻が８：０
０で、過去に閲覧（または改訂）された時刻が７：３０
と、７：００の場合、閲覧頻度指数（または改訂頻度指
数）は次のようになる。 閲覧頻度指数（または改訂頻度指数） ＝１／（８：００−７：００）＋２／（８：００−７：３０） ＝１／６０＋２／３０ ≒０．０８３

【００３４】このように、閲覧部２２又は改訂部２３が
ドキュメントをアクセスする毎に、そのドキュメントの
利用頻度指数を計算して、ドキュメントテーブルに記録
するが、管理部２４は、閲覧部２２又は改訂部２３がド
キュメントをアクセスしない場合には、時間の経過に伴
って利用頻度指数が低下するので、周期的にドキュメン
トの利用頻度指数を計算して、ドキュメントテーブルに
記録されている利用頻度指数を更新する。また、管理部
２４は、周期的に、ハードディスク１３及び光磁気ディ
スク１４の現在の空容量を計測し、その計測結果をテー
ブル１２内の格納リソーステーブルに記録する。

【００３５】そして、移動部２５は、ドキュメントの格
納先が適正であるか否かを判断するため、周期的、ある
いは、システム管理者からの要求により、格納リソース
テーブルからハードディスク１３の格納基準値と現在の
空容量を読み込むとともに、ドキュメントテーブルから
ドキュメントの利用頻度指数を読み込む処理を実施す
る。

【００３６】移動部２５は、これらの読込処理を実施す
ると、ドキュメントの利用頻度指数とハードディスク１
３の格納基準値を比較して、そのドキュメントの格納先
が適正であるか否かを判断するが（利用頻度指数＞格納
基準値であれば、格納先が適正であると判断する）、利
用頻度指数が格納基準値を下回る場合でも、ハードディ
スク１３の空容量が多い場合には、アクセス速度が遅い
光磁気ディスク１４に移動する必要性が少ないので、例
えば、下記に示すように、ハードディスク１３の格納基
準値を空容量（空容量＝使用量／全記憶容量）に応じて
補正し、補正後の格納基準値と利用頻度指数を比較し
て、ドキュメントの格納先が適正であるか否かを判断す
る。 補正後の格納基準値＝設定値である格納基準値×（使用
量／全記憶容量）

【００３７】移動部２５は、ドキュメントの格納先が適
正であると判断する場合には、そのドキュメントの格納
先を変更せず、そのままハードディスク１３に保存する
が、ドキュメントの格納先が適正でないと判断する場合
には、そのドキュメントをハードディスク１３から光磁
気ディスク１４に移動する。ただし、この場合にも、光
磁気ディスク１４が格納先として適正であるか否かを同
様に判断し、適正であると判断する場合に限り移動す
る。適正でないと判断する場合には、例えば、ドキュメ
ントを廃棄する。

【００３８】なお、ドキュメントの格納先を変更する場
合には、ドキュメントリソース移動テーブルを作成し、
そのテーブルに基づいてドキュメントを移動する。ま
た、ドキュメントテーブルに記録されている格納先のリ
ソース名を更新する（ステップＳＴ３１〜ＳＴ３３）。

【００３９】以上で明らかなように、この実施の形態１
によれば、ドキュメントの利用頻度指数と各種リソース
の空容量から当該ドキュメントを格納する最適なリソー
スを判定して、当該ドキュメントを最適なリソースに移
動するように構成したので、ドキュメントを管理する上
で、リソースを有効に利用することができる効果を奏す
る。

【００４０】実施の形態２．図８はこの発明の実施の形
態２による電子ファイリング装置を示す構成図であり、
図において、図２と同一符号は同一または相当部分を示
すので説明を省略する。２６は登録部２１により登録さ
れたドキュメント又は改訂部２３により改訂されたドキ
ュメントを所定の登録人に回覧する回覧機能と、所定の
登録人に順番に送付して、ドキュメント内容の検認を求
める検認機能と、登録人による閲覧の有無又は検認結
果、及び閲覧又は検認が為された日時を確認する確認機
能とを有する回覧・検認部（回覧手段、検認手段、確認
手段）である。

【００４１】次に動作について説明する。上記実施の形
態１では、登録されたドキュメントの格納先を管理する
ものについて示したが、ハードディスク１３又は光磁気
ディスク１４に保存されたドキュメントを所定の登録人
に回覧したり、所定の登録人に検認を求めるようにして
もよい。

【００４２】具体的には、ハードディスク１３又は光磁
気ディスク１４に保存されたドキュメントを所定の登録
人に回覧する場合、例えば、ドキュメントの作成者が回
覧・検認部２６を用いて、ドキュメントを回覧する登録
人（クライアント）を設定すると、回覧・検認部２６
は、ハードディスク１３又は光磁気ディスク１４に保存
されたドキュメントを１以上の登録人に同報送信する。
これにより、ドキュメントが回覧されるが、回覧・検認
部２６は、確認機能を有しているので、登録人による閲
覧の有無（閲覧した登録人名を含む）と、閲覧が為され
た日時を確認することができる。

【００４３】また、ハードディスク１３又は光磁気ディ
スク１４に保存されたドキュメントを所定の登録人に送
付して検認を求める場合、例えば、ドキュメントの作成
者が回覧・検認部２６を用いて、ドキュメント内容の検
認を求める登録人（クライアント）と、ドキュメントの
送付順序を設定すると、回覧・検認部２６は、ハードデ
ィスク１３又は光磁気ディスク１４に保存されたドキュ
メントを所定の登録人に順番に送付する。これにより、
登録人はドキュメント内容の検認が可能になるが、回覧
・検認部２６は、確認機能を有しているので、登録人に
よる検認結果（承認又は差し戻しの区別、検認した登録
人名を含む）と、検認が為された日時を確認することが
できる。

【００４４】以上で明らかなように、この実施の形態２
によれば、上記実施の形態１と同様の効果を奏する他
に、ドキュメントの回覧や検認を実施することができる
とともに、回覧や検認結果を確認することができる効果
を奏する。なお、この実施の形態２では、回覧又は検認
の何れか一方を実施するものについて示したが、ある登
録人には単に回覧のみを実施して、ある登録人にはドキ
ュメント内容の検認を求めるように設定してもよい。

【００４５】実施の形態３．図９はこの発明の実施の形
態３による電子ファイリング装置を示す構成図であり、
図において、図８と同一符号は同一または相当部分を示
すので説明を省略する。２７は登録部２１がドキュメン
トを登録すると、そのドキュメントの資料番号を採番す
る採番部（採番手段）、２８は採番部２７による採番の
体系を設定する設定部（設定手段）である。

【００４６】次に動作について説明する。上記実施の形
態２では、ドキュメントの回覧や検認を求めるものにつ
いて示したが、登録部２１がドキュメントを登録する
と、そのドキュメントの資料番号を自動的に採番するよ
うにしてもよい。

【００４７】即ち、ドキュメントに資料番号が付加され
ていなくても、ドキュメント名が記録されるので、登録
されたドキュメントを管理することができるが、ドキュ
メントに資料番号が付加されれば、ドキュメントを体系
的に管理する上で、有用である。

【００４８】そこで、この実施の形態３では、採番部２
７は、登録部２１がドキュメントを登録すると、そのド
キュメントの資料番号を自動的に採番するようにする。
自動採番の設定は、設定部２８により行うことができ
る。例えば、下記に示すように、「固定桁」、「通
番」、「年号」、「テーブル項目」などを組み合わせた
採番体系を設定することができる。

【００４９】 “ＭＥ−９９−１２３４” ＭＥ → 固定桁 − → 固定桁 ９９ → 年号 １２３４→ 通番

【００５０】また、採番部２７は、改訂部２３がドキュ
メントを改訂すると、資料番号に改訂番号を付加するよ
うにする。改訂番号の記号の順番は、設定部２８により
自由に行うことができる。例えば、Ａ，Ｂ，Ｃ，…、あ
るいは、０１，０２，０３，…のように設定することが
できる。

【００５１】以上で明らかなように、この実施の形態３
によれば、上記実施の形態２と同様に、ドキュメントの
回覧や検認を求めることができるとともに、ドキュメン
トの資料番号を自動的に採番することができる効果を奏
する。

【００５２】なお、上記実施の形態１において、ドキュ
メントを格納する適正なリソースがない場合には、ドキ
ュメントを廃棄する旨を示したが、適正なリソースがあ
る場合でも、ドキュメントを廃棄するようにしてもよ
い。

【００５３】

【発明の効果】以上のように、この発明によれば、閲覧
手段によるドキュメントのアクセス頻度と各種リソース
の空容量から当該ドキュメントを格納する最適なリソー
スを判定して、当該ドキュメントを最適なリソースに移
動するように構成したので、ドキュメントを管理する上
で、リソースを有効に利用することができる効果があ
る。

【００５４】この発明によれば、改訂手段によるドキュ
メントのアクセス頻度と各種リソースの空容量から当該
ドキュメントを格納する最適なリソースを判定して、当
該ドキュメントを最適なリソースに移動するように構成
したので、ドキュメントを管理する上で、リソースを有
効に利用することができる効果がある。

【００５５】この発明によれば、閲覧手段及び改訂手段
によるドキュメントのアクセス頻度と各種リソースの空
容量から当該ドキュメントを格納する最適なリソースを
判定して、当該ドキュメントを最適なリソースに移動す
るように構成したので、ドキュメントを管理する上で、
リソースを有効に利用することができる効果がある。

【００５６】この発明によれば、登録手段により登録さ
れたドキュメント又は改訂手段により改訂されたドキュ
メントを所定の登録人に回覧する回覧手段を設けるよう
に構成したので、リソースに格納されているドキュメン
トを回覧することができる効果がある。

【００５７】この発明によれば、登録人による閲覧の有
無と、閲覧が為された日時を確認する確認手段を設ける
ように構成したので、ドキュメントが確実に回覧されて
いるかを確認することができる効果がある。

【００５８】この発明によれば、登録手段により登録さ
れたドキュメント又は改訂手段により改訂されたドキュ
メントを所定の登録人に順番に送付して、ドキュメント
内容の検認を求める検認手段を設けるように構成したの
で、リソースに格納されているドキュメントの内容につ
いて検認を求めることができる効果がある。

【００５９】この発明によれば、登録人による検認結果
と、検認が為された日時を確認する確認手段を設けるよ
うに構成したので、ドキュメントの内容が承認されたか
否かを確認することができる効果がある。

【００６０】この発明によれば、登録手段がドキュメン
トを登録すると、そのドキュメントの資料番号を採番す
る採番手段を設けるように構成したので、ドキュメント
を体系的に管理することができる効果がある。

【００６１】この発明によれば、採番手段による採番の
体系を設定する設定手段を設けるように構成したので、
採番体系を自由に設定することができる効果がある。

【００６２】この発明によれば、改訂手段がドキュメン
トを改訂すると、資料番号に改訂番号を付加するように
構成したので、ドキュメントの改訂回数を確認すること
ができる効果がある。

【００６３】この発明によれば、登録手段により登録さ
れたドキュメントを廃棄する廃棄手段を設けるように構
成したので、リソースを有効に利用することができる効
果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 この発明の実施の形態１による電子ファイリ
ング装置が適用されるコンピュータシステムを示す構成
図である。

【図２】 この発明の実施の形態１による電子ファイリ
ング装置を示す構成図である。

【図３】 ドキュメントの登録を説明するフローチャー
トである。

【図４】 ドキュメントの閲覧を説明するフローチャー
トである。

【図５】 ドキュメントの改訂を説明するフローチャー
トである。

【図６】 ドキュメントの移動を説明するフローチャー
トである。

【図７】 テーブルの内容を説明する説明図である。

【図８】 この発明の実施の形態２による電子ファイリ
ング装置を示す構成図である。

【図９】 この発明の実施の形態３による電子ファイリ
ング装置を示す構成図である。

【図１０】 従来の電子ファイリング装置を示す構成図
である。

【符号の説明】

１３ ハードディスク（リソース）、１４ 光磁気ディ
スク（リソース）、２１ 登録部（登録手段）、２２
閲覧部（閲覧手段）、２３ 改訂部（改訂手段）、２４
管理部（管理手段）、２５ 移動部（移動手段）、２
６ 回覧・検認部（回覧手段、検認手段、確認手段）、
２７ 採番部（採番手段）、２８ 設定部（設定手
段）。

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ドキュメントを登録する登録手段と、上
   記登録手段により登録されたドキュメントを閲覧する閲
   覧手段と、上記閲覧手段によるドキュメントのアクセス
   頻度を管理するとともに、ドキュメントを格納すること
   が可能な各種リソースの空容量を管理する管理手段と、
   上記閲覧手段によるドキュメントのアクセス頻度と各種
   リソースの空容量から当該ドキュメントを格納する最適
   なリソースを判定して、当該ドキュメントを最適なリソ
   ースに移動する移動手段とを備えた電子ファイリング装
   置。
2. 【請求項２】 ドキュメントを登録する登録手段と、上
   記登録手段により登録されたドキュメントを改訂する改
   訂手段と、上記改訂手段によるドキュメントのアクセス
   頻度を管理するとともに、ドキュメントを格納すること
   が可能な各種リソースの空容量を管理する管理手段と、
   上記改訂手段によるドキュメントのアクセス頻度と各種
   リソースの空容量から当該ドキュメントを格納する最適
   なリソースを判定して、当該ドキュメントを最適なリソ
   ースに移動する移動手段とを備えた電子ファイリング装
   置。
3. 【請求項３】 ドキュメントを登録する登録手段と、上
   記登録手段により登録されたドキュメントを閲覧する閲
   覧手段と、上記登録手段により登録されたドキュメント
   を改訂する改訂手段と、上記閲覧手段及び改訂手段によ
   るドキュメントのアクセス頻度を管理するとともに、ド
   キュメントを格納することが可能な各種リソースの空容
   量を管理する管理手段と、上記閲覧手段及び改訂手段に
   よるドキュメントのアクセス頻度と各種リソースの空容
   量から当該ドキュメントを格納する最適なリソースを判
   定して、当該ドキュメントを最適なリソースに移動する
   移動手段とを備えた電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 登録手段により登録されたドキュメント
   又は改訂手段により改訂されたドキュメントを所定の登
   録人に回覧する回覧手段を設けたことを特徴とする請求
   項３記載の電子ファイリング装置。
5. 【請求項５】 登録人による閲覧の有無と、閲覧が為さ
   れた日時を確認する確認手段を設けたことを特徴とする
   請求項４記載の電子ファイリング装置。
6. 【請求項６】 登録手段により登録されたドキュメント
   又は改訂手段により改訂されたドキュメントを所定の登
   録人に順番に送付して、ドキュメント内容の検認を求め
   る検認手段を設けたことを特徴とする請求項３記載の電
   子ファイリング装置。
7. 【請求項７】 登録人による検認結果と、検認が為され
   た日時を確認する確認手段を設けたことを特徴とする請
   求項６記載の電子ファイリング装置。
8. 【請求項８】 登録手段がドキュメントを登録すると、
   そのドキュメントの資料番号を採番する採番手段を設け
   たことを特徴とする請求項３記載の電子ファイリング装
   置。
9. 【請求項９】 採番手段による採番の体系を設定する設
   定手段を設けたことを特徴とする請求項８記載の電子フ
   ァイリング装置。
10. 【請求項１０】 採番手段は、改訂手段がドキュメント
    を改訂すると、資料番号に改訂番号を付加することを特
    徴とする請求項８記載の電子ファイリング装置。
11. 【請求項１１】 登録手段により登録されたドキュメン
    トを廃棄する廃棄手段を設けたことを特徴とする請求項
    １から請求項１０のうちのいずれか１項記載の電子ファ
    イリング装置。