JP2000353172A

JP2000353172A - 文書蓄積システム

Info

Publication number: JP2000353172A
Application number: JP11165635A
Authority: JP
Inventors: Tatsuo Miyaji; 達生宮地; Teruyuki Maruyama; 輝幸丸山; Masayoshi Miyamoto; 真義宮本; Tatsuya Inagaki; 達也稲垣; Takashi Yoshikawa; 隆吉川; Yuichi Araumi; 雄一荒海; Hiroyuki Kanehara; 弘幸金原; Toru Matsuda; 透松田; Hideyuki Watanabe; 英行渡辺; Kiyoshi Suzuki; 清詞鈴木
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1999-06-11
Filing date: 1999-06-11
Publication date: 2000-12-19

Abstract

(57)【要約】【課題】本発明は、文書蓄積システムに関し、蓄積す
る文書の取り扱いに用いた機器や操作者などを特定し識
別する情報を該文書と共に記録することで、情報の漏洩
を抑制し、且つ、漏洩が発生した場合の漏洩経路の特定
を支援することを目的とする。【解決手段】複数枚の原稿の文書を複写処理するＭＦ
Ｐ１１は、スキャナで読み込んだ画像データに、該スキ
ャナを識別する識別情報を添付してファイル管理装置１
２にネットワーク２０を介して送信し、ファイル管理装
置１２は、画像データに前記識別情報や、ＭＦＰ１１お
よびファイル管理装置１２のＭＡＣアドレスや、画像デ
ータを蓄積するハードディスク装置の識別情報などを関
連つけて蓄積保存し、ＰＣ１４などによるユーザからの
要求により画像データに前記識別情報や前記ＭＡＣアド
レスなどを付与して出力する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書蓄積システム
に関し、文書の複写、ファクシミリ通信、文書のスキャ
ンなどのデータ処理を行う処理システムに適用され、デ
ータ処理によって取り込まれたデータをバックアップす
るとともに、該データを処理した装置を特定可能とする
ものに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、重要であるために保管が必要
な文書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用す
る可能性のある文書などの書類は、紙に記録させた状態
のままファイルされて書棚等に整理されていた。しか
し、書類が膨大な事業所などでは、その保管に場所が取
られてしまうのと共に、所望の書類を探すのにも手間が
掛かっていた。

【０００３】このため、近年では、データ処理技術の高
度化・高速化とともに、記憶装置の低価格化に伴って、
保管する必要のある文書は、スキャナ装置により読み取
らせて大容量記憶装置に蓄積させておく、所謂、文書蓄
積システムが出現しており、この文書蓄積システムは、
書類が膨大な事業所などに限らず導入されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の文書蓄積システムにあっては、蓄積した文書
は電子情報の持つ利便性ゆえ大量の情報を容易に複製・
帯出することができるので、その流出・漏洩の危険性が
大きいという問題があった。

【０００５】そこで、本発明は、蓄積する文書の取り扱
いに用いた機器や操作者などを特定し識別する情報を該
文書と共に記録することで、情報の漏洩を抑制し、且
つ、漏洩が発生した場合の漏洩経路の特定を支援するこ
とを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的達成のため、請
求項１に記載の発明は、電子文書を入力する文書入力手
段と、入力した電子文書を蓄積保存する蓄積手段と、電
子文書を入力した文書入力手段の識別情報を取得する識
別情報取得手段と、該識別情報を該電子文書に付与して
蓄積手段に蓄積する識別情報蓄積手段と、を備えること
を特徴とするものである。

【０００７】この請求項１に記載の発明では、電子文書
の入力に使用した機器の識別情報が取得され、電子文書
とともに蓄積される。したがって、蓄積された電子文書
から該電子文書を入力した機器の識別情報が取り出され
る。

【０００８】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
の発明の構成に加え、前記文書入力手段は、原稿画像か
ら画像データを読み取る画像入力手段であることを特徴
とするものである。

【０００９】この請求項２に記載の発明では、画像入力
手段から入力した画像データに画像入力手段の識別情報
が付与されて蓄積される。したがって、蓄積された画像
データから該画像データを入力した機器の識別情報が取
り出される。

【００１０】請求項３に記載の発明は、請求項１に記載
の発明の構成に加え、前記文書入力手段は、所定の回線
制御を実行して画像データを受信する受信制御手段であ
ることを特徴とするものである。

【００１１】この請求項３に記載の発明では、受信制御
手段により入力した画像データに受信制御手段の識別情
報が付与されて蓄積される。したがって、蓄積された画
像データから該画像データを入力した機器の識別情報が
取り出される。

【００１２】請求項４に記載の発明は、電子文書を入力
する文書入力手段と、入力した電子文書を蓄積保存する
蓄積手段と、電子文書を蓄積する蓄積手段の識別情報を
取得する識別情報取得手段と、該識別情報を該電子文書
に付与して蓄積手段に蓄積する識別情報蓄積手段と、を
備えることを特徴とするものである。

【００１３】この請求項４に記載の発明では、電子文書
を蓄積する機器の識別情報が取得され、電子文書ととも
に蓄積される。したがって、蓄積された電子文書から該
電子文書を蓄積した機器の識別情報が取り出される。

【００１４】請求項５に記載の発明は、請求項１から４
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記識別情報
を、電子文書の操作者が操作できない領域に記録するこ
とを特徴とするものである。

【００１５】この請求項５に記載の発明では、一般のユ
ーザが操作できない領域に識別情報が記録される。した
がって、識別情報が一般のユーザから隠される。

【００１６】請求項６に記載の発明は、請求項１から４
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記識別情報
を、電子文書の画像情報内に記録することを特徴とする
ものである。

【００１７】この請求項６に記載の発明では、識別情報
が画像情報の中に記録される。したがって、画像情報か
ら機器の識別情報が取り出される。

【００１８】請求項７に記載の発明は、請求項６に記載
の構成に加え、前記識別情報を、電子文書の画像情報内
の特定ビットに記録することを特徴とするものである。

【００１９】この請求項７に記載の発明では、識別情報
が画像情報中の特定のビットに記録される。したがっ
て、画像情報から機器の識別情報が取り出される。

【００２０】請求項８に記載の発明は、請求項６または
７に記載の構成に加え、前記識別情報を、電子文書の画
像情報内の複数箇所に記録することを特徴とするもので
ある。

【００２１】この請求項８に記載の発明では、識別情報
が画像情報の複数箇所に記録される。したがって、画像
情報の複数箇所から機器の識別情報が取り出される。

【００２２】請求項９に記載の発明は、請求項１から８
に記載の構成に加え、電子文書を出力する出力手段を備
え、前記識別情報を、電子文書の情報に含めて出力する
ことを特徴とするものである。

【００２３】この請求項９に記載の発明では、機器の識
別情報が電子文書とともに出力される。したがって、出
力画像から機器の識別情報が取り出される。

【００２４】請求項１０に記載の発明は、電子文書を入
力する文書入力手段と、入力した電子文書を蓄積保存す
る蓄積手段と、電子文書を出力する出力手段と、電子文
書を出力する出力手段の識別情報を取得する識別情報取
得手段と、該識別情報を該電子文書に付与して出力手段
により出力する識別情報出力手段と、を備えることを特
徴とするものである。

【００２５】この請求項１０に記載の発明では、電子文
書を出力する機器の識別情報が取得され、電子文書とと
もに出力される。したがって、出力画像から該電子文書
を出力した機器の識別情報が取り出される。

【００２６】請求項１１に記載の発明は、電子文書を入
力する文書入力手段と、入力した電子文書を蓄積保存す
る蓄積手段と、電子文書を出力する出力手段と、電子文
書の出力操作を行う操作者の識別情報を取得する操作者
特定手段と、該操作者の識別情報を該電子文書に付与し
て出力手段により出力する操作者情報出力手段と、を備
えることを特徴とするものである。

【００２７】この請求項１１に記載の発明では、電子文
書の出力を要求した操作者の識別情報が取得され、電子
文書とともに出力される。したがって、出力画像から該
電子文書の出力を要求した操作者の識別情報が取り出さ
れる。

【００２８】請求項１２に記載の発明は、請求項１から
５のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記各手段
は、ネットワークにより相互に接続され、前記識別情報
は、各手段のネットワーク上の識別子であることを特徴
とするものである。

【００２９】この請求項１２に記載の発明では、ネット
ワーク上の識別子が識別情報として利用される。したが
って、ネットワーク上の識別子で機器が識別される。

【００３０】

【発明の実施の形態】以下、本発明を図面に基づいて説
明する。図１〜図５は本発明に係る文書蓄積システムの
第１実施形態を示す図である。

【００３１】図１において、１０はデータを有効利用す
るために構築されているデータ管理システムであり、こ
のデータ管理システム１０は、ユーザが取り扱うデータ
をバックアップするデータバックアップシステムとして
機能するとともに、そのユーザの必要に応じて文書蓄積
システムとしても機能してデータを再利用することがで
きるようになっている。

【００３２】このデータ管理システム１０は、ユーザの
事業所内のネットワーク２０に接続されている高機能デ
ジタル複写機（ＭＦＰ：Multi Function Printer、以
下、単にＭＦＰという）１１と、ファイル管理装置１２
と、サーバ装置１３と、パーソナルコンピュータ（以
下、単にＰＣという）１４と、該ＰＣ１４に接続された
プリンタ１５により構築され、ＭＦＰ１１によりコピー
した文書のデータや、取引先などの外部ファクシミリ装
置とＰＳＴＮ（Public Switched Telephone Network）
を介して送受信した文書のデータや、外部のパーソナル
コンピュータなどとインターネットを介して送受信した
電子メールのデータなどを蓄積し、ＰＣ１４により、検
索・閲覧して再利用可能になっている。

【００３３】ＭＦＰ１１は、図２に示すように、ＣＰＵ
（Central Processing Unit：中央処理装置）２１、Ｒ
ＯＭ（Read Only Memory）２２、ＲＡＭ（Random Acces
s Memory）２３、ハードディスク装置２４、スキャナ２
５、ＮＣＵ部（網制御装置）２６、モデム２７、プロッ
タ２８、キーポート２９、表示ポート３０、タイマ機能
３１などとともに後述するネットワークＩ／Ｆ（インタ
フェース）３２がバス３３を介して接続されている。

【００３４】ＣＰＵ２１はＲＯＭ２２内に格納されてい
るプログラムに従って、上記各部２３〜３２を統括制御
し、ＲＡＭ２３内に動作時に必要なパラメータなどの各
種情報を記憶させつつ備える機能を動作させ本発明の各
種処理を実行するものである。

【００３５】ＲＯＭ２２はＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭな
どＭＦＰ１１の製造工程で内容を書き込むことができる
不揮発性メモリであり、製造工程でプログラムなどの他
に、例えば機種名・製造番号など装置各部を特定するこ
とが可能な固有の識別情報が書き込まれているものであ
る。

【００３６】スキャナ２５は、読取位置に位置する原稿
に光を照射しその画像面からの反射光を取り込んで画像
データを読み取るものである。したがって、このスキャ
ナ２５は、画像入力手段を構成する。

【００３７】ＮＣＵ部２６は、ＰＳＴＮに接続され、発
着信の際に所定の回線制御を行なって電話回線の接続お
よび切断を行ない、モデム２７により変復調した画像デ
ータや各種手順信号を送受信するものである。したがっ
て、このＮＣＵ部２６は受信制御手段を構成する。

【００３８】プロッタ２８は、セットされた記録紙に、
読み取ったあるいは受信した画像データを記録媒体によ
り記録形成して出力するものである。

【００３９】キーポート２９は操作キーを備えてオペレ
ータが相手先情報などの設定入力や駆動命令などの各種
操作を行なうものである。

【００４０】表示ポート３０は表示ＬＣＤやＬＥＤなど
を備えて装置本体の動作状態や入力情報などを表示する
ものである。

【００４１】ネットワークＩ／Ｆ３２はネットワーク２
０に接続され、該ネットワーク２０上に接続された他の
装置と画像データや処理要求等を送受信するものであ
る。

【００４２】したがって、このＭＦＰ１１は、読取画像
データを記録出力する複写（コピー）機能と、ファクシ
ミリ通信により読取画像データを伝送する伝送機能と、
受信画像データを記録出力する記録機能とを備えてお
り、複写機としてだけでなくファクシミリ装置としても
利用できるようになっている。なお、ＰＣから画像デー
タを受け取って記録出力するプリンタ装置や、読取画像
データをＰＣに送出するスキャナ装置として利用可能に
構成してもよく、これら画像データを本発明により処理
する画像データを同様に処理するようにしてもよい。

【００４３】一方、ファイル管理装置１２は、図３に示
すように、ＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、ハー
ドディスク装置４４、キーポート４５、表示ポート４
６、タイマ機能４７およびネットワークＩ／Ｆ３２がバ
ス４８を介して接続されており、ＲＯＭ４２はＭＦＰ１
１のＲＯＭ２２と同様のもので、装置各部に固有の識別
情報が書き込まれており、ＣＰＵ４１はＲＯＭ４２内に
格納されているプログラムに従って、上記各部４３〜４
７および３２を統括制御し、ＲＡＭ４３内に動作時に必
要なパラメータなどの各種情報を記憶させつつ備える機
能を動作させ本発明の各種処理を実行するようになって
いる。

【００４４】このファイル管理装置１２は、ネットワー
クＩ／Ｆ３２によりイントラネット上に接続されてお
り、該イントラネットを介してＭＦＰ１１やＰＣ１４な
どと画像データや処理要求等を送受信するようになって
いる。そして、ＭＦＰ１１から転送されてくる画像デー
タ等を受け取って、該画像データを付加された特定情報
と関連付けて蓄積手段を構成するハードディスク装置４
４に蓄積保存し、この後のＰＣ１４などを使ったユーザ
による要求に応じて画像データを検索・読み出して再利
用可能とするようになっている。

【００４５】サーバ装置１３は、ＭＦＰ１１、ファイル
管理装置１２、ＰＣ１４などの端末装置のネットワーク
ハブとして機能して相互間のデータ通信を中継すること
によりローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）環境を構
築するとともに、インターネットに接続してＭＦＰ１
１、ファイル管理装置１２あるいはＰＣ１４からインタ
ーネット上のサービス提供会社にアクセスして各種情報
を利用することができるように、またインターネット上
の外部のＰＣなどと電子メールの送受信ができるように
機能してイントラネット環境を構築するようになってい
る。

【００４６】このため、ＰＣ１４は、図４に示すよう
に、ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２、ＲＡＭ５３、ハードディ
スク装置５４、キーポート５５、ディスプレイ装置５
６、タイマ機能５７、プリンタ１５およびネットワーク
Ｉ／Ｆ３２がバス５８を介して接続されている。

【００４７】ＣＰＵ５１は、ＲＯＭ５２内に格納されて
いるプログラムに従って、上記各部５３〜５７および３
２を統括制御し、ＲＡＭ５３内に動作時に必要なパラメ
ータなどの各種情報を記憶させつつ備える機能を動作さ
せ本発明の各種処理を実行する。

【００４８】ＲＯＭ５２はＭＦＰ１１のＲＯＭ２２と同
様のもので、装置各部に固有の識別情報が書き込まれて
いる。なお、プリンタ１５は、出力手段を構成してい
る。

【００４９】データ管理システム１０のＭＦＰ１１、フ
ァイル管理装置１２、ＰＣ１４に共通に搭載されている
ネットワークＩ／Ｆ３２は、図５に示すように、電圧変
換部６１、通信制御部６２、ＲＯＭ６３がバス６４を介
して接続されており、バス６４を介してＣＰＵとネット
ワーク２０とのデータの送受信を制御するようになって
いる。

【００５０】電圧変換部６１は、ネットワークとやりと
りする送受信データをそれぞれのネットワークの規格に
適合するよう調整するとともに、ネットワークに接続さ
れた機器間のグランド電位の相違により起こる問題を解
消するためにグランド電位の分離を行うものである。

【００５１】通信制御部６２は、電圧変換部６１からの
データに対しネットワークの通信規格に適合した形での
直列−並列変換やエラー検出などを行い、バス６４を介
してＣＰＵに通知するとともに、ＣＰＵからのデータに
対しては、エラー検出を行うためのデータの付加やネッ
トワークの通信規格に適合した形での並列−直列変換な
どを行い、ネットワーク２０を介して他の装置に送信す
るものである。

【００５２】ＲＯＭ６３は、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ
など製造工程で書き込みが可能な素子で構成され、ネッ
トワークＩ／Ｆ固有の識別情報が格納されており、例え
ばイーサネットの場合ではＭＡＣアドレスという識別情
報が使われており、機器の起動時にＣＰＵによりネット
ワークＩ／ＦのＲＯＭ内から読み出され、バスを経由し
て通信制御部に送られ、通信データのヘッダ情報などと
して該ネットワークＩ／Ｆの識別に用いられるものであ
る。

【００５３】ＭＡＣアドレスとは、４８ビット長のもの
で上位２４ビットはネットワークＩ／Ｆの製造業者に割
り当てられた識別コードであり、下位２４ビットはそれ
ぞれの製造業者が管理する識別番号で、４８ビットでそ
のネットワークＩ／Ｆが一意に決定される識別番号とな
っていて（同一のＭＡＣアドレスを持つネットワークＩ
／Ｆは存在しない）、このＭＡＣアドレスはネットワー
クＩ／Ｆの製造業者によりＲＯＭ内に書き込まれて出荷
され、ユーザはその値を変更することはできないように
なっている。

【００５４】このようなデータ管理システム１０のＭＦ
Ｐ１１においては、本発明に係る各種処理を行うＣＰＵ
２１が、表示ポート３０にＭＦＰ１１を利用するユーザ
として予め設定されているユーザ名およびユーザＩＤ
（利用者情報）を表示出力して、そのいずれかをキーポ
ート２９から選択入力することができるようになってお
り、このＣＰＵ２１は、複写・ファクシミリ送信する際
に、スキャナ２５によって読み取った画像データをネッ
トワーク２０を介してファイル管理装置１２に送信して
蓄積管理させるようになっていて、利用開始時にキーポ
ート２９から設定入力したユーザＩＤやＲＯＭ２２内に
書き込まれているスキャナ２５の識別情報などを画像デ
ータに付加してファイル管理装置１２に蓄積させる。

【００５５】具体的には、例えば、ＭＦＰ１１で文書を
複写する場合を説明すると、スキャナ２５の原稿テーブ
ル（図示していない）に原稿をセットして表示ポート３
０に表示するユーザ名及びユーザＩＤの選択設定や、拡
大率や部数などの各種条件設定がキーポート２９に入力
された後にスタートキーが押下されると、原稿から読み
取られた画像データはハードディスク装置２４内に一時
的に蓄積されるとともに設定条件に従ってプロッタ２８
により用紙に記録出力される。

【００５６】このとき、ＭＦＰ１１のＣＰＵ２１は、ハ
ードディスク装置２４内部の画像データを一時記憶する
領域にユーザＩＤを対応付けした後に、原稿テーブルに
原稿がある場合には、読み取り処理を開始してハードデ
ィスク装置２４内に画像データをそれ以前に読み取った
画像データと同一文書として蓄積する処理を繰り返す一
方、原稿テーブルに原稿が無くなると、ハードディスク
装置２４内に蓄積した画像データから周知のＯＣＲ（Op
tical Character Reader：光学式文字読取装置）により
画像データ中の文字情報の抽出を行い、抽出された文字
情報の中から例えば出現頻度の高い文字または単語（良
く使われている文字または単語・熟語等）をキーワード
として、ユーザＩＤおよびＲＯＭ２２内に書き込まれて
いる画像データを読み込んだ（入力した）スキャナ２５
の識別情報とともに画像データに添付してネットワーク
２０を介してファイル管理装置１２に送出して蓄積保存
させる。

【００５７】ファイル管理装置１２では、ネットワーク
Ｉ／Ｆ３２が、ＭＦＰ１１から画像データと添付された
データを受信すると、受信したデータとともにデータの
送信元ＭＡＣアドレスと自分のＭＡＣアドレスをＣＰＵ
４１に通知する。ＣＰＵ４１は、該データを受け取る
と、画像データを蓄積するハードディスク装置４４の識
別情報をＲＯＭ４２内から読出し、画像データに添付さ
れたデータ、ＭＦＰ１１のＭＡＣアドレス、ファイル管
理装置１２のＭＡＣアドレスなどとともに画像データに
関連付けて蓄積する。

【００５８】この後、ＰＣ１４において、画像データを
再利用するためにユーザからの要求を処理する場合、Ｃ
ＰＵ５１は、キーポート５５から入力されたユーザＩＤ
とパスワードによりユーザの認証を行い、認証正常であ
ればユーザＩＤをＲＡＭ５３に保持するとともにディス
プレイ装置５６に検索のための情報を入力させる画面を
表示し、検索したい画像データに関係のあるキーワード
などを入力させる。キーワードが入力され検索が要求さ
れると、ＣＰＵ５１は、画像データの検索要求を入力さ
れたユーザＩＤとキーワードを添付してネットワークＩ
/Ｆによりネットワーク２０を介してファイル管理装置
１２に送信する。

【００５９】ファイル管理装置１２において、ネットワ
ークＩ／Ｆ３２は、ＰＣ１４からの画像データの検索要
求を受信すると、ＰＣ１４（検索要求の送信元）のＭＡ
Ｃアドレスとともに受信したデータをＣＰＵ４１に通知
する。ＣＰＵ４１は、画像データと関連付けられて蓄積
されているユーザＩＤやキーワードが検索要求に添付さ
れたものと一致する画像データを検索し、ユーザＩＤと
キーワードが一致した画像データを関連付けられている
情報（各装置の識別情報など）とともに、ネットワーク
２０を介してＰＣ１４に送信し、送信した画像データに
ＰＣ１４のＭＡＣアドレスを関連付けて蓄積する。

【００６０】ＰＣ１４において、検索された画像データ
と関連情報を受信すると、ＣＰＵ５１は、受信した画像
データの文書の一部（例えば、先頭ページのサムネイル
画像）をディスプレイ装置５６に選択可能にカレンダ表
示形式などにより表示出力することによって、そのうち
から選択された画像データを文書単位に、例えばプリン
タ１５に送出するなどして記録出力などするときには、
ＲＡＭ５３内に保持しているユーザＩＤや画像データに
添付された関連情報のうち各装置の識別情報（その画像
データが入力されたり蓄積されている装置の識別情報
や、その画像データがネットワーク上で送受信された装
置のＭＡＣアドレスなど）を画像データとともに、例え
ば数字や記号やバーコードなどの形態で記録出力する。
なお、文書単位の画像データをディスプレイに順次に表
示出力させることができるようにして、電子化されたま
まの画像データを再利用可能にしてもよい。このときに
は、キーポート５５などからのユーザの要求に応じて上
記各装置の識別情報をディスプレイに表示させるように
してもよい。このとき、ディスプレイは出力手段として
機能する。

【００６１】したがって、ＭＦＰ１１の複写処理によっ
て読み込んだ画像データを、ユーザＩＤやキーワードや
読み込んだスキャナの識別情報などとともにファイル管
理装置１２に蓄積保存し、ユーザＩＤの一致するユーザ
からのみ検索・読み出して再利用可能とすることができ
るとともに、キーワードにより容易に画像データを検索
することができる。

【００６２】このような処理により、ＭＦＰ１１のＣＰ
Ｕ２１は識別情報取得手段として機能し、ファイル管理
装置１２のＣＰＵ４１は、識別情報取得手段および識別
情報蓄積手段として機能し、ＰＣ１４のＣＰＵ５１は、
識別情報出力手段、操作者特定手段および操作者情報出
力手段として機能する。

【００６３】このように本実施形態においては、画像デ
ータを読み込み入力したＭＦＰ１１のスキャナ２５の識
別情報や、該画像データを蓄積するファイル管理装置１
２のハードディスク装置４４の識別情報や、該画像デー
タを読み込ませたユーザのユーザＩＤや、該画像データ
を出力したプリンタ１５の識別情報や、該画像データを
処理した装置のＭＡＣアドレスなどを画像データに関連
付けて蓄積保存することができる。

【００６４】また、蓄積している画像データとともに関
連付けている識別情報やＭＡＣアドレスをプリンタ１５
により記録出力することができる。

【００６５】次に、図６は本発明に係るデータ管理シス
テムの第２実施形態を示す図である。なお、本実施形態
は、上述実施形態と略同等に構成されているので、その
図面を流用し特徴部分のみを説明する。

【００６６】本実施形態においては、各装置の識別情報
（ＲＯＭ内の識別情報やＭＡＣアドレスなど）を画像デ
ータの画素内に埋め込んで蓄積することを特徴とする。

【００６７】具体的には、図６に示すように、画像情報
が多値の画像データ、例えば１画素を黒なら２５５、白
なら０で表現するグレイスケールの画像データに６ビッ
トの識別情報を画面左上部の画素データに１画素データ
に１ビットずつ埋め込む場合、６ビットの識別情報の２
進表現が１００１１０であり、この識別情報を埋め込も
うとする画面左上部の画素６個分の値が２５、１２０、
１２８、２０１、２３０、１１５（十進数）であると
き、画素の値を２進表現（矢印Ａ）した最下位ビットを
識別情報の各ビット（矢印Ｂ）と置き換える。こうして
得られた画素情報（矢印Ｃ）は、元の画素情報とはやや
異なるが最下位の桁の相違であるので画像表現上の違い
は顕著ではない（目立ち難い）。

【００６８】このように本実施形態においては、識別情
報を画像データ内の特定のビットに記録することができ
る。

【００６９】また、本実施形態の他の態様としては、図
示は省略するが、白黒２値の画像データのように、例え
ば識別情報の２進数値の１を黒に０を白に置き換える。
具体的には、２値の画像データであれば識別情報の２進
数値を、例えば画像データの右下隅部分にある識別情報
のビット長分の画素データと入れ換える。また、上述し
たグレースケールの画素データの場合、識別情報の２進
数値の１を２５５（十進数、黒）に、０を０（十進数、
白）に置き換え、例えば画像データの左上隅部分にある
識別情報のビット長分の画素データと入れ換える。

【００７０】このように構成することによって、識別情
報を画像データ内の特定のビットに記録することがで
き、画像データを出力することで識別情報も出力するこ
とができる。

【００７１】なお、本実施形態においては、画像データ
の左上部分に識別情報を埋め込んだが、これに限定され
るものではなく、例えば左下部分でもよく、あるいは複
数の位置に分散して埋め込んでもよい。また、識別情報
を複数回あるいは画像全域に繰り返し埋め込んでもよ
い。

【００７２】次に、図７は本発明に係るデータ管理シス
テムの第３実施形態を示す図である。なお、本実施形態
は、上述実施形態と略同等に構成されているので、その
図面を流用し特徴部分のみを説明する。

【００７３】本実施形態においては、各装置の識別情報
（ＲＯＭ内の識別情報やＭＡＣアドレスなど）を画像デ
ータファイルのユーザが操作・変更できない部分に埋め
込んで蓄積することを特徴とする。

【００７４】具体的には、図７に示すように、ＭＦＰ１
１において、ＣＰＵ２１は、画像データの読み込みが終
了しキーワードの抽出が終了してファイル管理装置１２
に送信する画像データファイルを作成する際、画像デー
タファイルの先頭部分に画像データを読み込んだ日時を
ファイル作成日（矢印Ｄ）として、ユーザＩＤをファイ
ル作成者（矢印Ｅ）として、読み込んだスキャナの識別
情報を識別情報（矢印Ｆ）として、読み込んだ画像デー
タのバイト数をデータ部分バイト数（矢印Ｇ）として例
えばＡＳＣＩＩコード表現で設定し、その後に画像デー
タとの区切りとしてやはりＡＳＣＩＩコードで（矢印
Ｈ）を設定し、そのあとから読み込んだ画像データを設
定する。

【００７５】ファイル管理装置１２においては、受信し
た画像データファイルをハードディスク装置４４に蓄積
する際、蓄積するハードディスク装置４４の識別情報を
画像データファイルの識別情報部分（矢印Ｆ）に追加登
録したのち、蓄積を行う。

【００７６】その後、ＰＣ１４において画像データの再
利用が行われる際、ＣＰＵ５１は、画像データを検索・
読出ししプリンタ１５などに記録出力させるプログラム
を動作して、画像データの閲覧・編集・記録出力などの
機能をユーザに提供するが、このプログラムでは画像デ
ータファイルの文字列“！！！”以降の部分にのみ閲覧
・編集・記録出力などができるようになっており、文字
列“！！！”以前の部分は確認・編集などができない。
この部分の確認・編集には別途管理用のプログラムが用
意されており、このプログラムは管理者として予め登録
されたユーザＩＤからしか起動できないようになってい
る。

【００７７】このように本実施形態においては、識別情
報を画像データファイルの一般のユーザでは参照・編集
のできない領域に記録することができる。

【００７８】

【発明の効果】本発明によれば、電子文書を入力した文
書入力手段の識別情報が電子文書とともに蓄積され、電
子文書を入力した機器の識別情報が電子文書から取り出
されるので、電子文書を入力した機器を特定することが
でき、情報が漏洩した場合でも漏洩経路を容易に特定す
ることができる。

【００７９】また、文書入力手段を画像データを読み取
る画像入力手段とすれば、電子文書から画像入力手段の
機器を特定することができ、情報が漏洩した場合でも漏
洩経路を容易に特定することができる。

【００８０】また、文書入力手段を画像データを受信す
る受信制御手段とすれば、電子文書から受信制御手段の
機器を特定することができ、情報が漏洩した場合でも漏
洩経路を容易に特定することができる。

【００８１】また、電子文書を蓄積する蓄積手段の識別
情報を蓄積するようにすれば、電子文書を蓄積した機器
を特定することができ、情報が漏洩した場合でも漏洩経
路を容易に特定することができる。

【００８２】また、識別情報を電子文書の操作者が操作
できない領域に記録するようにすれば、識別情報を一般
のユーザから隠すことができ、操作者による識別情報の
改ざんを困難にすることができる。

【００８３】また、識別情報を電子文書の画像情報内に
記録するようにすれば、画像情報から識別情報を取り出
すことができ、画像情報が単独で漏洩した場合でも識別
情報を得て、漏洩経路を容易に特定することができる。

【００８４】また、識別情報を画像情報中の特定ビット
に記録するようにすれば、識別情報を目立たないように
記録することができ、識別情報の改ざんを困難にするこ
とができる。

【００８５】また、識別情報を画像情報内の複数の箇所
に記録するようにすれば、識別情報を複数の箇所から取
り出すことができ、識別情報が紛失または改ざんされた
場合でも識別情報を得ることができ、漏洩経路を容易に
特定することができる。

【００８６】また、電子文書を出力する出力手段を備
え、識別情報を電子文書の情報に含めて出力するように
すれば、出力画像から識別情報を取り出すことができ、
出力画像が単独で漏洩した場合でも識別情報を得て、漏
洩経路を容易に特定することができる。

【００８７】また、電子文書を出力する出力手段の識別
情報を電子文書に付与して出力するようにすれば、出力
画像が単独で漏洩した場合でも識別情報を得ることがで
き、漏洩経路を容易に特定することができる。

【００８８】また、電子文書の出力操作を行う操作者の
識別情報を付与して出力するようにすれば、出力画像が
単独で漏洩した場合でも該出力画像を出力させた操作者
の識別情報を得ることができ、漏洩経路を容易に特定す
ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書蓄積システムの第１実施形態
を示す図であり、その全体概略構成図である。

【図２】その高機能デジタル複写機の概略構成を示すブ
ロック図である。

【図３】そのファイル管理装置の概略構成を示すブロッ
クである。

【図４】そのパーソナルコンピュータの概略構成を示す
ブロック図である。

【図５】そのネットワークＩ／Ｆの概略構成を示すブロ
ック図である。

【図６】本発明に係る文書蓄積システムの第２実施形態
を示す図であり、その識別情報の記録方法を説明する図
である。

【図７】本発明に係る文書蓄積システムの第３実施形態
を示す図であり、そのファイル構成を説明する図であ
る。

【符号の説明】

１０データ管理システム１１高機能デジタル複写機（ＭＦＰ）１２ファイル管理装置１３サーバ装置１４パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１５プリンタ（出力手段）２０ネットワーク２１ＣＰＵ（識別情報取得手段）２２ＲＯＭ２３ＲＡＭ２４ハードディスク装置２５スキャナ（画像入力手段）２６ＮＣＵ部（受信制御手段）２７モデム２８プロッタ２９キーポート３０表示ポート３１タイマ機能３２ネットワークＩ／Ｆ３３バス４１ＣＰＵ（識別情報取得手段、識別情報蓄積手
段）４２ＲＯＭ４３ＲＡＭ４４ハードディスク装置（蓄積手段）４５キーポート４６表示ポート４７タイマ機能４８バス５１ＣＰＵ（識別情報出力手段、操作者特定手
段、操作者情報出力手段）５２ＲＯＭ５３ＲＡＭ５４ハードディスク装置５５キーポート５６ディスプレイ装置（出力手段）５７タイマ機能５８バス６１電圧変換部６２通信制御部６３ＲＯＭ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者宮本真義東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者稲垣達也東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者吉川隆東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者荒海雄一東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者金原弘幸東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者松田透東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者渡辺英行東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者鈴木清詞東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内Ｆターム(参考） 5B075 ND07 ND26 UU06 5C073 AA06 AB04 BB07 CC01 CD01 CD22 CE10

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子文書を入力する文書入力手段と、入力した電子文書を蓄積保存する蓄積手段と、電子文書を入力した文書入力手段の識別情報を取得する
識別情報取得手段と、該識別情報を該電子文書に付与して蓄積手段に蓄積する
識別情報蓄積手段と、を備えることを特徴とする文書蓄
積システム。
【請求項２】前記文書入力手段は、原稿画像から画像デ
ータを読み取る画像入力手段であることを特徴とする請
求項１に記載の文書蓄積システム。
【請求項３】前記文書入力手段は、所定の回線制御を実
行して画像データを受信する受信制御手段であることを
特徴とする請求項１に記載の文書蓄積システム。
【請求項４】電子文書を入力する文書入力手段と、入力した電子文書を蓄積保存する蓄積手段と、電子文書を蓄積する蓄積手段の識別情報を取得する識別
情報取得手段と、該識別情報を該電子文書に付与して蓄積手段に蓄積する
識別情報蓄積手段と、を備えることを特徴とする文書蓄
積システム。
【請求項５】前記識別情報を、電子文書の操作者が操作
できない領域に記録することを特徴とする請求項１から
４のいずれかに記載の文書蓄積システム。
【請求項６】前記識別情報を、電子文書の画像情報内に
記録することを特徴とする請求項１から４のいずれかに
記載の文書蓄積システム。
【請求項７】前記識別情報を、電子文書の画像情報内の
特定ビットに記録することを特徴とする請求項６に記載
の文書蓄積システム。
【請求項８】前記識別情報を、電子文書の画像情報内の
複数箇所に記録することを特徴とする請求項６または７
に記載の文書蓄積システム。
【請求項９】電子文書を出力する出力手段を備え、前記識別情報を、電子文書の情報に含めて出力すること
を特徴とする請求項１から８のいずれかに記載の文書蓄
積システム。
【請求項１０】電子文書を入力する文書入力手段と、入力した電子文書を蓄積保存する蓄積手段と、電子文書を出力する出力手段と、電子文書を出力する出力手段の識別情報を取得する識別
情報取得手段と、該識別情報を該電子文書に付与して出力手段により出力
する識別情報出力手段と、を備えることを特徴とする文書蓄積システム。
【請求項１１】電子文書を入力する文書入力手段と、入力した電子文書を蓄積保存する蓄積手段と、電子文書を出力する出力手段と、電子文書の出力操作を行う操作者の識別情報を取得する
操作者特定手段と、該操作者の識別情報を該電子文書に付与して出力手段に
より出力する操作者情報出力手段と、を備えることを特徴とする文書蓄積システム。
【請求項１２】前記各手段は、ネットワークにより相互
に接続され、前記識別情報は、各手段のネットワーク上の識別子であ
ることを特徴とする請求項１から１１のいずれかに記載
の文書蓄積システム。