JP2000305873A

JP2000305873A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2000305873A
Application number: JP11747099A
Authority: JP
Inventors: Yoshiharu Maekawa; 佳春前川
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 1999-04-26
Filing date: 1999-04-26
Publication date: 2000-11-02

Abstract

(57)【要約】【課題】文書を集中的に管理するとができ、しかもこ
れらの文書が相互に関連する場合には関連情報を容易に
参照できるようにした文書管理システムを得ること。【解決手段】文書の登録を行う者はその文書の書誌的
なデータを添付書類と共に電子メールでメールサーバ１
０１に送信する。文書管理装置１０２では、これを文書
取得部１１１が受信し、文書変換部１１２が文書をウェ
ブブラウザで閲覧することのできる文書形式に変換す
る。採番登録部１１７がその文書の番号を付け、リンク
設定部１２３が文書中に存在する採番済みの文書とリン
クを付ける。登録文書通知部１２２は文書の到着を関係
者に通知する。文書格納部１０３に格納された文書はウ
ェブブラウザ１０５で閲覧可能である。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は会社内等で扱う文書
の管理に好適な文書管理システムに係わり、特に物理的
に分散したオフィス環境で文書を集中管理するのに好適
な文書管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】企業や学校あるいは団体の多くは大量の
文書を所有している。このような文書を各人が検索し利
用するには登録して管理することが必要である。従来で
はこのために台帳を使用して１つ１つの文書に固有の番
号を付し（採番）、この台帳を使用して管理するといっ
た手法が採られていた。

【０００３】最近ではパーソナルコンピュータ（パソコ
ン）の普及に伴って文書管理用のデータベースを構築す
ることも行われている。パソコンを使用した文書管理シ
ステムでは、文書ごとに手作業で採番してデータベース
に登録し、登録されたデータ自体を補完すると共に、文
書のリストをプリントアウトして集中管理のためのセン
タファイルに綴って、これを管理するのが通常であっ
た。

【０００４】分散したオフィス環境で、かつ文書を大量
に排出するドキュメント生産活動を行っている事業所等
では、文書の管理に多くの時間と労力が必要とされ、専
用のスタッフを配置することになる場合も多い。すなわ
ち、文書番号の採番の管理やドキュメントを集中的にセ
ンタで管理するためのファイル管理業務、あるいは関連
部門へのファイルのコピーの配布などの作業は、文書の
数の増大にともなって増加し、工数および経費の面で問
題となる。更に、管理される文書の保管場所や保存につ
いても問題が発生する。更に、文書の利用者は、文書が
保管されている場所まで出向いてこれを閲覧したりコピ
ーする必要があり、効率的な利用を行うことができない
という問題もあった。

【０００５】更に従来採用されたこのような文書管理シ
ステムでは、１つの文書内にその文書の理解のために参
照すべき文書の指示があった場合には、指示された文書
を入手するためにファイルを検索したり、文書を集中的
に管理する場所まで出向いてこれを入手する必要があ
り、同様に時間と経費を無駄に使用するといった問題が
あった。

【０００６】そこで、このような問題を解決するための
提案が各種行われている。

【０００７】図１５は、オンラインで文書の発行を管理
する提案を説明するためのものである。特開平１０−３
４０３０２号公報に提示されたこの提案では、文書を管
理するコンピュータとしての管理サーバ１１と、この管
理サーバ１１の文書管理プログラムを起動するコンピュ
ータとしての管理クライアントホスト１２、１３₁、１
３₂、……、１３_N、１４と、管理サーバ１１で管理され
ている文書を参照するコンピュータとしてのユーザホス
ト１５₁、１５₂、……１５_Mとがネットワーク１６上に
接続された構成となっている。

【０００８】この提案の文書管理システムで、管理クラ
イアントホスト１２はコントロールデータの担当者がコ
ントロールデータの登録手順を実行するためのものであ
る。複数の管理クライアントホスト１３₁、１３₂、…
…、１３_Nは承認権限者のものであり、承認手順を実行
する。他の管理クライアントホスト１４は担当者のもの
であり、原案ファイル１７を備えている。管理サーバ１
１はファイル群１８を備えている。

【０００９】このシステムでは、管理サーバ１１に文書
を管理するためのコントロールデータを転送してファイ
ル群１８に登録させ、原案文書ファイルを作成して管理
サーバ１１に転送して仮登録を行う。そして、原案文書
ファイルを担当者が承認したときに、コントロールデー
タに記載差ている承認権限者一同に承認状況を告知さ
せ、告知を受けた承認権限者が原案文書ファイルを承認
すると、その承認状況が管理サーバ１１のファイルに記
載された後、原案文書ファイルがコントロールデータに
記載されている発行条件を満足しているかどうかを検査
して発行可能となった原案文書ファイルにコントロール
データに記載されている文書番号を付加して、発行用文
書ファイルを作成する。そしてこれをファイル群１８中
の公開エリアにコピーすると共に、コントロールデータ
に記載された配布先に管理クライアントホスト１３₁、
１３₂、……、１３_Nが配布する。ユーザホスト１５₁、
１５₂、……１５_Mは管理サーバ１１にアクセスして公開
エリアの発行用文書ファイルを参照するようになってい
る。

【００１０】図１６は、ハイパーメディア文書を扱う従
来提案された文書管理システムを示したものである。こ
のシステムでサーバ計算機２１はＷＷＷ（world wide w
eb）のサーバを実現する計算機である。サーバ計算機２
１は記憶装置２２を接続すると共に、ネットワーク２３
を介してクライアント計算機２４と接続されている。ク
ライアント計算機２４は、データの管理や通信等を行う
クライアント計算機本体２５と、キーボード２６やマウ
ス２７からなる入力機器２８および表示装置２９から構
成されている。

【００１１】クライアント計算機２４は、図示しないが
ＨＴＭＬ（hypertext markup language）作成部や、Ｈ
ＴＭＬ解析部、ハイパーメディア文書管理部あるいはブ
ラウザ部といった機能部を備えている。ここでハイパー
メディア（hypermedia）とは、文字のほか、静止画、動
画、音声など様々なデータの管理のためのソフトウェア
をいう。クライアント計算機２４は利用者がＨＴＭＬフ
ァイルを指定してこれを起点とするリンク関係の表示を
要求すると、ＨＴＭＬファイル内のタグ（tag）の解析
を行う。ここでタグとは、テキスト中に埋め込んで制御
情報を表す文字あるいは記号のことをいう。そして、解
析結果からリンクリストを表示すると共に、表示中のリ
ストの構造をＨＴＭＬファイルに変換するようになって
いる。

【００１２】

【発明が解決しようとする課題】このような従来技術の
うち図１５に示した提案では、それぞれの文書が互いの
関連性をチェックされることなく承認され登録されるの
で、１つの文書を理解するために先行する幾つかの文書
を参照する必要がある場合にも、それらの文書をいちい
ち検索する必要があり面倒であった。

【００１３】また、図１６に示した技術では、一つ一つ
の文書についてリンクリストを独立して作成する。した
がって仮に文書が集中管理されたとしてもこれらの文書
それぞれに別個にリンクが張られることになり、文書同
士の相互関係を示す情報を得にくいという問題があっ
た。

【００１４】そこで本発明の目的は、文書を集中的に管
理することができ、しかもこれらの文書が相互に関連す
る場合には関連情報を容易に参照できるようにした文書
管理システムを提供することにある。

【００１５】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明で
は、（イ）登録すべき文書の書誌的なデータと共にその
文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を示した
登録用データを送信する登録用データ送信手段と、
（ロ）この登録用データを受信して文書をホームページ
閲覧用のサーバに登録する文書登録手段と、（ハ）この
文書登録手段に登録した文書を文書の閲覧用のブラウザ
で表示するためのアドレス情報を書誌的なデータの一部
または全部と共に閲覧対象者に電子メールで送信する電
子メール送信手段とを文書管理システムに具備させる。

【００１６】すなわち請求項１記載の発明では、登録用
データ送信手段が登録すべき文書の書誌的なデータと共
にその文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を
示した登録用データを文書登録手段側に送信する。文書
登録手段ではその文書をホームページ閲覧用のサーバに
登録すると共に閲覧対象者に電子メールでその文書の登
録を通知する。したがって、閲覧対象者はブラウザを使
用してその文書を閲覧することができ、ウェブ上で文書
を統一管理することができるので、文書が物理的に保管
されている場所まで出向いて閲覧を行う必要がなくな
り、しかも個々に文書を保管する必要がないので記憶媒
体に無駄が生じない。

【００１７】請求項２記載の発明では、（イ）登録すべ
き文書の書誌的なデータと共にその文書自体あるいはそ
の文書の所在を示した情報を示した登録用データを送信
する登録用データ送信手段と、（ロ）この登録用データ
を受信して文書をホームページ閲覧用のサーバに登録す
る文書登録手段と、（ハ）この文書登録手段で登録する
新たな文書中にすでに登録された文書が示されていると
きにはこれらの文書にリンクするためのリンク情報をこ
の新たな文書に埋め込むリンク情報付加手段と、（ニ）
この文書登録手段に登録した文書を文書の閲覧用のブラ
ウザで表示するためのアドレス情報を前記書誌的なデー
タの一部または全部と共に閲覧対象者に電子メールで送
信する電子メール送信手段とを文書管理システムに具備
させる。

【００１８】すなわち請求項２記載の発明では、登録用
データ送信手段が登録すべき文書の書誌的なデータと共
にその文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を
示した登録用データを文書登録手段側に送信する。文書
登録手段ではその文書をホームページ閲覧用のサーバに
登録する。このとき、その文書中にすでに登録されてい
る文書が示されているときにはこれも同様に閲覧できる
ようにそれらの文書をリンクさせるためのリンク情報を
文書中に埋め込んでおく。閲覧対象者には電子メールで
その文書の登録を通知する。したがって、閲覧対象者は
ブラウザを使用してその文書を閲覧することができ、関
連文書についてはリンク情報を辿ることで同様に閲覧が
可能である。このようにしてウェブ上で文書を統一管理
することができるので、文書が物理的に保管されている
場所まで出向いて閲覧を行う必要がなくなり、しかも個
々に文書を保管する必要がないので記憶媒体に無駄が生
じない。しかも、文書にはすでに登録されている文書と
のリンク情報が埋め込まれているので、関連する情報を
容易に検索することができる。

【００１９】請求項３記載の発明では、（イ）登録すべ
き文書の書誌的なデータと共にその文書自体あるいはそ
の文書の所在を示した情報を示した登録用データを電子
メールで送信する登録用データ送信手段と、（ロ）この
登録用データを受信して文書をホームページ閲覧用のサ
ーバに登録する文書登録手段と、（ハ）この文書登録手
段で登録する新たな文書中にすでに登録された文書が示
されているときにはこれらの文書にリンクするためのリ
ンク情報をこの新たな文書に埋め込むリンク情報付加手
段と、（ニ）この文書登録手段に登録した文書を文書の
閲覧用のブラウザで表示するためのアドレス情報を前記
書誌的なデータの一部または全部と共に閲覧対象者に電
子メールで送信する電子メール送信手段とを文書管理シ
ステムに具備させる。

【００２０】すなわち請求項３記載の発明では、登録用
データ送信手段が登録すべき文書の書誌的なデータと共
にその文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を
示した登録用データを電子メールで文書登録手段側に送
信する。文書登録手段ではこの電子メールを受信して、
該当する文書をホームページ閲覧用のサーバに登録す
る。このとき、その文書中にすでに登録されている文書
が示されているときにはこれも同様に閲覧できるように
それらの文書をリンクさせるためのリンク情報を文書中
に埋め込んでおく。閲覧対象者には電子メールでその文
書の登録を通知する。したがって、閲覧対象者はブラウ
ザを使用してその文書を閲覧することができ、関連文書
についてはリンク情報を辿ることで同様に閲覧が可能で
ある。このようにしてウェブ上で文書を統一管理するこ
とができるので、文書が物理的に保管されている場所ま
で出向いて閲覧を行う必要がなくなり、しかも個々に文
書を保管する必要がないので記憶媒体に無駄が生じな
い。しかも、文書にはすでに登録されている文書とのリ
ンク情報が埋め込まれているので、関連する情報を容易
に検索することができる。また請求項３記載の発明で
は、登録用データを電子メールで文書登録手段側に送信
することにしたので、電子メールを使用して簡易に登録
のためのデータを文書登録手段側に送信することがで
き、その文書を直ちに見ることが必要な者に対しては電
子メール自体でその文書を送信することもできるという
利点がある。

【００２１】請求項４記載の発明では、（イ）登録すべ
き文書の書誌的なデータと共にその文書自体あるいはそ
の文書の所在を示した情報を示した登録用データを所定
のホームページからウェブサーバに送信する登録用デー
タ送信手段と、（ロ）ウェブサーバからこの登録用デー
タを受信して文書をホームページ閲覧用のサーバに登録
する文書登録手段と、（ハ）この文書登録手段で登録す
る新たな文書中にすでに登録された文書が示されている
ときにはこれらの文書にリンクするためのリンク情報を
この新たな文書に埋め込むリンク情報付加手段と、
（ニ）この文書登録手段に登録した文書を文書の閲覧用
のブラウザで表示するためのアドレス情報を前記書誌的
なデータの一部または全部と共に閲覧対象者に電子メー
ルで送信する電子メール送信手段とを文書管理システム
に具備させる。

【００２２】すなわち請求項４記載の発明では、登録用
データ送信手段が登録すべき文書の書誌的なデータと共
にその文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を
示した登録用データをブラウザを用いて文書登録手段側
に送信する。文書登録手段ではこの登録用データを受信
して、該当する文書をホームページ閲覧用のサーバに登
録する。このとき、その文書中にすでに登録されている
文書が示されているときにはこれも同様に閲覧できるよ
うにそれらの文書をリンクさせるためのリンク情報を文
書中に埋め込んでおく。閲覧対象者には電子メールでそ
の文書の登録を通知する。したがって、閲覧対象者はブ
ラウザを使用してその文書を閲覧することができ、関連
文書についてはリンク情報を辿ることで同様に閲覧が可
能である。このようにしてウェブ上で文書を統一管理す
ることができるので、文書が物理的に保管されている場
所まで出向いて閲覧を行う必要がなくなり、しかも個々
に文書を保管する必要がないので記憶媒体に無駄が生じ
ない。しかも、文書にはすでに登録されている文書との
リンク情報が埋め込まれているので、関連する情報を容
易に検索することができる。また請求項４記載の発明で
は、登録用データをブラウザで所定のホームページを開
くことにより文書登録手段側に送信することにしたの
で、あらかじめ定まったフォーマットに従って、必要な
場合にはヘルプ情報やあらかじめ用意されたでデフォル
ト値を適宜使用して簡易に登録のためのデータを文書登
録手段側に送信することができるという利点がある。

【００２３】請求項５記載の発明では、請求項１〜請求
項４記載の文書管理システムで電子メール送信手段は、
登録用データ送信手段から併せて送信されてきた文書の
通知先名を基にしてこれらの通知先にアドレス情報を送
信することを特徴としている。

【００２４】これにより、文書の発信者の希望する相手
に確実に文書の登録通知が届くことになり、また、プラ
イベートな文書のように配布先を限定する文書について
は閲覧に本来必要な者のみが文書の登録を知ることがで
きるという利点がある。

【００２５】請求項６記載の発明では、請求項１〜請求
項４記載の文書管理システムで電子メール送信手段は、
登録用データ送信手段から送信されてきた文書の書誌的
なデータを基にして文書の通知先を選択し、選択された
通知先にアドレス情報を送信することを特徴としてい
る。

【００２６】すなわち、請求項６記載の発明では、請求
項５記載の発明と異なり文書の閲覧の通知を送信する電
子メール送信手段側が文書の書誌的なデータを基にして
文書の通知先を選択して送信するようにしている。この
ため、文書の発信者に通知の宛先を任せる場合と比べて
発信者の手間が省けるだけでなく、通知すべき者をミス
で落としてしまうといったことが防止される。

【００２７】請求項７記載の発明では、請求項５記載の
文書管理システムで文書の通知先名が文書の閲覧を許可
する特定者であるときにはこれ以外の者が文書の閲覧を
行うためにアドレス情報を取得してもその閲覧を拒絶す
ることを特徴としている。

【００２８】すなわち請求項７記載の発明では、登録す
る文書を限定的に閲覧可能とする場合を取り扱ってい
る。ウェブ上で文書を閲覧可能とする場合に、特定の人
のみが閲覧できるように設定した場合には、その者以外
には閲覧を拒絶するようにしている。この他、期間を限
定して第三者にも閲覧を許すといった手法もこの文書管
理システムで採用可能である。

【００２９】

【発明の実施の形態】

【００３０】

【実施例】以下実施例につき本発明を詳細に説明する。

【００３１】図１は本発明の一実施例における文書管理
システムを表わしたものである。このシステムは、登録
するための文書を添付した電子メールを受信するメール
サーバ１０１を備えている。メールサーバ１０１の受信
した電子メールは、文書の管理を行う文書管理装置１０
２に入力され、ここで管理された文書データが文書格納
部１０３に格納されるようになっている。文書格納部１
０３はウェブ（ＷＥＢ）サーバ１０４に接続されてい
る。ウェブサーバ１０４を介してドキュメントはウェブ
ブラウザ（browser）１０５で閲覧することができる。

【００３２】ところで文書管理装置１０２は、メールサ
ーバ１０１が受信した電子メールから添付文書を取り出
すための文書取得部１１１を備えている。文書取得部１
１１によって取得された添付文書は文書変換部１１２に
入力されて、ウェブブラウザで閲覧することのできる文
書形式に変換される。このような変換機能を実現するた
めに、文書変換部１１２は、入力された各種の文書形式
からウェブブラウザで閲覧可能な文書形式に変換するた
めの文書変換表を記憶した文書変換表記憶部１１４と、
この文書変換表記憶部１１４の記憶した文書変換表を用
いて、入力された文書形式から所定の文書形式への変換
を実行するための文書変換制御部１１５とを備えてい
る。ウェブブラウザで閲覧可能なこのような文書形式と
しては、たとえばＨＴＭＬあるいはＰＤＦ（portable d
ocument format）形式がある。ＰＤＦはインターネット
経由で配信される電子文書の標準的なファイル形式であ
り、レイアウトやフォントの情報がファイル内に含まれ
るため、見る側のシステムに依存しないという特徴を有
している。

【００３３】文書変換制御部１１５によって変換された
文書は、採番登録部１１７に入力されて文書ごとに文書
番号が採番される。このような採番登録部１１７は、採
番の論理またはルールを記憶した採番用データ記憶部１
１８と、この採番用データ記憶部１１８に書き込まれた
論理等を使用して採番を行いこれを登録する採番登録制
御部１１９と、この採番登録制御部１１９で登録した番
号を用いて文書の管理を実行する文書管理台帳を記憶し
た文書管理台帳記憶部１２０とから構成されている。文
書管理台帳には、後に説明するように、文書番号、題
名、文書の作成された日付、作成者等の管理情報が登録
される。

【００３４】採番登録部１１７の文書管理台帳記憶部１
２０に記憶された文書管理台帳は、登録された文書の通
知を行うための登録文書通知部１２２と、変換後の文書
の内部に示された所定の文書にそれぞれリンクを設定す
るためのリンク設定部１２３と、文書格納部１０３に対
する文書の格納を制御する文書格納制御部１２４とに接
続されている。このうち登録文書通知部１２２は、配布
先と個人の電子メールアドレスの関係を示した配布先情
報あるいは電子メールのアドレスのリストを保持した配
布先情報記憶部１２６と、この配布先情報記憶部１２６
を使用して配布先に登録文書の通知を行うための登録文
書通知制御部１２７とを備えている。

【００３５】登録文書通知制御部１２７によって、新規
に文書が登録されたことが、自動的にその文書の関連部
門や担当者に電子メールで通知されることになる。この
通知によって、その文書の関連部門や担当者が該当文書
をウェブブラウザ１０５で閲覧できる。

【００３６】また、リンク設定部１２３は、文書にリン
クを設定するための関係を規定したリンク対応表を格納
したリンク対応表記憶部１２８と、このリンク対応表記
憶部１２８に記憶されたリンク対応表を使用して文書の
内部のそれぞれ該当位置にリンクを設定するためのリン
ク設定制御部１２９を備えている。リンク設定部１２３
でリンクを設定する文書は、採番登録制御部１１９です
でに採番され文書管理台帳記憶部１２０に登録された文
書である。したがって、新しい文書内に、すでに採番さ
れ登録された文書の情報が存在するときにはリンクされ
たＵＲＬ（uniform resource locators）を用いて、こ
れら関連文書をウェブブラウザ１０５で同様に閲覧でき
ることになる。

【００３７】図２は本実施例のメールサーバが受信する
文書登録用の電子メールの構成を表わしたものである。
電子メール１４１はヘッダ部１４２と、メール本文１４
３と、添付文書１４４で構成されている。添付文書１４
４は、登録の対象となる文書である。メール本文１４３
には、この文書に関する登録用データが記入されてい
る。

【００３８】図３は、メール本文の登録用データについ
ての構成の一例を示したものである。登録用データ１５
１は、添付文書１４４としての資料の資料名１５２と、
その資料の版数１５３、発行日１５４、発行者１５５、
文書種別１５６および配布先を示す配布先情報１５７か
ら構成されている。したがって、図１に示したメールサ
ーバ１０１は、図２に示した構成の電子メール１４１を
受信すると、文書取得部１１１にこれを引き渡し、文書
取得部１１１では図３に示した登録用データ１５１をこ
れから取り出すとともに添付文書１４４を取り出す。こ
れらは文書変換制御部１１５に送られる。

【００３９】図４は文書変換部に格納されている文書変
換表を示したもである。文書変換表１６１は、テキスト
情報をたとえばＨＴＭＬ文書に変換するための第１の文
書変換対応表１６２と、第１のワードプロセッサ（ワー
プロ）用ソフトウェアで作成した文書をＨＴＭＬ文書に
変換するための第２の文書変換対応表１６３と、第２の
ワードプロセッサ用ソフトウェアで作成した文書をＨＴ
ＭＬ文書に変換するための第３の文書変換対応表１６３
等の幾つかの文書変換対応表を格納している。これによ
り、添付文書１４４がいろいろな文書形式で作成されて
いても、これらがウェブ上でウェブブラウザ（browse
r）１０５で閲覧できるようになる。

【００４０】図５は、採番登録部の採番用データ記憶部
の一部を示したものである。採番登録部１１７では、こ
の採番用データ記憶部１１８の採番ルール格納表１７１
に基づいて新しく登録される文書の採番を行う。本実施
例では採番を文書のフォーマットごとに行うようにして
いる。たとえば、「文書種別」における「週間作業報告
書」は、その文書フォーマットが「ＷＲ」であり、文書
フォーマットが「ＷＲ」のものについての「最終登録番
号」が“１２”であることが示されている。したがって
文書フォーマットが「ＷＲ」のものについて新たな文書
を登録する際には“１３”から採番が可能である。

【００４１】同様に、「文書種別」における「基本設計
仕様書」は、その文書フォーマットが「ＢＤ」であり、
文書フォーマットが「ＢＤ」のものについての「最終登
録番号」が“１５”であることが示されている。したが
って文書フォーマットが「ＢＤ」のものについて新たな
文書を登録する際には“１６”から採番が可能である。

【００４２】図６は、文書フォーマットが「ＢＤ」のも
のについての文書番号が採番される様子を表わしたもの
である。同図（ａ）に示すように、添付文書１４４（図
２参照）の表紙１４４Ａには文書のタイトルの表示位置
１８１の右上に文書フォーマット「ＢＤ」についての変
換前の文書番号として「％文書番号」が記されている。
ここで「％文書番号」は任意の番号を表わしている。

【００４３】採番登録部１１７は文書フォーマットを判
別して採番ルール格納表１７１から文書フォーマット
「ＢＤ」に関する最終登録番号を認識し、その次の番号
“１６”を取得する。この結果、図６（ｂ）の表紙１４
４Ｂに示すように「ＢＤ：００１６」という番号がこの
文書に対して採番されることになる。

【００４４】図７は文書管理台帳記憶部に記憶される文
書管理台帳の一部を示したものである。文書管理台帳１
９１に採番を登録する時点で、採番登録制御部１１９は
文書管理台帳記憶部１２０（図１）内の文書管理台帳１
９１に、図７に示したような各種のデータ（図３参照）
を登録する。ただし、ＵＲＬについてはこの時点でまだ
登録されていない。

【００４５】リンク設定部１２３内のリンク設定制御部
１２９は、文書変換部１１２でＷＷＷ閲覧形式に変換さ
れた登録文書内に、すでに登録されている採番文書番号
が存在するか否かをチェックする。そして、採番文書番
号が存在した場合には文書管理台帳１９１を使用してそ
の採番文書番号から対応する文書のＵＲＬを取得し、そ
の採番文書番号の箇所にリンク情報としてのＵＲＬを埋
め込む処理を行う。このようにして、本実施例の文書管
理システムですでに採番されている文書についてのリン
クが、新しく登録された文書中に設定されることにな
る。

【００４６】図８は、リンク設定制御部の用意するリン
ク設定対応表を表わしたものである。リンク設定制御部
１２９内には、文書形式とリンクを設定する手段との対
応関係を規定したリンク設定対応表２０１が配置されて
いる。これは、ＷＷＷ閲覧形式に変換された登録文書で
あっても幾つかの文書形式が存在するために、文章中に
リンクを設定する手法あるいは記述のための文法が異な
る。そこで、リンク設定制御部１２９は、リンク設定対
応表２０１を参照してリンクを張る文書の種類に応じた
リンクの設定を行うようになっている。なお、リンク設
定対応表２０１はリンク設定制御部１２９内に存在する
必要はなく、たとえばリンク対応表記憶部１２８にリン
ク対応表と共に格納されていてもよいし、他の箇所に単
独で配置されていてもよい。

【００４７】リンク設定部１２３によるこのような設定
が終了した文書は、文書格納制御部１２４に渡されて文
書格納部１０３に格納される。また、これと同時にその
新たな文書の文章番号に対応するＵＲＬを表わしたＵＲ
Ｌ情報２１１が文書管理台帳記憶部１２０に供給され、
文書管理台帳１９１（図７）内の「ＵＲＬ」を格納する
フィールドに登録される。

【００４８】一方、登録文書通知部１２２内の登録文書
通知制御部１２７は、一定期間経過するたびに文書管理
台帳記憶部１２０内の文書管理台帳１９１をアクセスし
て、新たに登録された文書を読み出す。一例としては、
朝９時のように毎日１回決められた時刻で文書の読み出
しを行うようにしてもよいし、１日に複数回のアクセス
を行い、登録される頻度が多い時間帯にはアクセスをよ
り細かい時間間隔で行うようにしてもよい。新たに登録
された文書が読み出された場合には、図７に示した文書
管理台帳１９１に記入された「配布先」フィールドから
この文書が登録されたことを通知すべき配布先を抽出す
る。そして、これら配布先の電子メールのアドレスを検
索する。

【００４９】図９は、文書管理台帳に記入された「配布
先」についての電子メールのアドレスを検索するための
電子メールアドレス対応表の一部を示したものである。
電子メールアドレス対応表２２１は、図１に示した配布
先情報記憶部１２６に格納されており、配布先ごとに電
子メールアドレスが記録されている。登録文書通知制御
部１２７は電子メールアドレス対応表２２１から配布先
の電子メールのアドレスを知り、これらのアドレスに電
子メールを送って、希望する文書が文書格納部１０３に
登録されたことを通知する。通知を受けた者は、ウェブ
ブラウザ１０５を使用して該当する文書を直ちに閲覧す
ることが可能である。

【００５０】なお、配布先情報記憶部１２６は電子メー
ルのアドレスの新設や変更があったときにはこれらを電
子メールアドレス対応表２２１に反映させると共に、変
更の履歴も残すようにしている。したがって、メールサ
ーバ１０１が受信したアドレスが現在使用されていない
古いものであるような場合にも、常に最新のアドレスに
対して電子メールを送信することができる。もちろん、
電子メールアドレス対応表２２１によっては、単純に配
布先と現在の電子メールのアドレスだけの対応をとるも
のであってもよい。

【００５１】図１０は、本実施例における文書管理装置
の管理動作の概要を表わしたものである。文書管理装置
１０２は図示しないがＣＰＵ（Central Processing Uni
t；中央演算処理ユニット）を備えており、同じく図示
しないハードディスク等の記憶媒体に格納したプログラ
ムを実行することで一連の制御を行うようになってい
る。

【００５２】まず、このＣＰＵは文書取得部１１１とし
ての機能を実行して、メールサーバ１０１から文書の取
得処理を行う（ステップＳ３０１）。次にＣＰＵは文書
変換部１１２としての機能を実行して、変換の必要があ
る文書についてウェブブラウザ１０５で閲覧可能な文書
に変換する（ステップＳ３０２）。最初からＨＴＭＬ等
の閲覧可能な文書形式で送られてきた文書については変
換を行うことを要しない。

【００５３】次にＣＰＵは採番登録部１１７としての機
能を実行し文書に対する採番を行う（ステップＳ３０
３）。ただし、メールサーバ１０１から同一のメールが
重複して送られてくる場合があるので、このような場合
には登録用データ１５１（図３）を調べて、同一の文書
の場合には重複して採番が行われないようにしている。
採番された文書については文書管理台帳１９１に登録す
る（ステップＳ３０４）。

【００５４】次にＣＰＵはリンク設定部１２３としての
機能を実行し、文書中に採番済みの文書がある場合に限
って該当箇所にリンクを設定する（ステップＳ３０
５）。これにより、ウェブブラウザ１０５で閲覧を行う
者は、ホームページを閲覧する場合と同様に文書内のそ
れぞれのリンク先の文書を閲覧することができると共
に、リンク先の文書にリンクが張られている場合にはこ
れを更に辿って関連の文書を閲覧することができること
になる。

【００５５】リンクの設定のための処理が終了した文書
に対してＣＰＵは文書格納制御部１２４としての機能を
実行し、図示しないハードディスクの駆動制御部等を制
御してその文書を文書格納部１０３に格納させることに
なる（ステップＳ３０６）。

【００５６】図１１は、登録文書通知部としての処理の
流れを表わしたものである。前記したＣＰＵは内部時計
を見て、所定の時刻が到来するたびに（ステップＳ３２
１：Ｙ）、文書管理台帳１９１を検索して、前回以降に
新たに登録された文書を抽出する（ステップＳ３２
２）。そして、これらの文書の配布先を電子メールアド
レス対応表２２１（図９）を用いて検索し（ステップＳ
３２３）、配布先ごとにまとめて、これらの文書をリス
トアップする（ステップＳ３２４）。そして、電子メー
ルによって配布先ごとに新着文書の通知を行う（ステッ
プＳ３２５）。

【００５７】図１２は、このようにして送られる電子メ
ールの一例を示したものである。電子メール３４１に
は、文書の名称ごとにＵＲＬが記されており、電子メー
ルの受信者はこれらのＵＲＬをマウス等でクリックする
ことによって該当文書をディスプレイ（図示せず）上に
直接表示することができる。なお、本実施例では電子メ
ールに文書の名称とＵＲＬのみを書き込むことにした
が、図３に示した登録用データ１５１の一部または全部
を書き込んで送信するようにしてもよい。この場合に
は、ＵＲＬをディスプレイに表示したりプリントアウト
を行う前に表示またはプリントアウトする価値があるも
のかどうかを確認することができる。

【００５８】変形例

【００５９】図１３は、本発明の変形例による文書管理
システムを表わしたものである。この変形例で図１と同
一部分には同一の符号を付しており、これらの説明を適
宜省略する。この文書管理システムでは、先の実施例で
電子メールを受信した文書取得部１１１がウェブ（ＷＥ
Ｂ）サーバ４０１に接続されている。ウェブサーバ４０
１はウェブブラウザ４０２に接続されている。ただし、
ウェブサーバ４０１はウェブサーバ１０４と同一のもの
であってもよい。ウェブブラウザ４０２も同様にウェブ
ブラウザ１０５と同一のものであってもよい。

【００６０】この変形例では、文書の登録を行う者は電
子メールで文書を添付して文書管理装置１０２に送信す
る必要はなく、ウェブブラウザ４０２上でこれを行うこ
とができる。

【００６１】図１４は、ウェブブラウザに表示された文
書の登録ページの一例を表わしたものである。文書の登
録を希望する者は、所定のＵＲＬを入力することでウェ
ブブラウザ４０２で文書の登録ページ４１１を表示す
る。文書の登録ページ４１１には、先の実施例の登録用
データ１５１と同様の登録用データ記入欄４１２が設け
られている。この欄４１２に記入して、添付文書ボタン
４１３を押して添付文書の格納されている場所を指定
し、送信ボタン４１４を押すことで先の実施例の電子メ
ールと同様の内容のデータが文書管理装置１０２内の文
書取得部１１１に入力されることになる。リセットボタ
ン４１５は送信を取りやめたり、登録用データ記入欄４
１２の記入内容をすべて消去する場合等に使用される。

【００６２】この変形例では、たとえばウェブブラウザ
４０２の閲覧者がインターネットを利用しているとき、
自分たちの研究開発に非常に有益な資料を発見した場合
に、ホームページ等に掲載されている資料をそのまま添
付文書として登録することができるという利点がある。
もちろん、イメージスキャナ等で読み込んだ文書内容や
テキスト情報あるいはイメージ情報としてフォルダに格
納した文書を指定して送信することも可能である。

【００６３】なお、実施例および変形例では電子メール
あるいはウェブブラウザで文書を添付する形で文書管理
装置に対して登録のための情報を送信することにした
が、文書がインターネット等のネットワークから取得で
きるようなものであればこれを直接添付する必要がな
い。このような場合には、ＵＲＬ等の文書の所在を示し
たデータを電子メール等に記入すればよい。

【００６４】また、実施例では登録された文書の閲覧用
の通知を文書の登録を行う者が発した電子メールで指定
した者に対して行うことにしたが、登録される文書の種
類や適用分野を基にしてたとえば文書管理装置１０２側
が通知先を独自に選択して通知するようにしてもよい。

【００６５】更に実施例では電子メールで閲覧対象者と
して通知された者に対して文書が登録されたことを通知
することにしたが、通知されなかった者がその文書をブ
ラウザ上で閲覧可能であるかどうかが問題となる。この
ためには、秘密性の高い文書について文書管理台帳ある
いは文書格納部に閲覧を許可する者を登録しておき、許
可していない者が検索等を行ってその文書のアドレスを
知り得てもその文書にアクセスできないようにすること
が有効である。また、反対に閲覧が自由にできる文書に
ついては、ブラウザで閲覧するときに文書からキーワー
ドを拾って関連文書を閲覧できるので、埋め込んだリン
ク情報以外の範囲まで関連文書をブラウザで閲覧できる
ことは当然である。

【００６６】

【発明の効果】以上説明したように請求項１〜請求項４
記載の発明によれば、登録用データ送信手段が登録すべ
き文書の書誌的なデータと共にその文書自体あるいはそ
の文書の所在を示した情報を示した登録用データを文書
登録手段側に送信しホームページ閲覧用のサーバに登録
させると共に閲覧対象者に電子メールでその文書の登録
を通知するようにした。したがって、コンピュータ等の
端末を所持している者は有益な文書を簡易に登録し、共
通の資産として活用することができ、文書のデータ量が
大きい場合であっても個々の端末側の資源を無駄に消費
しない。しかも、登録した文書を文書の閲覧用のブラウ
ザで表示するためのアドレス情報で管理することができ
るので、電子的な管理により登録情報の保管や検索が容
易になるという利点がある。また、ウェブ上で閲覧する
ことができるので、閲覧者が場所や時間に制約されるこ
とがなく、自由に必要とする文書を閲覧可能である。

【００６７】また請求項２記載の発明によれば、登録す
る文書中にすでに登録されている文書が示されていると
きにはこれも同様に閲覧できるようにそれらの文書をリ
ンクさせるためのリンク情報を文書中に埋め込むことに
したので、関連する文書を容易に閲覧することができ、
更に関連文書の関連文書もリンク情報で辿ることが可能
である。

【００６８】更に請求項３記載の発明では、登録用デー
タ送信手段が登録すべき文書の書誌的なデータと共にそ
の文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を示し
た登録用データを電子メールで文書登録手段側に送信す
ることにしたので、ブラウザを立ち上げるまでもなく電
子メールを使用して簡易に登録のためのデータを文書登
録手段側に送信することができる。またその文書を直ち
に見ることが必要な者に対しては電子メール自体でその
文書を送信することもできるという利点がある。

【００６９】また請求項４記載の発明では、登録用デー
タ送信手段が登録すべき文書の書誌的なデータと共にそ
の文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を示し
た登録用データをブラウザを用いて文書登録手段側に送
信することにしたので、あらかじめ定まったフォーマッ
トに従って、必要な場合にはヘルプ情報やあらかじめ用
意されたでデフォルト値を適宜使用して簡易に登録のた
めのデータを文書登録手段側に送信することができると
いう利点がある。

【００７０】更に請求項５記載の発明によれば、請求項
１〜請求項４記載の文書管理システムで電子メール送信
手段は、登録用データ送信手段から併せて送信されてき
た文書の通知先名を基にしてこれらの通知先にアドレス
情報を送信することにしたので、文書の発信者の希望す
る相手に確実に文書の登録通知が届くことになり、ま
た、プライベートな文書のように配布先を限定する文書
については閲覧に本来必要な者のみが文書の登録を知る
ことができるという利点がある。

【００７１】また請求項６記載の発明によれば、請求項
１〜請求項４記載の文書管理システムで電子メール送信
手段は、登録用データ送信手段から送信されてきた文書
の書誌的なデータを基にして文書の通知先を選択し、選
択された通知先にアドレス情報を送信することにしたの
で、文書の発信者に通知の宛先を任せる場合と比べて発
信者の手間が省けるだけでなく、通知すべき者をミスで
落としてしまうといったことを防止することができる。

【００７２】更に請求項７記載の発明によれば、請求項
５記載の文書管理システムで文書の通知先名が文書の閲
覧を許可する特定者であるときにはこれ以外の者が文書
の閲覧を行うためにアドレス情報を取得してもその閲覧
を拒絶することにしたので、閲覧者に応じた文書管理を
行うことができ、ひいては登録する文書の枠を拡大して
管理対象を広げることが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例における文書管理システムを
表わしたシステム構成図である。

【図２】本実施例のメールサーバが受信する文書登録用
の電子メールの構成を表わした説明図である。

【図３】本実施例でメール本文の登録用データについて
の構成の一例を示した説明図である。

【図４】本実施例で文書変換部に格納されている文書変
換表を示した説明図である。

【図５】本実施例の採番登録部における採番用データ記
憶部の一部を示した説明図である。

【図６】本実施例で文書番号が採番される様子の一例を
示した説明図である。

【図７】本実施例の文書管理台帳の一部を示した説明図
である。

【図８】本実施例でリンク設定制御部の用意するリンク
設定対応表を表わした説明図である。

【図９】本実施例での電子メールアドレス対応表の一部
を示した説明図である。

【図１０】本実施例における文書管理装置の管理動作の
概要を表わした流れ図である。

【図１１】本実施例で登録文書通知部の処理の流れを表
わした流れ図である。

【図１２】本実施例で登録文書を通知する電子メールの
一例を示した説明図である。

【図１３】本発明の変形例による文書管理システムを表
わしたシステム構成図である。

【図１４】本発明の変形例でウェブブラウザに表示され
た登録ページの一例を表わした平面図である。

【図１５】オンラインで文書の発行を管理する従来の文
書管理システムを示したシステム構成図である。

【図１６】ハイパーメディア文書を扱う従来提案された
文書管理システムを示したシステム構成図である。

【符号の説明】

１０１メールサーバ１０２文書管理装置１０３文書格納部１０４、４０１ウェブサーバ１０５、４０２ウェブブラウザ１１１文書取得部１１２文書変換部１１７採番登録部１２２登録文書通知部１２３リンク設定部１５１登録用データ１７１採番ルール格納表１９１、３４１文書管理台帳

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】登録すべき文書の書誌的なデータと共に
その文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を示
した登録用データを送信する登録用データ送信手段と、この登録用データを受信して前記文書をホームページ閲
覧用のサーバに登録する文書登録手段と、この文書登録手段に登録した文書を文書の閲覧用のブラ
ウザで表示するためのアドレス情報を前記書誌的なデー
タの一部または全部と共に閲覧対象者に電子メールで送
信する電子メール送信手段とを具備することを特徴とす
る文書管理システム。
【請求項２】登録すべき文書の書誌的なデータと共に
その文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を示
した登録用データを送信する登録用データ送信手段と、この登録用データを受信して前記文書をホームページ閲
覧用のサーバに登録する文書登録手段と、この文書登録手段で登録する新たな文書中にすでに登録
された文書が示されているときにはこれらの文書にリン
クするためのリンク情報をこの新たな文書に埋め込むリ
ンク情報付加手段と、この文書登録手段に登録した文書を文書の閲覧用のブラ
ウザで表示するためのアドレス情報を前記書誌的なデー
タの一部または全部と共に閲覧対象者に電子メールで送
信する電子メール送信手段とを具備することを特徴とす
る文書管理システム。
【請求項３】登録すべき文書の書誌的なデータと共に
その文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を示
した登録用データを電子メールで送信する登録用データ
送信手段と、この登録用データを受信して前記文書をホームページ閲
覧用のサーバに登録する文書登録手段と、この文書登録手段で登録する新たな文書中にすでに登録
された文書が示されているときにはこれらの文書にリン
クするためのリンク情報をこの新たな文書に埋め込むリ
ンク情報付加手段と、この文書登録手段に登録した文書を文書の閲覧用のブラ
ウザで表示するためのアドレス情報を前記書誌的なデー
タの一部または全部と共に閲覧対象者に電子メールで送
信する電子メール送信手段とを具備することを特徴とす
る文書管理システム。
【請求項４】登録すべき文書の書誌的なデータと共に
その文書自体あるいはその文書の所在を示した情報を示
した登録用データを所定のホームページからウェブサー
バに送信する登録用データ送信手段と、前記ウェブサーバからこの登録用データを受信して前記
文書をホームページ閲覧用のサーバに登録する文書登録
手段と、この文書登録手段で登録する新たな文書中にすでに登録
された文書が示されているときにはこれらの文書にリン
クするためのリンク情報をこの新たな文書に埋め込むリ
ンク情報付加手段と、この文書登録手段に登録した文書を文書の閲覧用のブラ
ウザで表示するためのアドレス情報を前記書誌的なデー
タの一部または全部と共に閲覧対象者に電子メールで送
信する電子メール送信手段とを具備することを特徴とす
る文書管理システム。
【請求項５】前記電子メール送信手段は、前記登録用
データ送信手段から併せて送信されてきた文書の通知先
名を基にしてこれらの通知先に前記アドレス情報を送信
することを特徴とする請求項１〜請求項４記載の文書管
理システム。
【請求項６】前記電子メール送信手段は、前記登録用
データ送信手段から送信されてきた文書の書誌的なデー
タを基にして文書の通知先を選択し、選択された通知先
に前記アドレス情報を送信することを特徴とする請求項
１〜請求項４記載の文書管理システム。
【請求項７】前記文書の通知先名が文書の閲覧を許可
する特定者であるときにはこれ以外の者が文書の閲覧を
行うために前記アドレス情報を取得してもその閲覧を拒
絶することを特徴とする請求項５記載の文書管理システ
ム。