EP1920394A1 - Verfahren und system zum übertragen einer adresse in ein elektronisches formular für einen teilnehmer einer kommunikationsverbindung - Google Patents

Verfahren und system zum übertragen einer adresse in ein elektronisches formular für einen teilnehmer einer kommunikationsverbindung

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Publication number
EP1920394A1
EP1920394A1 EP06777650A EP06777650A EP1920394A1 EP 1920394 A1 EP1920394 A1 EP 1920394A1 EP 06777650 A EP06777650 A EP 06777650A EP 06777650 A EP06777650 A EP 06777650A EP 1920394 A1 EP1920394 A1 EP 1920394A1
Authority
EP
European Patent Office
Prior art keywords
pim
address
subscriber
pima
communication system
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Ceased
Application number
EP06777650A
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
Thomas Lederer
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Unify GmbH and Co KG
Original Assignee
Siemens AG
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Siemens AG filed Critical Siemens AG
Publication of EP1920394A1 publication Critical patent/EP1920394A1/de
Ceased legal-status Critical Current

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Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/109—Time management, e.g. calendars, reminders, meetings or time accounting
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04M—TELEPHONIC COMMUNICATION
    • H04M7/00—Arrangements for interconnection between switching centres
    • H04M7/0012—Details of application programming interfaces [API] for telephone networks; Arrangements which combine a telephonic communication equipment and a computer, i.e. computer telephony integration [CPI] arrangements
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04M—TELEPHONIC COMMUNICATION
    • H04M1/00—Substation equipment, e.g. for use by subscribers
    • H04M1/26—Devices for calling a subscriber
    • H04M1/27—Devices whereby a plurality of signals may be stored simultaneously
    • H04M1/274—Devices whereby a plurality of signals may be stored simultaneously with provision for storing more than one subscriber number at a time, e.g. using toothed disc
    • H04M1/2745—Devices whereby a plurality of signals may be stored simultaneously with provision for storing more than one subscriber number at a time, e.g. using toothed disc using static electronic memories, e.g. chips
    • H04M1/2753—Devices whereby a plurality of signals may be stored simultaneously with provision for storing more than one subscriber number at a time, e.g. using toothed disc using static electronic memories, e.g. chips providing data content
    • H04M1/2757—Devices whereby a plurality of signals may be stored simultaneously with provision for storing more than one subscriber number at a time, e.g. using toothed disc using static electronic memories, e.g. chips providing data content by data transmission, e.g. downloading
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04M—TELEPHONIC COMMUNICATION
    • H04M1/00—Substation equipment, e.g. for use by subscribers
    • H04M1/57—Arrangements for indicating or recording the number of the calling subscriber at the called subscriber's set
    • H04M1/575—Means for retrieving and displaying personal data about calling party
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04M—TELEPHONIC COMMUNICATION
    • H04M3/00—Automatic or semi-automatic exchanges
    • H04M3/42—Systems providing special services or facilities to subscribers
    • H04M3/42314—Systems providing special services or facilities to subscribers in private branch exchanges
    • H04M3/42323—PBX's with CTI arrangements

Definitions

  • a conference call can be convened on an ad hoc basis or scheduled on a specific date.
  • PIM systems Personal Information Management
  • collaboration systems also called groupware - are often used. Representatives of such systems are for example the products Lotus Notes or Microsoft Exchange at the time of the patent application.
  • the PIM systems provide functions for scheduling a meeting by typically a user of the PIM system in an electronic form of a PIM client or a PIM application on a computer desired meeting participants, the period of the meeting and other information such as agenda of the meeting Enters a meeting.
  • the participants in a meeting are often identified by their e-mail addresses in such PIM systems, so that after completing and submitting the electronic form, an e-mail is sent to the desired participants for discussion with the other data on the electronic form can.
  • the intended participants of the meeting then receive an invitation to the meeting in their respective PIM application, which they then accept or refuse to accept.
  • meetings such as telephone conferences are manually initiated through user input via the PIM system planned. Scheduling such meetings often requires many manual steps, such as identifying e-mail addresses for sending the meeting request to meeting participants, and determining the phone numbers of the meeting participants to complete the conference call, despite the assistance of the PIM system.
  • a communication connection - in particular for voice - between a first terminal of a first subscriber and a second terminal of a second subscriber in a communication system in particular a line-oriented or packet-oriented real-time communication system
  • a communication system address identifying the second terminating device in the context of the communication connection is detected.
  • the acquired communication system address is converted into a PIM address identifying the second subscriber for the PIM system.
  • the PIM address is sent to the PIM application of the first party.
  • the transmitted PIM address is entered in a field of the electronic form of the PIM application.
  • an input means for detecting the user input a detection unit for detecting the communication system address, a conversion unit for converting the detected communication system address into the PIM address, a transmission unit for transmitting the PIM address to perform the above method steps PIM application of the first subscriber, and a form filling unit for entering the transmitted PIM address in a field of the electronic form of the PIM application provided.
  • the user input of the first subscriber may be performed during or after the communication connection has been made at the first terminal or by means of the PIM application of the first subscriber.
  • the user input may in particular be a keystroke on the first terminal, an input of a code on the first terminal, a selection of a menu item of a menu of the first terminal or triggering a button or a menu item of a graphical interface of the first terminal or the PIM application ,
  • the terminal devices may in particular be telephone terminals of an exchange switching system, mobile devices, landline telephones on external lines of the private branch exchange and / or so-called telephone soft clients on a computer.
  • the PIM address may preferably be an e-mail address, the communication system address in particular a telephone number or a line number of a terminal.
  • the PIM system can preferably be a client / server computer system in which subscribers can use functions of the PIM system via respective PIM applications, also referred to below as PIM clients.
  • Functions can be the electronic administration of tasks, appointments, e-mails and / or electronic notes of a respective participant.
  • the PIM application by means of which a subscriber performs these functions can be executed in particular on a PC, a PDA and / or a mobile communication terminal.
  • a commercial example of a PIM system would be Microsoft Outlook as a PIM client and Microsoft Exchange as a PIM server of the PIM system.
  • the invention is advantageous in that a form field to be filled with a PIM address can be entered automatically for a subscriber of a communication connection. This is based on the experience that, for the second subscriber of a voice communication connection, at the same time as the voice communication connection or, preferably promptly, after termination of the voice communication connection in a form of the PIM system, the PIM address of the second subscriber of the voice Communication connection is to be entered - eg in the context of the preparation of a call log or for planning a further future voice communication connection - and this would be performed manually by the first participant without the inventive method.
  • the PIM address of the second subscriber of the voice Communication connection is to be entered - eg in the context of the preparation of a call log or for planning a further future voice communication connection - and this would be performed manually by the first participant without the inventive method.
  • Performing the above method steps after completion of the communication connection is possible in particular when a CTI application is informed about all connections made the switching system and it is communicated to the participants of the connections.
  • the CTI application can determine the participants of this connection even after completion of a communication connection.
  • the CTI application can be a component of the switching system or be coupled with this.
  • a determination of the PIM address without using the method according to the invention often proves to be difficult since a direct association between communication system address and PIM address is often stored neither in the PIM system nor in the communication system.
  • the invention facilitates the determination of the PIM address.
  • the electronic form can be an appointment request form and / or a meeting request form, wherein the meeting request form can be sent manually or automatically and, as a result, the participants registered in the meeting request form are transmitted as a meeting request.
  • the communication connection can be designed as a conference circuit with at least three subscribers.
  • a field may be filled with PIM addresses of desired subscribers of a future meeting, or an address field of subscribers to be informed based on the subscribers of a current conference call.
  • Subscriber data in a database of a directory service in particular an LDAP service (LDAP: Lightweight Directory Access Protocol) are stored.
  • LDAP Lightweight Directory Access Protocol
  • a query of the subscriber data of the second subscriber by the directory service can be performed. This is advantageous in that in companies data about employees of the company and possibly also data on external partners of the company can already be stored for other purposes in a central LDAP database and thus also uses this existing data within the scope of the invention can be. Furthermore, it is advantageous that these
  • Data thus need only be stored once and a configuration of this data in the PIM system and / or in the communication system is not required.
  • Such data about the employees or the external partners are in particular the name, the first name, a telephone number, an alternative mobile phone number, an employee number, an e-mail address and / or a postal office address.
  • the number as the communication system address and the e-mail address as a PIM address can be read out of the database and further processed within the scope of the invention.
  • Figure 1 is a voice and a data communication system for carrying out the inventive
  • Figure 2 is a partially completed meeting request form of a PIM application.
  • Communication system as a communication system according to the invention with a switching system shown as a rectangle PBX. Furthermore, part of the voice communication system is a first telephone EG1, which is in each case connected to the switching system PBX via a connection line AL, as first terminal device and a second telephone EG2 as second terminal device, as well as via an external line TL via
  • Cloud stylized public network PSTN docked third phone EG3 as a further terminal.
  • the first telephone EGL is assigned a first telephone number RUFNOl, the second telephone EG2 a second telephone number RUFNO2 and the third telephone EG3 an associated third telephone number RUFNO3.
  • connection lines AL for coupling terminal devices (EG1, EG2) within a company network and the external line TL for coupling a terminal device (EG3) from outside the company network are shown as solid lines.
  • the data communication system comprises a CTI application CTIA (CTI: Computer Telephony Integration) coupled to the switching installation PBX, a first, second and third workstation PCl, PC2, PC3, each illustrated as a rectangle, and a directory illustrated as a cylinder.
  • Service LDAP Service LDAP.
  • the CTI application CTIA, the first and the second workstation PCl, PC2 and the directory service LDAP are networked via a local network LAN illustrated by a dashed line.
  • the third workstation PC3 is coupled to the local area network LAN via an external IP network IPN, stylized as a cloud, in particular the global data network often referred to as the Internet, this coupling being represented by a dashed line.
  • the CTI CTIA application and the PBX PBX are linked via a CTIS interface CTIS, shown as a solid line between these two components.
  • Messages and data links between and within the aforementioned components are represented by solid arrowheads with a single arrow or double arrow.
  • These are in particular a keystroke message M between a terminal device and the switching system PBX, a CTI message CTIM between the switching system PBX and the CTI application CTIA, a query message Q of the CTI application CTIA in the directory service LDAP, a triggering message I the CTI application CTIA to a workstation and a message F to fill an electronic form between components of a workstation.
  • a circuit-oriented or packet-based communication connection RUF for voice between the terminals EG1, EG2, EG3 and the switching center PBX is represented by a dotted double-headed line.
  • a conference circuit CONF of the voice communication links RUF is stylized within the switch PBX by means of an ellipse around the switch-side ends of these dotted lines.
  • a subscriber table TAB of a directory service LDAP database is illustrated by diagonally offset, overlapping rectangles, a rectangle representing a respective data record of the subscriber table TAB.
  • a data record with the following data is specified within one of the rectangles:
  • E-Mail heinz@company.com Calculator: 192.1.27.3
  • a first PIM application PIMA_1 running on the first workstation PC1, a second PIM application PIMA 2 running on the second workstation PC2, a third PIM application PIMA 3 running on the third workstation PC3, one on the first Workstation PCl expiring, first proxy application T_l, and running on the second workstation PC2, second proxy application T_2 are illustrated as rectangles within their respective workstation PCl, PC2, PC3.
  • the PIM server is in particular a central server for the administration and storage of appointments, e-mails and
  • the PIM applications PIMA 1, PIMA 2, PIMA 3 are clients of this server for user inputs of a subscriber of the PIM server, for example to schedule an appointment. This is, for example, Microsoft Outlook.
  • the proxy applications T_l, T_2 are, for example, applications permanently running on the respective workstation PC1, PC2, which, for example, can respond to messages from the CTI application CTIA via a socket of the computer and information from this to the respective PIM application PIMA 1 , PIMA 2, and can initiate an opening of a form of the PIM application PIMA_1, PIMA_2.
  • the use of proxy applications is particularly advantageous when already existing as PIM applications
  • Products such as Microsoft Outlook, are used, which have no interface to the CTI application CTIA.
  • the switching system PBX and the telephones EG1, EG2, EG3 are intended for real-time communication, during which the PIM system and the PIM application PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3 are provided. ch note and in the present embodiment is provided for non-real-time communication.
  • a workstation of a first subscriber comprises the first telephone EG1 and the first workstation PC1 and in the subscriber table TAB of the directory service LDAP a data record has been configured for the first subscriber.
  • a workstation of a second subscriber comprises the second telephone EG2 and the second workstation PC2 and in the subscriber table TAB a data record has been configured for the second subscriber
  • a workstation of a third subscriber is the third telephone EG3 and the third Workstation PC3 and in the subscriber table TAB a record has been configured for the third party.
  • the second subscriber is the person named "Heinz Klein" and the configured record in the subscriber table TAB is the one mentioned above.
  • the starting situation in FIG. 1 is the established telephone conference circuit CONF as voice communication connection between the three subscribers via their respective telephones EG1, EG2, EG3. While the conference circuit CONF is being carried out or following this is formed at the
  • the CTI message CTIM preferably includes the phone numbers RUFNOl, RUFNO2, RUFNO3 all participants in the conference call CONF and possibly other switching equipment and / or connection-specific data.
  • the coupling via the CTI interface CTIS is effected in particular by means of the CSTA protocol (CSTA: Computer Supported Telecommunications Application) standardized by the ECMA (European Computer Manufacturers Association), via which the CTI application CTIA reports on states and state changes of the switching system PBX is informed.
  • CSTA Computer Supported Telecommunications Application
  • ECMA European Computer Manufacturers Association
  • the CTI application CTIA can run on a separate computer, in the PBX or on one of the illustrated workstation PCl, PC2, PC3.
  • the CTI application CTIA detects as a detection unit transmitted in the CTI message CTIM phone numbers RUFNOl, RUFN02, RUFN03, detects the assignment of the phone numbers RUFNOl, RUFN02, RUFN03 to the phones EGL, EG2, EG3 and recorded, which of the phones - im Present embodiment EGl - the key press has been performed.
  • the telephone number RUFN02 of the second telephone EG2 (for example 1212) is detected as the communication system address, this telephone number RUFN02 being assigned to the second telephone EG2 and thus identifying the second telephone EG2.
  • the recorded call numbers RUFNO1, RUFN02, RUFN03 are converted into a uniform format by the CTI application CTIA, e.g. in a so-called fully-qualified telephone number, in a so-called canonical address format or in a format with country code, area code, facility number and / or extension number.
  • This is for the telephone number RUFN02 of the second telephone EG2, for example (49) 891212.
  • RUFN02 by means of the query message Q from the CTI application CTIA to the directory service LDAP are added to the recorded call number RUFNO2 via the subscriber table TAB associated data read and returned to the CTI application CTIA.
  • This is the email address "heinz@company.com” as the PIM address of the PIM system for the data record specified above, or a computer IP address can also be returned - for the given example data record "192.1.27.3". - which is the IP address of the PC2 workstation.
  • the CTI application CTIA thus represents, together with the directory service LDAP, a conversion unit for converting a detected communication system address into a PIM address identifying the respective subscriber of the terminal device for the PIM system.
  • the directory service LDAP is preferably based on a database with directory structure, with access via the LDAP protocol.
  • the database is part of a so-called user management system, which includes all employees of a company - e.g. the first and second participants - and also external contacts - e.g. the third participant - centrally managed in the company network and offers standardized access to the data via the LDAP protocol.
  • the CTI application CTIA After the CTI application CTIA has recorded the call numbers RUFNO2, RUFNO3, the PIM addresses PIMA_2, PIMA_3, the subscriber names and the computer IP addresses of the conference call subscribers, the CTI application CTIA sends the trig- gering report I to the proxy Application T 1 of the workstation
  • the proxy application T 1 is permanently running or started or awakened by the CTI application CTIA.
  • the addressing of the proxy application T_l takes place, for example, via the determined computer IP address for the first subscriber and a predetermined port number.
  • the proxy application T_l the data obtained, in particular the e-mail addresses of the participants in the conference call.
  • the proxy application T 1 running on the workstation PC 1 receives the triggering message I and transmits to the first PIM application PIMA_ 1 on the same workstation PC 1 the data contained in the triggering message I, thus in particular also the e-mail addresses of the subscribers.
  • This transmission can take place, for example, by a program call of the first PIM application PIMA_1, by inter-process communication or by message exchange. In Figure 1 this is illustrated by the message F from the proxy application T_l to the first PIM application PIMA 1.
  • the CTI application CTIA thus together with the proxy application T_l represents a transmission unit for transmitting the PIM address to a PIM application.
  • the PIM application PIMA 1 is started in a further method step, if it is not yet active (these and further steps are not shown in FIG. 1).
  • An electronic meeting request form is opened and displayed on a screen (not shown) of the first computer PC1.
  • the e-mail addresses of the participants are transmitted to the PIM application PIMA 1 and in particular entered in the fields of the potential meeting participants.
  • the e-mail address "heinz@company.com" is entered in the meeting request form.
  • the e-mail addresses of all conference participants are entered in the meeting request form, it is now particularly easy for the first participant to schedule a follow-up meeting with just a few remaining manual steps, in particular with an appointment and text Information, such as a subject or an agenda, and then stop editing the meeting request form.
  • the PIM system then distributes a meeting request based on the e-mail addresses specified in the meeting request form to the PIM applications PIMA 2, PIMA 3 of the second and third parties, and optionally to the PIM application PIMA_1 of, completing the meeting request form , first participant.
  • the PIM application PIMA 1 and / or the proxy application T 1 thus constitute a form filling-in unit for entering a transmitted PIM address into a field of the electronic form of the PIM application.
  • scheduling a meeting is simplified and less error-prone, as fewer manual steps than usual are performed. Furthermore, there is also a time saving in the planning of meetings.
  • FIG. 2 shows a schematic representation of a meeting request form of the PIM application PIMA_1 filled in with the e-mail addresses of the three subscribers, as displayed to the first subscriber on the screen of the first workstation PC1 after passing through the aforementioned method steps.
  • the e-mail addresses of the three subscribers are entered in a table designated as "subscribers.” These are a first e-mail address EMAIL1 "tlnl@company.de” for the first subscriber, a second e-mail address. E-Mail address EMAIL2 "heinz@firma.de” for the second part and a third e-mail address EMAIL3
  • the meeting request form shown in Figure 2 has additional input fields such as "Subject”, “Location”, “Begins at”, “Ends at” and “Cover Letter” for further information for the third party to enter a future meeting.
  • the meeting request form has a "submit” button to finish processing the form and send it as a meeting request to the specified e-mail addresses (EMAIL1, EMAIL2, EMAIL3).
  • the meeting request form automatically fills all other fields based on the template as a further process step, automatically terminates the processing of the meeting request form and sends the meeting request.
  • the PIM system for the meeting date. This can e.g. used to find the next possible meeting date.
  • the temporally closest appointment jointly designated as available for the first and the second participant, can be entered as a meeting date, whereby predefinable boundary conditions such as an exclusion of certain time ranges - For example, at night or on weekends - can be observed.
  • time periods are marked as available for which no appointments are stored in the PIM system for all participants.
  • an electronic form for creating a manual log of the meeting can be opened, wherein the names of the participants and / or the period of the already completed guided meeting automatically be entered.
  • the CTI application CTIA determines the names of the subscribers via the directory service LDAP and the duration of the conference via the CTI interface CTIS of the exchange PBX and enters this information in fields of the meeting form.
  • an audio record of the conference can also be generated via the CTI application CTIA, which together with the information mentioned can also be transmitted to the reporting subscriber.
  • the telephones EG1 and EG2 in the present embodiment are terminals of the exchange PBX, while the third telephone EG3 is an external telephone, e.g. a mobile phone.
  • the advantageous inclusion of switching systems-external telephones is based on the fact that the subscriber table TAB is also configured for the external telephone numbers of the external telephones (in the exemplary embodiment telephone EG3 with telephone number RUFNO3) and an external e-mail address (here EMAIL3) assigned to each external telephone number is.
  • the table structure of the subscriber table TAB should preferably make a distinction between main and secondary numbers as well as main and secondary e-mail addresses and implement the conversion from the main and secondary numbers to the main e-mail address.
  • the user input can also be triggered by an application on the workstation PCl associated with the first telephone EG1.
  • an application on the workstation PCl associated with the first telephone EG1 there may also be a direct data connection between the first telephone EG1 and the first workstation PC1, or the association of a workstation place to a telephone due to a configuration or registration.
  • sending the meeting request form filled out with a period of time can cause a conference server of the communication system to assign a communication system address of the first user and the communication system address of the second user to a conference circuit in the specified period make a reservation and / or call the first participant and the second participant at the beginning of the period.
  • the CTI application CTIA can also transmit the communication system addresses of the subscribers via one of the proxy applications T_l, T_2 to the respective PIM application (PIMA_1, PIMA_2) in addition to the PIM addresses.
  • the PIM system or the conference server can transmit a confirmation e-mail to the participants of the future conference call, for example by providing access data to the conference server conference.
  • the communication connection can also be a video connection, a video conference or a similar connection between two or more communication partners.
  • the invention can also be implemented for a gateway and / or a gatekeeper of a packet-oriented communication network in a corresponding manner.

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Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und ein System zum Übertragen einer PIM-Adresse (EMAIL2) (PIM: Personal Information Management) in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung (PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3), aufgrund einer Kommunikationsverbindung (RUF,CONF) zwischen Endeinrichtungen von Teilnehmern in einem Kommunikationssystem (PBX, ...). Dabei wird infolge einer Benutzereingabe eines ersten Teilnehmers, eine die zweite Endeinrichtung (EG2) identifizierende Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) erfasst. Die erfasste Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) wird in eine, einen zweiten Teilnehmer identifizierende PIM-Adresse (EMAIL2) umgesetzt, die PIM-Adresse (EMAIL2) wird zur PIM-Anwendung (PIMA_1) übermittelt (I,F), und die übermittelte PIM-Adresse wird in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung (PIMA_1) eingetragen.

Description

Beschreibung
Verfahren und System zum Übertragen einer Adresse in ein elektronisches Formular für einen Teilnehmer einer Kommunika- tionsverbindung
Bei modernen Büroarbeitsplätzen kann es häufig vorkommen, dass eine Telefonkonferenz über eine Telefon-Nebenstellenanlage eingesetzt wird, um Besprechungen zwischen Mitarbei- tern durchzuführen. Eine Telefonkonferenz kann dabei ad hoc einberufen werden oder geplant zu einem bestimmten Termin angesetzt werden.
Zur Planung von Besprechungsterminen werden häufig so genann- te PIM-Systeme (Personal Information Management) oder Kollaborationssysteme - auch Groupware genannt - eingesetzt. Vertreter solcher Systeme sind zum Zeitpunkt der Patentanmeldung beispielsweise die Produkte Lotus Notes oder Microsoft Exchange. Die PIM-Systeme bieten Funktionen zum Planen einer Besprechung, indem üblicherweise ein Benutzer des PIM-Systems in einem elektronischen Formular eines PIM-Clients oder einer PIM-Anwendung auf einem Rechner gewünschte Teilnehmer einer Besprechung, den Zeitraum der Besprechung und weitere Angaben wie Agenda der Besprechung einträgt.
Die Teilnehmer einer Besprechung werden bei solchen PIM- Systemen häufig über Ihre E-Mail-Adressen identifiziert, so dass nach Ausfüllen und Abschicken des elektronischen Formulars eine E-Mail an die gewünschten Teilnehmer der Bespre- chung mit den weiteren Daten des elektronischen Formulars übermittelt werden kann. Die gewünschten Teilnehmer der Besprechung erhalten daraufhin in ihrer jeweiligen PIM-Anwendung eine Einladung zu der Besprechung, der sie daraufhin zustimmen oder die sie daraufhin ablehnen können.
Üblicherweise werden an Büroarbeitsplätzen Besprechungen wie Telefonkonferenzen manuell durch Benutzereingaben über das PIM-System geplant. Die Planung solcher Besprechungen erfordert trotz Unterstützung durch das PIM-System häufig viele manuelle Schritte, z.B. die Ermittlung von E-Mail-Adressen zum Versenden der Besprechungsanfrage an die Besprechungs- teilnehmer und die Bestimmung der Telefonnummern der Besprechungsteilnehmer zum Durchführen der Telefonkonferenz .
Es ist Aufgabe der Erfindung ein Verfahren und ein System zum Übertragen einer PIM-Adresse in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung eines PIM-Systems anzugeben, bei dem ein Ausfüllen eines Formulars einer PIM-Anwendung durch einen Teilnehmer vereinfacht wird.
Gelöst wird diese Aufgabe durch ein Verfahren mit den Merkma- len des Patentanspruchs 1, sowie durch ein System mit den Merkmalen des Patentanspruchs 9.
Vorteilhafte Ausführungsformen und Weiterbildungen der Erfindung sind in den abhängigen Ansprüchen angegeben.
Beim erfindungsgemäßen Verfahren zum Übertragen einer PIM- Adresse in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung eines PIM-Systems, bei dem eine Kommunikationsverbindung - insbesondere für Sprache - zwischen einer ersten Endeinrich- tung eines ersten Teilnehmers und einer zweiten Endeinrichtung eines zweiten Teilnehmers in einem Kommunikationssystem, insbesondere ein leitungs- oder paketorientiertes Echtzeit- kommunikationssystem, besteht, wird infolge einer Benutzereingabe des ersten Teilnehmers, eine die zweite Endeinrich- tung im Rahmen der Kommunikationsverbindung identifizierende Kommunikationssystem-Adresse erfasst. Die erfasste Kommunikationssystem-Adresse wird in eine, den zweiten Teilnehmer identifizierende PIM-Adresse für das PIM-System umgesetzt. Die PIM-Adresse wird zur PIM-Anwendung des ersten Teilnehmers übermittelt. Die übermittelte PIM-Adresse wird in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung eingetragen. Im erfindungsgemäßen System sind zur Durchführung der vorstehend genannten Verfahrensschritte ein Eingabemittel zum Erkennen der Benutzereingabe, eine Erfassungseinheit zum Erfassen der Kommunikationssystem-Adresse, eine Umsetzungseinheit zum Umsetzen der erfassten Kommunikationssystem-Adresse in die PIM-Adresse, eine Übermittlungseinheit zum Übermitteln der PIM-Adresse zur PIM-Anwendung des ersten Teilnehmers, und eine Formular-Ausfülleinheit zum Eintragen der übermittelte PIM-Adresse in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM- Anwendung vorgesehen.
Vorzugsweise kann die Benutzereingabe des ersten Teilnehmers während oder nach Durchführung der Kommunikationsverbindung an der ersten Endeinrichtung oder mittels der PIM-Anwendung des ersten Teilnehmers durchgeführt werden. Dabei kann die Benutzereingabe insbesondere ein Tastendruck an der ersten Endeinrichtung, eine Eingabe einer Kennzahl über die erste Endeinrichtung, eine Auswahl eines Menüpunktes eines Menüs der ersten Endeinrichtung oder ein Auslösen eines Buttons oder eines Menüpunktes einer grafischen Oberfläche der ersten Endeinrichtung oder der PIM-Anwendung sein.
Die Endeinrichtungen können insbesondere Telefon-Endgeräte einer Nebenstellen-Vermittlungsanlage, Mobilfunkgeräte, Fest- netztelefone an Amtsleitungen der Nebenstellen-Vermittlungsanlage und/oder so genannte Telefon-Soft-Clients auf einem Rechner sein. Die PIM-Adresse kann vorzugsweise eine E-Mail- Adresse, die Kommunikationssystem-Adresse insbesondere eine Rufnummer oder eine Leitungsnummer eines Endgerätes sein.
Das PIM-System kann vorzugsweise ein Client-Server-Rechnersystem sein, bei dem Teilnehmer über jeweilige PIM-Anwen- dungen, im Folgenden auch PIM-Clients genannt, Funktionen des PIM-Systems nutzen können. Funktionen können dabei die elekt- ronische Verwaltung von Aufgaben, Terminen, E-Mails und/oder elektronischer Notizen eines jeweiligen Teilnehmers sein. Die PIM-Anwendung, mittels der ein Teilnehmer diese Funktionen steuern kann, kann insbesondere auf einem PC, einem PDA und/oder einem mobilen Kommunikationsendgerät ausgeführt werden. Ein kommerzielles Beispiel eines PIM-Systems wäre Microsoft Outlook als PIM-Client und Microsoft Exchange als PIM-Server des PIM-Systems .
Die Erfindung ist insofern vorteilhaft, als dass ein mit einer PIM-Adresse zu füllendes Formularfeld für einen Teilnehmer einer Kommunikationsverbindung automatisch eingetragen werden kann. Dies beruht auf der Erfahrung, dass für den zweiten Teilnehmer einer Sprach-Kommunikationsverbindung zeitgleich zur Sprach-Kommunikationsverbindung oder - vorzugsweise zeitnah - nach Beendigung der Sprach-Kommunika- tionsverbindung in einem Formular des PIM-Systems die PIM- Adresse des zweiten Teilnehmers der Sprach-Kommunikations- verbindung einzutragen ist - z.B. im Rahmen der Erstellung eines Gesprächsprotokolls oder zur Planung einer weiteren, zukünftigen Sprach-Kommunikationsverbindung - und dies ohne das erfindungsgemäße Verfahren durch den ersten Teilnehmer manuell durchgeführt würde. Somit verringert sich durch die
Erfindung die Anzahl manuell durchzuführenden Schritte was zu einer Effizienzerhöhung und schnellerem Ausfüllen des elektronischen Formulars führt. Weiterhin können sich Fehleingaben von PIM-Adressen reduzieren.
Ein Durchführen der vorstehenden Verfahrensschritte nach Beendigung der Kommunikationsverbindung ist insbesondere dann möglich, wenn eine CTI-Applikation über alle durchgeführten Verbindungen der Vermittlungsanlage informiert wird und ihr die Teilnehmer der Verbindungen mitgeteilt werden. Somit kann die CTI-Applikation auch nach Beendigung einer Kommunikationsverbindung die Teilnehmer dieser Verbindung ermitteln. Die CTI-Applikation kann dabei eine Komponente der Vermittlungsanlage sein oder mit dieser gekoppelt sein.
Eine Ermittlung der PIM-Adresse ohne Verwendung des erfindungsgemäßen Verfahrens erweist sich häufig als schwierig, da eine direkte Zuordnung zwischen Kommunikationssystem-Adresse und PIM-Adresse häufig weder im PIM-System noch im Kommunikationssystem gespeichert ist. Somit erleichtert die Erfindung die Ermittlung der PIM-Adresse.
In einer vorteilhaften Ausführungsform der Erfindung kann es sich bei dem elektronischen Formular um ein Terminanfrageformular und/oder ein Besprechungsanfrageformular handeln, wobei das Besprechungsanfrageformular manuell oder automatisch abgeschickt werden kann und infolge dessen den in dem Besprechungsanfrageformular eingetragenen Teilnehmern als Besprechungsanfrage übermittelt wird.
Weiterhin kann die Kommunikationsverbindung als eine Konfe- renzschaltung mit mindestens drei Teilnehmern ausgestaltet sein. Somit kann vorteilhafterweise ein Feld mit PIM-Adressen gewünschter Teilnehmer einer zukünftigen Besprechung oder ein Adressfeld von zu informierenden Teilnehmern basierend auf den Teilnehmern einer aktuellen Konferenzschaltung ausgefüllt werden.
Dies ist insofern vorteilhaft, als dass bei Besprechungen und bei Telefonkonferenzen sich häufig während oder nach der Besprechung der Wunsch ergeben kann, mit allen oder einigen Teilnehmern der Besprechung erneut Rücksprache zu halten.
Dabei ist es üblicherweise erforderlich, dass ein Teilnehmer der Telefonkonferenz zum Planen der weiteren Besprechung zum Ausfüllen des Formular der PIM-Anwendung die E-Mail-Adressen der Teilnehmer der aktuellen Telefonkonferenz manuell ermit- teln oder erfragen muss und weiterhin in das Formular manuell eingeben muss. Dies kann vorteilhafterweise in der vorstehend genannten Ausführungsform der Erfindung automatisiert durchgeführt werden.
In einer vorteilhaften Weiterbildung der Erfindung können
Teilnehmer-Daten in einer Datenbank eines Directory-Services, insbesondere eines LDAP-Services (LDAP: Lightweight Directory Access Protocol) , abgelegt werden. Im Rahmen der Umsetzung der Kommunikationssystem-Adresse in die PIM-Adresse kann eine Abfrage der Teilnehmer-Daten des zweiten Teilnehmers durch den Directory Service durchgeführt werden. Dies ist insofern vorteilhaft, als dass bei Firmen Daten über Mitarbeiter der Firma und eventuell ebenfalls Daten über externe Partner der Firma bereits für andere Zwecke in einer zentralen LDAP- Datenbank hinterlegt sein können und somit diese bereits existierenden Daten im Rahmen der Erfindung ebenfalls verwen- det werden können. Weiterhin ist vorteilhaft, dass diese
Daten somit lediglich einmal gespeichert werden brauchen und eine Konfiguration dieser Daten im PIM-System und/oder im Kommunikationssystem nicht erforderlich ist.
Derartige Daten über die Mitarbeiter oder die externen Partner sind insbesondere der Name, der Vorname, eine Rufnummer, eine alternative Mobilfunkrufnummer, eine Mitarbeiternummer, eine E-Mail-Adresse und/oder eine postalische Büro-Adresse. Insbesondere die Rufnummer als Kommunikationssystem-Adresse und die E-Mail-Adresse als PIM-Adresse können im Rahmen der Erfindung aus der Datenbank ausgelesen werden und weiterverarbeitet werden.
Ein Ausführungsbeispiel der Erfindung wird nachfolgend anhand der Zeichnung näher erklärt.
Dabei zeigen in schematischer Darstellung die
Figur 1 ein Sprach- und ein Daten-Kommunikations- System zur Durchführung des erfindungsgemäßen
Verfahrens, und
Figur 2 ein teilweise ausgefülltes Besprechungsanfrageformular einer PIM-Anwendung.
Die Figur 1 zeigt in schematischer Darstellung ein Sprach-
Kommunikationssystem als erfindungsgemäßes Kommunikationssystem mit einer als Rechteck dargestellten Vermittlungsanlage PBX. Weiterhin Teil des Sprach-Kommunikationssystems ist ein, jeweils über eine Anschlussleitung AL an die Vermittlungsanlage PBX angekoppeltes, erstes Telefon EGl als erste Endeinrichtung und ein zweites Telefon EG2 als zweite Endeinrich- tung, sowie ein, über eine Amtsleitung TL über ein - als
Wolke stilisiertes - öffentliches Telefonnetz PSTN angekoppeltes drittes Telefon EG3 als weitere Endeinrichtung.
Dem ersten Telefon EGl ist dabei eine erste Rufnummer RUFNOl zugeordnet, dem zweiten Telefon EG2 eine zweite Rufnummer RUFNO2 und dem dritten Telefon EG3 eine zugeordnete dritte Rufnummer RUFNO3.
Die Anschlussleitungen AL zur Kopplung von Endeinrichtungen (EGl, EG2) innerhalb eines Firmennetzes und die Amtsleitung TL zur Kopplung einer Endeinrichtung (EG3) von außerhalb des Firmennetzes sind dabei als durchgehende Linien dargestellt.
Das Daten-Kommunikationssystem umfasst eine an die Vermitt- lungsanlage PBX gekoppelte CTI-Applikation CTIA (CTI: Computer Telephony Integration), einen - jeweils als Rechteck dargestellten - ersten, zweiten und dritten Arbeitsplatzrechner PCl, PC2, PC3 und einen als Zylinder veranschaulichten Directory-Service LDAP. Die CTI-Applikation CTIA, der erste und der zweite Arbeitsplatzrechner PCl, PC2 und der Directory-Service LDAP sind über ein, durch eine gestrichelte Linie veranschaulichtes, lokales Netzwerk LAN miteinander vernetzt. Der dritte Arbeitsplatzrechner PC3 ist über ein, als Wolke stilisiertes, externes IP-Netzwerk IPN - insbesondere das häufig als Internet bezeichnete globale Datennetz- an das lokale Netzwerk LAN gekoppelt, wobei diese Kopplung durch ein gestrichelte Linie dargestellt ist.
Die Kopplung zwischen der CTI-Applikation CTIA und der Ver- mittlungsanlage PBX erfolgt über eine, als durchgehende Linie zwischen diesen beiden Komponenten dargestellte CTI-Schnitt- stelle CTIS. Meldungen und Datenverbindungen zwischen den und innerhalb der vorstehend genannten Komponenten sind durch durchgezogene Pfeillinien mit einfachem Pfeil oder Doppelpfeil dargestellt. Dies sind insbesondere eine Tastendruckmeldung M zwischen einer Endeinrichtung und der Vermittlungsanlage PBX, eine CTI-Meldung CTIM zwischen der Vermittlungsanlage PBX und der CTI-Applikation CTIA, eine Abfrage-Meldung Q der CTI-Appli- kation CTIA beim Directory-Service LDAP, eine Auslösemeldung I der CTI-Applikation CTIA zu einem Arbeitsplatzrechner und eine Meldung F zum Füllen eines elektronischen Formulars zwischen Komponenten eines Arbeitsplatzrechners.
Eine leitungsorientierte oder paketbasierte Kommunikations- Verbindung RUF für Sprache zwischen den Endeinrichtungen EGl, EG2, EG3 und der Vermittlungsanlage PBX ist durch eine gepunktete Linie mit Doppelpfeil dargestellt. Eine Konferenzschaltung CONF der Sprach-Kommunikationsverbindungen RUF ist innerhalb der Vermittlungsanlage PBX mittels einer Ellipse um die vermittlungsseitigen Enden dieser gepunkteten Linien stilisiert dargestellt.
Eine Teilnehmertabelle TAB einer Datenbank des Directory- Services LDAP ist durch diagonal versetzte, überlappende Rechtecke veranschaulicht, wobei ein Rechteck einen jeweiligen Datensatz der Teilnehmertabelle TAB repräsentiert. Beispielhaft ist ein Datensatz mit folgenden Daten innerhalb eines der Rechtecke angegeben:
Name: Klein
Vorname: Heinz
Rufnummer: (49)891212
Mitarbeiternummer: 3210
E-Mail: heinz@firma.de Rechner: 192.1.27.3 Eine auf dem ersten Arbeitsplatzrechner PCl ablaufende, erste PIM-Anwendung PIMA_1, eine auf dem zweiten Arbeitsplatzrechner PC2 ablaufende, zweite PIM-Anwendung PIMA 2, eine auf dem dritten Arbeitsplatzrechner PC3 ablaufende, dritte PIM-Anwen- düng PIMA 3, eine auf dem ersten Arbeitsplatzrechner PCl ablaufende, erste Proxy-Anwendung T_l, und eine auf dem zweiten Arbeitsplatzrechner PC2 ablaufende, zweite Proxy-Anwendung T_2 sind als Rechtecke innerhalb ihres jeweiligen Arbeitsplatzrechners PCl, PC2, PC3 veranschaulicht. Dabei er- folgt der Datenaustausch zwischen den PIM-Anwendungen PIMA_1, PIMA 2, PIMA 3 und einem - nicht dargestellten - PIM-Server über das lokale Netzwerk LAN.
Der PIM-Server ist dabei insbesondere ein zentraler Server zur Verwaltung und Speicherung von Terminen, E-Mails und
Kontakten - beispielsweise Microsoft Exchange. Die PIM-Anwendungen PIMA 1, PIMA 2, PIMA 3 sind Clients dieses Servers für Benutzereingaben eines Teilnehmers des PIM-Servers, beispielsweise um einen Termin zu planen. Dies ist beispielswei- se Microsoft Outlook.
Die Proxy-Anwendungen T_l, T_2 sind beispielsweise permanent auf dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner PCl, PC2 laufende Applikationen, die beispielsweise über einen Socket des Rech- ners auf Meldungen von der CTI-Applikation CTIA reagieren können und Informationen von dieser zur jeweiligen PIM-Anwendung PIMA 1, PIMA 2 übermitteln können und ein Öffnen eines Formulars der PIM-Anwendung PIMA_1, PIMA_2 initiieren können. Die Verwendung von Proxy-Anwendungen ist insbesondere von Vorteil, wenn als PIM-Anwendungen bereits bestehende
Produkte, wie Microsoft Outlook, eingesetzt werden, die keine Schnittstelle zur CTI-Applikation CTIA aufweisen.
Die Vermittlungsanlage PBX und die Telefone EGl, EG2, EG3 seien zur Echtzeitkommunikation vorgesehen, währenddessen das PIM-System und die PIM-Anwendung PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3 übli- cherweise und im vorliegenden Ausführungsbeispiel zur Nicht- Echtzeitkommunikation vorgesehen ist.
Es sei angenommen, dass ein Arbeitsplatz eines ersten Teil- nehmers das erste Telefon EGl und den ersten Arbeitsplatzrechner PCl umfasst und in der Teilnehmertabelle TAB des Directory-Services LDAP ein Datensatz für den ersten Teilnehmer konfiguriert wurde. Auf entsprechende Weise wird angenommen, dass ein Arbeitsplatz eines zweiten Teilnehmers das zweite Telefon EG2 und den zweiten Arbeitsplatzrechner PC2 umfasst und in der Teilnehmertabelle TAB ein Datensatz für den zweiten Teilnehmer konfiguriert wurde, sowie dass ein Arbeitsplatz eines dritten Teilnehmers das dritte Telefon EG3 und den dritten Arbeitsplatzrechner PC3 umfasst und in der Teilnehmertabelle TAB ein Datensatz für den dritten Teilnehmer konfiguriert wurde. Weiterhin wird angenommen, dass es sich bei dem zweiten Teilnehmer um die Person mit dem Namen „Heinz Klein" handelt und der konfigurierte Datensatz in der Teilnehmertabelle TAB der vorstehend Genannte ist.
Ausgangssituation in Figur 1 ist die aufgebaute Telefon- Konferenzschaltung CONF als Sprach-Kommunikationsverbindung zwischen den drei Teilnehmern über ihre jeweiligen Telefone EGl, EG2, EG3. Während die Konferenzschaltung CONF durchge- führt wird oder im Anschluss an diese bildet sich bei den
Teilnehmern der Wunsch, dass sich die drei Teilnehmer erneut zu einem späteren Zeitpunkt mittels einer Konferenzschaltung austauschen wollen. Um eine zukünftige Konferenzschaltung oder eine zukünftige Besprechung zu planen, drückt der erste Teilnehmer an seinem ersten Telefon EGl eine ausgewiesene
Taste als Eingabemittel. Infolge dieser Benutzereingabe des ersten Teilnehmers wird die Tastendruckmeldung M vom ersten Telefon EGl zur Vermittlungsanlage PBX übermittelt. Daraufhin wird ein Leistungsmerkmal in der Vermittlungsanlage PBX akti- viert, in dessen Rahmen die CTI-Meldung CTIM von der Vermittlungsanlage PBX zur CTI-Applikation CTIA über die CTI- Schnittstelle CTIS übermittelt wird. Die CTI-Meldung CTIM umfasst vorzugsweise die Rufnummern RUFNOl, RUFNO2, RUFNO3 aller Teilnehmer der Konferenzschaltung CONF und eventuell weitere Vermittlungsanlagen- und/oder verbindungsspezifische Daten. Die Kopplung über die CTI-Schnittstelle CTIS erfolge dabei insbesondere mittels des von der ECMA (European Computer Manufacturers Association) standardisierten CSTA-Proto- kolls (CSTA: Computer Supported Telecommunications Application) , über das die CTI-Applikation CTIA über Zustände und Zustandswechsel der Vermittlungsanlage PBX informiert wird.
Die CTI-Applikation CTIA kann dabei auf einem eigenen Rechner, in der Vermittlungsanlage PBX oder auf einem der dargestellten Arbeitsplatzrechner PCl, PC2, PC3 ablaufen.
Die CTI-Applikation CTIA erfasst als Erfassungseinheit die in der CTI-Meldung CTIM übermittelten Rufnummern RUFNOl, RUFN02, RUFN03, erfasst die Zuordnung der Rufnummern RUFNOl, RUFN02, RUFN03 zu den Telefonen EGl, EG2, EG3 und erfasst, über welches der Telefone - im vorliegenden Ausführungsbeispiel EGl - der Tastendruck durchgeführt wurde. Hierbei wird insbesondere die Rufnummer RUFN02 des zweiten Telefons EG2 (beispielsweise 1212) als Kommunikationssystem-Adresse erfasst, wobei diese Rufnummer RUFN02 dem zweiten Telefon EG2 zugeordnet ist und somit das zweite Telefon EG2 identifiziert.
In einem darauf folgenden Verfahrensschritt werden durch die CTI-Applikation CTIA die erfassten Rufnummern RUFNOl, RUFN02, RUFN03 in ein einheitliches Format gewandelt, z.B. in eine so genannte voll-qualifizierte Rufnummer, in ein so genanntes kanonisches Adressformat oder in ein Format mit Landeskennzahl, Ortsnetzkennzahl, Anlagennummer und/oder Nebenstellennummer. Dies ist für die Rufnummer RUFN02 des zweiten Telefons EG2 beispielsweise (49)891212.
Durch Abfrage dieser - eventuell gewandelten - Rufnummer
RUFN02 mittels der Abfrage-Meldung Q von der CTI-Applikation CTIA zum Directory-Service LDAP werden zu der erfassten Ruf- nummer RUFNO2 über die Teilnehmertabelle TAB zugehörige Daten ausgelesen und an die CTI-Applikation CTIA zurückgeliefert. Dies ist für den vorstehend angegeben Datensatz die E-Mail- Adresse „heinz@firma.de" als PIM-Adresse des PIM-Systems . Weiterhin kann auch eine Rechner-IP-Adresse zurückgeliefert werden - für den angegebenen Beispieldatensatz „192.1.27.3" - die die IP-Adresse des Arbeitsplatzrechners PC2 ist.
Analog werden auch für die Rufnummern RUFNOl, RUFNO3 des ersten und des dritten Telefons EGl, EG3 die entsprechenden
Daten ermittelt und insbesondere in die, die jeweiligen Teilnehmer identifizierenden, zugehörigen E-Mail-Adressen umgesetzt .
Die CTI-Applikation CTIA stellt somit zusammen mit dem Directory-Service LDAP eine Umsetzungseinheit zum Umsetzen einer erfassten Kommunikationssystem-Adresse in eine, den jeweiligen Teilnehmer der Endeinrichtung identifizierende PIM- Adresse für das PIM-System dar.
Der Directory-Service LDAP basiert dabei vorzugsweise auf einer Datenbank mit Verzeichnisstruktur, wobei ein Zugriff über das LDAP-Protokoll erfolgt. Vorzugsweise ist die Datenbank Teil eines so genannten User-Management-Systems, der alle Mitarbeiter einer Firma - z.B. der erste und der zweite Teilnehmer - und auch externe Kontaktpersonen - z.B. der dritte Teilnehmer - zentral im Firmennetz verwaltet und über das LDAP-Protokoll einen standardisierten Zugriff auf die Daten anbietet.
Nachdem die CTI-Applikation CTIA die Rufnummern RUFNO2, RUFNO3, die PIM-Adressen PIMA_2, PIMA_3, die Teilnehmer-Namen und die Rechner-IP-Adressen der Konferenzschaltungsteilnehmer erfasst hat, schickt die CTI-Applikation CTIA die Auslösemel- düng I an die Proxy-Anwendung T 1 des Arbeitsplatzrechners
PCl des ersten Teilnehmers, der die Benutzereingabe über das erste Telefon EGl durchgeführt hat. Die Proxy-Anwendung T 1 ist dabei permanent laufender Prozess oder wird durch die CTI-Applikation CTIA gestartet oder aufgeweckt.
Die Adressierung der Proxy-Anwendung T_l erfolgt beispiels- weise über die ermittelte Rechner-IP-Adresse für den ersten Teilnehmer und einer vorgegebenen Port-Nummer. Im Rahmen der Auslösemeldung I, beispielsweise über einen so genannten „Remote Procedure CaIl" RPC, werden der Proxy-Anwendung T_l die ermittelten Daten, insbesondere die E-Mail-Adressen der Teilnehmer der Konferenzschaltung übermittelt.
Die auf dem Arbeitsplatzrechner PCl ablaufende Proxy-Anwendung T 1 empfängt die Auslösemeldung I und übermittelt der ersten PIM-Anwendung PIMA_1 auf dem selben Arbeitsplatzrech- ner PCl die in der Auslösemeldung I enthaltenen Daten, also insbesondere auch die E-Mail-Adressen der Teilnehmer. Diese Übermittlung kann beispielsweise durch einen Programmaufruf der ersten PIM-Anwendung PIMA_1, durch Interprozesskommunika- tion oder durch Meldungsaustausch erfolgen. In Figur 1 ist dies durch die Meldung F von der Proxy-Anwendung T_l zur ersten PIM-Anwendung PIMA 1 veranschaulicht.
Die CTI-Applikation CTIA stellt somit zusammen mit der Proxy- Anwendung T_l eine Übermittlungseinheit zum Übermitteln der PIM-Adresse zu einer PIM-Anwendung dar.
Die PIM-Anwendung PIMA 1 wird in einem weiteren Verfahrensschritt, falls sie noch nicht aktiv ist, gestartet (diese und weitere Schritte sind in Figur 1 nicht dargestellt) . Es wird ein elektronisches Besprechungsanfrageformular geöffnet und auf einem - nicht dargestellten - Bildschirm des ersten Rechners PCl angezeigt. Es werden die E-Mail-Adressen der Teilnehmer an die PIM-Anwendung PIMA 1 übermittelt und insbesondere in die Felder der potentiellen Besprechungsteilnehmer eingetragen. Somit wird im vorliegenden Ausführungsbeispiel insbesondere die E-Mail-Adresse „heinz@firma.de" in das Besprechungsanfrageformular eingetragen . Werden die E-Mail-Adressen aller Konferenzschaltungsteilnehmer in das Besprechungsanfrageformular eingetragen, ist es nun für den ersten Teilnehmer besonders einfach, mit ledig- lieh wenig verbleibenden manuellen Schritten eine Folgebesprechung zu planen, indem er das vorausgefüllte Besprechungsanfrageformular insbesondere mit einem Termin und tex- tuellen Informationen - z.B. ein Betreff oder eine Agenda - erweitert und anschließend die Bearbeitung des Besprechungs- anfrageformulars beendet. Das PIM-System verteilt daraufhin eine Besprechungsanfrage, basierend auf den im Besprechungsanfrageformular angegebenen E-Mail-Adressen an die PIM- Anwendungen PIMA 2, PIMA 3 des zweiten und des dritten Teilnehmers und optional zur PIM-Anwendung PIMA_1 des, das Be- sprechungsanfrageformular ausfüllenden, ersten Teilnehmers.
Die PIM-Anwendung PIMA 1 und/oder die Proxy-Anwendung T 1 stellen somit eine Formular-Ausfülleinheit zum Eintragen einer übermittelten PIM-Adresse in ein Feld des elektroni- sehen Formulars der PIM-Anwendung dar.
Somit wird mit den vorstehend aufgeführten Verfahrensschritten die Planung einer Besprechung vereinfacht und weniger fehleranfällig, da weniger manuelle Schritte als üblicherwei- se durchgeführt werden. Weiterhin ergibt sich auch eine Zeiteinsparung bei der Planung von Besprechungen.
Figur 2 zeigt in schematischer Darstellung ein mit den E- Mail-Adressen der drei Teilnehmer ausgefülltes Besprechungs- anfrageformular der PIM-Anwendung PIMA_1, wie es nach Durchlauf der vorstehend genannten Verfahrensschritte dem ersten Teilnehmer auf dem Bildschirm des ersten Arbeitsplatzrechner PCl angezeigt wird. In der Figur 2 sind in einer als „Teilnehmer" bezeichneten Tabelle die E-Mail-Adressen der drei Teilnehmer eingetragen. Dies seien eine erste E-Mail-Adresse EMAILl „tlnl@firma.de" für den ersten Teilnehmer, eine zweite E-Mail-Adresse EMAIL2 „heinz@firma.de" für den zweiten Teil- nehmer und eine dritte E-Mail-Adresse EMAIL3
„tln3@extern.com" für den dritten Teilnehmer. Darüber hinaus hat das in Figur 2 dargestellt Besprechungsanfrageformular weitere Eingabefelder wie „Betreff", „Ort", „Beginnt um", „Endet um" und „Anschreiben" um weitere Informationen für die zukünftige Besprechung eingeben zu können. Weiterhin besitzt das Besprechungsanfrageformular einen „Abschicken"- Bedienknopf, um die Bearbeitung des Formulars zu beenden und als Besprechungsanfrage an die angegebenen E-Mail-Adressen (EMAILl, EMAIL2, EMAIL3) zu schicken.
Bei Verwendung von Templates und/oder von Regeln für weitere Felder des Besprechungsanfrageformulars kann erreicht werden, dass das Besprechungsanfrageformulars als weiterer Verfah- rensschritt gleich automatisch alle weiteren Felder anhand des Templates füllt, die Bearbeitung des Besprechungsanfrageformulars automatisch beendet und die Beprechungsanfrage abschickt .
Dies wird insbesondere durch Verwendung einer automatischen Auswahl-Funktion des PIM-Systems für den Besprechungstermin ermöglicht. Dies kann z.B. verwendet werden, um den nächstmöglichen Besprechungstermin zu finden. Beispielsweise kann durch das PIM-System und/oder ausgelöst durch die Proxy-An- Wendung T 1 der zeitlich nächstgelegene, gemeinsam für den ersten und den zweiten Teilnehmer als verfügbar gekennzeichnete Termin als Besprechungstermin eingetragen werden, wobei vorgebbare Randbedingungen wie ein Ausschluss von bestimmten Zeitbereichen - beispielsweise nachts oder am Wochenende - beachtet werden können. Gemeinsam verfügbar gekennzeichnet seien dabei Zeitbereiche, für die für alle Teilnehmer keinerlei Termine im PIM-System gespeichert sind.
In einer alternativen Ausgestaltung der Erfindung kann ein elektronisches Formular zur Erstellung eines manuellen Protokolls über die Besprechung geöffnet werden, wobei im Text die Namen der Teilnehmer und/oder der Zeitraum der bereits durch- geführten Besprechung automatisch eingetragen werden. Dazu ermittelt die CTI-Anwendung CTIA über den Directory-Service LDAP die Namen der Teilnehmer und über die CTI-Schnittstelle CTIS von der Vermittlungsanlage PBX die Zeitdauer der Konfe- renz und trägt diese Information in Felder des Besprechungsformulars ein. Weiterhin kann über die CTI-Applikation CTIA auch einen Audiomitschnitt der Konferenz erzeugt werden, der zusammen mit den erwähnten Informationen ebenfalls dem protokollierenden Teilnehmer übermittelt werden kann.
Die Telefon EGl und EG2 im vorliegenden Ausführungsbeispiel sind Endgeräte der Vermittlungsanlage PBX, während das dritte Telefon EG3 ein externes Telefon ist, z.B. ein Mobilfunktelefon. Dabei beruht die vorteilhafte Einbeziehung von Vermitt- lungsanlagen-externer Telefone darauf, dass die Teilnehmertabelle TAB auch für die externen Rufnummern der externen Telefone konfiguriert ist (im Ausführungsbeispiel Telefon EG3 mit Rufnummer RUFNO3) und jeder externen Rufnummer eine Email- Adresse (hier EMAIL3) zugeordnet ist.
Weiterhin existiert vorzugsweise eine eins-zu-eins-Zuordnung einer Rufnummer einer Endeinrichtung eines Teilnehmers zu einem Teilnehmer und zu einer E-Mail-Adresse, um somit eine Abfrage der Teilnehmertabelle TAB zu erleichtern. Bei Mehr- deutigkeiten sollte die Tabellenstruktur der Teilnehmertabelle TAB vorzugsweise eine Unterscheidung in Haupt- und Nebenrufnummer sowie Haupt- und Neben-E-Mail-Adresse durchführen und die Umsetzung von der Haupt- und Nebenrufnummer zur Haupt-E-Mail-Adresse durchführen .
Alternativ zu den vorstehenden Verfahrensschritten kann die Benutzereingabe auch durch eine Anwendung auf dem zum ersten Telefon EGl assoziierten Arbeitsplatzrechner PCl ausgelöst werden. Weiterhin kann auch eine direkte Datenverbindung zwischen dem ersten Telefon EGl und dem ersten Arbeitsplatzrechner PCl bestehen oder die Assoziierung eines Arbeits- platzrechners zu einem Telefon aufgrund einer Konfiguration oder einer Registrierung erfolgen.
In einer erfindungsgemäßen Erweiterung des vorliegenden Aus- führungsbeispiels kann ein Abschicken des, mit einem Zeitraum ausgefüllten Besprechungsanfrageformular einen Konferenzserver des Kommunikationssystems dazu veranlassen, eine Kommunikationssystem-Adresse des ersten Teilnehmers und die Kommunikationssystem-Adresse des zweiten Teilnehmers für eine Konfe- renzschaltung im angegebenen Zeitraum zu reservieren und/oder den ersten Teilnehmer und den zweiten Teilnehmer zum Beginn des Zeitraums anzurufen. Dazu kann die CTI-Applikation CTIA neben den PIM-Adressen auch die Kommunikationssystem-Adressen der Teilnehmer über einen der Proxy-Anwendungen T_l, T_2 an die jeweilige PIM-Anwendung (PIMA_1, PIMA_2) übermitteln.
Weiterhin kann das PIM-System oder der Konferenzserver eine Bestätigungs-E-Mail an die Teilnehmer der zukünftigen Konferenzschaltung übermitteln, beispielsweise mit Angabe von Zugangsdaten zur Konferenz des Konferenzservers.
Während die Erfindung im Ausführungsbeispiel anhand einer Sprachverbindung- bzw. -konferenz erläutert wurde, kann es sich bei der Kommunikationsverbindung auch um eine Videoverbindung, um eine Videokonferenz oder um eine ähnliche Verbin- düng zwischen zwei oder mehreren Kommunikationspartnern handeln.
Weiterhin kann alternativ zur dargestellten Ausführungsform mit einer leitungsvermittelten Vermittlungsanlage PBX die Erfindung auch für einen Gateway und/oder einen Gatekeeper eines paketorientierten Kommunikationsnetzes in entsprechender Weise umgesetzt werden.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zum Übertragen einer PIM-Adresse (EMAIL2) in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung (PIMA_1,PIMA_2,PIMA_3) eines PIM-Systems, bei dem eine
Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) zwischen einer ersten Endeinrichtung (EGl) eines ersten Teilnehmers und einer zweiten Endeinrichtung (EG2) eines zweiten Teilnehmers in einem Kommunikationssystem (PBX, ... ) besteht, wobei infolge einer Benutzereingabe des ersten Teilnehmers,
- eine die zweite Endeinrichtung (EG2) im Rahmen der Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) identifizierende Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) erfasst wird, — die erfasste Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) in eine, den zweiten Teilnehmer identifizierende PIM- Adresse (EMAIL2) für das PIM-System umgesetzt wird,
- die PIM-Adresse zur PIM-Anwendung (PIMA_1) des ersten Teilnehmers übermittelt (I, F) wird, und - die übermittelte PIM-Adresse (EMAIL2) in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung (PIMA 1) eingetragen wird.
2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass infolge der Benutzereingabe des ersten Teilnehmers an dessen PIM-Anwendung (PIMA 1) eine Anforderung (F) zum Anzeigen des Formulars im Rahmen der Übermittlung (I, F) der PIM-Adresse (EMAIL2) übermittelt wird, infolge dessen die PIM-Anwendung (PIMA_1) des ersten Teilnehmers das elektronische Formular anzeigt.
3 . Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t , dass es sich bei dem elektronischen Formular um ein Terminanfrageformular und/oder ein Besprechungsanfrageformular handelt.
4. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet , dass die Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) als eine Kon- ferenz zwischen der ersten Endeinrichtung (EGl) des ersten Teilnehmers, der zweiten Endeinrichtung (EG2) des zweiten Teilnehmers und mindestens einer weiteren Endeinrichtung (EG3) eines weiteren Teilnehmers ausgestaltet ist, und infolge der Benutzereingabe des ersten Teilnehmers, - eine die weitere Endeinrichtung (EG3) im Rahmen der Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) identifizierende weitere Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO3) erfasst wird,
- die erfasste, weitere Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) in eine, den weiteren Teilnehmer identifizierende weitere PIM-Adresse (EMAIL3) für das PIM- System umgesetzt wird,
- die weitere PIM-Adresse (EMAIL3) zur PIM-Anwendung (PIMA 1) des ersten Teilnehmers übermittelt (I, F) wird, und
- die übermittelte weitere PIM-Adresse (EMAIL3) in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung (PIMA 1) eingetragen wird.
5. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet , dass Teilnehmer-Daten (TAB) in einer Datenbank eines Directory-Service (LDAP) abgelegt sind und im Rahmen der Umsetzung der Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) in die PIM-Adresse (EMAIL2) eine Abfrage der Teilnehmer-Daten (TAB) durch den Directory-Service (LDAP) durchgeführt wird.
6. Verfahren nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet , dass das Besprechungsanfrageformular in einem weiteren Feld mit einem Besprechungstermin derart vorausgefüllt wird, dass im PIM-System der zeitlich nächstgelegene, gemeinsam für den ersten und den zweiten Teilnehmer als verfügbar gekennzeichnete Termin als Besprechungstermin eingetragen wird.
7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet , dass zum Erfassen der Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) ein Informationsdienst (CTIA) einen Zustandswech- sei des Kommunikationssystems (PBX, ... ) und/oder Daten des Kommunikationssystems (PBX, ... ) mittels CSTA-Proto- koll abfragt (CTIM) oder über einen Zustandswechsel des Kommunikationssystems (PBX, ... ) mittels CSTA-Protokoll informiert (CTIM) wird.
8. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet , dass ein Informationsdienst (CTIA) einen permanent, auf einem Rechner der PIM-Anwendung (PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3) laufenden Prozess (T_l, T_2, T_3) benachrichtigt (I), und dieser Prozess (T_l, T_2, T_3) infolge dessen das Vorausfüllen des Formulars veranlasst.
9. System zum Übertragen einer PIM-Adresse (EMAIL2) in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung (PIMA 1,
PIMA_2,PIMA_3) eines PIM-Systems mit
- einer ersten Endeinrichtung (EGl) zum Aufbauen einer Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) zwischen einer ersten Endeinrichtung (EGl) eines ersten Teilnehmers und einer zweiten Endeinrichtung (EG2) eines zweiten Teilnehmers in einem Kommunikationssystem,
— einem Eingabemittel zum Erkennen einer Benutzereingabe, — einer, durch die Benutzereingabe zu aktivierende Erfassungseinheit zum Erfassen einer die zweite Endeinrichtung (EG2) im Rahmen der Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) identifizierende Kommunikationssystem- Adresse (RUFNO2),
— einer Umsetzungseinheit zum Umsetzen der erfassten Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) in eine, den zweiten Teilnehmer der zweiten Endeinrichtung (EG2) identifizierende PIM-Adresse (EMAIL2) für das PIM- System,
— einer Übermittlungseinheit zum Übermitteln (I, F) der PIM-Adresse (EMAIL2) zur PIM-Anwendung (PIMA_1) des ersten Teilnehmers, und
— einer Formular-Ausfülleinheit zum Eintragen der übermittelten PIM-Adresse (EMAIL2) in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung (PIMA 1) .
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