DE102005041369B3 - Verfahren und System zum Übertragen einer Adresse in ein elektronisches Formular für einen Teilnehmer einer Kommunikationsverbindung - Google Patents

Verfahren und System zum Übertragen einer Adresse in ein elektronisches Formular für einen Teilnehmer einer Kommunikationsverbindung Download PDF

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Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und ein System zum Übertragen einer PIM-Adresse (EMAIL2) (PIM: Personal Information Management) in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung (PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3), aufgrund einer Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) zwischen Endeinrichtungen von Teilnehmern in einem Kommunikationssystem (PBX, ...). Dabei wird infolge einer Benutzereingabe eines ersten Teilnehmers, eine die zweite Endeinrichtung (EG2) identifizierende Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) erfasst. Die erfasste Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) wird in eine einen zweiten Teilnehmer identifizierende PIM-Adresse (EMAIL2) umgesetzt, die PIM-Adresse (EMAIL2) wird zur PIM-Anwendung (PIMA_1) übermittelt (I, F), und die übermittelte PIM-Adresse wird in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung (PIMA_1) eingetragen.

Description

  • Bei modernen Büroarbeitsplätzen kann es häufig vorkommen, dass eine Telefonkonferenz über eine Telefon-Nebenstellenanlage eingesetzt wird, um Besprechungen zwischen Mitarbeitern durchzuführen. Eine Telefonkonferenz kann dabei ad hoc einberufen werden oder geplant zu einem bestimmten Termin angesetzt werden.
  • Zur Planung von Besprechungsterminen werden häufig so genannte PIM-Systeme (Personal Information Management) oder Kollaborationssysteme – auch Groupware genannt – eingesetzt. Vertreter solcher Systeme sind zum Zeitpunkt der Patentanmeldung beispielsweise die Produkte Lotus Notes oder Microsoft Exchange. Die PIM-Systeme bieten Funktionen zum Planen einer Besprechung, indem üblicherweise ein Benutzer des PIM-Systems in einem elektronischen Formular eines PIM-Clients oder einer PIM-Anwendung auf einem Rechner gewünschte Teilnehmer einer Besprechung, den Zeitraum der Besprechung und weitere Angaben wie Agenda der Besprechung einträgt.
  • Die Teilnehmer einer Besprechung werden bei solchen PIM-Systemen häufig über Ihre E-Mail-Adressen identifiziert, so dass nach Ausfüllen und Abschicken des elektronischen Formulars eine E-Mail an die gewünschten Teilnehmer der Besprechung mit den weiteren Daten des elektronischen Formulars übermittelt werden kann. Die gewünschten Teilnehmer der Besprechung erhalten daraufhin in ihrer jeweiligen PIM-Anwendung eine Einladung zu der Besprechung, der sie daraufhin zustimmen oder die sie daraufhin ablehnen können.
  • Üblicherweise werden an Büroarbeitsplätzen Besprechungen wie Telefonkonferenzen manuell durch Benutzereingaben über das PIM-System geplant. Die Planung solcher Besprechungen erfordert trotz Unterstützung durch das PIM-System häufig viele manuelle Schritte, z.B. die Ermittlung von E-Mail-Adressen zum Versenden der Besprechungsanfrage an die Besprechungsteilnehmer und die Bestimmung der Telefonnummern der Besprechungsteilnehmer zum Durchführen der Telefonkonferenz.
  • Aus der Veröffentlichungsschrift US 2005/0059439 A1 sind Verfahren bekannt, bei dem ein schnurloses Endgerät eine Schnittstelle zu einem Rechner besitzt und über diese beispielsweise über den Rechner eine E-Mail-Adresse oder weitere Kontaktdaten eines anrufenden Teilnehmers ermitteln und einem E-Mail-Programm zur Verfügung stellen kann.
  • Weiterhin ist aus einer weiteren Veröffentlichungsschrift US 2005/0048958 A1 ein so genanntes Dual-Mode-Mobilendgerät mit einer integrierten Daten- und einer Sprach-Komponente bekannt, bei dem die Komponenten derart interagieren können, dass beispielsweise für eingehenden Sprachverbindungen eine Anwendung der Daten-Komponente – z.B. ein Kalender oder ein E-Mail-Client – gestartet werden kann.
  • Aus der Veröffentlichungsschrift US 2004/0214558 A1 ist darüber hinaus ein Verfahren zum automatischen Aufbauen einer Konferenz bekannt, insbesondere mittels Zugriff auf eine Anrufliste eines Teilnehmer-Endgeräts.
    •
  • Es ist Aufgabe der Erfindung ein Verfahren und ein System zum Übertragen einer PIM-Adresse in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung eines PIM-Systems anzugeben, bei dem ein Ausfüllen eines Formulars einer PIM-Anwendung durch einen Teilnehmer vereinfacht wird.
  • Gelöst wird diese Aufgabe durch ein Verfahren mit den Merkmalen des Patentanspruchs 1, sowie durch ein System mit den Merkmalen des Patentanspruchs 9.
  • Vorteilhafte Ausführungsformen und Weiterbildungen der Erfindung sind in den abhängigen Ansprüchen angegeben.
  • Beim erfindungsgemäßen Verfahren zum Übertragen einer PIM-Adresse in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung eines PIM-Systems, bei dem eine Kommunikationsverbindung – insbesondere für Sprache – zwischen einer ersten Endeinrichtung eines ersten Teilnehmers und einer zweiten Endeinrichtung eines zweiten Teilnehmers in einem Kommunikationssystem, insbesondere ein leitungs- oder paketorientiertes Echtzeitkommunikationssystem, besteht, wird infolge einer Benutzereingabe des ersten Teilnehmers, eine die zweite Endeinrichtung im Rahmen der Kommunikationsverbindung identifizierende Kommunikationssystem-Adresse erfasst. Die erfasste Kommunikationssystem-Adresse wird in eine, den zweiten Teilnehmer identifizierende PIM-Adresse für das PIM-System umgesetzt. Die PIM-Adresse wird zur PIM-Anwendung des ersten Teilnehmers übermittelt. Die übermittelte PIM-Adresse wird in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung eingetragen.
  • Im erfindungsgemäßen System sind zur Durchführung der vorstehend genannten Verfahrensschritte ein Eingabemittel zum Erkennen der Benutzereingabe, eine Erfassungseinheit zum Erfassen der Kommunikationssystem-Adresse, eine Umsetzungseinheit zum Umsetzen der erfassten Kommunikationssystem-Adresse in die PIM-Adresse, eine Übermittlungseinheit zum Übermitteln der PIM-Adresse zur PIM-Anwendung des ersten Teilnehmers, und eine Formular-Ausfülleinheit zum Eintragen der übermittelte PIM-Adresse in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung vorgesehen.
  • Vorzugsweise kann die Benutzereingabe des ersten Teilnehmers während oder nach Durchführung der Kommunikationsverbindung an der ersten Endeinrichtung oder mittels der PIM-Anwendung des ersten Teilnehmers durchgeführt werden. Dabei kann die Benutzereingabe insbesondere ein Tastendruck an der ersten Endeinrichtung, eine Eingabe einer Kennzahl über die erste Endeinrichtung, eine Auswahl eines Menüpunktes eines Menüs der ersten Endeinrichtung oder ein Auslösen eines Buttons oder eines Menüpunktes einer grafischen Oberfläche der ersten Endeinrichtung oder der PIM-Anwendung sein.
  • Die Endeinrichtungen können insbesondere Telefon-Endgeräte einer Nebenstellen-Vermittlungsanlage, Mobilfunkgeräte, Festnetztelefone an Amtsleitungen der Nebenstellen-Vermittlungsanlage und/oder so genannte Telefon-Soft-Clients auf einem Rechner sein. Die PIM-Adresse kann vorzugsweise eine E-Mail-Adresse, die Kommunikationssystem-Adresse insbesondere eine Rufnummer oder eine Leitungsnummer eines Endgerätes sein.
  • Das PIM-System kann vorzugsweise ein Client-Server-Rechnersystem sein, bei dem Teilnehmer über jeweilige PIM-Anwendungen, im Folgenden auch PIM-Clients genannt, Funktionen des PIM-Systems nutzen können. Funktionen können dabei die elektronische Verwaltung von Aufgaben, Terminen, E-Mails und/oder elektronischer Notizen eines jeweiligen Teilnehmers sein. Die PIM-Anwendung, mittels der ein Teilnehmer diese Funktionen steuern kann, kann insbesondere auf einem PC, einem PDA und/oder einem mobilen Kommunikationsendgerät ausgeführt werden. Ein kommerzielles Beispiel eines PIM-Systems wäre Microsoft Outlook als PIM-Client und Microsoft Exchange als PIM-Server des PIM-Systems.
  • Die Erfindung ist insofern vorteilhaft, als dass ein mit einer PIM-Adresse zu füllendes Formularfeld für einen Teilnehmer einer Kommunikationsverbindung automatisch eingetragen werden kann. Dies beruht auf der Erfahrung, dass für den zweiten Teilnehmer einer Sprach-Kommunikationsverbindung zeitgleich zur Sprach-Kommunikationsverbindung oder – vorzugsweise zeitnah – nach Beendigung der Sprach-Kommunikationsverbindung in einem Formular des PIM-Systems die PIM-Adresse des zweiten Teilnehmers der Sprach-Kommunikationsverbindung einzutragen ist – z.B. im Rahmen der Erstellung eines Gesprächsprotokolls oder zur Planung einer weiteren, zukünftigen Sprach-Kommunikationsverbindung – und dies ohne das erfindungsgemäße Verfahren durch den ersten Teilnehmer manuell durchgeführt würde. Somit verringert sich durch die Erfindung die Anzahl manuell durchzuführenden Schritte was zu einer Effizienzerhöhung und schnellerem Ausfüllen des elektronischen Formulars führt. Weiterhin können sich Fehleingaben von PIM-Adressen reduzieren.
  • Ein Durchführen der vorstehenden Verfahrensschritte nach Beendigung der Kommunikationsverbindung ist insbesondere dann möglich, wenn eine CTI-Applikation über alle durchgeführten Verbindungen der Vermittlungsanlage informiert wird und ihr die Teilnehmer der Verbindungen mitgeteilt werden. Somit kann die CTI-Applikation auch nach Beendigung einer Kommunikationsverbindung die Teilnehmer dieser Verbindung ermitteln. Die CTI-Applikation kann dabei eine Komponente der Vermittlungsanlage sein oder mit dieser gekoppelt sein.
  • Eine Ermittlung der PIM-Adresse ohne Verwendung des erfindungsgemäßen Verfahrens erweist sich häufig als schwierig, da eine direkte Zuordnung zwischen Kommunikationssystem-Adresse und PIM-Adresse häufig weder im PIM-System noch im Kommunikationssystem gespeichert ist. Somit erleichtert die Erfindung die Ermittlung der PIM-Adresse.
  • In einer vorteilhaften Ausführungsform der Erfindung kann es sich bei dem elektronischen Formular um ein Terminanfrageformular und/oder ein Besprechungsanfrageformular handeln, wobei das Besprechungsanfrageformular manuell oder automatisch abgeschickt werden kann und infolge dessen den in dem Besprechungsanfrageformular eingetragenen Teilnehmern als Besprechungsanfrage übermittelt wird.
  • Weiterhin kann die Kommunikationsverbindung als eine Konferenzschaltung mit mindestens drei Teilnehmern ausgestaltet sein. Somit kann vorteilhafterweise ein Feld mit PIM-Adressen gewünschter Teilnehmer einer zukünftigen Besprechung oder ein Adressfeld von zu informierenden Teilnehmern basierend auf den Teilnehmern einer aktuellen Konferenzschaltung ausgefüllt werden.
  • Dies ist insofern vorteilhaft, als dass bei Besprechungen und bei Telefonkonferenzen sich häufig während oder nach der Besprechung der Wunsch ergeben kann, mit allen oder einigen Teilnehmern der Besprechung erneut Rücksprache zu halten. Dabei ist es üblicherweise erforderlich, dass ein Teilnehmer der Telefonkonferenz zum Planen der weiteren Besprechung zum Ausfüllen des Formular der PIM-Anwendung die E-Mail-Adressen der Teilnehmer der aktuellen Telefonkonferenz manuell ermitteln oder erfragen muss und weiterhin in das Formular manuell eingeben muss. Dies kann vorteilhafterweise in der vorstehend genannten Ausführungsform der Erfindung automatisiert durchgeführt werden.
  • In einer vorteilhaften Weiterbildung der Erfindung können Teilnehmer-Daten in einer Datenbank eines Directory-Services, insbesondere eines LDAP-Services (LDAP: Lightweight Directory Access Protocol), abgelegt werden. Im Rahmen der Umsetzung der Kommunikationssystem-Adresse in die PIM-Adresse kann eine Abfrage der Teilnehmer-Daten des zweiten Teilnehmers durch den Directory Service durchgeführt werden. Dies ist insofern vorteilhaft, als dass bei Firmen Daten über Mitarbeiter der Firma und eventuell ebenfalls Daten über externe Partner der Firma bereits für andere Zwecke in einer zentralen LDAP-Datenbank hinterlegt sein können und somit diese bereits existierenden Daten im Rahmen der Erfindung ebenfalls verwendet werden können. Weiterhin ist vorteilhaft, dass diese Daten somit lediglich einmal gespeichert werden brauchen und eine Konfiguration dieser Daten im PIM-System und/oder im Kommunikationssystem nicht erforderlich ist.
  • Derartige Daten über die Mitarbeiter oder die externen Partner sind insbesondere der Name, der Vorname, eine Rufnummer, eine alternative Mobilfunkrufnummer, eine Mitarbeiternummer, eine E-Mail-Adresse und/oder eine postalische Büro-Adresse. Insbesondere die Rufnummer als Kommunikationssystem-Adresse und die E-Mail-Adresse als PIM-Adresse können im Rahmen der Erfindung aus der Datenbank ausgelesen werden und weiterverarbeitet werden.
    •
  • Ein Ausführungsbeispiel der Erfindung wird nachfolgend anhand der Zeichnung näher erklärt.
  • Dabei zeigen in schematischer Darstellung die
  • 1 ein Sprach- und ein Daten-Kommunikationssystem zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens, und
  • 2 ein teilweise ausgefülltes Besprechungsanfrageformular einer PIM-Anwendung.
  • Die 1 zeigt in schematischer Darstellung ein Sprach-Kommunikationssystem als erfindungsgemäßes Kommunikationssystem mit einer als Rechteck dargestellten Vermittlungsanlage PBX. Weiterhin Teil des Sprach-Kommunikationssystems ist ein, jeweils über eine Anschlussleitung AL an die Vermittlungsanlage PBX angekoppeltes, erstes Telefon EG1 als erste Endeinrichtung und ein zweites Telefon EG2 als zweite Endeinrichtung, sowie ein, über eine Amtsleitung TL über ein – als Wolke stilisiertes – öffentliches Telefonnetz PSTN angekoppeltes drittes Telefon EG3 als weitere Endeinrichtung.
  • Dem ersten Telefon EG1 ist dabei eine erste Rufnummer RUFNO1 zugeordnet, dem zweiten Telefon EG2 eine zweite Rufnummer RUFNO2 und dem dritten Telefon EG3 eine zugeordnete dritte Rufnummer RUFNO3.
  • Die Anschlussleitungen AL zur Kopplung von Endeinrichtungen (EG1, EG2) innerhalb eines Firmennetzes und die Amtsleitung TL zur Kopplung einer Endeinrichtung (EG3) von außerhalb des Firmennetzes sind dabei als durchgehende Linien dargestellt.
  • Das Daten-Kommunikationssystem umfasst eine an die Vermittlungsanlage PBX gekoppelte CTI-Applikation CTIA (CTI: Computer Telephony Integration), einen – jeweils als Rechteck dargestellten – ersten, zweiten und dritten Arbeitsplatzrechner PC1, PC2, PC3 und einen als Zylinder veranschaulichten Directory-Service LDAP. Die CTI-Applikation CTIA, der erste und der zweite Arbeitsplatzrechner PC1, PC2 und der Directory-Service LDAP sind über ein, durch eine gestrichelte Linie veranschaulichtes, lokales Netzwerk LAN miteinander vernetzt. Der dritte Arbeitsplatzrechner PC3 ist über ein, als Wolke stilisiertes, externes IP-Netzwerk IPN – insbesondere das häufig als Internet bezeichnete globale Datennetz- an das lokale Netzwerk LAN gekoppelt, wobei diese Kopplung durch ein gestrichelte Linie dargestellt ist.
  • Die Kopplung zwischen der CTI-Applikation CTIA und der Vermittlungsanlage PBX erfolgt über eine, als durchgehende Linie zwischen diesen beiden Komponenten dargestellte CTI-Schnittstelle CTIS.
  • Meldungen und Datenverbindungen zwischen den und innerhalb der vorstehend genannten Komponenten sind durch durchgezogene Pfeillinien mit einfachem Pfeil oder Doppelpfeil dargestellt. Dies sind insbesondere eine Tastendruckmeldung M zwischen einer Endeinrichtung und der Vermittlungsanlage PBX, eine CTI-Meldung CTIM zwischen der Vermittlungsanlage PBX und der CTI-Applikation CTIA, eine Abfrage-Meldung Q der CTI-Applikation CTIA beim Directory-Service LDAP, eine Auslösemeldung I der CTI-Applikation CTIA zu einem Arbeitsplatzrechner und eine Meldung F zum Füllen eines elektronischen Formulars zwischen Komponenten eines Arbeitsplatzrechners.
  • Eine leitungsorientierte oder paketbasierte Kommunikationsverbindung RUF für Sprache zwischen den Endeinrichtungen EG1, EG2, EG3 und der Vermittlungsanlage PBX ist durch eine gepunktete Linie mit Doppelpfeil dargestellt. Eine Konferenzschaltung CONF der Sprach-Kommunikationsverbindungen RUF ist innerhalb der Vermittlungsanlage PBX mittels einer Ellipse um die vermittlungsseitigen Enden dieser gepunkteten Linien stilisiert dargestellt.
  • Eine Teilnehmertabelle TAB einer Datenbank des Directory-Services LDAP ist durch diagonal versetzte, überlappende Rechtecke veranschaulicht, wobei ein Rechteck einen jeweiligen Datensatz der Teilnehmertabelle TAB repräsentiert. Beispielhaft ist ein Datensatz mit folgenden Daten innerhalb eines der Rechtecke angegeben:
    Name: Klein
    Vorname: Heinz
    Rufnummer: (49)891212
    Mitarbeiternummer: 3210
    E-Mail: heinz@firma.de
    Rechner: 192.1.27.3
  • Eine auf dem ersten Arbeitsplatzrechner PC1 ablaufende, erste PIM-Anwendung PIMA_1, eine auf dem zweiten Arbeitsplatzrechner PC2 ablaufende, zweite PIM-Anwendung PIMA_2, eine auf dem dritten Arbeitsplatzrechner PC3 ablaufende, dritte PIM-Anwendung PIMA_3, eine auf dem ersten Arbeitsplatzrechner PC1 ablaufende, erste Proxy-Anwendung T_1, und eine auf dem zweiten Arbeitsplatzrechner PC2 ablaufende, zweite Proxy-Anwendung T_2 sind als Rechtecke innerhalb ihres jeweiligen Arbeitsplatzrechners PC1, PC2, PC3 veranschaulicht. Dabei erfolgt der Datenaustausch zwischen den PIM-Anwendungen PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3 und einem – nicht dargestellten – PIM-Server über das lokale Netzwerk LAN.
  • Der PIM-Server ist dabei insbesondere ein zentraler Server zur Verwaltung und Speicherung von Terminen, E-Mails und Kontakten – beispielsweise Microsoft Exchange. Die PIM-Anwendungen PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3 sind Clients dieses Servers für Benutzereingaben eines Teilnehmers des PIM-Servers, beispielsweise um einen Termin zu planen. Dies ist beispielsweise Microsoft Outlook.
  • Die Proxy-Anwendungen T_1, T_2 sind beispielsweise permanent auf dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner PC1, PC2 laufende Applikationen, die beispielsweise über einen Socket des Rechners auf Meldungen von der CTI-Applikation CTIA reagieren können und Informationen von dieser zur jeweiligen PIM-Anwendung PIMA_1, PIMA_2 übermitteln können und ein Öffnen eines Formulars der PIM-Anwendung PIMA_1, PIMA_2 initiieren können. Die Verwendung von Proxy-Anwendungen ist insbesondere von Vorteil, wenn als PIM-Anwendungen bereits bestehende Produkte, wie Microsoft Outlook, eingesetzt werden, die keine Schnittstelle zur CTI-Applikation CTIA aufweisen.
  • Die Vermittlungsanlage PBX und die Telefone EG1, EG2, EG3 seien zur Echtzeitkommunikation vorgesehen, währenddessen das PIM-System und die PIM-Anwendung PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3 übli cherweise und im vorliegenden Ausführungsbeispiel zur Nicht-Echtzeitkommunikation vorgesehen ist.
  • Es sei angenommen, dass ein Arbeitsplatz eines ersten Teilnehmers das erste Telefon EG1 und den ersten Arbeitsplatzrechner PC1 umfasst und in der Teilnehmertabelle TAB des Directory-Services LDAP ein Datensatz für den ersten Teilnehmer konfiguriert wurde. Auf entsprechende Weise wird angenommen, dass ein Arbeitsplatz eines zweiten Teilnehmers das zweite Telefon EG2 und den zweiten Arbeitsplatzrechner PC2 umfasst und in der Teilnehmertabelle TAB ein Datensatz für den zweiten Teilnehmer konfiguriert wurde, sowie dass ein Arbeitsplatz eines dritten Teilnehmers das dritte Telefon EG3 und den dritten Arbeitsplatzrechner PC3 umfasst und in der Teilnehmertabelle TAB ein Datensatz für den dritten Teilnehmer konfiguriert wurde. Weiterhin wird angenommen, dass es sich bei dem zweiten Teilnehmer um die Person mit dem Namen „Heinz Klein" handelt und der konfigurierte Datensatz in der Teilnehmertabelle TAB der vorstehend Genannte ist.
  • Ausgangssituation in 1 ist die aufgebaute Telefon-Konferenzschaltung CONF als Sprach-Kommunikationsverbindung zwischen den drei Teilnehmern über ihre jeweiligen Telefone EG1, EG2, EG3. Während die Konferenzschaltung CONF durchgeführt wird oder im Anschluss an diese bildet sich bei den Teilnehmern der Wunsch, dass sich die drei Teilnehmer erneut zu einem späteren Zeitpunkt mittels einer Konferenzschaltung austauschen wollen. Um eine zukünftige Konferenzschaltung oder eine zukünftige Besprechung zu planen, drückt der erste Teilnehmer an seinem ersten Telefon EG1 eine ausgewiesene Taste als Eingabemittel. Infolge dieser Benutzereingabe des ersten Teilnehmers wird die Tastendruckmeldung M vom ersten Telefon EG1 zur Vermittlungsanlage PBX übermittelt. Daraufhin wird ein Leistungsmerkmal in der Vermittlungsanlage PBX aktiviert, in dessen Rahmen die CTI-Meldung CTIM von der Vermittlungsanlage PBX zur CTI-Applikation CTIA über die CTI-Schnittstelle CTIS übermittelt wird. Die CTI-Meldung CTIM umfasst vorzugsweise die Rufnummern RUFNO1, RUFNO2, RUFNO3 aller Teilnehmer der Konferenzschaltung CONF und eventuell weitere vermittlungsanlagen- und/oder verbindungsspezifische Daten. Die Kopplung über die CTI-Schnittstelle CTIS erfolge dabei insbesondere mittels des von der ECMA (European Computer Manufacturers Association) standardisierten CSTA-Protokolls (CSTA: Computer Supported Telecommunications Application), über das die CTI-Applikation CTIA über Zustände und Zustandswechsel der Vermittlungsanlage PBX informiert wird.
  • Die CTI-Applikation CTIA kann dabei auf einem eigenen Rechner, in der Vermittlungsanlage PBX oder auf einem der dargestellten Arbeitsplatzrechner PC1, PC2, PC3 ablaufen.
  • Die CTI-Applikation CTIA erfasst als Erfassungseinheit die in der CTI-Meldung CTIM übermittelten Rufnummern RUFNO1, RUFNO2, RUFNO3, erfasst die Zuordnung der Rufnummern RUFNO1, RUFNO2, RUFNO3 zu den Telefonen EG1, EG2, EG3 und erfasst, über welches der Telefone – im vorliegenden Ausführungsbeispiel EG1 – der Tastendruck durchgeführt wurde. Hierbei wird insbesondere die Rufnummer RUFNO2 des zweiten Telefons EG2 (beispielsweise 1212) als Kommunikationssystem-Adresse erfasst, wobei diese Rufnummer RUFNO2 dem zweiten Telefon EG2 zugeordnet ist und somit das zweite Telefon EG2 identifiziert.
  • In einem darauf folgenden Verfahrensschritt werden durch die CTI-Applikation CTIA die erfassten Rufnummern RUFNO1, RUFNO2, RUFNO3 in ein einheitliches Format gewandelt, z.B. in eine so genannte voll-qualifizierte Rufnummer, in ein so genanntes kanonisches Adressformat oder in ein Format mit Landeskennzahl, Ortsnetzkennzahl, Anlagennummer und/oder Nebenstellennummer. Dies ist für die Rufnummer RUFNO2 des zweiten Telefons EG2 beispielsweise (49)891212.
  • Durch Abfrage dieser – eventuell gewandelten – Rufnummer RUFNO2 mittels der Abfrage-Meldung Q von der CTI-Applikation CTIA zum Directory-Service LDAP werden zu der erfassten Ruf nummer RUFNO2 über die Teilnehmertabelle TAB zugehörige Daten ausgelesen und an die CTI-Applikation CTIA zurückgeliefert. Dies ist für den vorstehend angegeben Datensatz die E-Mail-Adresse „heinz@firma.de" als PIM-Adresse des PIM-Systems. Weiterhin kann auch eine Rechner-IP-Adresse zurückgeliefert werden – für den angegebenen Beispieldatensatz „192.1.27.3" – die die IP-Adresse des Arbeitsplatzrechners PC2 ist.
  • Analog werden auch für die Rufnummern RUFNO1, RUFNO3 des ersten und des dritten Telefons EG1, EG3 die entsprechenden Daten ermittelt und insbesondere in die, die jeweiligen Teilnehmer identifizierenden, zugehörigen E-Mail-Adressen umgesetzt.
  • Die CTI-Applikation CTIA stellt somit zusammen mit dem Directory-Service LDAP eine Umsetzungseinheit zum Umsetzen einer erfassten Kommunikationssystem-Adresse in eine, den jeweiligen Teilnehmer der Endeinrichtung identifizierende PIM-Adresse für das PIM-System dar.
  • Der Directory-Service LDAP basiert dabei vorzugsweise auf einer Datenbank mit Verzeichnisstruktur, wobei ein Zugriff über das LDAP-Protokoll erfolgt. Vorzugsweise ist die Datenbank Teil eines so genannten User-Management-Systems, der alle Mitarbeiter einer Firma – z.B. der erste und der zweite Teilnehmer – und auch externe Kontaktpersonen – z.B. der dritte Teilnehmer – zentral im Firmennetz verwaltet und über das LDAP-Protokoll einen standardisierten Zugriff auf die Daten anbietet.
  • Nachdem die CTI-Applikation CTIA die Rufnummern RUFNO2, RUFNO3, die PIM-Adressen PIMA_2, PIMA_3, die Teilnehmer-Namen und die Rechner-IP-Adressen der Konferenzschaltungsteilnehmer erfasst hat, schickt die CTI-Applikation CTIA die Auslösemeldung I an die Proxy-Anwendung T_1 des Arbeitsplatzrechners PC1 des ersten Teilnehmers, der die Benutzereingabe über das erste Telefon EG1 durchgeführt hat. Die Proxy-Anwendung T_1 ist dabei permanent laufender Prozess oder wird durch die CTI-Applikation CTIA gestartet oder aufgeweckt.
  • Die Adressierung der Proxy-Anwendung T_1 erfolgt beispielsweise über die ermittelte Rechner-IP-Adresse für den ersten Teilnehmer und einer vorgegebenen Port-Nummer. Im Rahmen der Auslösemeldung I, beispielsweise über einen so genannten „Remote Procedure Call" RPC, werden der Proxy-Anwendung T_1 die ermittelten Daten, insbesondere die E-Mail-Adressen der Teilnehmer der Konferenzschaltung übermittelt.
  • Die auf dem Arbeitsplatzrechner PC1 ablaufende Proxy-Anwendung T_1 empfängt die Auslösemeldung I und übermittelt der ersten PIM-Anwendung PIMA_1 auf dem selben Arbeitsplatzrechner PC1 die in der Auslösemeldung I enthaltenen Daten, also insbesondere auch die E-Mail-Adressen der Teilnehmer. Diese Übermittlung kann beispielsweise durch einen Programmaufruf der ersten PIM-Anwendung PIMA_1, durch Interprozesskommunikation oder durch Meldungsaustausch erfolgen. In 1 ist dies durch die Meldung F von der Proxy-Anwendung T_1 zur ersten PIM-Anwendung PIMA_1 veranschaulicht.
  • Die CTI-Applikation CTIA stellt somit zusammen mit der Proxy-Anwendung T_1 eine Übermittlungseinheit zum Übermitteln der PIM-Adresse zu einer PIM-Anwendung dar.
  • Die PIM-Anwendung PIMA_1 wird in einem weiteren Verfahrensschritt, falls sie noch nicht aktiv ist, gestartet (diese und weitere Schritte sind in 1 nicht dargestellt). Es wird ein elektronisches Besprechungsanfrageformular geöffnet und auf einem – nicht dargestellten – Bildschirm des ersten Rechners PC1 angezeigt. Es werden die E-Mail-Adressen der Teilnehmer an die PIM-Anwendung PIMA_1 übermittelt und insbesondere in die Felder der potentiellen Besprechungsteilnehmer eingetragen. Somit wird im vorliegenden Ausführungsbeispiel insbesondere die E-Mail-Adresse „heinz@firma.de" in das Besprechungsanfrageformular eingetragen.
  • Werden die E-Mail-Adressen aller Konferenzschaltungsteilnehmer in das Besprechungsanfrageformular eingetragen, ist es nun für den ersten Teilnehmer besonders einfach, mit lediglich wenig verbleibenden manuellen Schritten eine Folgebesprechung zu planen, indem er das vorausgefüllte Besprechungsanfrageformular insbesondere mit einem Termin und textuellen Informationen – z.B. ein Betreff oder eine Agenda – erweitert und anschließend die Bearbeitung des Besprechungsanfrageformulars beendet. Das PIM-System verteilt daraufhin eine Besprechungsanfrage, basierend auf den im Besprechungsanfrageformular angegebenen E-Mail-Adressen an die PIM-Anwendungen PIMA_2, PIMA_3 des zweiten und des dritten Teilnehmers und optional zur PIM-Anwendung PIMA_1 des, das Besprechungsanfrageformular ausfüllenden, ersten Teilnehmers.
  • Die PIM-Anwendung PIMA_1 und/oder die Proxy-Anwendung T_1 stellen somit eine Formular-Ausfülleinheit zum Eintragen einer übermittelten PIM-Adresse in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung dar.
  • Somit wird mit den vorstehend aufgeführten Verfahrensschritten die Planung einer Besprechung vereinfacht und weniger fehleranfällig, da weniger manuelle Schritte als üblicherweise durchgeführt werden. Weiterhin ergibt sich auch eine Zeiteinsparung bei der Planung von Besprechungen.
  • 2 zeigt in schematischer Darstellung ein mit den E-Mail-Adressen der drei Teilnehmer ausgefülltes Besprechungsanfrageformular der PIM-Anwendung PIMA_1, wie es nach Durchlauf der vorstehend genannten Verfahrensschritte dem ersten Teilnehmer auf dem Bildschirm des ersten Arbeitsplatzrechner PC1 angezeigt wird. In der 2 sind in einer als „Teilnehmer" bezeichneten Tabelle die E-Mail-Adressen der drei Teilnehmer eingetragen. Dies seien eine erste E-Mail-Adresse EMAIL1 „tln1@firma.de" für den ersten Teilnehmer, eine zweite E-Mail-Adresse EMAIL2 „heinz@firma.de" für den zweiten Teil nehmer und eine dritte E-Mail-Adresse EMAIL3 „tln3@extern.com" für den dritten Teilnehmer. Darüber hinaus hat das in 2 dargestellt Besprechungsanfrageformular weitere Eingabefelder wie „Betreff", „Ort", „Beginnt um", „Endet um" und „Anschreiben" um weitere Informationen für die zukünftige Besprechung eingeben zu können. Weiterhin besitzt das Besprechungsanfrageformular einen „Abschicken"-Bedienknopf, um die Bearbeitung des Formulars zu beenden und als Besprechungsanfrage an die angegebenen E-Mail-Adressen (EMAIL1, EMAIL2, EMAIL3) zu schicken.
  • Bei Verwendung von Templates und/oder von Regeln für weitere Felder des Besprechungsanfrageformulars kann erreicht werden, dass das Besprechungsanfrageformulars als weiterer Verfahrensschritt gleich automatisch alle weiteren Felder anhand des Templates füllt, die Bearbeitung des Besprechungsanfrageformulars automatisch beendet und die Beprechungsanfrage abschickt.
  • Dies wird insbesondere durch Verwendung einer automatischen Auswahl-Funktion des PIM-Systems für den Besprechungstermin ermöglicht. Dies kann z.B. verwendet werden, um den nächstmöglichen Besprechungstermin zu finden. Beispielsweise kann durch das PIM-System und/oder ausgelöst durch die Proxy-Anwendung T_1 der zeitlich nächstgelegene, gemeinsam für den ersten und den zweiten Teilnehmer als verfügbar gekennzeichnete Termin als Besprechungstermin eingetragen werden, wobei vorgebbare Randbedingungen wie ein Ausschluss von bestimmten Zeitbereichen – beispielsweise nachts oder am Wochenende – beachtet werden können. Gemeinsam verfügbar gekennzeichnet seien dabei Zeitbereiche, für die für alle Teilnehmer keinerlei Termine im PIM-System gespeichert sind.
  • In einer alternativen Ausgestaltung der Erfindung kann ein elektronisches Formular zur Erstellung eines manuellen Protokolls über die Besprechung geöffnet werden, wobei im Text die Namen der Teilnehmer und/oder der Zeitraum der bereits durch geführten Besprechung automatisch eingetragen werden. Dazu ermittelt die CTI-Anwendung CTIA über den Directory-Service LDAP die Namen der Teilnehmer und über die CTI-Schnittstelle CTIS von der Vermittlungsanlage PBX die Zeitdauer der Konferenz und trägt diese Information in Felder des Besprechungsformulars ein. Weiterhin kann über die CTI-Applikation CTIA auch einen Audiomitschnitt der Konferenz erzeugt werden, der zusammen mit den erwähnten Informationen ebenfalls dem protokollierenden Teilnehmer übermittelt werden kann.
  • Die Telefon EG1 und EG2 im vorliegenden Ausführungsbeispiel sind Endgeräte der Vermittlungsanlage PBX, während das dritte Telefon EG3 ein externes Telefon ist, z.B. ein Mobilfunktelefon. Dabei beruht die vorteilhafte Einbeziehung von Vermittlungsanlagen-externer Telefone darauf, dass die Teilnehmertabelle TAB auch für die externen Rufnummern der externen Telefone konfiguriert ist (im Ausführungsbeispiel Telefon EG3 mit Rufnummer RUFNO3) und jeder externen Rufnummer eine Email-Adresse (hier EMAIL3) zugeordnet ist.
  • Weiterhin existiert vorzugsweise eine eins-zu-eins-Zuordnung einer Rufnummer einer Endeinrichtung eines Teilnehmers zu einem Teilnehmer und zu einer E-Mail-Adresse, um somit eine Abfrage der Teilnehmertabelle TAB zu erleichtern. Bei Mehrdeutigkeiten sollte die Tabellenstruktur der Teilnehmertabelle TAB vorzugsweise eine Unterscheidung in Haupt- und Nebenrufnummer sowie Haupt- und Neben-E-Mail-Adresse durchführen und die Umsetzung von der Haupt- und Nebenrufnummer zur Haupt-E-Mail-Adresse durchführen.
  • Alternativ zu den vorstehenden Verfahrensschritten kann die Benutzereingabe auch durch eine Anwendung auf dem zum ersten Telefon EG1 assoziierten Arbeitsplatzrechner PC1 ausgelöst werden. Weiterhin kann auch eine direkte Datenverbindung zwischen dem ersten Telefon EG1 und dem ersten Arbeitsplatzrechner PC1 bestehen oder die Assoziierung eines Arbeits platzrechners zu einem Telefon aufgrund einer Konfiguration oder einer Registrierung erfolgen.
  • In einer erfindungsgemäßen Erweiterung des vorliegenden Ausführungsbeispiels kann ein Abschicken des, mit einem Zeitraum ausgefüllten Besprechungsanfrageformular einen Konferenzserver des Kommunikationssystems dazu veranlassen, eine Kommunikationssystem-Adresse des ersten Teilnehmers und die Kommunikationssystem-Adresse des zweiten Teilnehmers für eine Konferenzschaltung im angegebenen Zeitraum zu reservieren und/oder den ersten Teilnehmer und den zweiten Teilnehmer zum Beginn des Zeitraums anzurufen. Dazu kann die CTI-Applikation CTIA neben den PIM-Adressen auch die Kommunikationssystem-Adressen der Teilnehmer über einen der Proxy-Anwendungen T_1, T_2 an die jeweilige PIM-Anwendung (PIMA_1, PIMA_2) übermitteln. Weiterhin kann das PIM-System oder der Konferenzserver eine Bestätigungs-E-Mail an die Teilnehmer der zukünftigen Konferenzschaltung übermitteln, beispielsweise mit Angabe von Zugangsdaten zur Konferenz des Konferenzservers, Während die Erfindung im Ausführungsbeispiel anhand einer Sprachverbindung- bzw. -konferenz erläutert wurde, kann es sich bei der Kommunikationsverbindung auch um eine Videoverbindung, um eine Videokonferenz oder um eine ähnliche Verbindung zwischen zwei oder mehreren Kommunikationspartnern handeln.
  • Weiterhin kann alternativ zur dargestellten Ausführungsform mit einer leitungsvermittelten Vermittlungsanlage PBX die Erfindung auch für einen Gateway und/oder einen Gatekeeper eines paketorientierten Kommunikationsnetzes in entsprechender Weise umgesetzt werden.

Claims (9)

  1. Verfahren zum Übertragen einer PIM-Adresse (EMAIL2) in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung (PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3) eines PIM-Systems, bei dem eine Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) zwischen einer ersten Endeinrichtung (EG1) eines ersten Teilnehmers und einer zweiten Endeinrichtung (EG2) eines zweiten Teilnehmers über eine Vermittlungsanlage (PBX) in einem Kommunikationssystem (PBX, ...) besteht, wobei infolge einer Benutzereingabe des ersten Teilnehmers, – eine die zweite Endeinrichtung (EG2) im Rahmen der Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) identifizierende Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) erfasst wird, wobei zum Erfassen der Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) eine CTI-Meldung (CTIM) von der Vermittlungsanlage (PBX) an eine CTI-Applikation (CTIA) erfolgt, wodurch die CTI-Applikation (CTIA) über einen Zustandswechsel der Vermittlungsanlage (PBX) informiert wird, – die erfasste Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) in eine, den zweiten Teilnehmer identifizierende PIM-Adresse (EMAIL2) für das PIM-System umgesetzt wird, – die PIM-Adresse zur PIM-Anwendung (PIMA_1) des ersten Teilnehmers übermittelt (I, F) wird, und – die übermittelte PIM-Adresse (EMAIL2) in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung (PIMA_1) eingetragen wird.
  2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass infolge der Benutzereingabe des ersten Teilnehmers an dessen PIM-Anwendung (PIMA_1) eine Anforderung (F) zum Anzeigen des Formulars im Rahmen der Übermittlung (I, F) der PIM-Adresse (EMAIL2) übermittelt wird, infolge dessen die PIM-Anwendung (PIMA_1) des ersten Teilnehmers das elektronische Formular anzeigt.
  3. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass es sich bei dem elektronischen Formular um ein Terminanfrageformular und/oder ein Besprechungsanfrageformular handelt.
  4. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) als eine Konferenz zwischen der ersten Endeinrichtung (EG1) des ersten Teilnehmers, der zweiten Endeinrichtung (EG2) des zweiten Teilnehmers und mindestens einer weiteren Endeinrichtung (EG3) eines weiteren Teilnehmers ausgestaltet ist, und infolge der Benutzereingabe des ersten Teilnehmers, – eine die weitere Endeinrichtung (EG3) im Rahmen der Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) identifizierende weitere Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO3) erfasst wird, – die erfasste, weitere Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) in eine, den weiteren Teilnehmer identifizierende weitere PIM-Adresse (EMAIL3) für das PIM-System umgesetzt wird, – die weitere PIM-Adresse (EMAIL3) zur PIM-Anwendung (PIMA_1) des ersten Teilnehmers übermittelt (I, F) wird, und – die übermittelte weitere PIM-Adresse (EMAIL3) in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung (PIMA_1) eingetragen wird.
  5. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass Teilnehmer-Daten (TAB) in einer Datenbank eines Directory-Service (LDAP) abgelegt sind und im Rahmen der Umsetzung der Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) in die PIM-Adresse (EMAIL2) eine Abfrage der Teilnehmer-Daten (TAB) durch den Directory-Service (LDAP) durchgeführt wird.
  6. Verfahren nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, dass das Besprechungsanfrageformular in einem weiteren Feld mit einem Besprechungstermin derart vorausgefüllt wird, dass im PIM-System der zeitlich nächstgelegene, gemeinsam für den ersten und den zweiten Teilnehmer als verfügbar gekennzeichnete Termin als Besprechungstermin eingetragen wird.
  7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass zum Erfassen der Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) die CTI-Applikation (CTIA) den Zustandswechsel der Vermittlungsanlage (PBX) und/oder Daten der Vermittlungsanlage (PBX) mittels CSTA-Protokoll abfragt (CTIM) oder über den Zustandswechsel der Vermittlungsanlage (PBX) mittels CSTA-Protokoll informiert (CTIM) wird.
  8. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die CTI-Applikation (CTIA) einen permanent, auf einem Rechner der PIM-Anwendung (PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3) laufenden Prozess (T_1, T_2, T_3) benachrichtigt (I), und dieser Prozess (T_1, T_2, T_3) infolge dessen das Vorausfüllen des Formulars veranlasst.
  9. System zum Übertragen einer PIM-Adresse (EMAIL2) in ein elektronisches Formular einer PIM-Anwendung (PIMA_1, PIMA_2, PIMA_3) eines PIM-Systems mit – einer ersten Endeinrichtung (EG1) zum Aufbauen einer Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) zwischen einer ersten Endeinrichtung (EG1) eines ersten Teilnehmers und einer zweiten Endeinrichtung (EG2) eines zweiten Teilnehmers über eine Vermittlungsanlage (PBX) in einem Kommunikationssystem, – einem Eingabemittel zum Erkennen einer Benutzereingabe, – einer CTI-Applikation (CTIA) zum Empfangen einer CTI-Meldung (CTIM) von der Vermittlungsanlage (PBX), wodurch die CTI-Applikation (CTIA) über einen Zustandswechsel der Vermittlungsanlage (PBX) informiert wird, – einer, durch die Benutzereingabe zu aktivierenden Erfassungseinheit zum Erfassen einer die zweite Endeinrichtung (EG2) im Rahmen der Kommunikationsverbindung (RUF, CONF) identifizierende Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2), – einer Umsetzungseinheit zum Umsetzen der erfassten Kommunikationssystem-Adresse (RUFNO2) in eine, den zweiten Teilnehmer der zweiten Endeinrichtung (EG2) identifizierende PIM-Adresse (EMAIL2) für das PIM-System, – einer Übermittlungseinheit zum Übermitteln (I, F) der PIM-Adresse (EMAIL2) zur PIM-Anwendung (PIMA_1) des ersten Teilnehmers, und – einer Formular-Ausfülleinheit zum Eintragen der übermittelten PIM-Adresse (EMAIL2) in ein Feld des elektronischen Formulars der PIM-Anwendung (PIMA_1).
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