DE19903512B4

DE19903512B4 - Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten

Info

Publication number: DE19903512B4
Application number: DE19903512A
Authority: DE
Inventors: Volker Diesel; Hans-Josef Dipl.-Inform. Verheyen; Gerd Dipl.-Inform.(FH) Hartkorn
Original assignee: ABB Patent GmbH
Current assignee: ABB Patent GmbH
Priority date: 1999-01-29
Filing date: 1999-01-29
Publication date: 2004-02-12
Anticipated expiration: 2019-01-30
Also published as: DE19903512A1

Abstract

Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten, wobei
a) Dokumentendatenüber ein Lokales Netzwerk oder einen elektronischen Datenträger zur Verfügung gestellt werden,
b) automatisiert eine für die Dokumentenverwaltung mittels eines ProduktdatenundDokumenten-Managementsystems (PDMS) geeignete Dokumentationsstruktur erzeugt, Dokumente erstellt, attributiert, versioniert und in die Dokumentationsstruktur integriert werden, wobei hierzu
–Übergabedateien (1) verwendet werden, die jeweils eine Nutzdatendatei (2) oder ein Dokumentenpaket (3) mit mehreren Nutzdatendateien (2) sowie eine die Nutzdatendatei (2) oder das Dokumentenpaket (3) beschreibende Transferdatei (4) enthalten,
– die Nutzdatendatei (2) jeweils die Dokumentendaten eines Dokuments in einem vorgegebenen oder wählbaren Dateiformat enthält,
– die Transferdatei (4) jeweils einen Dateikopf (5) hat, der eine Zeilenlängenangabe (6) und eine Anzahl von Blöcken (7) angibt, wobei ein Block (7) jeweils zumindest eine Blocknummer (8), einen eine Nutzdatendatei (2) definierenden Hauptteil (9) sowie eine Blockendekennung (10) enthält.

Description

Die Erfindung bezieht sich auf ein Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten unter Einsatz eines Produktdaten- und Dokumenten-Managementsystems (PDMS), wobei Dokumentendaten über ein Lokales Netzwerk oder einen elektronischen Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Nach einer üblichen Vorgehensweise werden nachstehende Arbeitsschritte manuell durchgeführt: Generierung einer Dokumentationsstruktur, Zuordnung von mit Dokumentendaten mitgelieferten Dokumentattributen, Zuordnung von Dokumenten zur Dokumentationsstruktur und Versionierung eines Dokumentes anhand des mitgelieferten Indexes. Diese Vorgehensweise ist aufwendig und fehleranfällig.

Ein Verfahren zur Übertragung von Dateien ist beispielsweise aus der EP 0 413 074 B1 bekannt, wobei Daten mit ihren zugehörigen Sicherheitsinformationen und Informationen über den Dateninhalt zwischen unterschiedlichen Systemen ausgetauscht und abgelegt werden.

In der DE 195 15 208 A1 ist ein Verfahren zur Datenorganisation in einem Client-Server-System beschrieben. Bei diesem Verfahren wird über die auf einem Server abgelegten Daten durch zusätzliche Informationen eine hierarchische Struktur gelegt. Eine automatische Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektronischen Vorteile des Verfahrens bestehen insbesondere in einer schnelleren Integration und Attributierung von Dokumenten, einer geringeren Fehlerrate und in Kosteneinsparungen.

Eine ausführlichere Beschreibung erfolgt nachstehend anhand eines Ausführungsbeispiels.
Es zeigen:
1 ein Lokales Netzwerk mit angeschlossenen PCs und Servern, und
2 Übergabedateien eines Dokumentenpakets
1 zeigt ein Lokales Netzwerk 11 mit angeschlossenen Rechnern 12, die z. B. Office-, Engineering-, CAD- und PDMS-PCs sein können. Außerdem ist ein Büro-Server 13 und ein PDMS-Server 14 angeschlossen, der Dokumente verwaltet.
Vorgeschlagene Übergabedateien zur Übergabe von elektronischen Dokumenten in den PDMS-Server 14 enthalten mindestens eine Nutzdatendatei, die ein Dokument enthält und mindestens eine Transferdatei, welche die Nutzdatei beschreibt. Es können auch Dokumentenpakete gebildet werden. In diesem Fall werden dann mehrere Nutzdatendateien in der Transferdatei definiert. Liegen mehrere Transferdateien in einem Verzeichnis, dann können diese nacheinander abgearbeitet werden.
2 zeigt beispielhaft den Aufbau geeigneter Übergabedateien 1 für den Fall eines Dokumentenpaketes 3, das eine Anzahl 1..n Nutzdatendateien 2 enthält. Dabei ist eine Transferdatei 4 dargestellt, die einen Dateikopf 5 und eine Anzahl 1...n Bereiche 7 enthält. Eine Nutzdatendatei 2 enthält jeweils die Dokumentendaten eines Dokuments in einem vorgegebenen oder wählbaren Dateiformat; Dateiformate können beispielsweise PS, .EPS, .BMP, .TIFF, .PPT, .CIS, .DWG, .XLS sein. Der Dateikopf 5 enthält eine Zeilenlängenangabe 6 und gibt eine Anzahl von Blöcken 7 an, wobei ein Block 7 jeweils zumindest eine Blocknummer 8, einen eine Nutzdatendatei 2 definierenden Hauptteil 9 sowie eine Blockendekennung 10 enthält.
Dokumenten unter Einsatz eines Produktdaten- und Dokumenten- Managementsystems (PDMS) ist der DE 195 15 208 A1 nicht entnehmbar.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten unter Einsatz eines Produktdaten- und Dokumenten- Managementsystems (PDMS) anzugeben, bei dem die vorgenannten Arbeitsschritte automatisiert ablaufen.

Diese Aufgabe wird durch ein Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten mit den im Anspruch 1 angegebenen Merkmalen gelöst. Vorteilhafte Ausgestaltungen sind in weiteren Ansprüchen angegeben.

Nachstehend sind weitere Einzelheiten der Übergabedateien gemäß Ausführungsbeispiel angegeben.

Der Dateityp der Transferdatei 4 ist eine ASCII-Datei. Der Dateiname der Transferdatei 4 hat eine maximale Länge von 100 Zeichen. Dateiextension ist, 'edsdm'.

Der Dateikopf 5 hat als Längenangabe 6 die Zeile 1:
LINESIZE=<Nummer>, wobei <Nummer> ein ganzzahliger Wert ist, der die Länge der längsten Zeile der Transferdatei plus eins angibt.

Außerdem hat der Dateikopf die Zeile 2:
TOTAL=<Nummer>, wobei <Nummer> ein ganzzahliger Wert ist, der die Anzahl Blöcke 7 in der Transferdatei angibt. Die Anzahl Blöcke entspricht der Anzahl der Dokumenten- bzw. Datenfiles, die in der Transferdatei spezifiziert sind.

Zur Blockspezifikation:

Ein Block 7 beginnt immer mit einem Kopfteil 8, bestehend aus der Zeichenkette "{#<Nummer>" mit der Blocknummer. Die Blocknummer des ersten Blockes ist 1 und die folgenden Blöcke müssen in aufsteigender Reihenfolge und lückenlos durchnumeriert sein; wird gefolgt von dem Hauptteil 9, bestehend aus den Definitionen, die sowohl den Zugriff als auch die Attributierung der Daten und der Dokumente erlauben. Jede Zeile erlaubt genau eine Definition mit folgenden Formaten: <Name>="<Wert>"(ohne Leerzeichen) oder <Name>="<Wert1 ","Wert2", Wert3"; endet immer mit der Endekennung 10 bestehend aus der Zeichenkette "} " in einer einzelnen Zeile.

Detailbeschreibung des Definitionsteils eines Blockes 7

Jede Zeile innerhalb eines Blockes enthält genau ein Attribut mit der Syntax: <Name>="<Wert>"(ohne Leerzeichen), wobei <Name> der Bezeichnen des Attributes ist und Wert entweder ein (immer in doppelten Anführungszeichen eingeschlossener) einzelner Attributwert oder eine durch Kommas getrennte Liste von (jeweils in doppelten Anführungszeichen eingeschlossenen) einzelnen Attributwerten ist.

Beispiel:
ATTR 1="Wert1"
ATTR2="Wert1","Wert2","Wert3"

Die äußeren doppelten Anführungszeichen gehören nicht zum Attributwert. Alle weiteren Zeichen innerhalb der äußeren doppelten Anführungszeichen sind relevant, insbesondere auch führende und abschließende Leerzeichen oder weitere Anführungszeichen.

Pflichtattribute eines Blocks:
PROJEKT= "bel. Zeichenkette"
DOKUMENTTYP= "bel. Zeichenkette"
DOKBESCHREIBUNG= "bel. Zeichenkette"
INDEX= „bel. Zeichenkette"
INDEXNAME= „bel. Zeichenkette"
INDEXDATUM= „bel. Zeichenkette"
ZEICHNUNGSNUMMER= "bel. Zeichenkette"
SEITENZAHL= "Seitenzahl als Zeichenkette"
GESAMTSEITENNUMMER= "Seitenzahl als Zeichenkette"
DATEI= "Pfadname, Dateiname" (je max. 100 Zeichen)"

Erläuterungen zu den Pflichtattributen:
PROJEKT: Namen des höchsten Strukturelementes unter dem das Dokument plaziert werden soll.
DOKUMENTENTYP: Namen des zweithöchsten Strukturelementes unter dem das Dokument plaziert werden soll.
DOKBESCHREIBUNG: Namen des Strukturelementes unter dem das Dokument plaziert werden soll.
INDEX: Enthält den Änderungsindex des übergebenen Dokuments, z.B. A, AA, AB usw.
INDEXNAME: enthält den Namen des Mitarbeiters, der den Index vergeben hat
INDEXDATUM: Enthält das Datum des Indexes
ZEICHNUNGSNUMMER: Zeichenkette, die das Dokument eindeutig kennzeichnet
SEITENZAHL: Seitennummer bei einem mehrseitigen Dokument
GESAMTSEITENNUMMER: Durchlaufende Seitennummer bei mehreren mehrseitigen Dokumenten
DATEI: Pfad- und Dateinamen des Dokumentenfiles, der in dem Block beschrieben ist.

Optionale Attribute eines Blocks:

Optionale Attribute sind, abhängig von der Anwendung und dem verwendeten PDMS, frei definierbar. Es muß jedoch sichergestellt sein, daß die Schlüsselworte der Attribute im PDMS System bekannt, und damit auch auswertbar sind.

Mögliche Attribute sind zum Beispiel:
DOKBESCHREIBUNGTEXT: "bel. Zeichenkette"
PRUEFER: "bel. Zeichenkette"
FREIGEBER: "bel. Zeichenkette"

Erläuterungen zu den optionalen Attributen:
DOKBESCHREIBUNGTEXT: Enthält eine textuelle Beschreibung des Dokumentes
PRUEFER: Name des Prüfers des Dokumentes
FREIGEBER: Name der Person, die das Dokument freigegeben hat.

Claims

Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten, wobei a) Dokumentendaten über ein Lokales Netzwerk oder einen elektronischen Datenträger zur Verfügung gestellt werden, b) automatisiert eine für die Dokumentenverwaltung mittels eines Produktdatenund Dokumenten- Managementsystems (PDMS) geeignete Dokumentationsstruktur erzeugt, Dokumente erstellt, attributiert, versioniert und in die Dokumentationsstruktur integriert werden, wobei hierzu – Übergabedateien (1) verwendet werden, die jeweils eine Nutzdatendatei (2) oder ein Dokumentenpaket (3) mit mehreren Nutzdatendateien (2) sowie eine die Nutzdatendatei (2) oder das Dokumentenpaket (3) beschreibende Transferdatei (4) enthalten, – die Nutzdatendatei (2) jeweils die Dokumentendaten eines Dokuments in einem vorgegebenen oder wählbaren Dateiformat enthält, – die Transferdatei (4) jeweils einen Dateikopf (5) hat, der eine Zeilenlängenangabe (6) und eine Anzahl von Blöcken (7) angibt, wobei ein Block (7) jeweils zumindest eine Blocknummer (8), einen eine Nutzdatendatei (2) definierenden Hauptteil (9) sowie eine Blockendekennung (10) enthält.
Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die Zeilenlängenangabe (6) als ganzzahliger Wert (LINESIZE) angegeben wird, der die Länge der längsten Zeile der Transferdatei (4) plus eins angibt.
Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß im Hauptteil (9) eines Blockes (7) der Transferdatei (4) in jede Zeile genau ein Attribut mit einem Bezeichnen und einem Attributwert oder mehreren Attributwerten eingetragen werden.
Verfahren nach einem der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß in der Transferdatei (4) neben Pflichtattributen auch optionale Attribute verwendet werden.