DE19903512A1

DE19903512A1 - Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten

Info

Publication number: DE19903512A1
Application number: DE19903512A
Authority: DE
Inventors: Volker Diesel; Hans-Josef Verheyen; Gerd Hartkorn
Original assignee: ABB Patent GmbH
Current assignee: ABB Patent GmbH
Priority date: 1999-01-29
Filing date: 1999-01-29
Publication date: 2000-08-10
Anticipated expiration: 2019-01-30
Also published as: DE19903512B4

Abstract

Die Erfindung bezieht sich auf ein Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten unter Einsatz eines Produktdaten- und Dokumenten-Managementsystems (PDMS), wobei Dokumentendaten über ein Lokales Netzwerk oder einen elektronischen Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Zur Übertragung von elektronischen Dokumenten in das Produktdaten- und Dokumenten-Managementsystem (PDMS) und zur dortigen Integration werden Übergabedateien (1) verwendet, die eine Automatisierung dieser Vorgänge ermöglichen. Hierzu werden Übergabedateien (1) verwendet, die jeweils eine Nutzdatendatei (2) oder ein Dokumentenpaket (3) mit mehreren Nutzdatendateien (2) sowie eine die Nutzdatendatei (2) oder das Dokumentenpaket (3) beschreibende Transferdatei (4) enthalten. Die Nutzdatendatei (2) enthält jeweils die Dokumentendaten eines Dokuments in einem vorgegebenen oder wählbaren Dateiformat. Die Transferdatei (4) hat jeweils einen Dateikopf (5), der eine Zeilenlängenangabe (6) und eine Anzahl von Blöcken (7) angibt, wobei ein Block (7) jeweils zumindest eine Blocknummer (8), einen eine Nutzdatendatei (2) definierenden Hauptteil (9) sowie eine Blockendekennung (10) enthält.

Description

Die Erfindung bezieht sich auf ein Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Ver waltung von elektronischen Dokumenten unter Einsatz eines Produktdaten- und Do kumenten-Managementsystems (PDMS), wobei Dokumentendaten über ein Lokales Netzwerk oder einen elektronischen Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Nach einer üblichen Vorgehensweise werden nachstehende Arbeitsschritte manuell durchgeführt: Generierung einer Dokumentationsstruktur, Zuordnung von mit Doku mentendaten mitgelieferten Dokumentattributen, Zuordnung von Dokumenten zur Dokumentationsstruktur und Versionierung eines Dokumentes anhand des mitgelie ferten Indexes. Diese Vorgehensweise ist aufwendig und fehleranfällig.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zur Erzeugung, Übertra gung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten unter Einsatz eines Produkt daten- und Dokumenten-Managementsystems (PDMS) anzugeben, bei dem die vorgenannten Arbeitsschritte automatisiert ablaufen.

Diese Aufgabe wird durch ein Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwal tung von elektronischen Dokumenten mit den im Anspruch 1 angegebenen Merk malen gelöst. Vorteilhafte Ausgestaltungen sind in weiteren Ansprüchen angegeben.

Vorteile des Verfahrens bestehen insbesondere in einer schnelleren Integration und Attributierung von Dokumenten, einer geringeren Fehlerrate und in Kosteneinspa rungen.

Eine ausführlichere Beschreibung erfolgt nachstehend anhand eines Ausführungs beispiels.

Es zeigen:

Fig. 1 ein Lokales Netzwerk mit angeschlossenen PCs und Servern, und

Fig. 2 Übergabedateien eines Dokumentenpakets.

Fig. 1 zeigt ein Lokales Netzwerk 11 mit angeschlossenen Rechnern 12, die z. B. Office-, Engineering-, CAD- und PDMS-PCs sein können. Außerdem ist ein Büro- Server 13 und ein PDMS-Server 14 angeschlossen, der Dokumente verwaltet.

Vorgeschlagene Übergabedateien zur Übergabe von elektronischen Dokumenten in den PDMS-Server 14 enthalten mindestens eine Nutzdatendatei, die ein Dokument enthält und mindestens eine Transferdatei, welche die Nutzdatei beschreibt. Es kön nen auch Dokumentenpakete gebildet werden. In diesem Fall werden dann mehrere Nutzdatendateien in der Transferdatei definiert. Liegen mehrere Transferdateien in einem Verzeichnis, dann können diese nacheinander abgearbeitet werden.

Fig. 2 zeigt beispielhaft den Aufbau geeigneter Übergabedateien 1 für den Fall eines Dokumentenpaketes 3, das eine Anzahl 1. . .n Nutzdatendateien 2 enthält. Dabei ist eine Transferdatei 4 dargestellt, die einen Dateikopf 5 und eine Anzahl 1. . .n Berei che 7 enthält. Eine Nutzdatendatei 2 enthält jeweils die Dokumentendaten eines Do kuments in einem vorgegebenen oder wählbaren Dateiformat; Dateiformate können beispielsweise .PS, .EPS, .BMP, .TIFF, .PPT, .CIS, .DWG, .XLS sein. Der Dateikopf 5 enthält eine Zeilenlängenangabe 6 und gibt eine Anzahl von Blöcken 7 an, wobei ein Block 7 jeweils zumindest eine Blocknummer 8, einen eine Nutzdatendatei 2 de finierenden Hauptteil 9 sowie eine Blockendekennung 10 enthält.

Nachstehend sind weitere Einzelheiten der Übergabedateien gemäß Ausführungs beispiel angegeben.

Der Dateityp der Transferdatei 4 ist eine ASCII-Datei. Der Dateiname der Transfer datei 4 hat eine maximale Länge von 100 Zeichen. Dateiextension ist "edsdm".

Der Dateikopf 5 hat als Längenangabe 6 die Zeile 1:
LINESIZE = <Nummer<, wobei <Nummer< ein ganzzahliger Wert ist, der die Länge der längsten Zeile der Transferdatei plus eins angibt.

Außerdem hat der Dateikopf die Zeile 2:
TOTAL = <Nummer<, wobei <Nummer< ein ganzzahliger Wert ist, der die Anzahl Blöcke 7 in der Transferdatei angibt. Die Anzahl Blöcke entspricht der Anzahl der Dokumenten- bzw. Datenfiles, die in der Transferdatei spezifiziert sind.

Zur Blockspezifikation

Ein Block 7 beginnt immer mit einem Kopfteil 8, bestehend aus der Zeichenkette "{#<Nummer<" mit der Blocknummer. Die Blocknummer des ersten Blockes ist 1 und die folgenden Blöcke müssen in aufsteigender Reihenfolge und lückenlos durchnu meriert sein; wird gefolgt von dem Hauptteil 9, bestehend aus den Definitionen, die sowohl den Zugriff als auch die Attributierung der Daten und der Dokumente erlau ben. Jede Zeile erlaubt genau eine Definition mit folgenden Formaten:
<Name< = "<Wert<" (ohne Leerzeichen) oder
<Name< = "<Wert1", "Wert2", "Wert3"; endet immer mit der Endekennung 10 beste hend aus der Zeichenkette "}" in einer einzelnen Zeile.

Detailbeschreibung des Definitionsteils eines Blockes 7

Jede Zeile innerhalb eines Blockes enthält genau ein Attribut mit der Syntax:
<Name< = "<Wert<" (ohne Leerzeichen), wobei <Name< der Bezeichner des Attributes ist und Wert entweder ein (immer in doppelten Anführungszeichen eingeschlosse ner) einzelner Attributwert oder eine durch Kommas getrennte Liste von (jeweils in doppelten Anführungszeichen eingeschlossenen) einzelnen Attributwerten ist.

Beispiel

ATTR1 = "Wert1"
ATTR2 = "Wert1", "Wert2", "Wert3"

Die äußeren doppelten Anführungszeichen gehören nicht zum Attributwert. Alle weiteren Zeichen innerhalb der äußeren doppelten Anführungszeichen sind relevant, insbesondere auch führende und abschließende Leerzeichen oder weitere Anfüh rungszeichen.

Pflichtattribute eines Blocks:
PROJEKT = "bel. Zeichenkette"
DOKUMENTTYP = "bel. Zeichenkette"
DOKBESCHREIBUNG = "bel. Zeichenkette"
INDEX = "bel. Zeichenkette"
INDEXNAME = "bel. Zeichenkette"
INDEXDATUM = "bel. Zeichenkette"
ZEICHNUNGSNUMMER = "bel. Zeichenkette"
SEITENZAHL = "Seitenzahl als Zeichenkette"
GESAMTSEITENNUMMER = "Seitenzahl als Zeichenkette"
DATEI = "Pfadname, Dateiname" (je max. 100 Zeichen)

Erläuterungen zu den Pflichtattributen:
PROJEKT: Namen des höchsten Strukturelementes unter dem das Dokument plaziert werden soll.
DOKUMENTENTYP: Namen des zweithöchsten Strukturelementes unter dem das Dokument plaziert werden soll.
DOKBESCHREIBUNG: Namen des Strukturelementes unter dem das Do kument plaziert werden soll.
INDEX: Enthält den Änderungsindex des übergebenen Do kuments, z. B. A, AA, AB usw.
INDEXNAME: enthält den Namen des Mitarbeiters, der den Index vergeben hat
INDEXDATUM: Enthält das Datum des Indexes
ZEICHNUNGSNUMMER: Zeichenkette, die das Dokument eindeutig kenn zeichnet
SEITENZAHL: Seitennummer bei einem mehrseitigen Dokument
GESAMTSEITENNUMMER: Durchlaufende Seitennummer bei mehreren mehr seitigen Dokumenten
DATEI: Pfad- und Dateinamen des Dokumentenfiles, der in dem Block beschrieben ist.

Optionale Attribute eines Blocks

Optionale Attribute sind, abhängig von der Anwendung und dem verwendeten PDMS, frei definierbar. Es muß jedoch sichergestellt sein, daß die Schlüsselworte der Attribute im PDMS System bekannt, und damit auch auswertbar sind.

Mögliche Attribute sind zum Beispiel:
DOKBESCHREIBUNGSTEXT: "bel. Zeichenkette"
PRUEFER: "bel. Zeichenkette"
FREIGEBER: "bel. Zeichenkette"

Erläuterungen zu den optionalen Attributen:
DOKBESCHREIBUNGSTEXT: Enthält eine textuelle Beschreibung des Dokumentes
PRUEFER: Name des Prüfers des Dokumentes
FREIGEBER: Name der Person, die das Dokument freigegeben hat.

Claims

1. Verfahren zur Erzeugung, Übertragung und Verwaltung von elektroni schen Dokumenten, wobei

a) Dokumentendaten über ein Lokales Netzwerk oder einen elektronischen Da tenträger zur Verfügung gestellt werden,
b) automatisiert eine für die Dokumentenverwaltung mittels eines Produktdaten- und Dokumenten-Managementsystems (PDMS) geeignete Dokumentations struktur erzeugt, Dokumente erstellt, attributiert, versioniert und in die Doku mentationsstruktur integriert werden, wobei hierzu

- Übergabedateien (1) verwendet werden, die jeweils eine Nutzdatendatei (2) oder ein Dokumentenpaket (3) mit mehreren Nutzdatendateien (2) so wie eine die Nutzdatendatei (2) oder das Dokumentenpaket (3) beschrei bende Transferdatei (4) enthalten,
- die Nutzdatendatei (2) jeweils die Dokumentendaten eines Dokuments in einem vorgegebenen oder wählbaren Dateiformat enthält,
- die Transferdatei (4) jeweils einen Dateikopf (5) hat, der eine Zeilenlän genangabe (6) und eine Anzahl von Blöcken (7) angibt, wobei ein Block (7) jeweils zumindest eine Blocknummer (8), einen eine Nutzdatendatei (2) definierenden Hauptteil (9) sowie eine Blockendekennung (10) enthält.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die Zeilenlän genangabe (6) als ganzzahliger Wert (LINESIZE) angegeben wird, der die Länge der längsten Zeile der Transferdatei (4) plus eins angibt.

3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß im Hauptteil (9) eines Blockes (7) der Transferdatei (4) in jede Zeile genau ein Attribut mit einem Bezeichner und einem Attributwert oder mehreren Attributwerten eingetra gen werden.

4. Verfahren nach einem der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekenn zeichnet, daß in der Transferdatei (4) neben Pflichtattributen auch optionale Attribute verwendet werden.