DE19702827A1 - Anordnung zur Erfassung von Akten und zur Anzeige des augenblicklichen Standortes dieser Akten - Google Patents

Description

Die Erfindung betrifft eine Anordnung zur Erfassung von Akten und zur Anzeige des augenblicklichen Standorts dieser Akten.

Insbesondere in größeren Anwaltspraxen ist das Suchen nach Akten bislang ein Dauerproblem, bei dem sehr viel Zeit verloren geht, bis die gesuchte Akte gefunden ist. Das ganze wird besonders in der Urlaubszeit akut, wenn Aushilfen tätig sind, die die einzelnen aktuellen Aktenvorgänge und möglichen Lagerstandorte nicht kennen. Sind dann noch verschiedene Ablagemöglichkeiten in der Anwaltskanzlei - beispielsweise Akte in Warteposition / Antwort wird erwartet; Akte lebt; Akte tot - und mehrere Bearbeitungsplätze für die Akten vorhanden, können auch langgediente Mitarbeiter leicht den Überblick verlieren. Ein Großteil der Arbeitskraft wird dann in das erwähnte unproduktive Aktensuchen investiert.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, eine Anordnung anzugeben, mit deren Hilfe eine Standortbestimmung der Akten auf einfache Weise ermöglicht wird.

Diese Aufgabe wird durch eine Anordnung zur Erfassung von Akten und zur Anzeige des augenblicklichen Standortes dieser Akten gelöst, die mit einer programmgesteuerten Datenbank für die Aufnahme von auf Akten aufgebrachten Identitätscodes und von den Aufenthaltsplätzen dieser Akten zugeordneten Standortcodes, mit einem mit der Datenbank verbindbaren Aufnahmegerät zum selbsttätigen Erfassen der Identitäts- und Standortcodes, mit mindestens einer mit der Datenbank verbundenen Anzeigevorrichtung, und mit Eingabe- und Betätigungsmittel zur Eingabe des Identitätscodes einer gesuchten Akte und zur Aktivierung der Anzeigevorrichtung versehen ist, wobei die Identitäts- und Standortcodes über das Programm derart miteinander verknüpft sind, daß nach Aufnahme dieser Codes in die Datenbank durch Eingabe des Identitätscodes einer gesuchten Akte über die Eingabe- und Betätigungsmittel der zugeordnete Standortcode dieser Akte abrufbar und in der Anzeigevorrichtung darstellbar ist.

Nach der Erfindung sind somit in der Datenbank der Standort über den Standortcode und die Akte durch den Identitätscode gespeichert. Will man nun wissen, wo sich eine bestimmte Akte befindet, braucht nur noch der Identitätscode eingegeben und der zugehörige Standortcode abgerufen werden. Über den Standortcode ergibt sich der Standort der Akte.

Gemäß einer Ausführungsform der Erfindung können über ein entsprechendes Programm die Räumlichkeiten beispielsweise einer Anwaltspraxis graphisch dargestellt werden. Mit Abrufen des Standortcodes einer gesuchten Akte ist der zugeordnete Standort dann in der Anzeigevorrichtung ohne weiteres darstellbar.

Um herauszufinden, von wo die Akte zum aktuellen Standort kam, bleibt in der Datenbank bei Änderung des Standortcodes der bisherige Standortcode gespeichert sowie abrufbar. Der Weg der Akte ist dann in der Anzeigevorrichtung darstellbar.

Die Möglichkeiten, weitere Informationen mit dem Standort abzufragen und die Daten nach vorgebbaren Prioritäten abzuspeichern, zu löschen, darzustellen etc., werden dadurch erweitert, daß die Datenbank zur Aufnahme des Datums und/oder der Uhrzeit der Eingabe des Standortcodes ausgebildet ist. Insbesondere sind dabei das Datum und/oder die Uhrzeit mit dem zugeordneten Standortcode durch das Programm so verknüpft, daß sie zusammen mit dem Standortcode gelöscht werden.

Ein einfaches Erfassen von Identitäts- und Standort­ codes wird beispielsweise dadurch erreicht, wenn das Aufnahmegerät als Scanner und der Identitäts- und Standortcode als Strichcode ausgebildet sind.

Um flexibel die Aufnahme des Identitäts- und Standortcodes zu gestalten, ist das Aufnahmegerät tragbar ausgebildet und an einen die Datenbank aufweisenden Rechner zur Übergabe der im Aufnahmegerät gespeicherten Daten an die Datenbank anschließbar. Hierfür sind vorzugsweise der Rechner und das Aufnahmegerät mit einer seriellen Schnittstelle versehen.

Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung sind mehrere Aufnahmegeräte vorhanden. Vorzugsweise bleiben dann zumindest soviele der letzten Datenänderungen - bisheriger einem Identitätscode zugeordneter Standortcode und demselben Identitätscode zugeordneter Standortcode - in der Datenbank gespeichert, wie Aufnahmegeräte im Einsatz sind.

Um jeweils nur die aktuellen, jüngsten Daten abzuspeichern, ist es zweckmäßig, daß nach Anschluß eines Aufnahmegerätes an den Rechner ein Vergleich zwischen den Daten des Aufnahmegeräts und den zugeordneten Daten der Datenbank stattfindet und die jeweils jüngeren Daten erhalten bleiben bzw. abgespeichert werden.

Damit man herausfindet, welcher Mitarbeiter die entsprechende Akte an den geltenden Standort gebracht und die Änderung des Standortcodes vorgenommen hat, ist gemäß einer weiteren Ausbildung der Erfindung die Datenbank zur Aufnahme von Mitarbeitercodes ausgebil­ det, wobei der Mitarbeitercode bei Änderung des Standortcodes einer Akte dem neuen Standortcode zugeordnet wird.

Weitere Merkmale und Vorteile der Erfindung ergeben sich aus der Beschreibung einer Ausführungsform im Zusammenhang mit der Zeichnung. Es zeigen:

Fig. 1 eine schematische Darstellung der Anordnung nach der Erfindung, und

Fig. 2 den Aufbau der Datenbank von Fig. 1.

Fig. 1 zeigt in einer schematischen Darstellung einen Rechner 10 mit einer Datenbank 12, an den eine Tastatur 14 und ein Bildschirm 16 angeschlossen sind.

Weiterhin ist eine über eine serielle Schnittstelle 18 an den Rechner 10 anschließbare Aufnahmeeinheit vorgesehen, die als Scanner 20 zum Erfassen von Strichcodes 22, 24 und 26 dient. Der Scanner 20 ist als mobile Einheit mit einem aufladbaren Akku, einem Scan-Bereich 28 und einem Speicher zum Speichern der über den Scan-Bereich 28 erfaßten Daten versehen.

Weiterhin sind Akten 30 vorgesehen, wobei jede Akte 30 mit einem eigenen die Akte kennzeichnenden Identitäts­ code 22 versehen ist, der als Strichcode ausgebildet ist.

Der Fig. 1 ist zu entnehmen, daß an einem Eingang 32 und 34 jeweils ein Strichcode vorgesehen ist, der einen Standortcode 24 beschreibt.

Jeder Mitarbeiter, der die Akten 30 von einem Raum zum anderen trägt, ist einem Mitarbeitercode 26 zugeordnet, der ihn identifiziert.

Die Mitarbeitercodes 26 sind als Strichcode auf Plaketten 36 aufgebracht. Jeder Mitarbeiter trägt eine mit seinem Mitarbeitercode 26 versehene Plakette bei sich. Wird eine Akte 30 beispielsweise aus einem über den Eingang 32 erreichbaren Bearbeitungsplatz zu einem über den Eingang 34 erreichbaren anderen Bearbei­ tungsplatz getragen, so nimmt der Mitarbeiter den Scanner 20, hält den Scan-Bereich 28 über den Identitätscode 22 der Akte 30, erfaßt dadurch den Identitätscode 22 mit dem Scanner 20, hält anschließend den Scan-Bereich 28 über den Standortcode 24 neben dem Eingang 34 zu dem neuen Bearbeitungsplatz, erfaßt dadurch den neuen Standortcode 24 der Akte 30 und legt die Akte 30 in dem über den Eingang 34 zugänglichen Bearbeitungsplatz ab.

Anschließend wird der Scanner 20 an den Rechner 10 angeschlossen. Die von dem Scanner 20 aufgenommenen Daten werden nunmehr über die serielle Schnittstelle 18 an den Rechner 10 in die Datenbank 12 übergeben.

In Fig. 2 ist schematisch ein Beispiel für das Ablegen der Daten in der Datenbank 12 dargestellt. In der ersten Spalte von links sind untereinander die Identitätscodes 22 der Akten 30 aufgelistet, in der zweiten Spalte von links die zugehörigen Standortcodes 24, in der dritten Spalte von links das Datum 38, wann der Standortcode 24 eingegeben wurde, in der vierten Spalte von links die Uhrzeit 40 der Eingabe des Standortcodes 24 und in der letzten Spalte von links der Mitarbeitercode 26, der den Standortcode 24 eingegeben und die Akte 30 zu dem neuen Standort gebracht hat.

Jeweils vier Zeilen sind in der Datenbank 12 einer Akte 30, also einem Identitätscode 22, zugeordnet, wobei die oberste Zeile den derzeitigen Standort angibt. Die erste Zeile einer Akte ist also die jüngste, die zweite die zweitjüngste, die dritte die drittjüngste und die vierte die viertjüngste.

In dem in Fig. 2 dargestellten Beispiel sind drei Akten mit den Identitätscodes 122, 123 und 124 dargestellt. Die Akten werden jeweils fortlaufend abgelegt.

Beispielsweise wurde die Akte mit dem Identitätscode 122 am 16. November 1996 im Aktenlager mit dem Standortcode 1 um 16 : 30 Uhr durch den Mitarbeiter mit dem Mitarbeitercode 3 abgelegt. Am 19. November 1996 um 7 : 30 Uhr hat der Mitarbeiter mit dem Mitarbeitercode 2 die Akte 30 mit dem Identitätscode 122 auf einen Bearbeitungsplatz mit dem Standortcode 8 abgelegt. Am selben Tag um 9 : 20 Uhr hat der Mitarbeiter mit dem Mitarbeitercode 3 die Akte 30 mit dem Identitätscode 122 am Bearbeitungsplatz mit dem Standortcode 3 abgelegt. Am 21. November 1996 hat derselbe Mitarbeiter um 12 : 15 Uhr die Akte 30 mit dem Identitätscode 122 im Wartefach mit dem Standortcode 4 abgelegt. Dies ist der aktuelle Standort der Akte 30 mit dem Identitätscode 122.

Es werden also pro Akte 30 die letzten vier Standortcodes und somit die letzten vier Standorte gespeichert.

Wird nunmehr eine Akte 30 gesucht, beispielsweise die Akte 30 mit dem Identitätscode 122, muß dieser Identitätscode 24 über die Tastatur 14 in den Rechner 10 eingegeben werden. Das Rechnerprogramm sucht dann in der Datenbank 12 den aktuellen Standortcode - Wartefach mit dem Standortcode 4 - heraus und zeigt den Standort im Bildschirm 16 an. Auf extra Anfrage oder gleichzeitig mit dem Anzeigen des Standortcodes 24 können die anderen Daten, wie Datum, Uhrzeit und Mitarbeitercode 26, im Monitor 16 angezeigt werden.

Weiterhin ist über die Tastatur 14 abrufbar, welche letzten vier Standorte die Akte 30 wann eingenommen hat, und durch welchen Mitarbeiter die Akte 30 zum jeweiligen Standort gebracht wurde.

Wird nunmehr die Akte 30 mit dem Identitätscode 122 von dem Wartefach mit dem Standortcode 4 zu einem weiteren Bearbeitungsplatz mit einem anderen Standortcode gebracht, so wird der Standortcode 1 vom 16. November 1996 mit der Uhrzeit 16 : 30, dem Mitarbeitercode 3 zu der Akte 30 mit dem Identitätscode 122 gelöscht, die oberen drei Zeilen bleiben erhalten und eine neue erste Zeile mit dem neuen Standortcode, dem neuen Datum, der neuen Uhrzeit und dem entsprechenden Mitarbeitercode wird hinzugefügt.

Der Standortcode 24, das Datum 38, die Uhrzeit 40 und der Mitarbeitercode 26 sind mit dem zugehörigen Identitätscode 22 so verknüpft, daß sie gleichzeitig durch das Programm gelöscht werden.

Bei mehreren tragbar ausgebildeten Scannern 20, die beispielsweise zur Bewältigung von einer Vielzahl von Akten 30 in einem großen Büro nötig sind, werden zumindest soviele der letzten Datenänderungen - bisheriger einem Identitätscode 22 zugeordneter Standortcode 24 und demselben Identitätscode 22 zugeordneter neuer Standortcode 24 - in der Datenbank 12 gespeichert bleiben wie Scanner 20 im Einsatz sind. Per Anschluß eines Scanners 20 an den Rechner 10 findet dann zunächst ein Vergleich zwischen den Daten des Scanners 20 und den zugeordneten Daten der Datenbank 12 statt. Die jeweils jüngeren Daten bleiben erhalten bzw. werden abgespeichert. Dies kann durch das Programm des Rechners 10 erfolgen.

Die Erfindung zeichnet sich somit durch die einfache Möglichkeit aus, Akten 30 zu erfassen und den augenblicklichen Standort dieser Akten 30 jederzeit im Bildschirm 16 anzeigen zu können.

Bezugszeichenliste

10

Rechner

12

Datenbank

14

Tastatur

16

Bildschirm

18

Serielle Schnittstelle

20

Scanner

22

Strichcode - Identitätscode für eine Akte

24

Strichcode - Standortcode

26

Strichcode - Mitarbeitercode

28

Scan-Bereich

30

Akte

32

Eingang

34

Eingang

36

Plakette für Mitarbeitercode

38

Datum

40

Uhrzeit

Claims (12)

1. Anordnung zur Erfassung von Akten (30) und zur Anzeige des augenblicklichen Standortes dieser Akten (30) mit einer programmgesteuerten Daten­ bank (12) für die Aufnahme von auf Akten (30) aufgebrachten Identitätscodes (22) und von den Aufenthaltsplätzen dieser Akten (30) zugeord­ neten Standortcodes (24), mit einem mit der Datenbank (12) verbindbaren Aufnahmegerät (20) zum selbsttätigen Erfassen der Identitäts- (22) und Standortcodes (24), mit mindestens einer mit der Datenbank (12) verbundenen Anzeigevor­ richtung (16), und mit Eingabe- und Betäti­ gungsmitteln (14) zur Eingabe des Identitäts­ codes (22) einer gesuchten Akte (30) und zur Aktivierung der Anzeigevorrichtung (16), wobei die Identitäts- (22) und Standortcodes (24) über das Programm derart miteinander ver­ knüpft sind, daß nach Aufnahme dieser Codes (22, 24) in die Datenbank (12) durch Eingabe des Identitätscodes (22) einer gesuchten Akte (30) über die Eingabe- und Betätigungsmittel (14) der zugeordnete Standortcode (24) dieser Akte (30) abrufbar und in der Anzeigevorrich­ tung (16) darstellbar ist.

2. Anordnung nach Anspruch 1, dadurch gekennzeich­ net, daß mit Abrufen des Standortcodes (24) einer gesuchten Akte (30) der zugeordnete Standort in der Anzeigevorrichtung (16) darge­ stellt ist.

3. Anordnung nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß in der Datenbank (12) bei Änderung des Standortcodes (24) der bisherige Standortcode (24) gespeichert sowie abrufbar bleibt und in der Anzeigevorrichtung (12) darstellbar ist, von wo die Akte (30) zum aktuellen Standort kam.

4. Anordnung nach einem der vorangehenden Ansprü­ che, dadurch gekennzeichnet, daß die Datenbank (12) zur Aufnahme des Datums (38) und/oder der Uhrzeit (40) der Eingabe des Standortcodes (24) ausgebildet ist.

5. Anordnung nach Anspruch 4, dadurch gekennzeich­ net, daß das Datum (38) und/oder die Uhrzeit (40) mit dem zugeordneten Standortcode (24) durch das Programm so verknüpft sind, daß sie zusammen mit dem Standortcode (24) gelöscht werden.

6. Anordnung nach einem der vorangehenden Ansprü­ che, dadurch gekennzeichnet, daß das Aufnahme­ gerät zum selbsttätigen Erfassen von Identi­ täts- (22) und Standortcodes (24) als Scanner (20) und der Identitäts- (22) und Standortcode (24) als Strichcode ausgebildet sind.

7. Anordnung nach einem der vorangehenden Ansprü­ che, dadurch gekennzeichnet, daß das Aufnahme­ gerät (20) tragbar ausgebildet und an einen die Datenbank (12) aufweisenden Rechner (10) zur Übergabe der im Aufnahmegerät (20) gespeicher­ ten Daten an die Datenbank (12) anschließbar ist.

8. Anordnung nach Anspruch 7, dadurch gekennzeich­ net, daß der Rechner und das Aufnahmegerät (20) mit einer seriellen Schnittstelle (18) versehen sind.

9. Anordnung nach einem der vorangehenden Ansprü­ che, gekennzeichnet durch mehrere Aufnahmegerä­ te (20).

10. Anordnung nach Anspruch 9, dadurch gekennzeich­ net, daß zumindest so viele der letzten Daten­ änderungen - bisheriger einem Identitätscode (22) zugeordneter Standortcode (24) und demsel­ ben Identitätscode (22) zugeordneter neuer Standortcode (24) - in der Datenbank (12) ge­ speichert bleiben wie Aufnahmegeräte (20) im Einsatz sind.

11. Anordnung nach Anspruch 9 und 10, dadurch ge­ kennzeichnet, daß bei Anschluß eines Aufnahme­ gerätes (20) an den Rechner (10) ein Vergleich zwischen den Daten des Aufnahmegerätes (20) und den zugeordneten Daten der Datenbank (12) stattfindet und die jeweils jüngeren Daten erhalten bleiben bzw. abgespeichert werden.

12. Anordnung nach einem der vorangehenden An­ sprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Daten­ bank (12) zur Aufnahme von Mitarbeitercodes (26) ausgebildet ist, wobei der Mitarbeitercode (26) bei Änderung des Standortcodes (24) einer Akte (30) dem neuen Standortcode (24) zugeord­ net wird, so daß abrufbar ist, welcher Mitar­ beiter die entsprechende Akte (30) an den gel­ tenden Standort gebracht und die Änderung des Standortcodes (24) vorgenommen hat.