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Einige Tätigkeiten erfordern den ständigen Wechsel des Einsatzortes und die Ausführung verschiedenster Arbeitsaufgaben. Darüber hinaus ist es notwendig, dass flexibel auf zusätzliche Anforderungen wie beispielsweise Havariemeldungen, Anfragen priorisierter Kunden, Behördenanforderungen etc. reagiert werden kann. Des Weiteren muss über Ort, Art, Umfang, Dauer und Inhalt der Arbeiten gegenüber verschiedenen Kunden nachvollziehbar Rechenschaft abgelegt werden.
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Übliche Vorgehensweisen sehen die Ausrüstung des solcherart mobil Tätigen mit einem Laptop sowie Mobiltelefon vor. Nachteilig hierbei ist, dass der mobil Tätige den Laptop zu den Einsatzorten mitnimmt und diesen dabei neben den sonstigen Ausrüstungsgegenständen und Ersatzteilen tragen muss. Die Daten werden erst mit der Rückkehr in die Zentrale auf den Server zur Weiterverarbeitung übertragen. Der Laptop ist darüber hinaus wenig geeignet den teilweise rauen Umgebungsbedingungen der Einsatzorte über längere Zeiträume hinweg zu widerstehen. Ein Defekt des Laptops kann dann zu Datenverlusten führen.
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Als Lösungsansatz zur Behebung der vorstehend genannten Probleme werden Bündelfunksysteme eingesetzt. Ein derartiges System ist in der
DE 20 2009 005 091 U1 beschrieben. Hier kommt ein Bündelfunksystem zum Einsatz. Das System wird genutzt, um die Tätigkeiten an einen Zentralrechner zu melden und um Sprechkontakt zur Zentrale und zu Hausmeisterkollegen aufzunehmen. Nachteilig an dieser Lösung ist, dass der Hausmeister meist neben dem Bündelfunkgerät ein Mobiltelefon mit sich führen muss, um mit Hausbewohnern im Vorhinein kommunizieren zu können, beispielsweise um Termine abzustimmen oder Details zu den notwendigen Arbeiten absprechen zu können. Darüber hinaus liefert der Bündelfunk entgegen einer irrigen Aussage der
DE 20 2009 005 091 U1 keine GPS-Informationen. Die
DE 20 2009 005 091 U1 sieht dennoch vor, dass über GPS der Nachweis der Kontrolle von Brandschutz und Sicherheitseinrichtungen erfolgen soll, indem die Sicherheitsbereiche mit einem Chip ausgestattet werden sollen und über GPS festgestellt wird, wenn sich der MDA-Bündelfunk im Abstand von einigen Metern zu diesen Chips befindet. Daher sollen auch diese Chips offenbar GPS-Chips sein. Da jedoch bekanntermaßen GPS in Gebäuden nicht funktioniert, ist hier mit einem Versagen des Systems zu rechnen. Darüber hinaus leistet GPS die genannte Lokalisierung von weniger als einem Meter nicht. Zudem ist jedem Hausmeister ein Bündelfunkgerät zugeordnet. Wenn dieses Bündelfunkgerät einem anderen Hausmeister zugeordnet werden soll, muss es erst in der Leitstelle umprogrammiert werden.
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Es ist Aufgabe der vorliegenden Erfindung ein elektronisch gestütztes Tätigkeitserfassungssystem zu schaffen, dass die Zuweisung, Überwachung, Erfassung und Abrechnung von Tätigkeiten, insbesondere Hausmeistertätigkeiten, unterstützt und neben Zeitdauer und Art der Tätigkeit auch den Aufenthaltsort erfasst.
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Die Aufgabe wird erfindungsgemäß mit einer Anordnung nach Anspruch 1 gelöst. Vorteilhafte Weiterbildungen sind in den rückbezogenen Unteransprüchen offenbart.
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Im Folgenden wird das Erfindungsprinzip am Beispiel eines Hausmeisters beschrieben, ohne jedoch die Erfindung auf Hausmeisterdienstleistungen beschränken zu wollen. Weitere mögliche Einsatzbereiche sind andere mobile Havariedienste, Pflegedienste, Dienste zur Betreuung behinderter Menschen und ähnliches.
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Das Tätigkeitserfassungssystem weist für jeden mobil Tätigen ein Smartphone auf, dass mit einer speziellen Clientsoftware versehen ist, wobei der mobil Tätige einen oder mehrere Arbeitspläne von einem Zentralserver erhält und deren Abarbeitung auf dem Smartphone dokumentiert, wobei dynamische Aktualisierungen der Arbeitspläne von dem mobil Tätigen und/oder dem Zentralserver vorgenommen werden und die Clientsoftware die dynamische Aktualisierungen der Arbeitspläne zwischen Zentralrechner und Smartphone überträgt.
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Der Zentralserver wird bevorzugt von einer Zentrale bedient, die die Clientsoftware der Smartphones zur Verfügung stellt, installiert und ggf. über den Zentralserver auch aktualisiert. Die Zentrale steuert die Erstellung der Arbeitspläne und nimmt Anforderungen in diese auf, die der Zentrale gemeldet werden.
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Smartphone und Zentralserver stellen lediglich zwei Anfangs- bzw. Endpunkte der Kommunikation dar. Diese Kommunikation kann durchaus über mehrere zwischengeschaltete Mobilfunk- oder Webserver und sonstige informationstechnische Anlagen geleitet werden.
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Bei dem Smartphone handelt es sich um ein Gerät, dass neben der Mobilfunkfunktionalität die Möglichkeit zur Programmierung durch Nutzer bietet. Hierbei kommen vorteilhaft Smartphones auf der Basis eines Windows Mobile Systems, von Apples iOS, WebOS oder von Android zum Einsatz. Die Smartphones sind vorteilhaft mit einem GPS-Chip ausgestattet, so dass die Clientsoftware zeit- oder tätigkeitsabhängiges Geotagging vornehmen kann. Dies bedeutet, dass die Clientsoftware zeitgesteuert oder bei Eingabe einer Tätigkeit Informationen zum aktuellen Standort abspeichert. Sollte kein GPS-Signal verfügbar sein, so wird auch dies vermerkt.
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Das Clientprogramm wird von der Zentrale zur Verfügung gestellt und auf den Smartphones installiert. Der tatsächliche Nutzer kann das Clientprogramm bedienen, jedoch nicht verändern. Bevorzugt weist das Smartphone einen Touchscreen auf, und die Client-Software ist unter Verwendung großer Bedienbereiche auf dem Touchscreen programmiert. Dadurch kann der Hausmeister auch unter schlechten Bedingungen, z. B. mit Handschuhen, das Smartphone bedienen.
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Das Smartphone unterstützt vorteilhaft UMTS-Verbindungen. Es genügt jedoch bereits eine einfache GPRS- oder sonstige Datenverbindung über ein Mobilfunknetz um Daten von und zu dem Zentralserver zu übertragen. Die Datenübertragung erfolgt bevorzugt verschlüsselt.
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Im Normalbetrieb gibt ein Hausmeister zu Arbeitsbeginn seine Kenndaten (Nutzername und Passwort) ein. Daraufhin wird ihm sein Arbeitsplan übertragen. In einer bevorzugten Ausführungsform lädt der Hausmeister bereits am Vorabend einen provisorischen Arbeitsplan herunter, der am nächsten Morgen zu Arbeitsbeginn lediglich aktualisiert wird. So kann der Hausmeister sich bereits auf dem Weg zu seinem ersten Einsatzort befinden, während die Aktualisierungen übertragen werden. Mit Erreichen des Einsatzortes gibt der Hausmeister lediglich die Information ein, dass die Arbeiten beginnen. Mit Abschluss der Arbeiten wird auch dies vom Hausmeister vermerkt. Darüber hinaus hat er die Möglichkeit in einem Tätigkeitsbericht Informationen zu Umfang und Verlauf der Arbeiten, verwendeten Ersatzteilen, notwendigen Folge- und Kontrollmaßnahmen etc. zu vermerken. Vorteilhaft können Fotos, die mit einer internen Kamera des Smartphones aufgenommen wurden, dem Vorgang beigefügt werden. Dies ist bei der Feststellung von Schäden, beispielsweise von Unwetterschäden oder Beschädigungen durch Diebstahl hilfreich, da für die Abrechnung der Schadensbeseitigung bzw. für die Bearbeitung durch eine Versicherung ein Foto zur Verfügung steht. Diese Informationen werden auf dem Smartphone zwischengespeichert und sofort bzw. falls keine Mobilfunkverbindung besteht, beim nächsten Zustandekommen einer Verbindung, an den Zentralserver übertragen. Vorteilhaft muss der mobil Tätige somit nicht prüfen, ob das Smartphone eine Mobilfunkverbindung hat, da dieses bei fehlender Verbindung die Daten speichert und übermittelt sobald wieder eine Verbindung besteht. Im Zentralserver werden die Angaben weiterverarbeitet und notwendige Anpassungen und Ergänzungen des Arbeitsplans errechnet. Die Clientsoftware aktualisiert den Arbeitsplan auf dem Smartphone, indem sie Aktualisierungen vom Server herunterlädt.
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Auch Pausen werden vom Hausmeister mit Anfang und Ende vermerkt.
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Sollten in der Zentrale oder beim Hausmeister selbst Havariemeldungen eingehen, so kann entweder die Zentrale, oder der Hausmeister den Arbeitsplan ändern und die Havariebearbeitung entsprechend der notwendigen Priorität einfügen. Die Informationen werden von der Clientsoftware wiederum abgeglichen.
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Damit der Abgleich ständig sowohl auf dem Zentralserver als auch auf dem Smartphone des Hausmeisters zeitnah stattfindet, stellt bevorzugt die Clientsoftware in regelmäßigen Abständen eine Verbindung zum Zentralserver her. Hier sind Abstände von 15 min bevorzugt, Abstände von 5 min besonders bevorzugt und Abstände von 2 min weiterhin besonders bevorzugt. Sollte keine Verbindung zum Mobilfunknetz bestehen, setzt sich die Clientsoftware sofort nach dem erneuten Zustandekommen einer Mobilfunkverbindung mit dem Server in Verbindung um die Arbeitspläne mit dem Zentralserver abzugleichen.
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Bevorzugt stellt der Zentralserver in regemäßigen Abständen eine Verbindung zum Smartphone jedes Hausmeisters her, um einen Abgleich der Arbeitspläne und der Informationen zu erfolgten Tätigkeiten anzustoßen. Der Abgleich selbst wird von der Clientsoftware vorgenommen.
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Weiterhin bevorzugt stellt entweder der Zentralserver oder die Clientsoftware des Smartphones eine Verbindung her, sobald auf dem Zentralserver bzw. dem Smartphone eine Änderung vorliegt. Diese Änderungen können beim Zentralserver den Arbeitsplan und beim Smartphone den Arbeitsplan oder Tätigkeitsberichte betreffen.
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Der Hausmeister gibt auch das Arbeitsende am Smartphone ein. In einer bevorzugten Ausführungsform wird dann bereits der provisorische Arbeitsplan für den folgenden Arbeitstag übertragen.
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In einer bevorzugten Ausführungsform ist ein RFID-Lesegerät mit dem Smartphone gekoppelt. Dies erfolgt bevorzugt über eine Bluetooth-Schnittstelle des Smartphones. Es ist jedoch ebenso eine Kabelverbindung (bspw. USB-Kabel) oder der Austausch von Smartcards möglich. Die zu bevorzugende Verbindungsform richtet sich nach den Schnittstellen des Smartphones. Bevorzugt ist das RFID-Lesegerät in das Smartphone integriert.
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An überwachungsbedürftigen Stellen, beispielsweise Brandschutzanlagen, Fluchttüren, Heizungsanlagen, Wasserbehältern etc. sind RFID-Chips installiert. Diese Chips benötigen in einer bevorzugten Ausführungsform keine eigene Energieversorgung, sondern sie werden über das RFID-Lesegerät aus der Entfernung von wenigen Zentimetern bis zu einigen Metern mit Energie versorgt. Die Chips, die in den Lesebereich eines RFID-Lesegerätes gelangen, senden eine Identifikationsnummer. Diese wird vom Lesegerät erfasst und an das Smartphone übertragen. Das Smartphone versieht die erhaltenen Informationen mit einem Zeitstempel und verfährt mit ihnen wie mit allen anderen Informationen zu durchgeführten Arbeiten. Auf diese Weise kann die Durchführung von Kontrollen glaubhaft gemacht werden.
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In einer weiteren Ausführungsform ist das Smartphone mit einem Empfangsgerät für Nahbereichsfunk versehen. Hierbei kann es sich beispielsweise um das Transferjet-Verfahren oder den ZigBee-Standard handeln. Die Nahbereichsfunkchips benötigen eine eigene Energieversorgung, können jedoch dadurch auch Informationen über Zustände zwischen Abfragen sammeln.
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Die Informationen, die zum Zentralrechner gesandt wurden, werden dort weiterverarbeitet. So ist es möglich, die Daten objektbezogen zu speichern und dabei die Umlagefähigkeit bzw. Nichtumlagefähigkeit zu berücksichtigen. Die Daten werden zusammengefasst und die zugehörigen Rechnungen können inklusive der Tätigkeitsnachweise ausgedruckt oder elektronisch an den Auftraggeber übermittelt werden. Bevorzugt werden die Daten dem Auftraggeber webbasiert zur Verfügung gestellt.
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Eine bevorzugte Ausführungsform sieht eine Schnittstelle zur automatischen Datenübernahme in ein ERP-System vor. Dies funktioniert insbesondere für SAP.
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Die vorliegende Erfindung ermöglicht, dass die Smartphones unabhängig von dem tatsächlichen Nutzer sind. Die Identifikation erfolgt über Nutzername und Passwort.
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Durch die vorgestellte Erfindung ist es möglich, dass mobile Arbeitskräfte eingesetzt werden, ohne dass sie regelmäßig zur Zentrale für Organisations- oder Abrechnungszwecke zurückkehren müssen. Die dazu sonst notwendige Arbeitszeit kann nunmehr für abrechenbare Tätigkeiten genutzt werden.
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Das erfindungsgemäße Tätigkeitserfassungssystem wird bevorzugt für einen Hausmeisterservice für Wohnanlagen oder verteilte Einsatzorte verwendet. Das System ist bereits bei mehr als drei im Einsatz befindlichen Hausmeistern effektiv einsetzbar. Vorteilhaft kann jeder Hausbesitzer die Daten seines Objektes online in Echtzeit einsehen. Besonders vorteilhaft sind die Daten dann schon in umlegbare Kosten und nicht umlegbare Kosten sortiert, so dass jeder Hausbesitzer die für ihn entstehenden Kosten jederzeit im Blick hat. Zudem kann ein Hausbesitzer, der nicht vor Ort ist, sich über die wie oben beschrieben, übermittelten Fotos, ein Bild von möglicherweise entstandenen Schäden machen.
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Eine weitere Verwendung ist in der mobilen Pflege und der Steuerung der dort beschäftigten Arbeitskräfte sowie der Erfassung und Abrechnung der durchgeführten Pflegeleistungen möglich. Weitere Einsatzgebiete sind beispielsweise die Betreuung behinderter Menschen, mobile Tätigkeiten im Bereich der sozialen Arbeit, mobil tätige Physiotherapeuten, Straßen- bzw. Autobahnmeistereien und Dispatcherdienste.
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Eine weitere Verwendung ist in der Steuerung der Arbeitskräfte sowie der Erfassung und Abrechnung der durchgeführten Leistungen eines mobilen Autoscheibenreparaturservices möglich.
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ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
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Zitierte Patentliteratur
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- DE 202009005091 U1 [0003, 0003, 0003]