CN1881213A - 一种文档审计跟踪系统和方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种文档审计跟踪的系统和方法，该系统和方法用于跟踪和审计在电子文档上执行的文档处理操作和电子文档的分发。本发明允许把与电子文档的来源、文档是否为原本、在文档上执行的文档处理操作、文档的分发以及其它历史特性有关的信息从应用于文档的标记中提取出来。

Description

一种文档审计跟踪系统和方法

技术领域

本发明涉及一种文档审计跟踪的系统及方法。本发明尤其涉及一种用于跟踪和审计在文档上执行的文档处理操作和电子文档的分发的系统和方法。

背景技术

文档处理系统或设备允许用户生成电子文档，生成打印输出或复印件，或者在这样的电子或硬拷贝文档上执行其它的文档处理操作。然后这些文档被打印出来或电子地存储在存储介质中或分发给其他的用户、设备或系统。在这种情况下，产生了关于文档的疑问或顾虑，比如文档来源，文档是否为原本；或者在文档上所执行的文档处理操作，目前没有任何方法可以从文档本身恢复出此类信息。如果文档是通过第三方分发的，比如经过通信公司来传真传送文档，那么可能从第三方获得关于文档的有限的信息。然而，收集这些信息需要确定拥有这些信息的一方，然后按照适当的程序来获得这些信息，这需要花费大量的时间和一定的费用。如果能够从文档中直接提取出关于文档来源的信息和其它历史信息，那将是非常令人满意的。

本发明克服了上述的问题，并且给出了一种用于跟踪和审计在文档上执行的文档处理操作和电子文档的分发的系统和方法。

发明内容

本发明给出了一种用于审计和跟踪在文档上执行的文档处理操作和电子文档的分发的文档审计跟踪系统和方法。

而且，本发明给出了一种用于直接从文档本身提取来源信息、文档处理操作信息以及关于电子文档的其它历史信息的系统和方法。

还有，本发明给出了一种文档审计跟踪系统。该系统包括数据通信装置，其中数据通信装置包括适于接收相关文档的历史特性的文档数据代表(representative)的文档数据输入装置。该系统还包括适于在文档数据和其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换的转换装置。数据通信装置还包括适于和相关的文档处理设备交换标记数据的装置。

在一个优选的实施例中，数据通信装置包括适于和打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备以及客户应用程序中的至少一个交换数据的装置。

在另一个实施例中，该系统还包括适于接收用户指定的用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表的装置。在该实施例中，该系统还包括适于根据接收到的文档处理指令产生文档数据的装置，以及适于根据接受自转换装置的标记数据把标记，包含与用户指定的文档处理操作有关的编码信息，应用到相关文档中。优选地，把标记以条码的形式应用到文档中。

更加优选地，该系统还包括适于根据已生成的文档数据、通过判断标记的特性来产生数据的装置和适于产生根据产生的文档数据而在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表的装置。

优选地，历史特性包含用户名、文档处理设备标识、文档标识、与文档相关的文档处理指令和文档的大小的中的至少一个。

在一个实施例中，文档数据输入装置包括一个相关的文档处理装置，所述文档处理装置包括适于编码相关文档上的标记，以便在此产生文档数据。

进而，本发明给出一种文档审计跟踪的方法。所述方法包括以下步骤：接收相关文档的历史特性的文档数据代表；在文档数据与其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换。该方法还包括与相关处理文档设备交换标记数据的步骤。

在一个优选的实施例中，接收文档数据和交换标记数据步骤中的至少一个是与打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备和客户应用程序中的至少一个有关。

在另一个实施例中，所述方法还包括以下步骤：接收相关文档的用户指定的用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表；根据接收到的文档处理指令产生文档数据。该方法还包括根据从转换装置接收到的标记数据把标记，包括用户特定文档处理操作的已编码信息，应用到相关文档中。优选地，以条码的形式把标记应用到文档中。

更加优选地，所述方法还包括以下步骤：根据已生成的文档数据、通过判断标记的特性进而产生数据；根据产生的文档数据生成在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表。

优选地，历史特性包含用户名、文档处理装置标识、文档标识、与文档有关的文档处理指令和文档的大小中的至少一个。

在一个实施例中，该方法还包括通过相关的文档处理设备在相关文档上对标记进行解码以便在此产生文档数据的步骤。

通过下面的描述，本发明的其它的优点、方面和特点对于本领域普通技术人员来说是显而易见的，其中简单地通过一种最适合执行本发明的最好的方式之一图解的方式给出并描述了本发明的一个优先实施例。应认识到，本发明还可以有其它的不同的实施方式，并且在不超出本发明的范围的情况下，所述实施例的多处细节可以在多个明显的方面做改动。因此，附图和描述应认为是对本发明特性上的说明而不是限制。

附图说明

结合几个部件和部件的安排对本发明进行描述，结合相关的附图这些部件的安排是显而易见的，在此这些附图构成了本发明的一部分，并且不用于限制本发明的目的，其中：

图1是本发明的系统结构图；

图2是本发明的用于产生标记或跟踪数据和对标记进行解码或跟踪数据的跟踪模块或功能的系统结构图；

图3是说明本发明的产生标记或跟踪数据的过程的流程图；

图4是说明本发明的对标记进行解码或跟踪数据的过程的流程图。

具体实施方式

本发明涉及一种用于跟踪和审计在文档上执行的文档处理操作以及电子文档的分发的文档审计跟踪的系统和方法。本发明允许把跟电子文档的来源，文档是否为原本，在文档上执行的文档处理操作，文档的分发和其它历史特性有关的信息从文档的标记中提取出来。

图1说明了本发明的系统的优选实施例的结构图，本发明通常用100标识。系统包含至少一个用于产生或处理图像数据的文档处理设备，如图中的多功能外围设备102所示。应该认识到，文档处理设备102是本领域内熟知的任何合适的文档处理设备，比如打印机、复印机、扫描仪、传真机、多功能外围设备以及类似设备，或者它们的任意组合。适当的商业上可用的文档处理设备包括，但是不仅限于，东芝公司的e-Studio系列控制器。

系统100的文档处理设备102还包括控制器104，如本领域普通技术人员应该认识到的那样，控制器104控制文档处理设备102的功能。控制器104能够外置或内置地与多功能外围设备102耦合。如本领域普通技术人员应该认识到的那样，控制器104可以方便地采用适宜地可以控制文档处理设备102的功能的任意硬件、软件或它们的组合。

优选地，文档处理设备102与计算机网络106进行通信连接。计算机网络106包括计算机、工作站、无线设备或者其它使用户能够通信并且利用文档处理设备102的能力的适当的用户设备108中至少一个。不言自明，计算机网络106可以适宜地包含另外的计算机、工作站、无线设备或者其它适合的使用户能够通信并且利用文档处理设备102的能力的适当的设备。

网络106是本领域内熟知的任何适当的网络，例如且不限于传输系统比如以太网、令牌环网或无线连接，并且适合与本地局域网、广域网或者公共网比如因特网合并。用户设备108通过控制器104经过计算机网络106向文档处理设备102传送数据。

用户设备108通过合适的通信线路110与文档处理设备102的控制器104通信。如本领域普通技术人员应该认识到的那样，通信线路110是用于在两个电子设备之间通信的任何装置，例如且不限于，802.x、以太网、红外连接、Wi-Fi连接、电话连接、蜂窝电话连接、蓝牙连接以及类似装置。熟练的技术人员应该认识到，通信线路110能够通过计算机网络106实现或者直接通过将用户设备108连接到多功能外围设备102的控制器104上实现。

优选地，用户设备108包括一个相关的用户界面112，通过该界面相关的用户可以请求文档处理操作并且选择与之相关的参数。用户界面112优选地包括用于显示与文档处理操作有关的信息的显示设备。应该认识到，可行的用户界面适宜地可采用各种形式，比如触摸屏、键盘、手写输入以及类似装置。

本领域的普通技术人员应该认识到，文档处理设备102不需要与计算机网络106连接，而更适合以单机的形式存在。在这样的实施例中，文档处理设备包括一个相关的用户界面(未示出)。用户界面适宜地包括触摸屏或能够显示并且接收用于多功能外围设备102的操作的用户指令的其它输入/输出设备。熟练的技术人员应该理解，这样的单机配置并不会影响本发明与此相关的操作。

在优选的实施例中，文档处理设备还与跟踪模块114通信，进而生成标记或跟踪应用于文档的数据，并且对标记进行解码或跟踪应用于文档或与文档结合的数据。跟踪模块114能够外置或内置地与文档处理设备连接。

跟踪模块114优选地包括几个如图2所示的组件。跟踪模块包括一个通过本领域内已知的任何合适的设备收集预定信息或跟踪与文档相关的数据的信息收集组件202。在一个实施例中，当一个文档处理操作被请求用于这样的文档时，信息或与文档结合的跟踪数据随着文档数据一起传输。在另一个实施例中，在执行文档处理操作时由文档处理设备生成信息或跟踪数据，然后把信息或跟踪数据传输到跟踪模块。信息或被收集的跟踪数据优选地包括用户名、文档处理设备标识、文档标识、与文档相关联的文档处理指令以及文档的大小中的至少一个。与文档结合的文档处理指令，包括，但不限于，执行的文档处理操作的类型、文档处理操作已执行的次数、文档的发送以及类似指令。被收集的选定的信息由任何合适的设备确定。例如，在一个实施例中，如本领域普通技术人员应该认识到的那样，系统管理员或其它经授权的用户设置信息收集的参数。在另一个实施例中，用户适宜地选择为用户文档收集的信息的参数。

跟踪模块还包括对由信息收集模块收集到的信息或跟踪数据进行编码的编码器组件204。编码器组件通过任何合适的方式对信息进行编码。优选地，编码器组件以二维条码的形式对信息进行编码。适合的二维条码包括，但不限于，Indicia、PDF417、QR码、超码以及类似条码。

跟踪模块还包括一个嵌入组件206，该嵌入组件通过本领域熟知的任何方式将已编码的跟踪数据或标记嵌入或应用到相关的文档中。在一个优选的实施例中，已编码的跟踪数据或标记被传送到文档处理设备并且与文档数据结合起来，从而在文档处理操作的过程中生成标记并作为文档的一部分。

标记检测组件208也包括在跟踪模块中。如本领域普通技术人员应该认识到的那样，标记检测模块确定在一个选定的文档中是否存在标记或者已编码的跟踪数据。优选地，如果为一个文档生成了跟踪数据，则生成头部信息以指示跟踪数据是与文档相关联的，并且把头部信息添加到文档数据中。优选地，标记检测组件通过检测这样的头部信息的存在确定标记是否存在。如本领域普通技术人员应该认识到的那样，在文档为有形形态的情况下，可适宜地从条码，比如二维或三维条码，形成标记。如果这样的标记或已编码的跟踪数据已存在，这样的数据可以适宜地与文档的其余部分分离以用于解码。

于是，解码组件210通过任何本领域已知的方式对标记或已编码的跟踪数据进行解码。优选地，解码是通过文档处理设备的扫描功能或特殊的解码软件或本领域已知的设备完成的。一旦标记或已编码的跟踪数据被解码，解码数据就被传送到信息处理组件进行处理。优选地，产生一个包含选定的跟踪信息的报告，并通过适当的媒介，比如电子邮件消息，通过显示在管理员计算机上的互联网网页或通过由相关的文档处理设备产生的硬拷贝，提供给管理员或用户。

跟踪模块还包括用于通过任何合适的方式检测标记的亮度水平的亮度检测组件214。标记的亮度指示被解码的文档是否是一个原文还是拷贝文档。

图3是一个流程图300，说明了本发明生成标记或跟踪数据的过程。在302处，一个用户请求对一个文档执行文档处理操作，并且文档数据被传送到文档处理设备从而进行如上面所讲述的处理。流程进行到304，在这里做出判定是否为这样的文件处理请求生成跟踪信息。在一个实施例中，根据由系统管理员设置的参数做出这样的判定。在另一个实施例中，用户通过合适的方式选择是否生成跟踪数据。如果没有生成跟踪数据则流程进行到316并且过程结束。

如果生成了跟踪数据，那么流程进行到306，在这里通过合适的方式收集跟踪数据。优选地，如上面讲述的那样通过信息收集组件收集跟踪数据。一旦收集到跟踪数据，流程就进行到308，在这里生成头部信息以指示跟踪数据是与文档相关联的，并且通过任何合适的方式把头部信息添加到文档数据中。

在310处，如本领域普通技术人员应该认识到的那样，对收集到的跟踪数据进行编码。优选地，通过如上面所讲述的编码组件对收集到的跟踪数据进行编码。在312处，已编码的跟踪数据或标记优选地通过嵌入组件适宜地嵌入、插入或应用到文档中。在一个优选的实施例中，已编码的跟踪数据或标记被传送到文档处理设备并且与文档数据联合，从而在文档处理操作过程中生成标记并作为文档的一部分。在314处，执行请求的文档处理操作。

图4是一个流程图400，说明了本发明的标记或已编码的跟踪数据的解码过程。在402处，用户发起一个请求以判断是否文档包含标记或跟踪数据，并且通过任何合适的方式将文档传送到跟踪模块。

在404处，恰当地判定是否文档中包含标记或跟踪数据。优选地，这样的判定如上面所讲述的那样由标记检测组件做出。如果没有检测到标记，流程进行到412并且过程结束。

在检测到标记的情况下，流程进行到406，在这里通过任意合适的方式读取标记。优选地，如果检测到标记，通过标记检测组件将标记与剩下的文档数据分离。在408处，对标记进行解码以获得已解码的跟踪数据。在一个优选的实施例中，如上面所讲述的，通过解码组件对标记进行解码。

然后，在410处，把已解码的跟踪数据传送给系统管理员或用户。优选地，把已解码的跟踪数据传送给信息处理组件从而进一步处理，然后如上面所讲述的把已解码的跟踪数据传送给系统管理员或用户。

虽然在优选的实施例中，本发明是通过软件实现的，但是本领域普通技术人员很容易认识到，本发明也可以通过硬件或软件与硬件的组合实现。

尽管给出了优选的实施方式的详细描述，应该理解，在不脱离由所附权利要求确定的本发明的主旨和范围的情况下，可以做出各种变化、替换以及改动。应该认识到，为了解释本发明的特性而在这里描述和说明的细节、材料以及部件的安排上的各种变化，可以由本领域普通技术人员在如所附权利要求所表示本发明的原理与范围内实现。

Claims (26)

1.一种文档审计跟踪系统，包括：

数据通信装置，所述数据通信装置包括文档数据输入装置，所述文档数据输入装置用于接收相关文档的历史特性的文档数据代表；

适于在文档数据和其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换的转换装置；其中

数据通信装置还包括适于和相关的文档处理装置交换标记数据的装置。

2.根据权利要求1所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，数据通信装置包括适于与打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备以及客户应用程序中的至少一个交换数据的设备。

3.根据权利要求2所述的文档审计跟踪系统，还包括：

适于接收用户指定的用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表的装置；

适于根据接收到的文档处理指令产生文档数据的装置；和

适于相据从转换装置接收到的标记数据把标记，包含与用户指定的文档处理操作有关的编码信息，应用到相关的文档中的装置。

4.根据权利要求3所述的文档审计跟踪系统，还包括：

适于根据生成的文档数据通过判断标记的特性产生数据的装置；和

适于根据生成的文档数据产生在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表的装置。

5.根据权利要求3所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，历史特性包括用户名、文档处理装置标识、文档标识、与文档相关的文档处理指令和文档大小中的至少一个。

6.根据权利要求3所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，所述标记以条码的形式应用到相关的文档中。

7.根据权利要求3所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，文档数据输入装置包括一个相关的文档处理装置，所述文档处理装置包括适于对应用到相关的文档的标记进行解码以便在此产生文档数据的装置。

8.一种文档审计跟踪方法，包括以下步骤：

接收相关文档的历史特性的文档数据代表；

在文档数据和其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换；和

与相关的文档处理设备交换标记数据。

9.根据权利要求8所述的文档审计跟踪方法，其特征在于，接收文档数据和交换标记数据中的至少一个步骤与打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备和客户应用程序中的至少一个有关。

10.根据权利要求9所述文档审计跟踪方法，还包括以下步骤：

接收用户指定的、用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表；

根据接收到的文档处理指令产生文档数据；和

根据从转换装置接收到的标记数据，把标记，包括与用户特定文档处理操作有关的编码信息，应用到相关的文档中。

11.根据权利要求10所述的文档审计跟踪方法，还包括以下步骤：

通过判断标记的特性根据产生的文档数据产生数据；和

根据生成的文档数据产生在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表。

12.根据权利要求10所述的文档审计跟踪方法，其特征在于，历史特性包括用户名、文档处理装置标识、文档标识、与文档有关的文档处理指令和文档的大小中的至少一个。

13.根据权利要求10所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，所述标记以条码的形式应用于相关的文档。

14.根据权利要求10所述文档审计跟踪系统，还包括通过相关的文档处理装置在相关的文档上对标记进行解码以便在此产生文档数据的步骤。

15.一种用于审查文档踪迹的计算机可读媒体，包括：

用于接受一个相关文档的历史特性的文档数据代表的指令；

用于在文档数据和其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换的指令；和

用于和相关的文档处理设备交换标记数据的指令。

16.根据权利要求15所述的用于审查文档踪迹的计算机可读媒体，其特征在于，用于接受文档数据的指令和用于传递标记数据的指令中的至少一条是关于打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备、以及客户应用程序中的至少一个。

17.根据权利要求16所述的用于审查文档踪迹的计算机可读媒体，还包括：

用于接受用户指定的用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表；

用于根据收到的文档处理指令产生文档数据；和

用于根据接受自转换装置的标记数据将标记，包含与用户指定的文档处理操作有关的编码信息，应用于相关文档。

18.根据权利要求17所述的用于审查文档踪迹的计算机可读媒体，还包括：

用于根据产生的文档数据通过判断标记的特性来产生数据的指令；和

用于根据产生的文档数据来生成在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表的指令。

19.根据权利要求17所述的用于审查文档踪迹的计算机可读媒体，其特征在于，历史特性包括用户名、文档处理设备标识、文档标识、与文档相关联的文档处理指令以及文档的大小中的至少一个。

20.根据权利要求17所述的用于审查文档踪迹的计算机可读媒体，还包括通过一个相关的文档处理设备在相关的文档上对标记进行解码以便由此生成文档数据的指令。

21.一种用于审查文档踪迹的计算机执行的方法，包括以下步骤：

接受相关文档的历史特性的文档数据代表；

在文档数据和其译码的直观表示的标记数据代表之间转换；和

和相关的文档处理装置交换标记数据。

22.根据权利要求21所述的用于审查文档踪迹的计算机执行的方法，其特征在于，接收文档数据和传递标记数据步骤中的至少一个与打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备以及客户应用程序中的至少一个有关。

23.根据权利要求22所述的用于审查文档踪迹的计算机执行的方法，还包括以下步骤：

接收用户指定的用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表；

根据收到的文档处理指令生成文档数据；和

根据接受自转换装置的标记数据将标记，包含与用户指定的文档处理操作有关的编码信息，应用于相关文档。

24.根据权利要求21所述的用于审查文档踪迹的计算机执行的方法，还包括以下步骤：

根据生成的文档数据通过判断标记的特性来产生数据；和

根据生成的文档数据产生在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表。

25.根据权利要求22所述的用于审查文档踪迹的计算机执行的方法，其特征在于，历史特性包括用户名、文档处理设备标识、文档标识、与文档相联系的文档处理指令以及文档的大小中的至少一个。

26.根据权利要求23所述的用于审查文档踪迹的计算机执行的方法，还包括通过一个相关的文档处理设备在相关的文档上对标记解码以便由此生成文档数据的步骤。

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