CN1510602A - 应收账款坏帐管理系统及方法 - Google Patents

Abstract

一种应收帐款坏帐管理系统及方法，用于自动计算及提取企业应收帐款坏帐准备金。该系统包括一数据库服务器，用于存储企业应收帐款相关资料；一应用服务器与该数据库服务器相连接，可访问和处理存储于该数据库服务器中的资料；多个客户机，通过一网络与该应用服务器相连接，可通过该应用服务器访问及处理该数据库服务器中存储的资料。通过本发明的应收帐款坏帐管理系统及方法，企业可根据应收帐款的种类、时间及坏帐提取方式自动计算及提取应收帐款坏帐准备金。

Description

应收帐款坏帐管理系统及方法

【技术领域】

本发明涉及一种应收帐款坏帐管理系统及方法，尤指一种可自动进行应收帐款坏帐提取的应收帐款管理系统及方法。

【背景技术】

应收帐款的有效管理长期以来都是企业财务管理的重点之一，它关系到企业营运资本的回收与运用效率。能否合理管理应收帐款决定企业竞争力与生存能力。当前涉及到应收帐款管理的计算机方法有很多种，大部分集中在应收帐款的合理记帐、会计分录的自动处理等方面。该类计算机方法主要是为减少人工记帐的工作量与可能发生的人为错误，并不能达到合理管理与控制企业应收帐款的目的。

涉及应收帐款管理的一个重要问题是应收帐款的坏帐管理。由于应收帐款的种类、延误时间的长短及坏帐提取方式的不同使应收帐款坏帐很难进行统一管理，坏帐的提取及冲销往往由人工进行，因而工作效率较低且容易产生错误。

美国专利商标局于2002年6月20日公开的第2002/0077972号专利，名称为在线应收帐款管理系统的方法及装置(Method and means for an on-lineaccounts receivable management system)，其揭示一种在线应收帐款管理系统，该系统通过一中央服务器与客户的授信方(如银行)计算机系统及应收帐款代收服务商计算机系统相连接，以便及时管理应收帐款的回收与追踪。

该美国第2002/0077972号专利所揭示的在线应收帐款管理系统是为解决应收帐款发生后如何追踪与管理应收帐款回收的问题，该系统并不能对企业应收帐款的坏帐进行合理管理。

【发明内容】

本发明的主要目的在于提供一种应收帐款坏帐管理系统及方法，可根据企业应收帐款资料自动分析应收帐款的帐龄，并根据坏帐提取方式及应收帐款帐龄自动选择坏帐提取比率，计算坏帐提取金额。

本发明的另一目的在于提供一种应收帐款坏帐管理系统及方法，其可获取企业销售信息及客户支付信息以自动更新企业应收帐款资料，并根据企业应收帐款资料自动计算及提取应收帐款坏帐准备金。

本发明揭示一种应收帐款坏帐管理系统，可根据企业应收帐款资料自动计算及提取应收帐款坏帐准备金。该应收帐款坏帐管理系统包括一数据库服务器，用于存储企业应收帐款资料；一应用服务器，该应用服务器与该数据库服务器相连接，可访问和处理存储于该数据库服务器中的资料，该应用服务器包括一应收帐款管理模块，用于管理和更新该数据库服务器中的企业应收帐款资料；一帐龄分析模块，用于分析企业应收帐款的帐龄；一坏帐计算模块，用于自动计算企业应收帐款的坏帐提取金额；多个客户机，通过一网络与该应用服务器相连接，可通过该应用服务器访问及处理该数据库服务器中存储的资料。

本发明揭示一种应收帐款坏帐管理方法，可根据企业应收帐款资料自动计算及提取应收帐款坏帐准备金。该应收帐款坏帐管理方法包括以下步骤：(a)获取企业应收帐款资料；(b)根据应收帐款的立帐日期计算所有应收帐款的帐龄；(c)选择应收帐款坏帐提取方式；(d)根据每笔应收帐款的帐龄及相应的坏帐提取方式自动为每笔应收帐款选取坏帐提取比率；(e)根据每笔应收帐款的坏帐提取比率计算企业应收帐款的坏帐提取金额。

通过本发明的应收帐款坏帐管理系统及方法，企业可根据应收帐款的种类、时间及坏帐提取方式自动计算及提取应收帐款坏帐准备。

【附图说明】

图1是本发明应收帐款坏帐管理系统及方法的运用环境图。

图2是本发明的存储于数据库服务器中的资料关系示意图。

图3是图1所述的应用服务器的功能模块图。

图4是本发明的客户信用额度控制作业流程图。

图5是客户付款后恢复客户信用额度的作业流程图。

图6是本发明应收帐款坏帐管理系统的备抵坏帐提取作业流程图。

【具体实施方式】

参阅图1，是本发明应收帐款坏帐管理系统及方法的运用环境图。该运用环境包括一数据库服务器2，一应用服务器3及多个客户机1。该数据库服务器2是用于存储企业内部应收帐款相关信息。该应用服务器3可通过一网络4访问一销售管理系统5及一票据管理系统6。该销售管理系统5是用于存储及管理企业内部销售信息，包括来往销售记录、销售金额及应收帐款等内容。该票据管理系统是用于存储及管理客户票据付款信息，包括票据类型、开票日、兑现日等相关信息。该客户机1可通过网络4访问该应用服务器3，并可通过该应用服务器存取及编辑存储于该数据库服务器2中的资料。所述网络4可以是因特网(Internet)，也可以是一企业内部网络(Intranet)。

图2是存储于数据库服务器2中的资料关系示意图。该数据库服务器2存储的资料包括基本资料20、企业应收帐款资料21、授权额度资料22、客户信用等级资料23、应收帐款帐龄定义24、坏帐率资料25及坏帐备抵资料26。

基本资料20包括客户资料200及业务部门资料201。客户资料200存储有企业来往客户的基本资料，如客户名称、地址、联络方式、开户银行、来往记录等资料。业务部门资料201存储有企业内部业务部门的基本资料，如部门的主要产品、主要客户、联络人员及方式、企业内部帐户等。

企业应收帐款资料21包括企业内所有应收帐款的时间、金额、客户、支付方式、折扣条款等内容。该应收帐款资料21是获取自销售管理系统5及票据管理系统6，并随销售管理系统5及票据管理系统6的资料更新而更新。当该销售管理系统5显示有新的销售行为发生时，该应收帐款资料21会相应新增一条应收帐款记录。同样地，当该票据管理系统6确认一次新的客户支付讯息时，该应收帐款资料21会相应更新该客户的应收帐款资料。

授权额度资料22存储有授权等级及相应的授权金额资料。企业根据客户信用状况划分不同的授权等级，具有较高授权等级的客户可进行较高金额的赊销业务。

客户信用等级资料23记录了当前所有客户的信用等级状况。

应收帐款帐龄定义24是根据应收帐款种类定义应收帐款的帐龄，对应不同帐龄的应收帐款有不同的坏帐率。坏帐率资料24是用于存储应收帐款坏帐提取比率资料。坏帐备抵资料26是用于存储已提取的坏帐准备金额。

通过企业应收帐款资料21、授权额度资料22及客户信用等级资料23可获取客户有效信用额度资料27。客户有效信用额度资料27是用于存储客户可进行赊销业务的最大余额。当客户进行一次赊销业务时，企业对该客户的应收帐款会增加，该客户的有效信用额度会减少相应的金额。当客户用票据支付其全部或部分货款时，其有效信用额度会增加相应的金额。对超出有效信用额度的赊销业务将不予接受。

通过企业应收帐款资料21、应收帐款帐龄定义24、坏帐率资料25及坏帐备抵资料26可获取应收帐款帐龄分析资料28及备抵坏帐提列资料29。应收帐款帐龄分析资料28是用于存储企业内所有应收帐款帐龄资料。备抵坏帐提列资料29是用于存储所有应收帐款的坏帐提列状况，坏帐提列金额是根据应收帐款帐龄及相应的坏帐率进行计算所得。

图3是图1所述的应用服务器3的功能模块图。该应用服务器3包括一应收帐款管理模块30、一客户信用额度管理模块31、帐龄分析模块32、一坏帐计算模块33、一坏帐提取模块34及一报表生成模块35。

应收帐款管理模块30是用于管理数据库服务器2中所存储的企业应收帐款资料21，根据销售管理系统5及票据管理系统6的更新，其可自动或人工地更新数据库服务器2中的应收帐款资料21。

客户信用额度管理模块31是用于管理客户信用等级及每一信用等级可进行的赊销业务的金额。经过授权的用户可根据需要设置客户的信用等级和调整每一信用等级可进行的最大赊销金额。

帐龄分析模块32是用于分析当前应收帐款的帐龄，其可根据每一笔应收帐款的立帐日期，自动计算应收帐款的延误时间，并根据延误时间的长短自动为每一笔应收帐款选取坏帐提取比率。延误时间较长的应收帐款相应采用较高的坏帐提取比率。

坏帐计算模块33是根据每一笔应收帐款的坏帐提取比率自动计算坏帐提取金额。坏帐提取模块34根据坏帐计算模块33计算的坏帐提取金额更新企业的备抵坏帐帐目并自动产生相应的会计分录。

报表分析模块35是用于输出相关报表。可产生的报表包括客户信用等级及有效信用额度列表、应收帐款帐龄分析表、坏帐提列明细表等。

图4是客户信用额度控制作业流程图。每一客户的信用等级及每一信用等级可进行的最大赊销金额都是由相关人员事先输入。首先，应用服务器3接收客户订单讯息(步骤S40)。该客户订单讯息可直接由用户从客户机输入，也可由销售部门人员通过销售管理系统5输入。应用服务器3的应收帐款管理模块30根据客户的订单讯息计算该订单交易的应收帐款(步骤S41)。的后，客户信用额度管理模块31从数据库服务器2中读取该交易客户的有效信用额度(步骤42)并将该有效信用额度与该交易的应收帐款相比较(步骤43)。客户信用额度管理模块31根据比较的结果确认该笔交易的应收帐款是否超过该客户的有效信用额度(步骤S44)。若该交易的应收帐款超过客户的有效信用额度，该应收帐款管理系统输出相关讯息知会销售人员拒绝接受该笔订单(步骤S45)。若该交易的应收帐款未超过客户的有效信用额度，该应收帐款管理系统输出相关讯息知会销售人员接受该订单并更新数据库服务器2中的客户有效信用额度资料(步骤S46)。

图5是客户付款后恢复客户信用额度的作业流程图。首先，本发明的应收帐款管理系统接收客户付款讯息(步骤S50)。该客户付款讯息可直接由用户从客户机1输入，也可由相关负责人员通过票据管理系统6输入。应用服务器3的应收帐款管理模块30根据客户付款讯息从数据库服务器2中取出对应该客户的应收帐款资料(步骤S51)，并根据该客户付款的金额冲销其应收帐款(步骤S52)。之后，应用服务器3的客户信用额度管理模块31根据该客户应收帐款冲销状况恢复其有效信用额度(步骤S53)。客户有效信用额度的恢复额等于客户应收帐款的冲销金额。

图6是本发明应收帐款坏帐管理系统的备抵坏帐提取作业流程图。首先从数据库服务器2中取出所有企业应收帐款资料(步骤S60)。然后根据该应收帐款资料确认所有应收帐款的类型(步骤S61)。不同的应收帐款的类型对应不同的坏帐提取方式。确认应收帐款类型后，帐龄分析模块32对所有应收帐款作帐龄分析(步骤62)，根据应收帐款的立帐日期计算应收帐款延误时间，并根据延误时间的长短将所有应收帐款划分成不同等级，对应不同等级的应收帐款采用不同的坏帐提取比率。下一步骤中，应收帐款管理系统确认企业应收帐款的坏帐提取方式(步骤S63)。坏帐提取方式是指企业处理可能发生的坏帐的记帐方式，例如，是否对所有类型的应收帐款都采用预提备抵坏帐的方式进行处理，是否对未到期的应收帐款计提坏帐准备等。确认坏帐提取方式后，应收帐款管理系统根据坏帐计提方式为不同类型、不同等级的应收帐款自动选择相应的坏帐提取比率(步骤S64)。根据坏帐提取比率，坏帐计算模块34计算当前应收帐款应计提的坏帐准备金额(步骤S65)。最后，坏帐提取模块34根据应计提的坏帐准备金额更新原有的坏帐备抵帐目并生成相关的会计分录(步骤S66)。

Claims (9)

1.一种应收帐款坏帐管理系统，用于自动计算及提取企业应收帐款坏帐准备，其包括有至少一客户端、一应用服务器、一数据库服务器及把前述设备连接起来的网络系统，其特征在于，其中：

应用服务器包括有一应收帐款管理模块、一帐龄分析模块、一坏帐计算模块，其中：

应收帐款管理模块用于管理和更新该数据库服务器中的企业应收帐款资料；

帐龄分析模块用于分析企业应收帐款的帐龄；

坏帐计算模块根据应收帐款的帐龄、种类自动计算企业应收帐款的坏帐提取金额。

2.如权利要求1所述的应收帐款坏帐管理系统，其特征在于，其中所述的应用服务器还包括一坏帐提取模块，其可根据坏帐计算模块计算的坏帐提取金额自动提取应收帐款坏帐准备金，并自动更新企业应收帐款的坏帐备抵帐目。

3.如权利要求1所述的应收帐款坏帐管理系统，其特征在于，其中应用服务器还包括一报表生成模块，其可根据用户的设定生成企业应收帐款相关报表。

4.如权利要求1所述的应收帐款坏帐管理系统，其特征在于，其中应用服务器可通过网络访问一销售管理系统，获取该销售管理系统的资料并相应更新数据库服务器中存储的企业应收帐款资料。

5.如权利要求1所述的应收帐款坏帐管理系统，其特征在于，其中应用服务器可通过网络访问一票据管理系统，获取该票据管理系统的资料并相应更新数据库服务器中存储的企业应收帐款资料。

6.一种应收帐款坏帐管理方法，用于自动计算及提取企业应收帐款坏帐准备金，其特征在于，该方法包括如下步骤：

(a)获取企业应收帐款资料；

(b)根据应收帐款的立帐日期计算所有应收帐款的帐龄；

(c)选择应收帐款坏帐提取方式；

(d)根据每笔应收帐款的帐龄及相应的坏帐提取方式自动为每笔应收帐款选取坏帐提取比率；

(e)根据每笔应收帐款的坏帐提取比率计算企业应收帐款的坏帐提取金额。

7.如权利要求6所述的应收帐款坏帐管理方法，其特征在于，其中步骤(c)还包括根据获取的企业应收帐款资料确认应收帐款类型的步骤。

8.如权利要求6所述的应收帐款坏帐管理方法，其特征在于，还包括根据计算的坏帐提取金额更新企业应收帐款坏帐备抵帐目的步骤。

9.如权利要求6所述的应收帐款坏帐管理方法，其特征在于，其中步骤(a)是指通过网络自一销售管理系统及一票据管理系统获取企业应收帐款资料。

Images