CN1510621A - 应收帐款管理系统及方法 - Google Patents

Abstract

一种应收帐款管理系统及方法，可获取企业销售信息及库存出货信息并自动进行相应的应收帐款处理作业。该系统包括：一数据库服务器，用于存储企业应收帐款资料；一应用服务器，该应用服务器与该数据库服务器相连接，可访问及处理存储于该数据库服务器中的资料，并可通过网络获取销售资料及库存出货资料，进行相应应收帐款处理作业；多个客户机，通过一网络与该应用服务器相连接。通过本发明的应收帐款管理系统及方法，企业可自动进行企业销售相关行为的自动应收帐款处理，并自动产生相应交易会计分录。

Description

应收帐款管理系统及方法

【技术领域】

本发明涉及一种应收帐款管理系统及方法，尤指一种可根据销售信息自动进行相关应收帐款处理的应收帐款管理系统及方法。

【背景技术】

应收帐款的有效管理长期以来都是企业财务管理的重点之一，它关系到企业营运资本的回收与运用效率。能否合理管理应收帐款决定企业竞争力与生存能力。当前涉及到应收帐款管理的计算机方法有很多种，大部分集中在应收帐款的合理记帐、会计分录的自动处理等方面。该类计算机方法主要是为减少人工记帐的工作量与可能发生的人为错误，并不能达到合理管理与控制企业应收帐款的目的。

现有的应收帐管理管理系统大多属于一个独立的财务系统的一个模块，一般不与企业生产及销售的信息系统相关联，需要人工对企业销售资料进行过滤与加工。另外，企业销售作业中会有许多比较复杂的行为，如销售退回、销售折扣等，现有应收帐款管理系统难以对此类作业进行自动处理。

美国专利商标局于2002年6月20日公开的第2002/0077972号专利，名称为“在线应收帐款管理系统的方法及装置(Method and means for an on-1ineaccounts receivable management system)”，其揭示一种在线应收帐款管理系统，该系统通过一中央服务器与客户的授信方(如银行)计算机系统及应收帐款代收服务商计算机系统相连接，以便及时管理应收帐款的回收与追踪。

该美国第2002/0077972号专利所揭示的在线应收帐款管理系统是解决应收帐款发生后如何追踪与管理应收帐款回收的问题，该系统并不能结合企业销售信息系统对应收帐款进行全面及自动的管理。

【发明内容】

本发明的主要目的在于提供一种应收帐款管理系统及方法，可获取企业销售信息及库存出货信息并自动进行相应的应收帐款处理作业。

本发明的另一目的在于提供一种应收帐款管理系统及方法，其可自动进行企业销售退回及销售折扣的应收帐款处理，并自动产生相应交易会计分录。

本发明揭示一种应收帐款管理系统，可根据企业销售状况自动处理企业应收帐款。该应收帐款管理系统包括一数据库服务器，用于存储企业应收帐款资料；一应用服务器，该应用服务器与该数据库服务器相连接，可访问和处理存储于该数据库服务器中的资料，该应用服务器包括：一数据撷取模块，用于获取外部系统的资料；一销售退回作业模块，用于管理销售退回相关应收帐款作业；一折扣作业模块，用于管理销售折扣相关应收帐款作业；一应收帐款管理模块，用于管理存储于数据库服务器中的应收帐款资料；一会计记帐作业模块，可根据应收帐款更新状况自动生成相关会计分录；多个客户机，通过一网络与该应用服务器相连接，该客户机可透过应用服务器访问及处理该数据库服务器中存储的资料。

本发明揭示一种应收帐款管理方法，可根据企业销售状况自动处理企业应收帐款。该应收帐款管理方法包括以下步骤：(a)获取一客户订单信息；(b)根据客户订单信息确认该订单的预收帐款；(c)获取该客户订单的库存出货信息，确认销售行为发生；(d)根据客户订单信息确认应收帐款；(e)根据应收帐款及预收帐款资料自动生成销售发票；(f)根据应收帐款及预收帐款资料自动生成相关交易会计分录。

本发明揭示一种应收帐款管理方法，其可自动处理销售退回及销售折扣相关的应收帐款作业，该应收帐款管理方法的运行环境包括一数据库服务器，一应用服务器及多个客户机。该应收帐款管理方法包括以下步骤：(a)根据库存出货信息确认客户订单的执行状况；(b)根据该客户订单的销售信息确认是否发生销售退回；(c)如果未发生销售退回，应用服务器根据客户订单信息确认该订单是否有销售折扣，并根据销售折扣信息自动产生相应的会计分录；(d)如果发生销售退回，应用服务器根据客户订单的销售信息判断客户是否要求补货，如果客户要求补货，则回到步骤(a)，根据补货状况重新确认该客户订单的执行；(e)如果客户不要求补货，应用服务器根据退货信息自动冲销该订单的销售发票；(f)根据退货信息自动冲销该订单的应收帐款；(g)根据应收帐款更新状况自动生成相应会计分录。

通过本发明的应收帐款管理系统及方法，企业可根据销售及出货信息自动进行应收帐款处理，并可自动处理销售退回及销售折扣的应收帐款作业。

【附图说明】

图1是本发明应收帐款管理系统及方法的运用环境图。

图2是本发明应用服务器的功能模块图。

图3是本发明的应收帐款作业流程图。

图4是销售退回及销售折扣发生时应收帐款作业流程图。

【具体实施方式】

参阅图1，是本发明应收帐款管理系统及方法的运用环境图。该运用环境包括一数据库服务器3，一应用服务器2及多个客户机1。该数据库服务器3用于存储企业内部应收帐款相关信息。该应用服务器2可通过一网络4访问一销售管理系统5及一库存管理系统6。该销售管理系统5用于存储及管理企业内部销售信息，包括来往销售记录、销售金额及应收帐款等内容。该库存管理系统用于存储及管理企业库存及货物进出信息。该客户机1是安置于该系统的使用者处，其可通过网络4访问该应用服务器2，并可通过该应用服务器存取及编辑存储于该数据库服务器3中的资料。所述网络4可以是因特网(Internet)，也可以是一企业内部网络(Intranet)。

如图2所示，是本发明应用服务器的功能模块图。该应用服务器2包括一数据撷取模块200、一销售退回作业模块202、一折扣作业模块204、一销售发票作业模块206、一应收帐款管理模块208、一会计记帐作业模块210及一查询模块212。

其中，该数据撷取模块200用于从外部信息系统撷取相关的资料，其可获取存储于销售管理系统5中的企业销售资料及存储于库存管理系统6中的库存及进出货资料。

销售退回作业模块202用于管理销售退回作业，其可根据数据撷取模块200获取的销售退回数据进行相应处理，例如销售退回所涉及的退款及赔款作业等。

折扣作业模块204用于管理企业销售折扣作业，由于不同的销售折扣类型涉及不同的应收帐款及销售发票作业方式，折扣作业模块204可根据销售折扣的类型及折扣比率对销售折扣进行分别处理。

销售发票作业模块206用于处理销售发票作业。当库存管理系统6确认客户订单所要求的货物已出货时，销售发票作业模块206根据该客户订单自动生成销售发票，当有销售退回或销售折扣发生时，销售发票作业模块206可根据销售退回或销售折扣信息自动取消或更改销售发票。

应收帐款管理模块208用于管理企业应收帐款信息。当库存管理系统6确认出货，即确认销售行为发生时，应收帐款管理模块208自动确认该销售的应收帐款，当有销售退回或销售折扣发生时，应收帐款管理模块208可根据销售退回或销售折扣信息自动更新应收帐款资料。

会计记帐作业模块210用于自动产生交易会计分录，其可根据应收帐款管理模块208对应收帐款资料的更新自动生成相应的会计分录。

查询模块212是提供给使用者查询应收帐款及相应的会计分录信息。

图3是本发明的应收帐款作业流程图。首先，应用服务器2通过网络4从销售管理系统5获取客户订单信息(步骤S310)。客户订单信息包括货物信息及付款信息。根据获取客户订单信息，应用服务器2判断该订单是否有预收货款(步骤S312)。如果该客户订单有预收货款，应用服务器2的销售发票作业模块206根据预收帐款的金额自动开立发票(步骤S314)。若该客户订单没有预收货款，则该作业流程直接进入下一步骤。发票开立完毕后，应用服务器2通过网络4获取库存管理系统6的库存出货信息，确认该客户订单要求的货物已经出货(步骤S316)。若该客户订单已全部出货，即销售行为已成立，应用服务器2的应收帐款管理模块208确认该笔交易的应收帐款(步骤S318)。然后，销售发票作业模块206根据应收帐款及预收帐款生成该笔交易的销售发票(步骤S320)。销售发票的金额为应收帐款金额减去预收帐款金额。最后，应用服务器2的会计记帐作业模块210根据应收帐款及预收帐款信息自动生成相关交易会计分录。

参阅图4所示，是销售退回及销售折扣发生时应收帐款作业流程图。首先，应用服务器2通过网络4获取库存管理系统6的出货信息，确认某一订单的销售行为已经发生(步骤S410)。之后，应用服务器2的销售退回作业模块202根据销售管理系统5的相关信息确认是否有销售退回行为发生(步骤S412)。

如果无销售退回行为，应用服务器2的折扣作业模块204根据销售管理系统5的相关信息确认该交易是否有销售折扣(步骤S414)。如果该交易无销售折扣，则会计记帐作业模块根据该交易的应收帐款直接生成相关会计分录(步骤S426)。如果该交易有相关销售折扣发生，折扣作业模块204根据销售管理系统5的相关信息确认销售折扣的方式并根据相应的折扣率计算折扣金额(步骤S416)。不同的销售折扣方式有不同的会计处理方式，会计记帐作业模块210根据折扣方式自动生成相关会计分录(步骤S426)。

如果有销售退回行为发生，应用服务器2根据销售管理系统5的相关信息确认是否进行补货作业(步骤S418)。如果进行补货作业，则作业流程回到步骤S410，应用服务器2根据补货的出货状况重新确认销售。如果客户不进行补货作业，销售退回作业模块202根据库存管理系统6的退货信息开立退货凭证(步骤S420)。之后，销售发票作业模块206相应冲销该笔交易的销售发票(步骤S422)应收帐款管理模块208冲销对应客户的应收帐款(步骤S424)。最后，会计记帐作业模块210根据应收帐款的冲销产生相应的交易会计分录(步骤S426)。

Claims (13)

1.一种应收帐款管理系统，可根据企业销售状况自动处理企业应收帐款，其包括有至少一客户端、一应用服务器、一数据库服务器及把前述设备连接起来的网络系统，其特征在于，其中：

应用服务器包括有一数据撷取模块、一销售退回作业模块、一折扣作业模块、一销售发票作业模块、一应收帐款管理模块、及一会计记帐作业模块，其中：

一数据撷取模块，用于获取外部系统的资料；

一销售退回作业模块，用于管理销售退回相关应收帐款作业；

一折扣作业模块，用于管理销售折扣相关应收帐款作业；

一应收帐款管理模块，用于管理存储于数据库服务器中的应收帐款

资料；

一会计记帐作业模块，可根据应收帐款更新状况自动生成相关会计

分录。

2.如权利要求1所述的应收帐款管理系统，其特征在于，其中所述的应用服务器还包括一查询模块，提供给使用者查询应收帐款及相应的会计分录信息。

3.如权利要求1所述的应收帐款管理系统，其特征在于，其中应用服务器还包括一销售发票作业模块，用于处理销售发票作业。

4.如权利要求1所述的应收帐款管理系统，其特征在于，其中应用服务器可通过网络访问一销售管理系统，获取该销售管理系统的资料并相应更新数据库服务器中存储的企业应收帐款资料。

5.如权利要求1所述的应收帐款管理系统，其特征在于，其中应用服务器可通过网络访问一库存管理系统，获取库存进出货信息，根据库存进出货信息确认销售及销售退回行为。

6.一种应收帐款管理方法，可根据企业销售状况自动处理企业应收帐款，其特征在于，该方法包括如下步骤：

(a)获取一客户订单信息；

(b)根据客户订单信息确认该订单的预收帐款；

(c)获取该客户订单的库存出货信息，确认销售行为发生；

(d)根据客户订单信息确认应收帐款；

(e)根据应收帐款及预收帐款资料自动生成销售发票；

(f)根据应收帐款及预收帐款资料自动生成相关交易会计分录。

7.如权利要求6所述的应收帐款管理方法，其特征在于，其中步骤(b)还包括根据预收帐款资料自动生成预收帐款发票的步骤。

8.如权利要求6所述的应收帐款管理方法，其特征在于，其中步骤(e)所述的销售发票的金额是应收帐款金额减去预收帐款金额。

9.一种应收帐款管理方法，其可自动处理销售退回及销售折扣相关的应收长款作业，该应收帐款管理方法运行于包括一数据库服务器，一应用服务器及多个客户机的环境中，其特征在于，该方法包括如下步骤：

(a)根据库存出货信息确认客户订单的执行状况；

(b)根据该客户订单的销售信息确认是否发生销售退回；

(c)如果未发生销售退回，应用服务器根据客户订单信息确认该订单是否有销售折扣，并根据销售折扣信息自动产生相应的会计分录；

(d)如果发生销售退回，应用服务器根据客户订单的销售信息判断客户是否要求补货，如果客户要求补货，则回到步骤(a)，根据补货状况重新确认该客户订单的执行；

(e)如果客户不要求补货，应用服务器根据退货信息自动冲销该订单的销售发票；

(f)根据退货信息自动冲销该订单的应收帐款；

(g)根据应收帐款更新状况自动生成相应会计分录。

10.如权利要求9所述的应收帐款管理方法，其特征在于，其中步骤(c)还包括确认折扣方式及折扣金额的步骤。

11.如权利要求9所述的应收帐款管理方法，其特征在于，其中步骤(e)还包括根据退货信息自动开立退货凭证的步骤。

12.如权利要求9所述的应收帐款管理方法，其特征在于，其中所述的库存出货信息是存储于一库存管理系统中，应用服务器可通过网络访问该库存管理系统。

13.如权利要求9所述的应收帐款管理方法，其特征在于，其中所述的客户订单信息是存储于一销售管理系统中，应用服务器可通过网络访问该销售管理系统。

Images