KR100419605B1 - 온라인 회계서비스 시스템 및 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명의 온라인 회계서비스방법은 사용자가 가맹점에서 상품구입 또는 서비스이용에 대한 지불결재시 단말기를 통해 회계서비스서버로 각종 정보 및 거래내역이 실시간으로 전송되는 단계와, 상기 회계서비스서버에서 상기 전송받은 해당 거래가 정당한 거래인지를 판단하여 정당한 거래에 대하여 승인하는 단계와, 승인된 거래에 대해 거래내역을 가맹점별로 저장 및 관리하는 단계와, 가맹점의 거래내역 요청시 저장된 거래내역을 가맹점으로 전송하는 단계와, 가맹점의 회계정보 요청시 저장된 거래내역을 기초로 회계정보를 생성하여 가맹점으로 전송하는 단계로 구성된다.

Description

온라인 회계서비스시스템 및 방법{An on-line account service system and method thereof}

본 발명은 온라인 회계서비스 시스템 및 그 방법에 관한 것으로, 특히 네트워크를 통해 회계서비스서버와 연결된 단말기에서 거래시 거래내역을 자동으로 입력받아 저장, 관리함과 동시에 저장된 거래내역에 기초하여 회계정보를 제공할 수 있는 온라인 회계서비스 시스템 및 방법에 관한 것이다.

일반적으로 상품을 판매하거나 서비스를 제공하는 소형 점포에서는 업소의 매입, 매출 및 급여 등과 같은 각종 데이터를 주로 장부에 기재하여 관리하고 있다. 따라서, 판매실적, 영업이익, 급여총액, 순이익 산출 및 세금계산과 같은 회계정보의 산출을 소형 점포에서 직접 계산을 해야만 하기 때문에 소형 점포로서는 회계정보의 산출이 대단히 어려웠다. 더욱이, 과세신고등을 위한 세금계산은 매우 복잡한 작업으로서 그 산출이 대단히 어려웠다. 대형 점포나 기업의 경우에도 회계정보는 과세신고나 효율적인 경영을 위해서는 필수적이었지만, 복잡한 회계처리를 위해서는 전문 인력이 필요하게 되는 등 비용상의 문제가 있었다.

이러한 문제를 해결하기 위해, 근래에는 회계관련 소프트웨어가 개발되어 업소의 매입, 매출 및 급여와 같은 정보를 PC에 입력하여 자동으로 회계정보를 계산할 수는 있지만 데이터를 일일이 수작업으로 PC에 입력해야만 하기 때문에, 회계정보의 계산에 시간이 많이 소모될 뿐만 아니라 회계관련 소프트웨어 자체가 고가의 제품이기 때문에 비용의 손실이 크다는 문제도 있었다.

본 발명은 상기한 문제를 해결하기 위해 제안된 것으로, 가맹점에 설치된 전용단말기를 통해 거래시 실시간으로 거래정보를 회계서비스서버로 전송하여 전송된 거래정보를 분류 저장하며 가맹점에서 회계정보의 요청시 저장된 거래정보를 기초로 회계정보를 생성 제공함으로써 간단하고 저렴한 회계처리가 가능한 온라인 회계서비스시스템 및 방법을 제공하는 것을 목적으로 한다.

도 1은 본 발명에 따른 온라인 회계서비스시스템의 개념도.

도 2는 본 발명에 따른 온라인 회계서비스시스템의 회계서비스서버의 구조를 나타내는 블럭도.

도 3는 본 발명에 따른 온라인 회계서비스방법을 나타내는 플로우챠트.

도 4는 본 발명에 따른 온라인 회계서비스방법에서 가맹점에 제공되는 회계정보에 오류가 존재하는 경우 이를 수정하는 방법을 나타내는 플로우챠트.

* 도면의 주요부분에 대한 부호의 설명 *

1 : 신용카드 판독기 3 : 바코드판독기

5 : PC 7 : 네트워크

9 : 회계서비스서버 10 : 금융기관

12 : 입력부 14 : 거래승인부

16 : 거래내역 관리부 18 : 회계처리부

20 : 데이터베이스부 22 : 출력부

상기한 목적을 달성하기 위하여, 본 발명에 따른 온라인 회계서비스시스템은 가맹점에 설치되어 거래시 거래내역이 입력되는 단말기 및 상기 단말기와 네트워크를 통해 연결되어 가맹점에서의 거래시 단말기로부터 거래내역이 실시간으로 전송되어 저장 관리되고, 가맹점의 요구에 따라 저장된 거래내역을 처리하여 회계정보를 생성한 후 이를 가맹점에 제공하는 회계서비스서버로 구성된다.상기 회계서비스서버는 가맹점, 사용자, 거래내역 및 회계정보가 저장된 데이터베이스부와, 상기 가맹점으로부터 입력된 정보를 기초로 거래를 승인하는 거래승인부와, 상기 가맹점으로부터 입력되는 거래내역을 가맹점별로 관리하며 가맹점의 요청에 따라 상기 거래내역을 가맹점에 제공하는 거래내역 관리부와, 가맹점의 요청에 따라 거래내역에 기초하여 회계정보를 생성하여 가맹점에 제공하는 회계처리부로 이루어진다.상기 단말기는 회계서비스용 전용 소프트웨어가 설치되어 회계서비스서버로부터 전송되는 회계정보를 다양한 형식으로 표시 가능한 것으로, 회계서비스기능을 포함하는 신용카드 판독기, 바크드판독기 또는 현금의 입출금기로 구성되며, 또한 신용카드판독기능, 바크드판독기능, 현금입출금기능을 포함하는 단말기로 구성될 수도 있다.또한, 본 발명에 따른 온라인 회계서비스방법은 사용자가 가맹점에서 상품구입 또는 서비스이용에 대한 지불결재시 단말기를 통해 회계서비스서버로 각종 정보 및 거래내역이 실시간으로 전송되는 단계와, 상기 회계서비스서버에서 상기 단말기에서 전송된 거래내역을 확인하고, 해당 거래가 신용거래인 경우 금융기관에 해당 거래내역을 전송하여 그 응답결과에 따라 정당한 거래인지를 판단하여 승인하는 단계와, 상기 전송받은 현금거래 및 승인된 신용카드 거래에 대해 거래내역을 가맹점별로 저장 및 관리하는 단계와, 가맹점의 거래내역 요청시 저장된 거래내역을 가맹점으로 전송하는 단계와, 가맹점의 회계정보 요청시 저장된 거래내역을 기초로 회계정보를 생성하여 가맹점으로 전송하는 단계로 구성된다.이하, 첨부한 도면을 참조하여 본 발명에 따른 온라인 회계서비스시스템 및 방법에 대해 상세히 설명한다.

우선 도 1은 본 발명에 따른 온라인 회계서비스시스템의 개념을 나타내는 간략도이다. 도면에 도시된 바와 같이, 본 발명의 회계서비스시스템에서는 네트워크(7)를 통해 신용카드 판독기(1), 바코드판독기(3) 및 컴퓨터(5)가 회계서비스서버(9)와 연결되어 있으며, 상기 회계서비스서버(9)는 금융기관(10)에 연결되어 카드판독기(3)로부터 입력되는 정보를 금융기관(10)에 전송한다.

상기 신용카드 판독기(1)는 신용카드에 저장된 정보의 판독이라는 일반적인 신용카드 판독기능 이외에 본 발명에 따른 회계서비스제공을 위한 전용단말기기능이라는 두가지 기능을 포함한다. 마찬가지로 바코드판독기(3) 역시 상품정보의 판독 뿐만 아니라 본 발명의 전용단말기 기능을 포함한다. 본 발명에 따른 회계서비스제공 시스템의 전용단말기는 상기와 같은 신용카드 판독기(1)나 바코드판독(3)에만 한정되는 것은 아니라 상품의 구입시 현금이 입출금을 기록하고 매출전표를 출력하는 현금입출기도 회계서비스 전용단말기로 사용될 수 있지만, 이들 기능들을 모두 통합한 전용단말기를 사용하는 것이 바람직하다.

상품의 구입시나 서비스이용시 전용단말기(신용카드 판독기, 바코드판독기, 현금입출금기 혹은 이들을 통합한 전용단말기)에 의해 판독된 사용자정보 및 거래내역은 회계서비스서버(9)로 전송되며, 상기 회계서비스서버(9)는 거래승인을 위해 전송되는 사용자정보 및 거래내역을 다시 금융기관(10)으로 전송한다. 금융기관(10)에 의해 현재의 거래가 정당한 거래라고 판단되어 거래가 승인된 경우, 이 승인여부가 회계서비스서버(9)로 입력되며, 상기 회계서비스서버(9)에서는 승인된 거래내역을 가맹점별로 저장한다.

상기 회계서비스서버(9)는 승인된 거래내역으로부터 일별 및 월별 매출액 합계나 총매출액 합계 등과 같은 회계데이터를 추출하여 각 가맹점별로 저장하며, 네트워크를 통해 다시 가맹점에 제공한다. 일반적으로 매출액 합계와 같은 단순한 회계데이터는 전용단말기로 전송됨으로써 가맹점에게 제공되지만, 상기 회계데이터를 가공한 복잡한 회계정보는 네트워크(7)를 통해 용량이 큰 컴퓨터(5)로 전송하는 것이 바람직하다. 이때, 상기 전용단말기와 컴퓨터(5)에는 본 발명의 회계서비스용 전용 소프트웨어가 장착되어 제공되어 각종 형식의 회계정보를 표시할 수 있게 된다.

네트워크(7)는 공중전화망(PSTN)과 같은 기존의 전용망을 사용하는 것도 가능하지만, 대용량 정보의 신속한 제공을 위해서는 ADSL과 같은 초고속 인터넷망이바람직하다.

도 2는 본 발명에 따른 회계서비스서버의 구조를 나타내는 블럭도이다. 도면에 도시된 바와 같이, 회계서비스서버는 회계서비스 전용단말기로부터 사용자정보 및 거래내역이 입력되는 입력부(12)와, 상기 입력부(12)를 통해 입력되는 정보에 기초하여 거래가 이루어진 상점이 등록된 가맹점인를 확인하고 현재의 거래가 정당한 거래인지의 여부를 판단하여 승인하는 거래승인부(14)와, 가맹점정보, 사용자정보 및 가맹점의 각종 거래내역 및 회계정보를 저장하는 데이터베이스부(20)와, 상기 데이터베이스부(20)에 저장된 각 가맹점의 거래내역을 관리하는 거래내역 관리부(16)와, 상기 데이터베이스부(20)에 저장된 각 가맹점의 거래내역을 처리하여 가맹점이 요청하는 회계정보를 제공하는 회계처리부(18)와, 상기 거래내역 관리부(16)에 의해 관리되는 각 가맹점의 거래내역 및 회계처리부(18)에 의해 처리된 회계정보를 가맹점에 제공하는 출력부(22)로 구성된다.

통상적으로 신용카드에 의해 지불결제를 하는 경우 거래에 대한 승인은 금융기관에 의해 이루어진다. 따라서, 회계서비스서버(9)에 전송된 정보는 다시 금융기관(10)으로 전송되어 승인절차를 거치며 그 결과가 회계서비스서버(9)의 거래승인부(14)로 입력되어 해당 가맹점에서의 거래를 승인하고 승인된 거래내역을 데이터베이스부(20)에 저장한다.

데이터베이스부(20)는 회원으로 등록된 가맹점에 대한 각종 정보를 저장하는 가맹점DB와, 지불결제수단에 대한 정보를 저장하는 지불결제DB와, 카드사용자에 대한 각종 정보를 저장하는 사용자DB와, 각각의 거래에 대한 거래내역이 각 가맹점별로 저장된 거래내역DB와, 회계처리부(18)에 의해 처리된 각 가맹점의 회계정보를 저장하는 회계정보DB로 구성된다.

거래내역 관리부(16)는 데이터베이스부(20)의 거래내역DB에 저장된 가맹점의 거래내역에 포함되는 정보들, 예를 들면, 거래일시, 거래내용, 결제비용과 같은 각종 정보들을 가공하여 이를 다시 데이터베이스부(20)에 저장한다. 즉, 가맹점의 연월일별 거래내역와 월일별 매출액 합계, 총매출액 합계 등과 같은 가공된 정보를 데이터베이스부(20)에 저장된다.

회계처리부(18)에서는 가맹점으로부터 회계정보에 대한 요청이 있는 경우 저장된 회계데이터를 기초로 해당하는 회계정보를 생성하여 가맹점에 제공한다. 이러한 회계정보로는 과세신고자료나 경영자료 등과 같은 모든 정보를 포함한다. 상기 거래내역 관리부(16)에 의해 가공된 거래내역정보와 회계처리부(18)에 의해 처리된 회계정보는 출력부(22)를 통해 회계서비스 전용단말기와 컴퓨터에 전송된다.

이하에서는 상기 시스템을 이용하여 실제 온라인상에서 회계서비스를 제공하는 방법에 대해 상세히 설명한다.

도 3은 본 발명에 따른 온라인 회계서비스방법을 나타내는 플로우챠트이다. 도면에 도시된 바와 같이, 사용자가 상점이나 서비스제공업체로부터 상품을 구입하하여 지불결제를 하면(S101,S102), 상기 상점이나 서비스제공업체에 구비된 회계서비스용 단말기로부터 가맹점정보, 사용자정보 및 거래내역이 회계서비스서버로 입력된다(S103).

상기 회계서비스용 단말기는 회계서비스용 전용 소프트웨어가 설치된 신용카드 판독기, 바코드판독기, 현금입출금기 및 이들 기능을 통합한 전용단말기 등을 포함하는 것으로, 사용자의 신용카드 판독이나 상품에 부착된 바코드판독, 혹은 현금결제에 의한 현금입출금기의 작동시 거래내역이 상기 회계서비스서버로 전송된다.

회계서비스서버에서는 상기 단말기로부터 전송되는 가맹점정보, 사용자정보 및 거래내역을 확인하여(혹은 금융기관을 통해) 해당 거래를 승인한 후 해당 거래내역을 저장한다(S104,S105). 이때, 회계서비스서버는 저장되는 거래내역을 각각의 가맹점별로 저장할 뿐만 아니라 이를 거래일시별, 사용자별 및 판매되는 상품이나 서비스별 거래와 같이 다양하게 분류하여 저장한다.

한편, 가맹점에서는 매출총액이나 상품별 거래내역 또는 일시별 거래내역과 같은 각종 정보를 기초로 매출현황등을 수시로 파악해야만 한다. 이러한 매출현황의 파악을 위해, 가맹점에서 회계서비스서버로 거래내역조회를 요구하면(S106), 회계서비스서버에서는 저장 관리되고 있는 거래내역정보를 상기 가맹점에게 제공한다(S107). 이때, 상기 거래내역정보는 회계서비스용 전용 단말기를 통해 제공될 수도 있으며, 상기 회계서비스서버와 네트워크를 통해 접속된 PC를 통해 제공될 수도 있다.

또한, 가맹점에서 세무신고나 효율적인 경영 등을 위한 회계자료가 필요하여 회계서비스서버로 회계정보를 요청하는 경우, 상기 회계서비스서버에서는 거래내역을 처리하여 사용자가 요구하는 회계정보를 제공한다(S109). 이때에도, 상기 회계정보는 회계서비스용 전용단말기를 통해 제공하는 것도 가능하지만 네트워크를 통해 접속된 PC를 통해 제공하는 것이 더욱 바람직하다. 그 이유는 통상적으로 회계정보는 다양한 양식을 갖고 있기 때문에, 가맹점에서 간편장부나 부가세신고양식과 같은 특정 형식의 회계자료를 요구하는 경우 용량이 작은 전용단말기 보다는 용량이 크고 회계서비스용 전용 소프트웨어가 장착된 PC에 회계정보를 전송하고 이를 PC에서 가맹점이 원하는 형식으로 재구성하여 출력해야만 하기 때문이다. 상기와 같은 회계서비스용 전용 소프트웨어는 가맹점이 회원으로 가입할 때 오프라인을 통해 제공되거나(예를 들면, 소프트웨어가 저장된 CD의 제공) 상기 회계서비스서버를 통해 다운로드하여 설치할 수 있다. 또한, 이러한 회계서비스용 전용 소프트웨어는 수시로 갱신됨으로써 항상 사용자가 원하는 형식의 회계서비스를 제공할 수 있게 된다.

한편, 상기 회계서비스서버로부터 전송되는 회계정보에는 오류가 존재할 수 있다. 특히, 현금결제의 경우 현금입출금기의 오작동(예를 들면, 입금금액이나 출금금액의 오입력 등)에 의해 회계서비스서버에 전송되는 거래내역에 오류가 쉽게 발생하기 때문에, 회계서비스정보에 오류가 존재할 가능성이 커진다. 따라서, 가맹점에서는 정확한 회계정보를 제공받기 위해서는 회계서비스서버로부터 제공되는 회계정보를 분석하여 오류가 있는 경우 도 4에 도시된 바와 같이 이를 수정해야만 한다. 이러한 오류수정은 회계서비스용 전용단말기나 PC에서 수행될 수 있는데, 도면을 참조하여 설명하면 다음과 같다.

가맹점에서는 회계서비스서버에서 처리된 회계내역(즉, 회계정보)이 입력되면, 우선 이를 확인하여 오류가 있는가를 검사한다(S201,S202). 만약 회계정보에오류가 존재하는 경우, 가맹점에서는 자신이 보관하고 있는 거래내역을 조사하여 상기 회계정보를 수정한 후 이를 다시 회계서비스서버로 전송한다(S203,S204).

회계서비스서버에서는 입력되는 수정된 회계정보를 기초로 저장된 모든 데이터를 수정처리하여 이를 다시 데이터베이스부에 저장한다(S206).

상기한 바와 같이, 본 발명의 회계서비스시스템에서는 네트워크를 통해 회계서비스서버에 전용 단말기가 접속되어 있기 때문에, 카드결제나 현금결제시 거래내역이 실시간으로 상기 회계서비스서버에 전송되어 저장된다. 이러한 전용 단말기는 일반적인 신용카드 판독기능을 구비한 것으로, 신용카드결제용으로 사용될 뿐만 아니라 현금결제시에도 결제된 금액을 입력함으로써 거래내역을 회계서비스서버로 전송할 수 있게 된다. 또한, 상기 전용단말기에는 전용 소프트웨어가 설치되어 가맹점에서 원하는 형식의 회계정보를 출력할 수 있게 된다.

상술한 바와 같이, 본 발명에서는 거래시 전용단말기를 통해 실시간의 거래내역이 회계서비스서버에 전송되고 저장되며, 가맹점의 요청시 가공된 거래내역과 회계정보를 온라인상으로 실시간으로 제공할 수 있게 된다. 따라서, 일일이 수작업으로 거래내역을 저장하고 관리하며 회계처리를 하던 종전의 방식에 비해 신속한 회계처리가 가능하게 되고 비용이 절감된다.

Claims (12)

1. 가맹점에 설치되어 거래시 거래내역이 입력되는 단말기; 및

   상기 단말기와 네트워크를 통해 연결되어 가맹점에서의 거래시 단말기로부터 거래내역이 실시간으로 전송되어 저장 관리되고, 가맹점의 요구에 따라 저장된 거래내역을 처리하여 회계정보를 생성한 후 이를 가맹점에 제공하는 회계서비스서버로 구성된 온라인 회계서비스시스템.
2. 제1항에 있어서, 상기 단말기는 회계서비스기능을 포함하는 신용카드 판독기, 바크드판독기, 현금의 입출금기 및 신용카드판독기능, 바크드판독기능, 현금입출금기능을 포함하는 단말기로 구성된 그룹으로 선택된 적어도 하나의 단말기인 것을 특징으로 하는 회계서비스시스템.
3. 제1항에 있어서, 상기 단말기에는 회계서비스용 전용 소프트웨어가 설치되어 회계서비스서버로부터 전송되는 회계정보를 다양한 형식으로 표시하는 것을 특징으로 하는 회계서비스시스템.
4. 제1항에 있어서, 네트워크를 통해 상기 회계서비스서버에 접속되어 회계서비스서버에 의해 처리된 회계정보가 입력되는 PC를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 회계서비스시스템.
5. 제4항에 있어서, 상기 PC에는 회계서비스용 전용 소프트웨어가 설치되어 회계서비스서버로부터 전송되는 회계정보를 다양한 형식으로 표시하는 것을 특징으로 하는 회계서비스시스템.
6. 제1항에 있어서, 상기 회계서비스서버는,

   가맹점, 사용자, 거래내역 및 회계정보가 저장된 데이터베이스부;

   상기 가맹점으로부터 입력된 정보를 기초로 거래를 승인하는 거래승인부;

   상기 가맹점으로부터 입력되는 거래내역을 가맹점별로 관리하며 가맹점의 요청에 따라 상기 거래내역을 가맹점에 제공하는 거래내역 관리부; 및

   가맹점의 요청에 따라 거래내역에 기초하여 회계정보를 생성하여 가맹점에 제공하는 회계처리부로 이루어진 것을 특징으로 하는 회계서비스시스템.
7. 제6항에 있어서, 상기 회계서비스서버는 네트워크를 통해 금융기관에 접속되어 거래승인을 위해 단말기로부터 입력되는 정보를 상기 금융기관에 전송하며 상기 금융기관으로부터 승인된 결과가 입력되어 거래승인을 확인하는 것을 특징으로 하는 회계서비스시스템.
8. 사용자가 가맹점에서 상품구입 또는 서비스이용에 대한 지불결재시 단말기를 통해 회계서비스서버로 각종 정보 및 거래내역이 실시간으로 전송되는 단계;

   상기 회계서비스서버에서 상기 단말기에서 전송된 거래내역을 확인하고, 해당 거래가 신용거래인 경우 금융기관에 해당 거래내역을 전송하여 그 응답결과에 따라 정당한 거래인지를 판단하여 승인하는 단계;

   상기 전송받은 현금거래 및 승인된 신용카드 거래에 대해 거래내역을 가맹점별로 저장 및 관리하는 단계;

   가맹점의 거래내역 요청시 저장된 거래내역을 가맹점으로 전송하는 단계;

   가맹점의 회계정보 요청시 저장된 거래내역을 기초로 회계정보를 생성하여 가맹점으로 전송하는 단계로 구성된 온라인 회계서비스방법.
9. 제8항에 있어서, 상기 거래승인단계는,

   단말기로부터 입력되는 정보 및 거래내역을 금융기관으로 전송하는 단계;

   금융기관에서 입력되는 정보를 기초로 해당 거래를 승인하는 단계; 및

   승인된 결과를 회계서비스서버로 전송하여 거래승인을 확인하는 단계로 이루어진 것을 특징으로 하는 회계서비스방법.
10. 제8항에 있어서, 상기 가맹점으로의 회계정보 전송단계는 회계서비스용 소프웨어가 설치된 가맹점의 단말기로 회계정보를 전송하여 각종 형식의 회계양식으로 표시하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 회계서비스방법.
11. 제8항에 있어서, 상기 가맹점으로의 회계정보 전송단계는 회계서비스용 소프웨어가 설치된 가맹점의 컴퓨터 회계정보를 전송하여 각종 형식의 회계양식으로 표시하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 회계서비스방법.
12. 제8항에 있어서,

    가맹점에서 전송된 회계정보에 오류가 존재하는 경우 해당 회계정보를 수정하여 회계서비스서버로 전송하는 단계; 및

    상기 가맹점에서 전송되는 수정된 회계정보에 기초하여 회계서비스서버에 저장하는 회계정보를 수정하고 저장하는 단계를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 회계서비스방법.