MXPA02010672A - Metodo y aparato para la administracion de investigaciones de credito dentro de cuentas por cobrar. - Google Patents

Abstract

El Modulo de Investigacion de Credito del Sistema de Cuentas por Cobrar revisa el historial de pagos y realiza las investigaciones de credito a traves del analisis de datos de fuentes externas e internas. El Modulo de investigacion de Credito utiliza este analisis para administracion de creditos y contacto con el cliente. El Modulo de Investigacion de Credito con base en los pagos del cliente predice el efectivo global pronosticado para el cliente. El Modulo de Investigacion de Credito es utilizado para la reconciliacion de la cuenta y verificacion de auditoria para rastreo de transacciones en el nivel del cliente.

Description

MÉTODO Y APARATO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVESTIGACIONES DE CREPITO DENTRO DE CUENTAS POR COBRAR ANTECEDENTES DE LA INVENCIÓN Esta invención se refiere en general a un Sistema de Cuentas por Cobrar habilitada en la red (ARS) y más particularmente a métodos y aparatos para administrar varias funciones relacionadas a cuentas por cobrar, otorgamiento de crédito, cobranza, administración de argumentos y procesamiento de reportes y remesas. El departamento de contabilidad de una entidad de negocios gasta recursos substanciales administrando las cuentas por cobrar. Una función de cuentas por cobrar incluye la tarea de investigación de crédito, aprobación de crédito para clientes nuevos y existentes, y el análisis de la historia de pagos de clientes existentes. Además de la aprobación de créditos, antigüedad de las deudas, argumentos y morosos, cobros y aplicación apropiada de los pagos, y la determinación apropiada de borrones y capacidades de reporte apropiadas, también deben ser manejadas. Estas tareas son consumidoras de tiempo y muy seguido quitan recursos de la corporación de sus operaciones y otras actividades lucrativas. Para completar varias de estas tareas también se requiere típicamente de la interconexión con agencias externas para aprobación de crédito y actualización constante de los registros del cliente.

COMPENDIO DE LA INVENCIÓN En una modalidad ilustrativa de la invención, un Sistema de Cuentas por Cobrar habilitado en la web (ARS) proporciona un rango completo de servicios de Crédito y Cobranzas de deudas comerciales incluyendo evaluación de crédito, aprobación de crédito, cobros de clientes y reconciliación de cuentas, procesamiento de remesas, aplicación y de actividades bancarias, reporte de todas las cuentas por cobrar (A/R), consolidación, incluyendo la preparación y envío por correo de la declaración de cliente, finalización con alimentaciones directas a un sistema de mayor general del cliente (G/L) para la preparación del estado financiero del cliente. El sistema sirve al cliente permitiéndole el uso de fuentes externas para llenar la función de cuentas por cobrar (A/R) mientras retiene los enlaces de computadora-a-computadora importantes cubriendo la aprobación de órdenes de embarque (después de la evaluación del crédito), alimentación de facturación/factura, monitoreo de aclaraciones del cliente y reportar (en línea), y la interfase G/L al final del mes para el saldo de las deudas. El sistema incluye cinco módulos, los cuales incluyen un Módulo de Investigación de Crédito, un Módulo de Procesamiento de Remesas, un Módulo de Reclamación de Cuentas por Cobrar y un Módulo de Administración. Estos módulos están integrados uno con otro y son capaces de interconectarse con una Orden del cliente, Embarque, Sistema de Facturación (OSB) para un funcionamiento pulido. El ARS además es capaz de actualizar automáticamente el software y las plantillas de sistemas para el cliente mediante la descarga sobre bases en tiempo real mientras están siendo implementadas en el sitio central y son llamadas por el usuario. En una modalidad de la invención, el Módulo de Investigación de Crédito del ARS revisa el historial de pagos y realiza las investigaciones de crédito. La Investigación de Crédito es la habilidad de ir dentro de la cuenta del cliente y ver un suministro muy rico y diverso de datos utilizados para el análisis del cliente, administración del crédito y contacto del cliente. El Módulo de Investigación de Crédito con base en los datos de pago del cliente predice el efectivo global pronosticado para el cliente. El Módulo de Investigación de Crédito es utilizado por la reconciliación de cuenta y verificación de auditoría para rastrear transacciones al nivel del cliente.

BREVE DESCRIPCIÓN DE LOS DIBUJOS La Figura 1 es un diagrama de bloque de un Sistema de Cuentas por Cobrar incluyendo un sistema de servidor y una pluralidad de dispositivos; La Figura 2 es un diagrama de bloque de una modalidad alternativa de un Sistema de Cuentas por Cobrar; La Figura 3 es otra modalidad adicional de un Sistema de Cuentas por Cobrar; La Figura 4 es una modalidad ilustrativa de una arquitectura de software del Sistema de Cuentas por Cobrar mostrado en la Figura 3; La Figura 5 es una estructura de base de datos dentro de un servidor de base de datos del Sistema de Cuentas por Cobrar mostrado en la Figura 3; La Figura 6 representa la relación funcional de una Orden, Embarque, Sistema de Cuentas (OSB) y Sistema de Cuentas por Cobrar con referencia a un procesamiento de negocio; La Figura 7 representa la relación funcional del Sistema de Cuentas por Cobrar integrado directamente dentro del sistema OSB del cliente y el sistema de mayor general (G/L); La Figura 8 es un diseño de pantalla del Sistema de Cuentas por Cobrar mostrado en la Figura 3; La Figura 9 es un diagrama de actividad para llevar a cabo una verificación de crédito a través del Módulo de Investigación de Crédito del ARS mostrado en la Figura 3; La Figura 10 es un diagrama de actividad del ARS mostrado en la Figura 3, para la generación de la factura; La Figura 11 es un diagrama de actividad para el ARS mostrado en la Figura 3, para el procesamiento de remesas; La Figura 12 es una modalidad ilustrativa del diseño de pantalla del ARS mostrado en la Figura 3, el cual despliega una aplicación de pago a una cuenta de cliente; La Figura 13 es una modalidad ilustrativa de un diseño de pantalla del ARS mostrado en la Figura 3, el cual despliega la creación de un registro jerárquico primario o registro jerárquico de pagador para el cliente subsidiario; La Figura 14 es una modalidad ilustrativa de un diseño de pantalla para el ARS mostrado en la Figura 3, el cual despliega la manera en la cual el pago que ha sido aplicado a través del Sistema de Cuentas por Cobrar puede ser invertido subsecuentemente; La Figura 15 es una modalidad ilustrativa de un diseño de pantalla para el ARS mostrado en la Figura 3, el cual despliega la inversión de una aplicación cero y todos los otros registros; La Figura 16 es un diagrama de actividad del ARS mostrado en la Figura 3, para el proceso de cobro; La Figura 17 es un diseño de pantalla ilustrativo del Sistema de Cuentas por Cobrar mostrado en la Figura 3, el cual despliega el crédito del intercambio del cliente; La Figura 18 es un diseño ilustrativo del ARS mostrado en la Figura 3, el cual despliega la información del cliente clasificada por número de cliente; La Figura 19 es un diseño ilustrativo del ARS mostrado en la Figura 3, el cual despliega la antigüedad detallada de un cliente dado junto con las anotaciones; La Figura 20 es un diseño de pantalla ilustrativo del ARS mostrado en la Figura 3, el cual despliega la historia de pagos de un cliente dado; La Figura 21 es un diagrama de actividad del procedimiento de reclamación de Cuentas por Cobrar del ARS mostrado en la Figura 3; La Figura 22 es un diseño de pantalla ilustrativo del ARS mostrado en la Figura 3, que despliega el análisis de origen de raíz resumiendo Reclamaciones de Cuentas por Cobrar devengadas; y La Figura 23 es una gráfica de flujo de procedimiento para el ARS mostrado en la Figura 3.

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA INVENCIÓN Se describen con detalle más adelante modalidades ilustrativas de sistemas y procedimientos que facilitan la administración de procedimientos de cuentas por cobrar basadas en Internet integradas. Los sistemas y procedimientos facilitan, por ejemplo, la sumisión electrónica de información utilizando un sistema de cliente, transmisión automática de información, y monitoreo y reporte y administración habilitado en la web de cuentas por cobrar incluyendo una interfase de diario general de cierre de mes final para el saldo de deudas para los usuarios del cliente. Los sistemas y procedimientos no están limitados a la modalidad específicamente descrita en la presente. Además, los componentes de cada sistema y cada procedimiento pueden ser practicados en forma independiente y separada de otros componentes y procedimientos descritos en la presente. Cada componente y procedimiento puede ser utilizado en combinación con otros componentes y procedimientos. La Figura 1 es un diagrama de bloque ilustrativo de un Sistema de Cuentas por Cobrar (ARS) 10 que incluye un sistema de servidor 12 y una pluralidad de dispositivos 14 conectados al sistema de servidor 12. En una modalidad, los dispositivos 14 son computadoras incluyendo un navegador web, y el sistema de servidor 12 es accesible a los dispositivos 14 a través del Internet. Los dispositivos 14 están interconectados al Internet a través de varias interfases incluyendo una red de trabajo, tal como una red de área local (LAN) o una red de área amplia (WAN), conexiones de disco selector, módems por cable, y líneas ISDN de alta velocidad especiales. Los dispositivos 14 pueden ser cualquier dispositivo capaz de interconectarse con el Internet incluyendo un teléfono habilitado para la web y otro equipo conectado habilitado para la web. El dispositivo 14 es capaz de conectarse directamente a la Orden, Embarque, Sistema de Cuenta (OSB) 20 localizado en el sitio del cliente. El sistema de servidor 12 también es capaz de comunicarse con el sistema OSB 20 ya sea a través de un enlace directo o a través de uno de los dispositivos 14 localizado en el sitio del cliente y subir o bajar datos según sea necesario. El Sistema de Cuentas por Cobrar 10 se instala en un sitio de entidad de negocios dentro de una muro de fuego (firewall) (mecanismo de seguridad que impide el acceso a la red) 22 mientras que el sistema OSB 20 está localizado en el sitio del cliente fuera de la firewall 22 de la entidad de negocios. Ambos sistemas están configurados para descargar y subir datos requeridos a través de una conexión segura para realizar las funciones requeridas. La Figura 2 es un diagrama de bloque de una modalidad ilustrativa alternativa de una arquitectura de servidor del Sistema de Cuentas por Cobrar (ARS) 30. Los componentes del sistema 30 • v idénticos a los componentes del sistema 10 están identificados en la Figura 2 utilizando los mismos números de referencia a los utilizados en la Figura 1. El Sistema 30 incluye un sistema de servidor 12 y dispositivos 14. El sistema de servidor 12 incluye un servidor de base de datos 36 que incluye un dispositivo de almacenamiento de datos 38, un servidor de aplicación 40, un servidor web 42, un servidor de directorio 46, un servidor de fax 36 y un servidor de correo 56. Una unidad de almacenamiento de disco 38 está acoplada al servidor de base de datos 36 y al servidor de director 46. Los servidores, 36, 40, 42, 46, 50, 52 y 56 están acoplados en una red de área local (LAN) 60. Además, el dispositivo 14 incluye una estación de trabajo de administración de sistema 64, una estación de trabajo representativa de servicio al cliente 66, una estación de trabajo del funcionario de crédito 70, y una estación de trabajo de función general 72. La estación de trabajo 72 es utilizada por alguien que tiene acceso autorizado para mantener y actualizar el ARS 30. Las estaciones de trabajo 64, 66, 70 y 72 están conectadas a la LAN 60. Alternativamente, las estaciones de trabajo 64, 66, 70 y 72 están acopladas a la LAN 60 a través de un enlace a Internet o conectadas a través de una Intranet.

Cada estación de trabajo 64, 66, 70 y 72, en la modalidad ilustrativa, es una computadora personal incluyendo un navegador web. Las estaciones de trabajo 64, 66, 70 y 72, están ilustradas como estando asociadas con funciones separadas solamente para facilitar un entendimiento de los diferentes tipos de funciones que pueden ser realizadas a través de individuos que tienen acceso a la LAN 60. En una modalidad alternativa, el sistema de servidor 12 está configurado para ser acoplado comunicativamente a terceras partes, por ejemplo, auditores externos o internos 78, y a varios clientes 80 localizados fuera de muro de fuego 22, a través de una conexión de Internet 84 de Proveedor de Servicio de Internet (ISP). La comunicación en la modalidad ilustrativa está ilustrada como siendo realizada a través de Internet, sin embargo, puede ser utilizada cualquier otra red de área amplia (WAN) 86, es decir, los sistemas y procedimientos no están limitados a ser practicados a través del Internet. Además, y en lugar de una WAN, una red de área local puede ser utilizada en lugar de la WAN. Cada cliente exterior 80 está conectado a su propio sistema OSB 20. El cliente exterior 80 también tiene una estación de trabajo 88, la cual es una computadora personal incluyendo un navegador web. También, las Estaciones de trabajo 88 están configuradas para comunicarse con el sistema de servidor 12. Además, el servidor de fax 22 se comunica con los clientes exteriores 80 y cualquiera de los clientes extranjeros localizados remotamente incluyendo un dispositivo (no mostrado) a través de un enlace de teléfono. El servidor de fax 52 se comunica con otros dispositivos 64, 66, 70 y 72, también. El Sistema de Cuentas por Cobrar 30 es instalado en un sitio de entidad de negocios mientras que el sistema OSB 20 está localizado en el sitio del cliente. Ambos sistemas, 20, 30, están configurados para descargar y subir datos requeridos a través de una conexión seguras, uno del otro, para realizar las funciones requeridas. Los mejoramientos continuos aseguran la compatibilidad para utilizar nueva tecnología, cuando se vuelve disponible, lo cual finalmente reduce el costo y mejora la eficiencia. La Figura 3 ilustra una modalidad ilustrativa alternativa de un Sistema de Cuentas por Cobrar (ARS) 90. Los componentes en el sistema 90 idénticos a los componentes del sistema 30 son identificados en la Figura 3 mostrando los mismos números de referencia utilizados en la Figura 2. En esta modalidad, el dispositivo 14 es una computadora de escritorio (dispositivo delgado o por lo general denominado como cliente delgado). Los dispositivos delgados, como se utiliza en la presente, con PCs compatibles Intel con procesadores Pentium o más altos y un mínimo de 36 MB RAM operando Windows 95 o Windows NT 4.0 y anteriores. El sistema de servidor 12 incluye un servidor de aplicación NT 4.0 y un servidor de información de Internet 92. La lógica de negocios residirá en este diseño en la forma de Colecciones de Enlaces Dinámicos (DLL). Una base de datos Oracle 7.3.2 94 en UNIX es utilizada como un servidor de Base de datos 36, el cual es una parte del sistema de servidor 12.

El servidor de Base de datos 36 es un servidor incluyendo un procesador Pentium y un mínimo de 64 MB en RAM corriendo Sun Solares. El diseño de base de datos reside dentro del servidor de base de datos 36. La base de datos centralizada 94 que contiene una variedad de información relacionada con los clientes y sus * v consumidores, como se describe más adelante con mayor detalle, es almacenada en el servidor de base de datos 36 del sistema de servidor 12, y puede ser accesada por usuarios potenciales en uno de los dispositivos 14 registrándose en el sistema de servidor 12 a través de uno de los dispositivos 14. Los procedimientos de almacenamiento son utilizados para accesar la base de datos 94. Todas las interacciones de base de datos son hechas a través de Active X DLLs. Los dispositivos 14 están conectados internamente al sistema OSB 20 localizado en el sitio del cliente. El sistema de servidor 12 se comunica con el sistema OSB ya sea a través de un enlace directo o a través de uno de los dispositivos 14 localizados en el sitio del cliente para subir o descargar los datos según sea requerido. La Figura 4 es una modalidad ilustrativa de la arquitectura del software 98 del ARS 30 así como del ARS 90, el servidor de base de datos 36 y el servidor de aplicación 40 del sistema de servidor 12. La arquitectura de software utilizada en el sistema ARS 30 tiene un Navegador Web tal como el IE 4.0 o más alto como el Frontal. El navegador web descarga los controles ActiveX desarrollados en VB5.5.0 los cuales forman la interfase de Usuario.

El software intermedio en ARS 30 implementa las reglas del negocio y las llamadas de base de datos y reside en el servidor de aplicación NT. El software intermedio está en la forma de objetos de ActiveX (DLLs). El software intermedio es un software que conecta otras dos aplicaciones separadas. Por ejemplo, existe un número de productos de software intermedio que enlazan un sistema de base de datos al servidor Web. Esto permite a los usuarios solicitar datos de la base de datos utilizando formas desplegadas en un navegador Web, y permite al servidor Web devolver páginas Web dinámicas con base en las solicitudes del usuario y el perfil. El software intermedio recupera los datos de la base de datos Oracle 94 residente en el servidor UNIX. ISS es utilizado como el Servidor Web. Los Objetos de Base de Datos Activos (ADO) son utilizados para acceso a base de datos. La base de datos ORACLE 7.3.2 94 reside en el servidor UNIX. La seguridad en el ARS 30 es monitoreada detenidamente debido a la información confidencial y propietaria del cliente. La seguridad es mantenida en el sistema proporcionando varios niveles de acceso de autoridad. Estos niveles de acceso existen para individuos con diferentes autoridades tales como la autoridad de Cuartel General, autoridad de supervisor, autoridad de evaluador de crédito, autoridad de Cobrador y autoridad de procesamiento de remesas. Cuando el usuario se registra en la aplicación, la autoridad del usuario es verificada, y dependiendo de la autoridad del usuario, se le da acceso al usuario para seleccionar pantallas.

Aparte de la seguridad anterior, el ARS 30 también mantiene seguridad normal que está normalmente involucrada en cada aplicación de Intranet. En la página de cada Servidor Activo, ARS 30 verifica si el usuario se ha registrado y si el usuario se ha registrado en el sistema 30 también verifica si el usuario ha llegado para la Página de Servidor Activo correcta a la cual el usuario supuestamente puede accesar. Si ninguno de los criterios anteriores es satisfecho, entonces el sistema 30 despliega un mensaje de error "Acceso Inválido a la Pantalla". También hay una sesión variable que verifica si el usuario registrado está inactivo por más de un período predeterminado de tiempo, el usuario es automáticamente desconectado de la aplicación. La Figura 5 es una estructura base de datos 94 dentro del servidor de base de datos 36. La Base de datos 94 está acoplada a varios componentes separados dentro del sistema de servidor 12, el cual realiza tareas específicas. El ARS 30 administra en rango completo los servicios de deudas y cobros de fondos involucrando otorgamiento de evaluación de crédito, cobros de consumidores y reconciliación de cuentas, recibo de remesas, procesamiento de aplicación, servicios bancarios, consolidación de deudas y actualización del diario general OSB. El ARS 30 recibe la información pertinente del sistema OSB 20 del cliente para procesar y generar entradas de diario generales con una variedad de reportes para la supervisión financiera, reporte y propósitos de auditoria. La información recuperada y procesada es almacenada en la base de datos 94 centralizada para acceso permanente así como para temporal. Por ejemplo, el servidor de sistema 12 está dividido en componentes separados tales como, un componente descargado 100 para descargar entradas de diario y una variedad de reportes, un componente de despliegue 102 para desplegar las entradas de diario y la variedad de reportes, un componente de transmisión 108 para transmitir la información requerida al sistema OSB, y un componente de impresión 112 para imprimir las entradas de diario y la variedad de reportes descargados y desplegados por los componentes de servidor respectivos. El sistema acepta comandos del dispositivo 14, por ejemplo, a través de la utilización de periféricos para hacer una selección o a través de la utilización de comandos de voz. El sistema de servidor 12 incluye un componente de procesamiento 116 para buscar y procesar solicitudes recibidas contra el dispositivo de almacenamiento 38. Además, el sistema de servidor 12 también incluye un componente de recuperación 120 para recuperar información del dispositivo de almacenamiento de datos 38. Un componente de llenado de información 122 descarga la información solicitada después de recuperarla del dispositivo de almacenamiento de datos 38 a la pluralidad de dispositivos. Las arquitecturas de los sistemas 10 así como varios componentes del sistema 10 son solamente ilustrativos. Otras arquitecturas son posibles y pueden ser utilizadas en conexión con la práctica de los procedimientos descritos más adelante.

Las Figuras 6 a la 23 ilustran el flujo operacional del ARS 10 incluyendo la interrelación entre varios módulos del ARS 10 y la interfase entre el ARS 10 y el OSB 20. La Figura 6 describe las funciones del Sistema OSB 20 y el ARS 10, con referencia a los procedimientos de negocios 160. El sistema OSB 20 incluye una función de Entrada de Ordenes 164, una función de Embarque 170 y una función de Facturación 174. El ARS 10 incluye las funciones restantes involucradas con las cuentas por cobrar del procedimiento de negocios 160 incluyendo la administración de créditos del consumidor, recibir y procesar pagos contra facturas abiertas, saldo del diario general sobre bases periódicas, generación de datos para estados financieros para controles de contabilidad e internos y la preparación de reportes periódicos de acuerdo con los principio de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) y requerimientos del Comité de Estándares de Contabilidad Financiera (FASB). Los clientes 80 a partir de sus ubicaciones individuales operan el sistema OSB 20 y un sistema de Mayor General (G/L) 180. El ARS 30 es operado en una ubicación remota a través de la entidad de negocios, la cual tiene un grupo de profesionales especializados en ARS 10. En una modalidad alternativa, el ARS 10 es operado y administrado en las ubicaciones del cliente a trabes del personal propio del cliente con entrenamiento y mejoras del sistema siendo desarrollado por el personal del ARS 10. La Figura 7 muestra como ARS 10 se interconecta con el sistema OSB de cliente 20 y el módulo de mayor general /G/L) para proporcionar continuidad al cliente. ARS 10 recibe los datos de, y transmite los datos a, diferentes componentes del sistema OSB 20 tales como Ordenes de Entrada 164, Embarque 170, y Facturación 174. Las Ordenes de Entrada 164 procesa la orden del cliente extrayendo datos del componente de Fijación de Precios 176 y del componente de Inventario 178. ARS 10 también interactúa con varios otros componentes 182 del sistema del cliente según sea requerido. La integridad del Sistema OSB 20 es crítico para el funcionamiento apropiado del ARS 10 ya que el ARS 10 utiliza los datos recibidos del OSB 20 para generare las entradas de mayor general así como otros reportes de administración. ARS 10 administra varios otros aspectos del proceso de negocios 160 para popular apropiadamente el mayor general con datos recibidos pertinentes sobre bases periódicas incluyendo los procedimientos involucrados con la administración de crédito. La Figura 8 es un diseño de pantalla ilustrativo del ARS 10. ARS 10 involucra el otorgamiento de crédito, procesamiento de remesas y reporte/administración. Las funciones del ARS están organizadas en cinco módulos: Módulo de Investigación de Crédito 190, un Módulo de procesamiento de remesas 194, un Módulo de Reclamación de Cuentas por Cobrar (ARC) 200, un Módulo de Mantenimiento 204 y un Módulo de Administración 210. El Módulo de Procesamiento de Remesas 194 algunas veces se denomina como Módulo de Aplicación de Efectivo. El Módulo de Investigación de Crédito 190 proporciona al usuario información relacionada extensiva del cliente y deudas en una variedad de formas. El Módulo de Procesamiento de Remesas 194 involucra el procesamiento de pago de remesas, administración de morosidad y funciones relacionadas con los pagos. El Módulo ARC 200 administra los argumentos del cliente. El Módulo de Administración 204 es utilizado para mantener y almacenar varios tipos de información del consumidor. El Módulo de Administración 210 es utilizado para manejar la seguridad y las funciones de los sistemas de alto nivel. Existe un alto nivel de integración a través de todos los módulos. Aunque un usuario pueda introducir una función adjunta a un módulo particular de ARS10, la navegación subsecuente mueve al usuario para adelante y para atrás a través de diferentes módulos en el ARS 10. Por ejemplo, un usuario que aplica un cheque en el Módulo de Procesamiento de Remesas 194 accesa al Módulo de Investigación de Crédito 190 para conducir una búsqueda de cliente o para desplegar detalles de la factura. Un usuario viendo una declaración de cliente accesa el Módulo de Mantenimiento 204 para modificar la información del consumidor, o al Módulo de Procesamiento de Remesas 194 para compensar los débitos y los créditos juntos en la cuenta, o al Módulo ARC 200 para configurar o desplegar una reclamación. Un usuario que está buscando una factura en el Módulo de Investigación de Crédito 190 o fijando una referencia entre dos facturas en el Módulo de Mantenimiento 204 accesa el Módulo de Procesamiento de Remesas 194 para desplegar li una lista de facturas duplicadas. Similarmente, un usuario que está volviendo a ver los lotes de facturación en el Módulo de Administración 210 accesa el Módulo de Investigación de Crédito 190 para desplegar los detalles de facturación. En conjunto, ARS 10 proporciona un rango completo de servicios de crédito y cobranza para deudas negociadas incluyendo evaluación de crédito, otorgamiento de crédito, cobranza de clientes, y reconciliación de cuentas, recibos de pago, aplicación y servicios bancarios, reporte de cuentas por cobrar (A/R), consolidación, incluyendo la preparación de declaraciones del cliente y envió por correo, finalización de alimentaciones directas al sistema 180 de mayor general de cliente (G/L) para la preparación de estados financieros. ARS 10 puede producir entradas al diario para actualizar el sistema G/L 180 mediante el uso supuestos números de cuenta internamente, los cuales son mapeados y transferidos al sistema G/L del cliente 180 a través de un protocolo de transferencia de archivos (FTP). ARS 10 proporciona una opción a los clientes 80 para contratar un servicio externo para llenar la función de A/R mientras retiene los enlaces de computadora-a-computadora importantes con el sistema OSB 20 cubriendo aprobaciones de órdenes de embarque (después de la valuación de crédito), alimentación de cuentas/facturación, monitoreo y reporte de reclamaciones del cliente (en línea), y la interfase de G/L de cierre al final del mes para saldos de deudas. Cada módulo del ARS 10 se describe en detalle.

A. MODULO DE INVESTIGACIÓN DE CRÉDITO El Módulo de Investigación de Crédito 190 principalmente involucra la evaluación de crédito en el momento en que la cuenta del cliente es configurada, y las actividades de mantenimiento del crédito. El Módulo de Investigación de Crédito 190 también está interconectado con varios módulos para accesar morosos, cobros y borrones. El Módulo de Investigación de Crédito 190 revisa el historial de pagos y realiza investigaciones de crédito. El historial de pagos es un juego de cálculos basados en un período de pago de una factura de una fecha a una fecha de un pago recibido. ARS 10 selecciona todos los datos y los compila en un reporte que compara los datos durante un período de 18 meses y los despliega en incrementos de cada seis meses. El Módulo de Investigación de Crédito 190 accesa una cuenta del cliente y visualiza un suministro diverso de datos utilizados para el análisis del consumidor, administración del crédito, y contacto del consumidor. El Módulo de Investigación de Crédito 190 además incluye opciones de búsqueda. El Módulo de Investigación de Crédito 190 predice la difusión de remesas para un cliente específico o cuenta con base a los datos históricos. El Módulo de Investigación de Crédito 190 además realiza la verificación de auditoria para rastrear todas las transacciones al nivel de cliente para la reconciliación de la cuenta. 1. PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE CRÉDITO [NUEVO CONSUMIDOR] El cliente trabaja con la entidad de negocios para establecer criterios de aprobación en cuentas de consumidores nuevos y para seleccionar las opciones de puntuación del crédito específico del cliente utilizando los programas de software de puntuación contenidos en el ARS 10. La Figura 9 es un diagrama de actividad para realizar una verificación de crédito para un cliente existente a través del Módulo de Investigación de Crédito 190 sobre un cliente la cual ha colocado una orden de compra a través del sistema OBS 20. Una vez que el cliente coloca la orden de compra, el ARS 10 recibe una solicitud de aprobación 220 para una cuenta nueva. Las rutas del procedimiento del ARS 10 solicitan la aprobación 220 a un funcionario de crédito designado 224 de una pluralidad de funcionarios de crédito 230. Los funcionarios de crédito 230 también algunas veces son denominados como cobradores o representantes de cobranza. El funcionario de crédito designado 224 realiza una investigación de crédito inicial 234 en solicitud para la aprobación 220 de una cuenta nueva. El funcionario de crédito designado 224 automáticamente aprueba la solicitud de aprobación 224 si la orden agrega menos de una cantidad especificada por el cliente o si la orden es de un cliente conocido específico predesignado por el cliente. Si la solicitud para aprobación 220 no es aprobada automáticamente 240, el funcionario de crédito designado 224 realiza una investigación de crédito detallada 244. La investigación de crédito 244 no tiene una aplicación específica; en su lugar involucra una variedad de herramientas tales como reportes de Dun & Bradsteet (Compañía que otorga el servicio de investigación de crédito) 250 y/u otras agencias de investigación de crédito 254, referencias de negociación 260, reportes bancarios 264, estados financieros 270, visitas al cliente 274, e inspección de Minas e Industriales (Mine and Industriáis) 280. ARS 10 se interconecta electrónicamente con Dun & Bradstreet u otras agencias de reportes de crédito para buscar e identificar un cliente por nombre, dirección o número de teléfono, y obtener el reporte Dun & Bradstreet 250 u otros reportes de agencias de reporte de créditos 254, por consiguiente reduce el tiempo del procedimiento de aprobación de crédito. Basado en la investigación de crédito 244, el funcionario de crédito designado 224 determina si el crédito debe ser otorgado al cliente. Cada funcionario de crédito designado 224 tiene límites en la autoridad de crédito, la cual está residente y estrictamente controlada dentro del ARS 10. El funcionario de crédito designado 224 no puede otorgar una línea de crédito que exceda sus límites de autoridad delegados. ARS 10 restringe el acceso para cambiar los límites de crédito de los funcionarios de crédito designados 230 solamente para individuos autorizados específicos dentro de la entidad de negocios. Si el cliente reúne los parámetros predeterminados de investigación de crédito 244 y si el crédito está dentro de los límites autorizados por el funcionario de crédito designado 224, el funcionario de crédito designado 224 aprueba la solicitud de cuenta nueva. Si el cliente no reúne los parámetros predeterminados de la investigación de crédito 244 o si el crédito solicitado por el cliente excede los límites del funcionario de crédito designado 224, entonces el personal del ARS 10 intenta obtener seguridad 290 tal como garantías personales 294, garantías inter-corporaciones 300, PPSA 304 u convenios de ventas condicionales 310. Para la aprobación de varias órdenes, una carta de crédito 314 puede ser postulada. Un funcionario de crédito designado 224 toma una decisión 324 para aprobar la orden, ARS 10 asigna un número de aprobación en el caso de una cuenta existente o un número de cuenta 326 en el caso de una cuenta de cliente nuevo a la orden y se interconecta con el sistema OSB 20 el cual realiza la función de Entrada de Ordenes 164, la función de Embarque 170, y la función de Facturación 174. Una interfase 330 completa el proceso de aprobación de crédito. 2. APROBACIÓN DE LA ORDEN DEL CLIENTE [CLIENTE EXISTENTE] La Figura 10 es un diagrama de actividad el dual representa el proceso para la aprobación de la orden del cliente y la generación de la factura 412 así como la aprobación del crédito y la remisión de las entradas del mayor general en el sistema G/L 180. Las actividades están localizadas en columnas respectivas con base en el sistema que realiza la actividad. Las columnas corresponden al sistema OSB 20, al Sistema G/L (Mayor General) 180 y ARS 10. El sistema OSB 20 introduce/recibe una solicitud de aprobación de crédito del cliente 414. El sistema OSB 20 toma una decisión 416 para aprobar automáticamente la orden del cliente 414 si la cantidad de la orden 414 es menor o igual al Limite de Control de la Orden (OCL) 422. El OCL 422 es establecido inicialmente cuando la cuenta es configurada en el ARS 10. Después de la configuración inicial, existen tres formas en las cuales OCL 422 puede ser ajustado. El funcionario de crédito designado 224 puede cambiar el límite o puede colocar una Orden Retenida o una Referencia de Crédito en la cuenta. Si una Orden Retenida o una Referencia de Crédito es colocada en la cuenta, OCL 422 es automáticamente reducida a cero. Estos cambios del OCL 422 son alimentados al sistema OSB 20 del cliente en un ciclo predeterminado. Si la cantidad de la solicitud aprobada 414 excede a 424 del OCL, la solicitud de aprobación 414 es diferida y el funcionario de crédito designado 224 es informado del atraso a través del ARS 10. El funcionario de crédito designado 224 entonces toma una decisión 428 para aprobar, declinar o detener la solicitud de aprobación 414. Ya que la información es retroalimentada y enviada al sistema OSB 20 y al ARS 10 en ciclos predeterminados, el tiempo de retraso para una decisión es corto con la mayoría basta siendo automática e instantáneamente aprobada dentro del OSB 20 del cliente con base en las pre-aprobaciones del ARS 10. Una vez aprobada, el sistema OSB 20 embarca el producto 430 y general una factura final 432. El sistema OSB 20 del cliente maneja la fijación de precios y almacena esta información junto con las estructuras de descuento del cliente, etc., dentro del sistema OSB 20 y subsecuentemente genera una factura del cliente (copia dura o electrónica) para su cliente. El sistema OSB 20 también crea un archivo por lotes 436 y despacha dicho archivo por lotes 436 al ARS 10 la misma tarde. El archivo por lotes 436 incluye información básica 440 perteneciente a la factura 432. La información 440 recibida electrónicamente por el ARS 10 incluye información tal como la fecha de la factura 442, una fecha de vencimiento de la factura 444, una moneda circulante de la factura 446, una cantidad de la factura 448, un número de cliente 450, un código de reconocimiento de identificación de facturación (IC) 452, un número de factura 454, otros términos de pago 456 y un número de orden de compra del cliente 458, si está disponible. ARS 10 entonces utiliza el archivo por lotes 436 para actualizar la declaración del cliente 460 para propósitos de cobro y verificación. ARS 10 también pone al corriente una entrada de diario 462 para el saldo del sistema G/L 180 del cliente al final del mes. ARS 10 finalmente produce un total "de deudas evaluadas" 464, el cual proporciona al cliente los números de interfase del G/L para calcular el saldo de sus estados financieros y deudas devengadas. Como parte de esta función, ARS 10 produce balances de prueba de vencimientos antiguos, reportes de reclamaciones, reportes de tendencias, y cualesquiera otros reportes para ser utilizados por el cliente en el total de deudas evaluadas consolidadas 464.

B. MODULO DE PROCESAMIETNO DE REMESAS El Módulo de Procesamiento de Remesas 194 involucra la aplicación de pagos de remesas, antigüedad de las deudas. El Módulo de Procesamiento de Remesas 194 tiene varias capacidades incluyendo la aceptación de fondos en cualquier moneda y la traducción de los fondos en la moneda local requerida para propósitos de reporte. En una modalidad, el reporte es conducido en moneda local. En una modalidad alternativa, el reporte es conducido en moneda extranjera. Los cálculos de ganancia y pérdida cambiaría son automáticamente generados a través del Módulo de Procesamiento de Remesas 194 del ARS 10. El Módulo de Procesamiento de Remesas 194, bajo ciertas condiciones, automáticamente aplica y actualiza una cuenta del cliente a través de series de logaritmos. Individuos apropiados, según designados, basados en niveles de seguridad del sistema, tienen la autoridad de ANIQUILAR una cuenta particular. ANIQUILAR es un derivado del proceso de remesas el cual permite la compensación de los artículos dentro de la cuenta del cliente. En estas situaciones, la actualización del saldo es realizada automáticamente en línea. El Módulo de Procesamiento de Remesas 194 despliega las cuentas y aplicaciones recibidas en efectivo por Jerarquía del Pagador. La Jerarquía del Pagador permite al usuario accesar a múltiples cuentas a través de una o más cuentas principales designadas. El Módulo de Procesamiento de Remesas 194 también permite las funciones de Auto Proyecto y Aplicación Inversa en conjunto con el Módulo de Mantenimiento 204. El Auto Proyecto selecciona facturas específicas en una cuenta del cliente para ser pagada, la cual está formateada dentro de un archivo de banco electrónico para transferir fondos. A través de la Aplicación Inversa, ARS 10 invierte las aplicaciones completadas previamente y las entradas al mayor general asociadas con el sistema G/L 180, y reestablece la cuenta al saldo original en línea. Los siguientes pasos explican el flujo operacional y funcional involucrado en el Módulo de Procesamiento de Remesas 194. 1. RECEPCIÓN DE PAGOS Y APLICACIÓN La Figura 11 es un diagrama de actividad para procesamiento de remesas. En la mayoría de los casos, el cliente remite a la entidad de negocios el pago 470 en facturas a través de cheques, transferencia por cable, depósitos electrónicos, tarjetas de crédito o proyectos. ARS 10 recibe los pagos 474 y los deposita en la cuenta bancaria el cliente 480. El Modulo de Procesamiento de Remesas 194 del ARS 10 generalmente aplica los pagos 474 a la factura(s) 440 a la cual el cliente quiere aplicar el pago. Si las instrucciones de remesa no son recibidas por el ARS 10, el efectivo recibido es tratado como Efectivo No aplicado a una Cuenta. ARS 10 automáticamente envía una carta a los clientes los cuales tienen un Efectivo No Aplicado a una Cuenta. La carta pide instrucciones sobre como aplicar el efectivo (y puede resultar en una llamada al cliente para información). El Efectivo No Aplicado a una Cuenta se mueve con los compartimientos de antigüedad pero no reduce las cantidades morosas hasta que es aplicado, a menos que se designe una referencia cruzada específicamente por el funcionario de crédito 224 a un compartimiento de vencimiento particular. Las referencias cruzadas hechas por el funcionario de crédito 224 reducen el saldo de los compartimientos de antigüedad que el Efectivo no Aplicado a una Cuenta son manejadas como referencia cruzada en el ARS 10. ARS 10 mantiene un rastreo de auditoría de todas las referencias cruzadas hechas por el funcionario de crédito designado 224. ARS 10 acepta pagos 474 en monedas circulantes múltiples 484 y cuentas por ganancias y pérdidas cambiarías en el proceso de saldo. ARS 10 también ofrece procesamiento de remesas en línea 490 de manera concurrente con la aplicación de los cheques contra las facturas, estas facturas se muestran como pagadas y el saldo del cliente es actualizado en un formato en línea. El procesamiento de remesas 490 permite la conectividad de cuentas múltiples como se describió en la Figura 14 en la presente. Durante el procesamiento de remesas 490, ARS 10 identifica cualesquiera variaciones de efectivo, pérdidas cambiarías, descuentos y concesiones que son permitidas. ARS 10 entonces automáticamente balancea el pago 474 escribiendo la entrada de diario de tal manera que la entrada de diario de variación de efectivo apropiada, variación de intercambio, descuento y concesión es incluida en el balanceo de totales por cobrar 494. El Módulo de Procesamiento de Remesas 194 es balanceado 494 en el modo de lotes durante la noche y las entradas de diario apropiadas son generadas para actualizar los números de las deudas en el sistema G/L del cliente 180. ARS 10 produce numerosos reportes y pantallas en línea, los cuales son utilizados por los procesadores de remesas para reconciliar las cantidades de los pagos 474 recibidas contra la cantidad de efectivo aplicado y la cantidad depositada en el banco, de tal manera que cualesquiera posiciones no balanceadas son descubiertas inmediatamente. ARS 10 produce un archivo de actividad actual en cada transacción o edita el ARS 10 y también lo liga en el código de identificación de la persona que haya hecho cualquier cambio dentro del ARS 10 en cualquier momento. Este archivo es archivado en un medio de almacenamiento. La Figura 12 es una modalidad ilustrativa de un diseño de pantalla del ARS 10, el cual despliega una aplicación de pagos 510 a una cuenta del cliente. La aplicación de pago 510 permite al operador seleccionar un método 514 para aplicar el pago en una forma particular, tal como cuenta descendiente 516, declaración de saldo 520, un número de factura 522, un pago de las facturas más antiguas 524, pago por número encontrado 530, una búsqueda de factura 534, etc.

La Figura 13 es una modalidad ilustrativa de un diseño de pantalla del ARS 10, el cual despliega la creación de un registro jerárquico primario o registro jerárquico del pagador para el cliente subsidiario. Específicamente, el registro del cliente de un subsidiario 544 es interconectado con el pagador 600. Esto proporciona una fusión de cuentas múltiples con el fin de obtener la antigüedad en línea del riesgo del cliente y facilita de mejor manera el procesamiento de remesas. La Figura 14 es una modalidad ilustrativa de un diseño de pantalla del ARS 10, el cual despliega la forma en la cual el pago 474 ha sido aplicado por el ARS 10 que debe ser invertido subsecuentemente. Una aplicación de pago previa es invertido en el ARS 10 proporcionando información relacionada a un número de cliente 610, verificación de referencia 614, número de cheque 620, número de caja de seguridad 624, tipo de lote 630 y número de lote 634. En una modalidad alternativa, la información es proporcionada automáticamente mediante los datos de otras pantallas que están siendo utilizadas para popular los campos seleccionados dentro de las pantallas de verificación inversa. La Figura 15 es una modalidad ilustrativa de un diseño de pantalla del ARS 10, el cual despliega la forma inversa de una aplicación cero y todos los demás registros. El diseño de pantalla identifica un número de cliente 640, un descubridor de número 642, y un número de factura 644 a través del cual el operador compensa ciertos artículos a una cuenta del cliente 640 y actualiza los registros del cliente 640 en línea. 2. SUPERVISIÓN DE LA CONCENTRACIÓN El funcionario de crédito designado 224 puede supervisar los saldos de cuentas y actividades en línea a través del ARS 10. Periódicamente, los reportes son generados lo cual indica las cuantas en las cuales es requerida acción durante la siguiente semana. Las cuentas son incluidas en el reporte si encuentran cualquiera de las condiciones de excepción las cuales pueden ser cambiadas inmediatamente a través del uso de cuadro. ARS 10 produce numerosos reportes a partir del nivel de cuenta individual hasta el nivel de cliente global. 3. ANTIGÜEDAD El criterio y los procesos utilizados en el antigüedad de ARS 10 son muy definitivos, con un artículo siendo clasificado como siendo una deuda antigua en el día después del día de vencimiento. La antigüedad de las cuentas en el sistema de estado de crédito es automatizado de tal manera que las remesas del cliente son aplicadas en línea, y el saldo del cliente es actualizado inmediatamente para propósitos de control de crédito. Las facturas que no están vencidas son divididas en dos secciones: Corriente y No vencida. Corriente significa que la factura vencerá dentro de los 30 días a partir de una fecha de cierre definida. No vencidas significa que la factura vence por lo menos a los 31 días a partir de la fecha de cierre definida. Vencida (o deuda antigua) significa que la factura no es pagada por lo menos un día después de su fecha de vencimiento individual. El reporte principal utilizado para identificar la antigüedad es un Saldó de Evaluación de antigüedad así como un Reporte de Tendencia. Aunque la antigüedad de las cuentas por cobrar ha sido descrito en la presente en el Módulo de Procesamiento de Remesas 194, en otra modalidad, puede ser acezado o interconectado de otros módulos tales como el Módulo de Investigación de Crédito 190, el Módulo ARC 194 o el Módulo de Mantenimiento 204. 4. ADMINISTRACIÓN DE VENCIMIENTOS El ciclo de cobro de vencimiento normal toma lugar a través del funcionario de crédito designado 224 y es activado por cualquier condición de deuda antigua la cual es identificada sobre la acción de una condición de excepción semanal y/o una pantalla de investigación en línea mostrando un cliente, el cual ha excedido su línea de crédito. Aunque existen una variedad de razones para hacer llamadas de cobro o intentos de reconciliación, la razón principal es el vencimiento. Uno de los incentivos de cobro más grandes son lo objetivos por los funcionarios de crédito 230 para cobros como un porcentaje de las deudas disponibles (el saldo de deudas total menos la no deudas) así como el porcentaje de cobros pronosticados (utilizados para medir la habilidad del funcionario de crédito 224 para fijar objetivos exactos) los cuales son supervisados y reportados en bases mensuales para cada funcionario de crédito 224 y lo cual se convierte en un parte de la evaluación de desarrollo anual de los funcionarios de crédito 230. La Figura 16 es una modalidad ilustrativa de un diagrama de actividad simplificado del proceso de cobro. Una vez que las cuentas han sido identificadas como requiriendo de llamadas de cobro o llamadas de investigación preliminares, el funcionario de crédito designado 224 empieza las actividades de cobro requeridas 700. Estas son recibidas tomando como base los cobros así como un porcentaje de pronostico y cantidades disponibles así como relaciones de vencimiento. Las cuentas vencidas son recibidas rutinariamente por los funcionarios de crédito 230 con sus Administradores de Crédito de Distrito con el fin de incrementar la intensidad y el nivel de la actividad de cobro, si es requerido. Algunos clientes requieren un alto grado de reconciliación de cuenta el cual debe tomar lugar entre notas de crédito siendo emitidas, notas de débito siendo deducidas, el ARS 10 siendo rechazado y/o suministrando pruebas de entrega, etc. Esto se hace sobre bases diarias a través del funcionario de crédito designado 224 de tal manera que él proporciona la experiencia para manejar efectivamente la cartera de tal manera que las medidas internas propias del cliente son logradas. Existen, sin embargo, casos en donde las concesiones hechas al cliente y están generalmente son tomadas por los Administradores de Crédito de Distrito lo cuales revisan los artículos en cuestión con el funcionario de crédito designado 224 y hacen recomendaciones para concesión de borrones al Administrador de Región el cual además revisa y, si es apropiado, solicita la terminación al Vicepresidente de Finanzas del cliente. El cliente tiene la opción de delegar esto al personal de la entidad de negocios. ARS 10 tiene una variedad de reportes que verifican los vencimientos tales como un saldo de evaluación de antigüedad 710, un saldo de antigüedad en línea 712, un resumen de datos del cliente en línea 714, un intercambio 720 de varias agencias de crédito, estadísticas de pagos acostumbrados 724, cartas de cobro generadas por ARS 10 730 (algunas veces también denominadas como cartas de "cobro insistente"), puntuación de crédito 734, jerarquía primaria 740, comunicaciones en las anotaciones 744, y otros reportes. Las estadísticas de pagos acostumbrados 724, algunas veces también denominados como reportes de historial de pagos, son en bases por cuenta, en bases por funcionario de crédito 224, en bases por cliente, etc. Estos reportes son generados ya sea en línea o en un formato mensual junto con los reportes de excepción semanales de llamadas de cobro que son requeridos. Están distribuidos al funcionario de crédito designado 224 con el saldo de evaluación de antigüedad mensual 710 siendo proporcionado al cliente individual involucrado. El "reporte de cobro insistente" encapsula 38 cifras efectivas de la información de A/R por mes en una tendencia de rastreo de 13 meses en una hoja de papel con sus 25 principales clientes abusivos en el reverso de la página. Una cuenta es identificada como siendo deuda antigua o vencida dentro del ARS 10 en el primer día después del los términos de venta convenidos 746. Por ejemplo, una factura facturada el 1o. de Enero del 2000 con un término de 30 días se vuelve deuda antigua y vencida el 31 de Enero del 2000 y es reportada en ese formato. ARS 10 extrae del archivo de captura de facturas el término 456 que está asociado con cada factura individual y, junto con su tabla de matrices la cual ha sido aprobada por el cliente, asigna una fecha de vencimiento particular 444. La antigüedad en ARS 10 es medida sobre bases de día-por-día, la cual es una medida exacta que facilita mejor el seguimiento de los vencimientos. Cada mes ARS 10 recibe alimentaciones de Dun & Bradstreet y otras agencias de reporte de crédito. Los cambios de propietario, cambios de evaluación, juicios, y grandes decrementos en las puntuaciones de Paydex o índice de Pagos son reportados al funcionario de crédito designado 224 en un reporte en copia dura. Adicionalmente, cualquier promesa de pago hecha por los clientes es capturada en el ARS 10. Estas promesas también aparecen en línea y en los reportes de excepción semanales. Las cuentas vencidas son manejadas a través de una variedad de métodos dependiendo del tamaño de la deuda antigua en dólares y el historial del cliente acerca de vencimientos. Las cartas de cobro 750 son utilizadas para cuentas más pequeñas. Las cartas de Cobro Múltiples, de incremento (fuerza), pueden ser generadas después de la fecha de vencimiento de una factura individual con base en un criterio variable del cliente e intervalos predeterminados. Los clientes más grandes o "en riesgo" típicamente no pasan a través del proceso de cartas de cobro 750 y son contactados directamente por teléfono cuando sus cuentas se vuelven de deudas antiguas. Algunas veces, un cliente tiene vencimientos en la forma de un progreso de reconciliación por lo cual una porción substancial de la cuenta es pagada dentro de los términos de pago estándares de la industria normales y es importante que las llamadas de cobro no irriten al cliente. El funcionario de crédito designado 224 es responsable del manejo de la cuenta a través de su ciclo de vida y de construir un entendimiento orientado al servicio del cliente con el cliente para el beneficio máximo del cliente. En algunos casos convenios especiales tales como tener los pagos al contado de saldos antiguos del cliente con la compra de nuevos bienes permite al consumidor disminuir cualquier obligación importante. ARS 10 también revisa 754 otra documentación perteneciente a la cuenta vencida tal como una carta de crédito 314, seguro de exportación, y otros documentos financieros. Las cuentas de deudas antiguas son manejadas a través de una variedad de funcionarios de crédito 230 y son, en varios casos, colocadas para cobro 760 en una agencia de cobro externa y/o abogado antes de solicitar una autorización de cuenta incobrable. Por esto, una tercera parte independiente hace un intento imparcial de cobrar los fondos antes de catalogarla como una cuenta incobrable. Los clientes que están en quiebra o tienen cobradores designados son manejadas 764 de acuerdo con la ley apropiada. Generalmente, ARS 10 transfiere dichas cuentas a los archivos de cuentas incobrables activas (discutidas mas adelante). Cualquier efectivo cobrado a través de las actividades de cobro 700 es procesado a través del Módulo de Procesamiento de Remesas 194. La Figura 17 es un diseño de pantalla ilustrativo del ARS 10, el cual despliega el intercambio de crédito del cliente. Aunque el diseño de pantalla despliega una modalidad de los reportes 250 de Dun & Bradstreet, también se pueden obtener pantallas similares de otras agencias de reporte de crédito 254. ARS 10 utiliza un sistema de código de riesgo 766 que asigna un valor de entre 1 a 8 con base en la información de experiencias de negocio, de Dun & Bradstreet, y de otras agencias de reporte de crédito. Si no hay información disponible, la cuenta es codificada como "N". Estos códigos son utilizados para anular los interruptores de "apagado" que deben estar presentes, tales como el interruptor para apagar las cartas de cobro, también conocidas como cartas de cobro insistente (discutidas más adelante) u otras condiciones de excepción. La Figura 18 es un diseño de pantalla ilustrativo del ARS 10 el cual despliega la información de cliente clasificada por número de cliente 768. Esta información es accesada por el funcionario de crédito designado 224 a través del ARS 10 durante su investigación de crédito detallada 244 así como en la revisión en marcha y supervisión. Esta información del cliente incluye un nombre 770, una dirección 772, un número de teléfono 774, una clasificación de Dun & Bradstreet 776, un código de riesgo 778, una cantidad del crédito más alto 780, una fecha de la última venta 782, las ventas del año a la fecha 784, una orden no embarcada 786, la fecha que el cliente fue abierto 788, un saldo 790, un saldo actual 792, un saldo de deuda antigua 794, un nombre de un pariente 796, una moneda 798, un estado de crédito 800 y otra información. ARS 10 revisa cuentas individuales sobre bases de excepción. También hay un procedimiento más formalizado a través del cual ARS 10 establece una revisión de actualización de crédito periódica y alerta al funcionario de crédito designado 224 dentro de un período de tiempo predeterminado antes de que el lapso de la fecha de revisión sea requerido. Esta revisión simplemente debe ser una revisión mental del funcionario de crédito designado 224 de la cuenta, estado de pagos con el ARS 10, historial de pagos, estadísticas de días de pago, información de interconexión en línea de Dun & Bradstreet, de tal manera que una aprobación es cargada en el ARS 10 para cambiar la fecha de revisión para otro año. ARS 10 verifica cualquier cambio en los requerimientos de crédito para el código de identificación individual del funcionario de crédito designado 224 haciendo el cambio para asegura que el límite de crédito del cliente no haya sido incrementado más allá de la autoridad delegada al funcionario de crédito designado 224. La Figura 19 es un diseño de pantalla ilustrativo del ARS 10, el cual despliega la antigüedad detallado de un cliente dado 802 junto con las anotaciones 744. Las anotaciones 744 incluyen teléfono u otro intercambio con o de otro cliente, información relativa a créditos al cliente, u otra información. El diseño de pantalla identifica una fecha 804 en el último cheque recibido del cliente 802 y el la antigüedad del saldo de las cuentas por cobrar 806, el cual clasifica el saldo de la deuda antigua de 1-30 días, 31-60 días, 61-90 días, 91-180 días, 181-365 días y más de 365 días. La Figura 20 es un diseño de pantalla ilustrativo del ARS 10, el cual despliega el historial de pagos 810 de un cliente dado 802. Para el cliente 802, el diseño de pantalla identifica las ventas netas 812, las notas de crédito 814, el crédito otorgado mas alto 816, una cantidad borrada 820, un cheque devuelto por fondos insuficientes 824 y otra información, toda esta información se despliega por el semestre actual 830, y los últimos seis meses 834 y los seis meses anteriores 840. Aunque la administración de vencimientos de las cuentas por cobrar ha sido descrita en la presente en el Módulo de Procesamiento de Remesas 194, en otra modalidad, puede ser accesada o interconectada de otros módulos tales como el Módulo de Investigación de Crédito 190, el Módulo ARC 200, o el Módulo de Mantenimiento 204. 5. ELIMINACIONES Y RECUPERACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES ARS 10 proporciona un método sofisticado para rastrear cuentas incobrables una vez que son eliminadas. En esencia, cuando se da una eliminación de una cuenta incobrable, una entrada de diario es capturada en el ARS 10, el cual simplemente transfiere una imagen de espejo de la declaración de cuentas incobrables del cliente de las declaraciones de deudas normales, genera una entrada de diario normal en el sistema G/L 180 del cliente y las imágenes de espejo de la declaración del cliente en un "archivo de cuentas incobrables activo" interno. Desde la perspectiva del cliente el saldo es tratado como una eliminación. Todas las eliminaciones propuestas por el ARS 10 son eliminadas por el Vicepresidente de Finanzas del cliente (o delegado). Las cuentas incobrables principalmente generadas por la sindicatura, quiebras, etc., aún son tratadas como archivo de cuentas incobrables en el ARS 10, el cual no impacta los saldos de evaluación de antigüedad del cliente. Los archivos son transferidos al individuo de administración de responsabilidad asignada por mala supervisión de deudas el cual, sobre bases de rutina, las sigue con varios albaceas, receptores, agencias de cobro, etc., para generar alguna recuperación. En un recibo de una carta de desembolso final del albacea o destinatario, o una decisión hecha de que no hay oportunidad de una recuperación adicional, el Administrador de Distrito prepara una recomendación para transferir estos clientes específicos fuera del archivo de cuentas incobrables activas y las considera como cuentas incobrables inactivas, las cuales después son consolidadas y almacenadas fuera del sitio para impuestos y propósitos de auditoria. ARS 10 produce operaciones mensuales de cuentas incobrables activas importantes, las cuales son controladas por los Administradores de Distrito apropiados. Todas las cuentas incobrables son firmadas por el Administrador de Distrito, el Administrador General y el delegado del cliente de Vicepresidente de Finazas. Las provisiones de cuentas incobrables son calculadas por el ARS 10 para cada año y después se dividen en cuartos. La provisión cuentas incobrables es fijada sobre las cuentas incobrables netas promedio sobre los últimos seis años. La provisión es verificada contra las cuentas incobrables actuales cada cuarto, y ias provisiones también son ajustadas para arriba o para abajo cada cuarto, según se requiera. Las provisiones de cuentas incobrables de fin de año, son calculadas en el ARS 10, después son recomendadas al cliente. Aunque el proceso de eliminación ha sido descrito en la presente en el Módulo de Procesamiento de Remesas 194, en otra modalidad, puede ser accesado o interconectado de otros módulos tales como el Módulo de Investigación de Crédito 190, el Módulo ARC 200 o el Módulo de Mantenimiento 204.

C. MODULO DE RECLAMACIONES DE CUENTAS POR COBRAR (ARC) El Módulo ARC 200 maneja el Proceso de Reclamación de Cuentas por Cobrar, el cual involucra la identificación de facturas según sean discutidas, y envía el aviso de tales discusiones al cliente para resolución a través de comunicación en línea. Una vez generada la reclamación, ARS 20 rastrea el estado en múltiples formas y la antigüedad de artículos discutidos hasta una resolución final. La siguiente descripción del procedimiento explica los detalles involucrados en la resolución de discusión y otros aspectos de las funciones operacionales involucradas en la administración de Reclamación de Cuentas por Cobrar. 1. RESOLUCIÓN DE DISPUTAS La Figura 21 es un diagrama de actividad del procedimiento de reclamación de cuentas por cobrar. Las discusiones de los clientes son accesadas 844 en el Módulo ARC 200, el cual es instantáneamente registrado, numerado, y llenado con la descripción de palabras apropiadas para generar una reclamación de cuentas por cobrar (ARC) 846. Con base en la matriz de código de identificación establecido para ARS 10, ARC 846 está inmediatamente disponible en línea 850 para la persona responsable del cliente 854 para la resolución y rastreo en línea 860. Se imprimen copias duras de las discusiones individuales durante la noche 850 en modo de lotes en impresoras designadas para cada persona responsable del cliente si es solicitado. Estos comentarios capturados de personas 864 en línea con cualquier nota de crédito que es emitida para ajustar los pequeños pagos del cliente de tal manera que toman lugar compensaciones disponibles para propósitos de antigüedad. El funcionario de crédito designado 224 pone sus comentarios 870 en el ARC 846. La disputa del cliente debe ser no permitida o rechazada, utilizando ARC 846 el cliente escribe al cliente en donde la carta es impresa en láser en el ARS 10 y enviada por correo o por fax desde la ubicación mancomunada de la entidad de negocios utilizando volúmenes de envío por correo de la entidad y procedimientos. Estas cartas son electrónicas y se convierten en parte del ARC 846 para seguimiento y propósitos de auditoria. Una vez que la disputa ha sido resuelta, el funcionario de crédito designado 224 cierra el ARC 874. El ARC 846 abierto es mantenido, el reporte almacenado 880 en línea para propósitos de antigüedad hasta que es cobrado, acreditado o eliminado. La Figura 22 es un diseño de pantalla ilustrativo del ARS 10, el cual despliega el análisis de origen de raíz 890 resumiendo las Reclamaciones de Cuentas de Cobrar importantes. Este diseño de pantalla identifica al cliente, una persona responsable 892 del cliente para dicho cliente y una antigüedad 894 del saldo de las disputas de cuentas incobrables para el cliente. La antigüedad 894 identifica si el saldo es actual, deudas antiguas de 2 meses, deudas antiguas de 3 meses, deudas antiguas de 4-6 meses, deudas antiguas de 7-12 meses o deudas antiguas de 12 meses. El funcionario de crédito designado 224 o la persona responsable 892 identifica y captura 892 la razón(es) de la disputa con el cliente y la cantidad en disputa. En una modalidad alternativa, los datos son capturados durante la configuración inicial del ARC durante el procesamiento de remesas. Por ejemplo, la razón de la disputa puede ser una concesión de ventas, factura no por contrato, error de precio, y otra razón única para cada cliente y mantenida en cuadros.

D. MODULO DE MANTENIMIENTO El Módulo de Mantenimiento 204 es utilizado para mantener varios tipos de información acerca del cliente. Por ejemplo, el Módulo de Mantenimiento 204 mantiene y permite modificaciones a la información del cliente tal como nombre, número de teléfono, y dirección. Como se muestra en la Figura 14, el Módulo de Mantenimiento 204 también mantiene y actualiza la conectividad entre cuentas separadas. Adicionalmente, a través del Módulo de Mantenimiento 204 un representante del servicio al cliente, funcionario de crédito designado 224, o cualquier otro representante de la entidad de negocios accesa o actualiza cualquier información perteneciente a la interfase del cliente. El Módulo de Mantenimiento 204 es muy flexible y está accesible a partir del Módulo de Investigación de Crédito 190, del Módulo de Procesamiento de Remesas 194, del Módulo ARC 200 o del Módulo de Administración 210.

E. MODULO DE ADMINISTRACIÓN El Módulo de Administración 210 trata con las funciones del administrador del sistema incluyendo el mantenimiento de la seguridad del sistema. Adicionalmente, el Módulo de Administración 210 se utiliza en la actualización de varios datos y cuadros, ambos » indurante un proceso de lotes nocturno y durante el procesamiento en línea. Los administradores y supervisores tienen autoridad para accesar el Módulo de Administración 210 para actualizar varios registros relacionados con los clientes y sus consumidores. La Figura 23 es una gráfica de flujo de procedimiento 900 que resume la funcionalidad del ARS 10. El primer paso en el proceso involucra la interconexión 910 con el sistema OSB 20 para intercambiar y descargar los datos requeridos. Después de recibir 920 los datos de factura, ARS 10 procesa 930 los archivos de cuentas. ARS 10 extrae 940 los datos de la información recibida y postula los datos en el ARS 10 en donde entonces está disponible para autorizar usuarios de la entidad de negocios de ARS 10 y el sistema de cliente 14. Los datos entonces son cargados 950 y desplegados 960 en el sistema del cliente 14 o cualquier otro dispositivo anexado al ARS 10 para análisis y procesamiento 962. Una vez que el pago es recibido 970 del cliente, el pago es postulado 980 a una cuenta de cliente apropiada a través del ARS 10. El personal de ARS 10 tiene autoridad para ajustar 990 o mover el pago de una cuenta a otra, en el caso de un error. Una vez que el pago es postulado y la cuenta es actualizada, el ARS 10 genera 1000 las entradas del mayor general requeridas y transfiere 1010 la misma postulación al sistema G/L del cliente 180. ARS 10 entonces descarga y despliega las entradas al mayor general así como otra información relacionada con el cliente o los consumidores del cliente en los dispositivos 14 o en la estación de trabajo del cliente 88. La información recuperada del OSB 20 así como la información generada por el ARS 10 entre varios pasos es almacenada en la Base de Datos 94 o en una unidad de almacenamiento de disco 38. Ya que la invención ha sido descrita en términos de varias modalidades específicas, aquellos expertos en la técnica reconocerán que la invención puede ser practicada con modificación dentro del espíritu y alcance de las reivindicaciones.

Claims (24)

REIVI DICACIONES

1. Un método para administrar negociables utilizando un sistema de cuentas por cobrar acoplado a una base de datos, dicho método comprende los pasos de: recibir información del cliente del sistema de cliente; utilizar los datos de la información financiera del cliente; recuperar la información de crédito pertenecientes al cliente; y evaluar el estado del crédito del cliente con base en las opciones de puntuación del crédito del cliente y proporcionar información de regreso al cliente perteneciente al estado de la línea de crédito del cliente.

2. Un método de acuerdo con la reivindicación 1, en donde el paso de recibir información del cliente del sistema del cliente comprende además el paso de recibir información del sistema OSB del cliente.

3. Un método de acuerdo con la reivindicación 1, en donde el paso de evaluar el estado de crédito además comprende los pasos de identificar la disolución, revisión de los reportes de crédito recibidos de una de las agencias de crédito, revisar los estados financieros, revisar los reportes de los vendedores, y revisar negocios futuros potenciales del cliente.

4. Un método de acuerdo con la reivindicación 1, en donde el paso de evaluar el estado del crédito además comprende los pasos de visitar el sitio del cliente y realizar cualesquiera investigaciones adicionales a través de bases de datos públicas o a través de la contratación de investigadores según sea necesario.

5. Un método de acuerdo con la reivindicación 4, en donde el paso de evaluar el estado de crédito además comprende el paso de revisar si el dinero prestado a través de la línea de crédito está siendo utilizado en un negocio legítimo.

6. Un método de acuerdo con la reivindicación 5, en donde el paso de evaluar el estado de crédito además comprende los pasos de: otorgar una línea de crédito específica a un cliente con un límite de autoridad delegado a un funcionario de crédito; y comunicar la información de la línea de crédito al cliente.

7. Un método de acuerdo con la reivindicación 1, en donde el paso de recuperar información de crédito perteneciente al cliente además comprende los pasos de: producir un archivo electrónico mostrando el historial de pagos del cliente para captura electrónica de cualquier agencia de crédito; recuperar información electrónicamente incluyendo información negociable, antigüedad, clasificaciones de crédito, puntuación de crédito, e información de límite de crédito sugerida de cualquier agencia de crédito respetable; y aceptar un archivo electrónico de cualquier agencia de crédito respetable en el sistema de cuentas por cobrar.

8. Un método de acuerdo con la reivindicación 1, en donde el paso de recibir información del cliente del cliente, comprende además el paso de recibir información manualmente y no a través del sistema del cliente.

9. Un método de acuerdo con la reivindicación 1, en donde el sistema de cuentas por cobrar está acoplado al cliente a través de por lo menos una red de área amplia, una red de área local y la Internet, dicho paso de recibir información del cliente comprende los pasos de: establecer un enlace de comunicación entre el sistema del cliente y el sistema de cuentas por cobrar; y autentificar el sistema del cliente.

10. Un método de acuerdo con la reivindicación 9, en donde el paso de establecer un enlace de comunicación comprende el paso de establecer un enlace al sistema OSB del cliente.

11. Un método de acuerdo con la reivindicación 9, en donde el paso de establecer un enlace de comunicación entre el sistema de cliente y el sistema de cuentas por cobrar comprende el paso de enlazar el sistema de cliente a través de un teléfono.

12. Un método de acuerdo con la reivindicación 1, en donde el sistema de cuentas por cobrar está acoplado a una computadora analista de crédito, dicho método además comprende el paso de proporcionar acceso a la información del cliente en el sistema de cuentas por cobrar a una computadora analista de crédito.

13. Un aparato para administrar créditos por cobrar negociables y servicios de cobranza utilizando un sistema de cuentas por cobrar acoplado a una base de datos, el aparato comprende: una base de datos; y un sistema de cuentas por cobrar acoplado a un sistema de cliente a través de un enlace de comunicación, el sistema de cuentas por cobrar configurado para: comunicarse con el sistema de cliente a través de un enlace de comunicación; autentificar el sistema de cliente; recibir información del cliente del sistema de cliente; utilizar los datos de la información financiera; recuperar información del crédito perteneciente al cliente; y evaluar el estado del crédito del cliente con base en las opciones de puntuación del crédito del cliente y proporcionar información de regreso al cliente relativa al estado de la línea de crédito del cliente.

14. El aparato de acuerdo con la reivindicación 13, en donde el sistema de cuentas por cobrar además está configurado para analizar el estado del crédito con base en la disolución financiera, análisis de reportes de crédito recibidos de una de las agencias de crédito, análisis de los estados financieros del cliente, análisis de los reportes de los vendedores, y análisis de negocios futuros potenciales del cliente.

15. El aparato de acuerdo con la reivindicación 13, en donde el sistema de cuentas por cobrar además está configurado para: otorgar una línea de crédito específica a un cliente con base en los límites de autoridad delegados al funcionario de crédito; y comunicar la información de la línea de crédito al cliente.

16. El aparato de acuerdo con la reivindicación 13, en donde el sistema de cuentas por cobrar está configurado para: producir un archivo electrónico mostrando el historial de pagos del cliente para capturarlo electrónicamente en cualquier agencia de crédito; recuperar información electrónicamente incluyendo información de negociación, antigüedad, clasificación de crédito, puntuación de crédito, e información de límite de crédito sugerido de cualquier otra agencia de crédito de reputación; y aceptar un archivo electrónico de cualquier agencia de crédito de reputación dentro del sistema de cuentas por cobrar.

17. El aparato de acuerdo con la reivindicación 13, en donde el sistema de cuentas por cobrar está configurado para recibir y procesar información del cliente a partir del cliente manualmente en lugar del sistema de cliente electrónicamente.

18. El aparato de acuerdo con la reivindicación 13, en donde el sistema de cuentas por cobrar además está configurado para recibir información del cliente a través de un enlace de comunicación entre el sistema de cliente y el sistema de cuentas por cobrar.

19. El aparato de acuerdo con la reivindicación 18, en donde el enlace de comunicación es por lo menos una red de área amplia, una red de área local y la Internet.

20. El aparato de acuerdo con la reivindicación 13, en donde el sistema de cuentas por cobrar además está acoplado a una computadora analista de crédito para proporcionar acceso a la información del cliente en el sistema de cuentas por cobrar para la computadora analista de crédito.

21. El aparato de acuerdo con la reivindicación 20, en donde el sistema de cuentas por cobrar además está configurado para supervisar las actividades del analista de crédito para asegurar que el analista de crédito en la toma de decisiones de crédito no tome decisiones más allá de la autoridad delegada.

22. El aparato de acuerdo con la reivindicación 20, en donde el sistema de cuentas por cobrar además está configurado para supervisar límites de crédito del cliente electrónicamente y generar un indicador al analista de crédito cuando el saldo atrasado del cliente excede el límite preestablecido.

23. El aparato de acuerdo con la reivindicación 20, en donde el sistema de cuentas por cobrar además está configurado para generar automáticamente una variedad de cartas a los clientes para proporcionar uno de un detalle de pagos, notificación de cheque devuelto, recordatorio de pago, notificación de facturas vencidas, respuesta a disputas.

24. El aparato de acuerdo con la reivindicación 13, en donde el sistema de cuentas por cobrar está acoplado a un sistema de cliente a través de un enlace de teléfono.