CN1416084A - 销货退回与折让处理的方法 - Google Patents
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Abstract
一种销货退回与折让处理的方法，其系在一电脑系统中施行且至少包含下列步骤：首先选定商品销退/折让凭证的种类，其中商品销退/折让凭证种类包含收回原发票注记作废或开立销退/折让单；然后输入商品销退/折让凭证的发票筛选条件；接着显示出符合发票筛选条件的发票的资料；随后选定至少一张欲销退/折让的发票；然后输入欲销退/折让发票的销退日期及销退/折让方式，若为全部销退，则储存更新后的发票的销退/折让资料，而若为部份销退或销货折让，则至少包含依序执行下列步骤：显示出发票中所有商品的目前销退/折让资料、选定至少一欲销退/折让的商品、输入欲销退/折让商品的销退/折让更新资料、储存更新后的发票的销退/折让资料。
Description
技术领域
本发明涉及企业资源规划(Enterprise Resource Planning，ERP)系统，尤其是一种销货退回与折让处理的方法。
发明背景
企业在提供客户商品或服务后，并不保证客户完全能接受，可能因为未符合其品质要求或规格不对等原因而退货，一般的作法是客户如果可以用，则不退商品，但可取得销货折让，但也有直接退回的情况。由于相关法规规定销售商品或服务，须开立销货发票，因此企业发生销货退回或折让时，须取得相关凭证，并于会计帐簿记录冲转。一般来说，相关凭证有二：收回原发票注记作废或开立销退折让证明单。
一般ERP系统是将发票作废与开立销退折让单作业分开处理。今举一实例说明传统ERP系统的发票作废作业与开立销退折让单作业的流程如下(请参阅图1)：
如图1所示，传统ERP系统在进行销退折让作业时，发票作废与开立销退折让单作业分开处理。使用者若欲开立销退折让单，则需进行如下的开立销退折让单作业程序：
首先，使用者先找出欲销退/折让的发票所对应的销售单号或出货单号(步骤102)；然后，使用者以人工方式选定商品总销退/折让金额所欲分摊的销售单/出货单，并计算出每一销售单/出货单所分摊的金额(步骤104)；接着，使用者于ERP系统中输入销退/折让的销售单号/出货单号、商品编号、销退数量、折让单价、金额、税额、销退/折让日期、发票资料等销退/折让资料(步骤106)；随后，使用者储存销退/折让资料于ERP系统中(步骤108)；最后，使用者根据此销退/折让资料，于ERP系统中进行销退/折让立帐处理并产生销退/折让传票(步骤110)。
又，使用者若欲将原先开立的发票作废，则需进行如下的发票作废作业程序：首先，使用者于ERP系统中找出所欲作废的发票的纪录并将其注记作废(步骤122)；然后，使用者于ERP系统中找出此欲作废的发票所对应的销售传票的纪录并将其注记作废(步骤124)；接着使用者于ERP系统中选定此欲作废发票中的销货是否部份销退(步骤126)；若否，则结束发票作废的作业，否则，使用者于ERP系统中输入修改后的销售或出货的数量和单价(步骤128)；然后，使用者于ERP系统中找出修改后的销售订单或出货单(步骤130)；最后，使用者根据此修改后的销售订单或出货单的资料，于ERP系统中重新开立发票(步骤132)。
在上述传统ERP系统中，开立销退折让单作业是由使用者输入销退单相关资料，包括客户代号、销退日期销退商品的销货单号、商品品号、退回数量、发票相关资料等等，再将该资料转给财务单位进行立帐及冲转作业。由于在发生部份销货退回且凭证需为收回原发票作废的状况时，应以未退回的销售净额重开立发票，而上述传统ERP系统的销退/折让作业无涵盖此功能，故使用者须进入发票作业系统，将原发票注记作废，再修改原订单或出货单的资料，将销货数量及单价作一修正，再于发票开立作业中，输入重开立发票的资料，并列印新开立发票。故由于销退/折让处理规则较复杂且繁琐，因此一般ERP系统仅提供输入处理，并无一套好的处理流程与规则，来协助使用者处理相关事务，使得使用者多半都以人工作业处理，不但耗时也容易造成资料错误。
所以，如何解决上述问题，便显得相当重要。
发明内容
本发明之一目的在提出一种销货退回与折让处理的方法，以将收回原发票作废、开立销退折让单、立帐、重开立发票等相关的销退折让处理整合于一作业中，以进行处理。
本发明的另一目的在提出一种销货退回与折让处理的方法，以批次处理多个客户多张发票的销退折让作业、自动计算及分摊销退/折让数量或金额、并借由将商品销退与库存收货情形加以连结，以追踪销退商品退回情形。
本发明提出一种销货退回与折让处理的方法，其系在一电脑系统中施行且至少包含-下列步骤：首先选定商品销退/折让凭证的种类，其中商品销退/折让凭证种类包含收回原发票注记作废或开立销退/折让单；然后输入商品销退/折让凭证的发票筛选条件；接着显示出符合发票筛选条件的发票的资料；随后选定至少一张欲销退/折让的发票；然后输入欲销退/折让发票的销退日期及销退/折让方式；若销退/折让方式为全部销退，则储存更新后的发票的销退/折让资料，而若销退/折让方式为部份销退或销货折让，则至少包含依序执行下列步骤：显示出发票中所有商品的目前销退/折让资料、选定至少一欲销退/折让的商品、输入欲销退/折让商品的销退/折让更新资料、储存更新后的发票的销退/折让资料。
其中上述发票筛选条件包含客户统编、发票年度或月份等资料，而上述商品的目前销退/折让资料包含商品的编号、尚未退/折数量、尚未退/折单价或实退回数量。又上述商品的销退/折让更新资料包含销退数量、不退回数量、折让数量或总折让金额。
此外，上述方法在输入欲销退/折让商品的销退/折让更新资料后，更包含执行下列步骤：显示出与此发票以及此商品所对应的所有出货单的目前销退/折让资料、选定至少一欲销退/折让的出货单、输入欲销退/折让出货单的销退/折让更新资料。
其中上述出货单的目前销退/折让资料包含出货单的编号、尚未退/折数量、或实退回数量。而上述出货单的销退/折让更新资料包含销退数量、不退回数量或折让数量。又，上述方法在储存更新后的发票的销退/折让资料后，更包含将此发票注记作废或产生一销退/折让单号，其中此销退/折让单号与更新后的此发票的销退/折让资料相对应。
其中上述方法在将此发票注记作废或产生销退/折让单号后，更包含执行下列步骤：若商品销退/折让凭证种类为收回原发票注记作废且销退/折让方式为部份销退，则根据更新后的发票的销退/折让资料，重新开立发票；以及根据更新后的发票的销退/折让资料，完成退/折立帐。
综此，本发明的特点、所解决的问题及其优于先前技术的地方，叙述如下：
(1)本发明考量销退/折让交易型态的各种可能情形，包括销退折让比例为全部销退、部份销退、销货折让；销退/折让凭证为收回原发票注记作废、开立销退折让单等等，将各种情形合并于同一画面处理，使用者不会有入口混淆等疑惑，并可同时处理多张发票各种销退/折让情形，也可处理同一发票同一商品同时有销货退回与销货折让情形，改善了一般的ERP系统将销货退回、销货折让、发票作废各以独立功能处理，使用者须详记销退/折让处理相关步骤、进入哪些画面等等，以流畅的程序及系统自动立帐、发票作废、重新开立发票等作业来减轻使用者的负担。
(2)使用一般的ERP系统，使用者须先找出销退折让的发票所对应的销售订单号或出货单号，将商品的销退折让金额，先以人工计算分摊至哪些销售订单或出货单，及计算分摊的金额，再进行系统输入销退折让的订单号、商品编号、退/折数量、退/折单价等等所有相关资料。简单来说，一般的ERP系统仅提供记录存放的位置，使用者仍须自行以人工方式计算后，再输入至系统中。本发明则改善了以往的处理程序，借由使用者按作废发票选取按钮或是退折单发票选取按钮，决定所选取发票是采哪种销退/折让凭证，系统并显示发票目前尚未退/折明细资料，系统再依使用者所选取的退/折比例(全部销退/部份销退/销货折让)，决定使用者是否须输入退/折商品明细，系统应打开哪些栏位，让使用者输入，及自动带出预设值，进行相关运算，目的是减少使用者输入程序，也减少资料错误发生机率。
(3)本发明所提供的销退/折让处理机制，将发票的销退/折让情形与出货单及销售订单资料勾稽，系统依使用者所输入的退/折比例、及总销退数量或销货折让金额，自动分摊至出货单的商品销退数量或折让单价，使用者也可自行修正。本发明不仅让使用者不须再以人工方式先行计算分摊销退折让金额，也解决小数位尾差调整的问题，系统亦可提供更精确的数字资料，包括各发票各商品退/折后销售数量、退/折后销售单价等等。
(4)本发明将商品的销货退回情形与库存管理收货情形加以连结，由于在实务上，办理销退，不代表客户一定会将商品退还，因而发生帐上商品因销退而库存增加，但实际上无收货情形，因此本发明提供使用者在处理销退时，可输入客户不退回数量，系统计算出应收回数，与仓库实际收回数做比对，以确认销退商品是否全数退回，也可解决帐上库存与实际库存不符的问题。
附图说明
图1显示的是依据传统发明的一实施例，销货退回与折让处理方法的流程图；
图2显示的是依据本发明的一实施例，销货退回与折让处理方法中的销退/折让处理(立帐后)-销货退回画面；
图3显示的是依据本发明的一实施例，销货退回与折让处理方法中的发票勾选画面；
图4显示的是依据本发明的一实施例，销货退回与折让处理方法中的出货单销退数量输入画面；
图5显示的是依据本发明的一实施例，销货退回与折让处理方法中的销退/折让处理(立帐后)-销货退回画面；
图6显示的是依据本发明的一实施例，销货退回与折让处理方法中的出货单折让数量输入画面；
图7显示的是依据本发明一较佳实施例，销货退回与折让处理方法的流程图。
具体实施方式
本发明提出一种销货退回与折让处理的方法，以下以一较佳实施例为例，说明本发明的销货退回与折让处理的机制如下：
本发明提供一商品销退/折让处理系统，以让使用者在进行商品销退/折让处理作业时，此商品销退/折让处理系统可将一「销退/折让处理(立帐后)」画面显示在一荧幕上(如图2)，以供使用者批次处理不同客户、多张发票的销货退回或折让作业。如图2所示，本发明依两种不同的销退/折让凭证，提供不同的发票选取按钮(亦即「作废发票选取」以及「退/折单发票选取」二按钮)，若凭证为收回原发票作废，则使用者可以选择按下「作废发票选取」的按钮，以进行作废发票选取作业。而若凭证为开立销退/折让单，则使用者可以选择按下「退/折单发票选取」的按钮，以进行退/折单发票选取作业。
当使用者按下「退/折单发票选取」按钮后，即可进入商品销退/折让处理系统所提供的「退/折单发票勾选」画面如图3)，并可于此「退/折单发票勾选」画面中输入发票筛选条件(例如：客户统编、发票年度及月份等等)，而在按下「筛选」钮后，商品销退/折让处理系统将依筛选条件找出符合的发票资料，以供使用者勾选。在使用者勾选一张或多张欲销退/折让的发票，并输入诸如销退/折让日期、销退/折让比例(例如：全部销退、部份销退、金额折让等)、客户退回/折让单号等资料后，即可按下「确定」钮，以回到「销退/折让处理(立帐后)」画面(如图2)并进行后续作业。
而当使用者按下「作废发票选取」按钮后，即可进入商品销退/折让处理系统所提供的「作废发票勾选」画面(未图示出来)， 并可于此「作废发票勾选」画面中输入发票筛选条件(例如：客户统编、发票年度及月份等等)，而在按下「筛选」钮后，商品销退/折让处理系统除了依筛选条件找出符合的发票资料外，并可自动再筛选出尚未申报且未开立销退折让单的发票，以供使用者勾选。其中此「作废发票勾选」画面与图3的画面类似，其不同处在于取消「客户退/折单号」栏位，并将「退/折日期」栏位改为「发票作废日期」栏位。在使用者勾选一张或多张欲作废的发票，并输入诸如发票作废日期、销退/折让等资料后，即可按下「确定」钮，以回到「销退/折让处理(立帐后)」画面(如图2)并进行后续作业。
当使用者结束发票勾选作业后，商品销退/折让处理系统即于「销退/折让处理(立帐后)」画面中显示出使用者所勾选的发票的相关资料，其中此相关资料可包含发票对应的销退/折让单号、客户统编、销退/折让凭证类别、发票号码、退/折日期、退/折比例、客户退/折单号、发票对应的传票号等资料(如图2)。又，商品销退/折让处理系统将依退/折比例决定使用者是否需输入退/折商品资料。退/折比例如为全部销退，则使用者不需再输入销退明细。
而若退/折比例为部分销退，则使用者可按「退/折商品输入」钮以进行退/折商品的资料输入，而在使用者按下「退/折商品输入」钮后，商品销退/折让处理系统将显示出该发票的所有商品编号、尚未退/折数量、尚未退/折单价、实退回数量等资料(如图2下方)。而使用者再对销退商品进行勾选，并输入销退数量与不退回数量，而商品销退/折让处理系统将自动计算出使用者所勾选的销退商品的应退回数(应退回数等于销退数量扣除掉不退回数量)以及销退/折让金额(销退/折让金额等于销退数量乘上未退/折单价)。
此外借由本发明，使用者更可以对其所勾选的销退商品进行销退明细的输入，使用者只要按下图2下方的「销退明细输入」钮，商品销退/折让处理系统将显示出该发票中的该销退商品的所有出货单的销退明细资料(包含出货单号、目前尚未销退数量、实退回数量等资料。(如图4)，然后使用者再对出货单进行勾选，并输入所勾选的出货单的本次销退数量与不退回数量，而商品销退/折让处理系统将自动计算出使用者所勾选的出货单的应退回数(应退回数等于本次销退数量扣除掉不退回数量)以及本次退/折金额(本次退/折金额等于本次销退数量乘上尚未退/折单价)。
而若退/折比例为销货折让，则使用者可按「退/折商品输入」钮以进行退/折商品的资料输入，而在使用者按下「退/折商品输入」钮后，商品销退/折让处理系统将显示出该发票的所有商品编号、尚未退/折数量、尚未退/折单价等资料(如图5下方)。而使用者再对折让商品进行勾选，并输入总折让金额、折让数量，而商品销退/折让处理系统将自动依尚未退/折数量，计算出折让单价(折让单价等于总折让金额除以折让数量)以及可能发生的尾数调整并显示于图5的画面上。
此外借由本发明，使用者若不对所有尚未退/折数量进行折让，则也可以对其所勾选的折让商品进行折让明细的输入，使用者只要按下图五下方的「折让明细输入」钮，商品销退/折让处理系统将显示出该发票中的该折让商品的所有出货单的折让明细资料(包含出货单号、目前尚未退/折数量等资料。)(如图6)，然后使用者再对出货单进行勾选，并输入所勾选的出货单的本次折让数量及折让单价，而商品销退/折让处理系统将自动计算出使用者所勾选的出货单的本次折让金额(本次折让金额等于本次折让数量乘上本次折让单价)。
在使用者完成销退/折让资料后，使用者只要于销退/折让处理画而中按下「储存」钮，即可将销退/折让资料储存于商品销退/折让处理系统中。而商品销退/折让处理系统将根据所储存的销退/折让资料，产生销退/折让单号或将欲作废的发票注记作废。而客户所选定的此作废发票中的商品处理办法为部份销退，则使用者只要按下「列印发票」钮，则商品销退/折让处理系统将根据所储存的销退/折让资料，重开立新的发票(亦即依未退回/折让金额，重开立新的发票)。又，使用者可于销退/折让处理画面中按下「退/折立帐」钮，以使商品销退/折让处理系统根据所储存的发票销退/折让资料，自动判断并产生销退/折让传票等资料以完成立帐作业。
今依据本发明的一较佳实施例提出一种销货退回与折让处理的方法(请参阅图7)，其系在一电脑系统中施行且至少包含下列步骤：首先选定商品销退/折让凭证的种类，其中商品销退/折让凭证种类包含收回原发票注记作废或开立销退/折让单(步骤302)；然后输入商品销退/折让凭证的发票筛选条件(步骤304)；接着显示出符合发票筛选条件的发票的资料(步骤306)；随后选定至少一张欲销退/折让的发票并输入欲销退/折让发票的销退日期及销退/折让方式(亦可视需要而输入客户退回/折让单号资料)(步骤308)。
若销退/折让方式为全部销退，则储存更新后的发票的销退/折让资料(步骤320)。而若销退/折让方式为部份销退或销货折让，则至少包含依序执行下列步骤：显示出发票中所有商品的目前销退/折让资料(步骤310)、选定至少一欲销退/折让的商品(步骤312)、输入欲销退/折让商品的销退/折让更新资料(步骤314)、显示出与此发票以及此商品所对应的所有出货单的目前销退/折让资料(步骤316)、选定至少一欲销退/折让的出货单(步骤317)、输入欲销退/折让出货单的销退/折让更新资料(步骤318)、储存更新后的发票的销退/折让资料(步骤320)。其中上述步骤316至步骤318系选择性执行，换句话说，也可以不实施。又，上述方法在储存更新后的发票的销退/折让资料(步骤320)前，更可包含检核此更新后的发票的销退/折让资料是否无误(步骤319)，若无误才可进行储存；否则需回到步骤302。
其中上述发票筛选条件包含客户统编、发票年度或月份等资料，而上述商品的目前销退/折让资料包含商品的编号、尚未退/折数量、尚未退/折单价或实退回数量。又，上述商品的销退/折让更新资料包含销退数量、不退回数量、折让数量或总折让金额。此外，上述出货单的目前销退/折让资料包含出货单的编号、尚未退/折数量、或实退回数量。而上述出货单的销退/折让更新资料包含销退数量、不退回数量或折让数量。
此外，上述方法在储存更新后的发票的销退/折让资料(步骤320)后，更包含将此发票注记作废(步骤322)或产生一销退/折让单号(步骤324)，其中此销退/折让单号系与更新后的此发票的销退/折让资料相对应。
而在将此发票注记作废(步骤322)或产生销退/折让单号(步骤324)后，更包含执行下列步骤：根据更新后的发票的销退/折让资料，完成退/折立帐(步骤330)。
而在完成发票注记作废后(步骤322)且进行退/折立帐(步骤330)前，更包含确认销退/折让方式是否为部份销退(步骤326)，若是，则根据更新后的发票的销退/折让资料，重新开立发票(步骤328)；否则，即可立即完成退/折立帐(步骤330)。
以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，凡其它未脱离本发明所揭示的精神下所完成的等效改变或修饰，均应包含在本发明的申请专利范围内。
Claims (10)
1.一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：该方法系在一电脑系统中施行，而该方法至少包含下列步骤：
选定商品销退或折让凭证的种类，其中该商品销退或折让凭证种类包含收回原发票注记作废或开立销退或折让单；
输入该商品销退或折让凭证的发票筛选条件；
显示出符合该发票筛选条件的发票的资料；
选定至少一张欲销退或折让的该发票；
输入该欲销退或折让发票的销退日期及销退或折让方式，其中该销退或折让方式包含全部销退、部份销退、及销货折让；
若该销退或折让方式为全部销退，则储存更新后的该发票的该销退或折让资料，否则至少包含依序执行下列步骤：
显示出该发票中所有商品的目前销退或折让资料，
选定至少一欲销退或折让的该商品，
输入该欲销退或折让商品的销退或折让更新资料，
储存更新后的该发票的该销退或折让资料。
2.如权利要求1所述的一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：其中上述发票筛选条件包含客户统编、发票年度及月份等资料至少其中之一。
3.如权利要求1所述的一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：其中上述商品的该目前销退或折让资料包含该商品的编号、尚未退或折数量、尚未退或折单价及实退回数量至少其中之一。
4.如权利要求1所述的一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：其中上述商品的该销退或折让更新资料包含销退数量、不退回数量、折让数量及总折让金额至少其中之一。
5.如权利要求1所述的一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：其中上述方法在输入该欲销退或折让商品的该销退或折让更新资料后，更包含执行下列步骤：
显示出与该发票以及该商品所对应的所有出货单的目前销退或折让资料；
选定至少一欲销退或折让的该出货单；以及
输入该欲销退或折让出货单的销退或折让更新资料。
6.如权利要求5所述的一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：其中上述出货单的该目前销退或折让资料包含该出货单的编号、尚未退或折数量及实退回数量至少其中之一。
7.如权利要求5所述的一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：其中上述出货单的该销退或折让更新资料包含销退数量、不退回数量及折让数量至少其中之一。
8.如权利要求1所述的一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：其中上述方法在储存更新后的该发票的该销退或折让资料后，更包含将该发票注记作废或产生一销退或折让单号，其中该销退或折让单号系与该更新后的该发票的该销退或折让资料相对应。
9.如权利要求8所述的一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：其中上述方法在将该发票注记作废或产生该销退或折让单号后，更包含执行下列步骤：
若该商品销退或折让凭证种类为收回原发票注记作废且该销退或折让方式为部份销退，则根据该更新后的该发票的该销退或折让资料，重新开立发票；
根据该更新后的该发票的该销退或折让资料，完成退或折立帐。
10.一种销货退回与折让处理的方法，其特征是：其中该方法系在一电脑系统中施行，而该方法至少包含下列步骤：
选定商品销退或折让凭证的种类，其中该商品销退或折让凭证种类包含收回原发票注记作废或开立销退或折让单；
输入该商品销退或折让凭证的发票筛选条件；
显示出符合该发票筛选条件的发票的资料；
选定至少一张欲销退或折让的该发票；
输入该欲销退或折让发票的销退日期及销退或折让方式，其中该销退或折让方式包含全部销退、部份销退及销货折让至少其中之一；
若该销退或折让方式为全部销退，则储存更新后的该发票的该销退或折让资料，否则至少包含依序执行下列步骤：
显示出该发票中所有商品的目前销退或折让资料，
选定至少一欲销退或折让的该商品，
输入该欲销退或折让商品的销退或折让更新资料，
显示出与该发票以及该商品所对应的所有出货单的目前销退或折让资料；
选定至少一欲销退或折让的该出货单，
输入该欲销退或折让出货单的销退或折让更新资料，以及
储存更新后的该发票的该销退或折让资料。
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