CN1214600C - 电话客户档案信息管理系统及其运行方法 - Google Patents

Abstract

本电话客户档案信息管理系统包括计算机、固定电话机和系统适配器，电话接入时，计算机自动调出数据库中该号码相应的联系客户，显示该客户的基本资料及最近的业务联系情况；同时计算机将通话时间及内容自动存贮。事后可根据录音整理文本记录。电话无人值守时，自动播放录音留言，同时记录对方留言。数据库可根据客户名、电话号码、业务内容、通话时间等进行检索，客户档案可手工输入、修改、删除。优点为：特别适用于多客户商业电话联系，无论何人接听电话，均可根据计算机显示了解客户业务进行状况，给予适当回答；系统科学地管理客户资料，提高工作效率，避免失误；便于管理，通话语音文件可作为证据；结构简单，使用方便，不影响原电话功能。

Description

电话客户档案信息管理系统及其运行方法

(1)技术领域

本发明涉及一种计算机管理系统及其运行方法，具体涉及一种电话客户档案信息管理系统及其运行方法。

(2)技术背景

目前，电话是社会联络的一种重要方式，因此也出现各种电话信息的管理方法，如在计算机上创建数据库，存贮联系人的电话号码、姓名或公司名、地址、邮编等信息；也有多种电话语音记录装置，可将通话过程的语音记录下来备查备用，但二者之间未建立联系。当有多个联络者，如商业联系活动中的多个客户，需要将客户档案系统管理，同时也需要保存客户电话记录时，就比较困难。商业性大公司的业务联络有多人参与，一般都是分工每人负责部分客户，若某客户电话接入时，负责该客户的联络人不在，或该负责人因业务量较大不能准确的记忆有关数据，接听电话后再去查找客户档案，时间又不允许，此时因不掌握所接入的客户情况以及与该客户业务谈判目前的进展情况，接听者就无法给客户适当的答复，只能转告客户留言，而难以与该客户继续商谈业务问题。业务联络人员不可能时时、人人都在办公室等听电话；还有存在因多项报价、间隔时间过长、当事业务人员记忆不清的情况；上述情况是经常发生的，这样不仅延误业务联系进程，也耽误了客户的宝贵时间。

(3)发明内容

本发明的目的是设计一种电话客户档案信息管理系统，该系统在电话接入时自动提取来电号码，根据号码自动调出相应客户联系人的资料，并将通话语音内容压缩存贮，以便于系统条理地管理电话往来信息。

本发明的电话客户档案信息管理系统包括计算机、固定电话机和系统适配器，系统适配器中包括微处理器、解码电路(即将调制在电话振铃信号中的来电号码解调出来的集成电路，如DTMF调制解调器)、语音调制解调器、语音留言电路、串行通信接口、电话线接口、电源电路。该系统适配器的串行通信接口经串口线与计算机串行接口连接，其语音调制解调器与计算机的声卡输入端相连接，其电源电路与计算机的USB接口连接。电话线上并联电话机和系统适配器。计算机内有客户档案数据库管理系统，其中包括客户姓名或公司名称、地址、电话及主要业务往来等信息。

本发明的电话客户档案信息管理系统的运行方法是：电话接入时，经系统适配器的微处理器和解码电路将电信送来的号码信号分离出来并转换成计算机能够识别的信号经串行接口送入计算机，若是该号码属于以前曾联系过的客户，计算机自动调出数据库中该号码相对应的联系客户，在计算机屏幕显示该客户的基本资料及最近的业务联系情况；若是该号码以前未曾联系过，计算机自动生成新客户界面；同时语音调制解调器将通话中的超音频信号解调后形成音频信号送入计算机声卡的音频输入口，计算机将通话开始、结束日期时间与通话持续的时段，并将双方通话内容的语音文件自动存贮在硬盘的该客户记录下。事后可根据录音整理出文本文件作为记录备份。

客户数据库可根据客户名、电话号码、业务内容、通话时间等进行检索，客户档案可手工输入、修改、删除。

本发明电话客户档案信息管理系统的优点为：1根据自动提取的来电号码，自动即时调出客户资料，特别适用于多客户商业电话联系，无论何人接听电话，均可及时根据计算机显示的客户信息，了解该客户业务进行状况，给予适当回答；2系统科学地管理客户档案资料，与客户每次的联系时间及商谈要点在计算机中一目了然，提高工作效率，也避免记忆出错造成业务商谈的失误；3业务联系的通话内容的语音文件存贮在硬盘该客户的记录中，可在通话结束后，根据该录音整理出通话要点输入到客户档案保存，以便于管理，另一方面，该通话内容的语音文件还可在与客户发生矛盾时作为证据；4本系统结构简单，只需要在原有的计算机和固定电话的基础上再增加一个系统适配器，成本低，连接使用方便，也不影响原电话的功能。

(4)附图说明

图1为本电话客户档案信息管理系统结构框图；

图2为本电话客户档案信息管理系统运行方法的程序框图。

(五)具体实施方式

本发明的电话客户档案信息管理系统结构框图如图1所示，包括计算机4、固定电话机2和系统适配器3，系统适配器3中包括微处理器3-4、解码电路3-2、语音调制解调器3-1、语音留言电路3-3、串行通信接口3-6、电源电路3-5及电话线接口。解码电路3-2上有电话线接口，解码电路3-2与微处理器3-4连接，微处理器3-4接串行通信接口3-6，串行通信接口3-6经串口线与计算机4串口连接。语音留言电路3-3与语音调制解调器3-1连接，语音调制解调器3-1与计算机4的声卡输入端相连接，其电源电路3-5与计算机4的USB接口连接。电话线1上并联电话机2和系统适配器3。计算机4为586以上普通配置计算机。计算机4内有数据库系统管理的客户档案库，库中客户记录中包括客户姓名或公司名称、地址、电话及主要业务往来等信息。

本发明的电话客户档案信息管理系统的运行方法的程序框图如图2所示，

电话接入时，经系统适配器3的微处理器3-4和解码电路3-2将电信送来的电话号码信号分离出来并转换成计算机4能够识别的信号经串口送入计算机4，与客户档案数据库内已有记录比较，若是该号码在客户档案数据库内已存在，即为以前曾联系过的客户，计算机4自动调出客户档案数据库中该号码相应的联系客户，在计算机屏幕显示该客户的基本情况记录以及操作功能选择菜单。对于同一客户有多个联系电话号码的，根据其中任一号码均可调出同一记录。若是该号码客户档案数据库内无，即为以前未曾联系过的客户，计算机4自动记录该号码并显示客户基本情况空白记录界面。

客户的基本情况记录包括客户公司名称、电话号码、地址、邮政编码、主要联系人、主要业务内容、近期业务联系要点等，其中电话号码和主要联系人可以为多个。

操作功能选择菜单包括通话录音开关、播放录音、删除录音、录制留言、修改客户记录、删除记录、确认保存退回主界面等。

计算机4根据是否有人接听作出不同反应，若有人接听，语音调制解调器3-1将通话中的超音频信号解调后形成音频信号送入计算机4声卡的音频输入口，计算机4将拨入电话号码、通话开始、结束日期时间和通话持续的时段数值自动作为一条信息存贮在数据库的该客户记录下，并录制通话内容。双方通话内容录制可设置为“自动”或“手动”，在自动状态下，计算机在通话开始，即自动录制双方通话内容并将录制的语音文件存贮于该客户记录下。操作者可随时在操作功能选择菜单中选择“停止录音”中止录音。手动状态下，操作者根据需要随时在操作功能菜单中选择“开始录音”或“停止录音”。若无人接听，即无人在电话现场或不想立即接听时，根据事先设定，当电话振铃若干声后，自动转入计算机自动应答。计算机4根据拨入号码查对是否为已有用户。对于已有客户，计算机4查找该号码下是否有预留答话录音，若有，自动播放该录音，同时录制对方留言；若无，则自动调出并播放事先录制的统一留言录音，并录制对方留言。对于新用户，生成新的用户记录并自动调出并播放事先录制的统一留言录音，录制对方留言。

电话挂机后，计算机4屏幕停留在调出的或生成的客户基本情况界面上并自动保存所记录的客户电话号码、电话拨入时间及客户留言等内容，至新的电话拨入调出另一客户界面，或者使用者进行操作调用其它界面。使用者可根据电话内容将计算机内的客户记录删除，或进一步补充客户基本情况信息、整理输入通话要点保存。

电话拨出时，电话机2上拨出的电话号码通过串口返回计算机4，若是曾联系过的客户，根据拨出的号码调出该客户资料，若是新客户，计算机4自动生成新客户记录；同时存贮通话日期时间、时段和内容。

在计算机4上进入本系统后，主界面上有查询窗口，可选择客户名、电话号码、业务内容关键词、通话时间等对客户数据库进行检索，调出相关客户的目录，再确认某个客户即调出某客户基本情况记录，或创建新客户记录，按照操作功能选择菜单进行播放录音、删除录音、录制留言、修改客户记录、删除该记录、退回主界面等操作。与用户通话后播放通话录音并即可根据该录音整理输入通话内容的文本文件、存贮于该客户记录中作为通话备份记录。

统一的电话留言存贮在系统适配器3的语音留言电路3-1芯片中，与一般留言电话相同。对于某个客户的特殊留言，则在计算机4上输入该客户的电话号码，用其功能菜单中的“录制留言”，经过电话机2话筒与系统适配器3将留言存贮在计算机4中，该针对某客户的特定录音留言文件与该客户电话号码链接。

Claims (8)

1 一种电话客户档案信息管理系统，包括计算机(4)、固定电话机(2)，其特征为：

还包括系统适配器(3)，系统适配器(3)中包括微处理器(3-4)、解码电路(3-2)、语音调制解调器(3-1)、语音留言电路(3-3)、串行通信接口(3-6)、电话线接口、电源电路(3-5)；解码电路(3-2)上有电话线接口，解码电路(3-2)与微处理器(3-4)连接，微处理器(3-4)接串行通信接口(3-6)，串行通信接口(3-6)经串口线与计算机(4)串口连接；语音留言电路(3-3)与语音调制解调器(3-1)连接，其语音调制解调器(3-1)与计算机(4)的声卡输入端相连接，其电源电路(3-5)与计算机(4)的USB接口连接；电话线上并联电话机(2)和系统适配器(3)；计算机(4)内有数据库系统管理的客户档案库，客户记录中包括客户姓名或公司名称、地址、电话及主要业务往来信息。

2 一种如权利要求1所述的电话客户档案信息管理系统的运行方法，其特征为：

电话接入时，系统适配器(3)的微处理器(3-4)和解码电路(3-2)将电信送来的电话号码信号分离出来并转换成计算机(4)能够识别的信号经串口送入计算机(4)，与客户档案数据库内已有记录比较，若是该号码在客户档案数据库内已存在，计算机(4)自动调出数据库中该号码相对应的联系客户记录，在计算机(4)屏幕显示该客户的基本情况表格以及操作功能选择菜单；若是该号码在客户档案数据库内无，计算机(4)自动记录该号码并显示客户基本情况空白记录界面；若有人接听，语音调制解调器(3-1)将通话中的超音频信号解调后形成音频信号送入计算机(4)声卡的音频输入口，计算机(4)将拨入电话号码、通话开始、结束日期时间和通话持续的时段自动作为一条信息存贮在客户档案数据库的该客户记录下并录制通话内容。

3 根据权利要求2所述的电话客户档案信息管理系统的运行方法，其特征为：

双方通话内容的录制可设置为“自动”或“手动”，在自动状态下，计算机(4)在通话开始，即自动录制双方通话内容并将录制的语音文件存贮于该客户记录下，操作者也可在操作功能菜单上随时选择“停止录音”中止录音；手动状态下，由操作者根据需要随时在操作功能菜单是选择“开始录音”或“停止录音”。

4 根据权利要求2所述的电话客户档案信息管理系统的运行方法，其特征为：

电话拨出时，拨出号码通过串口返回计算机(4)，若是曾联系过的客户，根据拨出的号码调出该客户记录，若是新客户，计算机(4)自动生成新客户记录界面；同时存贮通话日期时间、时段和内容。

5 根据权利要求2或4所述的电话客户档案信息管理系统的运行方法，其特征为：

在计算机(4)上进入本系统后，主界面上有查询窗口，可选择客户名、电话号码、业务内容关键词、通话时间对客户数据库进行检索，调出相关客户的记录，再确认某个客户、即调出某客户基本情况记录，或创建新客户记录；按照操作选择菜单进行播放录音、删除录音、修改客户记录、删除该记录、退回主界面操作。

6 根据权利要求2或4所述的电话客户档案信息管理系统的运行方法，其特征为：

若无人接听，即无人在电话现场或不想立即接听时，根据事先设定，当电话振铃若干声后，自动转入计算机自动应答；计算机(4)根据拨入号码查对是否为已有用户；对于已有客户，计算机(4)查找该号码下是否有预留答话录音，若有，自动播放该录音，同时录制对方留言；若无，则自动调出并播放事先录制的统一留言录音，并录制对方留言；对于新用户，生成新的用户记录并自动调出并播放事先录制的统一留言录音，录制对方留言。

7 根据权利要求2或4所述的电话客户档案信息管理系统的运行方法，其特征为：

客户的基本情况记录包括客户公司名称、电话号码、地址、邮政编码、主要联系人、主要业务内容、近期业务联系要点，其中电话号码和主要联系人可以为多个。

8 根据权利要求2或4所述的电话客户档案信息管理系统的运行方法，其特征为：

操作功能选择菜单包括通话录音开关、播放录音、删除录音、修改客户表格、删除该记录、确认保存、退回主界面。

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