CN1199297A - 电子邮政系统的邮寄物管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种电子邮政系统的邮寄物管理方法,它是由发信侧邮局Mt至少将与用来确定是封装邮寄物Po的邮件管理信息Fm有关的管理数据和图象数据Dv一起进行发送,并由收信侧邮局Mr在信封用纸Pe的外表面上印制该邮件管理信息Fm。由此,即使在收信侧邮局Mr处出现不能读取接收到的收信人名等等的问题,由于根据邮件管理信息Fm能够确定是相应邮寄物,所以可以迅速地对发信侧邮局Mt中的相应的地址登记单Pa等等加以确认。

Description

电子邮政系统的邮寄物管理方法

本发明涉及利用传真机等等数据通信装置实施邮寄的电子邮政系统中用的邮寄物管理方法。

现有的一种利用传真机等等数据通信组件实施邮寄的电子邮政系统，为由日本特开平4(1992)-196668号公开特许公报所公开的电子邮政系统。

这种电子邮政系统可以将顾客手写的祝贺文笺和吊唁文笺等等的原稿由发信侧邮局通过传真方式发送至收信侧邮局，由收信侧邮局将其印制在专用的纸卡上，进而将这一印制后的纸卡装入专用的信封进行投递，所以具有可以将文稿按手写原样快速地送到顾客手中的优点。

然而这种电子邮政系统是用图象扫描器(传真机)读取原稿、在暂时变换为图象数据后再进行再生的，所以即使接收发送自身是正常的，接收后的再生质量也可能不好。举例来说就是，如果原稿是用铅笔书写的，接收侧的印制文字可能会比较浅，甚至会消失，进而会产生不能正确的读取收信人名等等的问题。因此如果采用由上述公报所公开的那种电子邮政系统，在进行信件收发时还都需要采用由发信侧邮局和收信侧邮局的人员每次用肉眼进行确认的方法。

但是，在这种电子邮政系统中使用的现有的管理方法，在要处理的量比较少时还可以适宜地对付，在要处理一般的封装邮寄物的场合，需要同时处理大量的邮寄物，所以用现有的管理方法实际上是不能处理的。

而且对于在发信侧邮局读取记录在地址登记单上的、表示收信人名等等的信封上的内容和装入在该信封中的文件的内容，将其变换为图象数据，并将这一图象数据发送至收信侧邮局，在收信侧邮局根据接收到的图象数据在信封用纸和文件用纸上实施印制，并将印制后的信封用纸和文件用纸自动制成封装邮寄物的电子邮政系统中，由于直至投递的最终封装邮寄物全部是自动完成的，所以不能读取收信人名等等的问题要在投递阶段才会被发现。对于这种场合，即使依据发信侧邮局和信件投寄者等等的一般信息也难以顺利地加以确认，因此就并不能享受到这种电子邮政系统的迅速性等等的优点，而且还在邮政业务的可靠性和可信赖性方面产生了问题。

本发明是解决这样的在先技术中存在的问题的发明，其目的是提供一种即使出现不能读取接收到的收信事项等等的问题，也可以迅速地加以确认，从而可以确保投递的迅速性，并可以保证邮政业务的可靠性和可信赖性的电子邮政系统的邮寄物管理方法。

本发明所提供的一种电子邮政系统S的邮寄物管理方法，其特征在于在发信侧邮局Mt读取记录在地址登记单Pa上的、表示收信人名等等的信封上的内容和装入在该信封中的文件的内容，将其变换为图象数据Dv，并将这一图象数据Dv发送至收信侧邮局Mr，收信侧邮局Mr根据接收到的图象数据Dv在信封用纸Pe和文件用纸Pd上实施印制，并将印制后的信封用纸Pe和文件用纸Pd自动制作成封装邮寄物Po时，发信侧邮局Mt至少还将与用来确定是封装邮寄物Po的邮件管理信息Fm有关的管理数据和图象数据Dv一起进行发送，并由收信侧邮局Mr在信封用纸Pe的外表面印制该邮件管理信息Fm。在这种场合，还可以在地址登记单Pa上印制该邮件管理信息Fm。而且邮件管理信息Fm最好还包含有发信侧邮局Mt的局号和受理序号。

通过采用这种方式，即使在收信侧邮局Mr出现不能读取所接收到的收信事项等等的问题，由于根据邮件管理信息Fm能够确定是相应的邮寄物，所以可以迅速地对发信侧邮局Mt中的相应的地址登记单Pa等等加以确认，从而可以确保投递的迅速性，并可以构造出一种可以保证邮政业务的可靠性和可信赖性的电子邮政系统。

图1为表示实施作为一个实施例的邮寄物管理方法时的发信侧邮局的处理顺序的流程图。

图2为在这种邮寄物管理方法中使用的地址登记单的格式图。

图3为实施这种邮寄物管理方法用的电子邮政系统的整体示意图。

图4为这种电子邮政系统的发信侧邮局中的功能框图。

图5为表示在这种邮寄物管理方法中使用的封装邮寄物的印制形式的正面图。

图6为表示这种电子邮政系统中的自动封装信制作装置的概略构成用的示意图。

图7为表示用这种自动封装信制作装置制作封装邮寄物的过程的说明性示意图。

图8为表示制作这种封装邮寄物的过程的另一说明性示意图。

图9为表示制作这种封装邮寄物的过程的又一说明性示意图。

图10为表示制作这种封装邮寄物的过程的再一说明性示意图。

下面举出本发明的最佳实施例，参照附图进行详细说明。

首先参考图3、图4和图6，对能够实施这一实施例的邮寄物管理方法的电子邮政系统的概要进行说明。

图3示出了电子邮政系统S的整体结构，其中St为发信侧邮局Mt中发信时使用的功能部分，Sr为收信侧邮局Mr中收信时使用的功能部分，Sc为配置有主计算机的管理中心。而且发信侧邮局Mt和收信侧邮局Mr具有两方的功能部分St和Sr。

在发信侧邮局Mt中，2为基于计算机功能的数据处理部。这一数据处理部2如图4所示，除了具有数据处理功能部分2s之外，还具有自动拨号功能部分2d和存储功能部分2m。在这一数据处理部2的输入侧可通过由图象扫描器等等构成的读取部3输入图象数据Dv，而且还可以通过由按键等等构成的输入部4输入输入数据Di。在数据处理部2的输出侧可以输出发信数据Dt，并且可以通过传真部(通信部)5将其发送出去。

在收信侧邮局Mr中，6为基于计算机功能的数据处理部。在这一数据处理部6的输入侧可通过传真部(通信部)7输入所接收到的收信数据Dr。数据处理部6的输出侧与自动封装信制作装置10相连接。如图3所示，自动封装信制作装置10具有印制部11、供纸部12、粘接材料附着部13和信件用纸折叠部14。这种自动封装信制作装置10的具体构成形式已由本申请人在日本特愿平8-169233号公报中做了提案。图6示出了这种自动封装信制作装置10的概略构成。而且各个传真部5和7与管理中心Sc之间可以通过电话线路等等进行相互通信，可以进行与数据和指令的接收发送等等有关的各种系统处理。

下面参考图1～图10对包含有这一实施例的邮寄物管理方法的电子邮政系统S的整体动作(功能)进行说明。

首先参考图1所示的流程图对发信侧邮局Mt中的处理过程进行说明。

用户先将所需要的事项记录在如图2所示的地址登记单Pa上(步骤S1)。在这里，地址登记单Pa为A4尺寸大小，其中部具有填写收信事项、即填写收信人地址(邮政编码)和姓名等等用的收信人栏21，以及填写发信人地址(邮政编码)和姓名等等用的发信人栏22。由于记录在收信人栏21和发信人栏22处的事项由读取部3读取，并由收信侧邮局Mr按原样印制在制作封装邮寄物Po用的信封用纸Pe上，所以可以根据这一点设计收信人栏21和发信人栏22的位置及大小。各个栏21和22上的格线L可以用读取部3不能读取的兰色等等表示，而要按原样印制在信封用纸Pe上的内容可以由黑色等等表示。

在地址登记单Pa的下部设置有记录用户联络用电话号码等等用的用户填写栏23，以及由邮局人员记录文件页数和费用等等的一般数据用的邮局填写栏24。因此用户需要用笔在收信人栏21、发信人栏22和用户填写栏23中写下所需的内容。地址登记单Pa也可以用打字等等方式预先准备好。

当填写完地址登记单Pa时，发信侧邮局Mt的人员便可以收回地址登记单Pa，在邮局填写栏24内填写上诸如费用等等的必要事项(一般数据)，并由输入部(键盘)4输入邮件信息编码等等。在这里可以直接在地址登记单Pa上进行书写，也可以将其设置在规定的打印机上，由人员将输入部4输入的事项印制在地址登记单Pa上(步骤S2)。另外，此时附加上邮件管理信息Fm。根据预先确定的规则附加上邮件管理信息Fm，并用条形码记录在地址登记单Pa上(步骤S3)。邮件管理信息Fm是用来确定是所寄出的邮寄物的，其中至少应包括有发信侧邮局Mt的局号和受理序号。如果举例来说，邮件管理信息Fm的一个实例可以用“392-119970101012”表示，其中最前面的数字“392”表示的是局号，随后的数字“1”表示的是窗口序号，再后的数字“19970101”表示的是受理的年、月、日，再后的数字“012”表示的是当日的受理序号。同时还显示有发信的年、月、日(时、分)26。

除了数字以外，还可以用标号、符号、文字、条形码、暗号等等各种形式表示邮件管理信息Fm，而且信息的种类中还可以包含挂号信息、指定送达日、时等等其它各种信息。在本实施例中是以记录在地址登记单Pa上的中段空白25处为例进行说明的，但是也可以选择在最终的信封用纸Pe的外表面空白处的任意位置为这一记录位置。记录方法可以采用打印机直接在地址登记单Pa印制，也可以采用手写方式。还可以采用按印或者粘贴不干胶纸等方法。而且也可以不将其记录在地址登记单Pa的空白部位处，而是记录在邮局填写栏24等等处，还可以利用数据处理功能部分2s将另行输入的邮件管理信息(管理数据)发送至收信侧邮局Mr。发送出的邮件管理信息(管理数据)可以是用文字识别装置读取邮件管理信息Fm而获得的数据，也可以是由人员用输入部4输入的数据。这样，若发送出另外的邮件管理信息(管理数据)，就可以由收信侧邮局Mr以所需要的任意形式在封装邮寄物Po上的所需要的任意位置处实施印制，并可以实施鲜明的印制。

然后将地址登记单Pa暂时返还给用户。这样用户便可以将地址登记单Pa设置在读取部(图象扫描器)3上，并进行读取操作(步骤S4)。在这种场合，用户可以根据声音指示或显示指示进行地址登记单Pa的设置，并按下开始按键即可。对地址登记单Pa的读取是由数据处理功能部分2s进行遮蔽处理，仅读取图2所示的设定范围Zn中的、即对记录在地址登记单Pa中段处的、有关收信人栏21、发信人栏22、邮件管理信息Fm和发信年、月、日26等等的事项。随后将变换后的图象数据Dv暂时存储在存储功能部分2m中(步骤S5)。由于这时同时读取了邮件管理信息Fm，所以与邮件管理信息Fm有关的管理数据和图象数据Dv一起被发送出去。

然后用户可将所带来的文件设置在读取部3处，并进行类似的读取操作(步骤S6)。由于如后所述，在这种场合要自动制作出封装邮寄物Po，所以要将读取的范围限制在B5尺寸以下。因此放置有比B5尺寸大的尺寸的场合，还要用数据处理功能部分2s进行编辑处理(步骤S7)。即由读取部3自动判别所放置的文件的尺寸，当其比B5的尺寸大时，将其缩小至B5尺寸。这时向用户给出是否愿意将其缩小至B5尺寸用的显示，在用户同意时按下确认按键，便开始进行缩小处理。用户如果不愿意进行缩小，则可以按下消除按键而中止缩小处理。因此，在这种场合，用户可以通过切去文件的空白部分等等的方式进行处理，在包含有尺寸是重要的图形等等时可以避免对其进行缩小处理。而且还可以设置有在显示部上显示出所读取出的文件内容、同时用窗框显示出可以发送的有效范围、切掉读取部3侧的空白部分的功能和挤紧行间的功能的各种编辑功能部分。

如果按下确认按键，则进行文件读取，并将变换后的图象数据Dv暂时存储在存储功能部分2m中(步骤S8)。对于剩余的文件也可以反复进行类似的操作，用户在全部文件结束时按下发送按键即可(步骤S9、S10)。这样便可以进行发送处理，将储存在存储功能部分2m中的图象数据Dv由传真部5发送至收信侧邮局Mr(步骤S11)。在这种场合，已经由邮局人员用输入部4输入了邮政编码等等的所需事项，所以可以根据这一邮政编码选择出发信用的收信侧邮局Mr的电话号码，并利用自动拨号功能部分2d进行拨号动作。这种发送处理也可以是将图象数据Dv暂时发送至管理中心Sc，再由管理中心Sc发送至收信侧邮局Mr。如果采用这种方式，电话号码变动和与新设邮局相对应的数据库更新，仅靠管理中心Sc就能够容易地进行处理，同时可以实施可靠的发送。

收信侧邮局Mr用传真部7接收该图象数据Dv，并将接收到的图象数据Dv输入至数据处理部6。由数据处理部6进行数据处理，即将如图5所示的封装邮寄物Po上的、表示邮政类型标号31和拆封线32等等的数据添加在与地址登记单Pa的记录事项有关的图象数据Dv上，并利用储存功能部分暂时储存经过数据处理后的图象数据Dv。这样预先将邮政类型标号31和拆封线32等等数据附加在图象数据Dv上，就可以利用白纸作为印制用的信封用纸Pe。当然也可以采用预先印制了邮政类型标号31和拆封线32等等的专用纸张。

然后将图象数据Dv输入自动封装信制作装置10，自动的制成封装邮寄物Po。下面对这一制作原理进行说明。

首先由设置在供纸部12上部的A4尺寸纸盒12u中送出为A4尺寸的信封用纸Pe。这一信封用纸Pe为白纸。将信封用纸Pe送入至印制部11，印制地址登记单Pa上的记录事项，即印制表示在信封外表面上的收信人栏21中的记录事项、发信人栏22中的记录事项、邮件管理信息Fm、发信年、月、日26、邮政类型标号31和拆封线32等等的事项。随后将印制后的信封用纸Pe送入至粘接材料附着部13，在如后所述的预定位置进行粘接材料J的附着处理，然后再送入至信件用纸折叠部14以确定其位置。

随后由设置在供纸部12下部的B5尺寸纸盒12d中送出B5尺寸的文件用纸Pd，在印制部11中对要放入在信封中的文件实施印制。这时当文件为多数页时可以相对于文件的页数依次地送出若干张文件用纸Pd…。在这种场合，印制后的文件用纸Pd…原封不动地通过粘接材料附着部13，送入至信件用纸折叠部14，并在信封用纸Pe上被定位。

也就是，如图7所示，在信件用纸折叠部14在信封用纸Pe的内面Pei上重叠放置文件用纸Pd…，并在图7所示的第一折曲部K1和第二折曲部K2的位置处实施折叠。在这种场合，可以如下地选定文件用纸Pd…相对于信封用纸Pe的位置及第一折曲部K1和第二折曲部K2的位置。

首先按第一折曲部K1折叠时，使折叠后的信封用纸Pe和文件用纸Pd…的一端Pes、Pds…并不与第二折曲部K2相重叠。此外，在按第二折曲部K2折叠时，使折叠后的信封用纸Pe的另一端Pet与由第一折曲部K1折返的信封用纸Pe相重叠，而使折返的文件用纸Pd…的另一端Pdt…并不与由第一折曲部K1折返的信封用纸Pe的一端Pes相重叠。

具体的讲就是如图7所示，使文件用纸Pd…的纵向方向一侧由信封用纸Pe的一端Pes只突出L1＝26毫米左右，由信封用纸Pe的一端Pes至第一折曲部K1的距离L2和由信封用纸Pe的另一端Pet至第二折曲部K2的距离L3被选定为L2＝L3＝90毫米左右。信封用纸Pe与文件用纸Pd…在宽度方向上的中心相一致。

在另一方面，由于按这种折叠关系实施制作，粘接材料J沿着边缘部分附着在由第一折曲部K1的位置至第二折曲部K2侧的信封用纸Pe的内面Pei处。在这种场合，附着粘接材料J用的宽度L4选定在5毫米左右，并且利用粘接材料附着部13使附着粘接材料J的范围呈如图7所示的コ形。即它由位于信封用纸Pe的前部边缘(另一端Pet)附近的、沿宽度方向呈线形的前侧粘接部Jf，以及沿着左右边缘部分附近由这一前侧粘接部Jf的两端至第一折曲部K1的位置处附着有粘接材料的线形的左侧粘接部Jp和右侧粘接部Jq构成。粘接材料可以采用液态的粘接剂，也可以使用双面粘接带。

因此如图9(图8)所示，当在信件用纸折叠部14按第一折曲部K1折叠时，便实施了信封用纸Pe的粘接，同时还将文件用纸Pd…折叠起来了。然后如图10(图8)所示，当按第二折曲部K2实施折叠时，同时对信封用纸Pe的其它部分进行了粘接，还将文件用纸Pd…折叠起来。

图5示出了最终制成的封装邮寄物Po，这一封装邮寄物Po由用信封用纸Pe制成的呈密闭状的信封和折叠封入在这一信封中的文件用纸Pd…构成。而且在图5(图7)中，21o为印制在收信人栏21中的记录事项，22o为印制在发信人栏22中的记录事项，Fmo为印制的邮件管理信息，26o为印制的发信年、月、日。

如果采用这种自动封装信制作装置10，便可以一并进行用一张信封用纸Pe制作信封、折叠文件用纸Pd…、将文件用纸Pd…装入信封、封装信封等等的工作，并最终制作出一个封装邮寄物Po。特别是选择了作为规格尺寸的A4尺寸的信封用纸Pe和B5尺寸的文件用纸Pd…，所以可以利用一般规格的纸，从而能够提高通用性。这样便可以不再需要使用已制造出的信封的场合中的信封供给工序、对要装入信封的文件进行折叠的单独的文件折叠工序、打开信封口装入文件的文件装入工序和封口工序等等工序，并可以在由开始(发信)至制作成封装邮寄物Po(投递)期间确保封装邮寄物Po所要求的保密性。

而且即使在投递阶段出现不能读取已制作成的封装邮寄物Po上的收信人事项等等问题时，也可以根据印制在封装邮寄物Po上的邮件管理信息Fm，迅速的确认发信侧邮局Mt中的相应的地址登记单Pa，从而可以确保投递的迅速性，并可以确保邮件邮寄的可靠性和可信赖性。

上面对实施例进行了详细的说明，但本发明并不仅限于这种实施例，还可以在不脱离本发明的主题范围内对细部的构成、运行方式等等进行任意的变更、增加、消减。举例来说，图象数据发送组件是以传真机为例进行说明的，但也可以采用所谓计算机通信等等方式进行。另外，电子邮政系统并不仅限于公共邮政业务，这一概念包含着以封装形式发送文件用的各种类似系统。

如上所述，本发明的电子邮政系统的邮寄物管理方法可以在发信侧邮局至少将与用来确定是封装邮寄物的邮件管理信息有关的管理数据和图象数据一起进行发送，并由收信侧邮局在信封用纸的外表面印制该邮件管理信息，所以它具有如下所述的显著效果。

①即使在收信侧邮局出现不能读取接收到的收信人名等等的问题，由于根据邮件管理信息可以确定是相应邮寄物，所以可以确保投递的迅速性，并可以保证邮政业务的可靠性和可信赖性。

②如果根据一种最佳实施形式还在地址登记单上记录有邮件管理信息，则可以迅速地对发信侧邮局中的相应的地址登记单加以确认，从而可以更好地确保投递的迅速性。

Claims (3)

1.一种电子邮政系统的邮寄物管理方法，其特征在于在发信侧邮局读取记录在地址登记单上的、表示收信人名等等的信封上的内容和装入在该信封中的文件的内容，将其变换为图象数据，并将这一图象数据发送至收信侧邮局，在收信侧邮局根据接收到的图象数据在信封用纸和文件用纸上实施印制，并将印制后的信封用纸和文件用纸自动制成封装邮寄物时，所述发信侧邮局至少还将与用来确定是所述封装邮寄物的邮件管理信息有关的管理数据和图象数据一起进行发送，并由收信侧邮局在信封用纸的外表面上印制该邮件管理信息。

2.如权利要求1所述的电子邮政系统的邮寄物管理方法，其特征在于在所述地址登记单上记录有所述邮件管理信息。

3.如权利要求1或2所述的电子邮政系统的邮寄物管理方法，其特征在于所述邮件管理信息中至少包含有发信侧邮局的局号和受理序号。

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