CN115689468A - 一种基于智能物联网的智慧办公系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种基于智能物联网的智慧办公系统，其包括：智慧会议系统，用于对会议进行预订筹备管理、会议过程签到、表决、现场在线跟踪摄像管理、并对会议发言过程管理和记录；智慧访客系统，用于对访客预约管理、访客通行管理、迎宾引导管理、访客储物管理、访客上网管理；智慧工位系统，用于对办公区域规划、员工室内导航、工位预约、工位使用率智慧分析和员工的工位使用于预订进行管理。本发明采用智能物联网技术可以实现无人前台、访客自主签到，让访客快速进入办公区域；能够进行工位预约管理，动态平衡员工和工位使用比，提高工位利用率；能够实现会议室预约，动态实时监测会议室使用情况，及时将会议室情况展示出来，提高会议室利用率。

Description

一种基于智能物联网的智慧办公系统

技术领域

本发明涉及物联网技术领域，更具体的说，本发明涉及一种基于智能物联网的智慧办公系统。

背景技术

随着物联网技术、数字孪生技术、以及云计算、智能办公设备的诞生与发展，依赖于人工的传统办公逐渐向智慧办公转型升级，完善智慧办公系统则具有极大的市场前景。

智慧办公室通过物联网技术、云计算、大数据、AI算法、虚拟技术等高新通信智能技术来实现的智能办公。

传统的办公系统和办公环境主要存在以下问题：

(1)例如传统的办公环境中，通常需要设置一名专门的前台人员，来接待访客或者来宾。而这高度依赖前台员工的个人素质，存在个别前台员工的接待效率差等问题。通常会造成访客过多的在前台进行等待，也缺少必要的访客指引。

(2)现有的办公室布局和空间分布，人员架构复杂。工位不能够得到充分利用，需要一人一个办公专人位置，而通常一个人的整个办公过程中，不可能一直在该办公位置，存在工位长期闲置，利用不充分的问题。

(3)会议室不够用，或者会议室需要专人来管理。如果需要预约还需要向专门管理会议室的专人线下预约，其它人又不清楚会议室的占用情况。有时候会议室紧张或者开会有冲突的时候较多。

(4)传统办公系统几乎无法对访客进行有效管理，通常仅仅只能安排一个专人在前台进行一个简单的线下登记而已。访客进入对应的办公区域后，无法进行有效严格管理。不能实时定位和检测到对应的访客，尤其对一些需要保密的办公环境来说是极为不利的，可能存在泄漏商业机密的可能等。

(5)外来访客需要上网的时候，通常也是连接的公司的网络，而没有专门的访客网络。如果共享公司办公无线网络用户名称和用户密码给客户，则存在泄漏网络账号的风险，同时访客的体验感也不好，还需要访客在上网的过程中记住SSID和对应密码，而输入这些和记住这些内容都不够便捷，会造成访客，尤其是一些贵宾的来访体验感差。也不利于保障公司内部的网络安全。

(6)传统的办公系统或者办公环境中通常访客没有专门的储物柜之类的储物空间，亦或者个别为访客准备了储物空间，还需要安排专业的人员去看护和管理，同时还需要访客去专业的管理人员处兑换手牌或者兑换开锁密码等，造成访客储物不方便。

(7)传统的员工和工位比通常是1:1，甚至更高。造成工位利用率低下，同时一般员工的工位是固定不变的，在一定时间段内相对比较稳定。而目前企业的很多工作都是跨部门协调合作，一般是采用项目制来协作完成，需要不同部门的人员一起协同完成。这就不利于员工之间的自由组合和跨部门的团队协作完成项目任务。亦或是如果按照项目进行分配工位，但是由于同一个员工有可能同时手头上有多个项目任务在同时进行，因此这种固定员工工位的传统办公环境还是无法满足。

(8)随着人们生活和工作节奏的加快，办公方式也在改变，但是办公室的环境却没有改变。传统的办公环境缺少“灵活”的小型空间，无法满足作为千禧一代作为主力工作人群所追求的喜欢交流，重个人体验的要求。传统办公室空间功能划分过于死板和固定，无法适应现代工作的快节奏，易变化和多样性的特点。而近年来出现的完全开放式办公环境又使人难以专注于工作，容易被打扰，存在工作效率降低和容易造成信息泄露的问题。

(9)目前项目制的合作分工工作特点，尤其是IT企业中，需要小团队合作，2至4人交流，头脑风暴的场景越来越多。但传统的办公室内缺少此类相对私密的交流空间，经常出现两三个人却占用大型会议室的情况出现。非常不利于有效利用办公工位和办公会议室，造成资源浪费。

(10)现有的办公环境，尤其现有的办公系统无法有针对性的对办公区域进行可视化导航。当新员工到新公司上班的时候，或者访客到访的时候，经常进入传功的办公区域后，简直就像进入了迷宫一样，完全不晓得东南西北，找不到对应合适位置。

(11)传统的办公系统无法适应在线远程办公，或者说远程办公效果不好，不能做到及时有效沟通。

综上所述，现有的传统办公系统已经无法适应现代化办公的需求了，市场急需一种基于智能物联网的智慧办公系统。

发明内容

针对现有技术中存在的上述技术问题，提供了一种基于智能物联网的智慧办公系统，其采用智能物联网技术实现智慧办公，可以实现无人前台、访客自主签到，实现访客几乎无前台等待时间的快速进入办公区域；能够进行工位预约管理，动态平衡员工和工位使用比，提高工位利用率；能够实现会议室预约，动态实时监测会议室使用情况，并及时将会议室情况展现给相关方，提高会议室的利用率。

为实现上述目的，本发明采用了如下技术方案：一种基于智能物联网的智慧办公系统，其包括：

智慧会议系统，用于对会议进行预订筹备管理、会议过程签到、表决、现场在线跟踪摄像管理、并对会议发言过程管理和记录；

智慧访客系统，用于对访客预约管理、访客通行管理、迎宾引导管理、访客储物管理、访客上网管理；

智慧工位系统，用于对办公区域规划、员工室内导航、工位预约、工位使用率智慧分析和员工的工位使用于预订进行管理。

优选的技术方案，所述智慧工位系统包括以下模块：

办公区域规划模块，用于对所有办公区域进行有效规划和可视化管理；

智慧工牌模块，用于与员工的ID一对一匹配和识别；

预约工位模块，用于员工对需要使用的工位进行提前预约，预定工位；

人员感知模块，实时感知对应工位上是否有相关人员在进行办公。

优选的技术方案，所述智慧工位系统还包括室内导航模块，用于对室内工位状态进行实时展现和定位，让员工能快速定位到对应工位。

优选的技术方案，所述智慧工位系统包括智慧办公仓，该智慧办公仓用于双人洽谈、单人私密电话间、五人以下的小型办公会议或者培训用。

优选的技术方案，所述智慧工位系统还包括工位管理分析模块，该工位管理分析模块用于对工位大数据进行报表统计、工位智能调控、以及工位使用进行审批管理。

优选的技术方案，所述智慧会议系统包括以下模块：

无线投屏模块，用于对会议内容的无线投屏；

会议平板，用于对会议内容的在线输入和展示；

视频会议模块，用于开展在线视频会议；

会议记录模块，用于无纸化的对会议过程进行记录和存储；

会议室预约模块，用于对会议室的预约和预订；

会议签到模块，用于会议签到，通过人脸识别或者扫描二维码进行会议签到；

会议服务模块，用于选择IT服务支持、行政服务支持和审批会议费用；

会后跟踪模块，用于查看本地会议信息，上传和查看会议记录详情，会议执行情况跟踪。

优选的技术方案，所述智慧会议系统还包括以下模块：

通知查看模块，用于平台实时更新会议室信息，在预约屏上实时显示会议室信息并自动发送通知给与会人，同时还显示会议室占用状态；

设备联动模块，用于实时采集环境信息，并用于联动控制会议室空调、新风设备、门禁设备和视频设备。

优选的技术方案，所述智慧会议系统还包括空间释放模块，空间释放模块用于释放预约会议人员未按时到场开会，则自动释放对应的会议室资源。

优选的技术方案，所述智慧访客系统包括以下模块：

微信自主预约模块，用于访客通过微信平台或者微信小程序进行预约登记；

访客通行管理模块，用于对访客的通行认证和通行管理；

迎宾引导管理模块，用于无人前台时，采用智能机器人对访客以人脸识别技术进行迎宾引导和管理。

优选的技术方案，所述智慧访客系统还包括以下模块：

访客储物管理模块，用于对访客的随身携带物品的存储管理，储物柜通过网络授权给访客，采用手机无线网控制和授权给对应访客使用对应的储物柜；

访客上网管理模块，访客到访期间，通过上网管理模块授权访客一键直接登录访客专用的Guest专用局域网；访客离开后，访客上网管理模块清除对应访客信息和访客上网权限。

与现有技术相比，本发明的有益效果是：

1、本发明一种基于智能物联网的智慧办公系统采用智能物联网技术实现智慧办公，可以实现无人前台、访客自主签到，实现访客几乎无前台等待时间的快速进入办公区域；能够进行工位预约管理，动态平衡员工和工位使用比，提高工位利用率；能够实现会议室预约，动态实时监测会议室使用情况，并及时将会议室情况展现给相关方，提高会议室的利用率。

2、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统可以解决外来访客管理困难的问题，实现访客预约，员工确认，在线签到和签出；且访客进入公司办公内部环境后可以实现实时定位，电子围栏，追踪人员估计，实现对外来访客的实时有效管理。

3、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统的智慧工位系统可以打破员工工位比为1:1的要求，实现员工与工位之比大于1的情况,有效利用办公工位，节约办公成本。

4、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统的智慧会议系统可以全面接管办公会议室的关联，实现无人化办公和无纸化办公，实时监测和展示会议室的使用情况，实现有效利用会议室。

5、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统具有强大的数据挖掘和展示功能。

6、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统的访客系统可以实现微信或者小程序自助预约，简单高效快捷；能够多重识别验证，增强场所安全性；到访自动指引和迎宾功能可以减少访客前台等待时间。

7、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统的访客系统可以实现在访客到访期间，可以一键上网访问Guest网络，直至访客离开清楚相关信息。同时，在访客使用体验过程中无需记住SSID及对应密码，实现无感操作，无需手动输入，方便快捷。在访客离开相关区域后，自动清楚相关信息，保障网络安全。

8、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统的访客系统的访客智能储物柜采用手机控制。公司在职员工通过手机远程在线确权和授权给访客使用，可以摒弃钥匙及密码管理。采用网络授权，自助预约，网络管理，数据分析和智能统计模式进行储物管理。

9、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统的智慧工位系统打破了1:1的员工和工位比率，有效利用工位的同时，还鼓励员工间进行自由组合和团队协作。工位管理模块可以实现工位地图可视化，工位分配智能化，员工入职离职简单化。

10、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统的智慧办公仓模块可以安放于相对私密的办公室或者公共办公空间，但是该办公仓本身又是一个可以快速部署的私密空间，可以让使用者随时随地进行工作和交流，让工作更加自由、专注和高效。办公仓具有智慧运行，无人值守、无线物联、人脸识别、语音助理的功能，具有占地小，落地简单，可小范围移动的优点。

11、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统可以实现实时定位，室内进行地图导航，实时轨迹显示，电子围栏告警，实现安防与设备联动。

12、本发明的一种基于智能物联网的智慧办公系统的智慧会议可以实现会议室快速预订，且及时将闲置会议室释放出来，并展示给相应人员，提高会议室使用率。

附图说明

图1为本发明一种基于智能物联网的智慧办公系统的架构示意图；

图2为本发明一种基于智能物联网的智慧办公系统的智慧会议系统的架构示意图；

图3为本发明一种基于智能物联网的智慧办公系统的智慧访客系统的架构示意图；

图4为本发明一种基于智能物联网的智慧办公系统的智慧工位系统的架构示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

请参阅附图，对本发明的实施例作进一步说明：

实施例一

一种基于智能物联网的智慧办公系统，其包括：

智慧访客系统，用于对访客预约管理、访客通行管理、迎宾引导管理、访客储物管理、访客上网管理；

所述智慧访客系统包括以下模块：

微信自主预约模块，用于访客通过微信平台或者微信小程序进行预约登记；

访客通行管理模块，用于对访客的通行认证和通行管理；

迎宾引导管理模块，用于无人前台时，采用智能机器人对访客以人脸识别技术进行迎宾引导和管理。

访客储物管理模块，用于对访客的随身携带物品的存储管理，储物柜通过网络授权给访客，采用手机无线网控制和授权给对应访客使用对应的储物柜；

访客上网管理模块，访客到访期间，通过上网管理模块授权访客一键直接登录访客专用的Guest专用局域网；访客离开后，访客上网管理模块清除对应访客信息和访客上网权限。

访客可以通过微信平台进行登记拍照，再经过被访问人确认并预定会议室或者给访客预定工位和车位(具有访客来临时的车牌信息)，预定好后，生成带有访客信息的二维码，将该二维码发送给访客，访客到访公司的时候即可进行智能车牌识别停车。访客通过访客设备进行自动面部识别扫描签到或者二维码签到或者刷卡牵动；签到成功后，由被访人提前录入的访客信息，进行一键上网认证，同时根据室内导航信息进行导航定位。根据相关访客信息进行解锁相关门禁、闸机和电梯。当访客到达相应预定位置后，相关设备可以自动开启，例如相关办公区域的灯、空调、窗帘、新风或者办公设备自动放开相关访客权限给访客。当访客完成了相关到访任务或者商务活动后，可以经过访客系统自动签出。该系统实现了微信自助预约到访，简单高效、快捷。同时，在相关门禁可以采用多重识别验证的方式，增强场所安全性。

智慧工位系统，用于对办公区域规划、员工室内导航、工位预约、工位使用率智慧分析和员工的工位使用于预订进行管理。所述智慧工位系统包括以下模块：

办公区域规划模块，用于对所有办公区域进行有效规划和可视化管理；

智慧工牌模块，用于与员工的ID一对一匹配和识别；

预约工位模块，用于员工对需要使用的工位进行提前预约，预定工位；

人员感知模块，实时感知对应工位上是否有相关人员在进行办公。

当然，所述智慧工位系统还可以包括室内导航模块，用于对室内工位状态进行实时展现和定位，让员工能快速定位到对应工位。

所述智慧工位系统还可以配置智慧办公仓，该智慧办公仓用于双人洽谈、单人私密电话间、五人以下的小型办公会议或者培训用。

所述智慧工位系统还可以基于大数据和AI算法，包括工位管理分析模块，该工位管理分析模块用于对工位大数据进行报表统计、工位智能调控、以及工位使用进行审批管理。

智慧工位系统可以对工位进行远程预定或者通过工位牌扫码预定的方式对不定员工位进行提前预定。同时，该系统的预约工位模块还可以对工位牌扫码签到，当应该在预定时间内签到而没有签到时，则自动释放对应工位信息，可能其它第三人进行预约使用。例如某员工A预定的是9点10分使用某一工位，但是当9点15分的时候仍为对该工位进行签到和使用，则自动释放该工位被占用的信息。另外，该模块在对应工位结束使用后会自动在办公系统中显示工位为空闲状态。

办公区域规划模块具有工位管理功能，可以实现工位地图可视化展现，工位分配智能化和员工离职简便化。

智慧工位系统可以实现当员工需要使用工位时，首先对应员工在系统中进行工位预约，经相关领导审批和线上付费后，则可在相应时间内使用工位。具体流程为，相关预约时间开始，对应办公区域的门禁、电梯控制权限开放，电子桌牌显示预约人信息，电子桌牌进行扫码签到，对应工位上空调、灯光按照预约人的设置要求开启，工位办公电源自动通电，有线无线网络开通使用，预约人分机电话可以直接转接到对应工位。当预约时间结束时，工位上灯光关闭，工位自动断电，电子标牌显示工位空闲标识，根据设置收回门禁，电梯相关控制权限。

智慧会议系统，用于对会议进行预订筹备管理、会议过程签到、表决、现场在线跟踪摄像管理、并对会议发言过程管理和记录；

所述智慧会议系统包括以下模块：

无线投屏模块，用于对会议内容的无线投屏；

会议平板，用于对会议内容的在线输入和展示；

视频会议模块，用于开展在线视频会议；

会议记录模块，用于无纸化的对会议过程进行记录和存储；

会议室预约模块，用于对会议室的预约和预订；

会议签到模块，用于会议签到，通过人脸识别或者扫描二维码进行会议签到；

会议服务模块，用于选择IT服务支持、行政服务支持和审批会议费用；

会后跟踪模块，用于查看本地会议信息，上传和查看会议记录详情，会议执行情况跟踪。

通知查看模块，用于平台实时更新会议室信息，在预约屏上实时显示会议室信息并自动发送通知给与会人，同时还显示会议室占用状态；

设备联动模块，用于实时采集环境信息，并用于联动控制会议室空调、新风设备、门禁设备和视频设备。

空间释放模块，空间释放模块用于释放预约会议人员未按时到场开会，则自动释放对应的会议室资源。

智慧会议系统可以通过平台预约空闲会议室，可与相关微信/钉钉/OA系统/OUTlook等软件实现入口对接；通过这些入口对接即可进行空闲会议室预定。通过人脸识别或者扫描二维码的形式进行会议签到，到需要线下会议室资源的时候，也可以通过人脸识别或者扫描二维码的形式进行自动会议签到和打开具体的实体线下会议室。会议服务模块可以通过该模块要求对应的会议行政服务支持，以及提供会议相关行政费用标准收费。提前在平台上要求对应的会议行政服务支持，例如需要多少行政人员布置会场或者端茶倒水等会议服务。会后跟踪模块具有查看本地会议信息和上传相关会议记录的详情的功能，了解会议执行情况跟踪。会议通知查看板块可以通过平台实时更新会议室信息，系统自动发送通知给相关与会人员并在预约屏上显示相关信息(可以在相关地方通过醒目的灯光只是空间占用状态)。会中服务阶段，可以通过设备实时采集环境信息，可联动控制空调、新风、门禁、视频会议等内容。会议现场可以安装传感器，预约会议人员如果未到场，系统自动释放会议室资源。当然还可以结合大数据和AI技术进行智慧数据分析，以供统计、查询相关会议室的使用情况，一边为企业进一步优化管理，提升效率和节能降耗提供决策依据。智慧会议系统还可以实现无纸化会议办公，所有文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。智慧会议系统可以设有呼叫服务模块、投屏表决模块、视频会议模块，通过这些模块实现无纸化会议办公。

尽管已经示出和描述了本发明的实施例，对于本领域的普通技术人员而言，可以理解在不脱离本发明的原理和精神的情况下可以对这些实施例进行多种变化、修改、替换和变型，本发明的范围由所附权利要求及其等同物限定。

Claims (10)

1.一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：其包括：

智慧会议系统，用于对会议进行预订筹备管理、会议过程签到、表决、现场在线跟踪摄像管理、并对会议发言过程管理和记录；

智慧访客系统，用于对访客预约管理、访客通行管理、迎宾引导管理、访客储物管理、访客上网管理；

智慧工位系统，用于对办公区域规划、员工室内导航、工位预约、工位使用率智慧分析和员工的工位使用于预订进行管理。

2.根据权利要求1所述的一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：所述智慧工位系统包括以下模块：

办公区域规划模块，用于对所有办公区域进行有效规划和可视化管理；

智慧工牌模块，用于与员工的ID一对一匹配和识别；

预约工位模块，用于员工对需要使用的工位进行提前预约，预定工位；

人员感知模块，实时感知对应工位上是否有相关人员在进行办公。

3.根据权利要求2所述的一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：所述智慧工位系统还包括室内导航模块，用于对室内工位状态进行实时展现和定位，让员工能快速定位到对应工位。

4.根据权利要求3所述的一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：所述智慧工位系统包括智慧办公仓，该智慧办公仓用于双人洽谈、单人私密电话间、五人以下的小型办公会议或者培训用。

5.根据权利要求4所述的一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：所述智慧工位系统还包括工位管理分析模块，该工位管理分析模块用于对工位大数据进行报表统计、工位智能调控、以及工位使用进行审批管理。

6.根据权利要求5所述的一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：所述智慧会议系统包括以下模块：

无线投屏模块，用于对会议内容的无线投屏；

会议平板，用于对会议内容的在线输入和展示；

视频会议模块，用于开展在线视频会议；

会议记录模块，用于无纸化的对会议过程进行记录和存储；

会议室预约模块，用于对会议室的预约和预订；

会议签到模块，用于会议签到，通过人脸识别或者扫描二维码进行会议签到；

会议服务模块，用于选择IT服务支持、行政服务支持和审批会议费用；

会后跟踪模块，用于查看本地会议信息，上传和查看会议记录详情，会议执行情况跟踪。

7.根据权利要求6所述的一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：所述智慧会议系统还包括以下模块：

通知查看模块，用于平台实时更新会议室信息，在预约屏上实时显示会议室信息并自动发送通知给与会人，同时还显示会议室占用状态；

设备联动模块，用于实时采集环境信息，并用于联动控制会议室空调、新风设备、门禁设备和视频设备。

8.根据权利要求7所述的一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：所述智慧会议系统还包括空间释放模块，空间释放模块用于释放预约会议人员未按时到场开会，则自动释放对应的会议室资源。

9.根据权利要求8所述的一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：所述智慧访客系统包括以下模块：

微信自主预约模块，用于访客通过微信平台或者微信小程序进行预约登记；

访客通行管理模块，用于对访客的通行认证和通行管理；

迎宾引导管理模块，用于无人前台时，采用智能机器人对访客以人脸识别技术进行迎宾引导和管理。

10.根据权利要求9所述的一种基于智能物联网的智慧办公系统，其特征在于：所述智慧访客系统还包括以下模块：

访客储物管理模块，用于对访客的随身携带物品的存储管理，储物柜通过网络授权给访客，采用手机无线网控制和授权给对应访客使用对应的储物柜；

访客上网管理模块，访客到访期间，通过上网管理模块授权访客一键直接登录访客专用的Guest专用局域网；访客离开后，访客上网管理模块清除对应访客信息和访客上网权限。

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