CN114066397A - 一种智慧企业协同办公系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供的一种智慧企业协同办公系统，包括：登陆注册模块、通信模块、个人工作模块、文件存储模块、审批模块、部门协调模块、值日模块、工资模块、数据分析模块、服务器以及终端，利用通信模块中的视频单元，可以使得用户可观察到使用者电脑平面显示页面，沟通更为便捷快速；将会议单元和外出单元和部门协调模块连接，在需要和部门进行协调时，直接形成申请‑协调‑审批过程，提高了工作效率；设置企业共享资料单元，可以针对同一家客户的信息进行汇总，减少其他人员材料找寻时间，同时可以减少针对客户的交叉材料对接。

Description

一种智慧企业协同办公系统

技术领域

本发明主要涉及智慧企业办公技术领域，特别涉及一种智慧企业协同办公系统。

背景技术

随着企业对协同办公要求的提高，协同办公的定义随之扩展，将其提升到了智能化办公的范畴。但是现有的协同办公系统大多数针对多部门人员共同工作，协调较为困难，沟通不便。

发明内容

发明目的

本发明提供一种智慧企业协同办公系统，实现智慧化协同办公，便于企业各部门人员共同以及协调办公的目的。

发明内容

为了实现上述目的，本发明采用的技术方案为：一种智慧企业协同办公系统，包括：登陆注册模块，用于登陆或注册办公系统；通信模块，用于企业各部门人员沟通联系；个人工作模块，用于接收、规划和调配个人工作；文件存储模块，包括个人文件存储单元以及企业共享资料存储单元；审批模块，用于员工申请工作涉及到的各项事项批准，包括会议单元，所述会议单元可根据会议室情况分配空余时间进行会议安排，并可形成会议记录；部门协调模块，用于多部门人员协调分配工作；值日模块，根据录入的值日表每日进行值日提醒；工资模块，可记录员工工资情况，并生成员工工资条，定时发放；数据分析模块，用于企业各项数据分析；以及服务器。

进一步的，所述通信模块包括聊天单元、语音单元和视频单元，其中所述聊天单元可用于企业人员之间的文字或语音传输，以及文件的传输；所述语音单元可以实现企业人员之间的语音电话沟通；所述视频单元实现企业人员之间的语音电话和视频沟通，且在使用所述视频单元时，双方可选择共享屏幕显示情况。

进一步的，所述个人工作模块包括：任务单元，用于接收上级的各类型任务分配；个人工作规划单元，包括待完成工作项的录入和提醒，已完成工作项的汇总，需要紧急处理工作项的录入和提醒，以及每日工作总结的录入和发出；部门协调工作分配单元，接收部门协调模块反馈的任务信息或发起部门协调配合工作的任务，此协调工作分配时不需要上级进行审批，如有需要可以选择抄送到相关人员。

进一步的，所述个人文件存储单元需要使用者将文件进行上传，文件上传后仅该账号人员可查询，在该人员离职后，此材料可进行转发至对接人，减少离职人员资料的流失；所述企业共享资料存储单元为企业人员共同使用的资料，各部门人员可将文件进行上传，该单元根据上传的情况进行分类汇总，包括企业的客户资料汇总，即相关人员将某一客户公司的营业执照上传，该营业执照可汇总至该客户公司材料中，企业人员如有需要即可进行查询下载，非常适合咨询服务类公司使用，减少人员和客户的重复交叉对接。

进一步的，所述审批模块包括会议单元，所述会议单元用于用户通过终端输入会议信息，所述服务器接收到会议信息后获取会议室的空闲时段，同时部门协调模块反馈相关人员无会议、外出事项的时间段，并将会议室的空闲时段和人员时间段发送至用户终端；用户接收到时段信息后，通过会议模块编辑上传会议申请，并在会议审批成功后，将信息自动转发给各涉及人员的工作任务中；在会议完成后形成会议记录的基本模式，包括参加人员、时间等信息，用户录入会议事项，即可形成电子会议纪要。

进一步的，所述审批模块还包括外出单元，所述外出单元用于用户通过终端输入外出信息，当需要其他部门人员配合时，信息反馈到部门协调模块，部门协调模块将信息反馈到部门领导处，并调出该部门人员的无会议、外出事项的时间段，部门领导进行人员选择后，形成外出申请到达上级领导审批处。

有益效果

与现有技术相比，本发明的有益效果为：

本发明提供的一种智慧企业协同办公系统，利用通信模块中的视频单元，可以使得用户可观察到使用者电脑平面显示页面，沟通更为便捷快速；将会议单元和外出单元和部门协调模块连接，在需要和部门进行协调时，直接形成申请-协调-审批过程，提高了工作效率；设置企业共享资料单元，可以针对同一家客户的信息进行汇总，减少其他人员材料找寻时间，同时可以减少针对客户的交叉材料对接。

应了解的是，上述一般描述及以下具体实施方式仅为示例性及阐释性的，其并不能限制本发明所欲主张的范围。

具体实施方式

现详细说明本发明的多种示例性实施方式，该详细说明不应认为是对本发明的限制，而应理解为是对本发明的某些方面、特性和实施方案的更详细的描述。

在不背离本发明的范围或精神的情况下，可对本发明说明书的具体实施方式做多种改进和变化，这对本领域技术人员而言是显而易见的。由本发明的说明书得到的其他实施方式对技术人员而言是显而易见得的。本申请说明书和实施例仅是示例性的。

实施例一：一种智慧企业协同办公系统，包括：登陆注册模块、通信模块、个人工作模块、文件存储模块、审批模块、部门协调模块、值日模块、工资模块、数据分析模块、服务器以及终端，终端可使用移动端和PC端。

具体的，登陆注册模块用于登陆或注册办公系统，使用者可以利用终端进行账号注册申请，申请成功后，利用该账号即可重复进行登陆。

具体的，通信模块用于企业各部门人员沟通联系，包括聊天单元、语音单元和视频单元，其中所述聊天单元可用于企业人员之间的文字或语音传输，以及文件的传输；所述语音单元可以实现企业人员之间的语音电话沟通；所述视频单元实现企业人员之间的语音电话和视频沟通，且在使用所述视频单元时，双方可选择共享屏幕显示情况；现有情况中若某文件存在问题或者不知如何操作需要询问时，还需要转发文件或者让同事来工位上帮忙看一下，但是本系统解决了这个问题，只需要坐在工位上，利用视频单元即可实现桌面屏幕共享，再结合语音说话，便于快速处理问题，特别适用于新员工的问题反馈和学习。

具体的，个人工作模块用于接收、规划和调配个人工作，包括任务单元、个人工作规划单元、部门协调工作分配单元；其中任务单元用于接收上级的各类型任务分配，上级将任务创办，再将该任务分配到各个任务人，任务人即可在任务单元进行任务查看和接收，接收后可进行任务处理，在任务处理完成后可将任务完成并上传任务材料，该项任务即到达上级领导的任务单元中，实现任务的监控和完成，可以知道使用者的任务完成情况，任务完成和未完成事项均可在此模块中查询；

除了系统中分配的任务，有时还会增加一些额外的任务，此时可在个人工作规划单元中录入待完成工作项，并可按照需求添加紧急标签，防止忘记，且可定时提醒待完成工作项，每日根据完成项自动形成工作总结，使用者在核实后可发布，系统自动转发至负责人处；

部门协调工作分配单元，接收部门协调模块反馈的任务信息，或者使用者本人发起部门协调配合工作的任务，此处使用者发起的部门协调配合工作的任务时是不需要上级进行审批，如有需要可以选择抄送到相关人员。

具体的，文件存储模块包括个人文件存储单元以及企业共享资料存储单元；所述个人文件存储单元需要使用者将文件进行上传，文件上传后仅该账号人员可查询，在该人员离职后，此材料可打包转发至对接人，减少离职人员资料的流失；

所述企业共享资料存储单元为企业人员共同使用的资料，各部门人员可将文件进行上传，该单元根据上传的情况进行分类汇总，包括企业的客户资料汇总，即相关人员将某一客户公司的营业执照上传，该营业执照可汇总至该客户公司材料中，企业人员如有需要即可进行查询下载，非常适合咨询服务类公司使用，减少人员和客户的重复交叉对接。

审批模块用于员工申请工作涉及到的各项事项批准，包括请假单元、报销单元、采购单元、付款单元、用章单元、发票申请单元、业务提成、离职申请、外出单元、会议单元等，各项事项使用者根据实际需求进行选择；

其中会议单元用于用户通过终端输入会议信息，所述服务器接收到会议信息后获取会议室的空闲时段，同时部门协调模块反馈相关人员无会议、外出事项的时间段，并将会议室的空闲时段和人员时间段发送至申请会议的用户终端；用户接收到时段信息后，通过会议模块编辑上传会议申请，并在会议审批成功后，将信息自动转发给各涉及人员的工作任务中；在会议完成后形成会议记录的基本模式，包括参加人员、时间等信息，用户录入会议事项，即可形成电子会议纪要，现有的企业中开会直接定好时间后发布，会存在部分人员外出有事的现象，还需要再次拟定会议时间，且有时候会出现多个会议时间重复冲突，造成不便，本系统尽可能减少这种现象的出现，只要企业人员已在系统中进行会议或外出等申请，均会记录在系统中，便于人员和时间的调配。

具体的，部门协调模块用于多部门人员协调分配工作，在有事情需要多部门协作时，本模板即可调取部门人员数据，进行调配；

值日模块，根据录入的值日表每日进行值日提醒，现有的企业会形成值日表，让员工每日交替轮流值日，但是经常会有人忘记，人工提醒多为不便内，故本系统中设置了值日模块，可供使用者选择，在管理员将值日表录入后，系统可根据值日表的情况按时提醒相应的人员。

具体的，使用者可以将工资表录入到工资模块中，工作模块对人员工资进行初步筛查是否存在计算错误，在无计算错误的前提下，可将工资表形成员工工资条进行发放，同时个人均可在工资模块中查询工资的扣减和增加以及以前的工资查询展示。

数据分析模块，用于企业各项数据分析，包括请假时间的统计、外出时间的统计、会议使用的时间等各种数据的统计。

实施例二：在实施例一的基础上中，所述外出单元用于用户通过终端输入外出信息，外出还可分为短期外出和长期外出（大于1天的），当需要其他部门人员配合时，信息反馈到部门协调模块，部门协调模块将信息反馈到部门领导处，并调出该部门人员的无会议、外出事项的时间段，部门领导进行人员选择后，形成外出申请到达上级领导审批处。现有情况中，一般是外出申请人去找相应部门负责人说明事情以及时间，部门负责人再去询问部门人员对应时间是否有安排，确定人员后，再反馈到外出申请人处进行外出申请，领导审批，整体流程为先沟通协调-申请-审批，而本系统减少了前期的沟通，外出申请人直接进行申请，申请后在部门协调模块的作用下转至对应的部门负责人，部门负责人再根据部门协调模块反馈的部门人员事情安排，进行人员选定后，下一步直接进行领导审批；如若需要修改时间，可在申请中反馈到外出申请人进行修改，整体流程为申请-协调-审批，协调的步骤直接减少了关于外出事项的相关介绍和时间，提高了效率。

实施例三：在实施例一或二的基础上，本系统还包括管理模块和合同模块，管理者可以在管理模块中设置角色以及角色的使用权限，进行相应的配制；

而在合同模块中，使用者可在签订合同后，将合同录入到该模块中，根据设置的权限，相关的人员可以在系统中查看合同情况，并在合同模块中设置款项记录部分，即签订合同者可以在其中录入款项的安排，从此模块中可以查询到未付款的客户，减少人工记录的漏记、错记现象的出现，且本模块可进行提醒合同签订者相应客户未付款催促其收款，且本模块具有合同数量统计以及合同金额统计功能，便于领导对公司情况的掌控。

以上所述仅为本发明示意性的具体实施方式，在不脱离本发明的构思和原则的前提下，任何本领域的技术人员所做出的等同变化与修改，均应属于本发明保护的范围。

Claims (7)

1.一种智慧企业协同办公系统，其特征在于，包括：

登陆注册模块，用于登陆或注册办公系统；

通信模块，用于企业各部门人员沟通联系；

个人工作模块，用于接收、规划和调配个人工作；

文件存储模块，包括个人文件存储单元以及企业共享资料存储单元；

审批模块，用于员工申请工作涉及到的各项事项批准，包括会议单元，所述会议单元可根据会议室情况分配空余时间进行会议安排，并可形成会议记录；

部门协调模块，用于多部门人员协调分配工作；

值日模块，根据录入的值日表每日进行值日提醒；

工资模块，可记录员工工资情况，并生成员工工资条，定时发放；

数据分析模块，用于企业各项数据分析；

服务器以及终端。

2.根据权利要求1所述的一种智慧企业协同办公系统，其特征在于，所述通信模块包括聊天单元、语音单元和视频单元，

其中所述聊天单元可用于企业人员之间的文字或语音传输，以及文件的传输；所述语音单元可以实现企业人员之间的语音电话沟通；所述视频单元实现企业人员之间的语音电话和视频沟通，且在使用所述视频单元时，双方可选择共享屏幕显示情况。

3.根据权利要求1所述的一种智慧企业协同办公系统，其特征在于，所述个人工作模块包括：

任务单元，用于接收上级的各类型任务分配；

个人工作规划单元，包括待完成工作项的录入和提醒，已完成工作项的汇总，需要紧急处理工作项的录入和提醒，以及每日工作总结的录入和发出；

部门协调工作分配单元，接收部门协调模块反馈的任务信息或发起部门协调配合工作的任务。

4.根据权利要求1所述的一种智慧企业协同办公系统，其特征在于，所述个人文件存储单元需要使用者将文件进行上传，文件上传后仅该账号人员可查询，在该人员离职后，此材料可进行转发至对接人，减少离职人员资料的流失；

所述企业共享资料存储单元为企业人员共同使用的资料，各部门人员可将文件进行上传，该单元根据上传的情况进行分类汇总，包括企业的客户资料汇总。

5.根据权利要求1所述的一种智慧企业协同办公系统，其特征在于，所述审批模块包括会议单元，所述会议单元用于用户通过终端输入会议信息，所述服务器接收到会议信息后获取会议室的空闲时段，同时部门协调模块反馈相关人员无会议、外出事项的时间段，并将会议室的空闲时段和人员时间段发送至用户终端；用户接收到时段信息后，通过会议模块编辑上传会议申请，并在会议审批成功后，将信息自动转发给各涉及人员的工作任务中；在会议完成后形成会议记录的基本模式。

6.根据权利要求1所述的一种智慧企业协同办公系统，其特征在于，所述审批模块还包括外出单元，所述外出单元用于用户通过终端输入外出信息，当需要其他部门人员配合时，信息反馈到部门协调模块，部门协调模块将信息反馈到部门领导处，并调出该部门人员的无会议、外出事项的时间段，部门领导进行人员选择后，形成外出申请到达上级领导审批处。

7.根据权利要求1所述的一种智慧企业协同办公系统，其特征在于，还包括合同模块，用于相关人员进行合同的录入和查询。