KR101251012B1 - 회의체 적응 회의 지원 방법 및 시스템 - Google Patents

Abstract

본 발명은 각 회의체에 대응하는 회의 관련 자료를 온라인 및 오프라인에서 적응적으로 이용가능하도록 함으로써, 예를 들면 전산화된 보고서 프로그램과 보고서 파일을 통합 관리하고 운영할 수 있게 함으로써 회의 준비 및 회의 진행 그리고 회의 관련 보고서 작성 등을 효율적으로 할 수 있고, 또한 회의 준비 시간 및 회의 진행 시간을 단축할 수 있도록 한 회의체 적응 회의 지원 방법 및 시스템에 관한 것이다. 본 발명에 따르면, 1) 기업이나 기관의 모든 회의를 회의 프로그램을 이용하여 통합 운영할 수 있고, 2) 회의 준비 시간, 회의 실행 시간을 단축할 수 있고, 3) 인쇄 비용을 절감할 수 있고, 4) 보고서 프로그램을 회의에 직접 재활용함으로써 전산 프로그램의 활용성 증대를 기대할 수 있다.

Description

회의체 적응 회의 지원 방법 및 시스템 {Method for adaptably supporting various meetings and system therefor}

본 발명은 회의체 적응 회의 지원 방법 및 시스템에 관한 것으로서, 더 상세하게는 각 회의체 및 회의종류, 회의기간 등에 대응하는 회의 관련 자료를 온라인 및 오프라인에서 적응적으로 이용가능하도록 함으로써, 예를 들면 전산화된 보고서 프로그램과 보고서 파일을 통합 관리하고 운영할 수 있게 함으로써 회의 준비 및 회의 진행 그리고 회의 관련 보고서 작성 등을 효율적으로 할 수 있고, 또한 회의 준비 시간 및 회의 진행 시간을 단축할 수 있도록 한 회의체 적응 회의 지원 방법 및 시스템에 관한 것이다.

기업이나 기관 또는 모임 등에서는 의사결정을 하거나 안건 등을 처리하기 위하여 많은 회의를 하게 된다. 회의는 통상적으로 회의자료(또는 보고자료) 및 기타 각종 자료를 바탕으로 진행된다. 회의자료의 예로서는 전산화되어 있는 보고서 프로그램(예; 회의 전용 프로그램)에 있는 보고서일 수 있고, 담당자가 컴퓨터에 설치된 문서 저작 도구를 사용하여 작성한 보고서일 수 있다.

한편, 기존에 전산기술을 이용하여 회의를 지원하기 위한 솔루션으로서 화상 회의 시스템이 있다. 기존의 화상 회의 시스템에는 화상 회의를 진행하기 위한 각종 도구들과 회의자료를 컴퓨터 화면 또는 프로젝터 화면에 디스플레이하는 기능을 제공하고 있다는 것은 해당 기술분야에 공지된 사실이다. 도 1에 기존의 화상 회의 시스템에서 이루어지는 과정을 개념적으로 나타내 보였다. 도 1을 참조하면, 화상 회의 시스템의 화상 회의 관리 프로그램이 실행되어 회의가 생성되면, 화상 회의 참가자들은 실행된 화상 회의 프로그램을 이용하여 회의 자료를 공유하면서 화상 회의를 진행한다. 기존의 화상 회의 시스템에서 사용되는 회의 자료는 일반적인 문서 저작 도구로 작성된 파일들이고, 이들 파일들은 화상 회의 시스템에 업로드되어 사용한다.

그런데, 상기한 기존의 화상 회의 시스템은 전술한 바와 같이 오프라인 자료들, 즉 파워포인트(Power point) 또는 액셀(Excel)과 같은 일반적인 문서 저작 도구로 작성한 자료를 업로드하여 화면에 디스플레이하고, 디스플레이된 화면 자료들을 보면서 회의를 할 수 있지만, 전사적 자원관리(ERP; Enterprise Resource Planning) 시스템 및 경영정보시스템과 같은 업무 시스템과 연동하여 이들 시스템에 있는 자료들을 온라인 상에서 연결하여 이용할 수 없는 문제점이 있다.

다른 한편, 전산화된 업무 시스템 구축시 해당 업무 시스템에 존재하는 자료들을 온라인 상에서 연결하여 디스플레이할 수 있도록 하는 업무 시스템 연계 회의 서비스 프로그램이 공지되어 있다. 상기 업무 시스템과 연계된 회의 서비스 프로그램의 운용 과정을 도 2에 개념적으로 나타내 보였다. 도 2를 참조하면, 회의 관리 프로그램이 실행되어 회의가 생성되면, 회의 진행자 또는 회의 담당자는 회의 관리 프로그램에서 지원하는 온라인 보고 화면을 회의에서 직접 연결하여 회의를 진행한다. 이때 회의 자료는 온라인 회의 시스템의 회의 관리 프로그램에서 지원하는 특정 화면을 연결하여 사용한다.

그런데, 상기한 업무 시스템 연계형 온라인 회의 시스템은 해당 업무 시스템 자체에 존재하는 보고화면을 연결하여 디스플레이함으로써 회의에 사용할 수 있지만, 오프라인 자료, 예를 들면 상기 화상 회의 시스템에서 사용하던 것과 같은 일반적인 문서 저작 도구로 작성한 자료를 업로드하여 화면에서 사용할 수 없는 문제점이 있다.

즉, 기존의 회의 서비스 솔루션들은 오프라인 회의자료와 온라인 회의자료를 모두 이용할 수 없는 문제점을 갖고 있다.

나아가, 기존의 회의 서비스 솔루션들은, 특히 기존의 온라인 회의 시스템은 큰 조직내에 존재하는 여러 회의체들(예; A회사의 a1사업부, a2사업부 등)에서 진행되는 각각의 회의 특성에 적응적으로 대응하지 못하는 문제점, 예를들면 하나의 온라인 보고화면을 a1,a2사업부에서 함께 사용할 수 있는데, a1사업부에서 회의자료로 실행 시 온라인 보고화면에 있는 자료 조건(예: 조직코드, 기간, 제품군 등)이 a1사업부에 적합하게 자동으로 변경하여 표시하지 못하는 문제점이 있어, 회의 담당자가 온라인 보고화면이 초기에 디스플레이된 이후 보고화면의 자료 조건을 일일이 수작업으로 변경해야만 했다. 즉, 기존의 온라인 회의 시스템은 조직 내에 있는 다수의 회의체들이 있어, 이들 다수의 회의체들이 온라인 보고 화면을 회의자료로 사용하는 경우 각 회의체에 맞는 초기 화면 자료 출력 조건을 제어할 수 없어 회의 실행 시 회의 담당자가 수작업으로 출력 조건을 설정 해야 하는 문제점이 있다.

더불어서, 기존의 회의 서비스 솔루션들은, 회의 참여자가 회의자료에 대하여 의견을 작성할 수 있는 도구가 없어 이용에 불편한 점이 있고; 회의 자료별 소요 예상 시간을 보여주는 경보 장치가 없어 회의 시간이 지연되는 문제가 발생하고 있으며; 회의 진행 과정에서 발생하는 이슈를 등록하고 처리 과정을 모니터링 하는 온라인 장치가 없고; 나아가 회의 종류 후 회의 내용에 대한 회의록을 작성하는 온라인 장치가 없는 문제점이 있다.

따라서, 본 발명이 해결하려는 과제는, 큰 조직 내에 있는 여러 회의체 및 회의종류, 회의기간 등에 대응하는 회의 관련 자료를 온라인 및 오프라인에서 적응적으로 이용가능하도록 함으로써, 예를 들면 전산화된 보고서 프로그램과 보고서 파일을 적응적으로 통합 관리하고 운영할 수 있게 함으로써 회의 준비 및 회의 진행 그리고 회의 관련 보고서 작성 등을 효율적으로 할 수 있도록 한 회의체 적응 회의 지원 방법 및 시스템을 제공하는 것을 목적으로 한다.

상기한 목적을 달성하기 위하여 본 발명에 따른 방법은, 적어도 한개 이상의 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 저장하는 데이터베이스와, 상기 적어도 한개 이상의 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 관리하기 위한 회의관리 서버, 및 상기 회의관리 서버에 접속하여 회의에 필요한 자료를 이용하는 단말장치를 포함하여 이루어지는 회의 시스템에서 구현되는 회의 지원 방법에 있어서,

상기 적어도 한개 이상의 회의체를 각 회의체 별로 구분하여 상기 데이터베이스에 등록하기 위한 회의체 등록 단계와; 상기 등록된 각 회의체에 대응하여 회의에 필요한 자료를 회의 진행 순서에 맞게 구성하기 위한 회의자료 구성 단계; 및 사용자에게 상기 데이터베이스 및 회의관리 서버에 접근할 수 있는 권한을 설정하며 사용자가 접근 권한이 있는지 여부를 확인 통제하는 회의권한 설정 단계를 포함하여 이루어지는 회의 관리 단계; 및

상기 데이터베이스 및 회의관리 서버에 접속한 단말장치를 통해 실행할 회의를 선택하도록 하는 회의 선택 단계와; 상기 회의 선택 단계에서 회의가 선택되면 상기 회의 관리 단계에서 구성된 회의 자료가 상기 단말장치의 화면에 자동으로 업로드 오픈 실행되게 하는 회의자료 실행 단계; 상기 회의자료 실행 단계에서 회의자료 실행 후 사용자가 상기 데이터베이스에 저장된 회의자료를 탐색하여 오픈할 수 있게 하는 회의자료 탐색 단계; 상기 단말장치의 화면에 오픈된 회의자료에 대해 사용자가 문서 저작 도구를 사용하여 의견을 작성 등록하도록 하기 위한 회의자료 의견 등록 단계; 회의 진행 과정에서 이슈들을 화면에 표시하도록 하기 위한 이슈 등록 단계; 회의 종류 후 회의록을 작성하도록 하기 위한 회의록 작성 단계를 포함하여 이루어진 회의 실행 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

바람직하게는, 상기 회의자료 구성단계는, 사용자가 문서 저작 도구를 실행하여 실행된 문서 저작 도구를 통해 자료를 작성하도록 하기 위한 문서 작성 도구 연결단계와; 사용자가 상기 회의관리 서버에 연결된 단말장치에 저장된 파일자료를 상기 데이터베이스에서 이용할 수 있도록 상기 데이터베이스에 저장하기 위한 파일자료 업로드 단계; 상기 데이터베이스와 연결되고 상기 회의자료 구성단계가 활성화되어 상기 데이터베이스에 저장된 보고서 자료가 상기 단말장치의 화면에 오픈된 온라인 상태에서 보고서 화면 설정 도구를 통해 회의자료를 구성하며 다른 업무 서비스 프로그램에 연결하여 다른 업무 서비스 프로그램에 있는 자료를 이용할 수 있도록 하는 온라인 보고서 화면 구성 단계; 웹(web) 주소를 입력하여 웹 주소에 대응하는 자료를 회의자료로 등록하기 위한 웹주소 설정단계를 포함하여 이루어지고,

상기 온라인 보고서 화면 구성 단계는, 연결하려는 소스 프로그램에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 상기 단말장치의 화면에 오픈된 보고서 화면의 목록을 조회하도록 하는 화면 목록 조회 단계와; 상기 보고서 화면의 목록에서 사용할 보고서를 선택하기 위한 보고서 화면 선택 단계; 상기 소스 프로그램에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 선택한 화면에서 제공하는 자료 출력 제어목록을 조회하기 위한 자료 출력 제어목록 조회 단계; 상기 회의 자료가 실행될 때 상기 온라인 보고서 화면으로 제어값이 전달되도록 온라인 보고서 화면의 자료를 제어할 값을 입력하기 위한 제어값 입력 단계를 포함하여 이루어진다.

바람직하게는, 상기 회의자료 구성 단계는, 회의 자료별로 안건을 협의할 수 있는 시간을 설정하는 회의자료별 소요시간 설정 단계와; 회의자료가 상기 회의 실행 단계에서 실행되는 실행순서를 결정하기 위한 회의자료 순서 결정 단계를 더 포함하여 이루어진다.

바람직하게는, 상기 회의자료 실행 단계는, 상기 회의자료 구성 단계에서 구성했던 회의자료들 조회하여 해당 회의자료(바람직하게는 첫번째 회의자료)가 자동으로 실행되는 단계; 선택된 회의체 회의자료의 목록을 조회하는 단계; 상기 회의자료 목록 중에서 선택된 회의자료를 활성화시켜 상기 단말장치의 화면에 출력하는 회의자료 실행 단계; 상기 회의자료 실행 단계에서 회의자료 실행시 설정된 회의 소요시간을 출력하고 시간이 경과함에 따라 잔여 시간을 계산하여 출력하는 단계를 포함하여 이루어진다.

한편, 상기한 목적을 달성하기 위해서 본 발명은 상기한 방법을 실현시키기 위한 프로그램을 기록한 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체를 제공한다.

다른 한편, 상기한 목적을 달성하기 위하여 본 발명의 시스템은, 적어도 한개 이상의 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 저장하기 위한 데이터베이스; 상기 적어도 한개 이상의 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 관리하기 위한 회의관리 서버; 상기 적어도 한개 이상의 회의체를 각 회의체 별로 구분하여 상기 데이터베이스에 등록하기 위한 회의체 등록부와, 상기 등록된 각 회의체에 대응하여 회의에 필요한 자료를 회의 진행 순서에 맞게 구성하기 위한 회의자료 구성부, 및 사용자에게 상기 데이터베이스 및 회의관리 서버에 접근할 수 있는 권한을 설정하며 사용자가 접근 권한이 있는지 여부를 확인 통제하는 회의권한 설정부를 구비하는 회의 관리부; 상기 데이터베이스 및 회의관리 서버에 접속한 단말장치를 통해 실행할 회의를 선택하도록 하는 회의 선택부와, 상기 회의 선택부에 의해 회의가 선택되면 상기 회의 관리부에 의해 구성된 회의 자료가 자동으로 업로드 오픈 실행되게 하는 회의자료 실행부, 상기 회의자료 실행부에 의한 회의자료 실행후 사용자가 상기 데이터베이스에 저장된 회의자료를 탐색하여 오픈할 수 있게 하는 회의자료 탐색부, 단말장치에 오픈된 회의자료에 대해 사용자가 문서 저작 도구를 사용하여 의견을 작성 등록하도록 하기 위한 회의자료 의견 등록부, 회의 진행 과정에서 이슈들을 화면에 표시하도록 하기 위한 이슈 등록부, 회의 종류 후 회의록을 작성하도록 하기 위한 회의록 작성부를 포함하여 이루어진 회의 실행부를 포함하는 것을 특징으로 한다.

본 발명에 따르면, 각 회의체 및 회의종류, 회의기간 등에 대응하는 회의 관련 자료를 온라인 및 오프라인에서 적응적으로 이용가능하도록 함으로써, 예를 들면 전산화된 보고서 프로그램과 보고서 파일을 통합 관리하고 운영할 수 있게 함으로써 회의 준비 및 회의 진행 그리고 회의 관련 보고서 작성 등을 효율적으로 할 수 있고, 또한 회의 준비 시간 및 회의 진행 시간을 단축할 수 있다.

즉, 본 발명에 따르면, 1) 기업이나 기관의 모든 회의를 (본 발명의 회의 프로그램을 이용하여) 통합 운영할 수 있고, 2) 회의 준비 시간, 회의 실행 시간을 단축할 수 있고, 3) 인쇄 비용을 절감할 수 있고, 4) 보고서 프로그램을 회의에 직접 재활용함으로써 전산 프로그램의 활용성 증대를 기대할 수 있다.

도 1은 기존 화상 회의 시스템의 실행 흐름도이다.
도 2은 기존 온라인 회의 시스템의 실행 흐름도이다.
도 3은 본 발명에 따른 회의 지원 시스템의 전체 구성도이다.
도 4는 본 발명에 따른 회의 관리부의 구성 및 작용 흐름 도면이다.
도 5는 본 발명에 따른 회의 실행부의 구성 및 작용 흐름 도면이다.
도 6은 본 발명에 따른 회의자료 구성부의 구성 및 작용 흐름도이다.
도 7은 본 발명에 따른 온라인 보고서 화면 설정 구성부의 구성 및 작용 흐름도이다.
도 8은 본 발명에 따른 회의자료 실행부의 구성 및 작용 흐름도이다.
도 9는 본 발명에 따른 온라인 보고서 화면 실행부의 구성 및 작용 흐름도이다.
도 10 내지 도 21은 본 발명에 따른 각 동작에 따른 바람직한 실행 화면들의 예시도이다.

이하, 본 발명의 바람직한 실시예를 도면을 참조하여 상세히 설명한다.

도 3은 본 발명의 회의 지원 시스템의 블록 구성도이다.

도 3을 참조하면, 본 발명의 회의 지원 시스템은 적어도 한개 이상의 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 저장하는 데이터베이스(400)와, 상기 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 관리하기 위한 회의관리 서버(300), 및 회의관리 서버(500)에 접속하여 회의에 필요한 자료를 이용하는 단말장치(500)를 포함하여 이루어진다. 여기서, 회의체란 큰 조직 내에서 정규적으로 또는 비정규적으로 회의를 갖는 모임집단, 예를 들면 A주식회사에 a1 사업부, a2 사업부 등등이 있을 때, 상기 a1, a2 사업부가 각각 회의체가 된다.

또한, 본 발명의 회의 지원 시스템은, 애플리케이션 프로그램 형태로서 사용자 단말장치(500) 및/또는 회의관리 서버(300)에 설치되어 구현되는 구성요소로서 회의 관리부(100)와 회의 실행부(200)를 포함한다. 회의 관리부(100)와 회의 실행부(200)는 실질적으로 단말장치(500) 및/또는 회의관리 서버(300)에 설치되어 구현되는 프로그램 형태의 모듈이지만, 도 3에는 설명의 명확화 및 도면의 구체화를 위해 별도의 구성요소로서 표시한다.

도 4는 본 발명에 따른 회의 관리부(100)의 상세 블록 구성도이다. 도 4를 참조하면, 본 발명의 회의 관리부(100)는 적어도 한개 이상의 회의체를 각 회의체 별로 구분하여 데이터베이스(400)에 등록하도록 하기 위한 회의체 등록부(110)와; 회의체 등록부(110)를 통해 등록된 각 회의체에 대응하여 회의에 필요한 자료를 회의 진행 순서에 맞게 구성하기 위한 회의자료 구성부(120); 및 사용자에게 데이터베이스(400) 및/또는 회의관리 서버(300)에 접근할 수 있는 권한을 설정하며 사용자가 접근 권한이 있는지 여부를 확인 통제하는 회의권한 설정부(130)를 포함하여 이루어진다.

도 5는 본 발명에 따른 회의 실행부(200)의 블록 구성 및 작용 흐름도이다. 도 5를 참조하면, 본 발명의 회의 실행부(200)는 데이터베이스(400) 및 회의관리 서버(300)에 접속한 단말장치(500)를 통해 단말장치(500)의 화면에 오픈 실행할 회의체의 회의를 선택하도록 하는 회의 선택부(210)와; 회의 선택부(210)에 의해 회의가 선택되면 회의 관리부(100)에 의해 구성된 회의 자료가 단말장치(500)의 화면에 자동으로 업로드 오픈 실행되게 하는 회의자료 실행부(220); 회의자료 실행부(220)에 의한 회의자료 실행 후 사용자(회의 담당자 등)가 데이터베이스(400)에 저장된 회의자료를 단말장치(500)의 화면에서 탐색하여 오픈할 수 있게 하는 회의자료 탐색부(230); 단말장치(500)의 화면에 오픈된 회의자료에 대해 사용자가 문서 저작 도구를 사용하여 의견을 작성 등록하도록 하기 위한 회의자료 의견 등록부(240); 회의 진행 과정에서 이슈들을 화면에 표시하도록 하기 위한 이슈 등록부(250); 회의 종류 후 회의록을 작성하도록 하기 위한 회의록 작성부(260)를 포함하여 이루어진다.

도 6은 본 발명에 따른 회의자료 구성부(120)의 구성 및 작용 흐름도이다. 도 6을 참조하면, 본 발명의 회의자료 구성부(120)는 사용자가 온라인 문서 저작 도구를 실행하여 실행된 온라인 문서 저작 도구를 통해 자료를 작성하도록 하기 위한 온라인 문서 작성 도구 연결부(121)와; 사용자가 회의관리 서버(300)에 연결된 단말장치(500)에 저장된 파일자료를 데이터베이스(400)에서 이용할 수 있도록 데이터베이스(400)에 저장하기 위한 파일자료 업로드부(122); 데이터베이스(400)와 연결되고 회의자료 구성부(120)가 활성화되어 데이터베이스(400)에 저장된 보고서 자료가 단말장치(500)의 화면에 오픈된 온라인 상태에서 보고서 화면 설정 도구를 통해 회의자료를 구성하며 다른 업무 서비스 프로그램(예; ERP 시스템, 경영정보 시스템 등)에 연결하여 다른 업무 서비스 프로그램에 있는 자료를 이용할 수 있도록 하는 온라인 보고서 화면 설정 구성부(123); 웹(web) 주소를 입력하여 웹 주소에 대응하는 자료를 회의자료로 등록하기 위한 웹주소 설정부(124)를 포함하여 이루어진다. 또한, 회의자료 구성부(120)는 회의 자료별로 안건을 협의할 수 있는 시간을 설정하는 회의자료별 소요시간 설정부(125)와; 회의자료가 회의 실행부(200)에서 실행되는 실행순서를 결정하기 위한 회의자료 순서 결정부(126)를 더 포함하여 이루어진다.

도 7은 본 발명에 따른 온라인 보고서 화면 설정 구성부(123)의 구성 및 작용 흐름도이다. 도 7을 참조하면, 온라인 보고서 화면 설정 구성부(123)는 연결하려는 소스 프로그램에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 단말장치(500)의 화면에 오픈된 보고서 화면의 목록을 조회하도록 하는 화면 목록 조회부(123-1)와; 상기 보고서 화면의 목록에서 사용할 보고서를 선택하기 위한 보고서 화면 선택부(123-2); 프로그램 소스에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 선택한 화면에서 제공하는 자료 출력 제어목록을 조회하기 위한 자료 출력 제어목록 조회부(123-3); 상기 회의 자료가 실행될 때 상기 온라인 보고서 화면으로 제어값이 전달되도록 온라인 보고서 화면의 자료를 제어할 값을 입력하기 위한 제어값 입력부(123-4)를 포함하여 이루어진다.

도 8은 본 발명에 따른 회의자료 실행부(220)의 구성 및 작용 흐름도이다. 도 8을 참조하면, 본 발명의 회의자료 실행부(220)는 회의자료 구성부(120)에 의해 구성된 회의자료를 조회하여 우선순위가 먼저인 회의자료, 즉 첫번째 회의자료가 자동으로 실행되게 하기 위한 실행부(222)와; 선택된 회의체의 회의자료의 목록을 조회하는 목록 조회부(221); 상기 회의자료 목록 중에서 선택된 회의자료를 활성화시켜 단말장치(500)의 화면에 출력하는 회의자료별 실행부(225); 회의자료별 실행부(225)에 의해 회의자료별 실행시 설정된 회의 소요시간을 출력하고 시간이 경과함에 따라 잔여 시간을 계산하여 출력하는 회의자료 잔여시간 출력부(226)를 포함하여 이루어진다. 회의자료별 실행부(225)는 도시한 바와 같이 사용자가 직접 작성하는 자료인 경우에 온라인 문서를 단말장치(500)에 실행하기 위한 온라인 문서 뷰어 실행부(225-1)와; 파일 자료인 경우 파일 자료를 실행하기 위한 파일 실행부(225-2); 온라인 보고서 화면인 경우 온라인 보고서를 단말장치(500)에 실행하기 위한 온라인 보고서 화면 실행부(225-3); 웹 서비스 자료인 경우 웹서비스 자료를 실행하기 위한 웹주소 실행부(225-4)를 포함하여 이루어진다.

도 9는 본 발명에 따른 온라인 보고서 화면 실행부(225-3)의 구성 및 작용 흐름도이다. 도 9를 참조하면, 본 발명의 온라인 보고서 화면 실행부(225-3)는 회의 프로그램 내 온라인 보고서 실행에 따라 회의자료 구성 시 입력한 온라인 보고서 화면 정보를 조회하기 위한 온라인 보고서 화면 정보 조회부(225-3a)와; 회의 프로그램 내 온라인 보고서 실행에 따른 화면 제어값 구성 정보를 조회하기 위한 보고서 화면 제어값 조회부(225-3b); 조회된 화면 정보를 온라인 보고서 프로그램에 전달하여 화면 출력을 요청하기 위한 보고서 화면 실행 요청부(225-3c); 보고서 화면 제어값을 온라인 보고서 프로그램에 전달하여 출력할 자료 제어를 요청하기 위한 보고서 화면 제어값 처리 요청부(225-3d); 온라인 보고서 프로그램이 요청 사항을 처리하여 출력된 화면을 회의 프로그램에 전달하기 위한 온라인 보고서 프로그램 처리부(225-3e); 보고서 화면을 회의 실행 부(200)에 출력하기 위한 보고서 화면 출력부(225-3f)를 포함하여 이루어진다.

상기와 같이 구성된 본 발명에 따른 회의 지원 시스템의 실행 방법 및 작용을 도 3 내지 도 21를 참조하여 설명한다.

먼저, 기업 및 기관 등의 회의 관리자는 회의가 있기 전에 단말장치(500) 및/또는 서버(300), 데이터베이스(400)에 설치된 본 발명의 회의 지원 프로그램을 실행하여, 상기 회의 지원 프로그램을 구성하는 회의 관리부(100)의 회의체 등록부(110)를 통해 기업 및 기관의 각 회의체와 해당 회의체에서 개최할 회의 등을 데이터베이스(400)에 등록한다. 여기서, 상기 회의 관리부(100) 및 회의체 등록부(110)는 프로그램으로 구성되는 것이라는 것은 당업자에게 자명할 것이고, 이하의 설명에서도 마찬가지이다.

회의 관리부(100) 및 회의체 등록부(110)에 의해 구현되는 단말장치(500)의 화면의 일실시예로서 회의 관리 화면 및 회의 등록 화면을 도 10 및 도 11에 나타내 보였다. 도 11은 솔루션사업총괄의 2009년 49주차 전략 회의의 등록과 관련한 화면이다.

상기 회의 관리자 또는 회의 담당자가 도 10 또는 도 11에 도시한 바와 같은 해당 회의에 접근할 때, 회의 권한 설정부(130)를 통해 접근 권한을 설정할 수 있음은 물론이다. 이러한 접근 권한 설정 기술은 널리 공지되어 있는 접근 권한 설정 기술을 통해 용이하게 할 수 있음은 당업자에게 자명할 것이다. 본 발명의 회의 권한 설정부(130)에 의해 실현된 일실시예의 화면을 도 13에 나타내 보였다.

접근 권한이 있는 회의 관리자 또는 회의 담당자가 전술한 바와 같이 해당 회의체 및/또는 회의를 등록했으면, 회의 관리자는 회의자료 구성부(120; 도 4)를 통해 회의 별로 회의에 필요한 자료를 진행 순서에 맞게 구성한다. 회의자료 구성부(120)를 통해 회의 별로 회의에 필요한 자료를 구성하는 과정을 도 6에 나타내 보였다. 도 12에 회의자료 구성부(120)에 의해 실현된 일실시예의 화면을 나타내 보였다.

회의 관리자가 회의자료 구성부(120)를 활성화시키면, 도 6에 도시한 바와 같이 회의자료 종류별로 해당하는 구성모듈들(121, ..., 124)이 활성화됨으로써 다양한 회의자료를 구성할 수 있다. 즉, 온라인 문서 작성 도구 연결부(121)는 회의 관리자가 자료를 직접 작성할 필요가 있을 때, 온라인 문서 저작 도구를 연결하여 연결된 문서 저작 도구 프로그램 내에서 자료를 직접 작성할 수 있게 한다. 파일자료 업로드부(122)는 회의 관리자가 단말장치(500; PC 및 이에 상당하는 장치)에 있는 오프라인 파일 자료를 회의 자료로 이용하고자 할 경우, 널리 공지된 온라인 파일 업로드 도구를 연결하여, 해당 파일 자료를 서버(300)로 전송할 수 있게 한다. 온라인 보고서 화면 설정 구성부(123)는, 회의 관리자가 온라인 보고서 프로그램의 화면을 이용하여 회의 자료를 구성하고자 할 경우, 온라인 보고서 화면 설정 도구를 연결하여, 예를 들면 도 14의 경우 "레포트"를 선택하여 필요한 회의자료를 구성할 수 있게 하며, 또한 다른 전산 프로그램 내에 있는 온라인 보고서 화면을 이용하여 회의 자료를 구성하고자 할 경우, 회의 프로그램 내에서 회의자료로 연결하여 사용할 수 있도록 한다. 웹주소 설정부(124)는 회의 관리자가 웹 주소로 연결될 수 있는 자료를 회의자료로 구성하고자 할 경우, 웹 주소를 입력하여 회의자료를 등록할 수 있게 한다. 도 14는 온라인 문서 작성 도구 연결부(121), 파일자료 업로드부(122), 온라인 보고서 화면 설정 구성부(123) 및 웹주소 설정부(124)에 의해 실현될 수 있는 일실시예의 화면을 도시한다.

한편, 온라인 보고서 화면 설정 구성부(123)는, 도 7에 도시한 바와 같이 온라인 보고서 화면 목록 조회부(123-1); 화면 선택부(123-2); 자료출력 제어 목록 조회부(123-3); 및 제어값 입력부(123-4)를 포함하여 이루어진다. 회의 관리자는 온라인 보고서 화면 목록 조회부(123-1)를 통해 연결하려는 소스 전산 프로그램에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 보고서 화면 목록을 조회하고; 화면 선택부(123-2)를 통해 보고서 화면 목록에서 사용할 화면을 선택하고; 자료 출력 제어목록 조회부(123-3)를 통해 소스 전산 프로그램에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 선택한 화면에서 제공하는 자료 출력 제어목록을 조회하고; 제어값 입력부(123-4)를 통해 온라인 보고서 화면의 자료를 제어할 값을 입력한다.

회의 관리자가 제어값 입력부(123-4)를 통해 입력한 제어값은, 바람직하게 회의 실행부(200)에서 해당 회의자료가 실행될 때 온라인 보고서 화면으로 전달된다. 즉, 도 16에서 제어값 입력부(124-4)를 통해 해당 제어값을 입력하고, 도 17에서와 같이 회의를 실행하면, 도 18에 도시한 바와 같이 예를 들어 해당 회의체, 즉 "솔루션사업총괄"이 자동으로 표시된다. 도 15에 온라인 보고서 화면 목록 조회부에 의해 실현되는 실시예의 화면을 나타내 보였다.

또한, 도 6에 도시된 회의자료별 소요시간 설정부(125)는 회의자료별 안건을 협의할 소요시간을 설정한다. 회의자료별 소요시간 결정부(125)는 회의 자료가 실행될 때 회의 실행 화면에 남은 시간을 출력하기 위한 정보로 사용된다. 회의자료 순서 설정부(126)는 회의 관리자로 하여금 하나 이상의 회의자료가 등록되는 경우 회의자료별 실행 순서를 설정할 수 있게 한다.

상기와 같이 회의 관리부(100)를 통해 회의 자료 및 기타 회의 준비가 되었으면, 회의 실행부(200)를 통해 회의가 실질적으로 실행될 수 있는데, 이하 도 5, 도 8 및 도 9를 참조하여 이에 대해 설명한다.

회의가 시작되면, 회의 담당자는 도 17에 도시한 바와 같이 회의 실행부(200)의 회의 선택부(210)에 의해 실현되는 화면에 표시된 회의 선택 화면에서 해당 회의를 선택한다. 회의 선택 화면에서 회의가 선택되면, 회의 선택부(210)는 회의자료 실행부(220)를 제어하여 자동으로 회의자료 실행으로 연결되게 한다. 회의자료 실행으로 연결된 일실시예의 화면을 도 18에 나타내 보였다.

회의자료 실행부(220)에 의해 자동으로 회의자료 실행으로 연결되면, 회의자료 실행부(220)는 회의 관리부(100)에 의해서 구성된 회의자료들을 조회하여 해당 회의자료, 바람직하게는 첫 번째 회의자료를 자동으로 실행한다. 그 다음에는 사용자가 회의 탐색기를 이용하여 직접 회의 자료를 제어한다. 회의자료 실행부(220) 및 사용자가 회의 탐색기를 통해 이용할 수 있는 회의 자료 화면의 일실시예를 도 19에 나타내 보였다. 회의자료 실행과 관련한 내용을 보다 더 상세하게 살펴보면 다음과 같다.

회의 담당자(또는 사용자)는 선택된 도 17 내지 도 19에 도시한 바와 같은 화면을 통해 해당 회의의 회의자료 목록을 조회한다. 회의자료 목록에서 선택된 회의자료는 회의자료 실행기로 전달되어 실행된다. 즉, 회의자료별 실행부(225)는 회의 자료 종류에 맞는 각각의 회의자료 실행기로 연결한다. 회의자료별 실행부(225)는 온라인 문서 뷰어 실행부(225-1), 파일 실행부(225-2), 온라인 보고서 화면 실행부(225-3) 및 웹주소 실행부(225-4)를 포함하여 이루어진다.

온라인 문서 뷰어 실행부(225-1)는 회의 자료가 본 발명의 회의 지원 프로그램에서 직접 작성하는 자료인 경우, 즉 회의 자료가 회의자료 구성부(120)의 온라인 문서 작성 도구 연결부(121)를 통해서 작성된 경우에 실행되며, 작성된 회의자료를 화면에 출력하는 역할을 한다. 파일 실행부(225-2)는 회의 자료가 회의 관리부(100)에서 서버(300)로 전송된 파일 자료인 경우에 실행된다. 파일 실행부(225-2)는 파일 자료가 본 발명의 회의 지원 프로그램 사용자의 단말장치(500)에게 다운로드된 후 사용할 수 있게 한다. 온라인 보고서 화면 실행부(225-3)는 온라인 보고서 화면의 경우에 실행되는 것으로, 온라인 보고서 프로그램을 실행하여 해당 화면을 출력하게 한다.

즉, 도 9를 참조하면, 온라인 보고서 화면 실행부(225-3)는, 온라인 보고서 화면 정보 조회부(225-3a)와 보고서 화면 제어값 조회부(225-3b)를 통해, 회의 관리부(100)의 회의자료 구성부(120)에서의 회의자료 구성시 입력한 온라인 보고서 화면 정보 및 화면 제어값 구성 정보를 조회한다. 상기와 같이 회의자료 구성서 입력한 온라인 보고서 화면 정보 및 화면 제어값 구성 정보가 조회되었으면, 보고서 화면 실행 요청부(225-3c)를 통해 조회된 화면 정보를 온라인 보고서 프로그램에 전달하여 화면 출력을 요청하고, 보고서 화면 제어값 처리요청부(225-3d)를 통해 보고서 화면 제어값을 온라인 보고서 프로그램에 전달하여 출력할 자료 제어를 요청한다. 상기와 같이 화면 출력 및 자료 제어가 요청되었으면, 온라인 보고서 프로그램 처리부(225-3e)는 상기 요청 사항을 처리하여 출력된 화면을 보고서 화면 출력부(225-3f)에 전달하고, 보고서 화면 출력부(225-3f)는 전달받은 화면을 단말장치(500)의 화면에 출력한다.

한편, 도 8을 참조하면, 웹주소 실행부(225-4)는 회의 관리부(100)의 회의자료 구성부(120)에서 구성된 회의 자료가 웹 서비스 주소인 경우에, 해당 웹 서비스 주소를 자동으로 연결하여 화면에 출력한다. 회의자료 잔여시간 출력부(226)는 회의 자료 실행시, 회의자료 구성부(120)에 의한 회의자료 구성시 회의자료별 소요시간 설정부(125)에서 설정되었던 회의 소요시간을 출력하고, 시간이 지나감에 따라 남은 시간을 계산하여 출력하고, 필요에 따라서는 경보음을 발생한다.

본 발명은 부가적으로 회의의 편의를 위한 구성을 다양하게 갖는다. 도 5에 도시되어 있는 바와 같이, 회의자료 탐색부(230)는 회의 자료 이동 기능을 이용하여 이전 자료, 다음 자료, 특정 자료 등 해당 자료로 이동하는 것을 제어한다. 회의자료 탐색부(230)에 의해 실현되는 일실시예의 화면을 도 19에 나타내 보였다. 회의자료별 의견 등록부(240)는 화면에 출력된 회의 자료별로 사용자가 온라인 문서 저작 도구를 사용하여 의견을 등록할 수 있게 한다. 회의자료별 의견 등록부(240)에 의해 실현되는 일실시예의 화면을 도 20에 나타내 보였다. 이슈 등록부(250)는 회의 진행 과정에서 도출된 이슈들을 이슈등록 프로그램 화면에 등록하여 관리할 수 있게 한다. 회의록 작성부(260)는 회의 종류 후 회의록을 작성할 수 있도록 하는데, 예를 들면 본 출원인이 출원한 출원번호 10-2007-97385의 객체 지향적 프로그램을 이용하여 보고서가 작성되도록 하는 방법 및 시스템과 같은 프로그램과 연결하여 회의록을 작성할 수 있도록 한다. 회의록 작성부(260)에 의해 실현되는 일실시예의 화면을 도 21에 나타내 보였다.

지금까지 설명한 본 발명은 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체에 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드로 구현하는 것이 가능하다. 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 컴퓨터 시스템에 의하여 읽혀질 수 있는 데이터가 저장되는 모든 종류의 기록장치를 포함한다. 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체의 예로는, ROM, RAM, USB 메모리, CD-ROM, 자기 테이프, 플로피 디스크, 광데이터 저장장치 등이 있으며, 또한, 캐리어 웨이브(예를 들어 인터넷을 통한 전송)의 형태로 구현되는 것도 포함한다. 또한, 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 네트워크로 연결된 컴퓨터 시스템에 분산되어 분산방식으로 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드가 저장되고 실행될 수 있다.

이상에서 실시예를 통해 설명한 본 발명의 기술적 범위는 상기 기재된 실시예에 한정되는 것은 아니고 본 발명의 사상 및 범위를 벗어나지 않는 범위에서 다양하게 수정 및 변형될 수 있음은 본 발명이 속한 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자에게 명백하다. 따라서 그러한 변형예 또는 수정예들은 본 발명의 특허청구범위에 기재된 발명의 범위에 속한다 해야 할 것이다.

100 : 회의 관리부 110 : 회의체 등록부
120 : 회의자료 구성부 123 : 온라인 보고서 화면 설정 구성부
200 : 회의 실행부 210 : 회의 선택부
220 : 회의자료 실행부 226 : 회의자료 잔여시간 출력부
300 : 회의관리 서버 400 : 데이터베이스
500 : 단말장치

Claims (8)

1. 적어도 한개 이상의 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 저장하는 데이터베이스와, 상기 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 관리하기 위한 회의관리 서버, 및 상기 회의관리 서버에 접속하여 회의에 필요한 자료를 이용하는 단말장치를 포함하여 이루어지는 회의 시스템에서 구현되는 회의 지원 방법에 있어서,
   상기 회의체를 각 회의체 별로 구분하여 상기 데이터베이스에 등록하기 위한 회의체 등록 단계와; 상기 등록된 각 회의체에 대응하여 회의에 필요한 자료를 회의 진행 순서에 맞게 구성하기 위한 회의자료 구성 단계를 포함하여 이루어지는 회의 관리 단계; 및
   상기 회의관리 서버에 접속한 단말장치를 통해 실행할 회의를 선택하도록 하는 회의 선택 단계와; 상기 회의 선택 단계에서 회의가 선택되면 상기 회의 관리 단계에서 구성된 회의 자료가 상기 단말장치에 자동으로 업로드 실행되게 하는 회의자료 실행 단계; 상기 회의자료 실행 단계에서 회의자료 실행 후 사용자가 상기 데이터베이스에 저장된 회의자료를 탐색하여 오픈할 수 있게 하는 회의자료 탐색 단계; 상기 단말장치의 화면에 오픈된 회의자료에 대해 사용자가 문서 저작 도구를 사용하여 의견을 작성 등록하도록 하기 위한 회의자료 의견 등록 단계를 포함하여 이루어진 회의 실행 단계를 포함하되,
   상기 회의자료 실행 단계는, 상기 회의자료 구성 단계에서 구성했던 회의자료를 조회하여 해당 회의자료가 자동으로 실행되게 하는 단계; 선택된 회의체의 회의자료의 목록을 조회하는 단계; 상기 회의자료 목록 중에서 선택된 회의자료를 활성화시켜 상기 단말장치의 화면에 출력하는 회의자료 실행 단계; 및 상기 회의자료 실행 단계에서 회의자료 실행시 설정된 회의 소요시간을 출력하고 시간이 경과함에 따라 잔여 시간을 계산하여 출력하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 회의 지원 방법.
2. 제1항에 있어서,
   상기 회의자료 구성단계는,
   사용자가 문서 저작 도구를 실행하여 실행된 문서 저작 도구를 통해 자료를 작성하도록 하기 위한 문서 작성 도구 연결단계와; 사용자가 상기 회의관리 서버에 연결된 단말장치에 저장된 파일자료를 상기 데이터베이스에서 이용할 수 있도록 상기 데이터베이스에 업로드 저장하기 위한 파일자료 업로드 단계; 상기 데이터베이스와 연결되고 상기 회의자료 구성단계가 활성화되어 상기 데이터베이스에 저장된 보고서 자료가 상기 단말장치의 화면에 오픈된 온라인 상태에서 보고서 화면 설정 도구를 통해 회의자료를 구성하며 다른 업무 서비스 프로그램에 연결하여 상기 다른 업무 서비스 프로그램에 있는 자료를 이용할 수 있도록 하는 온라인 보고서 화면 구성 단계; 웹(web) 주소를 입력하여 웹 주소에 대응하는 자료를 회의자료로 등록하기 위한 웹주소 설정단계를 포함하여 이루어지고,
   상기 온라인 보고서 화면 구성 단계는,
   연결하려는 소스 프로그램에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 상기 단말장치의 화면에 오픈된 보고서 화면의 목록을 조회하도록 하는 화면 목록 조회 단계와; 상기 보고서 화면의 목록에서 사용할 보고서를 선택하기 위한 보고서 화면 선택 단계; 상기 소스 프로그램에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 선택한 화면에서 제공하는 자료 출력 제어목록을 조회하기 위한 자료 출력 제어목록 조회 단계; 상기 회의 자료가 실행될 때 상기 온라인 보고서 화면으로 제어값이 전달되도록 온라인 보고서 화면의 자료를 제어할 값을 입력하기 위한 제어값 입력 단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 하는 회의 지원 방법.
3. 제1항에 있어서,
   상기 회의자료 구성 단계는,
   회의 자료별로 안건을 협의할 수 있는 시간을 설정하는 회의자료별 소요시간 설정 단계와; 회의자료가 상기 회의 실행 단계에서 실행되는 실행순서를 결정하기 위한 회의자료 순서 설정 단계를 더 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 회의 지원 방법.
4. 삭제
5. 제1항 내지 제3항 중 어느 한 항에 기재된 회의 지원 방법을 실현시키기 위한 프로그램을 기록한 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체.
6. 적어도 한개 이상의 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 저장하기 위한 데이터베이스;
   상기 적어도 한개 이상의 회의체가 이용하는 회의 자료 및 회의 관련 데이터를 관리하기 위한 회의관리 서버;
   상기 적어도 한개 이상의 회의체를 각 회의체 별로 구분하여 상기 데이터베이스에 등록하기 위한 회의체 등록부와, 상기 등록된 각 회의체에 대응하여 회의에 필요한 자료를 회의 진행 순서에 맞게 구성하기 위한 회의자료 구성부, 및 사용자에게 상기 데이터베이스 및 회의관리 서버에 접근할 수 있는 권한을 설정하며 사용자가 접근 권한이 있는지 여부를 확인 통제하는 회의권한 설정부를 구비하는 회의 관리부;
   상기 데이터베이스 및 회의관리 서버에 접속한 단말장치를 통해 실행할 회의를 선택하도록 하는 회의 선택부와, 상기 회의 선택부에 의해 회의가 선택되면 상기 회의 관리부에 의해 구성된 회의 자료가 자동으로 업로드 오픈 실행되게 하는 회의자료 실행부, 상기 회의자료 실행부에 의한 회의자료 실행 후 사용자가 상기 데이터베이스에 저장된 회의자료를 탐색하여 오픈할 수 있게 하는 회의자료 탐색부, 단말장치에 오픈된 회의자료에 대해 사용자가 문서 저작 도구를 사용하여 의견을 작성 등록하도록 하기 위한 회의자료 의견 등록부, 회의 진행 과정에서 이슈들을 화면에 표시하도록 하기 위한 이슈 등록부, 회의 종류 후 회의록을 작성하도록 하기 위한 회의록 작성부를 포함하여 이루어진 회의 실행부를 포함하되,
   상기 회의자료 실행부는, 상기 회의자료 구성부에 의해 구성된 회의자료를 조회하여 해당 회의자료가 자동으로 실행되게 하기 위한 실행기와; 선택된 회의체 회의자료의 목록을 조회하는 목록 조회부; 상기 회의자료 목록 중에서 선택된 회의자료를 활성화시켜 상기 단말장치의 화면에 출력하는 회의자료 실행기와; 상기 회의자료 실행기에 의해 회의자료 실행시 설정된 회의 소요시간을 출력하고 시간이 경과함에 따라 잔여 시간을 계산하여 출력하는 회의자료 잔여시간 출력부를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 회의 지원 시스템.
7. 제6항에 있어서,
   상기 회의자료 구성부는,
   사용자가 온라인 문서 저작 도구를 실행하여 실행된 온라인 문서 저작 도구를 통해 자료를 작성하도록 하기 위한 온라인 문서 작성 도구 연결부와; 사용자가 상기 회의관리 서버에 연결된 단말장치에 저장된 파일자료를 상기 데이터베이스에서 이용할 수 있도록 상기 데이터베이스에 업로드 저장하기 위한 파일자료 업로드부; 상기 데이터베이스와 연결되고 상기 회의자료 구성부가 활성화되어 상기 데이터베이스에 저장된 보고서 자료가 화면에 오픈된 온라인 상태에서 보고서 화면 설정 도구를 통해 회의자료를 구성하며 다른 업무 서비스 프로그램에 연결하여 다른 업무 서비스 프로그램에 있는 자료를 이용할 수 있도록 하는 온라인 보고서 화면 설정 구성부; 웹(web) 주소를 입력하여 웹 주소에 대응하는 자료를 회의자료로 등록하기 위한 웹주소 설정부를 포함하여 이루어지고,
   상기 온라인 보고서 화면 설정 구성부는,
   연결하려는 소스 프로그램에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 보고서 화면의 목록을 조회하도록 하는 화면 목록 조회부와; 상기 보고서 화면의 목록에서 사용할 보고서를 선택하기 위한 보고서 화면 선택부; 상기 소스 프로그램에 있는 인터페이스 함수를 호출하여 선택한 화면에서 제공하는 자료 출력 제어목록을 조회하기 위한 자료 출력 제어목록 조회부; 상기 회의 자료가 실행될 때 상기 온라인 보고서 화면으로 제어값이 전달되도록 온라인 보고서 화면의 자료를 제어할 값을 입력하기 위한 제어값 입력부를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 회의 지원 시스템.
8. 제7항에 있어서,
   상기 회의자료 구성부는,
   회의 자료별로 안건을 협의할 수 있는 시간을 설정하는 회의자료별 소요시간 설정부와, 회의자료가 상기 회의 실행부에서 실행되는 실행순서를 결정하기 위한 회의자료 순서 결정부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 회의 지원 시스템.

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