JP5475203B1 - ワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法 - Google Patents
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Abstract
あるステータスで実行できるアクションの情報を、管理者端末から受信して、ステータスと、そのステータスで実行できるアクションの組合せ情報をアクション記憶手段に格納し、アクションとそのアクションを構成するアクション要素の情報を管理者端末から受信して、アクションと、そのアクションを構成するアクション要素の組合せ情報をアクション−要素記憶手段に格納する。ステータスをキーとしてアクション記憶手段から抽出された全アクションを、ユーザが実行可能なアクションとしてユーザ端末に表示し、ユーザ端末から、表示されたアクションから選択された選択アクションの情報を受信し、アクション−要素記憶手段を参照して、選択アクションを構成する全アクション要素を抽出、実行する。
Description
特許文献1のような従来のワークフローシステムは、紙を電子化し、電子化した紙を関係者間に回覧し、承認の証跡を残す、という形で実装されている。
そして、申請する、差し戻し、承認、代理承認など、文章の回覧に必要な機能は限定的であったため、これらのアクションに対する機能をあらかじめ実装することが可能であり、アクションを実行する順番をワークフローツールで定義できる仕様となっている。
従来のワークフローシステムの設計思想は、文書回覧ワークフローのようにアクションの種類が限定的な場合は実現可能でも、その他あらゆる業務プロセスをまたがって仕事の状態を管理する仕様には適さない。個別のアクションを実現する場合には個別でプログラム開発が必要であり、従来のワークフローは用途限定的なものであった。
たとえば、表計算ソフトで作成された一覧表で管理されているようなタスクリストや、Eメールでの仕事の依頼や情報のやり取りなどがある。問合せの受付業務や、取引先との受発注やり取り、製品出荷の手続きなど、企業内の様々な業務が存在する。
これらの業務も一定の業務のフローに従って仕事を実施しているが、様々な業務の種類ややり取りの種類があり、従来の承認型ワークフローではこのようなフローを管理することができないケースが多い。この時必要なワークフローシステムは、業務の手続きの流れ(フロー)を定義し、それに沿って情報のやり取りをすることであり、文書の回覧や承認を目的としたフローに限らない。多くの場合、複数の組織や取引先をまたがって案件情報が往復しながら流れていく形全てを管理できるべきである。
また、本発明の他の目的は、多数の組織・企業で、共通で用いることができるソフトウェア製品として実現されたワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法を提供することにある。
本発明の更に他の目的は、あらかじめ用意された基礎的な部品であるアクション要素を組合わせることにより、ワークフローシステムでユーザによって実行されるアクションを、ノンプログラミングで作成可能なワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法を提供することにある。
本発明の他の目的は、システムを利用する組織のシステム管理者が、仕事に存在するあらゆるステータスを自由に定義作成できると同時に、あるステータスから次のステータスに遷移させるためのアクションを自由に作成することができる、あらゆる業務プロセスに適応可能で柔軟性の高いワークフローシステムを提供可能なワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法を提供することにある。
仕事の発生から終了までの間に組織と組織間を流れる仕事の状態を中心に捉えることができ、仕事が発生してから完了するまでにおける、人もシステムも文書も関係する会社もまたがって遷移する仕事の状態を管理でき、あらゆるワーク(業務)のフロー(流れ)の可視化と統制に役立つワークフローシステムの構築が可能となる。
また、ある案件があるステータスにあるとき、ユーザが次に何をすべきなのか、業務プロセスの定義に沿って次のアクションをユーザに示すことができる。
また、業務のステータスごとに、次のアクションが定義できるため、ユーザは、状況に応じて適切なアクションを選択するのみで良い。アクションの実行でステータスが遷移すれば、次のステータスに対するあらかじめ決められたアクションのリストが、ユーザの端末コンピュータ画面に表示される。このように、ユーザがアクションを実行することで案件が状態を遷移させながら一つの業務プロセスが完了へ向かって進捗していくワークフローを実現できる。従来のように、業務フローをシステム化する際に、実際の業務フローを分析し、業務の定義に沿って個別のシステム画面を開発し、業務マニュアルを添えるという手段を採る必要がなくなる。
また、各ステータスに滞留している案件の件数などで業務プロセスの進捗状況を捉えることが可能となり、組織のパフォーマンス測定が容易になる。
また、各アクションを構成する最小単位の処理プログラムであるアクション要素を複数格納するアクション要素記憶手段を備えているので、アクションは、あらかじめ用意された基礎的な機能であるアクション要素の組み合わせにより定義可能となる。アクション要素の単位で部品を汎用化することで、アクションを柔軟にノンプログラミングで実現できる。
また、前記その他のアクション要素には、他システムで用意されたメソッドをコールする他システムメソッドコールアクション要素が、含まれるように構成すると好適である。
このように構成しているため、システム全体で、汎用化されたアクション要素を共有することができ、効率よく様々な種類のアクションを実装することが可能となる。
このように構成しているため、仕事に存在するあらゆるステータスを自由に定義作成でき、あるステータスから次のステータスに遷移させるためのアクションを、アクション要素を組合わせることによって自由に作成することができ、あらゆる業務プロセスに適応できる柔軟性の高いワークフローシステムが実現される。
このように構成しているため、アクション要素を一つのプログラム部品として取り扱うことが可能となり、部品化されたアクション要素の組み合わせにより、容易に様々なアクションを作成可能である。
このように構成しているため、アクション要素を一つのプログラム部品として取り扱うことが可能となり、部品化されたアクション要素を色々な順序で組み合わせて、容易に様々なアクションを作成可能である。
このように構成しているため、単一又は少数のワークフロー管理装置により、複数の企業等の組織に、相互に情報セキュリティが確保された状態で、ワークフローシステムを提供可能である。
このように構成しているため、ロールや案件の内容に応じてアクションの実行条件をかけることで、一定の権限をもったユーザのみが実行できるアクションの定義や、案件の状態による条件分岐も実現できる。案件の状態ごとにユーザのロールや案件の内容によって、次に行うべきアクションの候補が異なることがあるという実状に沿ったシステムとすることができる。
更に、組織間、取引先間でそれぞれ固有のプロセスを定義しながらも、一つの案件として統合的に状態を管理することが実現できる。
従来は、それぞれの業務ごとで分断された承認フローや個別システムが存在していたため、事務作業の増加、データ再入力の手間、システム間連携にかかる開発、維持費用が膨大にかかっていたが、本発明では、エスカレーションによる関連案件起票により、それぞれの組織が自立的なプロセスを維持しながらも、仕事の始まりから終わりまでを一つの案件として一貫して業務管理する事ができ、組織間をまたがったコミュニケーションや仕事全体の状態把握ができる。
また、業務のステータスごとに、次のアクションが定義できるため、ユーザは、状況に応じて適切なアクションを選択するのみで良い。アクションの実行でステータスが遷移すれば、次のステータスに対するあらかじめ決められたアクションのリストが、ユーザの端末コンピュータ画面に表示される。このように、ユーザがアクションを実行することで案件が状態を遷移させながら一つの業務プロセスが完了へ向かって進捗していくワークフローを実現できる。従来のように、業務フローをシステム化する際に、実際の業務フローを分析し、業務の定義に沿って個別のシステム画面を開発し、業務マニュアルを添えるという手段を採る必要がなくなる。
更に、アクションは、あらかじめ用意された基礎的な機能であるアクション要素の組み合わせにより定義可能となる。アクション要素の単位で部品を汎用化することで、アクションを柔軟にノンプログラミングで実現できる。
本明細書において、「業務」とは、ある仕事の開始から終了までの一連の作業をいう。「業務フロー」とは、業務の流れをいう。
1つの業務フローには、仕事の始まりから終わりまで、いくつかの仕事の状態が遷移している。「ステータス」とは、この案件の状態をいい、進捗状況を示す。
「アクション」とは、あるステータスにある案件に対し、ユーザが行うそれぞれの業務をいう。
あらゆる業務フローは、ステータスとアクションをつないで表現することができ、この状態遷移の固まりを「プロセス」という。
「ワークフロー」とは、案件の状態遷移ルールをいう。
ワークフロー管理装置としての本実施形態のサーバコンピュータ11(以下、サーバ11という)は、複数のユーザ組織に対しワークフローシステムS(以下、システムSという)を提供する。
本実施形態のサーバ11で提供されるシステムSでは、システムSを利用するユーザ組織である企業2のシステム管理者が、仕事に存在するあらゆるステータスを自由に定義作成でき、あるステータスから次のステータスに遷移させるためのアクションを自由に作成できる。
システムSのユーザとなる企業2のユーザは、システム管理者によって設定されたワークフローに従って、アクションを実行する。ユーザには、企業2の社員,経営者等の企業2の構成員のほか、企業2の委託先の社員,経営者等の構成員や、企業2の顧客等のエンドユーザ等が該当する。
システムSでは、仕事の始まりから終わりまでの状態を複数の業務プロセス(組織)をまたがって管理できる。ワークフローの中心を文書ではなく、仕事の受け渡しと考え、これらの仕事がどのような状態となっているのかを中心において考えている。つまり、仕事の状態を中心とした状態遷移モデルをワークフローの中心に据えている。
業務プロセスの変更などの変化にすばやく対応可能であるため、実際のシステムプログラミングの経験がないシステム管理者でも、プログラム開発なくワークフロー変更が可能である。
システムSは、システムSを運営するシステム提供者1と、システムSを利用する複数の企業2と、企業2が業務を委託する委託先3と、その他のエンドユーザ等の間で構築されている。
システム提供者1は、システムSを提供するワークフロー管理装置としてのサーバ11を備えている。なお、本実施形態では、ワークフロー管理装置として、単一のサーバ11を備えているが、複数であってもよいし、システムSが提供される企業2ごとに設けてもよい。また、サーバ11は、システム提供者1に設けられているが、企業2に設けられていてもよい。
サーバ11のハード構成を図2に示す。
サーバ11は、データの演算・制御処理装置としてのCPU72、記憶装置であるRAM73、ROM74、HDD75及び記憶媒体装置76を備えている。
また、入力装置であるキーボード78とマウス79は、CPU72に指令を入力するとき操作される。
記憶媒体装置76は、外付けハードディスク、光磁気ディスク、CD−R、DVD、メモリスティックなどにより構成され、ネットワーク13を介して送信されてきたデータを適宜記憶し、またこれを読み出すことができるようになされている。
通信装置77は、ネットワーク13に対してデータを送信し、またネットワーク13を介して供給されたデータを受信するようになされている。
これらのテーブルは、本システムSが提供される企業2ごとやプロジェクトごとに分かれているものではなく、複数の企業2、プロジェクトの情報が混在して登録されている。
これらのテーブルの構成の一部を、図3に示す。
プロジェクトテーブルは、項目として、プロジェクトID、プロジェクトカテゴリID、親プロジェクトID、プロジェクト名、通常プロジェクト、親プロジェクト、子プロジェクトの別を示すプロジェクト種別、テナントIDを備えている。
プロセス記憶手段としての業務プロセステーブルT1は、項目として、プロセスID、プロジェクトID、表示順、プロセス名、プロセス種別、テナントIDを備えている。
アクション記憶手段としてのアクションテーブルT3は、項目として、プロセスID、アクションID、ステータスID、アクション名、表示順、合議が必要かどうかを示す合議有無フラグ、テナントIDを備えている。
アクション要素記憶手段としてのアクション要素マスタテーブルM1は、アクション要素のシステム内外の名称を格納するマスタテーブルであって、項目として、アクション要素ID、アクション要素の画面表示用名称、アクション要素のシステム内部用名称を備えている。アクション要素マスタテーブルM1は、本システムS全体で共通のマスタのためテナントIDを持たない。また、画面表示用名称は、管理側画面で表示する名称であり、アクション要素のシステム内部用名称は、アクション要素のクラス名やアクション要素のファイルを格納するフォルダ名として使用されている。
「案件を作成する」は、新規登録の際に設定され、1プロセスに1個のみ存在する。
「案件を更新する」は、アクション時に画面項目を更新する必要がある場合に設定される。
「案件を削除する」は、案件を論理削除する際に設定される。
「案件を集約する」は、案件を集約する際に設定される。
「関連案件を作成する」は、案件をコピーする、又は各プロセスへエスカレーションする際に設定される。
「コメントを作成する」は、履歴としてコメントを残す際や、メールを送信する際の本文として利用する際に設定される。
「ステータスを更新する」は、ステータス更新が必要なアクションに設定される。
「メールを送信する」は、アクション実行時にメールを送信する際に設定される。
「ライブラリを作成する」は、関連ライブラリのアイテムを登録する際に設定される。
「ライブラリを更新する」は、案件に紐付いているライブラリのアイテムデータを更新する際に設定される。
「レコードを関連付ける」は、案件同士を関連付ける際に設定される。
「ライブラリを一括更新する」は、関連ライブラリの複数レコードを一括で更新する際に設定される。
「他システムSOAPメソッドをコールする」は、SOA(サービス指向アーキテクチャ)に従って実装された他システム、または、サービスバス製品に定義されたメソッドをコールする際に設定される。
「作業時間の計測を開始する」は、アクションを実行した時刻を案件情報に記録する際に設定される。
「作業時間の計測を終了する」は、アクション要素「作業時間の計測を開始する」により計測が開始された時刻に対応する終了時刻を記録する際に設定される。
アクション要素の数は、増減可能であるが、本システムS全体において、統一された固定数とすると好ましい。
アクション設定テーブルT5は、企業2のシステム管理者によって設定されるアクション実行時の設定情報を格納するテーブルであって、それぞれの設定済みアクションのアクション要素毎のレコードが登録されている。アクション設定テーブルT5は、項目として、システムが自動で振るレコードID、テナントID、ライブラリID、ステータス更新条件、コメント欄の横幅、コメント欄の縦幅、メールテンプレートID、プロジェクトID、ステータスID、プロセス種別ID、アクションID等を備えている。
例えば、案件のステータスが「承認まち」であれば、その次のアクションとして、「承認する」「却下する」の少なくとも2通りが必要になる。場合によっては、「メールで周知する」「コメントを記入する」「案件内容を一部訂正する」「既存の関連データベースを更新する」など、「承認待ち」のステータスの案件に対して複数のアクションを行う必要性が出てくる。
アクション権限テーブルは、アクションに利用制限を掛け、ユーザの役割に応じてアクションの表示を制御するためのテーブルであって、項目として、アクション権限ID、ロールID、アクションID、プロセス種別ID、テナントIDを備えている。
ロール×ユーザテーブルは、各ロールの所属ユーザを定義するテーブルであって、項目として、ロール×ユーザID、ロールID、ユーザID、プロジェクトID、テナントIDを備えている。
ロールテーブル及びロール×ユーザテーブルが、アクション権限記憶手段に該当する。
関連案件テーブルは、プロセスがエスカレーションして起票元案件から関連する起票先案件へ起票した状態を記憶するテーブルであって、項目として、起票元案件の案件ID、起票先案件の案件IDを備えている。
ここで、アクション要素は、ユーザ向けの情報入力画面と、ロジック実行部分の実行コードを持ち、汎用的に用いられる追加拡張可能な部品であって、管理画面(setting_ui)、実行時ユーザ画面(activity-ui)(登録、確認)、実行プログラム(exec-logic)の3つの機能を必ず保有している。この3つの機能は、実行プログラムであり、アクション要素は、アクション要素のシステム内部用名称(code_name)に関連付けられた名前を持つ、UIを持った小さなシステムであると考えてよい。
このプログラムインターフェイスの形態を満たしていれば、アクション要素は個別に拡張開発することができ、一つのアクション実行画面で複数のアクション要素とあわせて同時に実行することが可能となる。
一度開発したアクション要素は、あらゆるアクションに登録して業務シーンに応じて設定で利用する特性を得ることができる。
これにより、アクション要素毎に個別に設定情報を保有し、パラメータを保持することができる。設定画面でアクションの特性にあった設定値を登録する。
入力画面(act-UI)部品は、「code_name」+"act"の名前を持った画面生成プログラムであり、この画面生成プログラムを、アクション要素の定義の数だけ並べて順番に表示することにより、図16のアクション実行画面1600を表示するために用いられる。
確認画面(conf-UI)部品は、「code_name」+"conf"の名前を持ったアクション要素の確認画面プログラムである。
実行プログラム(exec-logic)は、ユーザによるアクション実行時に処理される実行ロジックコードである。実行プログラムは、「code_name」+"exec"という名前を持つプログラムが順番に実行される。
「code_name」+"exec"という名前のプログラムは標準的なexecute()メソッドを持ち、HTML内のinput変数に定義された引数を受け付けるプログラムであり、設定画面で定義されたそのアクション用に設定されたアクション要素が固有に持つ設定情報に従って、アクション要素を実行する。
システムSで管理される業務フレームワークを、図4に示す。
「テナント」とは、プロジェクトとライブラリのまとまりをいう。
「プロジェクト」とは、プロセス/メンバー/グループ/ロール/レポート/イベント/関連ライブラリ/ライブラリ/ユーザ・グループの一まとまりをいう。
「案件」とは、プロセス内で管理する業務単位をいう。案件は、複数の案件を関連させることや、1つの案件として集約することができる。
「エスカレーション」とは、案件がプロセスを横断することをいう。またエスカレーションすることでエスカレーション先のプロセスに案件が作成され、エスカレーション元の案件と関連をもつ。関連を持った案件を「関連案件」という。
「ライブラリ」とは、管理項目のデータリストをいう。各ライブラリに登録する項目のかたまりを「アイテム」という。
「プロセス」とは、一連の作業プロセスを定義したものをいう。「プロセス」の動作内容をケース分けする機能を「プロセス種別」という。
プロセス種別は、案件処理時に選択でき、切り替えにより画面項目の出し分けやステータス遷移の変更等が行える。
「ステータス」とは、プロセス自体のライフサイクルの状態をいう。一つ一つの「ステータス」に対し、操作可能な「アクション」を定義できる。アクション実行時に、「ステータス」の変更、案件の内容を更新が可能である。
「アクション」に対し、これを実行可能な「ロール」を定義する。これにより、特定の権限を持ったロールのみ「ステータス」を変更できるなどの制御ができる。
「ロール」は「アクション」の他に、プロセス種別毎の設定、画面項目毎の細かい設定等が可能である。
一つ一つの「アクション」は、予め決められた「アクション要素」から設定できる。管理画面で、アクションの名前の変更や、一回のアクションに複数の要素を加える等の設定が可能である。
本実施形態のシステムSの機能について説明する。本実施形態のシステムSでは、企業2のシステム管理者が、ユーザによって実行される案件のそれぞれのステータスに対して、次に行われるべきアクションを結び付けることにより、ユーザが実行すべきワークフローを設定するワークフロー設定段階と、システム管理者によって設定されたワークフローをユーザが実行するワークフロー実行段階と、を提供する。
ワークフロー設定段階では、システム管理者が、サーバ11にアクセスして端末21の画面に表示した管理画面より、アクションをステータスに対して紐付け、このアクションをアクション要素の組合せにより定義することによって、それぞれのステータスに対して次に行われるアクションを設定する。
以下、ワークフロー設定段階について、詳細に説明する。
システム管理者が、端末21でシステムSのプログラムを立ち上げると、端末21は、サーバ11にアクセスし、不図示のログイン画面が表示される。ログイン画面で、テナントコード、システム管理者のID及びパスワードが入力されると、不図示の管理画面トップが表示される。
不図示の管理画面トップで選択可能に表示されるボタンのうち、プロジェクト管理タブがクリックされると、サーバ11は、該当するシステム管理者が所属するテナントのテナントIDをキーとしてカテゴリテーブル、プロジェクトテーブルを参照し、そのテナントIDが付されたプロジェクトカテゴリID、カテゴリ名と、プロジェクトの情報を取得して、図5に示すカテゴリ一覧画面500を表示する。
カテゴリ名表示欄501記載のカテゴリは、カテゴリ新規作成画面で、カテゴリ名を入力し、不図示の完了ボタンをクリックすることにより、新規作成される。
この不図示のプロジェクト一覧画面で、いずれかのプロジェクト名がクリックされると、プロジェクト名をキーとしてプロジェクトテーブルを参照してプロジェクトIDを取得し、このプロジェクトIDをキーとして業務プロセステーブルT1を参照して、そのプロジェクトに含まれるプロセスの情報を取得し、図6のプロジェクト詳細設定画面600を表示する。
また、ステータス詳細ボタン605がクリックされると、サーバ11は、プロセスIDをキーとしてステータステーブルT2を参照し、更に、ステータステーブルT2で得られたステータスIDをキーとしてアクションテーブルT3を参照して、図7のステータス設定画面700が表示する。
新規作成ボタン702がクリックされると、サーバ11は、不図示のステータス作成画面を端末21に表示し、この画面で完了ボタンがクリックされると、画面に入力されたステータス名称を、プロセス選択ボックス701で選択されたプロセスのIDと紐付けて、ステータステーブルT2に登録する。この処理が、特許請求の範囲のステータス記憶手段に格納する手段に該当する。
アクション設定画面800は、アクションの設定を行う画面であって、図8に示すように、設定するプロセスを一覧から選択するプロセス選択ボックス801、プロセスに含まれるステータスを一覧から選択するステータス選択ボックス802、そのステータスに紐付いているアクションの順序を設定する不図示のアクション順序設定画面を表示する順序変更ボタン803、そのステータスにアクションを新たに紐付けして作成する図9のアクション作成画面900を表示する新規作成ボタン804、システムにより自動で振られたアクションIDを示す番号欄805、アクション名称表示欄806、各アクションを構成するアクション要素を設定する図10のアクション要素画面1000を表示するアクション要素ボタン807、合議設定有無を設定する合議ボタン809、図7のステータス設定画面700を表示するステータス一覧表示ボタン811が表示される。
アクション作成画面900には、アクション名入力欄901、システム管理者によって画面上で選択されたアクション要素を表示するアクション要素選択欄902、アクション要素マスタテーブルM1から取得されたすべてのアクション要素名を選択可能に表示するアクション要素一覧903、アクション作成を完了するための完了ボタン904が表示される。
また、アクションテーブルT3に、該当するステータスID、アクションID、アクション名等を登録する。
アクション要素画面1000は、アクション要素について、ユーザが端末21でアクションを実行したときに更新する更新項目と、ユーザの端末21画面に表示する画面項目を設定する画面である。アクション要素画面1000は、該当するアクション名表示欄1001、該当するアクションに含まれるアクション要素のID及び画面表示用名称を表示するアクション要素表示欄1002、各アクション要素の更新項目を設定する図11の管理画面1100を表示するための更新項目設定ボタン1003、各アクション要素の画面項目を設定する不図示の画面項目設定画面を表示するための画面項目設定ボタン1004が表示される。
管理画面は、アクション要素毎に固有のものが設けられているが、図10には、アクション要素「コメントを作成する」の更新項目設定ボタン1003をクリックすることにより表示される”new setting”という名前を持つ管理画面1010を示す。
管理画面1010で、完了ボタン1015がクリックされると、サーバ11は、管理画面1010で入力された情報を、アクション設定テーブルT5に登録する。
次いで、システム管理者によって設定されたワークフローをユーザが実行するワークフロー実行段階について説明する。
ユーザが端末21でシステムSのプログラムを立ち上げると、端末21は、サーバ11にアクセスし、不図示のログイン画面が表示される。ログイン画面で、テナントコード、ユーザのID及びパスワードが入力されると、サーバ11は、テナントコードとユーザIDをキーとして、ロール×ユーザテーブル、ロールテーブルを参照し、そのユーザの役割に応じた図11のスタート画面1100を表示する。
スタート画面1100は、そのユーザが該当するプロジェクト、プロセス、ステータスを一覧表示する画面であり、プロジェクト表示欄1101、プロセス表示欄1102、プロセス種別表示欄1103、ステータス及び該当ステータスの案件数を表示するステータス表示欄1104、プロセスの案件を一覧表示する案件一覧エリア1105が表示される。
プロセス表示欄1101又はプロセス種別表示欄1103の各プロセス又はプロセス種別名がクリックされると、サーバ11は、図12の案件一覧画面1200を表示する。
案件一覧画面1200は、指定したプロセスの案件を一覧表示する画面であり、案件検索エリア1201、該当プロセスに案件を新たに登録するための新規登録ボタン1202、表示対象となっているプロセスの案件を一覧表示する案件一覧1203が表示される。
次いで、ステップS2で、ステップS1で取得した情報を用いて、図15の案件詳細画面1500を表示する。
案件詳細画面1500には、プロセス名からなる案件タイトル表示欄1501、該当案件のステータス表示欄1503、案件の画面項目情報表示欄1504、該当案件の関連案件表示欄1505、図15のアクション選択画面を表示するアクションボタン1508が表示される。
ステータス表示欄1503には、ステータステーブルT2においてその案件のプロセスIDに紐付いたすべてのステータス名称と、その表示順、完了フラグを用いて、案件のステータスが表示される。
業務プロセスの定義に従って、ステータス表示欄1503の新規〜受付〜対応中〜二次対応中〜二次対応済〜完了のように、案件はその進捗に応じてステータスが変化していく。一つの案件は、最初のステータスから完了まで、業務プロセスに定義された通りに遷移する。業務フローをステータスの遷移で表現することで、次のアクションとなるアクションの定義を行いやすくしている。また、案件がどの状態で滞留するのか、など業務プロセス全体の状況をモニタリングしやすくできるメリットもある。
アクションボタン1508がクリックされない場合(ステップS3:NO)、ステップS3に戻り、アクションボタン1508がクリックされたか判定する。つまり、アクションボタン1508がクリックされるまで、ステップS3を繰り返す。
ステップS3で、アクションボタン1508がクリックされた場合(ステップS3:YES)、ステップS4で、テナントIDと、ステップS1で取得したステータスIDをキーとして、アクションテーブルT3を参照し、そのテナントID及びステータスIDが付されたすべてのレコードのアクションID、アクション名、表示順を取得する。また、ここで取得したアクションID及びユーザIDをキーとして、アクション権限テーブル及びロール×ユーザテーブルを参照し、そのユーザが、各アクションについて利用制限されているか確認する。
アクション選択欄1601は、システム管理者により該当案件のその時点でのステータスに紐付けられたすべてのアクション名を、アクションテーブルT3に設定された表示順で、選択可能に表示するリストである。
例えば、承認者のみが実行できるアクションは、ユーザが承認者ロールを持っていたら、アクションを選択可能としたり、仕入れ担当者のみが実行できるアクションは、ユーザが仕入れ担当者ロールを持っていたら、アクションを選択可能としたりする。
また、アクション選択欄1601のUIに対象となるアクションの表示条件を保持し、アクション選択欄1601表示時に実行可能アクションのみを表示するよう構成するとよい。
例えば、一定の金額を超える案件は、決裁者が異なる場合など、予めUIに案件の管理項目の検索条件をビジネスルールとして保持しておき、案件内の全てのチェック項目が着くと、次のアクションを実行できるように構成可能となる。
アクションが選択されない場合(ステップS6:NO)、ステップS6に戻り、アクションが選択されたか判定する。つまり、アクションが選択されるまで、ステップS6を繰り返す。
次いで、ステップS8で、ステップS7で取得したレコードを一件読み込む。
次いで、ステップS9で、ステップS8で読み込んだレコードのアクション要素IDをキーとして、アクション要素マスタテーブルM1を参照し、すべてのアクション要素のシステム内部用名称(code_name)を取得する。
ステップS10で、システム内部用名称(code_name)+actの名前をキーとして実行時ユーザ画面記憶手段を参照し、ステップS8で読み込んだレコードのアクション要素の画面生成プログラム(activity-ui)を取得する。
ステップS7で取得したレコードに、まだ読み込んでいないレコードがある場合(ステップS11:YES)、ステップS8で、ステップS7で取得したレコードのうち、読み込みが終了したものの次のレコードを一件読み込む。
つまり、ステップS7で取得したレコードを全件読み込むまで、ステップS8〜S11のステップを繰り返す。
ステップS7で取得したレコードに、読み込んでいないレコードがない場合(ステップS11:NO)、そのアクションに紐付けられたすべてのアクション要素について、画面生成プログラムの取得が完了したものとして、ステップS12に進み、ステップS7で取得したレコード中に含まれたアクション要素の実行順で定められた順序に従って、繰り返し行ったステップS10で取得したすべての画面生成プログラムを実行して、図16の入力画面1600を表示する。
このステップでは、例えば、アクション要素「コメントを記入する」のcode_nameを「comment」、アクション要素「メールを送信する」のcode_nameを「mail」と定めた場合、画面生成プログラムcomment-act、画面生成プログラムmail-actを順番に実行し、画面に並べて表示する。
入力画面1600には、対象案件で現在利用可能なアクション一覧を表示するアクション選択欄1601、アクションを構成するアクション要素について必要項目を入力、選択する入力欄1602、アクション確認画面1610を表示するための確認ボタン1604が表示される。アクション選択欄1601の表示内容は権限や設定、プロセス、ステータスにより異なる。また、入力欄1602の表示内容は、選択したアクションや権限、設定、プロセス、ステータスにより異なる。
確認ボタン1604がクリックされない場合(ステップS13:NO)、ステップS13に戻り、確認ボタン1604がクリックされたか判定する。つまり、確認ボタン1604がクリックされるまで、ステップS13を繰り返す。
ステップS13で、確認ボタン1604がクリックされた場合(ステップS13:YES)、ステップS14で、テナントID、アクションIDをキーとして、アクション×要素テーブルT4を参照し、選択されたアクションに紐付いたすべてのレコードを取得する。
次いで、ステップS15で、ステップS14で取得したレコードを一件読み込む。
ステップS17で、システム内部用名称(code_name)+confの名前をキーとして実行時ユーザ画面記憶手段を参照し、ステップS15で読み込んだアクション要素の確認画面プログラムを取得する。
ステップS14で取得したレコードに、まだ読み込んでいないレコードがある場合(ステップS18:YES)、ステップS15で、ステップS14で取得したレコードのうち、読み込みが終了したものの次のレコードを一件読み込む。
つまり、ステップS14で取得したレコードを全件読み込むまで、ステップS15〜S18のステップを繰り返す。
パラメータの引き渡しは、HTMLのinputタグへの入力内容をPOSTメソッドにて引き渡すことで実行する。inputタグへつけられるパラメータ名は、アクション要素ID+アクション要素固有のパラメータIDから構成され、他のアクション要素のパラメータと重複することがないようにしている。
次いで、ステップS20で、完了ボタン1613がクリックされたか判定する。
完了ボタン1613がクリックされない場合(ステップS20:NO)、ステップS20に戻り、完了ボタン1613がクリックされたか判定する。つまり、完了ボタン1613がクリックされるまで、ステップS20を繰り返す。
ステップS20で、完了ボタン1613がクリックされた場合(ステップS20:YES)、ステップS21で、ステップS14で取得したレコードを一件読み込む。
次いで、ステップS22で、ステップS21で読み込んだレコードのアクション要素IDをキーとして、アクション要素マスタテーブルM1を参照し、すべてのアクション要素のシステム内部用名称(code_name)を取得する。このアクション要素のシステム内部用名称(code_name)を用いて、システム内部用名称(code_name)+execの名前をキーとして実行プログラム記憶手段を参照し、ステップS21で読み込んだレコードのアクション要素の実行プログラムを取得する。
ステップS24で、ステップS14で取得したレコードに、まだ読み込んでいないレコードがあるか判定する。
ステップS14で取得したレコードに、まだ読み込んでいないレコードがある場合(ステップS24:YES)、ステップS21で、ステップS14で取得したレコードのうち、読み込みが終了したものの次のレコードを一件読み込む。
つまり、ステップS14で取得したレコードを全件読み込むまで、ステップS21〜S24のステップを繰り返す。
既に説明した通り、アクション要素は、管理画面(setting_ui)、実行時ユーザ画面(activity-ui)(登録、確認)、実行プログラム(exec-logic)の3つの機能を備えている。
管理画面(setting_ui)の表示例は、図10の管理画面1010、実行時ユーザ画面(activity-ui)(登録、確認)の表示例は、図16の入力画面1600、確認画面1610である。この3つの機能の実装例について、具体的に説明する。
「ステータスを更新する」アクション要素では、setting-uiは、アクションの実行時に遷移させる次のステータス情報を保持する。activity-uiは、ユーザから入力を得ることはない。どのステータスからどのステータスへ遷移するのか、画面に表示することによりユーザに通知する。exec-logicは、アクション実行時に、案件を、setting-uiで指定されたステータスへ遷移させる。
「メールを送信する」アクション要素では、setting-uiは、メール送信本文のテンプレートと、メール送信する宛先について設定できるユーザインターフェイスと設定データベースを持つ。activity-uiは、アクション実行時に送信先を選択できるユーザインターフェイスを持つ。送信されるメールの確認画面を表示する。exec-logicは、setting-uiで定義した内容をactivity-uiで指定された通りにメール送信する。
「案件にコメント履歴を投稿する」アクション要素では、setting-uiは、案件に付与する文字数や添付ファイルの有無などを指定する。activity-uiは、コメントを入力する入力欄を表示する。exec-logicは、案件に入力されたコメントを案件の履歴に付与する。
次に、「ステータスを更新する」「管理項目の内容を更新する」「メールを送信する」「案件にコメント履歴を投稿する」の4つのアクション要素の組合せで「承認する」アクションを定義した場合の実装例について説明する。なお、この実装例は、機能のみ説明し、実装例を実現するためのサーバ11による具体的処理は、(システム管理者によるワークフロー設定)(ユーザによるワークフロー実行)の欄の処理と同様であるので、説明を省略する。
「承認待ち」のステータスから、「承認する」アクションを作成する例では、まず、「承認する」アクションが新規作成され、「ステータスを更新する」「管理項目の内容を更新する」「メールを送信する」「案件にコメント履歴を投稿する」の4つのアクション要素が選択される。
次に、それぞれのアクション要素に動作の挙動を決めるパラメータが設定される。パラメータの設定は、汎用的なアクション要素に対してその特定のアクションに固有な意味づけを設定するために行われる。固有のアクションは、汎用的なアクション要素にパラメータが組み合わされることで実現される。
「ステータスを更新する」では、遷移元ステータス「承認待ち」から遷移先ステータス「承認済」への遷移が設定される。「管理項目の内容を更新する」では、案件の管理項目として、承認者名が入力される。「メールを送信する」では、申請者へのメール送信が設定され、メール文面があらかじめ指定される。
アクションの実行は、案件の画面から案件のステータスごとに定義された実行可能なアクションを選択できるユーザインターフェイス部分と、アクションのリストを選択した時に表示されるユーザインターフェイス部分と、実行時に処理されるロジック部分に分けられる。
ユーザの端末21の画面で、ある案件が選択されると、サーバ11は、該当のステータスを端末21の画面に表示する。あらかじめ設定された定義に従い、該当ステータスの時に利用できるアクションを、メニュー表示する。
ユーザがアクションを一つ選択すると、そのアクションに付与されたアクション要素に定義されたactivity-uiを、入力画面に列挙する。
「ステータスを更新する」アクション要素では、ステータスを「承認済」へ遷移させる。「管理項目の内容を更新する」アクション要素では、管理項目を更新する。「メールを送信する」では、メールを送信する。「案件にコメント履歴を投稿する」では、案件にコメントを付加する。
例えば、「電話でのコンタクト内容を記録する」というアクションは、「ステータスを更新する」アクション要素で、「架電まち」から「架電済」へ遷移させ、「管理項目の内容を更新する」アクション要素で、架電担当者を入力、架電の際に利用したトークスクリプトを選択、コールの際にヒアリングした内容を記載し、「案件にコメント履歴を投稿する」アクション要素で、特筆すべき点があれば、コメント記入することにより、定義できる。このとき、「メールを送信する」アクション要素は使用していない。
またこのとき、「架電まち」のステータスから架電したがつながらなかった場合に備えて、「再コール対象とする」というアクションを作成しておくこともできる。このアクションは、「ステータスを更新する」アクション要素で、「架電まち」から「再コール予定」へ遷移させ、「メールを送信する」アクション要素で、架電時刻などを記録し、「案件にコメント履歴を投稿する」アクション要素で、特筆すべき点があれば、コメント記入することにより、定義できる。
本実施形態のアクションとして、「エスカレーションする」というアクションを作成可能である。「エスカレーションする」とは、一つのプロセスから、一つ又は複数の関連するプロセスへ、関連する案件を起票することをいう。これにより、プロセスは関連し、案件は関連先のプロセスに紐付けることが出来る。
ここで、関連するプロセスへ起票されたもう一つの案件を「関連案件」と呼ぶ。
関連案件1702を起票できるアクションを実行することで、関連案件1702は作成される。この場合、起票元のプロセスにある案件1701と、起票先にある関連案件1702は並列して存在する。
プロセスは、一つの組織が担当する仕事の開始から終了までを表現している。実際多くのケースでは、途中の業務を一部外部委託先3に委託されることや、別の担当部署によりひと固まり業務手続きが行われていることがある。この場合、例えば関連組織用のプロセスを作成し、最初のプロセスから案件を起票できるようにする。
最初のプロセスから関連案件1702を起票した際でも、最初のプロセスのステータスは最初のプロセス内に定義されたステータスに遷移する。このとき、最初のプロセスのステータスは、「エスカレーション中」といったような、非アクティブな状態にとどめられる。
一方で、関連案件1702は「新規」のような開始状態から、そのプロセスに従ってアクションが実行され、業務を進捗させる。
そこで、本システムSでは、営業プロセスの中で、NDAや注文書などの契約書類を受領した後、契約プロセスに関連する案件を起票するとよい。
このときのアクション「契約手続きを開始する」は、「ステータスを更新する」(「商談中」→「契約手続き中」へ遷移)、「コメントを作成する」(契約日などを商談プロセス案件へ記入)、「メールを送信する」(契約担当者へ通知メールを送付)、「コメントを作成する」(契約時のコメント記入)、「関連案件を作成する」(契約プロセスの新規案件を起票)の5つのアクション要素を、この順で組み合わせて作成する。
アクション要素「関連案件を作成する」(契約プロセスの新規案件を起票)では、setting-uiは、起票先のプロセスを選択し、起票先に新規登録する画面項目を設定する。activity-uiは、起票先業務プロセスの新規登録画面を表示する。exec-logicは、起票元案件と起票先案件とが紐付いた関連案件データを作成する。この関連案件データは、起票元案件の案件IDと起票先案件の案件IDとを含んでおり、exec-logicは、この関連案件データを関連案件テーブルに登録する。
これにより、営業プロセスにて「商談中」ステータスに「契約手続きを開始する」アクションを用意して「契約手続き中」に遷移させるケースにおいて、同時に契約プロセスの新規案件が作成される。
起票元の案件と、関連案件はそれぞれ独自に定義されたプロセス内を別々のステータスを持って進捗する。プロセスごとに役割が異なるためで、同じ案件でもそれぞれ別々の仕事をこなすユーザにとって非常にわかり易い仕様となる。営業プロセスであれば「契約手続き中」、契約担当者であれば、「受付中」など、同一案件であっても業務プロセスによってステータスが異なる。
このように、プロセスの関連により、ビジネスプロセスを整理し、かつ、高度な分業化を実現することが出来る。
また、アクション「契約手続きを開始する」に、他システムへのメッセージ送信するアクション要素「他システムSOAPメソッドをコールする」を追加してもよい。
この場合、「関連案件を作成する」(契約プロセスの新規案件を起票)の後に、アクション要素「他システムSOAPメソッドをコールする」(契約金額、商品明細情報を販売管理システムへ登録する)を追加する。
アクション要素「他システムSOAPメソッドをコールする」では、setting-uiは、SOAに従って開発された関連システムに対し、呼び出し先のメソッド定義とコールに必要なパラメータを定義する。activity-uiは、他システムへ受け渡すパラメータを入力する。exec-logicは、SOAPプロトコルを用いて他システムへ通信し、他システムで用意されたメソッドをコールする。
このアクション要素は、業務のしかるべきアクションに組み込むことで、ユーザがアクションを実行したと同時に、関連するシステムに情報が浸透し、ユーザが別システムにログインして情報を転記しなければならなかった作業が大幅に削減できる。
図18は、企業2が、自社が提供するシステムに関するエンドユーザからの問合せ等を、本システムSを用いて処理する例を示している。
エンドユーザからの問合せ等は、企業2の総合窓口・振り分け担当が受けて、内容に応じて、図16のアクション選択欄1601で、アクションを選択することにより、企業2内または外部委託先3において、各プロジェクトであるインシデント管理、外部業者管理、資産管理のいずれかに進む。
Claims (11)
- ユーザが業務のプロセスに沿って案件を処理するために用いるワークフローシステムを提供するワークフロー管理装置であって、
前記プロセスは、前記ユーザが端末コンピュータでアクションを実行することによって遷移して、前記案件の進捗状況を示すステータスの配列として表現され、
各前記アクションを構成する最小単位の処理プログラムであるアクション要素を複数格納し、該複数のアクション要素には、前記アクション実行時に管理項目を更新する案件更新アクション要素と、一つの前記プロセスから一つ又は複数の関連する前記プロセスへ、関連する前記案件を起票する関連案件作成アクション要素と、前記ステータスを次の前記ステータスに遷移するステータス更新アクション要素と、その他の前記アクション要素が含まれるアクション要素記憶手段と、
前記案件が前記ステータスのそれぞれにあるときに前記ユーザに対して実行が許可される一又は複数の前記アクションの特定情報と、前記ユーザの端末コンピュータの画面表示用のアクション名とを、前記ステータスに紐付けて、システム管理者の端末コンピュータから受信して、前記ステータスの特定情報,前記ステータスにおいて実行が許可される前記一又は複数のアクションの特定情報及び前記アクション名の組み合わせ情報を、アクション記憶手段に格納する手段と、
前記アクションの特定情報と、任意に組合されて前記アクションを構成する一又は複数の前記アクション要素の特定情報とを、前記システム管理者の端末コンピュータから受信して、前記アクションの特定情報と、前記アクションを構成する前記一又は複数のアクション要素の特定情報との組み合わせ情報を、アクション−要素記憶手段に格納するアクション−要素登録手段と、
それぞれの前記ユーザが利用可能な前記アクションを、前記それぞれのユーザの特定情報に紐付けることにより、定義するアクション権限記憶手段と、
任意の時点での前記ステータスの特定情報をキーとして前記アクション記憶手段を参照して抽出された前記一又は複数の前記アクションのうち、前記アクション権限記憶手段において所定の前記ユーザの特定情報に紐付けられた前記アクションのすべてを、前記任意の時点で前記所定のユーザが実行可能な前記アクションとして、前記所定のユーザの端末コンピュータの画面上に、選択可能に表示するアクション表示手段と、
前記所定のユーザの端末コンピュータから、前記任意の時点で前記所定のユーザが実行可能な前記アクションから選択された選択アクションの特定情報を受信し、該選択アクションの特定情報をキーとして前記アクション−要素記憶手段を参照して、前記選択アクションを構成するすべての前記アクション要素を抽出し、該抽出したすべての前記アクション要素を実行するアクション実行手段と、を備えることを特徴とするワークフロー管理装置。 - 前記その他のアクション要素には、他システムで用意されたメソッドをコールする他システムメソッドコールアクション要素が、含まれることを特徴とする請求項1記載のワークフロー管理装置。
- 前記アクション要素は、前記ワークフローシステム全体において固定された特定数設けられることを特徴とする請求項1又は2記載のワークフロー管理装置。
- 前記プロセスの特定情報と、該プロセスを構成する前記ステータスの配列情報との組み合わせ情報を、前記システム管理者の端末コンピュータから受信して、ステータス記憶手段に格納する手段を更に備えることを特徴とする請求項1乃至3いずれか記載のワークフロー管理装置。
- 前記アクション要素は、前記システム管理者向けの管理ユーザインターフェイスと、前記ユーザ向けの実行時ユーザインターフェイスと、前記アクション要素固有の実行プログラムと、を備えており、
前記管理ユーザインターフェイスは、前記アクション要素の挙動を変化させるための設定値を設定するために用いられ、前記システム管理者の端末コンピュータに表示される設定画面と、前記システム管理者の端末コンピュータから受信した前記設定値を格納する設定値記憶手段と、を備え、
前記実行時ユーザインターフェイスは、前記アクション実行時に前記ユーザの端末コンピュータからの入力値を受け付ける前記アクション要素毎の入力画面部品を備えると共に、必要に応じ、前記アクション実行時に、前記入力値を確認のために前記ユーザの端末コンピュータに表示する前記アクション要素毎の確認画面部品を備え、
前記実行プログラムは、前記設定値に基づき前記挙動を変化させ、前記入力値を用いて前記アクション要素を実行することを特徴とする請求項1乃至4いずれか記載のワークフロー管理装置。 - 前記アクション−要素登録手段は、前記アクション実行時における前記アクション要素の実行順を、前記組み合わせ情報に紐付けて、前記アクション−要素記憶手段に格納し、
前記アクション実行手段は、前記実行順に沿った順序で、前記アクション要素を順次実行することを特徴とする請求項1乃至5いずれか記載のワークフロー管理装置。 - 前記ワークフローシステムを、相互に情報の秘匿性が確保された複数の組織に提供することを特徴とする請求項1乃至6いずれか記載のワークフロー管理装置。
- 前記プロセスの特定情報及び名称を格納するプロセス記憶手段を備え、
前記関連案件作成アクション要素は、
前記プロセス記憶手段に格納された前記プロセスのうち、前記ステータスの起票先として選択された起票先プロセスを特定する情報を、前記ユーザの端末コンピュータから受信する起票先受信手段と、
受信した前記起票先プロセスに係る関連案件を新規に作成して、該関連案件を、起票元となる前記ステータスに紐付けて、案件関連記憶手段に格納する手段を備えることを特徴とする請求項1乃至7いずれか記載のワークフロー管理装置。 - ユーザが業務のプロセスに沿って案件を処理するために用いるワークフローシステムを提供するワークフロー管理方法であって、
前記プロセスは、前記ユーザが端末コンピュータでアクションを実行することによって遷移して、前記案件の進捗状況を示すステータスの配列として表現され、
各前記アクションを構成する最小単位の処理プログラムであるアクション要素が、アクション要素記憶手段に複数格納されており、
前記複数のアクション要素には、前記アクション実行時に管理項目を更新する案件更新アクション要素と、一つの前記プロセスから一つ又は複数の関連する前記プロセスへ、関連する前記案件を起票する関連案件作成アクション要素と、前記ステータスを次の前記ステータスに遷移するステータス更新アクション要素と、その他の前記アクション要素と、が含まれ、
前記案件が前記ステータスのそれぞれにあるときに前記ユーザに対して実行が許可される一又は複数の前記アクションの特定情報と、前記ユーザの端末コンピュータの画面表示用のアクション名とを、前記ステータスに紐付けて、システム管理者の端末コンピュータから受信して、前記ステータスの特定情報,前記ステータスにおいて実行が許可される前記一又は複数のアクションの特定情報及び前記アクション名の組み合わせ情報を、アクション記憶手段に格納する手順と、
前記アクションの特定情報と、任意に組合されて前記アクションを構成する一又は複数の前記アクション要素の特定情報とを、前記システム管理者の端末コンピュータから受信して、前記アクションの特定情報と、前記アクションを構成する前記一又は複数のアクション要素の特定情報との組み合わせ情報を、アクション−要素記憶手段に格納するアクション−要素登録手順と、
任意の時点での前記ステータスの特定情報をキーとして前記アクション記憶手段を参照して抽出された前記一又は複数のアクションのうち、それぞれの前記ユーザが利用可能な前記アクションを前記それぞれのユーザの特定情報に紐付けて定義するアクション権限記憶手段において所定の前記ユーザの特定情報に紐付けられた前記アクションのすべてを、前記任意の時点で前記所定のユーザが実行可能な前記アクションとして、前記所定のユーザの端末コンピュータの画面上に、選択可能に表示するアクション表示手順と、
前記所定のユーザの端末コンピュータから、前記任意の時点で前記所定のユーザが実行可能な前記アクションから選択された選択アクションの特定情報を受信し、該選択アクションの特定情報をキーとして前記アクション−要素記憶手段を参照して、前記選択アクションを構成するすべての前記アクション要素を抽出し、該抽出したすべての前記アクション要素を実行するアクション実行手順とを備えることを特徴とするワークフロー管理方法。 - 前記アクション記憶手段に格納する手順の前に、
前記プロセスの特定情報と、該プロセスを構成する前記ステータスの配列情報との組み合わせ情報を、前記システム管理者の端末コンピュータから受信して、ステータス記憶手段に格納する手順を行うことを特徴とする請求項9記載のワークフロー管理方法。 - 前記アクション−要素登録手順では、前記アクション実行時における前記アクション要素の実行順を、前記組み合わせ情報に紐付けて、前記アクション−要素記憶手段に格納し、
前記アクション実行手順は、前記実行順に沿った順序で、前記アクション要素を順次実行することを特徴とする請求項9又は10記載のワークフロー管理方法。
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