KR20070043353A - 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시협업형 문서 처리 방법 - Google Patents

웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시협업형 문서 처리 방법 Download PDF

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KR20070043353A
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Abstract

본 발명은 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법에 관한 것으로서, 다수의 사용자단말로부터의 협업 요청에 대응하여, 협업서버에서 전자문서 구동과 관련된 응용 소프트웨어를 웹 브라우저와 연동시킨 협업 어플리케이션의 웹 브라우저를 사용자단말에서 실행되도록 하고, 상기 전자문서 처리시 다중 사용자간 동시에 입출력되는 데이터를 다수의 사용자단말로 실시간으로 동시에 제공함으로써, 진정한 의미에서의 협업인 하나의 작업에 대해 다수의 참여자가 실시간으로 동시에 함께 처리할 수 있다.
협업, 공동작업, 공유, 동시, 정보, 지식, 업무, 조직

Description

웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법{Method for processing document of multi user cowork at the same real time on web based system}
도 1은 본 발명을 수행하기 위한 전체 시스템 개요도,
도 2는 본 발명의 업무/지식포탈형 협업 테이블(Cowork Table) 개념도,
도 3a 및 도 3c는 본 발명의 일 실시예에 의한 협업흐름도,
도 4는 본 발명의 일 실시예에 의한 협업형 전자문서 처리 흐름도이다.
* 도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명 *
110 : 사용자단말 120 : 협업서버
140 : 통신망 150 : 협업 테이블
160 : 협업 테이블 관리부 170 : 협업관리부
180 : 초대형 협업 테이블 모듈 190 : 참여형 협업 테이블 모듈
본 발명은 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 인터넷 웹 기반의 시스템 환경하에서 다중 사용자간에 실시간으로 동시에 접근하여 협업형 전자문서를 공동으로 읽기, 편집, 기록, 결재 및 저장을 수행하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법에 관한 것이다.
최근, 기업의 전산시스템이 인터넷 웹(Internet Web) 환경하에서의 클라이언트/서버(Clients/Server) 구조 및 통합시스템(Integrated System) 형태로 급속히 전환되고 있으며, 인트라넷(Intranet)이 기업의 정보처리 시스템의 기반환경으로 자리잡게 되면서, 조직내부, 조직간 또는 기업간 공동으로 프로젝트의 수행 및 업무처리의 시간적, 공간적, 자원적인 효율에 대한 관심과 활동의 필요성이 대두되어 온라인상에서 공동으로 업무를 수행하는 “협업”의 비중이 높아지고 있다.
이러한 흐름에 부합하고자, 인터넷 환경에서 협업을 실현할 수 있는 다양한 솔루션(Solution)들이 개발되어 서비스되고 있는데, 이러한 솔루션들은 서버측에 웹사이트(Web Site) 형식의 온라인 회의실 또는 프로젝트 룸(Project room)과 같은 공동작업을 수행할 수 있는 가상의 공간을 상시 또는 필요시에 개설하고, 이 공간에 고정형으로 협업환경이 지원되거나 또는 사용자들의 요구에 맞게 선택할 수 있는 템플릿(Templet) 형태로 이메일(e-mail), 메시지(Message), 텍스트 및 음성/비디오 채팅 및 화이트보드(White-Board), 파일 공동저장소 등과 같은 협업환경을 구성하여, 이곳에 접속한 참여자들간에 실시간으로 의견을 교환하며, 이러한 과정을 통해 작업한 결과가 저장된 전자문서를 서로 공유하는 형태의 제한적인 협업의 방법을 제시하고 있을 뿐, 현실에서와 마찬가지의 동일한 효과를 내는 진정한 의미에서의 협업에는 그 한계성을 드러내고 있다.
그러면, 여기서 기존 협업에 관한 솔루션 및 서비스 방법에 대해 설명하기로 한다.
먼저, 협업 형태면에 있어 상기한 바와 같이 온라인 회의(On-Line Conference) 형태에 국한되어 있는데, 협업의 주도권자가 가상의 회의공간을 개설하고, 협업하고자 하는 대상자들을 온라인 회의실 또는 프로젝트 룸 등에 초대하거나, 사전에 약속되어 있는 참석 대상자들이 정해진 시간에 해당 온라인 회의실 또는 프로젝트 룸으로 스스로 찾아 들어가서 협업에 참여하는 형태가 주된 것이었다.
그리고, 협업 도구면에 있어서, 주요 안건에 대한 파일을 공동저장소에 올려놓고 회의에 참여하고자 하는 사람들이 회의에 참여하기 전에 자신의 개인 컴퓨터(PC)로 다운로드(Download)하여 해당 회의 내용을 참조/숙지하거나, 회의 도중에 화이트보드와 같은 기능을 통해 참여자들이 이 전자문서를 함께 보면서 상기에서 언급한 텍스트 또는 음성/비디오 채팅도구 및 상기 화이트보드에서 제공하는 판서 기능 등의 의사교환수단을 사용하는 파일공유 기능 제공 형태이거나, 어느 한쪽에서 작업한 내용을 협업에 참여중인 타 사용자들에게 실시간으로 전송하여 보여주는 단방향의 작업공유 형태이었다.
여기서, 진정한 의미의 “협업”이라 함은 하나의 작업에 대해서 다수의 참 여자가 실시간으로 동시에 함께 처리하는 실질적인 공동작업에 바탕을 둔 협업이라야 한다.
그런데, 상기한 기존 협업에 관한 솔루션 및 서비스 방법에서는 실질적인 공동작업에 한계를 가지고 있었다.
즉, 공동작업이 아니라 공동작업과 유사한 효과를 낼 수 있는 공동의사결정을 수행하는 것에 지나지 않았다. 다시 말해, 어느 한쪽의 작업내용을 실시간 공유하는 형태이고, 각자가 분업으로 할당받은 작업에 대하여 온라인 회의를 통해 그 결과를 서로 공유하고 의견을 교류하면서 작업내용의 수정 또는 향후의 작업방향 등을 공동으로 결정하는 형태이므로, 엄격하게 말하자면 공동작업이라 할 수 없었다.
이와 같이, 현재 개최된 협업의 주도권자 또는 주도권자 이외의 다른 어느 한 명이 협업이 종료되고 난 후, 전체의 내용을 취합한 결과물을 작성하여 참여자들에게 배포/공유해야 한다. 또는 협업결과로 결정된 의사결정사항에 따라 각자가 맡은 분업을 개별적으로 작업한 후 마찬가지로 어떠한 특정 공동저장소 등에 게시/저장해서 배포/공유해야 하고, 전체가 모여서 공동으로 대상을 결정하여 작업을 진행하기 위해서는 상기한 방법을 반복적으로 수행해야 하는 번거로움이 있었다.
아울러, 화이트보드와 같은 도구에서 제공하는 판서 기능 또한 주도권을 가진 사용자만이 현재 공유하고자 하는 파일을 게시하고, 상기 파일의 이미지 형태의 문서에 덧쓰는 형식을 이용함으로 인해, 실제로 그 문서를 편집하여 문서 자체에 기록하는 것은 아니었으며, 만약 참여자중 다른 사용자가 해당문서에 판서하고자 할 경우는 현재 주도권자가 가지고 있는 판서의 권한을 요청자에게 위임을 해야만 게시된 문서에 또 다른 사용자가 판서를 수행할 수 있었다.
즉, 다중 사용자간에 한 문서를 동시에 공동으로 편집/기록하는 등의 문서처리 부분에 한계가 있었고, 주도권을 가지고 있는 사용자 이외의 참여자들은 단순 참조만 할 수 있는 등의 제약이 있었다.
결국, 작업 또는 파일 공유차원의 협업이지, 실질적으로 시간적, 공간적 제한을 극복한 현실적인 협업에는 아직 미치지 못하고 있는 실정이다.
따라서, 본 발명의 목적은 상기한 종래 기술의 문제점을 해결하기 위한 것으로서, 다음과 같은 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법을 제공하는데 있다.
첫째, 본 발명은 웹 브라우저(Web Browser)와 응용 소프트웨어를 연동하는 기술을 통해 웹 브라우저 안에서 응용 소프트웨어가 구동되게 함으로써, 사용자측의 개인 PC 등의 단말기에 해당 전자문서를 인식 또는 구동할 수 있는 응용 소프트웨어가 설치되지 않아도 웹 브라우저만으로도 어떤 종류의 문서든지 처리가 가능하도록 한 것이다. 일반적으로 웹 환경하에서 제공되는 HTML(HhyperText Markup Language) 작성 도구의 텍스트 쓰기, 도형 그리기, 색칠하기 등의 제한적인 기능의 한계성을 뛰어 넘어, 특정 응용 소프트웨어가 제공하는 기능을 본 발명의 서버 (Server)측에서 제공하는 협업 어플리케이션(Application)의 웹 브라우저 안에서 모두 사용이 가능하도록 연동함으로써, 기존의 웹 환경에서의 한정된 형태의 문서 작성에 대한 문제점 및 제약사항을 극복하여 웹 브라우저만으로도 마치 자신의 개인 Local PC에서 작업하듯이 다양하고 자유로운 전자문서의 작성환경을 구현하고자 한다.
둘째, 본 발명에서 제시하는 협업형 문서처리방법을 통해 인터넷 웹 환경에서의 다중 사용자간에 공유하는 전자문서를 실시간으로 동시에 액세스(Access)할 수 있고, 액세스한 모든 사용자가 읽기, 편집, 기록, 결재 및 저장 권한을 소유한 상태에서 공동으로 편집 및 기록 할 수 있도록 하며, 그 문서상에서 사용자별로 각자 작업한 결과를 그 문서에 액세스하고 있는 모든 공동작업자에게 실시간으로 동시에 보여줌으로써, 별도의 채팅도구 같은 의견교환수단 없이도 해당 문서상에서 직접적으로 의견교환이 가능하도록 한다. 마치 한 장의 종이 위에 여러 명이 각자의 펜을 들고 자기가 맡은 영역에 대해서 작성해야 할 내용을 동시에 쓰거나 그리는 것과 같은 기능을 구현하여 현실과 똑같은 효과를 발휘하고자 한다.
즉, 기존에는 (1) 판서를 할 수 있는 별도의 응용 소프트웨어에 다양한 포맷의 파일을 업로딩(Uploading)하고, 해당 파일의 디스플레이 화면상에 덧쓰는 형식, (2) 액티브 엑스 콘트롤(ActiveX Control) 등으로 구현된 판서도구를 통해 웹 페이지 자체에 판서하는 형식, (3) 어떠한 문서에서 작업한 내용을 특정한 응용 소프트웨어 및 특정한 통신방법을 사용하여 네트워크를 통해 데이터로 전송하고 수신측에서 상기 전송된 데이터를 다시 변환하여 전송측에서의 작업내용을 복원하여 재현하 는 형식 등으로써, 1 : 1 또는 1 : n 구조로 한 쪽의 전송이 끝나야 다른 쪽에서 전송이 가능한, 마치 한 사람씩 마이크를 돌려가면서 발언하는 식의 제한적인 양방향 통신을 이용한 협업의 개념이다. 결국, 특정 한 사람의 작업내용을 협업에 참여한 사람들끼리 공유하는 개념이지 실제 실시간으로 동시에 공동으로 작업을 하고 작업한 결과를 저장하는 것이라고 말하기는 어렵다.
이에 본 발명에서 제시하는 협업형 문서처리방법은 다중 사용자간 n : n으로 동시에 문서자체에 데이터를 직접 기록할 수 있고, 기록된 결과는 서버측과 사용자측간에 실시간으로 즉시 데이터를 주고받아 사용자의 화면으로 보여 준다. 작업결과를 저장할 경우에는 참여자들의 승인 또는 결재(Confirm) 과정을 통해 저장하여 데이터의 무결성을 유지하는 방식을 제공하고자 한다. 이러한 기능을 통해 진정한 의미의 공동작업을 통한 협업을 가상의 공간에서 실현하고자 한다.
셋째, 본 발명에서 제시하는 협업 테이블(Cowork Table)을 통해, 상기의 협업형 문서처리방법을 이용하여 가상의 공간에서 자유롭게 협업을 할 수 있는 공간을 제공하는 기능을 구현하여, 종래의 협업방법 및 협업시스템이 제시하는 방식인 가상의 공간에 협업을 하기 위한 특정한 온라인 회의실 형태를 개설하지 않고서도 마치 자신이 앉아 있는 자리에 협업하고자 하는 사람들을 불러모아 함께 모여서 책상 위에 협업해야 할 문서나 도면 등을 펼쳐놓고 공동작업을 수행할 수 있도록 한다. 또는, 이렇게 공개된 협업 테이블을 검색하여 현재 진행중인 공동작업에 참여하고자 하는 또 다른 사람이 있다면, 굳이 그 사람을 현재의 공동작업이 진행중인 협업 테이블로 초대하지 않아도 참여 요청자 스스로 직접 공동작업이 진행중인 협 업 테이블로 들어와서 그 작업에 참여하여 협업을 수행할 수 있도록 협업공간을 제공하고자 한다. 즉, 온라인 회의실에서 컨퍼런스 형태로 진행하는 것보다 현실적이고 진일보한 기능을 제공함으로써 회의실이라는 현실이든 또는 가상이든 어떠한 둘러싸인 장소에 국한되는 듯한 3차원적인 벽과 같은 공간적 개념을 없애버리고, 오로지 작업을 함께 할 수 있는 2차원의 무한의 평면적 장소의 개념만을 적용한다. 따라서 상시 공유되고 열려 있는 가상의 공동작업 공간에서 협업을 실현하고자 한다.
넷째, 협업 테이블 상에서 상기 첫번째 기술적 과제에서 언급한 협업형 문서처리방법으로 공동작업한 전자문서 형태의 결과물에 대해서, 협업 참여자 모두가 현실에서 종이문서에 펜으로 서명을 하거나 도장을 찍듯이 이 전자문서 자체에 각자의 조직계층에 따라 합의 또는 승인의 온라인 서명을 수행할 수 있도록 한다. 이를 통해, 문서가 별도로 결재과정을 거치지 않아도 전자결재를 시행한 것과 동일한 기능을 발휘하여, 마치 회의실에 모여 의견교환을 하면서 공동작업을 완료한 후, 누군가가 그 결과를 취합/기록한 일종의 회의록을 작성/회람하여 그 회의에 참석한 사람들의 서명 등을 통해 최종적으로 하나의 완성된 공동작업결과를 도출하는 과정과 같이 온라인에서도 똑같이 실현 가능하도록 하는 기능을 구현함으로써, 실제 공동으로 작업하여 작성된 문서 따로, 공동작업내용을 취합하여 보고하기 위한 동일내용의 또 다른 전자문서 작성, 이렇게 생성된 문서를 결재(또는 전자결재) 상신, 이 결재문서를 접수한 결재과정 선상에 있는 사람들이 모두 결재를 완료해야만 그 문서가 효력을 발휘하는 단계까지의 시간적 낭비를 제거함으로써 시간적 제약을 극 복한 협업을 실현하고자 한다.
다섯째, 본 발명의 상기 네 가지의 기술적 과제를 달성하여 이를 이용한 협업시스템을 구축하여 원격지에서도 조직내, 조직간, 기업간의 진정한 협업이 이루어지도록 IT 서비스를 제공하고자 한다.
상기한 본 발명의 목적을 달성하기 위한 하나의 양상은, 다수의 사용자단말로부터의 협업 요청에 대응하여, 협업서버에서 전자문서 구동과 관련된 응용 소프트웨어를 웹 브라우저와 연동시킨 협업 어플리케이션의 웹 브라우저를 사용자단말에서 실행되도록 하고, 상기 전자문서 처리시 다중 사용자간 동시에 입출력되는 데이터를 다수의 사용자단말로 실시간으로 동시에 제공하는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법에 관계한다.
이를 위해 본 발명은,
(a) 사용자단말에 설치된 웹 브라우저를 이용하여 미리 등록한 사용자식별번호인 아이디(ID) 및 패스워드(PASSWORD)를 협업서버에 전달하여 사용자 인증을 요청하고, 협업 서버에서 인증 승인을 처리하는 단계;
(b) 상기 인증 승인이 이루어질 경우에 협업서버에서 사용자단말로 최종 로그아웃시 저장한 본인 소유의 업무보관함을 포함하는 협업 테이블을 호출하고 협업서버에 접속된 모든 사용자단말과의 공유가 이루어지는 단계;
(c) 사용자단말에 협업형 전자문서처리 모듈이 구동되면 이미 등록되어 처리중인 업무 문서를 로딩하거나, 해야 할 일에 대해서 업무보고(Work Report)를 참조하여 업무계획을 등록하는 단계;
(d) 업무 리스트에서 프로젝트(Project) 또는 태스크(Task)로 구분되는 업무 문서를 실행하여 협업하고, 협업결과를 해당 프로젝트(Project) 및 태스크(Task)에 요약하여 기록한 후 업무 문서를 저장하는 단계; 및
(e) 상기 협업결과의 요약내용이 업무보고의 업무진행 현황 및 실적 필드에 순차적으로 실시간 기록되어 업무결산을 수행하는 단계를 포함한다.
이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시예에 대해 더욱 상세하게 설명한다.
여기서, 본 발명의 설명에 있어 본 발명의 기술과 관련되어 출원 이전에 이미 다양하게 공지되어 시행되고 있는 공개된 기술에 대한 부분은 간략하게 개념만 설명하기로 한다.
도 1은 본 발명을 수행하기 위한 전체 시스템 개요도이다. 구체적으로, 협업형 문서처리방법 기반의 협업기능을 인터넷으로 연결된 네트워크상에서 웹 서비스하는 협업시스템의 개요도이다.
도 1에 도시된 바와 같이, 본 발명을 수행하기 위한 협업시스템은, 다수의 사용자에 각각 마련된 사용자단말(110)과, 협업형 문서처리방법이 적용된 협업기능을 제공하는 협업서버(120)와, 상기 협업서버(120)와 연동하는 온라인회의(Online Conference), CRM, SCM, ERP, EMS, Work Flow, EDMs, Groupware를 포함한 기타 시스템들(130)과, 그리고 사용자단말(110)과 협업서버(120)의 협업 테이블과의 접속을 관리하는 통신망(140)으로 구성되어 있다. 여기서, 상기 협업서버(120)는 협업서버(120)에서 사용자의 접속 로그인(Login)에 따라 성공시에 응답하는 협업 테이블(150)을 탑재시키는 것이 바람직하다.
또한 여기에, 본 발명은, 상기 협업 테이블의 로딩(Loading), 저장 및 기타 시스템과의 연동을 관리하는 협업 테이블 관리부(160)와, 협업초대없이 타 사용자의 협업 테이블을 검색하여 타 사용자의 업무(Job ; 프로젝트(Project) 및 프로젝트를 수행하기 위한 단위업무인 태스크(Task)현황을 모니터링하는 협업관리부(170)와, 특정 사용자가 본인의 협업 테이블에서 공동작업을 하고자 할 경우 협업 대상자들을 초대하여 협업을 수행하는 초대형 협업 테이블 모듈(180)과, 검색된 타 사용자의 협업 테이블에 직접 참여하여 협업을 수행하는 참여형 협업 테이블 모듈(190)을 더 구비하고 있다.
상기와 같이 구성된 시스템을 통해 특정 사용자의 협업 테이블에 타 사용자가 참여했을 경우에 협업이 시작되는데, 상기 협업서버(120)는 협업 테이블의 업무(Job)문서의 작업영역에서 작성된 동적인 내용을 포함하는 전자문서를 저장하고, 이 전자문서를 관리하거나 관련된 기타 시스템들(130)과 연동하며, 작업영역에서는 협업서버(120)가 지원 가능한 문서 포맷 형식별로 인식하거나 구동할 수 있는 각종 응용 소프트웨어와 연동하여 해당 응용 소프트웨어가 지원하는 어떤 포맷형식으로도 작업영역에서 작성된 내용자체를 전자문서로 저장할 수도 있고, 웹 환경에서 범 용적으로 쓰이는 XML(Extensible Markup Language), HTML(Hypertext Markup Language), WML(Wireless Markup Language), XHTML(Extensible Hypertext Markup Language) 등의 SGML(Standard Generalized Markup Language) 하위 집합 언어를 사용하여 작업영역의 내용까지도 포함한 협업 테이블의 업무(Job) 자체를 문서형식으로도 저장할 수 있다. 아울러, 이 협업 테이블의 작업영역에서 다루어지는 모든 전자문서에 대해서 협업형으로 문서처리된다.
도 2는 본 발명의 업무/지식포탈형 협업 테이블(Cowork Table) 개념도이다. 상기한 도 1의 협업 테이블(150)에 대한 개념 및 상세한 설명으로서, 가장 바람직한 실시예를 대표적으로 설명하기로 한다.
먼저, 사용자가 사용자단말(110)의 웹 브라우저를 통해 협업서버(120)에 로그인(Login)하면, 협업서버(120)는 로그인 ID, 패스워드(Password)를 가지고 사용자 식별을 수행하고, 협업서버(120)에 등록된 사용자식별번호와 로그인 요청된 사용자식별번호가 일치하면 접속인증에 성공하여 협업서버(120)에서는 사용자단말(110)로 사용자별 협업 테이블(150) 서비스를 제공한다. 이때부터 사용자는 협업서버(120)로부터 응답받은 협업 테이블(150)을 웹 브라우저를 통해 협업하게 된다.
도 2에 도시된 바와 같이, 협업 테이블(150)은 e-mail 및 메시지보관함(210), 결재문서함(220), 업무보관함(230) 및 공동정보보관함(240)으로 이루어진다. 상기 e-mail 및 메시지보관함(210), 결재문서함(220) 및 공동정보보관함(240)은 본 발명을 이용하는 일련의 조직이 보유한 시스템에 따라 그 구성이 달라질 수 있는 협업 테이블 구성의 부가적인 사항이며, 본 발명에 구성되는 필수사항은 아니다. 한편, 업무보관함(230)은 본 발명에서 정의한 협업 테이블(150)의 기능에서 필수사항이다.
사용자는 조직내에서의 본인의 직무분류에 따라 맡은바 영역에 대한 업무를 업무 흐름(Work-Flow)에 따라 조직의 방침 및 절차에 입각하여 수행함에 있어서, 반드시 협업 테이블(150)에서 제공하는 업무양식(Application)을 사용하여 자신의 업무(Job)를 등록하되 업무(Job)에 해당되는 프로젝트(Project) 또는 프로젝트를 수행하는 과정상에서의 단위업무인 태스크(Task)로 구분하여 등록/관리한다. 여기서, 등록된 업무(Job)가 업무보관함(230)에 저장되며, 저장시에는 작성할 때 지정한 접근권한 설정에 따라 공개/비공개로 분류되어 사용자식별번호(ID, Password)와 함께 연동하여 저장된다. 이 때, 비공개용 업무 리스트(Job List, 230-2)는 해당 협업 테이블의 소유권자가 상기 업무보관함(230)에 등록시 설정한 접근권한에서 허용된 사용자에 한해서만 열람 및 참여가 가능하다. 따라서 협업 테이블 상에서 사용자별 업무보관함(230)에는 해당 사용자가 소유하고 있는 업무 리스트(Job List)만 보여지고, 이러한 업무 리스트(Job List)들은 본 발명의 협업서버(120)에 등록되어 있는 모든 사용자와 공유되며, 도 1의 타인의 협업 테이블에 직접 참여하여 협업하고자 할 경우(참여형 협업 테이블 모듈, 190)나 조직의 업무관리 차원의 목적에서 업무 모니터링을 하기 위해 타인의 협업 테이블을 검색하여 협업 관리부(170)를 통해 열람할 수 있다.
본 발명의 협업 테이블은 크게 두 가지 형태로 나눌 수 있다.
첫째는 타인과 함께 공동작업을 통해 협업으로 업무를 처리하기 위해 협업 대상자들을 본인의 협업 테이블(150)의 현재 협업중인 업무에 초대하는 초대형 협업 테이블 모듈(180)이다. 초대형 협업 테이블 모듈(180)은 종래의 협업과 관련한 솔루션 및 서비스의 기술이 제시하는 협업방법과는 큰 차이가 있다.
즉, 종래의 협업방법은 특정 협업 주도권자가 소위 말하는 회의실개념의 온라인 상에 가상의 협업공간을 개설하고 협업 대상자들의 개인 스케쥴을 고려하여 공동으로 모일 수 있는 시간을 배정하여, 이들 협업 대상자들에게 무슨 안건으로 협업을 하고자 한다는 초대 e-mail 또는 메시지 및 관련자료를 게시 또는 전송하고, 이를 접수한 협업 대상자들이 초대를 수락하여 개설된 협업공간으로 참여하는 형태가 주류이다.
그러나 본 발명의 협업 테이블에서 제시하는 협업방법은, 발명이 이루고자 하는 기술적 과제에서도 설명하였듯이, 조직간의 개방된 사고(Open Mind)를 기반으로 상시 업무가 공유되어 있는 상태에서 진행하는 것이므로, 종래와 같이 협업을 신청하고 승인하는 등의 단계가 생략된다. 즉, 현재 협업 테이블의 업무(Job) 소유자가 협업 대상자들을 자신의 협업 테이블(150) 상의 업무(Job)로 초대하면 무조건 자동 참여하는 방식이다. 협업 대상자가 현재 다른 협업에 참여 중이거나 아니면 협업서버(120)에 접속하지 않은 로그아웃 상태이더라도 동시에 무한개의 협업에 참여가 가능하다.
이러한 방식은 자신이 초대되어 있는 협업 중에서 개인의 업무중요도를 고려 하여 다음에서 설명할 업무보고(Work Report, 250)를 참조하여 등록한 자신의 업무계획에 의거하여 개인 스스로가 자신이 참여해야 할 협업을 선택하는 것이 특징이다. 이 경우 현재 자신이 다른 협업에 초대는 되어 있으나 실질적으로 참여하지 않아서 단순 참조인 역할만 하게 되는 비효율적인 면도 있으나, 실제 현실에서 조직이 운용되는 행태를 근간으로 했을 때, 자신의 업무중에서 본인 스스로 판단하여 설정한 업무중요도에 따라 공동작업에 참여하여 협업을 수행하는 것이 업무효율 및 개인의 능률면에서 효과가 크다고 할 수 있다. 더욱 쉽게 설명하자면 현재 어떠한 중요한 일을 바쁘게 수행하고 있는 도중에 다른 사람이 자기의 업무를 도와달라고 요청하거나 회의에 참석하라는 통보/지시를 하면, 특히 자신보다 상급자의 요청인 경우는 본인의 의지와 상관없이 마지못해 그 일을 수행하게 되고, 그 결과는 본인이 의지를 가지고 능동적으로 참여하여 업무를 수행했을 때의 성과보다 못하다는 것이다.
아울러 사용자별 스케쥴을 고려하여 공동으로 모일 수 있는 시간을 배정하여 협업한다는 것 자체가 현실적으로 많은 어려움이 따른다. 따라서 이에 착안하여 최대한 조직내에서의 개인의 의견 및 목표, 계획을 중시하는 사상을 바탕으로 비록 개인의 스케쥴을 고려한 것은 아니지만 본인이 초대된 여러 개의 협업 중에서 자신이 능동적으로 참여하고자 하는 협업을 선택할 수 있는 권리를 부여한 개념이다.
둘째는 타 사용자의 협업 테이블을 검색하여 열람(170)하는 과정에서 타 사용자 소유의 업무(Job)을 선택하여 직접 협업에 참여하는 참여형 협업 테이블 모듈 (190)이다. 참여형 협업 테이블 모듈(190)은 주로 조직내부의 조직원들에 대한 업무 모니터링 및 관리, 교육/지도가 주요 목적이다. 즉, 부서장과 같은 관리자의 입장에서 보았을 때 자신의 조직원들이 업무를 어떻게 진행하고 있는지는 별도의 보고서를 받거나 또는 구두보고를 받는 등의 방법을 이용하여 파악할 수도 있지만, 본 발명의 협업 테이블의 업무보고(Work Report, 250)를 통해 빠르고 쉽게 조직원 개인 및 조직 전체의 업무파악이 용이하며, 또한 사용자별 협업 테이블(150)의 업무 리스트(Job List)를 통해 단위업무별로 세부적인 내용 파악이 가능하다.
이런 과정에서 특정 업무(Job)를 선택하여 해당 단위업무가 진행되는 업무(Job) 문서를 직접 액세스(Access)함으로써 해당 문서의 소유권자와 함께 공동작업을 수행하여 협업하게 되면, 자신이 조언자로써 현재 문서의 소유권자에게 의견을 제시하거나 업무수행의 방향이나 방법을 교육/지도할 수 있고, 반대로는 타 사용자로부터 업무에 대한 지식 및 노하우(Know-How)를 빠르고 쉽게 습득하여 자신의 업무 능숙도(Skill)를 향상시켜 궁극적으로는 자신의 능력으로 축적할 수 있으며, 조직은 학습조직으로 변할 수 있다.
여기서, 상기한 업무보고(Work Report, 250)는 사용자별 업무(Job)에 대하여 종합적으로 관리하는 일종의 업무보고서 형태로써 단위조직 및 조직에 속한 조직원 개인의 업무관리 도구이며, 일, 주, 월, 분기, 반기, 연 단위 등으로 업무계획 및 진행현황 및 실적을 등록/결산하는 것이 그 주요기능이다.
이 때, 업무계획 등록시에는 일단위로 등록함이 바람직하고, 아울러 주, 월, 분기, 반기, 년 등이 시작되는 시점에는 당일계획 보다는 해당 기간의 계획을 등록 하는 것이 개인 및 조직의 업무관리 효율면에서 바람직하다. 이러한 업무계획 등록시에는 본인이 소속되어 있는 단위조직원의 업무계획이 한 화면에서 함께 공유되므로, 타인의 업무현황을 참조하여 본인의 업무계획 수립에 참조할 수 있고, 또한 타인의 업무계획에 조언이나 기타 의견을 기록하여 담당자가 업무수행 하는데 참조하도록 할 수 있다. 업무보고(250)는 본인을 중심으로 위쪽은 본인보다 상위 직급자, 아래쪽은 본인보다 하위 직급자, 본인과 같은 직급레벨의 동료는 본인과 함께 그룹핑(Grouping)하여 디스플레이되는 것이 바람직하다. 이렇게 함으로써 단위조직의 업무현황을 한 화면에서 전부 열람이 가능하고 빠르고 쉽게 자신이 속한 조직의 전체적인 업무현황 파악이 용이하며, 조직의 목표 및 방향이 일관성 있게 유지되므로 사상의 통일을 꾀할 수 있으며, 사용자명을 클릭하였을 경우 해당 사용자의 업무보관함(230)에 있는 업무 리스트(Job List)를 열람하여 단위업무별로 상세내역을 파악하기 용이하다.
상기와 같이 구성된 시스템을 이용하여 본 발명의 웹 기반 시스템 환경하에서 전자문서(프로그램이 수록된 컴퓨터로 인식할 수 있는 기록매체)의 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서처리 방법을 적용한 업무/지식포탈형 협업 지원 방법에 대해 설명한다.
도 3a 및 도 3c는 본 발명의 일 실시예에 의한 협업흐름도이다.
이하, 도면의 참조번호의 부여에 있어 도 1 및 도 2에서 부여한 참조번호와 실제적으로 동일한 구성요소에 대해 흐름도에 적용하여 설명을 용이하게 수행하기 위해, 단계화(“S”를 부여)시켜 서로 다른 참조번호를 부여하여 설명하기로 한다. 이는 협업 테이블과 이에 관련된 데이터베이스(DB)에 적용된다.
도 3a 및 도 3c를 참조하면, 사용자는 사용자단말(110)에 설치된 인터넷 웹 브라우저(Internet Web Browser)를 이용하여 통신망(140)을 통해 협업이 서비스되는 도메인 주소를 입력하여 접속을 시도하고, 접속이 이루어지면 사용자 접속을 인증하는 로그인과정을 수행한다(S301). 즉, 사용자는 사전에 협업서버(120)에 등록한 자신의 사용자식별번호인 아이디(ID) 및 패스워드(PASSWORD)를 입력하여 사용자 인증을 요청한다. 사용자단말(110)로부터 사용자 인증 요청을 받은 협업서버(120)는 입력받은 사용자식별번호화 시스템 내 사용자식별번호 관리 DB에 등록되어 있는 사용자식별번호를 비교하여 일치하게 되면 로그인을 성공 처리하여 인증요청을 자동 승인하고 협업서버(120) 사용을 허가한다(S302).
사용자단말(100)은 접속과 동시에 최종 로그아웃(Logout) 이전에 저장된 본인 소유의 협업 테이블(S318)을 호출하여 서비스를 시작하게 되며, 이때부터 시스템에 접속해 있는 모든 사용자와 함께 협업 테이블(S318)을 공유하게 된다(S303).
이후, 사용자 자신의 협업 테이블(S318)에서 업무를 진행하기 위한 준비과정으로써, e-mail DB(S319-2) 및 메시지 DB(S319-3)를 열람하여 수신된 e-mail 및 메시지를 확인하고, 결재문서 DB(S319-4)를 열람하여 본인에게 접수된 결재문서를 검토 및 결재 처리하며, 업무(Job) DB(S319-1)를 열람하여 기 등록된 업무(Job) 중에서 일정, 내용 등의 변동사항 및 진행현황에 대한 내역을 갱신하는 등의 업무진행을 위한 준비를 한다(S304). 이 때, 업무(Job)을 갱신하는 것은 업무준비단계에서 수행할 수도 있고, 본격적인 업무수행단계에서 이루어질 수 있다.
이와 같이 업무준비가 완료되면, 사용자는 사용자단말(110)을 이용하여 본인이 해야 할 일에 대해서 업무보고(Work Report, 250)를 참조하여 업무계획을 등록한다(S305). 또한, 이렇게 업무계획을 등록한 후 본격적인 업무를 수행함에 있어서 본인의 업무 리스트(Job List)에서 프로젝트(Project) 또는 태스크(Task)로 구분되는 업무(Job) 문서를 실행하여(S306) 임의의 작업을 처리하고 그 처리결과를 해당 프로젝트(Project) 및 태스크(Task)에 요약하여 기록한 후 업무(Job) 문서를 저장하면, 그 처리결과의 요약내용이 자동으로 업무보고(S319-5)의 업무진행 현황 및 실적 필드에 순차적으로 실시간 기록되어 업무결산을 수행하게 되고(S317??S318??S319-5), 그 기록된 내용은 그 프로젝트(Project) 및 태스크(Task)와 링크되어 업무(Job) DB(S319-1)에 기록/저장되므로, 만약 타인이 본인의 협업 테이블을 검색하여 업무보고(Work Report, S319-5)를 열람하던 도중에 해당 링크(Link)를 클릭하게 되면, 링크에 연결된 업무(Job)로 직접 연결되어 해당 업무(Job) 문서가 열려 상세한 업무내역을 참조하거나 그 문서에서 공동작업을 진행하는 참여형 협업 테이블 모듈(190)을 실행할 수 있다. 아울러, 상기의 협업 테이블 상에서 발생하는 모든 이벤트는 사용자별로 자신의 협업 테이블(S318)을 통해 각각 연동된 해당 DB(S319)에 저장/공유되므로 언제든지, 누구든지 협업 테이블을 통해서 참조가 가능하다.
이와 같이, 업무수행에 따른 연계작업이 연속적으로 이루어질 수 있으며, 등록된 업무계획에 의거한 업무 과정에 대해 구체적으로 설명한다.
즉, 사용자는 자신의 업무 리스트(Job List)중에서 현재 처리하고자 하는 프로젝트(Project) 또는 태스크(Task)를 선택하여 해당 업무(Job)을 오픈(Open)함으로써 그 업무수행을 시작하게 된다(S306). 해당 업무(Job ; 단위업무)를 수행함에 있어서 본인 혼자 단독으로 처리할 사항인지 타인과 협업으로 처리해야 할 사항인지 판단하여(S307) 사용자별 단독으로 처리할 사항이면 단독으로 처리하고(S308-1), 타인과 함께 협업으로 처리해야 할 사항이면(S308-2) 협업 대상자들을 본인의 협업 테이블(150)의 현재 오픈한 업무(Job)로 초대함으로써(S309) 초대형 협업 테이블 모듈(180)을 실행하거나(S311), 상기에서와 마찬가지로 타인의 협업 테이블을 검색하여(S320) 열람하는 과정에서 협업하고자 하는 타 사용자 소유의 업무(Job)를 선택하여(S321) 직접 참여하는 참여형 협업 테이블 모듈(190)을 실행한다(S325).
이 때, 상기 협업모듈을 실행하는 과정에서 현재 오픈(Open)한 업무(Job)에 대한 접근권한을 설정(S310)할 수 있다. 즉, 접근권한 설정을 하지 않으면 자동으로 공개용 업무(Job)로 설정되며(도 2, 230-1), 협업서버(120)에 등록된 사용자 모두에게 공유되어 초대, 참여가 가능하고, 접근권한을 설정하여 해당 문서에 접근할 수 있는 사용자를 지정한 경우는 비공개 업무(Job)로 설정되어(도 2, 230-2) 허가된 사용자만이 그 업무(Job)에 액세스(Access)할 수 있다. 이러한 접근권한의 설정은 해당 업무(Job)의 소유권자가 문서를 오픈(Open)하고 있는 동안 언제든지 설정 가능하며, 업무(Job)의 소유권자가 소속한 조직의 상위직급자들은 디폴트(Default)로 접근이 허용되는 것이 바람직하며, 필요에 따라 상위직급자라 할지라도 접근권한 설정을 통해 비공개로 할 수도 있다. 이러한 공개/비공개 업무의 규칙(Rule)은 조직 및 사용자별 업무(Job)의 직무분류에 따라 조직의 방침, 단위업무의 처리절차에 입각하여 업무흐름(Work-Flow, S328) 등에서 사전에 설정하는 것이 바람직하다.
한편, 참여형 협업 테이블 모듈(190)을 실행할 경우에는 단계 S321 이후에, 현재 선택한 업무의 협업 접근권한 설정이 공개용인가를 판별하여(S322) 공개용일 경우에 협업대상 업무에 참여하게 된다(S323). 그리고, 이어서 협업대상 업무의 소유권자가 현재 접속중인지를 판별하여 접속중일 경우에는 단계 S325로 진행하며, 현재 접속중이지 않을 경우에는 비접속 협업대상자의 업무 문서에 코멘트(Comment) 기록 또는 e-mail 및 메시지를 발송한다(S324).
상기한 바와 같이 접근권한이 허용된 사용자들은 언제든지 협업 테이블의 업무(Job)에 초대 또는 참여할 수 있으며, 이러한 초대형 협업 테이블 모듈(180) 및 참여형 협업 테이블 모듈(190)을 통해 특정 단위업무에 대해서 공동작업을 통해 협업을 수행(S311, S325)하게 된다. 여기서 공동작업을 진행하는 업무(Job) 문서는 본 발명이 제시하는 협업형 전자문서 처리방법을 통해 이루어지며 이에 대한 자세한 설명은 도 4에서 명시하고자 한다.
한편, 협업이 완료되면(S312, S326) 공동으로 작업한 업무(Job) 문서 안에서 참여자별로 작업내용을 검토/확인하여 현재 협업중인 문서에 직접 전자서명을 함으로써 최종 승인 또는 결재(Confirm)를 수행하는 협업 리포팅(Reporting) 과정을 수행한다(S313). 이 과정을 수행함으로써 별도의 전자결재를 수행하는 과정이 불필요하게 되는 것이다.
이렇게 최종 승인 또는 결재(Confirm)된 문서는 본래 이 문서의 소유권을 가 지고 있는 사용자의 협업 테이블(S318)의 업무(Job)에 저장되며(S318-1), 업무(Job)의 작업영역에서 작성된 문서는, 상기한 도 1에서도 설명한 바와 같이, 해당문서가 가지고 있는 고유한 문서형식의 파일형태로 저장할 수 있고, 또한 웹 환경에서 범용적으로 쓰이는 XML(Extensible Markup Language), HTML(Hypertext Markup Language), WML(Wireless Markup Language), XHTML(Extensible Hypertext Markup Language) 등의 SGML(Standard Generalized Markup Language) 하위 집합 언어를 사용하여 작업영역의 내용을 포함한 협업 테이블의 업무(Job) 자체의 문서형식으로도 저장할 수 있다. 이 때 업무(Job) 문서 및 업무(Job) 문서가 포함하고 있는 작업영역의 내용을 저장한 파일은 EDMS(문서관리시스템, S331) 또는 KMS(지식관리시스템, S330)라 통칭하는 기타 시스템 등과 연동하여 정해진 규칙(Rule)에 따라 자동 분류되어 협업서버(120)의 공동저장소(공동정보보관함(240))에 저장하여 공유 및 활용되는 것이 바람직하다(S314).
협업에 초대되어 있으나 참여하지 않은 사용자(협업서버(120)에 로그인(Login) 상태이나 참여하지 않은 사용자 및 협업서버(120) 자체에 접속하지 않아 로그아웃(Logout) 상태인 사용자)에게는 협업 리포팅(Reporting) 단계에서 참여자들의 고유한 전자서명을 통해 최종 승인 또는 결재(Confirm)된 업무(Job) 문서가 자동으로 e-mail 및 메시지로 전달되며(S319-2), 만약 이 사용자들 중 반드시 전자서명이 필요한 사용자에게는 업무(Job)의 소유권을 가진 사용자가 최종적으로 협업을 종료하여 업무(Job)를 저장할 때 전자결재를 지정하면(S313) 상기 e-mail 및 메시지를 통해 업무(Job) 문서가 전달될 때에 불참자의 결재문서 DB(S319-4)에도 자 동으로 전달되어 결재대기문서로 보관되고, 소유권자의 업무 DB(Job List, S319-1)에는 결재진행중인 문서로 보관된다. 이 불참자가 상기한 업무준비단계에서 자신에게 접수된 문서를 결재처리하면 처리완료된 업무(Job) 문서가 협업에 초대된 모든 사용자에게 자동으로 e-mail을 통해 배포되고, 비로소 그 업무(Job) 문서가 최종 승인상태가 되어 효력을 갖게 되며, 이 업무(Job) 문서의 소유권을 가지고 있는 사용자의 협업 테이블에서의 업무(Job) 또한 승인상태로 갱신된다.
위와 같은 절차로 사용자는 협업서버(120)에 접속하여 협업 테이블 상에서 모든 업무(Job)를 수행하게 되고, 업무(Job) 수행이 완료되면 로그아웃하거나 협업 테이블 브라우저를 종료함으로써(S316) 협업서버(120)로부터 접속을 종료하게 된다.
본 발명을 통하여 이러한 원격지에서도 업무를 수행할 수 있는 IT서비스가 제공된다면 사무실이라는 물리적인 공간으로 출근하는 것이 아니라 자신의 개인 PC를 통해 가상의 공간에 비치된 자신의 협업 테이블에서 얼마든지 단독 또는 협업으로 업무를 수행할 수 있다.
도 4는 본 발명의 일 실시예에 의한 협업형 전자문서 처리 흐름도이다.
사용자는 사용자단말(110)을 이용하여 상기한 도 3의 협업절차를 수행하는 과정에서 협업 대상자들을 자신의 협업 테이블(150)의 업무(Job) 문서로 초대하여 초대형 협업 테이블 모듈(180)을 실행하거나(도 3, S311), 타 사용자의 협업 테이블을 검색하여 타 사용자 소유의 업무(Job) 문서를 선택하여 직접 참여하는 참여형 협업 테이블 모듈(190)을 실행(도 3, S325)하는 단계에서 업무(Job) 문서를 액세스(Access)함과 동시에 본 발명이 제시하는 협업형 전자문서처리 모듈의 구동이 시작된다.
도 4를 참조하면, 상기한 바와 같이 협업형 전자문서처리 모듈이 구동되면(S401), 사용자별 협업 테이블(150)의 업무보관함(230)에 이미 등록되어 있는 업무(Job) 문서를 로딩(Loading)하여 실행할 수도 있고, 협업 테이블(150)에서 신규로 업무(Job)를 등록하기 위해 신규 업무(Job) 문서를 작성할 수도 있다(S402). 기존 문서건 또는 신규문서건에 상관없이 해당 업무(Job) 문서가 실행되는 동안 그 업무(Job) 문서에 초대가 되었거나, 직접 참여하여 그 문서를 액세스(Access)하는 모든 사용자에게 공동으로 읽기, 편집 및 쓰기 권한을 부여하게 된다(S403). 따라서, 협업 참여자중 어느 한 특정 사용자가 문서에 대한 편집 또는 신규작성을 수행하는 동안에 참여자들은 누구든지 그 문서에 대해서 공동으로 읽기, 편집 및 쓰기가 가능하다. 즉, 다중 사용자간 n : n으로 동시에 문서자체에 데이터를 직접 기록할 수 있고, 기록된 결과는 협업서버(120)와 사용자단말(110)간에 실시간으로 즉시 데이터를 주고받아 사용자단말(110)에 디스플레이시킨다.
예를 들어, 사용자1(User-1)은 현재 실행중인 업무(Job) 문서의 작업영역에서 어떤 내용을 작성하는 중일 경우에(S404), 사용자2(User-2)는 사용자1(User-1)이 작성하는 내용을 자신의 사용자단말(110)을 통해 모니터링하게 된다(S407). 이 때 사용자1(User-1)이 작성하는 내용이 틀렸거나 정정이 필요한 경우, 즉, 동시작업이 필요한 경우에 사용자2(User-2)는 작업영역에다가 그만 작성하고 멈출 것을 글로 쓰거나 또는 오디오/비디오 컨퍼런스 도구가 지원될 경우는 음성을 통해서 작업중단을 요청하게 된다(S405). 물론, 판서기능을 지원하는 도구가 필요 없이 문서 자체에 쓰거나 그리는 작업을 통해서 그 기능을 대신하게 된다. 그리고 자신이 그 작업영역에서 사용자1(User-1)이 작성한 내용을 수정하거나 추가로 기록할 수 있으며, 텍스트 뿐만 아니라 작업영역에서 현재 실행되는 문서형식이 지원하는 모든 기능을 사용하여 표현할 수 있다(S406). 이와 같이 다수의 참여자가 하나의 업무(Job) 문서의 작업영역에서 실시간으로 동시에 공동으로 읽기, 편집 및 쓰기를 하면서 실제적으로 공동작업을 수행하는 것이다.
사용자1(User-1)이 문서에 작성하거나 수정하게 되면, 그 정보는 바로 협업 테이블 관리부(160), 협업 서버(120) 및 통신망(140)을 통해 바로 사용자2(User-2)의 단말기로 전달되게 된다. 이렇게 사용자들이 같은 문서에 같은 시간에 동시에 작성하는 부분은 사용자별 Time Stamp를 작성하여 동기화를 시켜준다. Time Stamp 관리는 협업 서버(120), 협업 테이블 관리부(160), 협업 테이블(150) 및 사용자 단말기(110)를 이용하여 관리된다.
공동작업이 완료되어 현재 실행중인 업무(Job) 문서를 저장해야 할 경우는(S408) 현재 그 문서를 액세스(Access)하고 있는 모든 참여자들이 현재 실행중인 문서자체에 자신만의 고유한 전자서명을 수행해서 공동으로 작업한 내역에 이의가 없음을 승인 또는 결재(Confirm)해야만 저장이 가능하다(S409∼S410). 이렇게 함으로써 공동작업한 문서를 그룹웨어(Groupware, 329) 등이 지원하는 전자결재 과정을 통해서 다시 한 번 검토/합의/승인하는 시간과 노력의 낭비를 없애 업무처리시간을 단축하고 효율을 높일 수 있다. 위와 같이 공동작업하는 과정에서 이미 검토/합의/승인과 같은 의사결정이 완료된 것을 기존 참여자들에게 굳이 다시금 전자결재를 통해서 중복하여 처리할 필요는 없다. 여기서, 상기 그룹웨어(Groupware)는 협업이 가능하도록 처리하는 프로그램을 의미한다.
또한, 최종 승인 또는 결재(Confirm)된 업무(Job) 문서는 본래 이 업무(Job) 문서의 소유권을 가지고 있는 사용자의 협업 테이블(150)의 업무(Job)에 저장되며, 업무(Job)의 작업영역에서 작성된 문서는 해당문서가 가지고 있는 고유한 문서형식의 파일형태로 저장할 수 있고, 또한 웹 환경에서 범용적으로 쓰이는 XML(Extensible Markup Language), HTML(Hypertext Markup Language), WML(Wireless Markup Language), XHTML(Extensible Hypertext Markup Language) 등의 SGML(Standard Generalized Markup Language) 하위 집합 언어를 사용하여 작업영역의 내용을 포함한 협업 테이블의 업무(Job) 자체를 문서형식으로도 저장할 수 있다.
본 발명은 상술한 실시예에 한정되지 않으며, 본 발명의 기술적 사상 내에서 당 분야의 통상의 지식을 가진 자에 의하여 많은 변형이 가능함은 명백할 것이다.
상술한 바와 같이, 본 발명에 따른 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법은 다음과 같은 효과가 있다.
첫째, 종래의 판서기능과 같이 웹 페이지 또는 특정 응용 소프트웨어에서 작성된 파일형식의 문서에서 작업한 데이터를 통신 프로토콜을 사용하여 네트워크를 통해 1 : 1 또는 1 : n의 구조로 제한적인 양방향으로 전송/수신하여(어느 한쪽으로부터 전송된 데이터를 수신하여 갱신해야만 전송측과 동일한 내용을 볼 수 있으므로 실시간의 양방향 통신에는 제한이 있음) 동일한 처리내역을 공유하는 개념이 아닌, 다중 사용자간 n : n으로 동시에 문서자체에 데이터를 직접 기록하고 기록된 결과는 협업서버에서 사용자측으로 실시간으로 즉시 응답을 주고받으며 저장시에는 참여자들의 승인 또는 결재(Confirm) 과정을 통해 저장하여 데이터의 무결성을 유지하는 방식을 제공함으로써, 네트워크의 부하 및 저장공간을 줄이고, 모든 자료는 데이터베이스화하여 관리하므로 동일한 내용의 자료가 여기저기 분산 저장되는 것을 방지하여 문서 및 자료관리 효율이 높아지며, 현실과 동일한 효과의 진정한 의미의 공동작업을 통한 협업실현이 가능하다.
둘째, 온라인 회의실에서 컨퍼런스 형태로 진행하는 개념을 한 단계 뛰어 넘어 회의실이라는 현실이든 또는 가상이든 어떠한 둘러싸인 장소에 국한되는 듯한 3차원적인 벽의 공간적 개념을 없애버리고, 오로지 작업을 함께 할 수 있는 2차원의 평면적 장소의 개념만을 적용함으로써 조직에서의 업무에 관련하여 개방된 사고(Open Mind)를 기반으로 상시 공유되어 있는, 누구든지 조직전체의 업무를 열람할 수 있고, 또한 참여할 수 있는 열려 있는 가상의 공동작업 공간에서의 협업 실현이 가능하므로 특정 개인 또는 조직전체의 업무효율이 높아지고, 관리자 및 사용자 입장에서의 업무관리가 편리하며, 조직의 장과 구성원 사이 및 조직과 조직간에서의 통일된 사상으로 전체적인 조직융화가 용이하다.
셋째, 협업형 문서처리기법을 통해 문서를 작성하는 과정에서 모든 의사결정이 이루어지므로 문서에 대한 정식적인 효력을 발휘하기 위해 별도의 전자결재와 같은 인증단계가 불필요하여 업무처리 시간이 단축된다.
넷째, 본 발명이 제시하는 협업 테이블에서 제시하는 협업방법은 모든 작업의 첫 시작단계인 계획수립 단계부터 모든 조직내, 조직간 또는 기업간에 공유 및 의사결정과정을 거치면서 협업하므로 개인이 혼자서 단독으로 진행하면서 범할 수 있는 사용자의 오류를 최대한 줄일 수 있으며, 이에 따라 오류를 수정하여 재작업하는 시간 및 비용을 줄일 수 있다. 또한 각자의 경력 및 실력이 서로 다른 사용자들이 공동작업을 통해 협업으로 일을 처리하므로 짧은 시간 내에 효과적으로 개인의 능숙도(Skill)를 향상시켜 자신의 능력으로 축적할 수 있다.
다섯째, 인터넷으로 연결된 네트워크 상에서 이루어지는 모든 영역에 있어서 웹 브라우저만으로 처리가 가능하므로 원격서비스와 관련된 다양하고 많은 분야에서 응용 및 활용이 가능하다.

Claims (13)

  1. (a) 사용자단말에 설치된 웹 브라우저를 이용하여 미리 등록한 사용자식별번호인 아이디(ID) 및 패스워드(PASSWORD)를 협업서버에 전달하여 사용자 인증을 요청하고, 협업 서버에서 인증 승인을 처리하는 단계;
    (b) 상기 인증 승인이 이루어질 경우에 협업서버에서 사용자단말로 최종 로그아웃시 저장한 본인 소유의 업무보관함을 포함하는 협업 테이블을 호출하고 협업서버에 접속된 모든 사용자단말과의 공유가 이루어지는 단계;
    (c) 사용자단말에 협업형 전자문서처리 모듈이 구동되면 이미 등록되어 처리중인 업무 문서를 로딩하거나, 해야 할 일에 대해서 업무보고(Work Report)를 참조하여 업무계획을 등록하는 단계;
    (d) 업무 리스트에서 프로젝트(Project) 또는 태스크(Task)로 구분되는 업무 문서를 실행하여 협업하고, 협업결과를 해당 프로젝트(Project) 및 태스크(Task)에 요약하여 기록한 후 업무 문서를 저장하는 단계; 및
    (e) 상기 협업결과의 요약내용이 업무보고의 업무진행 현황 및 실적 필드에 순차적으로 실시간 기록되어 업무결산을 수행하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  2. 제 1 항에 있어서,
    상기 (e) 단계 이후에, 상기 협업결과는 프로젝트 및 태스크와 링크되어 업무 DB에 기록/저장되는 단계를 더 진행하는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  3. 제 2 항에 있어서,
    상기 업무 DB는 상기 업무보고와 링크되어 해당 업무의 검색이 협업 테이블을 통해 이루어지는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  4. 제 1 항에 있어서,
    상기 (d) 단계는,
    사용자단말로부터 협업 요청이 있는가를 협업서버에서 판단하는 단계;
    상기 협업 요청에 대응하여 초대형 협업 테이블 모듈 또는 참여형 협업 테이블 모듈을 실행하는 단계;
    상기 초대형 협업 테이블 모듈 또는 참여형 협업 테이블 모듈 실행시 해당 업무의 접근 권한을 설정하는 단계;
    상기 협업 테이블에서 해당 업무의 협업이 이루어지는 단계;
    상기 협업 완료시 해당 업무 문서에 전자서명을 통해 최종 승인 또는 결재(Confirm)를 수행하는 협업 리포팅(Reporting) 과정을 수행하는 단계; 및
    상기 최종 승인 또는 결재된 문서를 해당 업무 문서의 소유권을 갖는 협업 테이블의 업무에 저장시키는 단계로 이루어진 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  5. 제 4 항에 있어서,
    상기 접근 권한 설정은 조직 및 사용자별 업무의 직무분류에 따라 조직의 방침, 단위업무의 처리절차를 고려하여 업무흐름(Work-Flow)에서 미리 설정하는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  6. 제 4 항에 있어서,
    상기 참여형 협업 테이블 모듈을 실행할 경우에 협업대상 업무의 소유권자가 현재 접속중인지를 판별하여 접속중이지 않을 경우에 상기 소유권자에게 코멘트(Comment) 기록 또는 e-mail 및 메시지를 발송하는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  7. 제 4 항에 있어서,
    상기 협업 리포팅 단계에서 협업 결과의 상부 승인 및 결재를 수행하는 해당 사용자단말이 접속되어 있지 않을 경우에 상기 해당 사용자단말로 e-mail 또는 메시지를 전달하는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  8. 제 4 항에 있어서,
    상기 협업이 이루어지는 과정은,
    제1 사용자단말로부터 해당 업무에 읽기, 쓰기, 삭제를 포함한 제1 편집작업이 이루어지는 단계;
    상기 제1 사용자단말을 포함하여 공유된 모든 사용자단말로 작업과정을 디스플레이시키는 단계; 및
    상기 작업과정을 디스플레이시키면서 다른 사용자단말로부터 제2 편집작업이 이루어지고 있는가를 판별하여 제2 편집작업이 이루어질 경우에 상기 제1 편집작업에 수정 및 기록하여 해당 업무를 갱신시키는 단계
    로 이루어진 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  9. 제 1 항에 있어서,
    상기 (b) 단계 이후에, e-mail DB 및 메시지 DB를 열람하여 수신된 e-mail 및 메시지를 확인하고, 결재문서 DB를 열람하여 본인에게 접수된 결재문서를 검토 및 결재 처리하며, 업무 DB를 열람하여 기 등록된 업무 중에서 일정, 내용을 포함한 변동사항 및 진행현황에 대한 내역을 갱신하는 과정을 선택적으로 진행하는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  10. 제 1 항에 있어서,
    상기 협업 테이블에는 e-mail 및 메시지보관함, 결재문서함 및 공동정보보관함을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  11. 제 1 항에 있어서,
    상기 업무 저장시 업무보관함에 저장되며, 작성할 때 지정한 접근권한 설정에 따라 공개/비공개로 분류되어 사용자식별번호(ID, Password)와 함께 연동하여 저장되는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동 시 협업형 문서 처리 방법.
  12. 제 1 항에 있어서,
    사용자별 업무보관함에는 해당 사용자가 소유하고 있는 업무 리스트만 보여주는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
  13. 제 12 항에 있어서,
    상기 업무의 모니터링은 협업 관리부를 통해 타인의 협업 테이블을 검색하는 것을 특징으로 하는 웹 기반 시스템 환경하에서 다중 사용자간 실시간 동시 협업형 문서 처리 방법.
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