CN112766928A - 合同管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明涉及文件管理系统技术领域，为了解决现有技术中，在合同到期后直接进行删除导致需要续签的到期合同需要重新制作的问题，提供了一种合同管理系统，包括采集模块，用于采集合同信息；运算模块，用于计算合同的到期日；存储模块，设置有存储区，用于存储合同信息；筛选模块，用于筛选出到期合同；存储模块还设置有保存区，用于统一保存到期合同；存储区还设有保存期限表，运算模块计算得出合同的保存到期日；删除模块，用于在当前日期为保存到期日时，将对应的合同删除；其中，采集模块还用于获取合同的续签标记；在筛选模块筛选出到期合同时，还筛选出带有续签标记的待续签到期合同，存储模块将未带有续签标记的到期合同移动至保存区存储。

Description

合同管理系统

技术领域

本发明涉及文件管理系统技术领域，具体为一种合同管理系统。

背景技术

合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。合同作为一种非常常见的一种书面协议以及约定的一种法律方式，具有一定的法律效益及保障。在签约双方完成合同的签订后，由签订双方各自的合同管理人员集中对合同进行管理以确保合同完成、完整和有效利用。合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止的一个过程，不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。

在合同管理中，合同的保存分为永久保存和定期保存两种情况。对于定期保存的合同来说，当合同履行完毕或合同的权利义务终止后，即合同期满时，还需要将合同保存一定期限，在合同的保存期间期满时，为了避免过期合同对存储空间的浪费，管理人员才能够对过期合同进行销毁。目前，在对期满合同进行管理时，通常还是由管理人员定期对所有的合同进行整理，利用管理系统将期满的合同筛查出来后，统一放入专门保管合同的地方进行保存，一方面，方便对到期合同统一进行存放或保存，另一方面，将到期合同整理出来后，当需要从有效合同中查找某一合同时，需要浏览的合同数得以减少，也提高了查找效率。目前管理人员在筛选过期合同时，通常是根据合同的签订日期和合同的有限期来计算的，采用这种方式，能够将所有过期合同筛查出来。但是，对于一些具有特殊情况的合同来说，如需要续签的合同，为了方便后续合同的续签，在完成续签之前，尽管该合同期满，也仍需要继续进行正常保管，若直接将其筛查出来进行保存和销毁，则在需要续签时，需要重新制作合同，增加了合同制作成本，甚至还可能会出现忘记续签而导致双方合作终止的情况。

发明内容

本发明意在提供一种合同管理系统，以解决现有技术中，在合同到期后直接进行删除导致需要续签的到期合同需要重新制作的问题。

本发明提供基础方案是：合同管理系统，包括采集模块，用于采集合同信息，合同信息包括签订日期、有效期限和合同类型；

运算模块，用于根据合同的签订日期和有效期限计算得到合同的到期日；

存储模块，设置有存储区，用于存储采集到的合同信息，并将运算得到的到期日与对应的合同信息进行关联存储；

筛选模块，用于根据当前日期和到期日从存储的合同信息中筛选出到期合同；

存储模块还设置有保存区，用于将筛选出来的到期合同进行统一保存；

存储区还预设有保存期限表，保存期限表包括合同类型和对应的保存期限，运算模块还用于根据合同的到期日和保存期限表计算得出合同的保存到期日；

删除模块，用于在当前日期为保存到期日时，将对应的合同删除；

其中，采集模块还用于获取合同的续签标记，存储模块将续签标记与合同信息关联存储；

在筛选模块筛选出到期合同时，筛选模块还从筛选出的到期合同内筛选出带有续签标记的待续签到期合同，存储模块将筛选出来的到期合同中未带有续签标记的到期合同移动至保存区存储。

基础方案的原理及有益效果是：本方案中，利用采集模块获取合同信息后，由运算模块根据合同的签订日期和有效期限则能够运算得出合同的到期日，在得出合同的到期日后，存储模块将到期日与合同信息一同进行存储后，通过存储的到期日则能够直接查看到合同是否到期；筛选模块的设置，根据当前日期和到期日则能够筛选出在当前日到期的到期合同，通常来说，筛选出来的到期合同需要单独存放在专门设置的保存区内，以对到期合同进行统一管理，如删除、销毁等操作，然而考虑到对于一些有特殊情况的合同，为了方便操作，即使到期后也应该继续进行保管，因此本方案中，还利用采集模块获取合同的续签标记，在筛选模块筛选出过期合同后，还根据合同是否带有续签标记筛选出过期合同中的待续签到期合同，并只将未带有续签标记的到期合同存储到专门设置的保存区内，带有续签标记的到期合同仍旧在存储区内保存，删除模块在进行删除时，也就只会删除保存区内存储的不续签的到期合同，从而也就避免了因为需要续签的到期合同在到期后被直接删除销毁而导致在续签时需要重新制作从而增加了合同制作成本的问题。

优选方案一：作为基础方案的优选，还包括提醒模块，用于在筛选出待续签到期合同后发送待续签合同的续签提醒信息。有益效果：考虑到合同续签的准备工作也需要一定时间，因此，本方案中，还设置有提醒模块根据待续签的到期合同发送提醒信息，以提醒相关管理人员及时准备续签工作，保证合同的顺利续签。

优选方案二：作为优选方案一的优选，还包括有确认模块，用于在提醒模块发送续签信息后接收续签完成信息，在确认模块接收到续签完成信息后，存储模块将对应的到期合同移动至保存区进行存储。有益效果：考虑到待续签的到期合同在完成续签后，之前的到期合同也就可以正常进行删除等后续操作，因此本方案中，还设置确认模块，利用确认模块对续签完成信息进行接收，在接收到续签完成信息后，则表示对应的到期合同已经完成续签，此时存储模块将对应的到期合同移动至保存区进行存储，以保证对合同的正常管理。

优选方案三：作为优选方案二的优选，存储模块还设置有续签期限；在提醒模块发送续签提醒信息后，运算模块根据续签期限和续签提醒信息的发送日计算得到提醒到期日，在当前日期为提醒到期日时，当确认模块未接收到续签完成信息时，提醒模块还发送续签警告信息。有益效果：本方案中，利用设置的续签期限和运算模块的配合，在提醒模块发送续签提醒信息后，并在提醒到期日时，若确认模块仍旧未接收到续签完成信息时，则表示相应合同的续签工作已近延迟并仍未完成，为了保证合同续签的顺利完成，还设置提醒模块发送续签警告信息，以对相应的管理人员进行再次提醒，从而保证合同的顺利续签。

优选方案四：作为优选方案三的优选，合同信息还包括重要等级，运算模块计算重要等级为重要的相应合同的提醒到期日。有益效果：本方案中，通过设置合同的重要等级实现对重要的合同的续签进行多级提醒，从而保证了重要合同的续签能够及时完成续签操作。

优选方案五：作为基础方案的优选，存储模块还预设有到期提醒阈值，运算模块根据到期提醒阈值和到期日计算得到到期提醒日，提醒模块还在到期提醒日发送到期提醒信息。有益效果：本方案中，通过设置的到期提醒阈值计算得到到期提醒日后，提醒模块则根据计算出的到期提醒日进行到期提醒信息，以提醒相应管理人员对应的合同即将到期，关于合同的约定事项是够完成则需要管理人员及时跟进，以保证合同约定事项能够如期完成。

附图说明

图1为本发明合同管理系统实施例的示意图。

具体实施方式

下面通过具体实施方式进一步详细说明：

实施例基本如附图1所示：合同管理系统，包括采集模块，用于采集合同信息，合同信息包括合同编号、合同内容、签订日期、有效期限、合同类型和重要等级；采集模块可以为扫描仪，利用扫描仪对纸质合同扫描后得到合同图像，然后利用文本识别技术对合同图像进行识别得到对应的电子合同，得到的电子合同则包括了合同信息，采集模块还可以为照相机，利用照相机对纸质合同拍照得到合同图像，本实施例中，采集模块采用扫描仪，采用的文本识别技术采用OCR文字识别技术。合同信息中，包括签订日期、有效期限和合同类型，其中，签订日期指的是约定双方签订合同的日期，如合同A约定双方完成签订的日期为2007年12月1日，则合同A的签订日期即为2007年12月1日；有效期限则为合同中约定的期限，以劳动合同为例，则有效期限为规定的劳动期限，如一年、三年或五年，合同类型则根据合同约定的事项进行分类，如劳动合同、销售合同、保密合同等，本实施例中以劳动合同为例；合同中的重要等级可以从合同文本中进行识别，若合同文本中并未规定有合同的重要等级，则还可以由管理人员根据具体合同内容进行设置，具体为管理人员根据合同的重要等级在纸质合同扉页上的空白处标注“重要”字样，则经过扫描识别后的合同信息中将会包含重要等级。

运算模块，用于根据合同的签订日期和有效期限计算得到合同的到期日；以有效期限为三年，合同A的签订日期为2007年12月1日为例，则合同A的到期日为2010年12月1日。

存储模块，设置有存储区和保存区，其中存储区用于存储采集到的合同信息，并将运算得到的到期日与对应的合同信息进行关联存储；存储模块的存储区还预设有续签期限和到期提醒阈值；

筛选模块，用于根据当前日期和到期日从存储的合同信息中筛选出到期合同，存储模块的保存区则用于将筛选出来的到期合同进行统一保存；如合同A的到期日为2010年12月1日，则在2010年12月1日当天，筛选模块从存储模块内存储区保存的合同中筛选出来的到期合同内则包括合同A，并将合同A从存储区移动至保存区内进行保存。

存储区还预设有保存期限表，保存期限表包括合同类型和对应的保存期限，运算模块还用于根据合同的到期日和保存期限表计算得出合同的保存到期日；如劳动合同规定在到期后还需要保存一年的时间，则劳动合同对应的保存期限则为一年，如合同A的到期日为2010年12月1日，保存期限为一年，则合同A在存储模块的保存区内的保存到期日为2011年12月1日。

删除模块，用于在当前日期为保存到期日时，将对应的合同删除；如合同A的到期保存日为2011年12月1日，则在2011年12月1日当天，删除模块会将保存模块中保存区内保存的合同A删除。

采集模块还用于获取合同的续签标记，存储模块将续签标记与合同信息关联存储；本实施例中，由管理人员根据合同的具体内容在合同上标注续签标记，本实施例中，续签标记为标注在合同上的“需续签”字样。

在筛选模块筛选出到期合同时，筛选模块还从筛选出的到期合同内筛选出带有续签标记的待续签到期合同，存储模块将筛选出来的到期合同中未带有续签标记的到期合同移动至保存区存储；如当前日期为2010年12月1日，筛选出来的到期合同包括合同A、合同B和合同C，其中合同A和合同B带有续签标记，则合同A和合同B即为待续签到期合同，则在筛选完成筛选后，合同C将从存储模块的存储区移动至保存区进行保存，而合同A和合同B依旧在存储区内存储。

提醒模块，用于在筛选出待续签到期合同后发送待续签合同的续签提醒信息，本实施例中，采用向管理人员终端发送文本信息的方式发送待续签合同的续签提醒信息；

运算模块根据到期提醒阈值和到期日计算得到到期提醒日，提醒模块还在到期提醒日发送到期提醒信息；

确认模块，用于在提醒模块发送续签信息后接收续签完成信息，在确认模块接收到续签完成信息后，存储模块将对应的到期合同移动至保存区进行存储；运算模块根据续签期限和续签提醒信息的发送日计算重要等级为重要的相应合同的提醒到期日，在当前日期为提醒到期日时且确认模块未接收到续签完成信息时，提醒模块还发送续签警告信息。

以上所述的仅是本发明的实施例，方案中公知的具体结构及特性等常识在此未作过多描述，所属领域普通技术人员知晓申请日或者优先权日之前发明所属技术领域所有的普通技术知识，能够获知该领域中所有的现有技术，并且具有应用该日期之前常规实验手段的能力，所属领域普通技术人员可以在本申请给出的启示下，结合自身能力完善并实施本方案，一些典型的公知结构或者公知方法不应当成为所属领域普通技术人员实施本申请的障碍。应当指出，对于本领域的技术人员来说，在不脱离本发明结构的前提下，还可以作出若干变形和改进，这些也应该视为本发明的保护范围，这些都不会影响本发明实施的效果和专利的实用性。本申请要求的保护范围应当以其权利要求的内容为准，说明书中的具体实施方式等记载可以用于解释权利要求的内容。

Claims (6)

1.合同管理系统，包括采集模块，用于采集合同信息，所述合同信息包括签订日期、有效期限和合同类型；

运算模块，用于根据合同的签订日期和有效期限计算得到合同的到期日；

存储模块，设置有存储区，用于存储采集到的合同信息，并将运算得到的到期日与对应的合同信息进行关联存储；

筛选模块，用于根据当前日期和到期日从存储的合同信息中筛选出到期合同；

所述存储模块还设置有保存区，用于将筛选出来的到期合同进行统一保存；

所述存储区还预设有保存期限表，所述保存期限表包括合同类型和对应的保存期限，所述运算模块还用于根据所述合同的到期日和保存期限表计算得出合同的保存到期日；

删除模块，用于在当前日期为保存到期日时，将对应的合同删除；

其特征在于：所述采集模块还用于获取合同的续签标记，所述存储模块将所述续签标记与合同信息关联存储；

在所述筛选模块筛选出到期合同时，所述筛选模块还从筛选出的到期合同内筛选出带有续签标记的待续签到期合同，所述存储模块将筛选出来的到期合同中未带有续签标记的到期合同移动至保存区存储。

2.根据权利要求1所述的合同管理系统，其特征在于：还包括提醒模块，用于在筛选出待续签到期合同后发送续签提醒信息。

3.根据权利要求2所述的合同管理系统，其特征在于：还包括有确认模块，用于在提醒模块发送续签信息后接收续签完成信息，在确认模块接收到续签完成信息后，所述存储模块将对应的到期合同移动至保存区进行存储。

4.根据权利要求3所述的合同管理系统，其特征在于：所述存储模块还设置有续签期限；在所述提醒模块发送续签提醒信息后，所述运算模块根据所述续签期限和续签提醒信息的发送日计算得到提醒到期日，在当前日期为提醒到期日时，当所述确认模块未接收到续签完成信息时，所述提醒模块还发送续签警告信息。

5.根据权利要求4所述的合同管理系统，其特征在于：所述合同信息还包括重要等级，所述运算模块计算重要等级为重要的相应合同的提醒到期日。

6.根据权利要求1所述的合同管理系统，其特征在于：所述存储模块还预设有到期提醒阈值，所述运算模块根据所述到期提醒阈值和所述到期日计算得到到期提醒日，所述提醒模块还在到期提醒日发送到期提醒信息。

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