CN111402024A - 一种财务内控管理系统及其管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种财务内控管理系统及其管理方法，涉及财务内控管理技术领域，所述系统包括：流程设计管理模块，用于在系统中创建流程档案。业务审批管理模块，用于提交业务申请单和原始凭证，驱动审批活动跳转。财务核算管理模块，用于对单据进行确认，生成预制凭证和记账，完成财务费用处理。通过闭环的业务流程设计与算法引擎驱动，清晰的定义各审批环节的状态与审批负责人，实现权责分配，将财务活动中的数据提取、校验、约束、控制和处理逻辑前置，消除财务管理过程中的信息孤岛，为财务业务环节提供一个灵活、安全、高效的内控管理方案，降低财务风险，提升财务系统的管理水平。

Description

一种财务内控管理系统及其管理方法

技术领域

本发明涉及财务内控管理技术领域，特别涉及一种财务内控管理系统及其管理方法。

背景技术

在传统的财务业务管理过程中，由发起人填写纸质业务单据并粘贴原始凭证，由部门负责人进行审批签字，最终递交财务部门进行人工审核处理。当组织架构调整、人员职务变动、审批负责人外出或不确定时，发起人需要花费更多的时间去完成审批过程。财务人员每天都需要对原始单据进行整理分类，编制记账凭证，并签字盖章，人工操作费时费力。当遇到多项目合并处理、费用凭证较多、金额较大、存在预算控制时，财务人员需要花费更多的时间进行核算和确认。纸质单据的传递也存在信息不对称的现象，重复提交、分次处理等问题，影响财务信息的真实性和安全性，不利于财务决策。

随着互联网的兴起与发展，新技术层出不穷，各类管理信息系统正在悄悄的改变人们的工作和生活。目前，市场上有一些较为先进的财务管理系统，实现财务管理的信息化过程，基本满足日常业务应用和管理。然而，很多系统在实际使用过程中存在内控管理不严谨、审批控制不灵活等问题，不能完全适应财务内控管理工作。现有技术中申请公布号为CN110288456A的发明专利公开了财务审批管理系统及方法，包括被管理方终端、财务审批信息模块、财务初审模块、费用往来管理模块、部门领导审批模块、财务终审模块、审批进度查询模块、审批结果查询模块、数据库模块；所述财务审批信息模块包括文案审批单元、下单审批单元、结算审批单元、补发审批单元、消耗虚拟品审批单元、资金划拔审批单元、退款审批单元、返还余额审批单元；该发明还公开与上述资金管理系统对应的财务审批管理方法。但该发明仅仅涉及到的财务审批与结算环节还远远不够，在内控管理过程中，还涉及到项目预算控制、多项目合并处理等问题，根据项目性质，启用预算控制方案对整个过程中的预算费用进行约束控制。对于创建或审批驳回过程中需要新增或停用的项目，需要启用多项目同时进行合并处理，同步进行财务费用的控制与核算过程。另外，在审批过程中，会存在审批负责人不确定的状态，需要灵活分配负责人，实现权责明晰。

因此，提供一种灵活、高效、安全的财务内控管理系统及方法，具有广泛的实用价值。

发明内容

本发明所要解决的技术问题是：提供一种灵活、高效、安全的财务内控管理系统及其管理方法，其通过在PC端进行图形化流程设计，审批节点和活动只需要简单拖拽即可实现绘制与关联绑定，各审批环节的状态和审批负责人可自由配置，动态实现权责分配，降低用户的使用门槛，提高审批流程的灵活性。

为了解决上述技术问题，本发明采用的技术方案为：

一种财务内控管理系统，具体包括，

流程设计管理模块，用于在财务内控管理系统中创建审批流程档案，定义流程的各个审批节点属性、活动跳转规则和用户审批授权规则，并将审批流程档案数据存储在云服务器；

业务审批管理模块，用户发起流程实例时，用于激活流程算法引擎和内控算法引擎，根据设定的项目方案及逻辑规则驱动财务内控校验、控制及审批节点活动跳转；

财务核算管理模块，用于接收审批通过的电子单据进行内控复核确认，生成预制凭证，完成记账和财务费用处理。

作为本发明一种财务内控管理系统的进一步优选方案，所述流程设计管理模块，通过C/S架构部署，用户可在财务内控管理系统中进行流程设计，通过节点和链路拖拽，完成审批节点和目标活动的关联绑定。

作为本发明一种财务内控管理系统的进一步优选方案，所述业务审批管理模块通过流程算法引擎，提供业务规则验证、逻辑处理、财务项目数据提取和职位角色匹配，根据审批活动状态驱动流程跳转，自动生成审批待办任务并推送消息。

作为本发明一种财务内控管理系统的进一步优选方案，所述财务核算管理模块，用于接收已经审批通过的电子单据进行审核校验，生成预制凭证，主办会计复核通过后生成记账凭证，完成财务费用处理过程。

作为本发明一种财务内控管理系统的进一步优选方案，所述节点包括开始节点、结束节点、常规审批节点、财务审批节点、判定节点、多项目节点；所述多项目节点，允许单个流程中嵌套使用一个或多个流程合并审批处理。

作为本发明一种财务内控管理系统的进一步优选方案，所述链路用于定义审批活动跳转，包括审批通过活动、审批驳回活动、条件成立活动、条件不成立活动。

作为本发明一种财务内控管理系统的进一步优选方案，所述流程算法引擎包括进入、离开、撤消、退回状态处理，由状态对象进行统一驱动，自动进行相应的业务逻辑处理，完成财务数据提取和处理。

作为本发明一种财务内控管理系统的进一步优选方案，所述财务审批内控电子单据包括预算单、支出单、收入分配单、发放单和薪资单。

作为本发明一种财务内控管理系统的进一步优选方案，所述业务审批管理模块和财务核算管理模块均还包括内控算法引擎；当用户创建业务审批流程实例后自动激活内控算法引擎，提取与项目相关的各类财务数据进行校验和控制，直至财务完成记账凭证；内控引擎在业务审批任意环节出现校验或控制失败时，自动提示错误并阻止用户提交或审批通过；

所述内控算法引擎，包括项目控制方案和明细项控制方案，项目控制方案和明细项控制方案均涉及费用控制、经济分类控制和组控制；

所述费用控制，按照业务预算申报时的费用项预算金额进行控制；

所述经济分类控制，按照业务申报时的经济分类预算金额进行控制；

所述组控制，通过将费用项进行组合，按照设定的组控制方案的预算金额进行控制。

一种基于财务内控管理系统的管理方法，具体包括如下步骤：

步骤1，管理员在财务内控管理系统中通过图形化界面创建和设计流程，配置项目及明细项控制方案，生成内控流程档案，上传云服务器并发布；

步骤2，用户选择项目流程档案，填写业务申请单，上传原始单据凭证，创建实例对象并启动审批业务；具体如下：

S01、业务申请单根据项目情况可灵活进行多项目增减操作，统一提交后进行合并审批处理；

S02、流程算法引擎自动创建业务预约数，冻结费用金额，动态匹配审批角色并生成审批待办任务清单；

S03、当用户发起撤消操作时，取消预约数并解冻费用金额；

S04、内控算法引擎根据项目属性提取财务费用数据进行校验和控制，若校验失败自动阻止流程发起；

步骤3，流程经由各部门负责人在线审批，流程算法引擎自动提取流程审批状态，驱动流程审批环节活动跳转；内控算法引擎对当前审批节点的财务数据进行校验和控制，若校验失败自动阻止流程审批通过；

步骤4，财务前台人员接收业务单据，查验原始单据凭证，生成预制凭证，业务预约数转换成财务预约数，并冻结对应财务预约数金额；原始单据凭证审核失败时，将驳回重新修改，同时发送消息提醒用户进行确认，重新提交审批流程或直接提交财务审核；

步骤5，主办会计审核预制凭证是否合规、有效，审核通过后提交系统生成凭证并记账，形成支出数并重置冻结费用金额，审核结果实时转发用户；审核失败的单据，将驳回重新修改，或删除凭证并解冻费用金额；

步骤6，已经完成记账的单据，由系统连接银行或国库系统，完成财务费用处理。

与现有技术相比，本发明具有以下有益的技术效果：

（1）本发明的流程设计管理模块，可以通过在PC端进行图形化流程设计，审批节点和活动只需要简单拖拽即可实现绘制与关联绑定，各审批环节的状态和审批负责人可自由配置，动态实现权责分配，降低用户的使用门槛，提高审批流程的灵活性；

（2）通过闭环的业务流程设计与算法引擎驱动，从创建审批流程开始，流程算法引擎和内控算法引擎驱动，将财务活动中的数据提取、校验、约束、控制和处理逻辑前置，全程对各环节的财务数据进行校验和监控，杜绝日常财务活动中的风险发生；

（3）同时支持单项目或多项目方案，多个项目自动进行合并处理，同步驱动审批活动跳转，提高财务审批项目的工作效率；

（4）内控过程自动化高、可控性强，为财务业务环节提供一个灵活、安全、高效的内控管理方案，降低财务风险，提升财务系统的管理水平。

附图说明

下面结合附图详述本发明的具体结构；

图1为本发明一种财务内控管理系统的系统框图；

图2为本发明一种财务内控管理方法的主流程图；

图3为本发明的内控方案图。

具体实施方式

下面结合具体的实施例对本发明做进一步的详细说明。

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

如图1所示，本发明的一种财务内控管理系统，包括流程设计管理模块1，业务审批管理模块2、财务核算管理模块3。所述模块基于C/S架构，通过安装部署在电脑客户端。

流程设计管理模块1用于创建审批流程档案，定义流程的各个审批节点属性、活动跳转规则、用户审批授权规则，流程档案数据存储在云服务器。业务审批管理模块2由用户提交业务申请单和业务单据凭证，发起业务审批流程，包括预算单21，支出单22，收入分配单23，发放单24，薪资单25。财务核算管理模块3用于财务部门接收审批通过的电子单据进行审核校验和审核确认，生成预制凭证，完成记账和财务费用处理。

如图2所示，本发明的一种财务内控管理方法，包括如下步骤：

（1）管理员在系统中通过图形化界面创建和设计流程，配置项目及明细项控制方案，生成内控流程档案，上传云服务器并发布。

（2）用户选择项目流程档案，填写业务申请单，上传原始单据凭证，创建实例对象并启动审批业务。业务申请单可根据项目情况灵活进行多项目增减操作，统一提交后合并处理。流程算法引擎根据审批节点状态对象自动创建业务预约数，冻结费用金额，动态匹配审批角色并生成审批待办任务清单。当用户发起撤消操作时，取消预约数并解冻费用金额。内控算法引擎根据项目属性提取财务费用数据进行校验和控制，若校验失败自动阻止流程发起。

（3）流程经由各部门负责人在线审批，流程算法引擎自动提取流程审批状态，驱动流程审批环节活动跳转；内控算法引擎对当前审批节点的财务数据进行校验和控制，若校验失败自动阻止流程审批通过。

财务前台人员接收业务单据，查验原始单据凭证，生成预制凭证，业务预约数转换成财务预约数，并冻结对应财务预约数金额。原始单据凭证审核失败时，将驳回重新修改，同时发送消息提醒用户进行确认，重新提交审批流程或直接提交财务审核。

（5）主办会计审核预制凭证是否合规、有效，审核通过后提交系统生成凭证并记账，形成支出数并重置冻结费用金额，审核结果实时转发用户。审核失败的单据，将驳回重新修改，或删除凭证并解冻费用金额。

（6）已经完成记账的单据，由系统连接银行或国库系统，完成财务费用处理。

如图3所示，本发明的内控方案，包括项目控制和明细项控制，两种方案均涉及相应的费用项控制、经济分类控制、组控制。费用控制按业务预算申报时的费用金额进行控制；经济分类控制基于经济分类层级，按业务申报的预算费用金额进行控制；组控制通过将费用项进行组合，基于组层级实现业务预算申报的费用金额进行控制。项目控制方案不涉及明细金额，明细项控制方案从预算开始就进行明细金额控制。

实施例一

在一具体实施例中，所述流程设计管理模块包括，管理员在财务内控管理系统中创建审批流程基础档案并进行流程设计，通过拖拽节点和链路对象，完成审批节点和活动目标的关联绑定。未完成流程设计时也可以正常保存数据，再次打开流程档案时可继续进行设计处理。流程基础档案中，可以配置项目控制和明细项控制方案，可选择费用项控制、经济分类控制、组控制。

流程设计完成后，可以在线发布流程，发布成功的流程可以正式发起流程审批业务。

在本实施例中，所有数据实时提交到云服务器进行存储，系统各级用户可以及时查看当前已经发布的各类审批流程数据。

实施例二

在一具体实施例中，所述业务审批管理模块包括，用户发起流程实例，激活流程算法引擎和内控算法引擎。流程算法引擎根据设定的项目方案及逻辑规则驱动审批节点活动跳转，生成审批工作任务并实时推送给相关负责人进行审批处理。内控算法引擎对业务审批环节中的各项财务数据进行提取，当执行校验或控制失败时，自动提示错误并阻止用户提交或审批通过。

在本实施例中，用户根据业务选择流程档案，填写业务申请单，上传与业务相关的各类原始单据，提交后将自动创建流程实例，所有数据存储至云服务器。存在多项目审批时，用户选择含有多项目节点的流程档案，提交后创建流程实例，系统将自动合并多项目进行统一处理，与项目相关的数据，统一通过状态对象进行提取、校验、控制和处理。

部门负责人接收到待办审批任务消息后，在线查看业务审批单据，审批结果为通过或驳回。审批操作完成后，流程将自动进行逻辑条件检测、处理，匹配目标活动并进行流程跳转, 该负责人的待办审批任务消息将被清除。若是审批流程被撤消，将重新生成待办审批任务，并引导部门负责人再次进行审批操作。流程算法引擎根据审批活动，驱动状态对象执行审批节点的进入、离开、撤消和退回操作，完成财务数据的统一处理。

实施例三

在一具体实施例中，所述的财务核算管理模块包括，财务部门接收审批通过的电子单据进行审核确认，生成预制凭证，完成记账和财务费用处理。

本实施例中，财务前台在系统中接收到业务单据，优先执行内控校验，仅校验通过后才允许执行下一步操作。校验通过后，提示财务前台查验原始单据凭证，包括但不限于：原始单据真实性核验、预算金额是否有效、项目金额是否存在赤字、项目是否存在重复处理。审核通过后，生成预制凭证，业务预约数转换成财务预约数，并冻结对应财务预约数金额。

内控校验失败，或原始单据凭证审核失败时，将引导财务前台执行驳回操作，将流程驳回至初始状态，同时发送消息提醒用户进行确认，重新提交审批流程或直接提交财务审核，或废弃该审批项目。

主办会计审核预制凭证是否合规、有效，确认各项数据是否符合内控方案，审核通过后提交系统生成凭证并记账，形成支出数并重置冻结费用金额，审核结果实时转发用户。审核失败的单据，将驳回重新修改，或删除凭证并解冻费用金额。

已经完成记账的单据，由系统连接银行或国库系统，完成财务费用处理。

综上所述，本发明提供了一种财务内控管理系统及方法，通过闭环的业务流程设计与算法引擎驱动，清晰的定义各审批环节的状态与审批负责人，实现权责分配，将财务活动中的数据提取、校验、约束、控制和处理逻辑前置，消除财务管理过程中的信息孤岛，为财务业务环节提供一个灵活、安全、高效的内控管理方案，降低财务风险，提升财务系统的管理水平。

以上所述仅为本发明的实施例，并非因此限制本发明的专利范围，凡是利用本发明说明书及附图内容所作的等效结构或等效流程变换，或直接或间接运用在其他相关的技术领域，均同理包括在本发明的专利保护范围内。

本技术领域技术人员可以理解的是，除非另外定义，这里使用的所有术语（包括技术术语和科学术语）具有与本发明所属领域中的普通技术人员的一般理解相同的意义。还应该理解的是，诸如通用字典中定义的那些术语应该被理解为具有与现有技术的上下文中的意义一致的意义，并且除非像这里一样定义，不会用理想化或过于正式的含义来解释。

以上实施例仅为说明本发明的技术思想，不能以此限定本发明的保护范围，凡是按照本发明提出的技术思想，在技术方案基础上所做的任何改动，均落入本发明保护范围之内。上面对本发明的实施方式作了详细说明，但是本发明并不限于上述实施方式，在本领域普通技术人员所具备的知识范围内，还可以在不脱离本发明宗旨的前提下做出各种变化。

Claims (10)

1.一种财务内控管理系统，其特征在于：具体包括，

流程设计管理模块，用于在财务内控管理系统中创建审批流程档案，定义流程的各个审批节点属性、活动跳转规则和用户审批授权规则，并将审批流程档案数据存储在云服务器；

业务审批管理模块，用户发起流程实例时，用于激活流程算法引擎和内控算法引擎，根据设定的项目方案及逻辑规则驱动财务内控校验、控制及审批节点活动跳转；

财务核算管理模块，用于接收审批通过的电子单据进行内控复核确认，生成预制凭证，完成记账和财务费用处理。

2.根据权利要求1所述的一种财务内控管理系统，其特征在于：所述流程设计管理模块，通过C/S架构部署，用户可在财务内控管理系统中进行流程设计，通过节点和链路拖拽，完成审批节点和目标活动的关联绑定。

3.根据权利要求1所述的一种财务内控管理系统，其特征在于：所述业务审批管理模块通过流程算法引擎，提供业务规则验证、逻辑处理、财务项目数据提取和职位角色匹配，根据审批活动状态驱动流程跳转，自动生成审批待办任务并推送消息。

4.根据权利要求1所述的一种财务内控管理系统，其特征在于：所述财务核算管理模块，用于财务前台人员接收已经审批通过的电子单据进行审核校验，生成预制凭证，主办会计复核通过后生成记账凭证，完成财务费用处理过程。

5.根据权利要求2所述的一种财务内控管理系统，其特征在于：所述节点包括开始节点、结束节点、常规审批节点、财务审批节点、判定节点、多项目节点；所述多项目节点，允许单个流程中嵌套使用一个或多个流程合并审批处理。

6.根据权利要求2所述的一种财务内控管理系统，其特征在于：所述链路用于定义审批活动跳转，包括审批通过活动、审批驳回活动、条件成立活动、条件不成立活动。

7.根据权利要求3所述的一种财务内控管理系统，其特征在于：所述流程算法引擎包括进入、离开、撤消、退回状态处理，由状态对象进行统一驱动，自动进行相应的业务逻辑处理，完成财务数据提取和处理。

8.根据权利要求4所述的一种财务内控管理系统，其特征在于，所述财务审批内控电子单据包括预算单、支出单、收入分配单、发放单和薪资单。

9.根据权利要求3或4所述的一种财务内控管理系统，其特征在于，所述业务审批管理模块和财务核算管理模块均还包括内控算法引擎；当用户创建业务审批流程实例后自动激活内控算法引擎，提取与项目相关的各类财务数据进行校验和控制，直至财务完成记账凭证；内控引擎在业务审批任意环节出现校验或控制失败时，自动提示错误并阻止用户提交或审批通过；

所述内控算法引擎，包括项目控制方案和明细项控制方案，项目控制方案和明细项控制方案均涉及费用控制、经济分类控制和组控制；

所述费用控制，按照业务预算申报时的费用项预算金额进行控制；

所述经济分类控制，按照业务申报时的经济分类预算金额进行控制；

所述组控制，通过将费用项进行组合，按照设定的组控制方案的预算金额进行控制。

10.一种基于权利要求1-9任一项所述的财务内控管理系统的管理方法，其特征在于，具体包括如下步骤：

步骤1，管理员在财务内控管理系统中通过图形化界面创建和设计流程，配置项目及明细项控制方案，生成内控流程档案，上传云服务器并发布；

步骤2，用户选择项目流程档案，填写业务申请单，上传原始单据凭证，创建实例对象并启动审批业务；具体如下：

S01、业务申请单根据项目情况可灵活进行多项目增减操作，统一提交后进行合并审批处理；

S02、流程算法引擎自动创建业务预约数，冻结费用金额，动态匹配审批角色并生成审批待办任务清单；

S03、当用户发起撤消操作时，取消预约数并解冻费用金额；

S04、内控算法引擎根据项目属性提取财务费用数据进行校验和控制，若校验失败自动阻止流程发起；

步骤3，流程经由各部门负责人在线审批，流程算法引擎自动提取流程审批状态，驱动流程审批环节活动跳转；内控算法引擎对当前审批节点的财务数据进行校验和控制，若校验失败自动阻止流程审批通过；

步骤4，财务前台人员接收业务单据，查验原始单据凭证，生成预制凭证，业务预约数转换成财务预约数，并冻结对应财务预约数金额；原始单据凭证审核失败时，将驳回重新修改，同时发送消息提醒用户进行确认，重新提交审批流程或直接提交财务审核；

步骤5，主办会计审核预制凭证是否合规、有效，审核通过后提交系统生成凭证并记账，形成支出数并重置冻结费用金额，审核结果实时转发用户；审核失败的单据，将驳回重新修改，或删除凭证并解冻费用金额；

步骤6，已经完成记账的单据，由系统连接银行或国库系统，完成财务费用处理。

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