CN111383086A - 合同付款财务凭证管理方法及其系统 - Google Patents

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Abstract

一种合同付款财务凭证管理方法及其系统，包括合约成本管理系统、一体化接口系统和财务核算系统，合约成本管理系统获取并审批付款申请单；一体化接口系统获取成本的拆分结构数据，将其映射为财务会计科目，创建会计科目分录；财务核算系统导入所述会计科目分录生成核算系统会计凭证。本发明利用一体化接口实现了合同付款业务与财务核算业务之间的自动数据交换，降低了财务人员的操作复杂度，提高了数据处理的准确性。

Description

合同付款财务凭证管理方法及其系统
技术领域
本发明涉及一种财务凭证管理方法及其系统，尤其涉及一种房地产企业的合同付款财务凭证管理方法及其系统。
背景技术
房地产行业内开发商与供应商之间的业务交易是以合同为基础进行的。房地产企业财务人员需要按照交易流程中生成的纸质单据的内容，如付款合同、付款申请以及付款审批表等单据中的记载，在财务核算系统（Accounting System，也称为会计核算系统）中录入合同付款业务单据的会计凭证。
传统业务模式中，业务交易的执行过程与财务会计的核算过程是相互分离的，二者之间不具备有效的互连互通手段。财务人员需要采用人工方式将合同付款凭证录入会计账簿或电子财务系统(Electronic Accounting System，简称EAS)。对于规模较大的工程项目，会计录入的工作量非常庞大，并且很难确保业务数据与财务数据之间的一致性，这些问题将直接影响核算数据的准确性。
现有的技术解决方案不能完全满足房地产企业对于合同付款业务的要求，其主要原因在于，现有的合同管理系统与财务核算系统通常是分别建设的两个套独立系统，二者之间没有建立互连互通的接口。在实际的操作流程中，合同管理系统仅负责管理合同和付款申请业务，财务人员需要在合同管理系统中读取付款申请相关资料，然后再调用财务核算系统录入会计凭证。因此，财务人员人工录入的数据量较大，不但增加了操作的复杂程度，而且不能保证数据的准确性。
发明内容
本发明要解决的技术问题在于：提供一种在合同付款业务与财务核算业务之间建立有效连接的一体化方法与接口系统。
本发明的技术方案是：
提供一种一体化合同付款财务凭证管理方法，包括：
合约成本管理系统获取并审批付款申请单；
一体化接口系统获取成本的拆分结构数据；按成本科目映射表模板将拆分结构数据从成本科目映射为财务会计科目，生成财务会计科目映射结果；利用付款申请单与财务会计科目映射结果，创建第一会计科目分录或第二会计科目分录；
财务核算系统导入第一会计科目分录或第二会计科目分录，生成核算系统会计凭证。
一体化接口系统创建第一会计科目分录或第二会计科目分录的方法包括：
按有合同付款的要求，创建第一会计科目分录；或者，按无合同付款的要求，创建第二会计科目分录。
作为本发明的一种具体实施方式，一体化接口系统创建第一会计科目分录的步骤包括：
获取财务会计科目映射结果；区分财务会计科目映射结果中收益单体的产权属性，生成采购订单；将采购订单存储为借方项目成本账户；根据采购订单创建应付发票；将应付发票匹配采购订单，同时获取应付款账户与退税账户信息，对发票内容进行验证；获取付款申请单中的应付款金额，按付款行金额比例拆应付款金额，生成付款申请批；将付款申请批与应付发票进行一致性匹配，若匹配通过则完成付款操作；根据付款操作的结果生成发票负债账户；利用项目成本账户与发票负债账户创建第一会计科目分录。
作为本发明的一种具体实施方式，一体化接口系统创建第二会计科目分录的步骤包括：
获取财务会计科目映射结果；将财务会计科目映射结果存储为借方项目成本账户；获取付款申请单中的银行账户信息，将其映射为应付款系统现金账户；利用项目成本账户与应付款系统现金账户创建第二会计科目分录。
作为对本发明的一种改进，一体化接口系统获取成本的拆分结构数据的步骤之前还包括：
配置合同申请的业务成本数据到会计凭证的取值逻辑；通过职责的安全性控制映射成本中心值；根据不同的业态类型生成对应的成本科目映射表模板，成本科目映射表模板用于匹配一体化接口系统，以使拆分结构数据从成本科目映射为财务会计科目。
作为对本发明的进一步改进，一体化接口系统获取成本的拆分结构数据的步骤具体包括：
从合同中获取第一成本数据，或者从付款申请单中获取第二成本数据；将第一成本数据或第二成本数据按项目成本的结构进行拆分，生成拆分结构数据；将拆分结构数据存储于临时表中。
提供一种一体化合同付款财务凭证管理系统，包括合约成本管理系统、一体化接口系统和财务核算系统：
合约成本管理系统，用于获取并审批付款申请单；
一体化接口系统，用于获取成本的拆分结构数据；按成本科目映射表模板将拆分结构数据从成本科目映射为财务会计科目，生成财务会计科目映射结果；利用财务会计科目映射结果创建第一会计科目分录或第二会计科目分录；
财务核算系统，用于：导入第一会计科目分录或第二会计科目分录，生成核算系统会计凭证。
其中，一体化接口系统具体用于：
按有合同付款的要求，利用财务会计科目映射结果创建第一会计科目分录；或者，按无合同付款的要求，利用财务会计科目映射结果创建第二会计科目分录。
本发明利用一体化接口系统从付款申请中抓取会计凭证所需的关键信息，包括会计科目信息、借贷方金额等凭证的核心要素，经过核对与处理后抛送到核算系统，生成付款申请的会计凭证信息。实现了合同付款业务与财务核算业务之间的自动数据交换，降低了财务人员的操作复杂度，提高了数据处理的准确性。
附图说明
图1是本发明实施例中所述一体化合同付款财务凭证管理系统的组成单元示意图；
图2是本发明实施例中所述一体化合同付款财务凭证管理方法的实施步骤的流程图；
图3是本发明实施例中所述会计科目段值的取值逻辑图表；
图4是本发明实施例中所述创建会计凭证的具体步骤的流程图；
图5是本发明实施例中所述创建第一会计科目分录的具体步骤的流程图； 图6是本发明实施例中所述创建第二会计科目分录的具体步骤的流程图。
具体实施方式
本发明的合同付款财务凭证管理系统由合同管理系统、一体化接口系统以及财务核算系统等单元组成。请参见图1，本发明实施例中的一体化接口系统102可从合同管理系统101中自动提取合同或付款申请单上的成本信息；通过预先设定的映射关系，将成本信息转换成为财务核算系统所需的会计凭证，并导入财务核算系统102中。
请参见图2，本发明的合同付款财务凭证管理方法的实施步骤包括：
201：基础设置；
202：提交及审批付款申请单；
203：创建会计凭证；
204：导入会计凭证。
下面就各步骤的具体实施方式详述如下：
201：基础设置：配置合同申请的业务成本数据映射到会计凭证的取值逻辑，其中的关键点在于会计科目段值的取值逻辑配置。各会计科目段值的取值逻辑请参见图3。
对图3中所列出的各段值的映射关系进行设置的详细步骤包括：
（1）通过职责的安全性控制映射成本中心值；
（2）建立成本科目与会计科目中，项目成本类科目及其明细子目的映射表关系，根据不同的业态类型生成对应的成本科目映射表模板；
（3）建立业务付款申请单行集，针对进度款、保修金和预留款业务维护对应的负债科目，根据不同的业态类型维护相应的负债明细子目；
（4）通过标准税模块设置可抵扣的增值税的退税率，维护各项目机构下可抵扣增值税率的退税账户。
202：提交及审批付款申请单：在合约成本管理系统中录入付款申请单并完成付款申请单的完整审批流程，同时维护付款银行信息、核算部门成本中心信息以及供应商发票信息等财务相关信息。
203：创建会计凭证。
请参见图4，步骤203中创建会计凭证的具体步骤包括：
401：从合同或付款申请单中获取成本数据，将其按项目成本的结构进行拆分，生成拆分结构数据，并存储于临时表中；
402：通过将拆分结构数据中的成本科目项与成本科目映射表模板进行匹配，选择成本科目映射表模板；
403：按照匹配后选定的成本科目映射表模板，将拆分结构数据的内容从成本科目项映射到对应的财务会计科目项；
404：根据映射后的内容生成财务会计科目映射结果；
405：区分合同付款的类型，分别利用财务会计科目映射结果创建第一会计科目分录或第二会计科目分录；
406：对于有合同付款，按有合同付款的要求生成第一会计科目分录；
407：对于无合同付款，按无合同付款的要求生成第二会计科目分录；
请参见图5，对于步骤406中涉及的有合同付款类型，创建第一会计科目分录的具体步骤包括：
501：获取步骤403中生成的财务会计科目映射结果；
502：区分财务会计科目映射结果中收益单体的产权属性，自动生成对应单数的采购订单PO（Purchase Order，简称PO）；
503：将采购订单PO存储为借方的项目成本账户；
504：根据采购订单PO创建应付发票AP（Account Payment，简称AP）；
505：将应付发票AP匹配采购订单PO，同时获取项目机构下付款申请行的应付款账户与退税账户信息，完成发票内容的自动验证；
506：获取付款申请单中的应付款金额；根据付款申请行的应付款科目，包括进度款、保修金和预留款等，按付款行金额比例拆分应付款金额；
507：将拆分后的应付款金额确定为实际应付款金额，并生成付款申请批；
508：将付款申请批与应付发票AP进行匹配，若付款申请批与应付发票AP的信息一致，则完成付款操作；
509：根据付款操作的结果生成发票负债账户；
510：利用项目成本账户与发票负债账户创建第一会计科目分录。
请参见图6，对于步骤407中涉及的无合同付款类型，创建第二会计科目分录的具体步骤包括：
601：获取步骤403中生成的财务会计科目映射结果；
602：将财务会计科目的映射结果存储为中借方的项目成本账户；
603：获取付款申请单中的银行账户信息，将其映射为应付款系统现金账户；
604：利用项目成本账户与应付款系统现金账户创建第二会计科目分录。
完成第一会计科目分录或第二会计科目分录的创建工作后，可按照步骤204中所述的方式将会计科目分录凭证导入财务核算系统：
204：财务核算系统通过标准日记账导入的接口程序导入第一会计科目分录或第二会计科目分录，生成所需的财务核算系统会计凭证。
本领域普通技术人员可以理解上述实施例的各种方法中的全部或部分步骤是可以通过程序来指令相关的硬件来完成，该程序可以存储于计算机可读存储介质中，存储介质可以包括：只读存储器（Read Only Memory，简称ROM）、随机存取存储器（Random AccessMemory，简称RAM）、硬盘（Hard Disk Drive，简称HDD）、磁盘或光盘等。
以上所述仅为本发明的优选实施例而已，并不用于限制本发明，对于本领域的技术人员来说，本发明可以有各种更改和变化。凡在发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (8)

1.一种合同付款财务凭证管理方法，其特征在于，包括：
合约成本管理系统获取并审批付款申请单；
一体化接口系统获取成本的拆分结构数据；
一体化接口系统按成本科目映射表模板将所述拆分结构数据从成本科目映射为财务会计科目，生成财务会计科目映射结果；
一体化接口系统利用所述付款申请单及所述财务会计科目映射结果，创建第一会计科目分录或第二会计科目分录；
财务核算系统导入所述第一会计科目分录或第二会计科目分录，生成核算系统会计凭证。
2.根据权利要求1中所述的合同付款财务凭证管理方法，其特征在于，所述一体化接口系统创建第一会计科目分录或第二会计科目分录的步骤具体包括：
按有合同付款的要求，创建第一会计科目分录；
或者，按无合同付款的要求，创建第二会计科目分录。
3.根据权利要求2中所述的合同付款财务凭证管理方法，其特征在于，所述一体化接口系统创建第一会计科目分录的步骤具体包括：
获取财务会计科目映射结果；
区分财务会计科目映射结果中收益单体的产权属性，生成采购订单；
将所述采购订单存储为借方项目成本账户；
根据所述采购订单创建应付发票；
将所述应付发票匹配所述采购订单，同时获取应付款账户与退税账户信息，对发票内容进行验证；
获取付款申请单中的应付款金额，按付款行金额比例拆所述应付款金额，生成付款申请批；
将所述付款申请批与所述应付发票进行一致性匹配，若匹配通过则完成付款操作； 根据所述付款操作的结果生成发票负债账户；
利用所述项目成本账户与所述发票负债账户创建第一会计科目分录。
4.根据权利要求2中所述的合同付款财务凭证管理方法，其特征在于， 一体化接口系统创建第二会计科目分录的步骤具体包括：
获取财务会计科目映射结果；
将所述财务会计科目映射结果存储为借方项目成本账户；
获取付款申请单中的银行账户信息，将其映射为应付款系统现金账户；
利用所述项目成本账户与应付款系统现金账户创建第二会计科目分录。
5.根据权利要求1中所述的合同付款财务凭证管理方法，其特征在于，所述一体化接口系统获取成本的拆分结构数据的步骤之前还包括：
配置合同申请的业务成本数据到会计凭证的取值逻辑；
通过职责的安全性控制映射成本中心值；
根据不同的业态类型生成对应的成本科目映射表模板，所述成本科目映射表模板用于匹配一体化接口系统，以使所述拆分结构数据从成本科目映射为财务会计科目。
6.根据权利要求1中所述的合同付款财务凭证管理方法，其特征在于，所述一体化接口系统获取成本的拆分结构数据的步骤具体包括：
从合同中获取第一成本数据，或者从付款申请单中获取第二成本数据；
将所述第一成本数据或所述第二成本数据按项目成本的结构进行拆分，生成拆分结构数据；
将所述拆分结构数据存储于临时表中。
7.一种合同付款财务凭证管理系统，包括合约成本管理系统、一体化接口系统和财务核算系统，其特征在于：
所述合约成本管理系统，用于获取并审批付款申请单；
所述一体化接口系统，用于获取成本的拆分结构数据；按成本科目映射表模板将所述拆分结构数据从成本科目映射为财务会计科目，生成财务会计科目映射结果；利用所述财务会计科目映射结果创建第一会计科目分录或第二会计科目分录；
所述财务核算系统，用于导入所述第一会计科目分录或第二会计科目分录，生成核算系统会计凭证。
8.根据权利要求7中所述的合同付款财务凭证管理系统，其特征在于，所述一体化接口系统具体用于：
按有合同付款的要求，利用所述财务会计科目映射结果创建第一会计科目分录；
或者，按无合同付款的要求，利用所述财务会计科目映射结果创建第二会计科目分录。
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