CN107146059A - 一种物资合同履约信息管控方法 - Google Patents

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成可苗
黄建平
欧安杰
张晓东
党忠记
杨菁华
邓欣翔
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Abstract

本发明提供一种物资合同履约信息管控方法，供应商送货及收货人员收货时，通过即时通讯装置将送货及收货信息录入到履约信息管控平台，实现履约信息管控平台中物资送货、到货信息实时更新；用户在履约信息管控平台中录入信息后，履约信息管控平台发送信息提醒信息接收方；履约品控人员在履约信息管控平台编制品质控制计划，并进行品质控制进度管控；通过履约信息管控平台对合同物资未发货、已发货、已到货等状态进行动态跟踪，实现履约信息实时、动态管控的过程，大大减少履约跟踪的人工、时间成本。

Description

一种物资合同履约信息管控方法
技术领域
本发明涉及合同物资发货、到货验收及品质控制计划编制的信息交互及跟踪领域，更具体地，涉及一种物资合同履约信息管控方法。
背景技术
现行合同物资送货及到货验收的流程路径为：供应商完成生产后，与供电局履约品控人员确认收货信息并将物资送至各收货地点，供电局履约品控人员组织需求方进行到货验收。
其存在以下缺点及不足之处：
1、合同记录的收货信息与实际收货信息存在不符现象
合同项目中记录的收货地点及收货人信息与实际收货地点及收货人信息不一致，导致供应商经常无法联系到收货人员。
2、信息流转效率低、出错率高
(1)供应商、需求单位了解物资送货要求及到货进度等信息时，需经过履约品控人员进行电话、传真、邮件等方式进行询问，如未询问到项目负责人员，则需经过多人传达，导致信息流转效率低。(2)合同项目涉及的物资品类繁多，物资履约品控人员需同时与多个供应商及需求单位人员进行信息交叉流转，信息流转的出错率高；
3、履约品控人员掌握的信息不及时、不全面
(1)履约品控人员在收集物资送货、收货信息时需通过电话、传真、邮件等方式咨询，收集的即时信息存在滞后且不能做到即时涵盖全部物资；(2)物资到货后，在办理结算的过程中将物资到货信息补录至物资系统，导致物资到货信息不及时；
4、数据统计效率低、错误率高
履约品控人员在填报物资履约进度的表格、表单时，统计表格、表单因没有固定的格式，往往需要人工逐条填写，导致表格、表单统计效率低，填报的质量不高。
现行品质控制计划中的抽检计划编制及管控的流程为：
1、公司物流服务中心每月向供应商收集到货计划，并根据供应商提供的到货计划编制抽检预计划；
2、供电局物流服务中心在抽检预计划中确认物资是否可纳入月度抽检范围；
3、供电局物流服务中心将确认过的抽检预计划发至公司物流服务中心；
4、公司物流服务中心编制抽检计划(初)；
5、公司物流服务中心组织抽检计划(初)内部审核并将其发至公司物资部。；
6、公司物资部组织月度抽检计划审定会议；
7、公司物流服务中心根据月度抽检计划审定会要求，对月度抽检计划(初)进行调整，形成月度抽检计划；
8、公司物流服务中心将月度抽检计划发布至公司品控中心、供电局物流服务中心；
9、供电局物流服务中心跟踪月度抽检计划中物资到货情况，在确认已到货或具备抽检条件后，通知公司品控中心发布取样单。
10、公司品控中心发布取样单。
11、供电局物流服务中心根据取样单进行取样/见证检测；
12、公司品控中心完成检测后发布检测结果。
其存在以下缺点及不足之处：
1、抽检的合同份数不够，导致随机性不足
供应商在提交月度到货计划时，只提供部分月度到货合同，导致履约品控人员在制定抽检计划时因合同份数不够无法实现合同抽检随机性的目标；
2、编制抽检计划效率低下
(1)抽检计划从开始编制到完成，工作流程、时间跨度过长；(2)编制抽检计划时涉及的单位或部门过多，需大量精力、时间与供应商、供电局等相关方进行反复沟通。
3、填报计划避重就轻
供应商填报月度到货计划时，往往不能主动或部分提交月度到货计划，通过拖延的方式规避抽检。
4、确认抽检信息的工作重复
到货计划填报、抽检预计划确认、抽检计划实施等环节，需与供应商、供电局重复确认计划；
5、信息传递不及时
抽检计划从编辑到实施涉及多个部门，在取样、送样、发布检测结果等方面信息不能及时传递至相关部门。
发明内容
本发明为克服上述现有技术所述的至少一种缺陷，提供一种物资合同履约信息管控方法，通过履约信息管控平台对合同物资未发货、已发货、已到货等状态进行动态跟踪，实现履约信息实时、动态管控的过程，大大减少履约跟踪的人工、时间成本。
为解决上述技术问题，本发明的技术方案如下：
一种物资合同履约信息管控方法，包括以下步骤：
S1：建立履约信息管控平台，所述履约信息管控平台包括一个或多个云服务器；
S2：供应商送货及收货人员收货时，通过即时通讯装置将送货及收货信息录入到履约信息管控平台，实现履约信息管控平台中物资送货、到货信息实时更新；
S3：用户在履约信息管控平台中录入信息后，履约信息管控平台发送信息提醒信息接收方；
S4：通过履约信息管控平台对合同物资未发货、已发货、已到货等状态进行动态跟踪，实现履约信息实时、动态管控的过程，大大减少履约跟踪的人工、时间成本；
在一种优选的方案中，所述即时通讯装置包含但不限于手机、PDA或平板电脑等移动终端。
在一种优选的方案中，步骤S3中，履约信息管控平台发送短信或即时通讯消息(如微信消息、QQ消息)提醒信息接收方；
在一种优选的方案中，所述方法还包括：
S5：供电局履约品控人员在汇总、编制物资到货进度表格、表单时，通过履约信息管控平台系统中物资送货、收货信息数据进行自定义导出，减少人工填写数据表格的工作量。
在一种优选的方案中，所述方法还包括品质控制，具体为：在履约信息管控平台中编制品质控制计划，品控人员根据品质控制计划对物资进行品质控制过程管理，检测人员将检测的相关信息发布到履约信息管控平台。通过履约信息管控平台简化品质控制计划编制流程，降低供应商规避品质控制的几率，提高编制品质控制计划效率；实现物资抽检的随机性；对实施物资品质控制进度进行管控。
与现有技术相比，本发明技术方案的有益效果是：本发明提供一种物资合同履约信息管控方法，供应商送货及收货人员收货时，通过即时通讯装置将送货及收货信息录入到履约信息管控平台，实现履约信息管控平台中物资送货、到货信息实时更新；用户在履约信息管控平台中录入信息后，履约信息管控平台发送信息提醒信息接收方；通过履约信息管控平台对合同物资未发货、已发货、已到货等状态进行动态跟踪，实现履约信息实时、动态管控的过程，大大减少履约跟踪的人工、时间成本。
附图说明
图1为履约信息管控平台示意图。
具体实施方式
下面结合附图和实施例对本发明的技术方案做进一步的说明。
实施例1
如图1所示，一种电力物资合同履约信息管控方法，包括以下步骤：
S1：建立履约信息管控平台，所述履约信息管控平台包括一个或多个云服务器；
S2：供应商送货及收货人员收货时，通过即时通讯装置将送货及收货信息录入到履约信息管控平台，实现履约信息管控平台中物资送货、到货信息实时更新；即时通讯装置包含但不限于手机、PDA或平板电脑等移动终端。
S3：用户在履约信息管控平台中录入信息后，履约信息管控平台发送短信或即时通讯消息(如微信消息、QQ消息)提醒信息接收方；
S4：通过履约信息管控平台对合同物资未发货、已发货、已到货等状态进行动态跟踪，实现履约信息实时、动态管控的过程，大大减少履约跟踪的人工、时间成本；
S5：供电局履约品控人员在汇总、编制物资到货进度表格、表单时，通过履约信息管控平台系统中物资送货、收货信息数据进行自定义导出，减少人工填写数据表格的工作量。
实施例2
本实施例在实施例1基础上，进一步完成物资抽检，具体包括以下步骤：
T1：物流服务中心履约品控人员在履约信息管控平台中编制月度抽检预计划；
T2：供电局履约品控人员在履约信息管控平台中确认是否纳入月度抽检范围；
T3：物流服务中心将确认的抽检预计划发至公司物资部；
T4：物资部组织召开月度抽检计划审定会议；
T5：物流服务中心根据月度抽检计划审定会要求，对月度抽检预计划进行调整，形成月度抽检计划；
T6：物流服务中心将月度抽检计划发布至公司品控中心、供电局物流服务中心；
T7：供电局物流服务中心根据取样单进行取样/见证检测；
T8：公司品控中心完成检测后发布检测结果。
通过履约信息管控平台简化抽检计划流程，降低供应商规避抽检的几率，提高编制抽检计划效率；实现合同抽检的随机性；对实施合同抽检进度进行监控。
显然，本发明的上述实施例仅仅是为清楚地说明本发明所作的举例，而并非是对本发明的实施方式的限定。对于所属领域的普通技术人员来说，在上述说明的基础上还可以做出其它不同形式的变化或变动。这里无需也无法对所有的实施方式予以穷举。凡在本发明的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换和改进等，均应包含在本发明权利要求的保护范围之内。

Claims (5)

1.一种物资合同履约信息管控方法，其特征在于，包括以下步骤：
S1：建立履约信息管控平台，所述履约信息管控平台包括一个或多个云服务器；
S2：供应商送货及收货人员收货时，通过即时通讯装置将送货及收货信息录入到履约信息管控平台；
S3：用户在履约信息管控平台中录入信息后，履约信息管控平台发送信息提醒信息接收方；
S4：通过履约信息管控平台对合同物资未发货、已发货、已到货等状态进行动态跟踪，实现履约信息实时、动态管控的过程。
2.根据权利要求1所述的物资合同履约信息管控方法，其特征在于，所述即时通讯装置包含但不限于手机、PDA或平板电脑。
3.根据权利要求1所述的物资合同履约信息管控方法，其特征在于，步骤S3中，履约信息管控平台发送短信或即时通讯消息提醒信息接收方。
4.根据权利要求1所述的物资合同履约信息管控方法，其特征在于，所述方法还包括：
S5：履约品控人员在汇总、编制物资到货进度表格、表单时，通过履约信息管控平台系统中物资送货、收货信息数据进行自定义导出。
5.根据权利要求1所述的物资合同履约信息管控方法，其特征在于，所述方法还包括物资品质控制，具体为：在履约信息管控平台中编制品质控制计划，履约品控人员根据计划对物资进行品质控制过程管理，检测人员将检测的相关信息发布到履约信息管控平台。
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