CN104009966A - 邮件管控系统及方法 - Google Patents

Abstract

一种邮件管控方法，该方法包括：根据寄件人选择的邮件模板关键词搜索邮件模板；根据客户端的寄件人对邮件模板的修改更新邮件模板；根据寄件人提供的收件人关键词检索该寄件人权限内的收件人信息；根据更新后的邮件模板及收件人信息生成邮件预览画面；判断该邮件是否需要审批；当该邮件需要审批时，发送邮件链接到寄件人的审批主管的邮箱中；根据寄件人选择的邮件拆分方式及寄件人设置方式自动修改邮件模板中的内容来创建对应的外发邮件，并发送所有的邮件。本发明还提供一种邮件管控系统。

Description

邮件管控系统及方法

技术领域

本发明涉及一种邮件管理领域，尤其涉及一种邮件管控系统及方法。

背景技术

目前，大部分企业邮件管控系统会因内部人员的人为疏忽，误将该公司的经营策略及实施计划等重要信息泄露，对公司的既定经营策略产生重大影响。主要是因为：一，涉及公务相关的邮件完全由个人撰写，往往因为发件人个体上差异性(如工作经验、文化程度、工作态度等)而带来邮件内容与样式的随意性；二，涉及公务相关的寄件人相关信息(如供货商信息、联络人信息)完全由个人管理；三，当涉及相似的邮件内容要发送给多个同类型的寄件人时，发件人通常拷贝前一份邮件经部份变动后直接发出，但此动作在大量反复操作后，很容易因为人的疲惫产生疏忽，导致将邮件发错。

发明内容

鉴于以上内容，有必要提供邮件管控系统及方法，其可以有效地实现邮件内容的规范化，最大程度上降低了因人为疏忽而产生的企业信息外泄的问题。

一种邮件管控系统，其包括：检索模块，用于根据寄件人选择的邮件模板关键词搜索邮件模板；更新模块，用于根据寄件人对邮件模板的修改更新邮件模板；所述检索模块还用于根据寄件人提供的收件人关键词检索该寄件人权限内的收件人信息；生成模块，用于根据更新后的邮件模板及收件人信息生成邮件预览画面；判断模块，用于判断该邮件是否需要审批；发送模块，用于当该邮件需要审批时，发送邮件链接到寄件人的审批主管的邮箱中；所述发送模块，还用于根据寄件人选择的邮件拆分方式及寄件人设置方式修改邮件模板中的内容来创建对应的外发邮件，并发送所有的邮件。

一种邮件管控方法，该方法包括：检索步骤一，根据寄件人选择的邮件模板关键词搜索邮件模板；更新步骤，根据寄件人对邮件模板的修改更新邮件模板；检索步骤二，根据寄件人提供的收件人关键词检索该寄件人权限内的收件人信息；生成步骤，根据更新后的邮件模板及收件人信息生成邮件预览画面；判断步骤，判断该邮件是否需要审批，当该邮件需要审批时，进入发送步骤一，当该邮件不需要审批时，进入发送步骤二；发送步骤一，发送邮件链接到寄件人的审批主管的邮箱中进行审批；发送步骤二，根据寄件人选择的邮件拆分方式及寄件人设置方式修改邮件模板中的内容来创建对应的外发邮件，并发送所有的邮件。

相较于现有技术，所述邮件管控系统及方法，其提供邮件模板供寄件人微调保证了邮件的规范性，并对发送的邮件进行审批保证了企业信息安全，最大限度降低了人为疏失发生的可能。

附图说明

图1是本发明邮件管控系统的应用环境图。

图2是本发明邮件管控系统的模块图。

图3是本发明邮件管控方法的较佳实施例的流程图。

图4是本发明邮件管控系统提供的订单交货邮件模板图。

主要元件符号说明

服务器	1
		数据库	2
客户端	3
		网络	4
邮件管控系统	10
		检索模块	100
更新模块	101
		生成模块	102
判断模块	103

发送模块	104
		保存模块	105
存储器	11
		处理器	12

如下具体实施方式将结合上述附图进一步说明本发明。

具体实施方式

如图1所示，是本发明邮件管控系统的应用环境图。邮件管控系统10应用于服务器1中来管控企业的外发邮件，保证企业的信息安全。所述服务器1与数据库2相连，所述服务器1通过网络4与多个客户端3进行通信连接。

所述客户端3可以是台式电脑、笔记本电脑、平板电脑等。所述网络4可以是国际互联网、企业内部网或者其它无线网络。所述数据库2用于存储寄件人信息，收件人信息及邮件相关信息。所述数据库2可以位于服务器1中，也可以位于独立于服务器1的其它服务器中。

所述寄件人信息包括寄件人的中文姓名、寄件人的邮箱地址、寄件人所在的部门、寄件人所在部门的地址、寄件人的工号、寄件人的权限及寄件人的审批主管等。所述寄件人的权限是根据寄件人的工作性质而限定的，如当寄件人负责采购某一零件时，其权限包括只能看到供应该零件的供应商的信息，看不到其他的供应商的收件人的信息。所述寄件人的审批主管是审核寄件人的邮件内容的人，当寄件人的邮件内容需要审批时，需要发给所述寄件人的审批主管审核。

所述收件人信息包括收件人所在的企业名称、收件人的邮箱、收件人的中文姓名及收件人的联系电话等。如收件人是某零件的供应商，该供应商的联络人可以是一个或者多个，每个联络人对应一个收件人信息。

所述邮件相关信息包括寄件人发送给收件人的邮件内容、邮件模板关键词及其对应的邮件模板。所述邮件模板关键词是根据邮件内容而定的搜索词。在数据库2中每个邮件模板关键词对应一个或者多个邮件模板，而且每个邮件模板对应一个或者多个邮件模板关键词。所述邮件模板是根据邮件模板关键词提供的通用模板，该模板中已经根据邮件模板关键词对邮件主题、邮件正文及邮件署名进行了规范及部分填充，寄件人只需要在所述邮件模板上微调即可创建自己所需的邮件。

如图2所示，是本发明邮件管控系统的模块图。在本实施例中，所述邮件管控系统10包括检索模块100、更新模块101、生成模块102、判断模块103、发送模块104及保存模块105。本发明所称的模块是指一种能够被处理器12所执行并且能够完成固定功能的一系列计算机程序段，其存储在存储器11中。在本实施例中，关于各模块的功能将在图3的流程图中具体描述。

如图3所示，是本发明邮件管控方法的较佳实施例的流程图。根据不同的需求，该流程图中步骤的顺序可以改变，某些步骤可以省略。

步骤S10，检索模块100根据寄件人选择的邮件模板关键词搜索邮件模板。如寄件人在客户端3的用户界面上输入关键词“放假”，检索模块100搜索出五一放假邮件模板、十一放假邮件模板等多个邮件模板。寄件人根据需要选择自己所需的邮件模板，并对该邮件模板进行修改。

步骤S11，更新模块101根据客户端3的寄件人对邮件模板的修改更新邮件模板。在本实施例中，所述邮件模板的修改包括系统的修改及寄件人的修改。如图4所示，是本发明邮件管控系统提供的订单交货邮件模板图。“[...]”中的内容是寄件人所需填写的，“【...】”中的内容是系统自动修改的，在后续步骤中详述。

步骤S12，检索模块100根据寄件人提供的收件人关键词检索该寄件人权限内的收件人信息。所述收件人关键词包括收件人所在企业的名称中的一个或者多个字词、收件人的中文姓名及收件人的邮箱等。

步骤S13，生成模块102根据更新后的邮件模板及收件人信息生成邮件预览画面。

步骤S14，判断模块103判断该邮件是否需要审批。若需要审批则执行步骤S15；若不需要审批，则执行步骤S16。

步骤S15，发送模块104发送邮件链接到寄件人的审批主管的邮箱中。所述邮件链接能链接到邮件管控系统的用户界面上，便于寄件人的审批主管审批。待审批完成后，执行步骤S16。

步骤S16，发送模块104根据寄件人选择的邮件拆分方式及寄件人设置方式自动修改邮件模板中的内容来创建对应的外发邮件，并发送所有的邮件。所述邮件模板中的内容包括收件人的企业名称，收件人姓名及署名内容等，所述署名内容包括用户姓名、用户联系电话及邮件、用户地址等。

所述拆分方式是发送邮件时对收件人的拆分设置方式，其包括不拆分、按收件人所在的企业名称拆分及按收件人的邮箱账号拆分。所述不拆分是对预览画面不做任何修改直接发送给所有收件人。所述按收件人所在的企业名称拆分是指不同企业的收件人会收到不同的邮件，而同一企业会有一个收件人收到邮件。所述按收件人的邮箱账号拆分是每一个收件人账号都会收到一封邮件。因此，按照收件人所在的企业及收件人的邮箱账号拆分后，所有收件人只能看到自己的邮箱地址而看不到其它收件人的邮箱地址。

所述寄件人设置方式是发送邮件时对寄件人的设置方式，其包括按寄件人账号设置及按公共账号设置。所述按寄件人账号设置是指邮件中的署名内容及寄件人根据寄件人信息设置。所述按公共账号设置是指邮件中的署名内容及寄件人根据公共账号的信息设置。所述公共账号是部门所有人公用的邮箱账号。如图4所示，发送模块根据用户选择的拆分方式及寄件人设置方式对订单交货邮件模板中“【...】”的内容进行修改，并自动发送给对应的收件人。

步骤S17，保存模块105将发送的邮件内容保存在数据库中进行备份，并保存该邮件的寄件人、收件人及发送时间。

通过步骤S10到S17，其通过提供邮件模板供寄件人微调保证了邮件的规范性，通过审批方式保证了企业信息安全，并通过系统自动填充邮件中的寄件人及收件人的相关信息，最大限度降低了人为疏失发生的可能。

最后应说明的是，以上实施例仅用以说明本发明的技术方案而非限制，尽管参照较佳实施例对本发明进行了详细说明，本领域的普通技术人员应当理解，可以对本发明的技术方案进行修改或等同替换，而不脱离本发明技术方案的精神和范围。

Claims (10)

1.一种邮件管控系统，其特征在于，该系统包括：

检索模块，用于根据寄件人选择的邮件模板关键词搜索邮件模板；

更新模块，用于根据寄件人对邮件模板的修改更新邮件模板；

所述检索模块还用于根据寄件人提供的收件人关键词检索该寄件人权限内的收件人信息；

生成模块，用于根据更新后的邮件模板及收件人信息生成邮件预览画面；

判断模块，用于判断该邮件是否需要审批；

发送模块，用于当该邮件需要审批时，发送邮件链接到寄件人的审批主管的邮箱中；

所述发送模块，还用于根据寄件人选择的邮件拆分方式及寄件人设置方式修改邮件模板中的内容来创建对应的外发邮件，并发送所有的邮件。

2.如权利要求1所述的邮件管控系统，其特征在于，所述拆分方式包括不拆分、按收件人所在的企业名称拆分及按收件人的邮箱账号拆分，所述不拆分是对预览画面不做任何修改直接发送给所有收件人，所述按收件人所在的企业名称拆分是指不同企业的收件人会收到不同的邮件，而同一企业有一个收件人会收到邮件，所述按收件人的邮箱账号拆分是指每一个收件人账号都会收到一封邮件。

3.如权利要求1所述的邮件管控系统，其特征在于，当按收件人所在的企业名称拆分及收件人的邮箱账号拆分方式发送邮件时，每个收件人只能看到自己的邮箱地址而看不到其它收件人的邮箱地址。

4.如权利要求2所述的邮件管控系统，其特征在于，所述寄件人设置方式包括按寄件人账号设置及按公共账号设置，所述按寄件人账号设置是指邮件中的署名内容及寄件人根据寄件人信息设置，所述按公共账号设置是指邮件中的署名内容及寄件人根据公共账号的信息设置。

5.如权利要求1所述的邮件管控系统，其特征在于，所述每个邮件模板关键词对应一个或者多个邮件模板，每个邮件模板对应一个或者多个邮件模板关键词。

6.一种邮件管控方法，其特征在于，该方法包括：

检索步骤一，根据寄件人选择的邮件模板关键词搜索邮件模板；

更新步骤，根据寄件人对邮件模板的修改更新邮件模板；

检索步骤二，根据寄件人提供的收件人关键词检索该寄件人权限内的收件人信息；

生成步骤，根据更新后的邮件模板及收件人信息生成邮件预览画面；

判断步骤，判断该邮件是否需要审批，当该邮件需要审批时，进入发送步骤一，当该邮件不需要审批时，进入发送步骤二；

发送步骤一，发送邮件链接到寄件人的审批主管的邮箱中进行审批；

发送步骤二，根据寄件人选择的邮件拆分方式及寄件人设置方式修改邮件模板中的内容来创建对应的外发邮件，并发送所有的邮件。

7.如权利要求6所述的邮件管控方法，其特征在于，所述拆分方式包括不拆分、按收件人所在的企业名称拆分及按收件人的邮箱账号拆分，所述不拆分是对预览画面不做任何修改直接发送，所述按收件人所在的企业名称拆分是指不同企业的收件人会收到不同的邮件，而同一企业的收件人会收到相同的邮件，所述按收件人的邮箱账号拆分是指每一个收件人账号都会收到一封邮件。

8.如权利要求6所述的邮件管控方法，其特征在于，所述寄件人设置方式包括按寄件人账号设置及按公共账号设置，所述按寄件人账号设置是指邮件中的署名内容及寄件人根据寄件人信息设置，所述按公共账号设置是指邮件中的署名内容及寄件人根据公共账号的信息设置。

9.如权利要求6所述的邮件管控方法，其特征在于，所述每个邮件模板关键词对应一个或者多个邮件模板，每个邮件模板对应一个或者多个邮件模板关键词。

10.如权利要求7所述的邮件管控方法，其特征在于，当按收件人所在的企业名称拆分及收件人的邮箱账号拆分方式发送邮件时，所有收件人只能看到自己的邮箱地址而看不到其它收件人的邮箱地址。