TW201433994A - 郵件管控系統及方法 - Google Patents

Abstract

本發明提供一種郵件管控系統。根據寄件人選擇的郵件範本關鍵字搜索郵件範本；根據用戶端的寄件人對郵件範本的修改更新郵件範本；根據寄件人提供的收件人關鍵字檢索該寄件人許可權內的收件人資訊；根據更新後的郵件範本及收件人資訊生成郵件預覽畫面；當該郵件需要審批時，發送郵件鏈結到寄件人的審批主管的郵箱中；根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式自動修改郵件範本中的內容來創建對應的外發郵件，並發送所有的郵件。

Description

郵件管控系統及方法

本發明涉及一種郵件管理領域，尤其涉及一種郵件管控系統及方法。

目前，大部分企業郵件管控系統會因內部人員的人為疏忽，誤將該公司的經營策略及實施計畫等重要資訊洩露，對公司的既定經營策略產生重大影響。主要是因為：一，涉及公務相關的郵件完全由個人撰寫，往往因為發件人個體上差異性(如工作經驗、文化程度、工作態度等)而帶來郵件內容與樣式的隨意性；二，涉及公務相關的寄件人相關資訊(如供應商資訊、聯絡人資訊)完全由個人管理；三，當涉及相似的郵件內容要發送給多個同類型的寄件人時，發件人通常拷貝前一份郵件經部份變動後直接發出，但此動作在大量反復操作後，很容易因為人的疲憊產生疏忽，導致將郵件發錯。

鑒於以上內容，有必要提供郵件管控系統及方法，其可以有效地實現郵件內容的規範化，最大程度上降低了因人為疏忽而產生的企業資訊外泄的問題。

一種郵件管控系統，其包括：檢索模組，用於根據寄件人選擇的郵件範本關鍵字搜索郵件範本；更新模組，用於根據寄件人對郵件範本的修改更新郵件範本；所述檢索模組還用於根據寄件人提供的收件人關鍵字檢索該寄件人許可權內的收件人資訊；生成模組，用於根據更新後的郵件範本及收件人資訊生成郵件預覽畫面；判斷模組，用於判斷該郵件是否需要審批；發送模組，用於當該郵件需要審批時，發送郵件鏈結到寄件人的審批主管的郵箱中；所述發送模組，還用於根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式修改郵件範本中的內容來創建對應的外發郵件，並發送所有的郵件。

一種郵件管控方法，該方法包括：檢索步驟一，根據寄件人選擇的郵件範本關鍵字搜索郵件範本；更新步驟，根據寄件人對郵件範本的修改更新郵件範本；檢索步驟二，根據寄件人提供的收件人關鍵字檢索該寄件人許可權內的收件人資訊；生成步驟，根據更新後的郵件範本及收件人資訊生成郵件預覽畫面；判斷步驟，判斷該郵件是否需要審批，當該郵件需要審批時，進入發送步驟一，當該郵件不需要審批時，進入發送步驟二；發送步驟一，發送郵件鏈結到寄件人的審批主管的郵箱中進行審批；發送步驟二，根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式修改郵件範本中的內容來創建對應的外發郵件，並發送所有的郵件。

相較於習知技術，所述郵件管控系統及方法，其提供郵件範本供寄件人微調保證了郵件的規範性，並對發送的郵件進行審批保證了企業資訊安全，最大限度降低了人為疏失發生的可能。

1．．．伺服器

2．．．資料庫

3．．．用戶端

4．．．網路

10．．．郵件管控系統

100．．．檢索模組

101．．．更新模組

102．．．生成模組

103．．．判斷模組

104．．．發送模組

105．．．保存模組

11．．．記憶體

12．．．處理器

圖1是本發明郵件管控系統之應用環境圖。

圖2是本發明郵件管控系統之模組圖。

圖3是本發明郵件管控方法之較佳實施例的流程圖。

圖4是本發明郵件管控系統提供之訂單交貨郵件範本圖。

如圖1所示，是本發明郵件管控系統的應用環境圖。郵件管控系統10應用於伺服器1中來管控企業的外發郵件，保證企業的資訊安全。所述伺服器1與資料庫2相連，所述伺服器1透過網路4與多個用戶端3進行通信連接。

所述用戶端3可以是臺式電腦、筆記本電腦、平板電腦等。所述網路4可以是網際網路、企業內部網路或者其他無線網路。所述資料庫2用於存儲寄件人資訊，收件人資訊及郵件相關資訊。所述資料庫2可以位於伺服器1中，也可以位於獨立於伺服器1的其他伺服器中。

所述寄件人資訊包括寄件人的中文姓名、寄件人的郵箱位址、寄件人所在的部門、寄件人所在部門的位址、寄件人的工號、寄件人的許可權及寄件人的審批主管等。所述寄件人的許可權是根據寄件人的工作性質而限定的，如當寄件人負責採購某一零件時，其許可權包括只能看到供應該零件的供應商的資訊，看不到其他的供應商的收件人的資訊。所述寄件人的審批主管是審核寄件人的郵件內容的人，當寄件人的郵件內容需要審批時，需要發給所述寄件人的審批主管審核。

所述收件人資訊包括收件人所在的企業名稱、收件人的郵箱、收件人的中文姓名及收件人的聯繫電話等。如收件人是某零件的供應商，該供應商的聯絡人可以是一個或者多個，每個聯絡人對應一個收件人資訊。

所述郵件相關資訊包括寄件人發送給收件人的郵件內容、郵件範本關鍵字及其對應的郵件範本。所述郵件範本關鍵字是根據郵件內容而定的搜索詞。在資料庫2中每個郵件範本關鍵字對應一個或者多個郵件範本，而且每個郵件範本對應一個或者多個郵件範本關鍵字。所述郵件範本是根據郵件範本關鍵字提供的通用範本，該範本中已經根據郵件範本關鍵字對郵件主題、郵件正文及郵件署名進行了規範及部分填充，寄件人只需要在所述郵件範本上微調即可創建自己所需的郵件。

如圖2所示，是本發明郵件管控系統的模組圖。在本實施例中，所述郵件管控系統10包括檢索模組100、更新模組101、生成模組102、判斷模組103、發送模組104及保存模組105。本發明所稱的模組是指一種能夠被處理器12所執行並且能夠完成固定功能的一系列電腦程式段，其存儲在記憶體11中。在本實施例中，關於各模組的功能將在圖3的流程圖中具體描述。

如圖3所示，是本發明郵件管控方法的較佳實施例的流程圖。根據不同的需求，該流程圖中步驟的順序可以改變，某些步驟可以省略。

步驟S10，檢索模組100根據寄件人選擇的郵件範本關鍵字搜索郵件範本。如寄件人在用戶端3的用戶介面上輸入關鍵字“放假”，檢索模組100搜索出五一放假郵件範本、十一放假郵件範本等多個郵件範本。寄件人根據需要選擇自己所需的郵件範本，並對該郵件範本進行修改。

步驟S11，更新模組101根據用戶端3的寄件人對郵件範本的修改更新郵件範本。在本實施例中，所述郵件範本的修改包括系統的修改及寄件人的修改。如圖4所示，是本發明郵件管控系統提供的訂單交貨郵件範本圖。“[…]”中的內容是寄件人所需填寫的，“【…】”中的內容是系統自動修改的，在後續步驟中詳述。

步驟S12，檢索模組100根據寄件人提供的收件人關鍵字檢索該寄件人許可權內的收件人資訊。所述收件人關鍵字包括收件人所在企業的名稱中的一個或者多個字詞、收件人的中文姓名及收件人的郵箱等。

步驟S13，生成模組102根據更新後的郵件範本及收件人資訊生成郵件預覽畫面。

步驟S14，判斷模組103判斷該郵件是否需要審批。若需要審批則執行步驟S15；若不需要審批，則執行步驟S16。

步驟S15，發送模組104發送郵件鏈結到寄件人的審批主管的郵箱中。所述郵件鏈結能鏈結到郵件管控系統的用戶介面上，便於寄件人的審批主管審批。待審批完成後，執行步驟S16。

步驟S16，發送模組104根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式自動修改郵件範本中的內容來創建對應的外發郵件，並發送所有的郵件。所述郵件範本中的內容包括收件人的企業名稱，收件人姓名及署名內容等，所述署名內容包括用戶姓名、用戶聯繫電話及郵件、用戶位址等。

所述拆分方式是發送郵件時對收件人的拆分設置方式，其包括不拆分、按收件人所在的企業名稱拆分及按收件人的郵箱帳號拆分。所述不拆分是對預覽畫面不做任何修改直接發送給所有收件人。所述按收件人所在的企業名稱拆分是指不同企業的收件人會收到不同的郵件，而同一企業會有一個收件人收到郵件。所述按收件人的郵箱帳號拆分是每一個收件人帳號都會收到一封郵件。因此，按照收件人所在的企業及收件人的郵箱帳號拆分後，所有收件人只能看到自己的郵箱位址而看不到其他收件人的郵箱位址。

所述寄件人設置方式是發送郵件時對寄件人的設置方式，其包括按寄件人帳號設置及按公共帳號設置。所述按寄件人帳號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據寄件人資訊設置。所述按公共帳號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據公共帳號的資訊設置。所述公共帳號是部門所有人公用的郵箱帳號。如圖4所示，發送模組根據用戶選擇的拆分方式及寄件人設置方式對訂單交貨郵件範本中“【…】”的內容進行修改，並自動發送給對應的收件人。

步驟S17，保存模組105將發送的郵件內容保存在資料庫中進行備份，並保存該郵件的寄件人、收件人及發送時間。

透過步驟S10到S17，其透過提供郵件範本供寄件人微調保證了郵件的規範性，透過審批方式保證了企業資訊安全，並透過系統自動填充郵件中的寄件人及收件人的相關資訊，最大限度降低了人為疏失發生的可能。

最後應說明的是，以上實施例僅用以說明本發明的技術方案而非限制，儘管參照較佳實施例對本發明進行了詳細說明，本領域的普通技術人員應當理解，可以對本發明的技術方案進行修改或等同替換，而不脫離本發明技術方案的精神和範圍。

10．．．郵件管控系統

1．．．伺服器

100．．．檢索模組

101．．．更新模組

102．．．生成模組

103．．．判斷模組

104．．．發送模組

105．．．保存模組

11．．．記憶體

12．．．處理器

Claims (10)

1. 一種郵件管控系統，該系統包括：
   檢索模組，用於根據寄件人選擇的郵件範本關鍵字搜索郵件範本；
   更新模組，用於根據寄件人對郵件範本的修改更新郵件範本；
   所述檢索模組還用於根據寄件人提供的收件人關鍵字檢索該寄件人許可權內的收件人資訊；
   生成模組，用於根據更新後的郵件範本及收件人資訊生成郵件預覽畫面；
   判斷模組，用於判斷該郵件是否需要審批；
   發送模組，用於當該郵件需要審批時，發送郵件鏈結到寄件人的審批主管的郵箱中；
   所述發送模組，還用於根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式修改郵件範本中的內容來創建對應的外發郵件，並發送所有的郵件。
2. 根據申請專利範圍第1項之郵件管控系統，所述拆分方式包括不拆分、按收件人所在的企業名稱拆分及按收件人的郵箱帳號拆分，所述不拆分是對預覽畫面不做任何修改直接發送給所有收件人，所述按收件人所在的企業名稱拆分是指不同企業的收件人會收到不同的郵件，而同一企業有一個收件人會收到郵件，所述按收件人的郵箱帳號拆分是指每一個收件人帳號都會收到一封郵件。
3. 根據申請專利範圍第1項之郵件管控系統，當按收件人所在的企業名稱拆分及收件人的郵箱帳號拆分方式發送郵件時，每個收件人只能看到自己的郵箱位址而看不到其他收件人的郵箱位址。
4. 根據申請專利範圍第2項之郵件管控系統，所述寄件人設置方式包括按寄件人帳號設置及按公共帳號設置，所述按寄件人帳號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據寄件人資訊設置，所述按公共帳號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據公共帳號的資訊設置。
5. 根據申請專利範圍第1項之郵件管控系統，所述每個郵件範本關鍵字對應一個或者多個郵件範本，每個郵件範本對應一個或者多個郵件範本關鍵字。
6. 一種郵件管控方法，該方法包括：
   檢索步驟一，根據寄件人選擇的郵件範本關鍵字搜索郵件範本；
   更新步驟，根據寄件人對郵件範本的修改更新郵件範本；
   檢索步驟二，根據寄件人提供的收件人關鍵字檢索該寄件人許可權內的收件人資訊；
   生成步驟，根據更新後的郵件範本及收件人資訊生成郵件預覽畫面；
   判斷步驟，判斷該郵件是否需要審批，當該郵件需要審批時，進入發送步驟一，當該郵件不需要審批時，進入發送步驟二；
   發送步驟一，發送郵件鏈結到寄件人的審批主管的郵箱中進行審批；
   發送步驟二，根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式修改郵件範本中的內容來創建對應的外發郵件，並發送所有的郵件。
7. 根據申請專利範圍第6項之郵件管控方法，所述拆分方式包括不拆分、按收件人所在的企業名稱拆分及按收件人的郵箱帳號拆分，所述不拆分是對預覽畫面不做任何修改直接發送給所有收件人，所述按收件人所在的企業名稱拆分是指不同企業的收件人會收到不同的郵件，而同一企業有一個收件人會收到郵件，所述按收件人的郵箱帳號拆分是指每一個收件人帳號都會收到一封郵件。
8. 根據申請專利範圍第6項之郵件管控方法，當按收件人所在的企業名稱拆分及收件人的郵箱帳號拆分方式發送郵件時，每個收件人只能看到自己的郵箱位址而看不到其他收件人的郵箱位址。
9. 根據申請專利範圍第7項之郵件管控方法，所述寄件人設置方式包括按寄件人帳號設置及按公共帳號設置，所述按寄件人帳號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據寄件人資訊設置，所述按公共帳號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據公共帳號的資訊設置。
10. 根據申請專利範圍第6項之郵件管控方法，所述每個郵件範本關鍵字對應一個或者多個郵件範本，每個郵件範本對應一個或者多個郵件範本關鍵字。