CN101374183B - 文档监控装置、文档监控方法和文档监控系统 - Google Patents

Abstract

本发明涉及文档监控装置、文档监控方法和文档监控系统。一种文档监控装置，该装置包括：保密信息存储部分，其与文档管理装置中管理的多个文档中的每一个的标识信息相关联地存储这些文档的保密级别信息；特征存储部分，其与标识信息相关联地存储多个文档的特征；选择部分，其基于保密级别信息从所管理的多个文档中选择目标文档；获得部分，其获得要由图像处理装置进行处理的目标图像；提取部分，其提取目标图像的特征；相似性水平计算部分，其计算与所选择的目标文档的标识信息相关联地存储的特征和所提取的特征之间的相似性水平；以及检测信息输出部分，当相似性水平等于或高于规定值时，该检测信息输出部分输出表示检测到相似图像的信息。

Description

文档监控装置、文档监控方法和文档监控系统

技术领域

本发明涉及一种文档监控装置、文档监控方法和文档监控系统。

背景技术

已开发各种用于将图像日志(log)记录在服务器中的技术，在该图像日志中利用待使用的文档的图像来设定例如使用日期、用户名称、操作信息或处理结果的处理历史信息，从而指定多功能装置、打印机或其他装置的使用状态。

此外，已提供一种图像日志系统的技术，其中当比较以上述方式记录的图像日志与待监控文档(例如，有价证券、保密文档)并确定二者都匹配时，向管理者发布该结果的通知，或者将该确定记录为以后进行分析时要使用的监控日志。

日本专利申请特开No.2005-311813提出了一种图像处理装置、非法行为监控装置、控制方法和控制程序，其中，为了避免对公司的有价证券和保密文档进行非法复制，将参考图像与图像处理装置的图像进行匹配；当确定图像为非法图像时，进行通知。

此外，日本专利申请特开No.2005-157569提出一种信息处理装置、信息处理方法、程序和记录介质，其中，为了容易地监控何时、何地以及如何处理通过图像读取装置获得的图像数据，从图像数据中提取文本数据，并将其记录在历史数据中。

当前的图像日志系统能够通过基于图像信息和与图像处理装置中进行的处理有关的处理历史信息而确定相似性，来发现或避免信息泄漏。然而，在确定目标保密文档具有很大尺寸的情况下，用于确定处理的负荷变大，这使得处理效率降低。

发明内容

本发明的第一方面提供了一种文档监控装置，该文档监控装置包括：保密信息存储部分，其与文档管理装置中管理的多个文档中的每一个的标识信息相关联地存储所述多个文档的保密级别信息；特征存储部分，其与所述标识信息相关联地存储所述文档管理装置中管理的所述多个文档的特征；选择部分，其基于存储在所述保密信息存储部分中的所述保密级别信息，从所述文档管理装置中管理的所述多个文档中选择目标文档；获得部分，其获得要由图像处理装置进行处理的目标图像；提取部分，其提取由所述获得部分获得的所述目标图像的特征；相似性水平计算部分，其计算与所述选择部分选择的所述目标文档的所述标识信息相关联地存储在所述特征存储部分中的所述特征和所述提取部分提取的所述特征之间的相似性水平；以及检测信息输出部分，当由所述相似性水平计算部分计算出的所述相似性水平等于或高于规定值时，该检测信息输出部分输出表示检测到相似图像的信息。

本发明的第二方面提供了一种根据本发明的第一方面的文档监控装置，其中所述保密级别信息是与所述多个文档中的每一个对应地由所述文档管理装置添加的附加信息。

本发明的第三方面提供了一种根据本发明的第二方面的文档监控装置，其中所述附加信息包括以下信息中的至少一种：与所述多个文档中的每一个对应地设置的保密级别、表示所述多个文档中的每一个的使用频率的分布水平(distribution level)、以及表示从登记到文档管理装置起经过的时间的新近程度(freshness level)。

本发明的第四方面提供了一种文档监控方法，该方法包括以下步骤：与文档管理装置中管理的多个文档中的每一个的标识信息相关联地存储所述多个文档的保密级别信息；与所述标识信息相关联地存储所述文档管理装置中管理的所述多个文档的特征；基于所述存储的保密级别信息，从所述文档管理装置中管理的所述多个文档中选择目标文档；获得要由图像处理装置进行处理的目标图像；提取获得的所述目标图像的特征；计算与选择的所述目标文档的所述标识信息相关联地存储的所述特征和提取的所述特征之间的相似性水平；以及当计算出的所述相似性水平等于或高于规定值时，输出表示检测到相似图像的信息。

本发明的第五方面提供了一种文档监控系统，该文档监控系统具有：文档管理装置，其管理多个文档；图像处理装置，其对图像进行处理；以及文档监控装置，其能够与所述文档管理装置和所述图像处理装置通信，该文档监控装置包括：保密信息存储部分，其与所述文档管理装置中管理的多个文档中的每一个的标识信息相关联地存储所述多个文档的保密级别信息；特征存储部分，其与所述标识信息相关联地存储所述文档管理装置中管理的所述多个文档的特征；选择部分，其基于存储在所述保密信息存储部分中的所述保密级别信息，从所述文档管理装置中管理的所述多个文档中选择目标文档；获得部分，其获得要由所述图像处理装置进行处理的目标图像；提取部分，其提取由所述获得部分获得的所述目标图像的特征；相似性水平计算部分，其计算与所述选择部分选择的所述目标文档的所述标识信息相关联地存储在所述特征存储部分中的所述特征和所述提取部分提取的所述特征之间的相似性水平；以及检测信息输出部分，当由所述相似性水平计算部分计算出的所述相似性水平等于或高于规定值时，该检测信息输出部分输出表示检测到相似图像的信息。

根据本发明的第一、第四和第五方面，与没有本配置的发明相比，可以减少确定目标保密文档的增加。

根据本发明的第二方面，使用与文档管理装置中管理的文档有关的附加信息，与没有本配置的发明相比，可以减少确定目标保密文档的增加。

根据本发明的第三方面，使用以下信息中的至少任意一种：与文档管理装置中管理的文档有关的保密级别信息、分布水平信息和新近程度信息，与没有本配置的发明相比，可以减少确定目标保密文档的增加。

附图说明

将基于以下附图详细描述本发明的示例性实施方式，其中：

图1是文档监控系统7的配置图；

图2是表示实时确定其相似性的保密文档的示意图；

图3A和3B是示出用于选择实时确定其相似性的保密文档的设定的图；

图4是示出文档监控系统7实时执行的处理的顺序图；

图5是示出文档监控装置1实时执行的处理的流程图；

图6是示出预先设定的当文档监控系统7处于空闲时的时间的表；

图7是示出文档监控系统7在空闲时间执行的处理的顺序图；

图8是示出监控日志记录部分18记录的监控日志的表；

图9A和9B是表示设定的图，其中实时确定其相似性的保密文档是通过保密文档的数量来选择的；以及

图10A和10B是示出将DMS 3管理的保密文档分为三类或更多类的图，并且对相似性确定的处理根据所划分的类型而不同。

具体实施方式

在下文中，将参考附图详细描述本发明的实施例。

首先，将参考图1详细描述其中采用文档监控装置1的文档监控系统7的配置。

图1是示出其中采用根据本发明的文档监控装置1的文档监控系统7的配置的图。

文档监控系统7包括文档监控装置1、图像处理装置2、DMS 3(充当文档管理装置的文档管理系统)、客户机PC(个人计算机)4和管理者PC 5，通过通信线路6连接上述组成部分中的每一个。

图像处理装置2是进行打印、复印、扫描或其他处理的装置。DMS 3是存储保密文档的文档管理装置。DMS 3能够设定并管理根据附于这些保密文档中的每个保密文档的保密级别的访问权限。将保密级别、新近程度和分布水平附于由DMS 3管理的保密文档上，作为附加信息，稍后将详细描述这些信息中的每一个。还管理关于谁创建了这些文档中的每一个的信息等。客户机PC 4是执行向图像处理装置2请求打印的处理等的客户机。管理者PC 5是DMS 3的管理者使用的个人计算机。管理者PC 5从文档监控装置1接收警告通知，并执行发出许可通知的处理等，该许可通知即许可图像处理装置2对被提出了警告的图像日志执行所请求的处理。

在文档监控系统7中，DMS 3管理多个保密文档。图像处理装置接收到对文档进行处理的请求之后，文档监控装置1立即确定是许可还是禁止图像处理装置2处理所请求的文档。然后，图像处理装置2根据确定结果执行处理。

文档监控装置1包括图像日志接收登记部分11、图像日志存储器12、图像日志特征提取部分13、DMS监控部分14、文档特征提取部分15、文档特征DB(数据库)16、相似性水平计算部分17、监控日志记录部分18、通知部分19以及日期和时间检查部分20。

图像日志接收登记部分11从图像处理装置2接收图像日志，并将接收到的图像日志保存到图像日志存储器12。

这里，用文档的图像数据、和表示作业名称、用户名称、日期和时间、图像处理装置的名称或处理的其他细节的信息形成从图像处理装置2接收的图像日志，其中文档的图像数据是要在图像处理装置2中处理的处理目标图像。

可以用硬盘或其他存储装置形成图像日志存储器12，并存储从图像日志接收登记部分11接收的图像日志。此外，图像日志存储器12可以存储由图像日志特征提取部分13提取的特征。

图像日志特征提取部分13从图像日志中提取要在图像处理装置2中处理的处理目标图像的图像数据的特征。将基于现有技术在后面描述提取特征的处理。

DMS监控部分14检查在DMS 3中是否存在任何新增加的保密文档，或者是否存在由DMS 3管理的保密文档的任何更新。如果存在新增加或更新的保密文档，则文档特征提取部分15提取保密文档的特征。此外，DMS监控部分14将DMS 3中管理的新增加或更新的保密文档的特征、基本属性(文件名、存储地点、登记日期等)、保密级别、分布水平、新近程度等登记到文档特征DB 16。

这里，存在两类用于由DMS监控部分14对新近程度进行管理的管理方式。作为一种管理方式，与保密级别和分布水平类似地由DMS 3对新近程度进行管理。DMS监控部分14检查由DMS 3管理的保密级别、分布水平和新近程度三者的更新，并且在更新期间，DMS监控部分14进行文档特征DB 16的更新。作为另一种方式，与DMS 3中管理的保密级别和分布水平独立地对新近程度进行管理。DMS监控部分14基于从保密文档的登记日期(更新日期)起经过的时间以有规律的间隔重新计算新近程度，并将重新计算的内容登记到文档特征DB 16。

文档特征提取部分15提取DMS监控部分14请求的保密文档的特征。

可以用例如硬盘的存储装置形成文档特征DB 16，并针对唯一指定给多个保密文档中的每一个的各标识号，预先存储由文档特征提取部分15提取的特征以及基本属性(文件名、存储地点、登记日期、保密文档创建者的联系地址等)、保密级别等。

相似性水平计算部分17将图像日志特征提取部分13提取的特征(从处理目标图像的图像日志提取的特征)与文档特征DB 16中存储的保密文档的特征进行比较，并计算相似性水平以确定要由图像处理装置2处理的文档与DMS 3管理的保密文档之间的相似性等。如果相似性水平高，则确定由图像处理装置2待处理的文档或已处理的文档相对于DMS 3中存储的保密文档具有相似性，并向管理者PC 5发送警告信息。

监控日志记录部分18记录由相似性水平计算部分17获得的结果作为日志。

通知部分19在从相似性水平计算部分17接收到关于具有高相似性水平的保密文档的通知时，执行向管理者PC 5发送警告信息的处理等。

日期和时间检查部分20内部具有检查日期和时间的功能。通过预先设定假设文档监控系统7的处理负荷为低时的时间，例如夜间和周末，日期和时间检查部分20在预置时间向相似性水平计算部分17通知该效果。

此外，可以由载入计算机的RAM(随机存取存储器)中的程序执行文档监控装置1中的图像日志接收登记部分11、图像日志特征提取部分13、DMS监控部分14、文档特征提取部分15、相似性水平计算部分17、监控日志记录部分18、通知部分19以及日期和时间检查部分20。应当注意，可以将监控日志记录部分18记录的监控日志记录到硬盘或其他记录装置中的文件。

应当注意，对于用来确定相似性的特征，由图像日志特征提取部分13提取的特征和由文档特征提取部分15提取的特征可以是文档的图像数据的图像特征，并且可以是从由文档的图像数据中提取的由字符形成的文本信息获得的关键词。本发明并不旨在对要使用的特征类型加以限制。

此外，对于将图像日志的特征与保密文档的特征进行比较并在相似性水平计算部分17中计算相似性水平的处理，当该特征是图像特征时，认为随着在通过对图像进行分析而获得的特征空间中的距离变小，相似性水平变高。本发明并不对在该情况下特征空间中的轴类型特别地加以限制。而且，在将图像日志的特征与保密文档的特征进行比较并在相似性水平计算部分17中计算相似性水平的处理中，当该特征是关键词信息时，通过对分析由图像日志特征提取部分13提取的字符形成的文本而获得的关键词与从保密文档中提取的关键词之间的匹配程度进行分析，认为随着关键词中的匹配程度变高，相似性水平变高。本发明并不对在该情况下计算关键词中的匹配程度的方法特别地加以限制。

可以通过使用以下现有技术来实现前述从文档的图像数据中提取特征的技术和确定与其他文档的相似性的技术：日本专利申请特开No.2001-256256公开了一种通过从电子文档数据中提取特征来确定相似性的技术；日本专利申请特开No.2001-319232通过从图像数据中提取特征来确定相似性；日本专利申请特开No.2001-160067公开了一种相似文档搜索方法和一种利用相似文档搜索方法的推荐文章通知服务系统；日本专利申请特开平No.11-066086公开了一种相似文档搜索装置和一种相似文档搜索方法；日本专利申请特开平No.5-28198公开了一种文档信息搜索装置；日本专利申请特开No.2003-271956公开了一种图像匹配处理方法；日本专利申请特开No.2004-252810公开了一种对图像和文档进行匹配的方法及其装置和匹配程序。

随后，在DMS 3中管理的保密文档中，将参照图2描述确定目标保密文档，其中确定目标保密文档的相似性是在图像处理装置2接收到对文档进行处理的请求之后，紧接着参考要由图像处理装置2处理的文档而确定的。

图2是示出在DMS 3中管理的保密文档中以如下方式确定其相似性的保密文档的原理图，即这些保密文档的相似性是在图像处理装置2接收到对文档进行处理的请求之后，紧接着参考要由图像处理装置2处理的文档而确定的。

如图2所示，DMS 3管理多个保密文档。然而，在图像处理装置2接收到对文档进行处理的请求之后，紧接着参考要由图像处理装置2处理的文档来确定相似性仅限于DMS 3中管理的保密文档中的重要保密文档。如图2所示，在DMS 3中管理的保密文档中，只有斜线阴影区域中示出的重要保密文档(附图标记202)是在图像处理装置2接收到对文档进行处理的请求之后，紧接着参考要由图像处理装置2处理的文档来确定其相似性的确定目标保密文档。

在例如夜间或周末的预置时间，而不是紧接着在图像处理装置2接收到对文档进行处理的请求之后，参考文档201来确定DMS 3中管理的其余保密文档(附图标记203)的相似性。

换句话说，将DMS 3中管理的保密文档分为在图像处理装置2接收到对文档201进行处理的请求之后立即确定其相似性的重要保密文档(附图标记202)(在下文中称为实时)，以及在例如夜间或周末的预置时间而不是实时地确定其相似性的保密文档(附图标记203)(在下文中称为空闲时间)。因此，在正常操作期间没有向文档监控装置1和文档监控系统7施加高负荷。

此外，基于预先进行的设定来划分是实时还是在空闲时间确定相似性的保密文档(附图标记204)。应当注意，在文档监控系统7中，通过唯一指定给多个保密文档中的每一个的标识号来管理保密文档。

随后，参考图3A和3B，对将DMS 3中管理的保密文档划分为实时确定其相似性的保密文档和在空闲时间确定其相似性的保密文档进行描述。

图3A和3B是示出实时确定其相似性的保密文档和在空闲时间确定其相似性的保密文档之间的划分的图。图3A是用于选择其相似性由文档监控装置1中的相似性水平计算部分17确定的保密文档的设定屏幕的配置图。图3B是示出保密文档的表，这些保密文档被选作根据图3A中的设定屏幕中设定的文档选择条件来确定其相似性的保密文档。

如图3A所示，通过设定文档选择条件，来选择实时确定其相似性的保密文档，文档选择条件包括关于待选择保密文档的保密级别、新近程度和分布水平的信息，以及表示保密级别、新近程度和分布水平之间的优先级的优先级顺序。在提供给文档监控装置1的显示/操作部分(没有示出)上显示用于设定保密级别、新近程度和分布水平的画面。将通过该画面确定的文档选择条件存储在相似性水平计算部分17中。另选地，可以采用其中画面显示在客户机PC 4或管理者PC 5上的配置，并且画面中确定的文档选择条件存储在相似性水平计算部分17中。

这里，保密级别是指表示在DMS 3中设定的保密文档的保密程度的指标(index)。

分布水平是指例如基于用户从DMS 3将DMS 3中管理的每个保密文档下载多少次而确定的指标。将从DMS 3频繁下载的保密文档定义为高分布水平。具体地说，对下载50次或多于50次的保密文档，将分布水平设定为A；对下载10次到少于50次的保密文档，将分布水平设定为B；对下载少于10次的保密文档，将分布水平设定为C；对下载0次的保密文档，将分布水平设定为D。

新近程度例如是指基于从文档登记到DMS 3时起经过的时间而确定的指标。将新近程度定义为从对DMS 3的登记日期和时间时起经过的时间越长，新近程度越低。具体地说，当从保密文档对DMS 3的登记日期起经过的时间小于30天时，将新近程度设定为A；当从登记日期起经过的时间为30天到小于100天时，将新近程度设定为B；当从登记日期起经过的时间为100天或更长时，将新近程度设定为C。

应当注意，在如图3A所示用于选择实时确定其相似性的保密文档的画面中，待设定的指标不限于保密级别、新近程度和分布水平。可以采用通过使用与保密文档有关的其他指标来选择实时确定其相似性的保密文档的配置。

如上所述，在使用如图3A所示画面设定文档选择条件之后，根据设定的文档选择条件来选择保密文档的标识号(选择具有特定或更高保密级别、新近程度和分布水平的保密文档)，根据设定的优先级顺序对选择的保密文档设定用于确定相似性的顺序。例如，作为用于计算优先级顺序的方法，当如图3A和3B所示设定条件时，选择具有“保密级别：A或更高”的文档，该保密级别是要实时确定的文档的选择条件中的最高优先级。接着，在选择的文档中，进一步选择具有“分布水平：B或更高”的文档，该分布水平是这些条件中的次高优先级。然后，在进一步选择的文档中，进一步选择具有“新近程度：C或更高”的文档，该新近程度是这些条件中的第三高优先级。结果，如图3B所示，选择文档ID为4和1的文档，作为要实时确定的文档。

根据设定顺序，相似性水平计算部分17按照从具有最高优先级的标识号的保密文档开始的顺序确定相似性。

然后，对如图3B所示没有实时确定其相似性的保密文档(附图标记301)，在例如夜间或周末的空闲时间确定相对于要在图像处理装置2中处理的文档的相似性。相似性水平计算部分17通过计算由图像日志特征提取部分13提取的特征(要由图像处理装置2处理的文档的图像日志的特征)与存储在文档特征DB 16中的保密文档的特征之间的相似性，来确定要由图像处理装置2处理的文档与DMS 3中管理的保密文档之间的相似性。

接着，将参考图4描述文档监控系统7中实时执行的处理。

图4是示出在对图像处理装置2请求对文档进行处理之后紧接着由文档监控系统7实时执行的处理的顺序图。

如图4所示，首先，图像处理装置2接收对文档进行处理的请求(例如，打印)(步骤401)。

图像处理装置2接收的请求不仅是对打印从客户机PC 4发送的电子文档的请求，而且可以是对由处理图像处理装置2执行对文档进行处理的请求，例如是对由图像处理装置2执行的复印原始纸件文档的处理的请求，或者是对由图像处理装置2执行的扫描原始纸件文档的处理的请求。

当图像处理装置2接收到对文档进行处理的请求时(步骤401)，图像处理装置2生成由表示例如作业名称、用户名称、日期和时间的处理细节的信息、以及文档的图像数据组成的图像日志，并将图像日志发送到文档监控装置1中的图像日志接收登记部分11(402)。

在文档监控装置1中，图像日志接收登记部分11接收从图像处理装置2发送的图像日志。图像日志接收登记部分11将接收的图像日志保存到图像日志存储器12。

然后，文档监控装置1获得从图像处理装置2接收并存储在图像日志存储器12中的图像日志，并将图像日志发送到图像日志特征提取部分13。图像日志特征提取部分13从接收的图像日志中提取特征(步骤403)。

在从图像日志中提取出特征(步骤403)之后，相似性水平计算部分17将存储在相似性水平计算部分17中的文档选择条件发送到文档特征DB 16。

文档特征DB 16基于接收到的文档选择条件来选择要实时确定其相似性的保密文档，并将选择的保密文档的标识号和特征发送到相似性水平计算部分17。

相似性水平计算部分17从文档特征DB 16接收确定了其相似性的保密文档的特征(步骤404)，并将从图像日志特征提取部分13获得的图像日志的特征与从文档特征DB 16获得的特征进行比较，来计算相似性水平(步骤405)。

作为由相似性水平计算部分17执行的相似性水平计算的结果，当计算出的相似性水平等于或高于规定常数值时(在步骤406中为“是”)，通知部分19向管理者PC 5通知如下含义的警告信息：将在图像处理装置2中处理与保密文档相似的文档(步骤407)。

另一方面，作为由相似性水平计算部分17执行的相似性水平的计算结果，当计算出的相似性水平小于规定值时(在步骤406中为“否”)，相似性水平计算部分17向图像处理装置2通知允许对作为确定了其相似性的图像日志的源的文档进行处理(步骤408)。

在接收到对处理的许可之后，图像处理装置2执行步骤401中请求的处理(步骤409)，并将处理的细节发送到图像监控装置1，作为作业历史(步骤410)。

在从图像处理装置2接收到作业历史之后，文档监控装置1记录监控日志(步骤411)。

如上所述，在文档监控系统7中，在图像处理装置2接收到对文档进行处理的请求之后，紧接着基于预置信息从DMS 3中管理的所有保密文档中，选择其相似性是参考文档的图像日志而确定的那些保密文档，并确定所选择的保密文档的相似性水平。

接着，将参考图5描述由文档监控装置1实时执行的处理。

图5是示出当图像处理装置2接收到对文档进行处理的请求时，由文档监控装置1实时执行的处理的流程图。该流程图详细描述了在图4的顺序图中由文档监控装置1执行的处理。

文档监控装置1通过图像日志接收登记部分11来接收从图像处理装置2发送的图像日志(步骤501)，图像日志接收登记部分11将接收的图像日志保存到图像日志存储器12(步骤502)。

然后，图像日志特征提取部分13从存储在图像日志存储器12中的图像日志中提取特征(步骤503)。

在提取了图像日志的特征之后，相似性水平计算部分17将文档选择条件发送到文档特征DB 16(步骤504)，文档特征DB 16将确定了其相似性的保密文档的标识号和特征发送到相似性水平计算部分17(步骤505)。

在获得确定了其相似性的保密文档的特征(步骤505)之后，相似性水平计算部分17将步骤503中提取的图像日志的特征与步骤505中获得的保密文档的特征进行比较以计算相似性水平(步骤506)。

相似性水平计算部分17确定计算出的相似性水平是否等于或高于规定值。该规定值是从未示出的显示/操作部分输入的并存储在相似性水平计算部分17中。如果由文档监控装置计算出的相似性水平等于或高于规定值(在步骤507中为“是”)，则确定图像日志的文档与针对其计算出相似性的保密文档相似，并且通知部分19向管理者PC 5通知警告信息(步骤508)。通知部分19向管理者PC 5进行的通知的内容包括在监控日志记录部分18中记录的信息，例如图像处理装置2的名称、日期和时间、请求图像处理装置2进行处理的用户的名称、图像处理装置2待处理的文档的图像日志、图像日志的ID(标识)、由图像处理装置2执行的用于对文档进行处理的作业名称(打印、复印等)、记录图像日志的地点、被确定具有相似性的保密文档的文档ID、保密文档的文件名、保密文档存储在DMS 3中的地点、DMS 3中设定的保密文档的保密级别、新近程度和分布水平、以及计算出的相似性水平。应当注意，本发明中的通知装置不限于具体装置。可以采用任何装置，只要其具有向管理者PC5通知消息并响应于该通知在屏幕上显示弹出部分的这种通知功能。

从文档监控装置1中的通知部分19接收通知的管理者PC 5向管理者显示通知的细节。管理者对在管理者PC 5中显示的通知细节进行视觉识别来检查要由图像处理装置2处理的文档是与DMS 3中管理的保密文档相似的文档。然后，管理者检查显示的图像日志以确定是否许可图像处理装置2执行对通知细节的处理，并向文档监控装置1通知确定结果(许可或禁止)。

在文档监控装置1中，通知部分19从管理者PC 5接收通知(步骤509)。当通知部分19从管理者PC 5接收到的通知的内容表示许可进行处理时(在步骤510中为“是”)，通知部分19将许可进行处理的指令发送到图像处理装置(步骤511)。在接收到许可进行处理的指令后，图像处理装置2执行许可的处理，并向文档监控装置1中的监控日志记录部分18通知与执行的处理有关的作业历史。在文档监控装置1中，监控日志记录部分18接收作业历史(步骤512)，并记录监控日志(步骤513)。

此外，在步骤510中，当通知部分19从管理者PC 5接收到的通知内容表示确定了禁止进行处理时(在步骤510中为“否”)，通知部分19使相似性水平计算部分17停止计算在步骤503中提取的图像日志的特征与在步骤505中获得的保密文档的特征之间的相似性水平(步骤514)，监控日志记录部分18记录在步骤507中其相似性等于或高于规定值的保密文档的相似性计算的监控日志(步骤513)。对于记录的监控日志的细节，将参考图8随后进行描述。

此外，在步骤507中，当图像日志的特征与保密文档的特征之间的相似性小于规定值时(在步骤507中为“否”)，在没有对要确定其相似性的所有保密文档确定相似性的情况下，对于尚未确定其相似性的其余保密文档，计算图像日志的特征与其余保密文档的特征之间的相似性水平(步骤506)。另一方面，在对要确定其相似性的所有保密文档(具有在步骤505中获得的特征的保密文档)确定了相似性的情况下(在步骤515中为“是”)，通知部分19向图像处理装置2发送用于许可对步骤501中接收到的图像日志进行处理的指令(步骤511)。然后，在监控日志记录部分18从图像处理装置2接收到与许可的处理有关的作业历史之后(步骤512)，监控日志记录部分18记录监控日志(步骤513)。

接着，参考图6和7，将对预先设定的在假定文档监控系统7中的处理负荷较低时(空闲时间)(例如夜间和周末)，而不是在图像处理装置2接收到对文档进行处理的请求之后紧接着的时间(实时)执行的处理进行描述。

如参考图2所述，在采用根据本发明的文档监控装置1的文档监控系统7中，只参考选择的保密文档实时确定图像日志的相似性，而对于非实时确定的保密文档，在空闲时间确定图像日志的相似性。将参考图6描述预先设定的空闲时间。

图6是示出例如夜间和周末的空闲时间的表。

如图6所示，将空闲时间设定为工作日中的深夜、清早、假日等。对非实时确定其相似性的保密文档，相似性是在空闲时间确定。可以通过操作未示出的显示/操作部分来设定图6中示出的空闲时间的设置，并将该设置存储在日期和时间检查部分20中。另选地，可以通过来自客户机PC 4或管理者PC 5的操作来设定空闲时间的设置，并将该设置存储在日期和时间检查部分20中。

接着，参考图7，将描述文档监控系统7在空闲时间执行的处理。

图7是示出文档监控系统7在空闲时间执行的处理的顺序图。

如图7所示，当预置空闲时间到来时(在步骤701中为“是”)，日期和时间检查部分20向相似性水平计算部分17通知该结果。在接收到该通知时，相似性水平计算部分17通过使用监控日志记录部分18中记录的监控日志来检查在空闲时间未确定其相似性的图像日志(步骤702)。

在标识出在空闲时间未确定其相似性的图像日志之后，对所有标识出的图像日志执行以下处理(步骤703到709中的处理)。

首先，图像日志特征提取部分13提取确定了其相似性的图像日志的特征。然后，相似性水平计算部分17获得由图像日志特征提取部分13提取的特征(步骤703)。

相似性水平计算部分17将存储在相似性水平计算部分17中的文档选择条件中的用于在空闲时间确定相似性的选择条件发送到文档特征DB 16，并从文档特征DB 16中获得在空闲时间确定其相似性的保密文档的标识号和特征(步骤704)。

一旦获得了在空闲时间比较的保密文档的特征，相似性水平计算部分17将图像日志的特征与保密文档的获得的特征进行比较，来计算相似性水平(步骤705)。对保密文档中的一个和图像日志进行相似性的计算。

当计算出的相似性等于或高于规定值时(在步骤706中为“是”)，通知部分19向管理者PC 5通知警告信息(步骤707)。当由于夜间或周末而管理者PC 5未运行时，在下次启动管理者PC 5期间显示该通知。应当注意，本发明中的通知装置不限于特定装置。可以采用任何装置，只要该装置具有例如向管理者PC 5发送电子邮件或通知一个消息并响应于该通知在屏幕上显示弹出部分的这种通知功能。

在向管理者PC 5进行通知之后，监控日志记录部分18记录其相似性等于或高于规定值的保密文档的监控日志(步骤708)。

另一方面，当步骤705中计算出的相似性水平小于规定值时(在步骤S706中为“否”)，进行图像日志的特征与在下一个确定了其相似性的保密文档的特征之间的下一相似性计算(在步骤709为“否”到步骤705)。

如上所述，在计算了图像日志的特征与待计算其相似性的所有保密文档的特征之间的相似性之后(在步骤709中为“是”)，监控日志记录部分18将在空闲时间进行的检查的细节记录到监控日志中。

如上所述，通过步骤703到709中的处理，进行一个图像日志与需要确定其相似性的所有保密文档的相似性确定。在对被标识为需要确定其相似性的图像日志的所有图像日志都执行了步骤703到709中的处理之后，在空闲时间执行的处理结束。

随后，将参考图8描述由监控日志记录部分18记录的监控日志。

图8是示出由监控日志记录部分18记录的监控日志的表。

如图8所示，监控日志具有多个项目，包括“实时”、“在空闲时间”、“日期和时间”、“用户”、“图像日志ID”、“作业”、“记录地点”；“相似保密文档ID”、“文件名”、“DMS存储地点”、“保密级别”、“新近程度”、“分布水平”、“相似性水平”、“检查”，记录这些项目中的每一个。

“实时”是指表示实时计算与保密文档的相似性的检查项目。

“在空闲时间”是指表示在空闲时间计算与保密文档的相似性的检查项目。

“日期和时间”是指图像处理装置2接收到对图像日志的文档进行处理的请求时的日期和时间。

在“用户”中，记录有想要对图像处理装置2中的图像日志的文档进行处理的用户的名称。

在“图像日志ID”中，记录有被指定给多个图像日志中的每一个的标识号。

在“作业”中，记录有与图像处理装置2接收的处理有关的信息。记录有包括用于对文档进行处理的细节、用于打印、复印的细节等的这种信息。

“记录地点”是指在图像日志记录在图像日志存储器12中的存储地点。

在“相似保密文档ID”中，记录有作为与图像日志的相似性水平确定的结果而被确定为其相似性高于规定值的保密文档的标识号。

在“文件名”中，记录有保密文档的文件名，该保密文档由相似保密文档ID表示。

在“DMS存储地点”中，记录有保密文档在DMS 3中的存储地点，该保密文档由相似保密文档ID表示。

在“保密级别”中，记录有保密文档的记录在文档特征DB 16中的保密级别，该保密文档由相似保密文档ID表示。

在“新近程度”中，记录有保密文档的记录在文档特征DB 16中的新近程度，该保密文档由相似保密文档ID表示。

在“分布水平”中，记录有保密文档的记录在文档特征DB 16中的分布水平，该保密文档由相似保密文档ID表示。

在“相似性水平”中，在作为与图像日志的相似性水平确定的结果而确定相似性水平等于或高于规定值的情况下，记录这样的相似性水平。

在存在与图像日志的相似性水平等于或高于规定值的保密文档的情况下，向管理者PC 5通知警告信息。项目“检查”示出了管理者是否响应于这样的通知而检查了与保密文档具有相似性的文档要由图像处理装置2进行处理。在“检查”中，当从作为警告信息的通知目标的管理者PC 5接收到许可/禁止处理的通知时记录“已检查”，认为管理者检查了警告信息的通知。

如上所述，对于参考要由图像处理装置2处理的文档而确定了其相似性的保密文档，进行了以下描述：将保密文档划分为实时确定其相似性的保密文档和在空闲时间确定其相似性的保密文档。如参考图3A和3B所述，对于这样的划分，描述了实时确定落入预置保密级别、新近程度和分布水平这些条件的保密文档的相似性，而在空闲时间确定没有落入这些条件的保密文档的相似性。然而，可以采用这样的配置，其中对于DMS 3中管理的保密文档，基于保密级别、新近程度和分布水平设定优先级顺序，并基于预置优先级顺序的等级只对有限数量的保密文档确定相似性。

接着，将参考图9A和9B描述只对预置数量的保密文档进行实时的相似性确定的情况。

图9A和9B是示出实时确定其相似性的保密文档和在空闲时间确定其相似性的保密文档之间的划分的图，对DMS 3中管理的保密文档进行该划分。图9A是设定画面的配置图，该设定画面用于选择由文档监控装置1中的相似性水平计算部分17确定其相似性的保密文档。图9B是示出在DMS 3中管理的保密文档当中，基于通过图9A中的画面而设定的信息而被选择来确定相似性的保密文档的表。

如图9A所示，通过对数量以及DMS 3中管理的保密文档的保密级别、新近程度和分布水平进行设定，来设定文档选择条件，该文档选择条件是用于选择实时确定其相似性的保密文档的条件。如参考图3A所述，可以通过未示出并配备给文档监控装置1的显示/操作部分的操作，来确定文档选择条件的设定，并且可以将确定的文档选择条件存储在相似性水平计算部分17中。而且，可以采用这样的配置，其中文档选择条件是通过来自客户机PC 4或管理者PC 5的操作而确定的并被存储在相似性水平计算部分17中。

当基于如图9A所示保密级别、新近程度和分布水平中的每一个而确定DMS 3中管理的多个保密文档中的每一个的优先级级别并根据该优先级级别排列保密文档时，按照从如图9B所示排列的保密文档中的具有最高优先级级别的保密文档开始的顺序仅确定预置数量的保密文档的相似性。通过如图9A所示用于设定优先级级别的设定画面，来设定确定了其相似性的保密文档的数量。应当注意，可以通过选择唯一指定给多个保密文档中的每一个的标识号来进行保密文档的选择。

如上所述，参考图3A、3B、9A和9B，通过将保密文档分为两类，换句话说，即实时确定其相似性的保密文档和在空闲时间确定其相似性的保密文档，描述了DMS 3中管理的保密文档。然而，可以采用其中根据处理而将DMS 3中管理的保密文档分为三类或更多类的配置。

接着，将参考图10A和10B描述以下情况：将DMS 3中管理的保密文档分为三类或更多类，并且与保密文档的相似性确定有关的处理根据所划分的类别而不同。

图10A和10B是示出将DMS 3中管理的保密文档分为三类或更多类的图，并且对保密文档的相似性确定的处理根据所划分的类别而不同。图10A是示出设置细节的设定画面的配置图。图10B是示出处理根据保密文档而不同的图，这些保密文档是基于通过图10A中的屏幕来进行的设置的细节来选择的。

如图10A所示，根据相似性确定将DMS 3中管理的保密文档分为三类或更多类。

当基于保密级别、新近程度和分布水平确定多个保密文档中的每一个的优先级级别并基于该优先级级别而排列保密文档时，将前两个保密文档设定为实时进行相似性确定的保密文档，并且如果确定相似性水平超过规定值时，则无论管理者批准还是拒绝，都禁止图像处理装置2中的处理。将具有第3到第4优先级级别的保密文档设定为实时进行相似性确定的保密文档，并且如果确定相似性水平超过规定值，则在从管理者获得批准的情况下，许可图像处理装置2中的处理。将具有第5到第6优先级级别的保密文档设定为当文档监控装置1中的CPU(中央处理单元)的利用率低时确定相似性的保密文档。将具有第7到第10优先级级别的保密文档设定为在例如夜间的预置时间确定相似性的保密文档。

当如图10A所示设定DMS 3中管理的保密文档时，根据基于保密级别、新近程度和分布水平的优先级级别，如图10B所示地排列DMS 3中管理的保密文档。然后，根据优先级级别的顺序有区别地处理保密文档。此外，基于唯一指定给多个保密文档中的每一个的标识号来选择保密文档。

如上所述，根据对相似性确定的处理可以将DMS 3中管理的保密文档分为三类或更多类，可以针对所划分类别中的每一个有区别地处理相似性确定。在针对所划分类别中的每一个有区别地进行相似性确定的情况下，将保密文档的特征连同与对多个保密文档中的每一个的处理对应的处理信息一起从文档特征DB 16发送到相似性水平计算部分17，然后，当相似性水平等于或高于规定值时，文档监控装置1根据发送的处理信息进行操作。在此情况下可以采用用于检测文档监控装置1中的CPU利用率的CPU检测部分。

应当注意，在文档监控系统7中，可以采用打印服务器、打印驱动器或者能够接收打印输出电子文档的请求的打印机来代替图像处理装置2，只要这些装置能够对电子文档进行处理。

应当注意，空闲时间不仅可以通过如参考图6所述预置一个时段而设定，而且可以通过如下方式设定：为文档监控装置1提供一个检测文档监控装置1或文档监控系统7的空闲状态的检测器并检测空闲状态的出现以将其设定为空闲时间。

对下面的情况进行了以上描述：当作为实时相似性计算的结果，相似性水平等于或高于规定值时，文档监控装置1通知管理者PC 5，并从管理者PC 5向文档监控装置1进行许可/禁止通知。然而，应当注意，可以采用以下配置，其中在文档监控系统7中，当作为实时相似性计算的结果，相似性水平等于或高于规定值时，仅从文档监控装置1向管理者PC 5进行通知。

对下面的情况进行了以上描述：当作为文档监控装置1中的相似性计算的结果，相似性水平等于或高于规定值时，文档监控装置1通知管理者PC 5，从管理者PC 5向文档监控装置1进行许可/禁止通知。然而，应当注意，可以采用以下配置，其中在文档监控系统7中，当相似性水平等于或高于规定值时，文档监控装置1向管理者PC 5通知警告信息，并通知图像处理装置2禁止处理被确定为具有该相似性的文档。在该配置中，只有在接收警告信息的管理者PC 5通知文档监控装置1许可处理被确定为具有该相似性的文档之后，才许可处理被确定为具有该相似性的文档，并且文档监控装置1通知图像处理装置2许可处理被确定为具有该相似性的文档。

对下面的情况进行了以上描述：当作为文档监控装置1中的相似性计算的结果，相似性水平等于或高于规定值时，向管理者PC 5通知警告信息。然而，应当注意，可以采用以下配置，其中在文档监控系统7中，当相似性水平等于或高于规定值时，向保密文档的创建者通知警告信息。在该配置中，由通知部分19向存储在文档特征DB 16中的保密文档的创建者的联系地址通知警告信息。此外，可以采用以下配置，其中在文档监控系统7中，当作为文档监控装置1中的相似性计算的结果，相似性水平等于或高于规定值时，向其相似性等于或高于规定值的保密文档的创建者通知警告信息，同时通知图像处理装置2禁止处理具有该相似性的文档。

应当注意，为文档监控装置1提供了DMS监控部分14、文档特征提取部分15和文档特征DB 16。然而，可以为DMS 3而不是为文档监控装置1提供DMS监控部分14、文档特征提取部分15和文档特征DB 16。

应当注意，可以采用以下配置，其中将实时提取的特征存储在图像日志存储器12中作为与图像日志有关的信息，然而，在空闲时间，存储在图像日志存储器12中的图像日志的特征不是由图像日志特征提取部分13提取的，而是由相似性水平计算部分17获得的。

应当注意，可以通过将具有文档监控装置1的功能的程序应用于具有存储装置的计算机来实现文档监控装置1。

本发明适用于文档监控装置、文档监控方法和文档监控系统。

此外，可以通过提供存储有用于实现以上示例性实施方式的功能的软件程序的记录介质，并通过通信装置等读出存储在记录介质中的程序以执行该程序，来获得与上述示例性实施方式相同的效果。

用于提供该程序的记录介质例如可以是CD-ROM、DVD、SD卡或用于提供程序的服务器。

出于例示和说明的目的而提供了对本发明示例性实施方式的前述描述。并不旨在穷尽本发明或将本发明限于所公开的确切形式。显然，本领域技术人员容易想到很多变型和变化。选择并描述了示例性实施方式，从而最佳地解释本发明的原理及其实际应用，因此使得本领域技术人员能够理解本发明的适于预期的特定用途的各种实施方式和各种变型。旨在由以下权利要求及其等同物限定本发明的范围。

Claims (5)

1. 一种文档监控装置，该文档监控装置包括：

保密信息存储部分，其与文档管理装置中管理的多个文档中的每一个的标识信息相关联地存储这些文档的保密级别信息；

特征存储部分，其与所述标识信息相关联地存储所述文档管理装置中管理的所述多个文档的特征；

选择部分，其基于存储在所述保密信息存储部分中的所述保密级别信息，从所述文档管理装置中管理的所述多个文档中选择目标文档；

获得部分，其获得要由图像处理装置进行处理的目标图像；

提取部分，其提取由所述获得部分获得的所述目标图像的特征；

相似性水平计算部分，其计算与所述选择部分选择的所述目标文档的所述标识信息相关联地存储在所述特征存储部分中的所述特征和由所述提取部分提取的所述特征之间的相似性水平；以及

检测信息输出部分，当由所述相似性水平计算部分计算出的所述相似性水平等于或高于规定值时，该检测信息输出部分输出表示检测到相似图像的信息。

2. 根据权利要求1所述的文档监控装置，其中

所述保密级别信息是与所述多个文档中的每一个对应地由所述文档管理装置添加的附加信息。

3. 根据权利要求2所述的文档监控装置，其中

所述附加信息包括以下信息中的至少一种：与所述多个文档中的每一个对应地设定的保密级别、表示所述多个文档中的每一个的使用频率的分布水平、以及表示从登记到所述文档管理装置起经过的时间的新近程度。

4. 一种文档监控方法，该方法包括以下步骤：

与文档管理装置中管理的多个文档中的每一个的标识信息相关联地存储这些文档的保密级别信息；

与所述标识信息相关联地存储所述文档管理装置中管理的所述多个文档的特征；

基于存储的所述保密级别信息，从所述文档管理装置中管理的所述多个文档中选择目标文档；

获得要由图像处理装置进行处理的目标图像；

提取获得的所述目标图像的特征；

计算与选择的所述目标文档的所述标识信息相关联地存储的所述特征和提取的所述特征之间的相似性水平；以及

当计算出的所述相似性水平等于或高于规定值时，输出表示检测到相似图像的信息。

5. 一种文档监控系统，该文档监控系统包括：

文档管理装置，其管理多个文档；

图像处理装置，其对图像进行处理；以及

文档监控装置，其能够与所述文档管理装置和所述图像处理装置通信，

所述文档监控装置包括：

保密信息存储部分，其与所述文档管理装置中管理的所述多个文档中的每一个的标识信息相关联地存储这些文档的保密级别信息；

特征存储部分，其与所述标识信息相关联地存储所述文档管理装置中管理的所述多个文档的特征；

选择部分，其基于存储在所述保密信息存储部分中的所述保密级别信息，从所述文档管理装置中管理的所述多个文档中选择目标文档；

获得部分，其获得要由所述图像处理装置进行处理的目标图像；

提取部分，其提取由所述获得部分获得的所述目标图像的特征；

相似性水平计算部分，其计算与所述选择部分选择的所述目标文档的所述标识信息相关联地存储在所述特征存储部分中的所述特征和由所述提取部分提取的所述特征之间的相似性水平；以及

检测信息输出部分，当由所述相似性水平计算部分计算出的所述相似性水平等于或高于规定值时，该检测信息输出部分输出表示检测到相似图像的信息。

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