CN101320368A

CN101320368A - 文档管理方法、系统和设备

Info

Publication number: CN101320368A
Application number: CNA2008100015232A
Authority: CN
Inventors: 田村牧也
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2007-06-06
Filing date: 2008-01-04
Publication date: 2008-12-10
Also published as: JP2008305094A; EP2003576A1; US20080306900A1

Abstract

在具有层次结构的文件夹中作为文档存储并且管理可以通过网络由终端访问的电子文件。当移动或者删除文件夹中的文档或者文件夹时，保持移动或者删除文档或者文件夹的历史。当其中一个终端打开文件夹时，基于移动或者删除的历史，在已经打开所述文件夹的终端上显示曾经在所打开文件夹中存储的文档或者较低层文件夹的操作历史。仅通过打开在移动或者删除之前曾经存储所述文档或者文件夹的文件夹，即使已经在所打开文件夹中移动或者删除所述文档或者文件夹，文档处理方法和文档处理系统中的设备允许用户知道文档或者文件夹的移动目的地文件夹或者删除状态。

Description

文档管理方法、系统和设备

技术领域

本发明涉及文档管理方法、系统和设备，并且更具体地，涉及用于对文档管理系统中存储文件夹或者文档的存储位置的变化或者删除进行管理的设备和文档管理方法，所述文档管理系统能够控制由多个用户对文件夹或者文档进行的访问。文档管理系统对每个文档或者文件夹指定唯一的标识符，并且以层次结构来管理数据，所述层次结构将文件夹定义为节点，并且将文档定义为叶节点。

背景技术

近来，网络技术的进步以及网络的扩展使得对于多个用户而言，在网络上共享电子文件的同时执行特定类型操作变得普通。用户可使用诸如

或者

的操作系统的基本功能来共享电子文件。在

中，用户可使用诸如Explorer的图形用户接口(GUI)来容易地共享和管理通过操作系统上的文件系统所管理的电子文件。

某些文档管理系统支持较高安全水平下的电子文件的共享和管理，以在企业中使用、或者在特殊服务中使用，而不必使用所提及的操作系统的基本功能。还存在支持电子文件的共享和管理的更为用户友好的文档管理系统。

当使用文档管理系统以共享和管理电子文件的时候，用户执行以下操作：

(操作1)：用户在文档管理系统中创建文件夹；

(操作2)：用户在文档管理系统的任意文件夹中注册文档(电子文件)；

(操作3)：用户对在文档管理系统中所管理的任意文件夹或者文档执行移动操作，并且改变存储位置；

(操作4)：用户编辑和更新在文档管理系统中所管理的任意文档；以及

(操作5)：用户对在文档管理系统中所管理的任意文件夹或者文档执行删除操作，以便从文档管理系统中删除所注册的文件夹或者文档。

文档管理系统通常由多个用户使用以共享文档，并且由此具有以下问题。

如果用户在任意时刻移动任意文件夹或者文档，则在已经移动所述文档或者文件夹之后，试图对期望的文档或者文件夹进行访问的另一用户不能确定不存在所述文档或者文件夹的原因是被移动还是被删除的结果。甚至当用户猜测期望的文档已经被移动时，他/她不能确定移动目的地文件夹。类似地，如果用户在任意时刻删除任意文件夹或者文档，则在已经删除所述文档或者文件夹之后，试图对期望文档或者文件夹进行访问的另一用户不能确定不存在所述文档或者文件夹的原因是被移动还是被删除的结果。

例如，假设用户A访问文件夹F并且将文件夹F中存储的文档D移动至文件夹F’。当用户B访问文件夹F以在此状态中编辑文档D时，原本应该存在于文件夹F中的文档D并不在文件夹F中呈现，这是因为已经移动了所述文档D。用户B必须通过使用例如文件管理系统的文档搜索功能或者通过随机访问适当的文件夹来查找文档D。此操作需要耗费用户的时间和精力，并且对必须再次搜索期望的文档或者文件夹的新存储位置的用户B造成了沉重的负担。

为了解决以上问题，已经提出了日本专利公开No.2001-357051和10-133934。这些公开的技术允许用户使用已移动文档的URL或者在移动之前指定的标识符来访问该已移动文档。然而，这两种技术都假设用户已知为所访问文档指定的URL或者标识符。由此，如果该用户并不知道URL或标识符，则用户在他/她访问文件夹或者文档已经被移动至的文件夹之前并不能知道该文件夹或者文档的存在。

然而，在用户使用文档管理系统的环境中，在许多情况下，他/她打开存储文档的文件夹、并且访问在文件夹中的文档，而不是直接指明文件夹中的文档并且访问该文档。更具体地，认为“文档D在文件夹F中存储”，则用户通过(1)打开文件夹F来显示文件夹F的文档列表；以及(2)从文档列表中选择文档D，来使用文档管理系统。

由此，如果在文档管理系统中移动或者删除了文档或者文件夹，则要求系统能够在移动或者删除操作之后向用户通知信息。例如，当用户访问曾经存储过文档或者文件夹的文件夹时，优选的是，向用户通知所移动文档或文件夹的新存储位置、或者文档或文件夹的删除。

另一方面，从防止信息泄漏的安全角度出发，公开用户信息(诸如所移动文档的新存储位置、或者文档的删除)并不总是优选。由此，优选的是，使得能够根据访问用户来控制是否公开此信息。

发明内容

已经考虑上述传统问题来执行本发明，并且在文档处理系统中提供了一种文档处理方法、系统和设备，当用户访问在移动或者删除操作之前曾经存储过文档或者文件夹的文件夹时，即使所述文档或文件夹已经被移动或删除，所述方法和设备也允许用户知道移动目的地文件夹或者文档或文件夹的删除状态。本发明还在文档处理系统中提供了一种文档处理方法和设备，能够控制是否公开移动目的地文件夹或者文档或文件夹的删除状态。

为了解决上述问题，本发明提供了一种文档管理设备，用于在具有层次结构的文件夹中存储文档并管理所存储的文档，每个文档具有可以通过网络从多个终端来访问的电子文件的格式，所述文档管理设备包括：历史保持装置，用于保持操作历史，其中所述操作包括在包含于此文件夹中的此文档上、或在包含于另一此文件夹中的此文件夹上执行的移动操作或删除操作；以及历史显示装置，用于当多个终端之一打开先前包含此被移动或被删除文档或文件夹的文件夹时，采用由所述历史保持装置所保持的所述操作历史，以使打开终端显示关于在先前所包含的文档或文件夹上执行的一个或多个操作的信息。

另外，本发明提供了一种文档管理系统，包括通过网络连接的多个终端，以及文档管理设备，用于在具有层次结构的文件夹中存储文档并管理所存储的文档，每个文档具有可以通过网络从多个终端来访问的电子文件的格式，包括：历史保持装置，用于保持操作历史，其中所述操作包括在包含于此文件夹中的此文档上、或在包含于另一此文件夹中的此文件夹上执行的移动操作或删除操作；以及历史显示装置，用于当多个终端之一打开先前包含此被移动或被删除文档或文件夹的文件夹时，采用由所述历史保持装置所保持的所述操作历史，以使打开终端显示关于在先前所包含的文档或文件夹上执行的一个或多个操作的信息。

此外，本发明提供了一种文档管理方法，用于在具有层次结构的文件夹中存储文档并管理所存储的文档，每个文档具有可以通过网络从多个终端来访问的电子文件的格式，该方法包括步骤：保持操作历史，其中所述操作包括在包含于此文件夹中的此文档上、或在包含于另一此文件夹中的此文件夹上执行的移动操作或删除操作；以及，当多个终端之一打开先前包含此被移动或被删除文档或文件夹的文件夹时，采用由所述历史保持装置所保持的所述操作历史，以使打开终端显示关于在先前所包含的文档或文件夹上执行的一个或多个操作的信息。

此外本发明可在文档处理系统中提供一种文档处理方法和设备，其中当用户访问其中曾经在移动或者删除操作之前存储所述文档或者文件夹的文件夹时，即使所述文档或文件夹已经被移动或者被删除，也允许用户知道移动目的地文件夹或者文档或者文件夹的删除状态。本发明还在文档处理系统中提供了一种文档处理方法和设备，所述方法和设备能够控制是否公开移动目的地文件夹或者文档或文件夹的删除状态。

即，在文档管理系统中，即使当已经移动了文件夹中存储的文档或者文件夹时，也可以向用户呈现当前存储位置信息。即使当删除了文件夹中存储的文档或者文件夹时，也可以向用户呈现表示已经删除所述文档或者文件夹的信息。由此，当用户访问文件夹中期望的文档并且相信在所述文件夹中存在所述文件时，他/她很少惊奇地发现在文件夹中不存在期望的文档，这是因为可以向他/她通知移动或者删除的信息。

参考附图，从下文的示范性实施方式的说明中，本发明的其他特征将变得清楚明了。

附图说明

结合进来并构成了说明书一部分的附图示出了本发明的实施方式，并且与说明一起用于解释本发明的原理。

图1是示出根据一个实施方式的文档管理系统的设置例子的图示；

图2是示出根据实施方式的文档管理服务器和客户终端101-X的详细设置的框图；

图3A是用于解释在根据实施方式的文档管理服务器中的文档管理的详细例子的图示；

图3B是示出在图3A中所示文档管理的结构例子的图示；

图4A是示出在根据第一实施方式的文档管理服务器中文档存储位置信息管理单元的例子的图示；

图4B是示出在根据第一实施方式的文档管理服务器中文件夹列表显示过程的例子的流程图；

图5是示出在根据第一实施方式的文档移动中的注册和管理文档存储位置信息的处理过程的流程图；

图6A是示出在根据第一实施方式的文档移动中的、在文档管理服务器上的文档数据移动的详细例子的图示；

图6B是用于解释在图6A所示的文档管理服务器上的文档数据移动中、在文档存储位置信息管理表中注册的数据的详细例子的图示；

图7是示出在图6A中所示文档移动中的移动源文件夹中的存储位置信息显示例子的图示；

图8是示出在图6A中所示文档移动中的移动源文件夹中的存储位置信息显示例子的图示；

图9是示出在根据第一实施方式的文档删除中注册和管理文档存储位置信息的处理过程的流程图；

图10A是用于解释在根据第一实施方式的文档删除中、在文档管理服务器上的文档数据删除的详细例子的图示；

图10B是用于解释在图10A所示的文档管理服务器上的文档数据删除中、在文档存储位置信息管理表中注册的数据的详细例子的图示；

图11是示出在图10A所示文档删除中、在存储目的地文件夹中的存储位置信息显示例子的图示；

图12是示出在根据第一实施方式的文件夹移动中注册和管理文档存储位置信息的处理过程的例子的流程图；

图13A是用于解释在根据第一实施方式的文件夹移动中、在文档管理服务器上的文件夹和文档数据移动的详细例子的图示；

图13B是用于解释在图13A中所示文档管理服务器上的文件夹和文档数据移动中、在文档存储位置信息管理表中注册的数据的详细例子的图示；

图14是示出在图13A中所示的文件夹移动中、在移动目的地文件夹中的存储位置信息的显示例子的图示；

图15是示出在根据第一实施方式的文件夹删除中的注册和管理文档存储位置信息的处理过程的例子的流程图；

图16A是用于解释在根据第一实施方式的文件夹删除中、在文档管理服务器上的文件夹和文档数据删除的详细例子的图示；

图16B是用于解释在图16A中所示文档管理服务器上的文件夹和文档数据删除中、在文档存储位置信息管理表中注册的数据的详细例子的图示；

图17是示出在图16A中所示文件夹删除中、在存储目的地文件夹中的存储位置信息的显示例子的图示；

图18是示出在根据第二实施方式的文档管理服务器中、对文档存储位置信息的访问进行管理的文档存储位置信息访问管理单元的图示；

图19是示出当执行根据第二实施方式的文档存储位置信息访问管理时，显示信息处理过程的例子的流程图；

图20是示出当执行图19中的文档存储位置信息访问管理时，为具有访问权限的用户显示信息的例子的图示；

图21是示出当执行图19中的文件存储位置信息访问管理时，为不具有访问权限的用户显示信息的例子的图示；

图22是示出在根据第三实施方式的文档管理服务器中的、清除(重置)文档存储位置信息的文档存储位置信息清除管理单元的图示；以及

图23是示出根据第三实施方式的清除(重置)文档存储位置信息的处理过程的例子的流程图。

具体实施方式

下文将参考附图描述本发明适用的文档管理系统的实施方式。

[第一实施方式]

<此实施方式的文档管理系统的设置例子>

图1是示出其中本发明可适用的文档管理系统的设置例子的图示。

如图1中所示，通过网络102来连接与文档管理设备和多个客户终端101-1、101-2、...101-N(诸如，PC)相对应的文档管理服务器100。网络102可以是因特网、企业内部互联网或者任何其他网络系统。为了描述方便起见，将多个客户终端101-1、10102、...101-N中的任意一个表示为客户终端101-X。

此实施方式的文档管理系统支持客户终端101-X来在文档管理服务器100中将电子文件注册为文档、或者从文档管理服务器100中删除电子文档，并且还支持用以执行例如搜索已注册文档的操作。文档管理服务器100创建文件夹并在文件夹中存储文档。即，文档管理服务器100可以通过将文件夹定义为节点并且将文档定义为叶节点来层次地管理文档。这与诸如

或者

的操作系统的文档系统相同。

<此实施方式的文档管理服务器和客户终端的设置例子>

图2是示出文档管理服务器100和客户终端101-X的详细设置的框图。

参考图2，中央处理单元(下文中将称作CPU)301根据计算机程序来执行信息处理设备的处理和控制。随机访问存储器(在下文中将称作RAM)302用作CPU 301的主存储器，并且担任程序的执行区域和数据区域，以便使得CPU 301担任用于执行本发明的处理的各种装置。将要由CPU 301执行的各种应用程序安装在硬盘驱动(HDD)309中(稍后将进行描述)，并且当指示执行此程序时，该程序加载到RAM 302中并在CPU 301的控制下执行，从而实现在图4B、图5、图9、图12、图15、图19以及图23的流程图中所图示的步骤。只读存储器(在下文中称作ROM)303存储CPU 301的操作处理过程。ROM 303包括程序ROM和数据ROM，其中所述程序ROM记录用作信息处理设备的设备控制的系统程序的基本软件(操作系统(OS))，而所述数据ROM记录用于系统操作的必要信息。某些设备使用HDD 309(将在下文描述)来代替ROM 303。

网络接口(在下文中将称作NETIF)304通过网络102对在信息处理设备之间的数据传送执行控制或者连接状态诊断。

视频RAM(在下文中将称作VRAM)305将将要在CRT 306的屏幕上显示的图像光栅化以指示信息处理设备(将在下文描述)的操作状态，并且控制显示。显示设备(在下文中将称作CRT)306由例如显示器来形成。键盘控制器(在下文中将称作KBC)307控制来自外部输入设备308的输入信号。外部输入设备(在下文中将称作KB)308接收用户操作并且包括键盘和诸如鼠标的指示设备。

硬盘驱动(在下文将称作HDD)309用于存储应用程序和各种类型的数据。在此实施方式中，应用程序指示例如软件程序来执行此实施方式中的各种类型的处理装置。HDD 309还存储此实施方式的层次文件结构(参见图3B，将在下文描述)以及文档存储位置信息管理表(参见图4A)，它们被读出到RAM 302中，并且在需要的时候进行操作，例如被改变时。

外部输入/输出设备(在下文中将称作FDD)310是这样一种驱动，用以输入/输出可移除盘(包括

盘驱动和CD-ROM驱动)，并且用于例如从介质中读出上述应用程序。外部存储介质(在下文中将称作FD)313由FDD 310读取访问。外部存储介质包括可拆除的数据存储设备(可移除介质)，诸如磁存储介质(例如，

盘或者外部盘)、光存储介质(例如，CD-ROM)、磁-光存储介质(例如，MO)、或者半导体存储介质(例如，存储器卡)。在HDD309中存储的应用程序和数据可以在FD 313中存储和使用。

打印机控制器(在下文中将称作PRTC)311控制去往打印设备(在下文中称为PRT)312(将在下文描述)的输出信号。PRT312使用例如LBP(激光束打印机)。

传输总线(地址总线、数据总线、输入/输出总线和控制总线)300将上述单元彼此连接。

(在此实施方式的文档管理服务器中的文档管理的例子)

图3A是用于解释根据此实施方式的文档管理服务器中的文档管理的例子的图示。图3A示出了在层次结构中管理文档的状态。

(1)处理管理文件夹200作为根节点存在。在处理管理文件夹200下存在估计文件夹210、资料文件夹220以及结果文件夹230。

(2)在估计文件夹210下存在的两个文件，即，估计计划文件211和估计&结果文件212。

(3)在资料文件夹220下存在两个文件和一个文件夹，即，资料A文件221、资料B文件222和临时文件夹240。

(4)在临时文件夹240下存在估计资料文件241。

(5)在结果文件夹230下不存在文件夹或者文件。

其中文件夹(200、210、220、230、240)以及文件(211、212、221、222、241)的名称是例子。

图3B是示出在存储介质(例如，HDD 309)中存储的用以执行图3A中的文档管理例子的层次结构的例子的图示。

图3B中的参考标号与图3A中的参考标号相对应。每个箭头表示文件之间的联系、并且由普通指针所指示。在多数下游文件上存储文档内容的实际数据。此结构并不必总是在图2中的一个元件中存储，并且可以在多个存储介质中分开存储。

由于图3A中的结构根据文件夹或者文档的移动或者删除而变化，所以在图3B中的结构也变化。在此实施方式中，系统不但可以保持图3B中所示的当前文件结构，而且还保持移动或者删除的操作历史，并且向用户通知操作历史。

在此实施方式中，文件夹或者文档移动或者删除的操作例子将假设在图3A和图3B中示出的状态中管理文档。然而，此实施方式的处理技术不限于此结构性例子，并且还普遍地适用于任何其他结构性例子，这对本领域技术人员是清楚的。

(在此实施方式的文档管理服务器中的文档存储位置信息管理的例子)

图4A是示出了根据此实施方式的文档管理服务器100中的文档存储位置信息管理单元400的设置例子的图示。

与历史保持装置相对应的文档存储位置信息管理单元400具有与用于存储操作历史的第一存储装置相对应的文档存储位置信息管理表410。使用文档存储位置信息管理表410，文档存储位置信息管理单元400实现文档管理系统，所述文档管理系统能够：如果移动了所存储的文档，则通知用户移动目的地文件夹，并且如果删除文档，则通知用户已经删除了该文档。如图4A中所示，在文档管理服务器100中，文档存储位置信息管理单元400担任用于管理所移动文档的移动目的地文件夹、或者所删除文档的删除状态的装置。

一种操作类型411指示诸如“移动”或者“删除”的所执行操作。所操作项412指示移动的文档或文件夹、或者删除的文档或文件夹。尽管所操作项412必须是能够唯一指定和标识文件的数据，但所述所操作项412可以是文件名称或者文件标识符(ID)。

源文件夹413指示在移动或者删除文档或者文件夹的操作之前曾经存储了所操作文档或者文件夹的存储源文件夹。目的地文件夹414指示被移动的文档或者文件夹的移动目的地文件夹的文件夹。在此实施方式中，当删除文档或者文件夹时，通过将源文件夹413的文件夹名称复制到目的地文件夹414来显示删除的历史。

用户ID 415指示执行诸如移动或者删除操作的用户的ID。执行时间416指示执行诸如移动或者删除的操作时间。

当移动或者删除任意文档或者文件夹时，文档管理服务器100的文档存储位置信息管理单元400将信息411至416条目作为操作的历史记录在文档存储位置信息管理表410中。

<此实施方式的文档管理系统中的文档管理服务器的操作例子>(此实施方式的文件夹内容显示过程的例子)

图4B是示出在此实施方式的文档管理系统中打开文件夹中的文件夹内容显示过程的例子的流程图。图4B适用于下文将要描述的移动或者删除文件夹或者文档的整个过程。由此，跳过在目标过程中不必要的步骤而无须执行。

当用户执行打开目标文件夹的操作时，在步骤S401中获取在目标文件夹下管理的文件夹或者文件的文件信息。例如，当用户打开图3A中的处理管理文件夹200时，估计文件夹210、资料文件夹220和结果文件夹230被获取用作文件信息。当用户打开资料文件夹220时，资料A文件夹221、资料B文件夹222和临时文件夹240被获取用作文件信息。在步骤S402中，根据在步骤S401中获取的文件信息来创建当前在目标文件夹管理之下的文件夹和文件的管理的文件列表。例如，生成图7中的列表702或者图8中的列表802。

在步骤S403中，读出图4A中所示的文档存储位置信息管理表410。获取操作项412，对该操作项412而言操作类型411是“移动”并且打开的目标文件夹与源文件夹413匹配。在步骤S404中，基于在步骤S403中获取的所操作项412的文件信息，创建指示被移动文件/文件夹的移动目的地文件夹的移动目的地文件列表。例如，创建图7中的列表703。

在步骤S405中，读出图4A中示出的文档存储位置信息管理表410。获取所操作项412，在该操作项412中操作类型411是“移动”并且打开的目标文件夹与目的地文件夹414相匹配。在步骤S406中，基于在步骤S405中所获取的所操作项412的文件来创建指示移动源文件夹的移动源文件列表。例如，创建图8中的列表803。

在步骤S407中，读出图4A中示出的文档存储位置信息管理表410。获取所操作项412，对该操作项412而言操作类型411是“删除”并且打开的目标文件夹与目的地文件夹414相匹配。在步骤S408中，基于在步骤S407中所获取的所操作项412的文件来创建指示删除状态的所删除文件列表。例如，创建图11中的列表1103。

在步骤S409中，与确定装置相对应，如果必要的话，则检查正在操作的用户对文件夹或者文档是否具有访问权限。在步骤S410中，与历史显示装置相对应，仅显示关于在步骤S409中确定用户具有访问权限的文件夹或者文档的信息。注意，步骤S409中的访问权限检查是为了安全保护目的的可选处理，由此可以省略。

在下文中，将基于上述全部设置和处理过程，来描述根据各用户操作的文档存储位置信息管理表410的更新的例子、以及关于打开文件夹上显示的多个例子。在初始状态中，文件具有图3A和3B所示的结构。

<此实施方式的文档移动的例子>(在文档移动中管理信息注册过程的例子)

图5是当用户移动文档管理服务器100中所管理的任意文档时，文档管理服务器100的处理的流程图。在根据此实施方式的文档管理系统的文档管理服务器100中，当执行文档移动操作时，除了移动处理以外还执行以下步骤中的处理，以便记录所移动文档的移动目的地文件夹的信息。

在步骤S501中，将文档存储位置信息添加至文档存储位置信息管理表410。此时，文档存储位置信息包含作为操作类型411的“移动”、所操作项412、源文件夹413、目的地文件夹414、执行该操作的用户的用户ID 415以及操作的执行时间416(参见图6B)。在步骤S502，与获取装置相对应，基于所移动文档来搜索文档存储位置信息管理表410，以便获取所移动文档的历史。即，从在文档存储位置信息管理表410中注册的文档存储位置信息条目来获取满足以下条件的文档存储位置信息的所有条目：所述文档存储位置信息具有与在步骤S501中添加的文档存储位置信息中的操作项相等的所操作项。在步骤S501中添加的文档存储位置信息没有包含在所获取的文档存储位置信息中。所获取的文档存储位置信息的每个条目指示过去的移动历史信息。

在与历史更新装置相对应的步骤S503至S507中的处理中，从所移动文档的获取的历史中获取文档存储位置信息的条目(步骤S505)。将在所获取的文档存储位置信息的条目中的目的地文件夹的信息更新至与步骤S501中添加的文档存储位置信息中的目的地文件夹相同的信息(步骤S506)。通过此处理，在文档存储位置信息的所获取条目中的目的地文件夹中的信息总是指示该(移动)目的地文件夹的最新信息。同时，还将文档存储位置信息的所获取条目中的用户ID 415和执行时间416分别更新至已经移动所述文档的用户的ID以及移动执行时间。重复步骤S504至S507中的处理，重复次数与在步骤S502中获取的历史信息的条目的数目相同(即，针对步骤S502中所获取的文档存储位置信息的所有条目来重复所述处理)。变量I表示在步骤S502中所获取历史信息条目的数目，并且用于控制重复计数。

(文档移动的明确例子)

下文将描述在该时间的文件夹显示例子和文档移动处理的明确例子。

图6A和图6B是这样的图示，其分别用于解释通过将估计文件夹210之下存储的估计&结果文件212移动至图3A中文档管理状态的例子中的结果文件夹230而获得的文件夹结构、以及在文档存储位置信息管理表410中注册的信息。在图6B中，移动操作是第一操作。

当在图3A中示出的初始状态中执行图6A中的移动操作时，在文档存储位置信息管理表410中附加地注册具有图6B中所示结构的文档存储位置信息601。将“移动”作为操作类型411而存储，并且将指示所移动文档的“估计&结果”作为所操作项412而存储。将指示在移动之前存储估计&结果文件212的文件夹的“处理管理/估计”作为源文件夹413而存储。将指示在移动之后存储估计&结果文件212的文件夹的“处理管理/结果”作为目的地文件夹414而存储。将执行移动操作的用户“用户Taro”作为用户ID 415而存储。将移动操作时间“2005/11/11/13:18:01”作为执行时间416而存储。

如果此移动操作是第一操作，则文档存储位置信息管理表410不包括具有如过去的所操作项412的值“估计&结果”的信息。由此，在图5中的步骤S501之后，处理结束而并不更新历史信息。

如果存在历史信息，则将文档存储位置信息的所有条目中的目的地文件夹414的值改变至在文档存储位置信息管理表410中的“处理管理/结果”，其中所述值具有如过去的所操作项412的值“估计&结果”。通过此更新处理，即使当将文档D从文件夹A移动至文件夹B、并且然后移动至文件夹C时，也可以向已经指定文件夹A用于目标文档D的用户通知文件夹C是目标文档D的当前存储位置。

(文档移动的显示例子)

图7示出了当用户执行图6A中的文档移动操作并且然后打开作为移动源文件夹的估计文件夹210时的屏幕显示例子700。

在图7中，在此例子中，在屏幕的上部701处显示所打开文件夹的名称“估计”。在屏幕的中部702处显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表。在此例子中，由于“估计&结果”文档移动至另一文件夹，所以仅显示指示“估计计划”文档的“估计计划”。在屏幕的下部703处显示曾经存储在该“估计”文件夹中丹现在已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

如图7中所示，在屏幕下部703处显示的曾经移动或者删除的文档或者文件夹的列表，示出了通往曾经在所打开文件夹下存储并且已经从所打开文件夹移动的文档或者文件夹的当前移动目的地文件夹的文件夹路径。在图7中，在一个窗口中显示了在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表、以及曾经在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表。然而，这仅仅是一个例子，并且显示形式并不限于此例子。例如，可以根据由用户指明的文件夹来单独显示在过去曾经移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

如图7所示，为了显示从移动源文件夹中移动走的文档或者文件夹的列表，根据以下过程来从文档存储位置信息管理表410中获取信息。此处理与图4B中的步骤S403和S404相对应。

首先，从文档存储位置信息管理表410获取其中源文件夹413与作为用于显示列表的目标的文件夹相匹配的文档存储位置信息的条目。

作为列表来显示在上述步骤中获取的文档存储位置信息的每个条目中的操作类型411、所操作项412、以及目的地文件夹414的信息的条目。

在文档管理系统中，在许多情况下，可设置访问权限以控制用户对文档或者文件夹的可访问性。在上述步骤中，可以获取当前存储位置信息的所有条目。然而，可以以如下方式根据针对文档管理系统中所管理的文档或者文件夹的访问权限设置，来控制将要获取的文档存储位置信息。此处理与图4B中的步骤409的附加相对应。

首先，从文档存储位置信息管理表410中获取其中源文件夹413与作为用于显示列表的目标的文件夹相匹配的文档存储位置信息的条目。

从在上述步骤中获取的文档存储位置信息的条目中选择用户对所操作项412和目的地文件夹414两者具有访问权限(可以参考)的文档存储位置信息的条目。

作为列表来显示在上述步骤中所选择的位于文档存储位置信息的每个条目中的操作类型411、所操作项412、以及目的地文件夹414的信息的条目。

图8示出了当用户执行图6A中的文档移动操作并且然后打开作为移动的目的地文件夹的结果文件夹230时的屏幕显示例子800。

在图8中，在此例子中，在屏幕的上部801处显示所打开文件夹的名称“结果”。在屏幕的中部802处显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表。在此例子中，显示指示“估计&结果”文档的所移动“估计&结果”。在屏幕的下部803处显示曾经移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

如图8所示，在屏幕下部803处显示的、曾经移动或者删除的文档或者文件夹的列表，示出了通往移动源文件夹的文件夹路径，其中文档或文件夹在移动到当前所打开文件夹中之前曾经存储在该源文件夹中。在图8中，在一个窗口中显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表、以及曾经移动到或删除自所打开文件夹的文档或者文件夹的列表。然而，这仅仅是一个例子，并且显示形式并不限于此例子。例如，可以根据由用户指明的文件夹来单独显示曾经移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

如图8所示，为了显示曾经移动到移动目的地文件夹中的文档或者文件夹的列表，根据以下过程来从文档存储位置信息管理表410中获取文档存储位置信息。此处理与图4B中的步骤S405和S406相对应。

首先，从文档存储位置信息管理表410获取其中目的地文件夹414与作为用于显示列表的目标的文件夹相匹配的文档存储位置信息的条目。

作为列表来显示在上述步骤中获取的位于文档存储位置信息的每个条目中的操作类型411、所操作项412、以及源文件夹413的信息的条目。

在上述步骤中，可以获取当前存储位置信息的所有条目。然而，可以以如下方式根据对文档管理系统中所管理的文档或者文件夹的访问权限设置，来控制将要获取的文档存储位置信息。此处理与图4B中的步骤409的附加相对应。

首先，从文档存储位置信息管理表410中获取其中目的地文件夹414与作为用于显示列表的目标的文件夹相匹配的文档存储位置信息的条目。

从在上述步骤中获取的文档存储位置信息中选择用户对所操作项412和源文件夹413两者具有访问权限(可以参考)的文档存储位置信息的条目。

<此实施方式的文档删除的例子>(文档删除中管理信息注册过程的例子)

图9是当用户删除在文档管理服务器100中所管理的任意文档时文档管理服务器100的处理的流程图。在根据此实施方式的文档管理系统中，当执行文档删除操作时，除了删除过程以外还执行以下步骤，以便记录表示所删除文档的“已删除”状态的文档存储位置信息。

在步骤S901中，当用户从目标文件夹中删除文档时，将文档存储位置信息添加至文档存储位置信息管理表410。此时，文档存储位置信息包含作为操作类型411的“删除”、所操作项412、源文件夹413、目的地文件夹414、执行删除操作的用户的用户ID 415、以及删除操作的执行时间416。将已经从其中删除文档的文件夹的信息作为源文件夹413来存储。将删除时存储位置文件夹的信息存储(复制)在目的地文件夹414中。由此，源文件夹413和目的地文件夹414存储相同的信息。

在步骤S902中，搜索文档存储位置信息管理表410以便获取所删除文档的历史。即，从在文档存储位置信息管理表410中注册的文档存储位置信息的条目来获取满足如下条件的文档存储位置信息的所有条目，所述文档存储位置信息具有与在步骤S901中添加的文档存储位置信息中的所操作项相等的所操作项。在步骤S901中添加的文档存储位置信息没有包含在所获取文档存储位置信息的条目中。所获取的文档存储位置信息的每个条目指示过去的删除历史信息。

在步骤S903至S907中，更新所获取的历史信息。更具体地，从获取的所删除文档的历史来获取文档存储位置信息的条目(步骤S905)。将所获取文档存储位置信息中的操作类型更新至“删除”，并且将目的地文件夹414的信息更新至与步骤S901中的目的地文件夹相同的信息(步骤S906)。通过此处理，目的地文件夹的信息指示其中在实际删除时间正存储所述文档的文件夹的信息。同时，还将所获取文档存储位置信息中用户ID 415和执行时间416分别更新至已经删除所述文档的用户的ID以及删除执行时间。

重复步骤S904至S907中的处理，重复次数与在步骤S902中获取的历史信息的条目的数目相同(即，针对步骤S902中所获取的文档存储位置信息的所有条目来重复所述处理)。变量I表示在步骤S902中所获取的历史信息条目的数目，并且用于控制重复计数。

(文档删除的明确的例子)

下文将描述文件夹显示例子和文档删除处理的明确例子。

图10A和图10B是这样的图示，其分别用于解释通过将图6A中的文档管理状态的例子中的资料文件夹220下存储的资料B文件222删除而获得的文件夹结构、以及在文档存储位置信息管理表410中注册的信息文档存储位置信息。

当在图6A中示出的状态中执行图10A中的删除操作时，在文档存储位置信息管理表410中附加地注册文档存储位置信息1001，如图10B中所示。将“删除”作为操作类型411而存储，并且将指示所删除文档的“资料B”作为所操作项412而存储。将指示在删除之前其中存储资料B文件222的文件夹的“处理管理/资料”作为源文件夹413而存储。将指示从其中删除资料B文件222的文件夹的“处理管理/资料”作为目的地文件夹414而存储。将执行删除操作的用户“用户Jiro”作为用户ID 415而存储。将删除操作时间“2005/11/11/14:28:31”作为执行时间416而存储。

文档存储位置信息管理表410不包括具有如过去的所操作项412的值“资料B”的文档存储位置信息。由此，处理结束而并不更新所注册信息。如果存在具有值“资料B”的文档存储位置信息的条目，则将具有如在所操作项412的值“资料”的文档存储位置信息的每个条目中的操作类型的值改变至“删除”，并且将目的地文件夹414的值在文档存储位置信息管理表410中改变至“处理管理/资料”。通过此更新处理，即使当将文档D从文件夹A移动至文件夹B、并且然后从文件夹B删除时，也可能指定文件夹A，并且在文件夹A的显示窗口中向已经为目标文件D指明文件夹A的用户通知表示已经在文件夹B中删除了文档D的信息。

(文档删除的显示例子)

图11示出了当用户执行图10A中的文档删除操作并且然后打开作为删除源文件夹的资料文件夹220时的屏幕显示例子1100。

在图11中，在此例子中，在屏幕的上部1101处显示所打开文件夹名“资料”。在屏幕的中部1102处显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表。在此例子中，由于将“资料B”文档222从“资料”文件夹220删除，所以显示分别指示“临时”文件夹240和“资料A”文档的“临时”和“资料A”。在屏幕的下部1103处显示已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

在屏幕下部1103处显示的、已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表，示出了曾经在所打开文件夹中存储并且从所打开文件夹中删除的文档或者文件夹的“已删除”状态(如图11中示出的“回收站”标记)。如果曾经在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹被移动至另一文件夹并且然后删除，则在删除时的文件夹路径可以与“已删除”状态(如图11中的“回收站”标记)一起显示。在图11中，在一个窗口中显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹列表、以及曾经在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹列表。然而，这仅仅是一个例子，并且显示形式并不局限于此。例如，可以根据由用户指明的文件夹来单独显示已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

如图11所示，为了显示已经从删除源文件夹中被删除的文档或者文件夹的列表，根据以下过程来从文档存储位置信息管理表410获取文档存储位置信息。此处理与图4B中的步骤S407和S408相对应。

首先，从文档存储位置信息管理表410中获取其中源文件夹413和目的地文件夹414与作为用于显示列表的目标的文件夹相匹配的文档存储位置信息的条目。

作为列表来显示在上述步骤中获取的位于文档存储位置信息的每个条目中的操作类型411、所操作项412、源文件夹413以及目的地文件夹414的信息的条目。特别是，如果操作类型411是“删除”并且源文件夹413不同于目的地文件夹414，则可以获取并且显示在从目的地文件夹414中删除时的文件夹路径。

从在上述步骤中获取的文档存储位置信息中选择用户对操作类型411、所操作项412、源文件夹413和目的地文件夹414的所有具有访问权限(可以参考)的文档存储位置信息的条目。

作为列表来显示在上述步骤中从文档存储位置信息所选择的用户对所操作项412和源文件夹413两者具有访问权限(可以参考)的信息的条目。

上述处理使得可以向已经打开文件夹的用户通知从所打开文件夹中移动或者删除的移动目的地文件夹或者文档的已删除状态。

<此实施方式的文件夹移动的例子>(在文件夹移动中管理信息注册过程的例子)

图12是当用户移动文档管理服务器100中所管理的任意文件夹时文档管理服务器100的处理的流程图。在根据此实施方式的文档管理系统中，当执行文件夹移动操作时，除了文件夹移动处理以外还执行以下步骤中的处理，以便记录表示所移动文件夹的移动目的地文件夹、以及在所移动文件夹下存储的文档或者文件夹的移动目的地文件夹的文档存储位置信息。

当指示目标文件夹的移动时，在步骤S1201中，将文档存储位置信息添加至文档存储位置信息管理表410。此时，文档存储位置信息包含作为操作类型411的“移动”、所操作项412、源文件夹413、目的地文件夹414、已经执行移动操作的用户的用户ID 415、以及移动操作的执行时间416。

在步骤S1202中，搜索文档存储位置信息管理表410，以便获取所移动文件夹的历史。即，从文档存储位置信息管理表410中注册的文档存储位置信息的条目中获取满足以下条件的文档存储位置信息的所有条目，所述文档存储位置信息具有与在步骤S1201中添加的文档存储位置信息中的所操作项相等的所操作项。在步骤S1201中添加的文档存储位置信息没有包含在所获取的文档存储位置信息的条目中。所获取的文档存储位置信息的每个条目指示过去的移动历史信息。

在步骤S1203至S1207中的处理中，从所获取的被移动文件夹的历史中获取文档存储位置信息的条目(步骤S1205)。将在所获取的文档存储位置信息中的目的地文件夹的信息更新至与步骤S1201中的目的地文件夹相同的信息(步骤S1206)。通过此处理，目的地文件夹的信息总是指示该(移动)目的地文件夹的最新信息。同时，还将所获取的文档存储位置信息中的用户ID 415和执行时间416分别更新至已经移动所述文档的用户的ID以及移动执行时间。

重复步骤S1204至S1207中的处理，重复次数与在步骤S1202中获取的历史信息的条目的数目相同(即，针对步骤S1202中所获取的文档存储位置信息的所有条目来重复所述处理)。变量I用于控制重复计数，所述计数等于在步骤S1202中所获取历史信息条目的数目。

当更新处理结束时，处理从步骤1204前进至步骤S1208以获取所移动文件夹下的项(诸如文档和文件夹)。

在与重复装置相对应的步骤S1209至S1215中，从在步骤S1208中获取的项中获取一个项(S1211)。如果所获取的项是文档，则执行上述文档移动处理步骤(对应于图5中的步骤S501-507)。如果所获取的项是较低层文件夹，则递归地执行在步骤S1213中的文件夹移动处理步骤(与图12中的S1201至S1207相对应)。

重复步骤S1210至S1215中的处理，重复次数与步骤S1208中获取的项目的数目相同。变量J用于控制重复计数，所述计数等于在步骤S1208中所获取的项的数目。

(文件夹移动的明确的例子)

图13A和图13B是这样的图示，其分别用于解释通过将资料文件夹220之下存储的临时文件夹240移动至图10A中文档管理状态的例子中的估计文件夹210而获得的文件夹结构、以及在文档存储位置信息管理表410中注册的文档存储位置信息。

当在图10A中示出的状态中执行图13A中的文件夹移动操作时，首先，在文档存储位置信息管理表410中附加地注册具有以下结构的文档存储位置信息1301。将“移动”作为操作类型411而存储，并且将指示所移动文件夹的“临时”作为所操作项412而存储。将指示在移动之前其中存储临时文件夹240的文件夹的“处理管理/资料”作为源文件夹413而存储。将指示在移动之后其中存储临时文件240的文件夹的“处理管理/估计”作为目的地文件夹414而存储。将已经执行移动操作的用户“用户Taro”作为用户ID 415而存储。将移动操作时间“2005/11/11/15:38:51”作为执行时间416而存储。

接着，在文档存储位置信息管理表410中附加地注册具有以下结构的文档存储位置信息1302。将“移动”作为操作类型411而存储，并且将“估计资料”作为所操作项412而存储。将“处理管理/资料/临时”作为源文件夹413而存储。将“处理管理/估计/临时”作为目的地文件夹414而存储。将执行移动操作的用户“用户Taro”作为用户ID 415而存储。将移动操作时间“2005/11/11/15:38:51”作为执行时间416而存储。执行此配置的原因在于，在临时文件夹240下作为文档(＝项)而存储的估计资料文件241也随着临时文件夹240移动。

文档存储位置信息管理单元400既不包括具有如过去的所操作项412的值“临时”的文档存储位置信息，也不包括具有值“估计资料”的文档存储位置信息。由此，处理结束而不必更新。如果存在具有值“临时”的文档存储位置信息或者具有值“估计资料”的文档存储位置信息，则将具有如过去的所操作项412的值“临时”的文档存储位置信息的所有条目中的目的地文件夹414的值改变至“处理管理/估计”。接着，则将具有如过去的所操作项412的值“估计资料”的文档存储位置信息的所有条目中的目的地文件夹414的值改变至“处理管理/估计/临时”。通过此处理，即使当将文件夹F从文件夹A移动至文件夹B，然后移动至文件夹C时，也可以仅通过指明文件夹A来向指明文件夹A的用户通知文件夹C作为文件夹F的当前存储位置。还可能适当地向用户通知在文件夹F下存储的文档或者文件夹的存储位置。

(文件夹移动的显示例子)

图14示出了当用户执行图13A中的文件夹移动操作并且然后打开作为移动目的地文件夹的估计文件夹210时的屏幕显示例子1400。

在图14中，在此例子中，在屏幕的上部1401处显示所打开文件夹的名称“估计”。在屏幕的中部1402处显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表。在此例子中，显示指示移动到所打开文件夹中的文件夹的“临时”、以及从开始时存储在所打开文件夹中的“估计计划”。在屏幕的下部1403处显示已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

在屏幕下部1403处显示的、已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表，示出了通往移动源文件夹的文件夹路径，其中文档或文件夹在移动到当前所打开文件夹中之前曾经存储在该源文件夹中。在图14中，在一个窗口中显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表、或者已经从所打开文件夹中被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。然而，这仅仅是一个例子，并且显示形式并不限于此例子。例如，可以根据由用户指明的文件夹来单独显示曾经移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

如图14所示，为了显示曾经移动到移动目的地文件夹中的文档或者文件夹的列表，根据以下过程来从文档存储位置信息管理表410中获取文档存储位置信息。如在文档移动的例子中所示，此处理与图4B中的步骤S405和S406相对应。

从在上述步骤中获取的文档存储位置信息来选择用户对所操作项412和目的地文件夹414两者具有访问权限(可以参考)的文档存储位置信息的条目。

作为列表来显示在上述步骤中所选择的位于文档存储位置信息的每个条目中的操作类型411、所操作项412、以及源文件夹413的信息的条目。

图14示出了移动目的地文件夹的显示例子。然而，甚至可以在针对文件夹移动的移动源文件夹中执行如图7中或者如图14中示出的文档移动的显示例子相同的显示。

<此实施方式的文件夹删除的例子>(在文件夹删除中管理信息注册过程的例子)

图15是当用户删除文档管理服务器100中所管理的任意文件夹时文档管理服务器100的处理的流程图。在根据此实施方式的文档管理系统中，当执行文件夹删除操作时，除了删除处理以外还执行以下步骤中的处理，以便记录表示所删除文件夹的“已删除”状态、以及在该文件夹下存储的文档或者文件夹的文档存储位置信息。

在步骤S1501中，将文档存储位置信息添加至文档存储位置信息管理表410。此时，文档存储位置信息包含作为操作类型411的“删除”、所操作项412、源文件夹413、目的地文件夹414、已经执行删除操作的用户的用户ID 415、以及删除操作的执行时间416。从其中删除文档的文件夹的信息作为源文件夹413而存储。在目的地文件夹414中存储在删除时的存储位置文件夹的信息。源文件夹413和目的地文件夹414表示与步骤S1501中相同的信息。

在步骤S1502中，搜索文档存储位置信息管理表410，以便获取所删除文件夹的历史。即，从在文档存储位置信息管理表410中注册的文档存储位置信息的条目来获取满足以下条件的文档存储位置信息的所有条目，所述文档存储位置信息具有与在步骤S1501中添加的文档存储位置信息中的所操作项相等的所操作项412。在步骤S1501中添加的文档存储位置信息没有包含在所获取的文档存储位置信息的条目中。所获取的文档存储位置信息的每个条目指示过去的移动历史信息。

在步骤S1503至S1507中的处理中，从所获取的被删除文件夹的历史中获取文档存储位置信息的条目(步骤S1505)。将操作类型更新至“删除”，并且将目的地文件夹414的信息更新至与步骤S1501中的目的地文件夹414相同的信息(步骤S1506)。通过此处理，目的地文件夹的信息指示在实际删除时间存储有所述文件夹的文件夹的信息。同时，还将所获取的文档存储位置信息中的用户ID 415和执行时间416分别更新至已经删除所述文档的用户的ID以及删除执行时间。

重复步骤S1504至S1507中的处理，重复次数与在步骤S1502中获取的历史信息的条目的数目相同(即，针对步骤S1502中所获取的文档存储位置信息的所有条目来重复所述处理)。变量I用于控制重复计数，所述计数等于在步骤S1502中所获取历史信息条目的数目。

当历史信息的重复更新结束时，处理从步骤1504前进至步骤S1508以获取所删除文件夹下的项(诸如文档和文件夹)。

在与重复装置相对应的步骤S1509至S1515中，从在步骤S1508中获取的项中获取一个项(S1511)。如果所获取的项是文档，则执行上述文档删除处理(对应于图9中的步骤S901-907)。如果所获取的项是较低层文件夹，则递归地执行在步骤S1513中的文件夹删除处理步骤。此时，为了改变过去的移动历史信息，将目的地文件夹414的信息设置至在步骤S1501中指明作为目的地文件夹414的文件夹。注意，处理步骤S1513与图15的步骤S1501至S1507相对应。

重复步骤S1510至S1515中的处理，重复次数与步骤S1508中获取的项目的数目相同。变量J用于控制重复计数，所述计数等于在步骤S1508中所获取的项的数目。

(文件夹删除的明确的例子)

图16A和图16B是这样的图示，其分别用于解释在图13A的文档管理状态的例子中通过删除在估计文件夹210之下存储的临时文件夹240而获得的文件夹结构、以及在文档存储位置信息管理表410中注册的文档存储位置信息。

当在图13A中示出的状态中执行图16A中的文件夹删除操作时，在文档存储位置信息管理表410中附加地注册新的文档存储位置信息1603。在新的文档存储位置信息1603中，将“删除”作为操作类型411而存储，并且将指示所删除文件夹的“临时”作为所操作项412而存储。将指示在删除之前存储临时文件夹240的文件夹的“处理管理/估计”作为源文件夹413而存储。将指示从其中删除临时文件240的文件夹的“处理管理/估计”作为目的地文件夹414而存储。将已经执行删除操作的用户“用户Jiro”作为用户ID 415而存储。将删除操作时间“2005/11/11/15:38:51”作为执行时间416而存储。

此时，文档存储位置信息管理表410包括具有值“临时”作为所操作项412的文档存储位置信息1601(与图13B中的文档存储位置信息1301相对应)。由此，以以下方式来更新在文档存储位置信息管理表410中存储的文档存储位置信息1601。将操作类型411更新至“删除”，将目的地文件夹414更新至指示在其中执行删除操作的文件夹的“处理管理/估计”，将用户ID更新至已经执行删除操作的“用户Jiro”，并且将执行时间更新至删除操作时间“2005/11/11/15:38:51”。通过此处理，即使当将文件夹F从文件夹A移动至文件夹B，并且然后从文件夹B中删除时，也可能向指明文件夹A的用户通知表示从文件夹B中删除了文件夹F的信息。还可能适当地向用户通知表示在文件夹F下存储的文档或者文件夹被删除的信息。

估计资料文件241也存储在临时文件夹240之下，因此同时被删除。由于此原因，在文档存储位置信息管理表410中附加地注册文档存储位置信息1604。在文档存储位置信息1604中，将“删除”作为操作类型411而存储，将指示所删除文件的“估计资料”作为所操作项412而存储。将“处理管理/估计”作为源文件夹413而存储。将指示估计资料文件241从其中删除的文件夹“处理管理/估计/临时”作为目的地文件夹414而存储。将已经执行删除操作的用户“用户Jiro”作为用户ID 415而存储。将删除操作时间“2005/11/11/15:38:51”作为执行时间416而存储。

当删除临时文件夹240时，不能参考在临时文件夹240下存储的文档或者文件夹的文档存储位置信息。为了防止这种情况，在关于例如在删除临时文件夹240时所删除的层之下的文档或文件夹的文档存储位置信息中，不是将“处理管理/估计/临时”作为源文件夹413而存储，而是将“处理管理/估计”作为源文件夹413而存储。由此，临时文件夹240以上的估计文件夹210的文档存储位置信息被用作表示估计资料文件241被“删除”的信息。

此时，文存储位置信息管理表410包括具有值“估计资料”作为所操作项412的文档存储位置信息1602(与图13B中的文档存储位置信息1302相对应)。由此，以如下方式来更新在文档存储位置信息管理表410中存储的文档存储位置信息1602。将操作类型411更新至“删除”，将用户ID更新至已经执行删除操作的“用户Jiro”，并且将执行时间更新至删除操作时间“2005/11/11/15:38:51”。

(文件夹删除的显示例子)

图17示出了当用户执行图16A中的文件夹删除操作并且然后打开作为删除源文件夹的估计文件夹210时的屏幕显示例子1700。

在图17中，在此例子中，在屏幕的上部1701处显示所打开文件夹的名称“估计”。在屏幕的中部1702处显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表。在此例子中，由于删除了“临时”文件夹，所以仅显示指示“估计计划”文档的“估计计划“。在屏幕的下部1703处显示已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

在屏幕下部1703处显示的、已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表，示出了曾经在所打开文件夹下存储但已经被从该所打开文件夹中删除的文档或者文件夹的“已删除”状态(图17中的“回收站”标记)。如果曾经在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹被移动至另一文件夹并且然后删除，则可以与“已删除”状态(在图17中的“回收站”标记)一起来显示在删除时的文件夹路径。在图17中，在一个窗口中显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表、或者在所打开文件夹下曾经存储的文档或者文件夹的列表。然而，这仅仅是一个例子，并且显示形式并不限于此例子。例如，可以根据由用户指明的文件夹来单独地显示已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

如图17所示，还可以从估计文件夹210来参考在临时文件夹240下存储的估计资料文件241的信息。

如图17所示，为了显示从删除源文件夹中曾经被删除的文档或者文件夹的列表，根据以下过程来从文档存储位置信息管理表410获取文档存储位置信息。此处理与图4B中的步骤S407和S408相对应。

作为列表来显示在上述步骤中获取的位于文档存储位置信息的每个条目中的操作类型411、所操作项412、源文件夹413、以及目的地文件夹414的信息的条目。尤其是，如果操作类型411是“删除”、并且源文件夹413不同于目的地文件夹414，则可以获取并显示从目的地文件夹414中删除时的文件夹路径。

在上述步骤中，可以获取当前存储位置信息的所有条目。然而，可以以如下方式根据对文档管理系统中所管理的文档或者文件夹的访问权限设置，来控制将获取的文档存储位置信息。此处理与图4B中的步骤409的附加相对应。

从在上述步骤中获取的文档存储位置信息中选择用户对操作类型411、所操作项412和源文件夹413以及目的地文件夹414的所有具有访问权限(可以参考)的文档存储位置信息的条目。

从在上述步骤中选择的文档存储位置信息中，作为列表来显示操作类型411、所操作项412、源文件夹413、以及目的地文件夹414的信息。尤其是，如果操作类型411是“删除”并且源文件夹413不同于目的地文件夹414，则可以获取并显示从目的地文件夹414中删除时的文件夹路径。

以上处理使得可以向用户通知被移动或者被删除的文件夹的移动目的地文件夹或者已删除状态。

[第二实施方式]

在第一实施方式中，已经描述了本发明适用的文档管理系统的优选实施方式。然而最近，从防止信息泄漏的安全角度出发，用户有时故意避免释放关于文档管理系统的文档或者文件夹的存储位置的信息、或者表示文档或者文件夹的已删除状态的信息。在第一实施方式中，假设对于文件夹或者文档永久地设置了访问权限。

在第二实施方式中，为了解决上述问题，将描述一种能够针对每个用户来管理对文档存储位置信息的访问权限的文档管理系统。

<此实施方式的文档管理系统中的文档管理服务器的设置例子>

文档管理系统的基本设置和文档管理服务器以及客户终端的设置与第一实施方式中相同。下面将描述来自第一实施方式的结构元件和附加元件。

(此实施方式的文档管理服务器中的文档存储位置信息访问管理的例子)

图18是示出了文档存储位置信息访问管理单元的设置例子的图示，在根据此实施方式的文档管理服务器100中，所述文档存储位置信息访问管理单元针对每个用户来管理对文档存储位置信息的访问权限。

图18示出了在文档管理服务器100中的设置。文档存储位置信息管理单元400与在第一实施方式中所描述的相同。文档存储位置信息访问管理单元1800管理哪个用户可以参考文档存储位置信息、或者针对文档管理服务器100中管理的每个文件夹而不能参考文档存储位置信息。

文档存储位置信息访问管理单元1800具有与第二存储装置相对应的文档存储位置信息访问管理表1810。在文档存储位置信息访问管理表1810中，目标文件夹1811指示由文档存储位置信息访问管理装置所管理的文件夹。用户ID 1812指示访问权限设置目标用户，针对该用户设置了允许或者不允许参考目标文件夹1811的文档存储位置信息。作为访问权限，参考权限标记1813指示具有用户ID 1812的用户是否可以参考目标文件夹1811。

在此实施方式中，与每个文件夹相对应地管理对文档存储位置信息的访问权限。然而，可以与每个文件夹或者文档相对应地管理对文档存储位置信息的访问权限。

对于文档管理服务器100中管理的每个文件夹，在文档存储位置信息访问管理表1810中注册每个用户对于文档存储位置信息的访问权限。可以根据设置的访问权限而通过文档存储位置信息管理单元400来控制信息的获取。

图19是当执行文档存储位置信息访问管理时显示信息的处理的流程图。当执行文档存储位置信息访问管理时的信息显示处理根据以下过程来执行。

当用户给出打开期望文件夹的指令时，在步骤S1901，获取希望显示信息的用户的用户ID、以及由所述用户所指定的用来显示该信息的文件夹(目标文件夹)。在步骤S1902中，从文档存储位置信息访问管理表1810获取参考权限标记1813，其具有在步骤S1901中在目标文件夹1811和用户ID 1812中所获取的目标文件夹以及用户ID。

在与确定装置相对应的步骤S1903中，确定参考权限标记1813是否指示参考支持状态或者参考禁止状态。如果参考权限标记1813指示参考支持状态(在步骤S1903中是“是”)，则过程前进至步骤S1904。如果参考权限标记1813指示参考禁止状态(在步骤S1903中是“否”)，则过程结束而不必使文档存储位置信息管理单元400来获取文件夹或者文档的信息。

在步骤S1904中，文档存储位置信息管理单元400获取在其中目标文件夹与源文件夹413相匹配的文档存储位置信息。在步骤S1905中，文档存储位置信息管理单元400获取在其中目标文件夹与目的地文件夹414相匹配的文档存储位置信息。在步骤S1906中显示在步骤S1904和S1905中获取的文档存储位置信息。注意，在图19中的流程图可以与图4B相结合。

(访问管理的显示例子)

图20示出了当在文档存储位置信息访问管理中执行信息显示时的屏幕显示例子2000。尤其是，图20示出了当可以参考文档存储位置信息的用户执行显示信息时的屏幕显示例子。

在图20中，在此例子中，在屏幕的上部2001处显示所打开文件夹的名称“估计”。在屏幕的中部2002处显示在所打开文件夹下存储的文档或者文件夹的列表。在此例子中，仅显示在“估计”文件夹下保持的指示“估计计划”文档的“估计计划”。在屏幕的下部2003处显示已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

在屏幕下部2003处显示的已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表示出了在步骤S1904或者S1905中获取的文档存储位置信息。

图21示出了当在文档存储位置信息访问管理中执行信息显示时的屏幕显示例子2100。尤其是，图21示出了当不能参考文档存储位置信息的用户执行显示信息时的屏幕显示例子。

在图21中，在此例子中，在屏幕的上部2101处显示所打开文件夹的名称“估计”。在屏幕的中部2102处显示在文件夹下存储的文档或者文件夹的列表。

由于在步骤S1903中没有获取确定用户能够参考文档存储位置信息的信息，所以在与图20中类似的屏幕下部2103处，没有显示已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

在图20或者图21中，在一个窗口中显示在所述文件夹下存储的文档或者文件夹的列表、以及在所述文件夹下曾经存储的文档或者文件夹的列表。然而，这仅仅是一个例子，并且显示形式并不局限于此。例如，可以根据由用户指明的文件夹来单独显示已经被移动或者删除的文档或者文件夹的列表。

[第三实施方式]

在第一和第二实施方式中，由于连续地积累了文档存储位置信息的条目，所以存储量只是增加。在第三实施方式中，为了解决此问题，将描述一种能够执行清除管理以便重置文档存储位置信息的文档管理设备。

文档管理系统的基本设置和文档管理服务器以及客户终端的设置与第一实施方式中的相同。下文将描述不同于第一实施方式的结构元件以及附加元件。

(此实施方式的文档管理服务器中的文档存储位置信息清除管理的例子)

图22是用于解释根据此实施方式的清除(重置)文档存储位置信息的文档存储位置信息清除管理单元的图示。

图22示出了在文档管理服务器100中的设置。文档存储位置信息管理单元400与在第一实施方式中所描述的相同。文档存储位置信息访问管理单元1800与第二实施方式中所描述的相同。文档存储位置信息清除管理单元2200管理在文档管理服务器100中所管理的每个文件夹的文档存储位置信息的清除(重置)的定时。

文档存储位置信息清除管理单元2200具有与第三存储装置相对应的文档存储位置信息清除管理表2210。在文档存储位置信息清除管理表2210中，目标文件夹2211指示通过文档存储位置信息清除管理装置所管理的文件夹。清除设置标记2212指示是否清除(重置)文档存储位置信息。清除日期/时间2213指示清除(重置)文档存储位置信息的日期/时间。可以将保持周期代替清楚日期/时间来存储，并且确定周期的流逝。周期性标记2214指示是周期性地执行清除(重置)处理、还是作为一次性(one-off)处理来不规则地执行清除(重置)处理。当将周期性标记2214设置为“定期”时，清除间隔2215指示定期的间隔(一天一次、一周一次、一个月一次或者一年一次)。

在此实施方式中，与每个文件夹相对应地管理文档存储位置信息的清除(重置)。然而，可以与每个文件夹或者文档相对应地管理文档存储位置信息的清除(重置)。

<此实施方式的文档管理系统中的文档管理服务器的操作例子>(此实施方式的存储位置信息清除过程的例子)

图23是使上述文档存储位置信息清除管理单元2200来清除文档存储位置信息的处理的流程图。根据以下过程来执行文档存储位置信息清除过程。假设重复地或者周期性地执行文档存储位置信息清除处理。

在步骤S2301中，从文档存储位置信息清除管理表2210获取已经超过清除日期/时间2213的操作目标文件夹2211。

重复步骤S2302至S2308中的处理，所述重复次数与在步骤S2301中所获取的操作目标文件夹的数目相同。使用变量I来控制重复计数，所述重复计数与在步骤S2301中获取的操作目标文件夹的数目相等。在重复处理中，在步骤S2304中，将所获取操作目标文件夹2211的一个获取作为目标文件夹。在与历史删除装置相对应的步骤S2305中，文档存储位置信息管理单元400删除在其中在步骤S2302中所获取的目标文件夹被设置为源文件夹413或目的地文件夹414的数据。在步骤S2306中，参考数据的周期性标记2214，在该数据中所述目标文件夹被设置为在文档存储位置信息清除管理表2210中的操作目标文件夹2211。如果设置了“定期”清除处理(在步骤S2306中是“是”)，则根据如在步骤S2307中设置为清除间隔2215的值来更新清除日期/时间2213。

上述处理允许文档存储位置信息的清除(重置)管理。

已经独立地描述了第一实施方式至第三实施方式。然而，在本发明中，还可以容易地实现和结合这些实施方式的任意组合。

在上述实施方式中，文档管理服务器100专门地管理文档存储位置信息等。然而，所述管理还可以分布至例如客户终端，并且还可以在本发明中结合这种设置。

本发明还适用于包括多个设备(例如，主机计算机、接口设备以及打印机)的系统或者集成的设备、或者包括单一设备的设备。

甚至通过向系统或者设备提供记录了用于实现上述实施方式的功能的软件程序代码的存储介质(或者记录介质)，来实现本发明的目的。在存储介质中存储的程序代码使得系统或者设备的计算机(或者CPU或者MPU)来担任用于执行所述处理的装置。

在此情况下，从存储介质读出的程序代码是要素(constituent)元件，以便由其自身来实现上述实施方式的功能。由此，存储了程序代码的存储介质构成了本发明。

基于程序代码的指令，在计算机上运行的操作系统(OS)部分地或者全部地执行实际处理。本发明还涉及其中通过这种处理来实现上述实施方式的功能的情况。

可以将从存储介质读取的程序代码写入插入到计算机的功能扩展卡的存储器中、或者写入连接到计算机的功能扩展单元的存储器中。然后，功能扩展卡或者功能扩展单元的CPU基于程序代码来部分地或者全部地执行实际处理。本发明还涉及其中通过这种处理来实现上述实施方式的功能的情况。

当将本发明应用至上述存储介质时，存储介质存储与前述流程图相对应的程序代码。

尽管已经参考示范性实施方式描述了本发明，但应该理解，本发明并不限于所公开的示范性实施方式。将对下文的权利要求书的范围做出最广泛的解释，从而包括所有这种修改和等效的结构和功能。

Claims

1.一种文档管理设备，用于在具有层次结构的文件夹中存储文档并管理所存储的文档，每个文档具有可以通过网络从多个终端来访问的电子文件的格式，所述文档管理设备包括：

历史保持装置，用于保持操作历史，其中所述操作包括在包含于此文件夹中的此文档上、或在包含于另一此文件夹中的此文件夹上执行的移动操作或删除操作；以及

历史显示装置，用于当多个终端之一打开先前包含此被移动或被删除文档或文件夹的文件夹时，采用由所述历史保持装置所保持的所述操作历史，以使打开终端显示关于在先前所包含的文档或文件夹上执行的一个或多个操作的信息。

2.根据权利要求1所述的设备，其中所述历史保持装置具有第一存储装置，用于至少存储用以指定所述文档或者文件夹的标识符、曾经存储所述文档或者文件夹的源文件夹、以及存储所述文档或者文件夹的目的地文件夹。

3.根据权利要求2所述的设备，其中所述第一存储装置进一步存储表示移动或者删除的操作类型、指令所述操作的用户的标识符以及操作时间。

4.根据权利要求2所述的设备，其中所述历史保持装置进一步包括：

获取装置，用于从所述第一存储装置中获取具有与被移动或被删除文档或文件夹的标识符相同的标识符的文件夹或者文档的操作历史；以及

历史更新装置，用于将由所述获取装置所获取的所述文档或者文件夹的所述操作历史进行更新。

5.根据权利要求4所述的设备，其中当所述操作是所述文档或者文件夹的移动时，所述历史更新装置更新所获取的文档或者文件夹的所述目的地文件夹，并且当所述操作是所述文档或者文件夹的删除时，所述历史更新装置更新所获取的文档或者文件夹的目的地文件夹和所述操作类型。

6.根据权利要求1所述的设备，其中当所述操作的目标是文件夹时，所述历史保持装置包含重复装置，用于针对曾经在所述目标文件夹中存储的所述文档或者所述较低层文件夹，递归地保持与所述相同操作相对应的操作历史。

7.根据权利要求1所述的设备，其中所述历史显示装置基于在所述历史保持装置中所保持的操作历史，使打开终端显示在所打开文件夹中存储的文档或较低层文件夹的操作历史。

8.根据权利要求1所述的设备，进一步包括确定装置，用于确定用户对于所述文档或者文件夹的访问权限，其中所述历史显示装置显示确定可访问的文档或者文件夹的操作历史。

9.根据权利要求1所述的设备，进一步包括：

第二存储装置，用于可重写地存储所述用户对于所述文档或者文件夹的访问权限；以及

其中，所述确定装置通过参考在所述第二存储装置中存储的所述访问权限来确定所述用户对于所述文档或者文件夹的所述访问权限。

10.根据权利要求1所述的设备，进一步包括：

第三存储装置，用于存储文档或者文件夹的所述操作历史的保持周期；以及

历史删除装置，用于当所述第三存储装置中存储的所述保持周期已经到期时，删除所述保持周期已经到期的所述文档或文件夹的操作历史。

11.根据权利要求9所述的设备，进一步包括：

12.一种文档管理系统，包括通过网络连接的多个终端以及文档管理设备，所述文档管理设备用于在具有层次结构的文件夹中存储文档并管理所存储的文档，每个文档具有可以通过网络从多个终端来访问的电子文件的格式，包括：

13.一种文档管理方法，用于在具有层次结构的文件夹中存储文档并管理所存储的文档，每个文档具有可以通过网络从多个终端来访问的电子文件的格式，该方法包括步骤：

保持操作历史，其中所述操作包括在包含于此文件夹中的此文档上、或在包含于另一此文件夹中的此文件夹上执行的移动操作或删除操作；以及，

当多个终端之一打开先前包含此被移动或被删除文档或文件夹的文件夹时，采用由所述历史保持装置所保持的所述操作历史，以使打开终端显示关于在先前所包含的文档或文件夹上执行的一个或多个操作的信息。

14.根据权利要求13所述的方法，其中所述历史保持步骤进一步包括以下步骤：

从第一存储装置中获取具有与被移动或被删除文档或文件夹的标识符相同的标识符的文件夹或者文档的操作历史，其中所述第一存储装置用于至少存储指定所述文档或者文件夹的标识符、曾经存储所述文档或者文件夹的源文件夹、以及存储所述文档或者文件夹的目的文件夹；以及

更新所获取文档或者文件夹的所述操作历史。

15.根据权利要求13所述的方法，其中在所述历史显示步骤中，基于所保持的操作历史，在打开终端上显示在所打开文件夹中存储的所述文档或者较低层文件夹的所述操作历史。

16.根据权利要求13所述的方法，进一步包括通过参考在第二存储装置中存储的访问权限来确定用户对所述文档或者文件夹的访问权限的步骤，所述第二存储装置用于可重写地存储所述用户对所述文档或者文件夹的所述访问权限，

其中在所述历史显示步骤中，显示确定可访问的文档或者文件夹的操作历史。

17.根据权利要求13所述的方法，进一步包括以下步骤：当在第三存储装置中存储的保持周期已经到期时，删除所述保持周期已经到期的文档或文件夹的操作历史，其中所述第三存储装置用于存储所述文档或文件夹的操作历史的保持周期。

18.根据权利要求16所述的方法，进一步包括以下步骤：当在第三存储装置中存储的保持周期已经到期时，删除所述保持周期已经到期的文档或文件夹的操作历史，其中所述第三存储装置用于存储所述文档或文件夹的操作历史的保持周期。