CN100580651C

CN100580651C - 用于在共享电子邮件储存库中帮助协作的系统和方法

Info

Publication number: CN100580651C
Application number: CN200410094783A
Authority: CN
Inventors: 丹尼尔·M·格伦; 迈克尔·穆勒; 波尔·B·穆迪
Original assignee: International Business Machines Corp
Current assignee: HCL Technology Co., Ltd.
Priority date: 2003-12-29
Filing date: 2004-11-18
Publication date: 2010-01-13
Anticipated expiration: 2024-11-18
Also published as: US9224131B2; US20050160145A1; KR100702502B1; KR20050069880A; CN1661610A

Abstract

本发明帮助电子消息上的协作。提供了方法，其中，电子消息被存储并提供给用户。允许用户对电子消息执行操作，并记录该操作。另外，该记录与电子消息相关联。将该操作通知给用户。

Description

用于在共享电子邮件储存库中帮助协作的系统和方法

技术领域

本发明涉及电子邮件和电子通信，特别涉及帮助共享电子邮件消息上的协作。

背景技术

存在很多这样的情形，其中，两个或更多人共享对单个电子邮件收件箱和通信流的责任。这样的情形存在于若干环境中，其一为出现在对相同的邮件文件共享访问和责任的管理者和助手之间的协作。另一个环境出现于将单个收件箱用于与团队或组织通信，并且团队中的几个人必须一起工作以确保适当地处理输入消息时。

希望利用共享电子邮件收件箱的协作者需要一种方法来协调他们的工作、讨论应当如何处理消息、知晓哪些消息已被处理并确保没有漏掉消息、以及知道当前正工作于哪些消息。

当前的电子邮件工具是考虑单个用户来设计的。用户频繁地利用为单独使用而创建的结构来协调他们共享的工作。例如，使用文件夹作为一种交流优先级或指明应当采取的操作的方式，如“打印(To Print)”文件夹。有时使用允许编辑接收的电子邮件的特性来交流有关消息的附加信息或者报告已如何处理了问题。例如，用户可采用备注或对其他用户的指示来批注消息。作为引起对消息的注意以及讨论应当如何处理它们的方式，消息在管理者和助手之间被频繁地转发。

这样的方法和系统通常较为零散且效率低下。参与者为协作而建立的任何策略都存在于消息传递系统的外部，因此可能被用户遗忘或忽略。另外，由目前方法所提供的规定经常是不完整且效率低下的。单个消息可能在多方之间被多次转发，以共享批注或引起对其的注意。这样的方案增加了用户需要处理的电子邮件的数量，从而降低了效率。所需要的是一种用于帮助共享电子邮件收件箱的用户之间的协作的系统和方法。

发明内容

在一些实施例中，本发明提供了一种用于允许电子消息上的协作的方法，该方法包括：接收通过在共享储存库中的共享电子消息箱的共享界面可访问的电子消息；在所述共享储存库中的所述共享电子消息箱中存储所述电子消息；将该电子消息提供给一组授权访问所述共享电子消息箱的用户，所述用户通过共享电子消息箱相关联；允许所述一组授权访问所述共享电子消息箱的用户中的至少一部分用户对该电子消息执行操作，所述操作包括采用聊天会话的编辑会话；在所述共享储存库中存储该操作的记录，所述记录包括聊天会话的抄本以及更新的电子消息；将该记录与所述电子消息相关联；以及将该操作通过在共享储存库中的所述更新的电子消息的传输通知所述一组授权访问所述共享电子消息箱的用户。

在一些实施例中，本发明还提供了一种用于允许电子消息上的协作的方法，该方法包括：对共享电子邮件信箱提供公共用户界面，公共用户界面允许一组用户通过所述公共用户界面在存储在信箱中的电子消息上协作；允许所述一组用户中的至少两个用户通过所述公共用户界面在电子消息上执行协作工作，所述协作工作包括采用聊天会话的编辑会话以产生更新的电子消息；以及通过公共用户界面提供所述至少两个用户对电子消息所做的协作工作的通知，所述通知提供所述更新的电子消息给所述一组用户。

在一些实施例中，提供了一种用于帮助电子消息上的协作的系统，该系统包括：第一电子邮件客户端；第二电子邮件客户端；连接到第一和第二电子邮件客户端的电子邮件服务器，所述电子邮件服务器提供允许通过第一电子邮件客户端和第二邮件客户端的交互的处理操作；以及连接到电子邮件服务器的共享电子邮件储存库，共享电子邮件储存库用来通过电子邮件服务器接收电子消息以及向第一和第二电子邮件客户端提供对电子消息的访问，共享电子邮件储存库还用来创建与电子消息相关的操作的记录以及使第一和第二电子邮件客户端能够查看电子消息和记录，所述操作包括采用聊天会话的编辑会话，所述电子消息通过在共享储存库中的共享电子邮件信箱的共享界面接收。

附图说明

在附图中示出了本发明，这些附图旨在是示例性的而不起限制作用，其中相同的附图标记表示相同或对应的部分，并且其中：

图1为根据本发明实施例的网络架构图；

图2为示出根据本发明实施例的用户界面屏幕显示的图；

图3为示出根据本发明实施例的用户界面屏幕显示的图；

图4为示出根据本发明实施例的用户界面屏幕显示的图；

图5为示出根据本发明实施例的用户界面屏幕显示的图；以及

图6为示出根据本发明实施例的用于在共享电子邮件储存库中协作的过程的流程图。

具体实施方式

现在参照附图来详细描述本发明的实施例。如下面更详细所述，本发明提供了一种用于在共享电子邮件储存库中协作的系统和方法。本发明为用户提供了共享信箱以在电子邮件消息上协作，并提供了用于帮助关于共享电子邮件信箱中的消息的用户间交互的机制。通过在共享电子邮件储存库中存储电子邮件并且通过为用户提供公共界面以在电子邮件消息上协作来提供信箱。

本发明包括一种系统、方法、或程序产品，其中，通过诸如其享收件箱或共享发件箱的共享储存库、或通过对于各个用户可用的消息的拷贝，使电子邮件消息或其它通信对于多于一个用户来说是可访问的。本发明还包括这样的系统或方法，通过其跟踪并存储用户对每个消息的当前和过去操作，并将其提供给其他用户或使其可为其他用户察看。这允许每个用户知道当前正在对消息做什么操作(若有的话)、谁正在做此操作、以及过去做了什么操作。所跟踪的操作包括但无需限于移动到文件夹、读取、答复、打印、删除、以及批注。本发明还包括这样一种系统或方法，通过其每个用户可将文本或语音批注添加到消息，该批注可保持为私有或使得可用于具有对该消息的访问权的其他用户。这可向用户提供轻便和形式自由的机制，通过该机制，他们可以讨论消息和应当如何对其处理、存储有关消息的附加信息、指明处理消息的意向、或类似通信。本发明可包括一种易于访问的机制，通过该机制，多人可通过单个命令或操作来同时一起查看消息，从而允许他们一起讨论该消息同时参考不同的部分、或者编辑所建议外发特征(proposed outgoingfeature)的内容。

本发明还可通过提供共享出站(out-bound)储存库、以及诸如回复和转发消息的外发电子邮件的记录来跟踪用户的操作。这可以通过共享发件箱加上用于接收消息的共享收件箱。共享储存库可与共享发送者地址-例如“customer-care-center@company.com”相关联。共享发送者地址可指明一组接收者或协作者。将在共享储存库中接收发往共享发送者地址的输入消息，以允许一组用户的操作。来自共享储存库的外发邮件可指明该消息是从共享发送者地址发送的。另外，出站消息可以看上去来自单独用户，而其所起源的储存库和信箱为共享储存库或共享信箱。在一些实施例中，用户可以有指定外发消息为来自单独用户或来自一组协作者和共享信箱的选项。例如，可将对消息的回复指定为来自一组，并由此通过共享收件箱来处理，或者可将其指定为仅来自回复的作者。在一些实施例中，缺省可为将回复视作协作的，同时允许用户忽略此设置。

例如，作为对至共享储存库的输入消息的答复、转发或回复而撰写的外发消息可与原始的接收消息相关联。另外，针对或关于例如作为对至共享储存库的输入消息的答复、转发或回复而撰写的外发消息的操作可与原始的接收消息相关联。

参照图1，示出了根据本发明的系统50。电子邮件可通过因特网100到达服务器102，或通过客户端设备112到达电子邮件服务器102。电子邮件客户端112可通过因特网、或通过诸如内联网的局域网、或通过路由器110连接到电子邮件服务器102。另外，可使用包括有线和无线的任意网络协议来连接诸如电子邮件客户端112或电子邮件服务器102的连网设备。设备可以是计算机、手提设备或任意连接到计算机网络的设备。另外，计算机可指任意计算机化的设备，包括手提设备、桌面设备、以及膝上型设备。

将接收的电子邮件存储在共享电子邮件储存库106中，其中共享电子邮件储存库106通过共享储存库组件104连接到电子邮件服务器102。共享电子邮件储存库106可为在电子邮件服务器102上运行的模块、单独的专用存储计算机、数据库、或存储区域网络的一部分。可使用共享电子邮件储存库106作为电子邮件消息或任意类型的电子消息的储存库。

共享电子邮件储存库106将电子邮件的记录存储在系统50中。电子邮件记录108由共享电子邮件储存库106产生，并包括能够记录对特定电子邮件采取的操作的数据结构。这样的记录108可包括采取操作的时间、以及执行操作的用户。操作可包括聊天会话历史、批注、打印、读取、答复、转发、或编辑。另外，状态字段可指明操作是已被完成、当前正被执行、还是将来要被执行。此外，记录108可包括批注文本或帮助协作所需的任何字段。另外，储存库106可包括能够将电子邮件存储到文件夹或信箱如收件箱、“已发送邮件”或“最高优先级”中的数据结构。可将某些信箱指定为协作的，而将其它指定为用于单独用户。通过电子邮件服务器102上的共享储存库组件104来协调关于电子邮件的操作。共享储存库组件104可在一个或更多计算机或设备上运行，并可与一个或更多电子邮件服务器102通信。共享储存库组件104可创建客户端112和服务器102之间的同步链接，以帮助有关对电子邮件的操作的通知的交换。

电子邮件客户端112向用户提供在电子邮件上与其他用户协作的能力。电子邮件客户端组件114可在电子邮件客户端计算机112上执行、或可在其它设备上执行。电子邮件客户端组件114通过诸如因特网或内联网的计算机网络来将消息传送到服务器102、或从服务器102接收消息。电子邮件客户端组件114向用户提供用于指定操作、执行操作、以及查看其他人采取的操作的界面。电子邮件客户端组件114不需要直接生成显示，而是可将指令发送到诸如视窗工具包或操作系统的显示组件。电子邮件客户端组件114可将指明用户已对电子邮件执行了操作的消息传送到服务器102。只要用户当前正在对电子邮件执行操作，其便可发送同步通知。可将同步通知传送到服务器104或直接传送到在电子邮件上协作的其他客户端112。另外，电子邮件客户端组件114提供用于显示同步通知的界面，允许输入有关电子邮件的批注，并可帮助一个电子邮件上两个或更多用户之间的共享编辑会话。

图2示出了共享电子邮件收件箱的用户界面的一个可能视图。该显示示出了由具有对共享收件箱的访问权的那些人完成的协作工作的指示。协作工作可包括打开、读取、转发、回复、发送、编辑、或批注电子邮件。可将共享收件箱的一个或更多用户分组为一组协作者。收件箱将仅允许该组的成员访问。

通过参照图2，这里使用中间的较浅列200和204来示出与在每个消息上协作的不同用户的共享工作相关的信息。显示中的每行示出了与一个特定电子邮件相关的信息。列200中的文本，例如“Viewed(JP)”示出了某个人对该消息做出的最后操作，并给出做出该操作的人的首字母缩写。也就是说，首字母缩写为JP的用户查看了消息。此文本可示出某个人做出的最后的重要操作，例如，示出对该消息的最后回复，而不示出对该消息的较后读取。框202指明与消息中的一个相关联的操作的历史。另外，可显示每个操作的时间、以及执行该操作的用户。可通过将光标或鼠标指针移动到列200中的文本上、或通过点击列200中的文本来查看框202。另外，可存在键盘快捷键，以查看框200中的项目。着色框204为指明消息被批注的标志。在一些实施例中，可为有视觉障碍的用户使用其它指示符。图2示出的显示中的其它列可包括消息的发送者、消息的接收者、消息的发送或接收时间、以及消息的主题。还可显示通常与电子邮件消息相关联的其它项目。

图3示出了描述与电子邮件消息相关联的共享批注的用户界面的实施例。框300显示了与特定消息相关联的批注。它可通过图2示出的显示来获得。在一个例子中，Jane首先在8月10日星期五对消息进行批注；Mark后来在8月13日星期一对此批注作出添加。批注可以通过框300被添加、删除、或查看。

图4示出了指明对消息的当前活动的用户界面的实施例。这里，用户界面指明“JP”正在回复当前论及的消息。改变该列中的文本的属性可示出当前活动的指示。图4中示出的显示可为上面讨论的图2的列200中的条目之一。

图5图示了消息的回复上的协作。框500示出了共享的屏幕会话，其中，双方在正在撰写的答复上协作。框500中示出的共享编辑会话可通过菜单、图标、或其他用户操作来开始。另外，共享编辑会话可通过与另一个用户的聊天会话来开始。框502示出了有关电子邮件消息的聊天会话。聊天会话可通过菜单、弹出式菜单、或其它用户操作来开始。另外，聊天会话可通过其中列出了其他协作者或用户的伙伴列表(buddy-1ist)菜单来开始。可类似于批注来保存聊天会话的记录。

可通过在屏幕上点击、或通过选择每个项目、或通过菜单项目来打开图3和5中的项目。可将图3和5中示出的显示示出为关于图1讨论的显示之上的弹出式窗口。

其它实施例可包括基于文本的显示、或为无线设备优化的显示。另外，在一些实施例中，用于协作的选项和指明协作的显示可与打开电子邮件的显示或电子邮件信箱的替换显示相结合使用。另外，可使用系统50来在诸如传真、电话呼叫、或任意类型的电子消息的其它通信形式上进行协作。

参照图6，其中示出了根据本发明的方法。在步骤600，接收电子邮件。在步骤602，将电子邮件存储在共享储存库中。在步骤604，将电子邮件递交到希望在电子邮件或消息上协作的用户的共享收件箱中。在步骤606，提供用于可采取的操作如回复、打印、转发或删除的选项。另外，可提供协作选项，包括电子邮件的批注、共享编辑、或聊天。在步骤608，记录用户采取的操作。在步骤610，向在电子邮件或消息上协作的其他用户提供有关已采取或当前正在采取的操作的通知。

尽管已与优选实施例相结合来描述并说明了本发明，但对于本领域的技术人员来说，显然可作出很多变化和修改，而不背离本发明的精髓和范围，并且，由于这样的改变和修改均包括在本发明的范围内，因此本发明不限于上述方法或构造的特定细节。

版权通告

Claims

1、一种用于允许电子消息上的协作的方法，该方法包括：

接收通过在共享储存库中的共享电子消息箱的共享界面可访问的电子消息；

在所述共享储存库中的所述共享电子消息箱中存储所述电子消息；

将该电子消息提供给一组授权访问所述共享电子消息箱的用户，所述用户通过共享电子消息箱相关联；

允许所述一组授权访问所述共享电子消息箱的用户中的至少一部分用户对该电子消息执行操作，所述操作包括采用聊天会话的编辑会话；

在所述共享储存库中存储该操作的记录，所述记录包括聊天会话的抄本以及更新的电子消息；

将该记录与所述电子消息相关联；以及

将该操作通过在共享储存库中的所述更新的电子消息的传输通知所述一组授权访问所述共享电子消息箱的用户。

2、如权利要求1所述的方法，其中，电子消息包括电子邮件消息。

3、如权利要求1所述的方法，其中，所述操作还包括消息传送操作。

4、如权利要求1所述的方法，其中，所述操作还包括消息编辑操作。

5、如权利要求1所述的方法，其中，所述操作还包括消息批注操作。

6、如权利要求1所述的方法，其中，所述操作还包括回复、转发、读取、打开、批注、打印、移动、复制、以及删除电子消息中的一个。

7、如权利要求1所述的方法，其中，通知包括与电子消息相关联的可视通知。

8、如权利要求1所述的方法，其中，通知包括通过共享电子邮件信箱提供通知。

9、一种用于允许电子消息上的协作的方法，该方法包括：

对共享电子邮件信箱提供公共用户界面，公共用户界面允许一组用户通过所述公共用户界面在存储在信箱中的电子消息上协作；

允许所述一组用户中的至少两个用户通过所述公共用户界面在电子消息上执行协作工作，所述协作工作包括采用聊天会话的编辑会话以产生更新的电子消息；以及

通过公共用户界面提供所述至少两个用户对电子消息所做的协作工作的通知，所述通知提供所述更新的电子消息给所述一组用户。

10、如权利要求9所述的方法，其中，所述协作工作还包括传送消息。

11、如权利要求9所述的方法，其中，所述协作工作还包括编辑消息。

12、如权利要求9所述的方法，其中，所述协作工作还包括批注消息。

13、如权利要求9所述的方法，其中，所述协作工作还包括回复、转发、读取、打开、批注、打印、移动、复制、以及删除电子消息中的一个。

14、如权利要求9所述的方法，其中，电子消息包括电子邮件消息。

15、如权利要求9所述的方法，其中，公共用户界面包括图形用户界面。

16、如权利要求15所述的方法，其中，图形用户界面包括与时间、主题、以及至少一个发送者相关联的零个或更多消息的显示。

17、一种用于帮助电子消息上的协作的系统，该系统包括：

第一电子邮件客户端；

第二电子邮件客户端；

连接到第一和第二电子邮件客户端的电子邮件服务器，所述电子邮件服务器提供允许通过第一电子邮件客户端和第二邮件客户端的交互的处理操作；以及

连接到电子邮件服务器的共享电子邮件储存库，共享电子邮件储存库用来通过电子邮件服务器接收电子消息以及向第一和第二电子邮件客户端提供对电子消息的访问，共享电子邮件储存库还用来创建与电子消息相关的操作的记录以及使第一和第二电子邮件客户端能够查看电子消息和记录，所述操作包括采用聊天会话的编辑会话，所述电子消息通过在共享储存库中的共享电子邮件信箱的共享界面接收。

18、如权利要求17所述的系统，其中，电子消息包括电子邮件消息。

19、如权利要求17所述的系统，其中，共享电子邮件储存库还用来通过电子邮件服务器来发送电子消息。

20、如权利要求17所述的系统，其中，第一和第二电子邮件客户端用来提供用户界面。

21、如权利要求17所述的系统，其中，用户界面用来提供操作的可视通知。

22、如权利要求17所述的系统，其中，操作还包括消息传送操作。

23、如权利要求17所述的系统，其中，操作还包括消息编辑操作。

24、如权利要求17所述的系统，其中，操作还包括消息批注操作。

25、如权利要求17所述的系统，其中，操作还包括回复、转发、读取、打开、批注、打印、移动、复制、以及删除电子消息中的一个。