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Die Erfindung betrifft eine Programmlogik zum buchhalterischen Erfassen von Belegen, wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassabelegen oder Bankbelegen, wobei Belegdaten zur Erstellung von Grundaufzeichnungen und zur Überleitung in die Buchhaltung in einen Rechner eingegeben werden.
Vor allem in kleineren Handelsunternehmen, in Drogerien, insbesondere auch in Apotheken, ist es üblich, Wareneingangsbücher und Journale handschriftlich zu führen bzw. die verschiedensten Belege, wie etwa Kassabelege, bis zur buchhalterischen Erfassung zu sammeln und dann in Büchern einzutragen oder in eine in einem Rechner geführte Buchhaltung händisch einzugeben (was häufig auch ausser Haus, bei einem Steuerberater, geschieht). Dies stellt jedoch einen ziemlich hohen Arbeits- und Kostenaufwand dar, wobei überdies die Fehlergefahr bei der Eingabe der verschiedenen Daten verhältnismässig gross ist.
Weiters ist von Nachteil, dass aufgrund der sich dabei ergebenden schleppenden buchhalterischen Erfassung der Belege dem Unternehmer die Möglichkeit fehlt, praktisch jederzeit einen exakten Überblick und Analysen in Zusammenhang mit den geschäftlichen Tätigkeiten zu gewinnen.
Es ist daher Aufgabe der Erfindung, eine Programmlogik zum Erfassen von Belegen vorzusehen, mit der die bisher oft handschriftlich geführten Grundaufzeichnungen erleichtert und die Erfassungen von Belegen zwecks Eingabe der Daten in einen Rechner in vorteilhafter Weise ermöglicht werden, wobei weiters eine Verknüpfung der Grundaufzeichnungen bzw. Belegdaten unmittelbar mit dem Rechnungswesen möglich sein soll, so dass auch der buchhalterische Aufwand gesenkt werden kann.
Diese Aufgabe wird bei einer Programmlogik der eingangs angeführten Art dadurch gelöst, dass vor der Eingabe der spezifischen Belegdaten, wie Datum und Betrag, die Belegart durch Einscannen eines zugehörigen Codes, insbesondere Strichcodes, eingegeben wird, wobei gegebenenfalls weiters, sofern nicht eine Belegidentifikation aufgrund früherer Verarbeitungen durchführbar ist, ein dem jeweiligen Beleg zugeordneter eindeutiger Identifikationscode, insbesondere ebenfalls ein Strichcode, durch Einscannen eingegeben wird, wonach die dann eingegebenen spezifischen Belegdaten unter Zuordnung zu dieser Belegart und gegebenenfalls Beleg-Identifikation einer Speicherung bzw.
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buchhaltungsmässigen Verarbeitung, wie an sich bekannt, zugeführt werden.
Mit einer derartigen Programmlogik kann der vorstehenden Zielsetzung in vorteilhafter Weise entsprochen werden. Die Erfindung geht dabei davon aus, dass z. B. in Apotheken oder Drogerien, ganz allgemein in kleineren bis mittleren Handelsunternehmen und Geschäften, die zu erfassenden Belege vielfach handschriftlich ausgefüllt werden oder aber auch sonst in einer nicht maschinenlesbaren Form vorliegen, bzw. dass beim Erstellen dieser Belege häufig keine Rechnerunterstützung erfolgt. Demgemäss müssen die Daten dieser Belege zur buchhalterischen Erfassung bei Anwendung eines Buchhaltungsprogrammes in den Rechner eingegeben werden.
Bei der vorliegenden Vorgangsweise werden spezifische Belegdaten, nämlich Datum und Betrag oder dergl., soweit erforderlich händisch, über eine Tastatur, eingegeben, es sei denn, es liegt eine maschinenlesbare Schrift am Beleg vor, so dass die Eingabe dieser spezifischen Belegdaten auch durch Einscannen erfolgen kann. Wesentlich für die Erfindung ist aber vor allem, dass Daten, die die allgemeine Belegart angeben, sowie gegebenenfalls Daten, die eine eindeutige Identifizierung des jeweiligen Belegs ergeben (sofern nicht bereits eine eindeutige Zuordnung eines Belegs aufgrund einer früheren Eingabe möglich ist), durch einfaches Einscannen in den Rechner eingegeben werden. Bevorzugt werden diese Daten derart zur Verfügung gestellt, dass Etiketten mit einem Strichcode (Barcode) vorhergehend den Belegen zugeordnet werden, wobei für jede Belegart, z. B.
Rechnung oder Kassabeleg, aber auch Bankbeleg, ein die Art definierender Strichcode vorgesehen wird, welcher vor der Eingabe der spezifischen Belegdaten eingescannt wird ; weiters werden Strichcode-Etiketten, die von Beleg zu Beleg unterschiedlich sind, um so den jeweiligen Beleg eindeutig identifizieren zu können, auf die Belege aufgeklebt (sofern nicht wie erwähnt eine Identifizierung und Zuordnung zufolge einer früheren BelegErfassung bereits möglich oder vorgegeben ist).
In der Regel gibt es vier Arten von Belegen, nämlich Eingangsrechnungen, also Rechnungen von Lieferanten ; weiters Ausgangsrechnungen, also Rechnungen an Kunden ; ferner Kassabelege ; und schliesslich Bankbelege. Die Bankbelege können sich dabei
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wiederum in mehrere Belegkreise unterteilen, je nachdem, wieviele verschiedene Bankkonten geführt werden. Dabei ist beispielsweise bei Bankbelegen, insbesondere Kontoauszügen, nicht unbedingt die Anbringung eigener Identifikationscode-Etiketten erforderlich, da diese Belege zu vorhergehenden Ein- oder Ausgangsrechnungen gehören und so eindeutig zugeordnet sowie gegengebucht werden können, ohne dass eine eigene Identifizierung erforderlich ist.
Die Eingangsrechnungen können Warenlieferungen, aber auch sonstige Lieferungen oder Leistungen betreffen, wie etwa Büromaterialrechnungen, Steuerberater-Honorarnoten und dergl. mehr.
Ausgangsrechnungen betreffen in der Regel verkaufte bzw. ausgelieferte Waren. Unter die Kassabelege fallen die üblichen Kassazettel beim Verkauf von Waren, aber auch Belege für Auszahlungen aus der Kassa, etwa wenn Waren, wie Büromaterialien usw., übernommen werden.
Beispielsweise kann zur Erfassung der Belege jeweils derart vorgegangen werden, dass vorab, d. h. vor der EDV-mässigen Erfassung der Belege, die Belege ihrer Art nach in Mappen gesammelt werden, wobei auf einem Mappendeckblatt, das die jeweils dahinter gesammelten Belege der Art nach angibt, auch ein die Belegart angebender Strichcode, z. B. in einem Etikett, vorgesehen wird. Dadurch kann beim Erfassen der Belege zunächst die Belegart durch Einscannen des Strichcodes auf dem Mappendeckblatt eingegeben werden, und danach werden die bereits mit den Strichcode-Etiketten versehenen Belege zwecks Identifikation erfasst, indem jeweils der Beleg-Strichcode eingescannt wird, wonach Datum und Rechnungsbetrag, gegebenenfalls Skonto-Beträge usw., des Belegs händisch (oder auch maschinell durch Einlesen) eingegeben werden.
Auf diese Weise kann eine rasche und sichere Beleg-Erfassung erreicht werden, die den Verwaltungsaufwand sowie die Fehlerhäufigkeit verringert, wobei überdies auch ein verbesserter Überblick über die finanzielle Gebarung im jeweiligen Unternehmen gesichert werden kann. Zum Vorbereiten der Belege für die EDV-mässige Erfassung können die Belege selbstverständlich auch in einer mehrfach unterteilten Mappe gesammelt werden, wobei die Unterteilungen der Mappe die verschiedenen Arten der Belege betreffen, dabei aber auch für verschiedene
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Bankinstitute (Bankkonten) mehrere Fächer (für die Bankbelege) haben können ; auch kann ein eigenes Fach (oder eine eigene Mappe) für Belege vorgesehen sein, die nicht ohne weiteres zugeordnet werden können.
Innerhalb der Fächer kann, wenn die Zahl der Belege dies zweckmässig erscheinen lässt, im übrigen auch eine Sortierung der Belege nach Datum erfolgen.
Als Code zur Identifizierung der einzelnen Belege wie auch als Code für die Belegarten, für Personenkonten, Sachkonten usw., können aber selbstverständlich auch andere maschinenlesbare Codes, z. B. Zahlencodes, verwendet werden, jedoch bieten sich Etiketten mit Strichcodes besonders an, da hier der apparative Aufwand beim Einscannen relativ gering ist, wobei auch praktisch keine Fehler beim Einscannen auftreten.
Die nach dem Erfassen der Belege erfolgende buchhaltungsmässige Verarbeitung kann schliesslich in an sich herkömmlicher Weise erfolgen, so dass sich eine detailliertere Beschreibung hierzu erübrigen kann. Festzuhalten ist nur, dass aufgrund der Belegerfassung wie beschrieben die Erstellung von Grundaufzeichnungen und die Überleitung in die Buchhaltung, insbesondere gemäss Rechnungslegungsgesetz für klein-und mittelständische Unternehmen, sowie die Vorbereitung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen und die Aufbereitung von Daten für den elektronischen Zahlungsverkehr möglich sind.
Von besonderem Vorteil ist es erfindungsgemäss, wenn im Fall der Erfassung von Ein- oder Ausgangsrechnungen zwecks Kontoaufruf auch ein dem Rechnungsaussteller (Lieferanten) bzw.
- empfänger (Kunden) zugeordneter Konto-Code, insbesondere Strichcode, durch Einscannen eingegeben wird, bevor die spezifischen Belegdaten eingegeben werden. Auf diese Weise wird eine weitere Vereinfachung bei der Belegerfassung erzielt, wobei zum Einscannen der individuellen (Bar) Codes der Kunden und Lieferanten beispielsweise eine von der Software ausgedruckte Kundenund Lieferantenliste - in der die Kunden und Lieferanten mit individuellen Barcodes versehen sind-vorgesehen wird. Bei der Belegerfassung werden diese Codes jeweils eingescannt, um so ein Ansprechsignal, d. h. einen Aufruf, für das jeweilige Kundenbzw. Lieferantenkonto zu erhalten.
In der Regel ist dem jeweiligen Lieferanten- oder Kundenkonto, allgemein Personenkonto, ein Sachkonto fest zugeordnet ;
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es ist jedoch denkbar, dass einem Sammelkonto (z. "Diverse
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diesem Fall ist es weiters für die rationelle Belegerfassung zweckmässig, wenn zusätzlich zum Personenkonto-Code auch ein Sachkonto-Code durch Einscannen eingegeben wird.
Um auszuschliessen, dass ein Beleg irrtümlich zweimal erfasst wird, kann ein Prüfschritt aufgrund des den jeweiligen Beleg eindeutig identifizierenden Identifikationscodes eingefügt werden ; es ist demgemäss von besonderem Vorteil, wenn nach dem Einscannen des Beleg-Identifikationscodes und vor dem Einscannen des oder der Konto-Codes durch Identifikations-Code-Vergleich überprüft wird, ob der jeweilige Beleg neu oder aber bereits erfasst ist.
Bei der Erfassung von Bankbelegen kann in vorteilhafter Weise eine Unterscheidung dahingehend getroffen werden, ob sich die Bankbelege oder Bankauszüge auf Überweisungen beziehen, die
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Überweisungen auf andere Art und Weise, etwa mit einer Liste von Überweisungsaufträgen oder aber mit Einzelüberweisungen, durchgeführt wurden.
Sofern das im übrigen verwendete Buchhaltungsprogramm daher das Electronic Banking erlaubt und demgemäss am Rechner entsprechende Zahlungslisten verfügbar sind, die bei der elektronischen Überweisung generiert wurden, können diese Zahlungslisten auch mit einem entsprechenden, die Liste identifizierenden Code versehen und ausgedruckt werden, der dann für die Erfassung der entsprechenden Bankbelege eingescannt wird ; es ist daher weiters besonders günstig, wenn im Fall der Erfassung von zu elektronisch veranlassten Zahlungen (Electronic Banking) gehörenden Bankbelegen ein entsprechende Zahlungsauftrag-Ausdrucke, insbesondere Zahlungslisten, identifizierender Code durch Einscannen eingegeben wird, um die gemäss Bankbeleg erfolgten Überweisungen automatisch den jeweiligen, in den Ausdrucken bzw. Zahlungslisten angeführten Rechnungen zuzuordnen.
Andererseits ist es vorteilhaft, wenn im Fall der Erfassung von Bankbelegen, die erfolgte Überweisungen betreffen, die Identifikationscodes der zugehörigen Rechnungsbelege durch Einscannen eingegeben werden, um die gemäss Bankbeleg erfolgten
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Überweisungen automatisch zuzuordnen. Auch hier kann somit durch einfaches Einscannen des Identifikationscodes des jeweiligen Rechnungsbeleges bei der Erfassung des Bankbeleges die direkte Zuordnung und Gegenbuchung des Bankbelegs im Buchhaltungsprogramm erzielt werden.
Ähnliches gilt auch, wenn vorteilhafterweise im Fall der Erfassung von Bankbelegen, die erfolgte Überweisungen betreffen, für die eine Offene-Posten-Liste erstellt wurde, die auf der zugehörigen Offene-Posten-Liste enthaltenen, den Rechnungsbelegen zugeordneten Identifikationscodes, insbesondere Strichcodes, durch Einscannen eingegeben werden, um die gemäss Bankbeleg erfolgten Überweisungen automatisch zuzuordnen.
Für das automatische Buchen von Kassabelegen ist es weiters von Vorteil, wenn der Identifikationscode von zugehörigen Rechnungsbelegen durch Einscannen eingegeben wird, um die gemäss dem jeweiligen Kassabeleg erfolgte Zahlung automatisch zuzuordnen.
Hierbei ist es weiters, um fehlerhafte Eingaben bzw. Buchungen auszuschliessen, auch günstig, wenn nach Eingabe des Identifikationscodes des jeweiligen Rechnungsbelegs durch Codevergleich überprüft wird, ob der jeweilige Rechnungsbeleg auch tatsächlich bereits erfasst ist.
Für die Kassabuchführung und die automatische Kontozuordnung ist es andererseits von Vorteil, wenn bei der Erfassung von Kassabelegen nach der Eingabe eines dem jeweiligen Kassabeleg zugeordneten Identifikationscodes ein Code, insbesondere Strichcode, eines zugeordneten Kontos (Sachkontos) durch Einscannen eingegeben wird.
Weiters ist es auch günstig, wenn im Fall der Erfassung von Kassabelegen, für die eine zugehörige Zahlungsliste erstellt wurde, ein der Zahlungsliste zugeordneter Code, insbesondere Strichcode, durch Einscannen eingegeben wird, um die gemäss den Kassabelegen erfolgten Zahlungen automatisch zuzuordnen.
Die vorliegende Programmlogik ermöglicht ferner in vorteilhafter Weise ein Auffinden von mit ihr erfassten Belegen, zufolge der Verwendung der eingescannten Codes, und demgemäss ist eine Programmlogik zum Aufsuchen von erfindungsgemäss erfassten Belegen dadurch gekennzeichnet, dass der dem zu suchenden Beleg zugeordnete Identifikationscode durch Einscannen eingegeben und dann ein Suchlauf gestartet wird. Auf diese Weise können Belege be-
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sonders rasch im Buchhaltungsprogramm aufgefunden und entsprechende Datensätze auf einem Bildschirm angezeigt werden. Der Suchlauf wird dabei in herkömmlicher Weise, abhängig vom jeweils verwendeten Datenbank-Programm, durchgeführt und ist hier nicht weiter zu erläutern.
Die Erfindung wird nachfolgend anhand von in der Zeichnung veranschaulichten bevorzugten Ausführungsbeispielen, auf die sie jedoch nicht beschränkt sein soll, noch weiter erfasst. Es zeigen : Fig. l ein allgemeines Ablaufdiagramm für das Erfassen oder Suchen von Belegen ; Fig. 2 ein im Ablaufdiagramm von Fig. l bei A anschliessendes detaillierteres Ablaufdiagramm zur Veranschaulichung des Erfassens von Belegen in Form von Ein- und Ausgangsrechnungen ; Fig. 3 ein im Ablaufdiagramm von Fig. l bei B anschliessendes Ablaufdiagramm zur Veranschaulichung des Erfassens von Bankbelegen ; Fig. 4 ein Ablaufdiagramm, das bei C im Ablaufdiagramm gemäss Fig. l anschliesst, und das den Vorgang beim Erfassen von Kassabelegen zeigt ; und Fig. 5 ein Ablaufdiagramm, das bei D in Fig. l anschliesst, und das das Suchen von Belegen veranschaulicht.
In Fig. l ist allgemein in einem Ablaufdiagramm veranschaulicht, wie beim Erfassen bzw. Buchen von Belegen oder aber beim Suchen von Belegen mit Hilfe der vorliegenden Programmlogik vorgegangen wird. Dabei wird nach einem Startschritt 1 bei 2 - bevorzugt mit Hilfe von Strichcodes - eingescannt, welche Art von Belegen erfasst werden soll, nämlich ob Ein- bzw. Ausgangsrechnungen erfasst werden sollen (s. auch Fig. 2) ; ob Bankbelege, also Kontoauszüge oder dergl., erfasst werden sollen (s. auch Fig. 3) ; ob Kassabelege erfasst werden sollen (vgl. Fig. 4) ; oder aber ob bestimmte Belege, die bereits früher erfasst wurden, gesucht und hinsichtlich ihrer Daten auf einem Anzeigegerät (Bildschirm) angezeigt werden sollen (vgl. Fig. 5).
Bei 3 wird sodann vom Programm her überprüft und entschieden, ob ein jeweiliger Beleg erfasst oder aber gesucht werden soll, wobei im letzteren Fall zum Ablaufdiagramm gemäss Fig. 5 (s.
Entscheidungs"ausgang"D) weitergegangen wird. Im Fall, dass die Erfassung von Belegen erfolgen soll, wird hingegen sodann bei 4 entschieden, welche Art von Belegen - aufgrund des Einscannens der Belegart gemäss Feld 2-erfasst werden soll, und es wird zum jeweiligen Detailprogramm über die Verbindung A, B oder C
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(Fig. 2, Fig. 3 oder Fig. 4) weitergegangen.
Sofern Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen als Belege erfasst werden sollen, gelangt man über den Ausgang A bei der Entscheidung 4 gemäss Fig. 1 zum Programmablauf gemäss Fig. 2, und es wird nun als erstes ein bereits zuvor auf dem Rechnungsbeleg angebrachter Identifikationscode - bevorzugt ein auf einem aufgeklebten Etikett aufgedruckter Barcode - eingescannt, s. Block 5 in Fig. 2. Danach wird in einem Prüfschritt 6 überprüft, ob der Beleg mit diesem Identifikationscode bereits früher erfasst wurde, oder ob es sich um einen neuen Rechnungsbeleg handelt.
Wenn der Beleg bereits früher erfasst worden ist, so wird auf dem Bildschirm eine entsprechende Anzeige veranlasst, s. Block 7 in Fig. 2, wobei auch derartige Daten mitangezeigt werden können, wie der Tag der erfolgten Belegerfassung, und wo der Beleg damals zugeordnet worden ist.
Im Anschluss daran wird in einem Schritt 8 abgefragt, ob ein weiterer Rechnungsbeleg erfasst werden soll, und wenn ja, wird zum Schritt 5"Beleg scannen"zurückgekehrt. Wenn keine weiteren Rechnungsbelege erfasst werden sollen, wird hingegen über den Ausgang 9 des Entscheidungsschrittes 8 zum Startschritt 1 gemäss Fig. 1 zurückgekehrt.
Wenn bei der Abfrage, ob der gerade vorliegende Rechnungsbeleg bereits früher erfasst worden ist (s. Schritt 6) als Ergebnis erhalten wird, dass der fragliche Beleg noch nicht eingegeben wurde, so wird darauffolgend in einem Schritt 10 ein das jeweilige Personenkonto angebender Code eingescannt ; im einzelnen wird hierbei entweder ein dem jeweiligen Rechungsaussteller (Lieferanten) zugeordneter Konto-Code oder aber ein dem jeweiligen Rechnungsempfänger (Kunden) zugeordneter Konto-Code eingescannt, wobei auch vom System bzw. Programm erkannt wird, ob ein Kundenkonto (für Ausgangsrechnungen) oder ein Lieferantenkonto (für Eingangsrechnungen) vorliegt.
Vorzugsweise handelt es sich hierbei wiederum um den einzelnen Lieferanten oder Kunden zugeordnete Barcodes, die beispielsweise auf einem gesonderten Blatt oder auf einem Einlage- oder Deckblatt einer Mappe, in der die Rechnungsbelege gesammelt werden, vorliegen können.
Üblicherweise ist mit einem derartigen Personenkonto (Lieferanten- oder Kundenkonto) auch ein bestimmtes, einzelnes Sachkonto buchhalterisch direkt verknüpft, und dies wird bei 11
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in Fig. 2 abgefragt ; wenn dies, wie dies in der Regel der Fall sein wird, zutrifft, so werden danach in einem Schritt 12 die spezifischen Belegdaten beispielsweise händisch, über eine Tastatur, mit Unterstützung durch eine entsprechende Maske am Bildschirm, erfasst. Im einzelnen handelt es sich dabei um das Datum der zu erfassenden Rechung sowie um den Rechnungsbetrag, gegebenenfalls um zusätzliche Angaben betreffend Rabatt- oder Skontoabzüge.
Beispielsweise kann die Eingabe der Belegdaten mit einer Bildschirmmaske etwa in der folgenden Form erfolgen :
Tabelle 1 Rechnungsbuch Eingangsrechnungen
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<tb>
<tb> Beleg <SEP> 1 <SEP> Name <SEP> Sach-Datum <SEP> Brutto <SEP> A <SEP> Brutto <SEP> BI <SEP> Brutto
<tb> Nr. <SEP> konto
<tb> 147 <SEP> (Lieferant <SEP> X <SEP> Warenein- <SEP> 20.10.97 <SEP> 27.000,- <SEP> 3.000,- <SEP> 30.000,-
<tb> | <SEP> kauf <SEP> 10%
<tb> 82 <SEP> Lieferant <SEP> Y <SEP> Handels- <SEP> 22.10.97 <SEP> ... <SEP> ...
<tb> waren <SEP> 20%
<tb>
Im vorstehenden Beispiel zur Erfassung der Daten der einzelnen Belege sind in den Spalten"Brutto A"und"Brutto B" jene Bruttobeträge (einschliesslich Umsatzsteuer) einzugeben, die verschiedenen Umsatzsteuern unterliegen. In der letzten Spalte "Brutto" ist dann die Summe der"Brutto A"-und"Brutto B"Beträge enthalten.
Eine entsprechende Maske kann selbstverständlich auch bei der Eingabe von Ausgangsrechnungen, beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen vorgesehen werden.
Zweckmässigerweise werden die zu erfassenden Belege in einer Mappe mit Unterteilungen gesammelt und durch Aufkleben von Barcode-Etiketten mit eindeutigen Identifikationscodes (Nummern) für die Buchung vorbereitet, wobei die verschiedenen Belegarten,
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wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Kassabelege, in unterschiedlichen Fächern getrennt gesammelt werden. Weiters kann es auch zweckmässig sein, bei jeder Belegart die Belege nach Datum sortiert zu sammeln, und das Programm kann dann derart sein, dass das beim jeweils zuvor erfassten Beleg eingegebene Datum als Datum für den nächsten zu erfassenden Beleg vorgeschlagen wird. Anstatt dieses vorhergehenden Belegdatums kann als "Default"-Datum auch das jeweils aktuelle Datum, also der Tag der Eingabe, vom Rechner vorgeschlagen werden.
Die Art der Belege ist dann auf Deckblättern der Mappen mit einem Barcode angegeben, und dieser Code kann vorab (s. Schritt 2 in Fig. l) eingescannt werden.
Weiters kann zum Einscannen des Personenkontos eine Lieferantenliste bzw. Kundenliste mit Barcodes neben den einzelnen Lieferanten- und Kundennamen als Ausdruck zur Verfügung gestellt werden, und es wird demgemäss beim jeweiligen Lieferanten oder aber Kunden der entsprechende Kontocode eingescannt (gemäss Schritt 10 in Fig. 2).
Die weitere Verarbeitung, wie Aufsummierung von einem bestimmten Lieferanten oder Kunden zugeordneten Rechnungen auf dessen Konto, Zuordnung eines Zahlungsziels usw., können dann in an sich herkömmlicher Weise, je nach vorhandenem Buchhaltungsprogramm, erfolgen.
Wenn beim Ablaufdiagramm gemäss Fig. 2 bei der Abfrage gemäss Feld 11 festgestellt wird, dass kein Sachkonto zugeordnet ist, etwa wenn ein Sammel-Personenkonto vorliegt, z. B. ein Konto "Diverse Lieferanten" (wobei von hier zu erfassenden Lieferanten keine regelmässigen Lieferungen erhalten werden, etwa wenn in einem einmaligen Vorgang ein Bürogerät gekauft wird), so kann unter diesem universellen Personenkonto jeweils ein gesondertes Sachkonto zugeordnet werden, und demgemäss wird im Schritt 13 gemäss Fig. 2 ein ein solches Sachkonto angebender Code, insbesondere ebenfalls ein Strichcode auf einer Liste, eingescannt, wobei danach die spezifischen Belegdaten wiederum gemäss Schritt 12 eingegeben werden.
Danach wird wiederum bei 8 abgefragt, ob noch weitere Rechungsbelege zu erfassen sind, wobei dann entweder zum Schritt 5 "Beleg scannen" oder zum Startschritt 1 in Fig. 1 weitergegangen wird.
In Fig. 3 ist sodann der Ablauf beim Erfassen von Bankbelegen
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bzw. Kontoauszügen veranschaulicht, wobei in dieses Teilprogramm beim Ausgang B der Entscheidung in Schritt 4 in Fig. 1 eingestiegen wird. Als erstes wird hier im Schritt 14 das jeweilige Bankinstitut bzw. der entsprechende Konto-Code eingegeben, bevorzugt durch Einscannen eines Strichcodes wie beschrieben.
Danach erfolgt im Schritt 15 die Identifizierung des Bankbelegs, wobei hier, anders als bei den vorstehend erläuterten Rechnungsbelegen, eine Identifizierung in der Regel auf eine bereits früher erfolgte Erfassung von Rechnungsbelegen gestützt werden kann. Es kann nämlich zumeist, da die Bankbelege Zahlungen (Einoder Ausgangs-Zahlungen) betreffen, für die bereits Rechnungen vorliegen, bei der Erfassung der Bankbelege auf die frühere Rechnungserfassungen oder aber gegebenenfalls auf über das System erfolgte Zahlungsvorgänge, über die ebenfalls bereits Daten vorliegen, zurückgegriffen werden.
Insbesondere kann, wenn der Bankbeleg nur einen einzelnen Zahlungseingang oder Zahlungsausgang betrifft, die bereits
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kationscode (Barcode) eingescannt ; im Falle dass, etwa bei Sammelüberweisungen, mehrere Rechnungen bezahlt wurden, kann die zugehörige Rechnungsliste samt den, den einzelnen Rechnungen (Eingangs- oder Ausgangsrechnungen) zugeordneten Codes ausgedruckt werden, und es kann bei der Erfassung des Bankbelegs der jeweilige einer Rechnung zugeordnete Code aus dieser Liste eingescannt werden.
Dieser Code wird automatisch im Feld 16 erkannt, und es wird dort zum Ausgang 17 des Entscheidungsfeldes 16 weitergegangen.
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liste generiert wurde, die ausgedruckt werden kann, kann dieser gesamten Zahlungsliste ein einziger Code zur Identifizierung der darauf enthaltenen Rechnungen zugeordnet werden ; dieser Code wird bei 15 im gegebenen Fall eingescannt, und im Zuge der automatischen Barcodeerkennung gemäss Feld 16 wird dann zum Entscheidungsausgang 18 übergegangen. Die Verwendung eines einzigen Codes für derartige Zahlungslisten ist deshalb zulässig, da bei der Überweisung durch Telebanking die entsprechenden Rechnungen bereits erfasst und aufgelistet worden
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sind, so dass das System von sich aus bereits alle Rechnungen, die mit dieser Zahlungliste erfasst wurden, aufgreifen und dem vorliegenden Bankbeleg zuordnen kann.
Diese Eintragung bzw.
Verarbeitung erfolgt im Ablaufdiagramm gemäss Fig. 3 beim Feld 19.
Als dritte Möglichkeit, für sonstige Banküberweisungen oder - eingänge, wird auf dem Bankbeleg ein Barcode-Etikett angebracht, das ein entsprechendes Sachkonto angibt, und das Programm gelangt aufgrund der automatischen Barcodeerkennung im Feld 16 dann zu dessen Ausgang 20, wobei im Anschluss daran, ähnlich wie bei der Rechnungserfassung gemäss Fig. 2 (s. dort Feld 12), die entsprechenden spezifischen Belegdaten, wie Zahlungsbeträge, Teilzahlungen, Skontobeträge, über die Tastatur eingegeben werden, wie im Feld 21 in Fig. 3 veranschaulicht ist.
Im Fall der Zuordnung einer Rechnung, d. h. wenn gemäss Feld 15 ein Rechnungsbeleg eingescannt wird, kann sicherheitshalber ein Prüfschritt vorgesehen werden, wie in Fig. 3 bei 22 gezeigt ist, um sicherzustellen, dass der Rechnungsbeleg bereits erfasst wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, wird über die bei "Al" veranschaulichte Programmverbindung zur Rechnungsbeleg-Erfassung gemäss Fig. 2 übergegangen, wobei dort-da bereits der Beleg eingescannt wurde-sofort zum Schritt"Personenkonto scannen", Feld 10, übergegangen wird.
Wenn - wie dies normalerweise der Fall sein wird-der Rechnungsbeleg bereits früher erfasst wurde, wird nach dem Prüffeld 22 zu einer Abfrage 23 weitergegangen, wo überprüft wird, ob der Betrag auf der Ein- bzw. Ausgangsrechnung mit dem Betrag auf dem Bankbeleg (Kontoauszug) übereinstimmt, oder ob gegebenenfalls bloss eine Teilzahlung vorliegt usw. In letzterem Fall wird zum Programmblock 21 übergegangen, damit entsprechende Teilzahlungen oder Skontobetrige usw. über die Tastatur eingegeben werden. Eine ähnliche Prüfung, inwieweit die Zahlungsbeträge mit den Rechnungsbeträgen übereinstimmen, erfolgt im Falle einer
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Rechnungen in das Bankbuch gemäss Feld 19, siehe das Prüffeld 24.
Auch hier wird im Fall der nicht-Übereinstimmung zum Feld 21 weitergegangen, damit Teilzahlungen usw. über die Tastatur eingegeben werden können.
Anschliessend - im Fall der Übereinstimmung der Rechnungsbeträge mit den Zahlungsbeträgen in Prüffeldern 23,24 direkt-
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gelangt man im Programmablauf schliesslich zu einer Abfrage 25, ob ein weiterer Bankbeleg erfasst werden soll, und wenn ja, wird zum Feld 15 zurückgekehrt. Im anderen Fall wird zum Startschritt 1 im allgemeinen Diagramm gemäss Fig. 1 zurückgekehrt.
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auch eine Kassabuchführung, wobei die Erfassung von Kassabelegen nunmehr anhand der Fig. 4 näher erläutert werden soll. Die Kassabuchführung, d. h. die Erfassung und Buchung von Kassabelegen, verläuft dabei weitgehend ähnlich der Erfassung von Bankbelegen, wie bereits aus einem einfachen Vergleich der Ablaufdiagramme gemäss Fig. 3 und Fig. 4 ersichtlich ist.
Im einzelnen wird auf den Entscheidungsausgang C des Entscheidungsfeldes 4 gemäss Fig. 1 hin zum Ablauf gemäss Fig. 4 übergegangen, und es wird bei 26 - ähnlich wie im Feld 15 gemäss Fig. 3-der dem Kassabeleg zugeordnete Rechnungsbeleg, im Falle einer Zahlung durch Electronic Banking die entsprechende Zahlungsliste, oder aber - wenn keine derartige Identifikation durch Zuordnung zu früheren Erfassungen möglich ist-ein Identifikationscode des Kassabeleges selbst eingescannt.
Danach erfolgt im Prüffeld 27 wieder eine automatische Barcodeerkennung ; wenn erkannt wird, dass ein Rechnungsbeleg eingescannt wurde, wird gemäss Feld 28 überprüft, ob dieser Rechnungsbeleg bereits erfasst wurde, ähnlich wie im Prüfschritt 22 gemäss Fig. 3 ;
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zum Schritt 10 "Personenkonto scannen" weitergegangen, da der Beleg bereits hinsichtlich seines Identifikationscodes eingescannt wurde.
Wird bei der Prüfung gemäss Feld 27 erkannt, dass eine Zahlungsliste eingescannt wurde (wobei eine derartige Zahlungsliste dann gegeben ist, wenn eine Liste von mehreren zu bezahlenden Rechnungen ähnlich einer Telebanking-Zahlung erstellt wurde, wobei jedoch hier die Zahlung bar aus der Kassa erfolgt), so wird gemäss Block 29 in Fig. 4 einer Eintragung aller Rechnungen, die in der Liste enthalten sind, im Bankbuch veranlasst.
Sowohl nach Erfassung und Überprüfung des Rechnungsbeleges gemäss Feld 28 als auch nach Eintragung aller Rechnungen im Falle einer Zahlungsliste, gemäss Feld 29, erfolgt eine Überprüfung der
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jeweiligen Beträge, s. Prüffelder 30 bzw. 31 in Fig. 4, und im Fall, dass die Beträge nicht übereinstimmen, erfolgt gemäss Feld 32 eine Eingabe von Teilzahlungen, Skontobeträgen oder dergl. über die Tastatur.
Eine vergleichbare Eingabe eines Betrages erfolgt auch, wenn im Zuge der automatischen Barcodeerkennung gemäss Feld 27 erkannt wird, dass ein gesonderter Kassabeleg bzw. dessen Identifikationscode (auf einem aufgeklebten Etikett) eingescannt worden ist, wobei zur Buchung dieses Kassabelegs dann das entsprechende Sachkonto durch Einscannen des zugehörigen Konto-Codes aufgerufen wird, s. Feld 33 in Fig. 4, bevor der Betrag des Kassabelegs gemäss Feld 32 eingegeben wird.
Abschliessend wird auch im Ablaufdiagramm gemäss Fig. 4 wieder abgefragt, s. Feld 34, ob eine weitere Kassabuchung erfolgen soll, und wenn ja, wird zum Feld 26 zurückgekehrt ; wenn nein, wird zum Startschritt 1 in Fig. l übergegangen.
Unter die Position"Kassabeleg"fällt auch die Eingabe der jeweiligen Tageslosung ; nachfolgend wird eine Tabelle 2 als Beispiel für die eine Kassabuchführung angegeben :
Tabelle 2 Kassabuch
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<tb>
<tb> Bel. <SEP> Konto <SEP> Ein/ <SEP> Datum <SEP> Brutto <SEP> A <SEP> Brutto <SEP> B <SEP> Betrag <SEP> Saldo
<tb> Nr. <SEP> Aus
<tb> 7 <SEP> Tageslos. <SEP> E <SEP> 23.10.97 <SEP> 24.810,- <SEP> ... <SEP> 24.810,- <SEP> 24.810,-
<tb> 15 <SEP> Bürobed. <SEP> - <SEP> A <SEP> 23.10.97 <SEP> 108,- <SEP> ... <SEP> 108,- <SEP> 24.702,Drucksor.
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Aus dieser Tabelle 2 ist ersichtlich, dass auch vermerkt wird (s. Spalte Ein/Aus), ob Zahlungseingänge ("EI') oder Zahlungsausgänge ("All) vorliegen. Weiters sind wiederum je nach Umsatzsteuerhöhe Bruttobeträge A und B eintragbar, wobei gegebenenfalls eine Aufsummierung in der Spalte Betrag erfolgt.
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In der letzten Spalte ("Saldo") der Tabelle 2 wird automatisch der Saldo ständig mitgerechnet, wobei eine Überprüfung dadurch möglich ist, dass dieser Saldo nie negativ werden kann. Sollte dies doch eintreten, so ist zu überprüfen, ob am fraglichen Tag nicht eine Einlage in die Kassa erfolgte, ob die Tageslosung vergessen wurde zu buchen, oder ob ein Tippfehler vorliegt.
In Fig. 5 ist schliesslich der Vorgang beim Suchen von Belegen veranschaulicht, wobei dieser Programmteil dann - gemäss Entscheidungsausgang D im Feld 3 in Fig. l-aufgerufen wird, wenn unklar ist, ob ein bestimmter, mit einem Barcode oder dergl. Identifikationscode versehener Beleg bereits erfasst wurde oder nicht, oder wenn eine Überprüfung der eingegebenen Belegdaten am Bildschirm gewünscht wird. Hierzu wird gemäss Schritt 35 der Code des Belegs eingescannt, und das Programm prüft dann gemäss Schritt 36, ob dieser Beleg, d. h. dieser Identifikationscode, bereits erfasst wurde. Falls dies zutrifft, wird dieser Umstand gemäss Feld 37 am Bildschirm angezeigt, wobei überdies alle Belegdaten ebenfalls in einer Maske übersichtlich angezeigt werden können.
Sollte der Beleg jedoch noch nicht erfasst worden sein, so wird gemäss Feld 38 auf dem Bildschirm die Meldung gebracht, dass der Beleg noch nicht erfasst wurde.
Abschliessend wird bei 39 abgefragt, ob ein weiterer Beleg gesucht werden soll, und wenn ja, wird zu Feld 35 zurückgekehrt ; wenn nein, wird wieder zum Startschritt 1 im Ablaufdiagramm gemäss Fig. l übergegangen.
Mit der beschriebenen Vorgangsweise ist es möglich, alle Belege für die Führung eines Rechnungsbuches, Bankbuches und Kassabuches an einem Rechner rasch und effizient zu erfassen und so die Grundlage für verlässliche Situationsanalysen und dergl. zu erhalten. Dadurch wird auch eine Hilfestellung beim Erkennen von etwaigen notwendigen Reorganisationsmassnahmen ermöglicht, und es wird in rationeller Weise eine EDV-Buchhaltung mit im übrigen herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen ermöglicht. Die beschriebene elektronische Erfassung der Grundaufzeichnungen anstatt der früheren mühsamen handschriftlichen Führung von Büchern und Journalen hilft nicht nur Zeit, sondern auch Kosten zu sparen.
Hinsichtlich der noch durchzuführenden Buchhaltungsarbeiten kann selbstverständlich auch so vorgegangen werden, dass die erfassten Grundaufzeichnungen einer Buchhaltung ausser Haus,
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etwa bei einem Steuerberater, mit Hilfe von Datenträgern zugeführt werden. Es ist weiters bei der beschriebenen Rechnungsbuchführung, Bankbuchführung und Kassabuchführung auch denkbar, bei den jeweiligen Belegerfassungen, d. h. Datensätzen, zusätzliche Informationen in einem eigenen Datenfeld eingeben zu können, und es können auch laufende Kontrollrechnungen im Hintergrund erfolgen und am Bildschirm während der Belegerfassung angezeigt werden, um so auf die Richtigkeit oder aber auf etwaige Fehler bei den Erfassungen oder Buchungen hinzuweisen.
Bei allen Einscan-vorgängen werden vorzugsweise Barcodes zugrundegelegt, wenngleich an sich auch das maschinelle Einlesen von Zeichen (Zahlen, Buchstaben) denkbar wäre. Die Codes werden, vor allem bezüglich der einzelnen Belege, auf Klebeetiketten zur Verfügung gestellt, sie können aber im Fall von vom System generierten Listen auch vom System auf diesen Listen ausgedruckt werden.