WO2011044863A1 - Verfahren und vorrichtung zur dynamischen generierung von elektronischen dokumenten - Google Patents

Verfahren und vorrichtung zur dynamischen generierung von elektronischen dokumenten Download PDF

Info

Publication number
WO2011044863A1
WO2011044863A1 PCT/DE2009/001418 DE2009001418W WO2011044863A1 WO 2011044863 A1 WO2011044863 A1 WO 2011044863A1 DE 2009001418 W DE2009001418 W DE 2009001418W WO 2011044863 A1 WO2011044863 A1 WO 2011044863A1
Authority
WO
WIPO (PCT)
Prior art keywords
document
references
electronic documents
generation
documents
Prior art date
Application number
PCT/DE2009/001418
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
Informationstechnologien Gmbh & Co. Kg Omnisys
Marius Acker
Detlev KRÖMER
Original Assignee
Omnisys Informationstechnologien Gmbh & Co Kg
Marius Acker
Kroemer Detlev
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Omnisys Informationstechnologien Gmbh & Co Kg, Marius Acker, Kroemer Detlev filed Critical Omnisys Informationstechnologien Gmbh & Co Kg
Priority to DE112009005312T priority Critical patent/DE112009005312A5/de
Priority to PCT/DE2009/001418 priority patent/WO2011044863A1/de
Publication of WO2011044863A1 publication Critical patent/WO2011044863A1/de

Links

Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F40/00—Handling natural language data
    • G06F40/10—Text processing
    • G06F40/166—Editing, e.g. inserting or deleting
    • G06F40/186—Templates

Definitions

  • the invention relates to a method and a device in the field of electronic documents for the dynamic generation of electronic documents ( Figure No. 4).
  • the invention takes into account the idea that in the future more and more documents in electronic form, with a higher degree of automation than at present, should be created. Creating electronic documents today is often done in a semi-automated process, where many manual steps are required to complete a document.
  • predefined document structures in the form of forms with individual details at predefined places are currently being supplemented, in particular for the mass production of documents, in order to produce documents of individual character.
  • this technology is not suitable for all types of documents due to the forms-based approach and the concomitant limitation of the freedom of possible document structures to be generated.
  • the manual processing of documents on the terminal (2) using a standardized word processor (3) involves many risks due to the unknowing use of incorrect document components and takes a long time due to many manual activities.
  • the manual processing of documents does not allow for a uniform document structure and standard.
  • the object of the present invention is to provide a method, a device and a system for the dynamic generation of electronic documents.
  • the invention ensures that additional functions for the dynamic generation of electronic documents are made available in text processing devices (3) on terminals (2).
  • Common text processing devices (3) for terminals (2) consist of the actual text editor (301) for editing the textual document components; the use of various layout and formatting styles (302), such as fonts, font sizes, font markers, character, word, paragraph, and page settings; from display and print functions (305) with various options; the user interface (306) for operating and applying the functions; the additional functions (307), for example, search and replace functions, table or graphics functions, spelling and grammar language checker functions; the interface units (304), for example, with functions for reading and writing documents and / or data; and automation functions (3033 for example, with references, table of contents or index functions, fields, variables, numbering functions, text module functions or the possibility of free programmability.
  • the present invention makes it possible to eliminate the disadvantages of the previous document production methods mentioned at the outset.
  • the functional extensions of this invention relate to the area of the automation functions (303) of a word processing device (3), which in turn leads to extensions of the additional functions (307), the user interface (306) and the interface units (304) of the word processor (3).
  • the purpose of the invention is to provide possibilities for full automatic and dynamic document creation as required. With the aid of the invention, it is possible to generate arbitrarily structured documents of any length and arbitrary complexity fully automatically by a method of various individual components (layout components, text modules and data values).
  • the data containers used for this purpose are held directly in the respective electronic document in order to ensure that the document is passed on with full functional integrity.
  • text modules can in turn contain references to other text modules, which are then resolved during the actual document generation in any nesting depth in order to generate the actual document structure.
  • a second form of special document markers are marldering for inserting values in the electronic document.
  • This reference type is available in 4 variants:
  • the indexed reference fields for values should be used meaningfully, especially when using reference types for several text modules. All values from the data containers can be used independently of the reference data type and can therefore be used universally anywhere in electronic documents.
  • a third form of the special document markers are markers for marking areas of the document which are to be replaced by other areas: Fields with unique area identifiers indicate the beginning and the end of document areas to be exchanged respectively. The purpose of these markers is to later replace document areas for exchanging the text areas there, for example, for a company-specific logo switching, for switching notes in the document (provisional / final) and much more.
  • the document templates for word processing apparatuses (3) produced by this method are capable of producing a variety of electronic documents, so that, especially in large companies, the number of documents is drastically reduced by this invention, resulting in considerable time and cost savings in maintenance and maintenance of document templates.
  • this invention avoids redundant content items in document templates for word processors (3). Recurring content elements, such as company logos or socially relevant information, which are used in many different types of documents, must be stored only once in a data container due to this invention. Also, this feature of the invention causes a significant time and cost savings in maintenance and care of document templates
  • this invention makes it possible to provide the complete automated document by means of extensions of previously available automation functions (303) of a word processor (3).
  • creation of any document types can be used to incorporate content and structure definitions in electronic documents.
  • An electronic document created using these methods according to the invention automatically also contains all relevant legally binding regulations for the respective document type, which is not possible with manually processed documents.
  • the methods of the invention also allow the creation of documents that still require manual document editing after partially automated document creation using this invention.
  • the respective document type specifies whether the manual processing of a document is desired, so that all types of electronic documents are to be created using these methods according to the invention.
  • Figure-i-A and l-B The inventive method for the dynamic generation of electronic documents (4) is shown here in 2 variants.
  • variant i- ⁇ the user (5) starts the creation process of an electronic document itself
  • variant i-B the document creation process is started by an external device.
  • Figure 2 Schematic representation of a terminal (2) as a working medium for the creation of electronic documents.
  • Figure 3 Schematic representation of a word processor for processing electronic documents, which is usually operated via a terminal (2).
  • Figure 4 Schematic representation of the method according to the invention for the dynamic generation of electronic documents.
  • an exemplary embodiment of a method according to the invention will first be described with reference to FIGS. 1 a and i-1. Subsequently, steps of the method according to the invention are explained in various design variants.
  • the user (5) himself starts the generation process of a new document. This is done on a terminal (2) and with the help of the word processing device (3) in combination with the device of dynamic document generation (4).
  • the result is one or more electronic documents.
  • an external device for example another database system, starts the generation process of a new document via an interface unit (122).
  • the start of the generation process from the external device again generates one or more electronic documents with the aid of the word processing device (3) in combination with the device for dynamic document generation (4).
  • the user can optionally supplement the creation of the document with manual processing.
  • the inventive method uses a layout and template database (408) for document creation, which contains all required document layout and document template information of the document variants defined therein.
  • the invention A method includes a content and structure database (409) containing the document-related content and structure information of the electronic documents to be generated.
  • the structure database can also store document-related structural data and can be easily adapted for different document creation processes. In this way, it is not necessary to have program changes made by specialists in the event of changes in the authoring process, but the respective department can easily adapt the structure database creation rules without any programming knowledge to the changed requirements with simple process knowledge. Likewise, it is possible for a specialist department in the company without additional programming activities to independently define and activate new document processes.
  • the device according to the invention is equipped with additional user interface elements (406) for controlling the system.
  • the additional functions of the interface allow the selection and setting of the various document types classified according to definable units, for example, according to organizational units of a company.
  • the display of only the document types and functions required for the selected organizational unit increases the clarity of the user interface.
  • the documents generated by the invention achieve a significantly improved document quality, that is, the validity, legal certainty, corporate design quality and the use of existing external data sources in the electronic documents is significantly improved by defined document processes, which is very much for all legal documents important is.
  • the universal applicability of the invention provides for all types of electronic documents for widespread use in large enterprises using existing word processing devices (3).

Landscapes

  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Theoretical Computer Science (AREA)
  • Health & Medical Sciences (AREA)
  • Artificial Intelligence (AREA)
  • Audiology, Speech & Language Pathology (AREA)
  • Computational Linguistics (AREA)
  • General Health & Medical Sciences (AREA)
  • Physics & Mathematics (AREA)
  • General Engineering & Computer Science (AREA)
  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Document Processing Apparatus (AREA)

Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Vorrichtung im Bereich der elektronischen Dokumente zur automatischen und dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten aus verschiedenen Einzelbestandteilen.

Description

Verfahren und Vorrichtung zur dynamischen Generieiung von elektronischen Dokumenten
Beschreibung
Die Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Vorrichtung im Bereich der elektronischen Dokumente zur dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten (Abbildung Nr. 4).
Die Erfindung trägt dem Gedanken Rechnung, dass zukünftig immer mehr Dokumente in elektronischer Form, mit einem höheren Automatisierungsgrad als gegenwärtig, erstellt werden sollen. Die Erstellung von elektronischen Dokumenten erfolgt heute häufig in einem halbautomatisierten Prozess, in dem viele manuelle Schritte erforderlich sind, um ein Dokument fertigzustellen.
Einerseits werden gegenwärtig, insbesondere für die Massenerstellung von Dokumenten, vordefinierte Dokumentstrukturen in Formularausprägung mit individuellen Angaben an vordefinierten Stellen ergänzt, um Dokumente mit individueller Ausprägung erzeugen. Diese Technologie eignet sich jedoch durch den formularbasierten Ansatz und die dadurch einhergehende Begrenzung der Freiheit der möglichen zu erzeugenden Dokumentstrukturen nicht für alle Arten von Dokumenten.
Andererseits werden gegenwärtig Dokumente mit höherer interner struktureller Komplexität (zum Beispiel umfangreiche Verträge) sowohl vollständig verfahrensgesteuert als auch mit hohem Aufwand durch manuelle Bearbeitung erstellt.
Ersteres hat den großen Nachteil, dass inhaltliche oder strukturelle Änderungen fast immer eine manuelle Anpassung des Verfahrensweges nach sich ziehen, was zeitaufwendig und deshalb teuer ist. Strukturelle Dokumentänderungen können auf diese Weise nur sehr schwer zeitnah umgesetzt werden. Des Weiteren muss in der Regel jeder Verfahrensweg für ein automatisch zu erzeugendes Dokument individuell erstellt werden, da jede Dokumentart andere Verfahrensbedingungen erfordert.
Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten auf dem Endgerät (2) mit Hilfe einer standardisierten Textverarbeitungsvorrichtung (3) birgt, insbesondere bei rechtlich relevanten Dokumenten, viele Risiken durch die unwissentliche Verwendung von falschen Dokumentbestandteilen und dauert durch viele manuelle Tätigkeiten sehr lange. Zudem lässt sich bei der manuellen Bearbeitung von Dokumenten keine einheitliche Dokumentenstruktur und kein Standard einhalten.
Auch die Kombination obiger Grundverfahren behebt nicht deren Nachteile, sondern addiert sie. Die Verwendung existierender Technologien in gängigen Textverarbeitungsvorrichtungen (3) zur Automation der Dokumenterstellung mit den verfügbaren Möglichkeiten wie Textbau- steinen, Feldern und Verweisen kann eine weitgehende automatisierte Dokumenterstellung für beliebige Dokumente nicht leisten. Die in standardisierten Textverarbeitungsvorrichtungen (3) enthaltenen Funktionen sind hierfür nicht leistungsfähig und spezialisiert genug.
Die Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es, ein Verfahren, eine Vorrichtung sowie ein System zur dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten bereitzustellen.
Diese Aufgabe wird durch Verfahren gemäß Anspruch 1 bis 9, einer Vorrichtung gemäß Anspruch 10, sowie einem System gemäß Anspruch 12 gelöst.
Die Erfindung sorgt dafür, dass in Textverarbeitungsvorrichtungen (3) auf Endgeräten (2) zusätzliche Funktionen zur dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt werden.
Gängige Textverarbeitungsvorrichtungen (3) für Endgeräte (2) bestehen aus dem eigentlichen Texteditor (301) zum Bearbeiten der textlichen Dokumentbestandteile; der Verwendungsmöglichkeit erschiedener Layout- und Formatierungsemstellungen (302) zum Beispiel Schriftarten, Schriftgrößen, Schriftauszeichnungen, Zeichen-, Wort-, Absatz- und Seiteneinstellungen; aus Anzeige- und Druckfunktionen (305) mit verschiedenen Optionen; der Benutzeroberfläche (306) zur Bedienung und Anwendung der Funktionen; den Zusatzfunktionen (307) zum Beispiel Such- und Ersetzungsfunktionen, Tabellen- oder Grafikfunktionen, sprachlichen Prüfungsfunktionen für Rechtschreibung und Grammatik; den Schnittstelleneinheiten (304) zum Beispiel mit Funktionen zum Lesen und Schreiben von Dokumenten und/oder Daten; sowie Automationsfunktionen (3033 beispielsweise mit Verweisen, Inhaltsverzeichnis- oder Indexfunktionen, Feldern, Variablen, Nummerierungsfunktionen, Textbausteinfunktionen oder der Möglichkeit der freien Programmierbarkeit.
Die hier vorliegende Erfindung ermöglicht durch die Erweiterung der Automationsfunktionen (303] die Beseitigung der eingangs aufgeführten Nachteile der bisherigen Dokumenterstellungsverfahren.
Die Funktionserweiterungen dieser Erfindung betreffen den Bereich der Automationsfunktio- nen (303) einer Textverarbeitungsvorrichtung (3), was als Folge wiederum zu Erweiterungen der Zusat2funktionen (307), der Benutzeroberfläche (306) und der Schnittstelleneinheiten (304) der Textverarbeitungsvorrichtung (3) führt. Zweck der Erfindung ist die Bereitstellung von Möglichkeiten zur vollen automatischen und dynamischen Dokumenterstellung nach Anforderung. Mit Hilfe der Erfindung ist es möglich, beliebig strukturierte Dokumente beliebiger Länge und beliebiger Komplexität vollautomatisch durch ein Verfahren aus verschiedenen Einzelbestandteilen (Layoutkomponenten, Textbausteinen und Datenwerten) generieren zu lassen.
Hierzu werden durch die Erfindung spezielle Markierungen im elektronischen Dokument verwendet, die über die Typangabe des Bezeichners verschiedene Funktionen steuern können: Eine Form davon ist der Verweis auf einen/mehrere separat vorliegende(n) Textbaustein(e), um einen/mehrere beliebig strukturierte(n) Textbaustein(e) an dieser Stelle im Dokument einzufügen. Dieser Verweistyp ist in 3 Varianten verfügbar:
• Verweis auf den Namen eines einzufügenden Textbausteins
• Verweis auf einen Datencontainer mit einem Verweis auf einen einzufügenden Textbaustein (Indirektion)
• Verweis auf einen Datencontainer mit n-Angaben zum Einfügen von mehreren Textbausteinen hintereinander
Die hierfür verwendeten Datencontainer werden direkt im jeweiligen elektronischen Dokument gehalten, um eine Weitergabe des Dokumentes mit vollem Funktionserhalt zu gewährleisten.
Alle verwendbaren Verweistypen können rekursiv eingesetzt werden. Auf diese Weise können Textbausteine wiederum Verweise auf andere Textbausteine enthalten, die dann bei der eigentlichen Dokumentgenerierung in beliebiger Schachtelungstiefe aufgelöst werden, um die eigentliche Dokumentstruktur zu generieren.
Eine zweite Form der speziellen Dokumentmarkierungen sind Marlderungen zum Einfügen von Werten im elektronischen Dokument. Dieser Verweistyp ist in 4 Varianten verfügbar:
• Verweis auf einen Wert in einem Datencontainer und Einfügen als normaler Text
• Verweis auf einen Wert in einem Datencontainer und Einfügen als Verweis (Datenverweis bleibt bei Aktualisierungen erhalten)
• Indizierter Verweis auf einen Wert in einem Datencontainer und Einfügen als normaler Text
• Indizierter Verweis auf einen Wert in einem Datencontainer und Einfügen als Verweis (Datenverweis bleibt bei Aktualisierungen erhalten) Die indizierten Verweisfelder für Werte sind insbesondere bei Verwendung von Verweistypen auf mehrere Textbausteine hintereinander sinnvoll einzusetzen. Alle Werte aus den Datencontainern sind unabhängig vom Verweisdatentyp verwendbar und deshalb universell an beliebigen Stellen in elektronischen Dokumenten einsetzbar.
Eine dritte Form der speziellen Dokumentmarkierungen sind Markierungen zum Kennzeichnen von Bereichen des Dokumentes, die durch andere Bereiche ersetzt werden sollen: Hierzu geben Felder mit eindeutigen Bereichskennungen den Beginn und das Ende von jeweils auszutauschenden Dokumentbereichen an. Der Zweck dieser Markierungen ist das spätere Ersetzen von Dokumentbereichen zum Austauschen der dort stehenden Textbereiche, beispielsweise für eine gesellschaftsspezifische Logoumschaltung, zur Umschaltung von Hinweisen im Dokument (vorläufig/ endgültig) und vieles andere mehr.
Mit Hilfe dieser zusätzlichen Verfahren ist es möglich, Vorlagen für elektronische Dokumente in Textverarbeitungsvorrichtungen (3) lediglich mit Verweisen auf später einzufügende Textbausteine und Werte zu erstellen. Die eigentlichen Dokumente werden dann erst bei Anforderung (unter Berücksichtigung gewünschter Strukturangaben) durch Verfahren dieser Erfindung dynamisch generiert, was es erlaubt, auch sehr weit verzweigte und inhaltlich strukturell komplexe Dokumente vollautomatisch durch die Verfahren dieser Erfindung als elektronische Dokumente zu generieren.
Die mit diesem Verfahren erstellten Dokumentvorlagen für Textverarbeitungsvorrichtungen (3) sind in der Lage, eine Vielzahl unterschiedlichster elektronischer Dokumente zu erzeugen, so dass gerade in großen Unternehmen die Vorlagenanzahl durch diese Erfindung drastisch zu reduzieren ist, was im Ergebnis erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen bei Wartung und Pflege der Dokumentvorlagen mit sich bringt.
Zudem vermeidet diese Erfindung redundante Inhaltselemente bei Dokumentvorlagen für Textverarbeitungsvorrichtungen (3). Wiederkehrende Inhaltselemente, beispielsweise Firmenlogos oder gesellschaftsrelevante Angaben, die in vielen verschiedenen Dokumentarten Verwendung finden, müssen aufgrund dieser Erfindung nur noch einmal in einem Datencontainer abgelegt werden. Auch diese Eigenschaft der Erfindung bewirkt eine erhebliche Zeit- und Kosteneinsparung bei Wartung und Pflege der Dokumentvorlagen
Nicht zuletzt ermöglicht diese Erfindung durch Erweiterungen bisher verfügbarer Automationsfunktionen (303) einer Textverarbeitungsvorrichtung (3) die vollständige automatisierte Doku- menterstellung beliebiger Dokumenttypen. Hierzu können zusätzlich Strukturdaten aus externen Datenquellen (zum Beispiel Datenbanken) verwendet werden, um Inhalte und Strukturdefinitionen in elektronischen Dokumenten zu übernehmen. Ein mit diesen erfindungsgemäßen Verfahren erstelltes elektronisches Dokument hält automatisch auch alle relevanten rechtsverbindlichen Vorschriften für den jeweiligen Dokumenttyp ein, was bei manuell bearbeiteten Dokumenten nicht möglich ist.
Zusätzlich zu der vollständigen automatisierten Dokumenterstellung erlauben die erfindungsgemäßen Verfahren jedoch auch die Erstellung von Dokumenten, die nach einer teilautomatisierten Dokumenterstellung mit Hilfe dieser Erfindung noch eine manuelle Dokumentbearbeitung benötigen. Hierbei gibt der jeweilige Dokumenttyp dann vor, ob die manuelle Bearbeitung eines Dokumentes gewünscht ist, so dass alle Arten von elektronischen Dokumenten mit diesen erfindungsgemäßen Verfahren zu erstellen sind.
Die Erfindung wird im Folgenden mit Hilfe der beigefügten Abbildungen anhand von bevorzugten Ausführungsformen näher beschrieben. Die Abbildungen zeigen im Einzelnen:
Abbildung-i-A und l-B: Das erfindungsgemäße Verfahren zur dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten (4) wird hier in 2 Varianten dargestellt. In Variante i-Α startet der Anwender (5) den Erstellungsprozess eines elektronischen Dokumentes selbst, in der Variante l-B wird der Dokumentenerstellungsprozess durch eine externe Vorrichtung gestartet.
Abbildung 2: Schematische Darstellung eines Endgerätes (2) als Arbeitsmedium zur Erstellung von elektronischen Dokumenten.
Abbildung 3: Schematische Darstellung einer Textverarbeitungsvorrichtung zur Bearbeitung von elektronischen Dokumenten, die in der Regel über ein Endgerät (2) bedient wird.
Abbildung 4: Schematische Darstellung des erfindungsgemäßen Verfahrens zur dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten. Im Folgenden wird zunächst ein Ausführungsbeispiel für ein erfindungsgemäßes Verfahren anhand der Abbildung i-A und i-Β beschrieben. Anschließend werden Schritte des erfindungsgemäßen Verfahrens in verschiedenen Ausgestaltungsvarianten erläutert.
Bei Ausführung des erfmdungsgemäßen Verfahrens lassen sich grundsätzlich 2 verschiedene Startvarianten eines Dokumenterstellungsprozesses unterscheiden:
Bei der Variante (l-A) startet der Anwender (5) selbst den Generierungsprozess eines neuen Dokumentes. Dies erfolgt auf einem Endgerät (2) und mit Hilfe der Textverarbeitungsvorrich- tung (3) in Kombination mit der Vorrichtung der dynamischen Dokumentgenerierung (4). Das Ergebnis sind ein oder mehrere elektronische Dokumente.
Bei der Variante (i-Β) startet im Unterschied zur Variante (l-A) eine externe Vorrichtung (121), beispielsweise ein anderes Datenbanksystem über eine Schnittstelleneinheit (122) den Generierungsprozess eines neuen Dokumentes. Der Start des Generierungsprozesses aus der externen Vorrichtung generiert in diesem Fall wieder mit Hilfe der Textverarbeitungsvorrichtung (3) in Kombination mit der Vorrichtung der dynamischen Dokumentgenerierung (4) ein oder mehrere elektronische Dokumente. Der Anwender kann optional, je nach Dokumentenart, zusätzlich die Dokumenterstellung durch manuelle Bearbeitungsvorgänge komplettieren.
Diese beiden verschiedenen Startmöglichkeiten der Dokumentgenerierung ermöglichen alle Arten von Dokumenterstellungsprozessen, von manuell vom Bearbeiter gestarteten, bis zu vollautomatisch aus anderen externen Systemen generierten Dokumenten. Die eigentliche Dokumenterzeugung mit den dazu benötigten Layout und Inhaltsbestandteilen bleibt bei allen Varianten auf einem System, was Redundanzen vermeidet, die Kosten minimiert und eine übersichtliche Systemwartung im Bereich der Dokumenterstellung ermöglicht.
Die Flexibilität des erfindungsgemäßen Verfahrens zur dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten (4) erlaubt es durch die Vermeidung von redundanten Inhalts- und Layoutbestandteilen, verschiedenste Dokumenttypen auch in sehr großen Installationen mit vielen Arbeitsplätzen mit Hilfe sehr weniger (im Normalfall einer) Dokumentvorlage zu erstellen, was spätere Wartungs- und Aktualisierungstätigkeiten eines solchen erfindungsgemäßen Systems erheblich vereinfacht.
Das erfindungsgemäße Verfahren verwendet zur Dokumenterstellung eine Layout- und Vorlagendatenbank (408), die alle benötigten Dokumentlayout- und Dokumentvorlageninformationen der darin definierten Dokumentvarianten enthält. Zusätzlich verwendet das erfindungsge- mäße Verfahren eine Inhalts- und Strukturdatenbank (409), die die dokumentbezogenen Inhalts- und Strukturinformationen der zu erzeugenden elektronischen Dokumente enthält. Aufbauend auf diesen Strukturen, entsteht bei weiterem Ausbau eines solchen Systems in großen Unternehmensinstallationen mit vielen tausend Arbeitsplätzen ein trotz der Größe übersichtliches und sehr flexibles Dokumenterstellungssystem für alle Arten von elektronischen Dokumenten, das von zentraler Stelle im Konzern gewartet und betreut wird.
Zusätzlich lassen sich in der Strukturdatenbank auch dokumentprozessbezogene Strukturdaten ablegen und leicht für abweichende Dokumenterstellungsprozesse anpassen. Auf diese Weise ist es nicht erforderlich, bei Änderungen im Dokumenterstellungsprozess Programmänderungen durch Spezialisten durchführen zu lassen, sondern die jeweilige Fachabteilung kann mit einfachen Prozesskenntnissen die Erstellungsregeln der Strukturdatenbank ohne Programmier- kenntnisse leicht selbst den geänderten Anforderungen anpassen. Ebenso ist es einer Fachabteilung im Unternehmen ohne zusätzliche Programmiertätigkeiten möglich, selbständig neue Dokumentenprozesse zu definieren und zu aktivieren.
Die erfindungsgemäße Vorrichtung ist mit zusätzlichen Benutzeroberflächenelementen (406) zur Steuerung des Systems ausgestattet. Die Zusatzfunktionen der Oberfläche erlauben die Auswahl und Einstellung der verschiedenen Dokumenttypen klassifiziert nach definierbaren Einheiten, zum Beispiel nach Organisationseinheiten eines Unternehmens. Die Einblendung lediglich der für die gewählte Organisationseinheit benötigten Dokumenttypen und -funktionen erhöht die Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche.
Weitere Zusatzfunktionen (407) zur Vereinfachung der nachträglichen Dokumentbearbeitung durch den Anwender (5) mit Hilfe einer Textverarbeitungsvorrichtung (3) werden von der erfindungsgemäßen Vorrichtung in dynamisch generierten Dokumenten angeboten. Auch diese Funktionszusammenstellung ist konfigurierbar durch das zuständige zentrale Wartungsteam des erfindungsgemäßen Systems.
Die technischen Voraussetzungen für die Realisierung des erfindungsgemäßen Verfahrens sind gegenwärtig in verschiedenen Systemen gegeben. Es kann beispielsweise auf einzelnen Computer Arbeitsplätzen oder auch in Client-Server Umgebungen, jeweils in Verbindung mit einer Textverarbeitungsvorrichtung (3) eingesetzt werden. Mögliche Anwendungen der Erfindung im gewerblichen Bereich sind bei der Automatisierung von Dokumenterstellungsprozessen zu erwarten - Mit der Erfindung können zukünftig alle Arten von elektronischen Dokumenten automatisiert erstellt werden:
Gerade bei Anwendung auf vielen Arbeitsplätzen in Unternehmen lassen sich bei Verwendung der Erfindung erhebliche Kosten durch eine gravierende Verminderung des Vorlagenwartungsaufwandes einsparen.
Zudem erreichen die mit der Erfindung generierten Dokumente eine wesentlich verbesserte Dokument Güte, das heißt die Gültigkeit, die Rechtssicherheit, die Corporate Design Qualität und die Verwendung bestehender externer Datenquellen in den elektronischen Dokumenten wird durch definierte Dokumentenprozesse erheblich verbessert, was insbesondere für alle rechtsrelevanten Dokumente sehr wichtig ist.
Nicht zuletzt sorgt die universelle Verwendbarkeit der Erfindung für alle Arten von elektronischen Dokumenten für eine flächendeckende Einsetzbarkeit in großen Unternehmen unter Nutzung von bestehenden Textverarbeitungsvorrichtungen (3).
Mit dieser Erfindung sind selbst komplexe Dokumente einfacher und sicherer als bisher zu erstellen, leichter zu warten und die Dokument-Güte der generierten Dokumente steigt.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zur dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten auf einem Endgerät (2) mit Hilfe einer Textverarbeitungsvorrichtung (3), mit den Schritten
A. Verwendung einer Dokumentvorlage mit darin enthaltenen Definitionen zum jeweiligen Dokumentenlayout und dynamischen Verweisen auf Textbausteine und Datenwerte aus verschiedenen Datencontainern.
B. Generierung des eigentlichen Dokumentes durch Auflösung der dynamischen Verweise auf Textbausteine und Datenwerte aus verschiedenen Datencontainern.
2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die Verfahrensschritte lA und lB beliebig oft wiederholt werden können (Dokumentenbündel).
3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass der Verfahrensschritt lB beliebig oft wiederholt werden kann, um auch rekursive, indirekte und indizierte Verweise auf Textbausteine oder Datenwerte aufzulösen.
4. Verfahren nach Anspruch 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, dass die Werte aus den Datencontainern neben der Haltung in externen Datenquellen auch direkt im jeweiligen elektronischen Dokument gespeichert werden können.
5. Verfahren nach Anspruch 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, dass die Werte aus den Datencontainern unabhängig vom Verweisdatentyp verwendbar sind.
6. Verfahren nach Anspruch 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, dass Verweise auf Textbausteine in mehreren unterschiedlichen Varianten verwendbar sind (direkte Verweise, indirekte Verweise, Verweise zum mehrfachen Einfügen von Textbausteinen).
7. Verfahren nach Anspruch 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, dass Verweise auf Datenwerte in mehreren unterschiedlichen Varianten verwendbar sind (direktes Einfügen, Verweise auf Datenwerte, indirektes Einfügen, indirekte Verweise auf Datenwerte).
8. Verfahren nach Anspruch 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, dass Felder mit eindeutigen Be- reichskennungen in elektronischen Dokumenten den Beginn und das Ende von jeweils auszutauschenden Dokumentenbereichen definieren.
9. Verfahren nach Anspruch 1 bis 8, dadurch gekennzeichnet, dass der Anwender (5) oder ein von außen erwartetes technisches Ereignis (121) den Start der dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten bewirken kann.
10. Verfahren nach Anspruch 1 bis 9, dadurch gekennzeichnet, dass verschiedene Konfigurationseinstellungen zur Dokumenterzeugung in einer Datenbankstruktur gespeichert, verwaltet und verwendet werden.
11. Verfahren nach Anspruch l bis ιο, dadurch gekennzeichnet, dass verschiedene Dokumenttypeinstellungen (Dokumentlogik, Eingabestrulctur und Vorgaben) zur Dokumenterzeugung in einer Datenbankstruktur gespeichert, verwaltet und verwendet werden.
12. Vorrichtung zur Steuerung der dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten (4), die mittels eines Endgerätes (2) und mit Hilfe einer Textverarbeitungsvorrichtung (3) wiedergegeben wird, umfassend:
A. ein Steuerungsmodul (401), das den Start der Dokumentenprozesse und die Vorrichtungssteuerung verwaltet, sowie ein Modul (402) zur dynamischen Dokumentenge- nerierung, gekennzeichnet durch die Fähigkeit die Ausführung eines Verfahrens nach einem der Ansprüche l bis 11 zu realisieren.
B. zusätzliche Automationsfunktionen (403) gekennzeichnet durch die Fähigkeit die Ausführung eines Verfahrens nach einem der Ansprüche 1 bis 11 zu realisieren.
C. Schnittstelleneinheiten (404) zu Textverarbeitungsvorrichtungen (3) und anderen externen Systemen, gekennzeichnet durch die Fähigkeit Befehlssequenzen zur Steuerung sowie Statusmeldungen mit der Vorrichtung auszutauschen, um ein Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 11 zu realisieren.
D. Datenbank-Schnittstelleneinheiten (405), über welche die Anbindung an externe Datenbanken zur Übernahme von Datenwerten in die erzeugten elektronischen Dokumente und zur Rückgabe von aktualisierten Datenwerten an externe Datenbanken realisiert wird.
E. eine Layout- und Vorlagendatenbank (408), gekennzeichnet durch die Fähigkeit, Dokumentlayout- und Dokumentvorlageninformationen zu speichern, um ein Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 11 zu realisieren.
F. eine Inhalts- und Strukturdatenbank (409), gekennzeichnet durch die Fähigkeit, Inhalts- und Strukturinformationen von elektronischen Dokumenten zu speichern, um ein Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 11 zu realisieren.
G. zusätzliche Benutzeroberflächenelemente (406) zur Steuerung der Vorrichtung durch Interaktion mit dem Anwender (5). Es erfolgt eine Klassifizierung der angebotenen Funktionen nach definierbaren Einheiten, um die Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche zu verbessern.
H. Zusatzfunktionen (407) zur Vereinfachung der nachträglichen Dokumentbearbeitung durch den Anwender (5) mit Hilfe einer Textverarbeitungsvorrichtung (3) in dynamisch generierten Dokumenten.
13. Endgerät (2), das ausgestattet ist, um ein Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 11 zu realisieren.
14. System zur rechnergestützten dynamischen Generierung von elektronischen Dolcumenten auf einem Endgerät (2), mit einer Vorrichtung gemäß Anspruch 12 und einem Endgerät umfassend zumindest eine Wiedergabe (204) und eine Interaktionseinheit (204, 205 und 206).
15. Speichermedium, enthaltend ein Computerprogramm oder eine Befehlssequenz, die ein Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 11 ausführen.
PCT/DE2009/001418 2009-10-12 2009-10-12 Verfahren und vorrichtung zur dynamischen generierung von elektronischen dokumenten WO2011044863A1 (de)

Priority Applications (2)

Application Number Priority Date Filing Date Title
DE112009005312T DE112009005312A5 (de) 2009-10-12 2009-10-12 Verfahren und Vorrichtung zur dynamischen Generierung von elektronischen Dokumenten
PCT/DE2009/001418 WO2011044863A1 (de) 2009-10-12 2009-10-12 Verfahren und vorrichtung zur dynamischen generierung von elektronischen dokumenten

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
PCT/DE2009/001418 WO2011044863A1 (de) 2009-10-12 2009-10-12 Verfahren und vorrichtung zur dynamischen generierung von elektronischen dokumenten

Publications (1)

Publication Number Publication Date
WO2011044863A1 true WO2011044863A1 (de) 2011-04-21

Family

ID=42079131

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
PCT/DE2009/001418 WO2011044863A1 (de) 2009-10-12 2009-10-12 Verfahren und vorrichtung zur dynamischen generierung von elektronischen dokumenten

Country Status (2)

Country Link
DE (1) DE112009005312A5 (de)
WO (1) WO2011044863A1 (de)

Citations (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
WO2001057689A1 (en) * 2000-02-03 2001-08-09 Xmpie Inc. A system and method for creating customized documents for cross media publishing
GB2361330A (en) * 2000-04-13 2001-10-17 Int Computers Ltd Template mechanism for document generation
GB2425635A (en) * 2005-04-30 2006-11-01 Hewlett Packard Development Co Recursive flows in variable-data printing document templates

Patent Citations (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
WO2001057689A1 (en) * 2000-02-03 2001-08-09 Xmpie Inc. A system and method for creating customized documents for cross media publishing
GB2361330A (en) * 2000-04-13 2001-10-17 Int Computers Ltd Template mechanism for document generation
GB2425635A (en) * 2005-04-30 2006-11-01 Hewlett Packard Development Co Recursive flows in variable-data printing document templates

Also Published As

Publication number Publication date
DE112009005312A5 (de) 2012-08-02

Similar Documents

Publication Publication Date Title
EP1215589A2 (de) Bereitstellung von Projektdaten in einem durch eine standardisierte Meta-Sprache definiertem Format
DE112015002695T5 (de) Systeme und Verfahren zum Bearbeiten einer Datei in einer nicht nativen Anwendung unter Verwendung einer Anwendungs-Engine
DE10252797B4 (de) Verfahren und System zum Erstellen von Dokumentenvorlagen mit Ressourcenverwaltung
EP1005215B1 (de) Verfahren und Vorrichtung zum Editieren von Konfigurationsdaten für Telekommunikationssysteme
DE112005002073T5 (de) Editiersysteme und -methoden für skalierbare Vektorgraphiken
DE102015221279A1 (de) Verfahren zur Erstellung von Vorstufendaten für Druckaufträge durch ein Layout-Programm
WO2011044863A1 (de) Verfahren und vorrichtung zur dynamischen generierung von elektronischen dokumenten
DE102004057727A1 (de) Engineeringsystem mit automatischer Generierung von Instanzvorlagen
DE102015115797B4 (de) Verfahren zum Erzeugen von elektronischen Dokumenten
DE102014220118A1 (de) Verfahren und System zur computerunterstützten Erzeugung technischer Dokumentation zur Beschreibung einer technischen Anlage
EP2017776A1 (de) System und Verfahren zur Steuerung der Generierung und Verteilung von Publikationen
DE2748859A1 (de) Schaltungsanordnung zum speichern eines textes
DE10250639A1 (de) Verwaltung von mit einer erweiterbaren Auszeichnungssprache beschriebenen Daten
EP1282867A2 (de) Verfahren zum erstellen eines ausgabedokuments in einem computersystem
EP2711793B1 (de) Verfahren zum Betreiben eines Bediengeräts zur Steuerung einer technischen Anlage
DE102004059045B4 (de) Verfahren zur Kommunikation zwischen einem Management Information System und einem ausführenden System und Kommunikationsmodul
EP4270124A1 (de) Verfahren zum betreiben einer fertigungsanlage, computerprogramm und elektronisch lesbarer datenträger
EP2466488A2 (de) Verfahren und System zur rechnergestützen Durchführung eines Lektoratsprozesses bei der Erstellung von Übersetzungen
DE10049144A1 (de) Integriertes Medienverwaltungs- und aufbereitungssystem
EP1659502B1 (de) Dynamische Erzeugung von Stilvorlagen für strukturierte Dokumente
WO2005096172A2 (de) Computergestütztes hilfsmittel (ref-spell-checker) für ein verfahren zur erstellung von dokumenten
EP0962892A2 (de) Verfahren zur rechnerunterstützten Beschriftung einer Zeichnung in einer auswählbaren Sprache
DE102005025752A1 (de) Verfahren zum Bearbeiten von Texten und Datenbank
EP1764707A1 (de) Verfahren zur Generierung eines Dokumentes, das einen Prozess repräsentierende Daten enthält
DE10250642A1 (de) Erweiterung von Datensätzen

Legal Events

Date Code Title Description
121 Ep: the epo has been informed by wipo that ep was designated in this application

Ref document number: 09802095

Country of ref document: EP

Kind code of ref document: A1

WWE Wipo information: entry into national phase

Ref document number: 1120090053122

Country of ref document: DE

Ref document number: 112009005312

Country of ref document: DE

REG Reference to national code

Ref country code: DE

Ref legal event code: R225

Ref document number: 112009005312

Country of ref document: DE

Effective date: 20120802

122 Ep: pct application non-entry in european phase

Ref document number: 09802095

Country of ref document: EP

Kind code of ref document: A1