Dokumentenverwaltung
Die vorliegende Erfindung betrifft ein Verfahren zur Verwaltung von Dokumenten. Ferner betrifft die Erfindung ein mobiles Endgerät zur Nutzung in Mobilfunknetzen, welches zur Ausführung des Verfahrens ausgebildet ist.
Im Stand der Technik sind zahlreiche Verfahren und Systeme zur Verwaltung von Dokumenten, insbesondere von in elektronischer Form in Datenbanken gespeicherten Dokumenten, bekannt. Ferner ist es bekannt, Dokumente mit maschinenlesbaren Kennzeichnungen, insbesondere einem Strichcode, zu versehen, welcher zusammen mit den Dokumenten in Papierform ausdruckbar ist.
Die bisher bekannten Verfahren und Systeme zur Verwaltung von Dokumenten sind hinsichtlich der Dokumentnutzungen und/oder Funktionalitäten be- und eingeschränkt.
In Anbetracht dieses Standes der Technik liegt der vorliegenden Erfindung die A u f g a b e zugrunde, ein Verfahren zur Verwaltung von Dokumenten bereitzustellen, mit welchem Dokumentnutzungen vereinfacht und mit erweiterten Funktionalitäten, insbesondere hinsichtlich der Nutzungsrechte an dem Dokument und/oder sogenannter Metainformationen des Dokuments, wie Informationen über den Urheber des Dokuments, Informationen über die Erstellung des Dokuments und dergleichen, ermöglicht werden, insbesondere physisch frei von dem Dokument selbst.
Zur technischen L ö s u n g dieser Aufgabe wird erfindungsgemäß vorgeschlagen, dass einem in wenigstens einer Datenbank in elektronischer Form vorliegenden Dokument wenigstens eine maschinenlesbare Kennzeichnung zugeordnet wird, das Dokument mit der Kennzeichnung versehen wird und die
zugeordnet wird, das Dokument mit der Kennzeichnung versehen wird und die Kennzeichnung von dem mit der Kennzeichnung versehenen Dokument mittels eines mobilen Endgerätes erfasst wird, wobei anhand der von dem mobilen Endgerät erfassten Kennzeichnung wenigstens Nutzungsrechte an dem Dokument und/oder Metainformationen des Dokuments ermittelbar sind.
Durch die erfindungsgemäß gegebene kombinative Nutzung maschinenlesbarer Kennzeichnungen mit mobilen Endgeräten zur Erfassung dieser Kennzeichnung von einem mit der Kennzeichnung versehenen Dokument sind Beschränkungen und Einschränkungen von Dokumentnutzungen und/oder Funktionalitäten in der Dokumentenverwaltung weitestgehend beseitigbar. So ermöglicht es das mobile Endgerät einem Nutzer, die von dem mit der maschinenlesbaren Kennzeichnung versehenen Dokument mittels des mobilen Endgerätes erfasste Kennzeichnung mit dem mobilen Endgerät mitzuführen und/oder diese seitens des mobilen Endgerätes zu speichern, vorzugsweise in elektronischer Form. Die Kennzeichnung ist damit physisch frei von dem Dokument nutzbar.
Das Dokument wird vorteilhafterweise einer den anhand der von dem mobilen Endgerät erfassten Kennzeichnung ermittelten Nutzungsrechten und/oder Metainformationen entsprechenden Nutzung zugeführt. Die Nutzung kann erfindungsgemäß physisch frei von dem Original-Dokument, das heißt dem Dokument, von welchem die maschinenlesbare Kennzeichnung mittels des mobilen Endgerätes erfasst wurde, erfolgen, insbesondere ohne dass das Original-Dokument an dem Ort der Nutzung oder dem Ort der Nutzungszuführung vorhanden ist.
In einer besonders bevorzugten Ausgestaltung der Erfindung ist das mobile Endgerät ein in einem Mobilfunknetz, insbesondere nach dem GSM- oder UMTS- Standard, betreibbares mobiles Endgerät, vorzugsweise ein Mobilfunktelefon. Durch die weite Verbreitung und die umfangreichen Dienste entsprechender Mobilfunknetze sowie den entsprechend umfangreichen Funktionalitäten von in den Mobilfunknetzen betreibbaren mobilen Endgeräten lassen sich Dokumentnutzungen noch weiter vereinfachen und funktioneil erweiterten. Vorteilhaft ist dabei insbesondere der bei Nutzern von in Mobilfunknetzen
betreibbaren mobilen Endgeräten fortwährend gegebene Bedarf nach weiteren und umfangreicheren Nutzungen der mobilen Endgeräte.
Gemäß einem weiteren Vorschlag der Erfindung werden die Nutzungsrechte an dem Dokument und/oder die Metainformationen des Dokuments durch wenigstens einen Vergleich der von dem mobilen Endgerät erfassten Kennzeichnung mit der dem in wenigstens einer Datenbank in elektronischer Form vorliegenden Dokument zugeordneten Kennzeichnung ermittelt. Der Vergleich erfolgt vorteilhafterweise seitens einer in einem Kommunikationsnetzwerk vorhandenen Rechenanlage, welche über das Kommunikationsnetzwerk mit der wenigstens einen Datenbank und/oder dem mobilen Endgerät informations- bzw. datenaustauschend verbindbar ist. Vorteilhafterweise ist das Kommunikationsnetzwerk Bestandteil eines ein TCP- bzw. IP-Protokoll verwendenden Netzwerks, vorzugsweise Bestandteil des Internets und/oder eines Intranets. In einer besonders bevorzugten Ausgestaltung der Erfindung ist das Kommunikationsnetzwerk Bestandteil des Mobilfunknetzes bzw. ist das Kommunikationsnetzwerk mit dem Mobilfunknetz verbindbar.
In einer weiteren Ausgestaltung der Erfindung erfasst das mobile Endgerät die Kennzeichnung optisch, vorzugsweise mittels einer Kamera oder dergleichen. In einer besonders bevorzugten Ausgestaltung der Erfindung ist das mobile Endgerät ein sogenanntes, eine Kamera aufweisendes fotofähiges Mobilfunktelefon. Die Kennzeichnung kann so beispielsweise über das Mobilfunknetz mit einem Dienst des Mobilfunknetzes als Bild bzw. Foto zu einer Nutzungszuführung oder zur Nutzung selbst übertragen werden, beispielsweise als Nachricht mittels eines sogenannten Multimedia-Mitteilungsdienstes (MMS) oder dergleichen Dienstes des Mobilfunknetzes.
Vorteilhafterweise ist die maschinenlesbare Kennzeichnung eindeutig. Eindeutigkeit im Sinne der vorliegenden Erfindung heißt insbesondere, dass jede Kennzeichnung nur einmal existent ist und zumindest im jeweiligen Zusammenhang nicht mehrere Interpretationen zulässig bzw. möglich sind.
In einer weiteren Ausgestaltung der Erfindung ist die maschinenlesbare Kennzeichnung ein Strichcode, vorzugsweise ein zweidimensionaler Strichcode.
Gemäß einem weiteren Vorschlag der Erfindung ist die maschinenlesbare Kennzeichnung dreidimensional, vorzugsweise ein Hologramm.
Gemäß einem weiteren Vorschlag der Erfindung wird das mit der Kennzeichnung versehene Dokument ausgedruckt. Vorteilhafterweise ermöglicht die Nutzung des Dokuments ein Ausdrucken des Dokuments, beispielsweise in Papierform, in Form einer Folie aus Kunststoff oder Metall oder in dergleichen Printmedien. Zweckmäßigerweise ist die Anzahl der möglichen Ausdrücke des Dokuments mit der Kennzeichnung vorgebbar.
Vorteilhafterweise beinhaltet die Kennzeichnung als Metainformationen Informationen zur Authentifizierung des Dokuments. So kann vorteilhafterweise anhand der Kennzeichnung überprüft werden, ob ein bestimmtes Dokument überhaupt existent, unverfälscht bzw. echt ist. Vorteilhafterweise sind anhand der Kennzeichnung als Metainformationen Informationen über den Ort, den Urheber und/oder über die Erstellung, vorteilhafterweise über die zeitliche Erstellung, die örtliche Erstellung und/oder der Erstellungsumgebung, beispielsweise hinsichtlich der für die Erstellung genutzten Software oder dergleichen, und/oder die Veränderung des in der wenigstens einen Datenbank in elektronischer Form vorliegenden Dokuments ermittelbar.
In einer weiteren Ausgestaltung der Erfindung wird mittels der Kennzeichnung ein Zugreifen auf das in der wenigstens einen Datenbank in elektronischer Form vorliegende Dokument ermöglicht, so dass insbesondere Veränderungen an dem in der wenigstens einen Datenbank in elektronischer Form vorliegenden Dokument vornehmbar sind.
In einer besonders vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung werden Nutzungen des Dokuments erfasst und dem Dokument zugeordnet, vorzugsweise mittels einer maschinenlesbaren Kennzeichnung. So ist eine Historie der Nutzungen, beispielsweise zu Dokumentationszwecken oder dergleichen, erstellbar und erfassbar, welche vorteilhafterweise seitens der Kennzeichnung festhaltbar und so nachvollziehbar ist.
Vorteilhafterweise wird das erfindungsgemäße Verfahren zur Verwaltung von kundenspezifischen, unternehmensspezifischen und/oder behördlichen Dokumenten verwendet. So sind beispielsweise Ausweise, Zeugnisse Verträge, Führerscheine und dergleichen persönliche Dokumente, die beispielsweise zum Nachweis von Familienständen oder dergleichen dienen, für entsprechende Anwendungen im kundenspezifischen, unternehmensspezifischen und/oder behördlichen Bereich vereinfacht handhabbar, insbesondere hinsichtlich der Möglichkeiten der Erstellung beglaubigter Abschriften und/oder der Authentifizierung.
Weitere Einzelheiten, Merkmale und Vorteile der Erfindung werden nachfolgend anhand des in der Zeichnung dargestellten Ausführungsbeispiels näher erläutert. Dabei zeigt:
Fig. 1 in einer schematischen Darstellung den prinzipiellen Verfahrensablauf eines Ausführungsbeispiels eines erfindungsgemäßen Verfahrens zur Verwaltung von Dokumenten.
In dem mit A gekennzeichneten Verfahrensblock erfolgt die elektronische Erstellung und Speicherung von Dokumenten 1. Dabei wird - symbolisch anhand des mit 3 gekennzeichneten Pfeils dargestellt - ein in elektronischer Form als Datei vorliegenden Dokument 1 eine eindeutige maschinenlesbare Kennzeichnung 2, vorliegend ein zweidimensionaler Strichcode, zugeordnet. Das Dokument 1 und die Kennzeichnung 2 werden dann - symbolisch anhand des mit 5 gekennzeichneten Pfeils dargestellt - in einer Datenbank 4 gespeichert. Anhand der maschinenlesbaren Kennzeichnung 2 sind wenigstens Nutzungsrechte an dem Dokument 1 und/oder Metainformationen, beispielsweise der Autor, der Erstellungsort, das Erstellungsdatum und dergleichen, ermittelbar. Über eine Ausgabeeinrichtung 6, vorliegend einem Drucker, ist das mit der Kennzeichnung 2 versehene Dokument 1 aus der Datenbank 4 ausgebbar, symbolisch mit dem mit 7 gekennzeichneten Pfeil dargestellt. Die Ausgabeeinrichtung 6 versieht das Dokument 1 durch Ausdrucken 9 mit der maschinenlesbaren Kennzeichnung 2 und liefert so ein physikalisches Dokument 8.
In dem mit B gekennzeichneten Verfahrensblock ist das Prinzip der physikalischen Vervielfältigung des Dokuments 8 als eine mögliche Nutzung entsprechend den anhand der maschinenlesbaren Kennzeichnung 2 ermittelbaren Nutzungsrechten dargestellt. Dabei wird die maschinenlesbare Kennzeichnung 2 des Dokuments 8 mit einem mobilen Endgerät 10 erfasst, symbolisch mit dem mit 11 gekennzeichneten Pfeil dargestellt. Das mobile Endgerät 10 ist vorliegend ein in einem Mobilfunknetz betreibbares Mobilfunktelefon, welches eine integrierte digitale Kamera aufweist. Mit der digitalen Kamera des Mobilfunktelefons 10 wird die maschinenlesbare Kennzeichnung 2 von dem Dokument 8 durch Abfotografieren erfasst. Die so erfasste maschinenlesbare Kennzeichnung 2 des Dokuments 8 kann dann von dem Nutzer des mobilen Endgerätes 10 losgelöst von dem Dokument 8 mit dem mobilen Endgerät 10 mitgeführt werden, wie durch die gestrichelte Linie in dem mit B gekennzeichneten Verfahrensblock symbolisch dargestellt.
In dem mit C gekennzeichneten Verfahrensblock ist das Prinzip der Lokalisierung eines Original-Dokumentes 1 in der Datenbank 4 und die Ermittelung der Nutzungsrechte und/oder Metainformationen an dem Dokument 1 bzw. 8 dargestellt. Die von dem mobilen Endgerät 10 erfasste Kennzeichnung 2 wird über das Mobilfunknetz, in welchem das mobile Endgerät betreibbar ist, und mit diesem gegebenenfalls verbundenen weiteren Kommunikationsnetzwerken, beispielsweise dem Internet oder einem Intranet, einer in dem Kommunikationsnetzwerk - also dem Mobilfunknetz und/oder dem Internet bzw. einem Intranet - vorhandenen Einrichtung 12 zur Ermittelung von Nutzungsrechten, umfassend eine Rechenanlage mit wenigstens einer Datenbank, zugeführt, symbolisch mit dem mit 13 gekennzeichneten Pfeil dargestellt. Seitens der Einrichtung 12 wird anhand der von dem mobilen Endgerät 12 erfassten Kennzeichnung 2 die Datenbank 4, in welcher das elektronische Dokument 1 mit Kennzeichnung 2 gespeichert ist, über eine Kommunikationsverbindung 14 adressiert und abgefragt. Dabei wird vorliegend seitens der Datenbank 4 über die Kommunikationsverbindung die dem Dokument 1 zugeordnete Kennzeichnung 2 an die Einrichtung 12 übertragen. Ferner wird seitens der Datenbank 4 die Anfrage der Einrichtung 12 festgehalten und dokumentiert. Dabei wird vorliegend vorteilhafterweise die Anfrage als weitere Metainformation seitens der in der Datenbank 4 erfassten Kennzeichnung 2 des
Dokument 1 erfasst und dem Dokument 1 zugeordnet. Seitens der Einrichtung 12 wird die von dem mobilen Endgerät 10 erfasste Kennzeichnung 2 mit der von der Datenbank 4 an die Einrichtung 12 übertragenen Kennzeichnung 2 verglichen und anhand des Vergleichs die Nutzungsrechte an dem Dokument 1 bzw. 8 und/oder Metainformationen des Dokuments 1 bzw. 8 ermittelt, symbolisch mit dem mit 20 gekennzeichneten Pfeil dargestellt.
Die Einrichtung 12 überträgt über das Kommunikationsnetzwerk - also dem Mobilfunknetz und/oder dem Internet bzw. einem Intranet - wenigstens eine, den ermittelten Nutzungsrechten an dem Dokument 1 bzw. 8 und/oder Metainformationen des Dokuments 1 bzw. 8 entsprechende Nutzungsinformation, an das mobile Endgerät 10, symbolisch mit dem mit 15 gekennzeichneten Pfeil dargestellt. Mit dieser Nutzungsinformation lassen sich dann entsprechend den eingeräumten Nutzungsrechten an dem Dokument 1 bzw. 8 Nutzungen des Dokuments aktivieren. Vorliegend wird dazu die Nutzungsinformation von dem mobilen Endgerät 10 an einen als Ausgabeeinrichtung 16 dienenden Drucker übertragen, welcher entsprechend der Nutzungsinformation die Nutzung des Dokuments 1 bzw. 8 ermöglicht, vorliegend durch Ausdrucken 19 von Dokumenten 18, vorliegend Kopien des Dokuments 8. Vorliegend ist der Drucker 16 dazu über ein Kommunikationsnetzwerk - vorteilhafterweise dem Mobilfunknetz und/oder dem Internet bzw. einem Intranet - mit der Datenbank 4 verbindbar, um das in der Datenbank gespeicherte, mit der Kennzeichnung 2 versehene Dokument 1 - entsprechend Dokument 8 in elektronischer Form - der entsprechenden Nutzung zuführen, vorliegend also ausdrucken, zu können.
Das in der Figur der Zeichnung dargestellte Ausführungsbeispiel dient lediglich der Erläuterung der Erfindung und ist für diese nicht beschränkend.
Bezugszeichenliste
1 elektronisches Dokument (ohne maschinenlesbare Kennzeichnung (2))
2 maschinenlesbare Kennzeichnung
3 Zuordnung
4 Datenbank
5 Speicherung
6 Ausgabeeinrichtung/Drucker
7 Ausgabe
8 physikalisches Dokument (mit maschinenlesbarer Kennzeichnung (2))
9 Ausdruck
10 mobiles Endgerät/Mobilfunktelefon
11 Erfassung (maschinenlesbare Kennzeichnung (2))
12 Einrichtung zur Ermittelung von Nutzungsrechten/Rechenanlage
13 Übermittlung (erfasste maschinenlesbare Kennzeichnung (2))
14 Kommunikationsverbindung/Datenbankkommunikation
15 Erfassung (Nutzungsrecht)
16 Ausgabeeinrichtung/Drucker
17 Übermittlung (Nutzungsrecht)
18 Vervielfältigung physikalisches Dokument
19 Ausdruck
20 Vergleich (Ermittelung Nutzungsrecht)
A elektronische Erstellung und Speicherung von Dokumenten (1 , 8)
B physikalisches Vervielfältigen von Dokumenten (8, 18)
C Lokalisierung von Dokumenten (1) und Ermittelung Nutzungsrechte und/oder Metainformationen