WO2002061649A1 - Procede de gestion des affaires, ordinateur pour la mise en oeuvre dudit procede et logiciel - Google Patents

Description

明 細 書 営業管理方法、 これを具現化するコンピュータ及びソフトウエア 技術分野

本発明はルートセールス等の営業活動を管理する方法、 コンピュータ 及びソフトウエアに関する。 背景技術

営業活動を管理する方法としては、 営業担当者が 1日の活動実績を記 録する日報を利用するのが一般的である。 近年、 コンピュータ及びネッ トワーク技術の発達により、 日報の管理もコンピュータを用いて行うこ とも可能である。

しかしながら、 従来の日報を利用した方法では、 1日の営業活動の終 了後に記憶をたどって日報を作成するため、 時間がかかるとともに信頼 性に問題があった。 また、 作成された日報に基づいて、 実績 ·成果 ·情 報等の過去情報を上司に報告し、 過去の行動に対する反省を行うため、 営業担当者の発想がネガティブになり、 モチベ一ション向上の妨げとな る場合があった。

本発明は上記のような状況に鑑みて成されたものであり、 営業活動実 績の報告作業の効率化、 営業担当者の目的意識の向上、 活動実績に関す るデータの信頼性の向上に寄与する技術的思想を提供することを目的と する。 発明の開示

上記目的を達成するために、 請求項 1に記載の発明に係る営業管理方 „

法においては、 各営業担当者が、 次活動日の自己の活動予定を予め作成 する。 そして、 実際の営業活動の後、 既に作成済みの活動予定を参照し て、 自己の活動実績報告を作成可能とする。

以上のように、 請求項 1に記載の方法においては、 従来のように過去 の実績を報告するだけの方法ではなく、 明日 （次活動日） の予定を作成 し、 更に、 作成した予定に基づいて活動実績を報告する方式である。 こ のため、 活動実績報告を作成する際に過去の記憶をたどる必要が無く、 活動実績の報告作業（日報作成作業）に要する時間を短縮できる。また、 作成した予定に基づいて活動実績を報告する方式であるため、 活動実績 に関するデータの信頼性の向上を図ることが可能となる。 更には、 明日

(次活動日） 何をすべきかを前日に考えるため、 営業担当者の目的意識 の向上を図ることができ、 営業活動の内容 （質） を向上させることがで きる。

本出願の請求項 2に記載の方法においては、 請求項 1に記載のような 1 日毎の予定に加えて、 一定期間の長期活動予定を作成し、 当該長期の 予定に基づいて次活動日の活動予定を作成可能としている。 ここで、 請 求項 3に記載のように、 長期予定データの期間としては、 4週間とする ことができる。 請求項 2及び 3に記載の発明によれば、 一定期間 （4週 間） の得意先訪問回数を設定し、 次活動日の活動予定 （活動計画） と連 携させることが可能となる。 これにより、 効率的な得意先の訪問を行う 事ができ、更に、実績に応じて夕イムリーに行動を変更する事もできる。 本出願の請求項 4に記載の方法においては、 所定のデータに基づいて 顧客毎の評価を自動的に行い、 当該顧客評価に関するデ一夕を各営業担 当者が参照可能とする。 請求項 4に記載の発明によれば、 各営業担当者 は、 当該顧客評価データを参照して、 次活動日の予定を立てることがで きる。 その結果、 得意先の訪問回数 （営業資源の配分） を企業分析によ つて判断し、 むら、 無駄のない効率的な訪問計画を立てることが可能と なる。

請求項 5に記載の発明に係るコンピュータは、 各営業担当者毎に、 少 なくとも 1 日毎の活動実績を記録可能な個人用データファイルと ； 次活 動日の営業活動の予定を記録するための入力フォームであるとともに、 活動実績の入力用として利用される活動予定入力フォームと ；各営業担 当者の認証を行うためのデータを記憶した認証ファイルとを備える。 本 態様に係るコンピュータは、 更に、 各営業担当者が、 認証データを入力 してログインを試みた時に、 前記認証ファイルに記憶されたデータに基 づいて、 本人か否かを確認し、 本人である場合にのみログインを許可す る演算処理部とを備えている。

以上のように、 請求項 5に記載のコンピュータを利用した場合におい ては、 従来のように過去の実績を入力するだけではなく、 明日 （次活動 日） の予定を規定の入力フォームに入力して保存し、 更に、 同じ入カフ オームに活動実績を報告する構成である。 このため、 活動実績報告を作 成する際に過去の記憶をたどる必要が無く、 活動実績の報告作業 （日報 作成作業） に要する時間を短縮できる。 また、 作成した予定に基づいて 活動実績を報告する方式であるため、 活動実績に関するデータの信頼性 の向上を図ることが可能となる。 更に、 明日 （次活動日） 何をすべきか を前日に考えるため、 営業担当者の目的意識の向上を図ることができ、 営業活動の内容 （質） を向上させることができる。

請求項 6に記載の発明においては、 各営業担当者が、 インターネット を通じて口グイン可能とする。このような構成により、各営業担当者は、 営業先、 自宅、 社内等あらゆる場所でコンピュータ （社内サーバー） に アクセスでき、 作業の効率化を図ることができる。

請求項 7に記載の発明においては、 活動予定及び活動実績以外に、 営 業に関する一般的なデータを蓄積する共通情報ファイルを更に備え、 当 該共通情報ファイル内のデータは、 入力した本人以外の他の営業担当者 が参照可能としている。 このような構成により、 活動予定、 活動実績の 管理の他に、 当該コンピュータを有用な情報を蓄積したデータベースと して活用でき、 従来まで埋もれていたような情報を有効に活用できると いうメリットがある。

請求項 8に記載の発明においては、 個人用データファイルに、 各営業 担当者毎に、ある一定期間の長期予定データを記録可能とする。ここで、 請求項 9に記載のように、 長期予定データの期間としては、 4週間とす ることができる。 請求項 8及び 9に記載の発明によれば、 一定期間 （4 週間） の得意先訪問回数を設定し、 次活動日の活動予定 （活動計画） と 連携させることが可能となる。 これにより、 効率的な得意先の訪問を行 う事ができ、 更に、 実績に応じてタイムリーに行動を変更する事もでき る。

請求項 1 0に記載の発明においては、 演算処理部が、 顧客毎の評価を 自動的に行なって顧客評価データを作成し ；各営業担当者は、 当該顧客 評価データを参照可能とする。 請求項 1 0に記載の発明によれば、 各営 業担当者は、 当該顧客評価データを参照して、 次活動日の予定を立てる ことができる。 その結果、 得意先の訪問回数 （営業資源の配分） を企業 分析によって判断し、 むら、 無駄のない効率的な訪問計画を立てること が可能となる。

請求項 1 1に記載の発明に係るソフトウエアは、 アクセス者に対して 認証データの入力を要求する手順と ；前記要求に従って入力された認証 データに基づいて、 本人の専用ページへの口グインの認証を行う手順 と ； ログインした営業担当者本人について、 次活動日の活動予定を入力 する入力フォームを表示する手順と ；前記入力フォームに従って入力さ れた前記活動予定を記憶する手順と ；前記活動予定を利用して活動実績 を入力するための活動実績入力フォームを表示する手順と ；前記活動実 績入カフオームに従って入力された活動実績を記憶する手順とを実行す る。

以上のように、 請求項 1 1に記載のソフトウェアを利用した場合にお いては、 従来のように過去の実績を単に蓄積するだけではなく、 規定の 入力フォームに従って入力された明日 （次活動日） の予定を保存し、 更 に、 同じ入力フォームに従って入力された活動実績を蓄積する構成であ る。 このため、 各営業担当者は、 活動実績報告を作成する際に過去の記 憶をたどる必要が無く、 活動実績の報告作業 （日報作成作業） に要する 時間を短縮できる。 また、 作成した予定に基づいて活動実績を報告する 方式であるため、 活動実績に関するデータの信頼性の向上を図ることが 可能となる。更に、 明日 （次活動日）何をすべきかを前日に考えるため、 営業担当者の目的意識の向上を図ることができ、 営業活動の内容 （質） を向上させることができる。

請求項 1 2に記載の発明においては、 各営業担当者が、 イン夕一ネッ トを通じてログイン可能とする。 このような構成により、 各営業担当者 は、 営業先、 自宅、 社内等あらゆる場所でコンピュータ （社内サーバー） にアクセスでき、 作業の効率化を図ることができる。

請求項 1 3に記載の発明においては、 活動予定及び活動実績以外に、 営業に関する一般的なデ一夕を蓄積する共通情報ファイルを更に備え、 当該共通情報ファイル内のデータは、 入力した本人以外の他の営業担当 者が参照可能としている。 このような構成により、 活動予定、 活動実績 の管理の他に、 当該コンピュータを有用な情報を蓄積したデータベース として活用でき、 従来まで埋もれていたような情報を有効に活用できる というメリットがある。 ^

請求項 1 4に記載の発明においては、 個人用データファイルに、 各営 業担当者毎に、 ある一定期間の長期予定データを記録可能とする。 ここ で、 請求項 1 5に記載のように、 長期予定データの期間としては、 4週 間とすることができる。 請求項 1 4及び 1 5に記載の発明によれば、 一 定期間 （4週間） の得意先訪問回数を設定し、 次活動日の活動予定 （活 動計画） と連携させることが可能となる。 これにより、 効率的な得意先 の訪問を行う事ができ、 更に、 実績に応じてタイムリーに行動を変更す る事もできる。

請求項 1 6に記載の発明においては、 演算処理部が、 顧客毎の評価を 自動的に行なって顧客評価データを作成し ； 各営業担当者は、 当該顧客 評価データを参照可能とする。 請求項 1 6に記載の発明によれば、 各営 業担当者は、 当該顧客評価データを参照して、 次活動日の予定を立てる ことができる。 その結果、 得意先の訪問回数 （営業資源の配分） を企業 分析によって判断し、 むら、 無駄のない効率的な訪問計画を立てること が可能となる。 図面の簡単な説明

図 1は、 本実施例に係る営業管理システムの構成を示す説明図 （ネッ トワーク図） である。

図 2は、 本実施例における次活動日の活動予定を入力する際の手順を 示すフロ一チヤ一トである。

図 3は、 本実施例における当日の活動実績を入力する際の手順を示す フローチヤ一トである。

図 4は、 本実施例に使用されるサーバーが表示する画面の一例を示す 図である。

図 5は、 本実施例において顧客評価の方法を説明するために使用され „

る説明図である。 発明を実施するための最良の形態

以下、 本発明の実施の形態について、 1 日に複数箇所の得意先を訪問 するルートセ一ルスの営業管理方法を例にとって説明する。

図 1は、 本実施例に係る営業管理システムの構成を示す説明図 （ネッ トワーク図） である。 本実施例に係るシステムは、 本社に設置されたサ 一バー 1 0と、 支店に設置されたサーバー 1 2と、 システムのメンテナ ンスを行うためにネッ トワークに接続されたコンピュータ 1 4と、 本社 のサーバー 1 0に接続される営業担当者用のパーソナルコンピュータ 1

6 a , 1 6 b , 1 6 c , 1 6 dと、 支店のサーバ一 1 2に接続される営 業担当者用のパーソナルコンピュータ 1 8 a , 1 8 b及びモパイル端末 2 0とを備えている。

サーバ一 1 0には、 オペレーティングシステム、 S Q Lデータサーバ —ソフト、 インタ一ネット閲覧用ブラウザ、 検索用ソフト、 ウェブサイ ト等がインストール又は、 データとして格納されている。 また、 サーバ 一 1 2には、 少なくとも、 オペレーティングシステム、 ウェブサイ トが インストール又は、 データとして格納されている。 更に、 メンテナンス 用コンピュータ 1 4には、 オペレーティングシステム、 インタ一ネッ ト 閲覧用ブラウザ、 検索用ソフト、 ウェブサイ ト等がインストール又は、 データとして格納されている。 各コンピュータは、 インターネット、 L

A N、 イントラネッ ト等の方法で接続される。

サーバー 1 0には、 各営業担当者毎に、 活動予定及び実績を記録する ための個人用データファイルと ； 1 日分の営業活動の予定を記録するた めの入力フォームであり、 活動実績の入力用として使用可能な活動予定 入力フォームと ； 各営業担当者の認証を行うためのデータを記憶した認 ハ

証ファイルと ； 口グインの認証などを行う演算処理部とを備えている。 サーバ一 1 0は、 更に、 営業に関する一般的なデータを蓄積する共通情 報ファイルを備える。 なお、 共通情報ファイル内のデータは、 入力した 本人以外の他の営業担当者が参照可能となっている。

個人用データファイルには、 4週間分の長期予定データが記憶されて いる。 なお、 長期予定データの期間は 4週間に限られないが、 運用の便 宜上、 1 2週間など週単位で設定することが好ましい。 所定の期間内に 訪問した得意先の実績を管理表に表示するとともに、 前回の訪問日、 次 回までに訪問しなければならない予定日、 訪問予定を過ぎていても訪問 していない得意先の警告表示等を自動的に計算表示させる。

サ一パ一1 0は、 更に、 顧客の種々のデータを蓄積しており、 顧客毎 の評価を自動的に行なえるようになつている。そして、各営業担当者は、 当該顧客評価データを参照して、次活動日の予定を立てることができる。 すなわち、 得意先の訪問回数 （営業資源の配分） を企業分析によって判 断し、 むら、 無駄のない効率的な訪問計画を立てることが可能となる。 サーバー 1 0， 1 2に接続されるパソコンや携帯端末としては、 ノー ト型パソコンの他に、 個人情報ツール （P D A ) や携帯電話等を使用す ることが可能とである。

次に、 図 2〜図 4を参照して、 本実施例の動作について説明する。 図 2は、 次活動日の活動予定を入力する手順を示す。 図 3は、 当日の活動 実績を入力する手順を示す。 営業担当者による操作でパソコン 1 6 a等 からインタ一ネット経由でアクセスがあると、 サーバー 1 0は認証デー 夕として I D、 パスワードの入力を要求する。 これに対し、 営業担当者 は予め与えられている自己の I D及びパスワードを入力する。 そして、 サーバ一 1 0において、 本人であることが確認されると、 ログインが実 行される。 サーバ一 1 0に口グインすると、本人専用のメイン画面が表示される。 メイン画面には、 少なくとも、 活動実績を入力するための活動実績入力 フォームと、 次活動日の活動予定を入力するための活動予定入力フォー ムとが表示される （図 4参照） 。 図 4に示すように、 活動予定入力フォ ームと活動実績入力フォームとは、 実質的に同一である。 すなわち、 昨 日入力した活動予定入力フォームが今日の活動実績入力フォームとして 使用される。

営業担当者は、活動実績記入欄（1 ) に、 当日の活動実績を入力する。 次に、 次活動日の日付を入力し、 更に自己の営業活動予定を活動予定入 カフオーム （明日の訪問予卑記入欄 （4 ) ) に入力する。 活動実績を考 慮し、 明日訪問する得意先との商談内容（何時に、 何処で、 誰と、 何を、 どのように、 どの位） といった目的をブラウザ上で活動予定入力フォー ム （帳票） に入力する。 そして、 必要に応じ、 上長や必要部署などに対 して作成した活動予定データを送信する。 具体的には、 下端にある送信 ポタンをクリックすることで自動的に上司宛先及び必要な部署 （追加宛 先） に対して電子メールとして全ての内容が配信される。 このデータを 受信した上司は、 受信内容を直接画面にて閲覧することが可能となる。 部下の活動予定データを受信した上長は、 その予定を確認し、 必要があ れば当該営業担当者と相談をして活動予定を修正する。 ここで、 得意先 の訪問件数と収益との因果関係を相関させることで、 得意先に対する行 動の質'量を改善する為の活動を上司と前もって相談することができる。 上記のように作成した活動予定に従って実際に営業活動をした後は、 先に示したのと同様の方法でサーバー 1 0にログインして活動実績を入 力する。 前回の活動日に作成した活動予定入力フォームの上記予定が、 本日の実績欄に自動的に反映されているため、予定と実績が一致すれば、 所定のポタン（実績ボックス） を押すことで実績記入が終了する。また、 ェ。

変更が発生したときは上書き記入することで、 本日の実績報告の作成が 完了する。

活動実績を入力する際には、 顧客の情報等の営業実績に直接関連しな い情報を 「報告ノート記入欄」 （2 ) と 「掲示板発信欄」 （ 3 ) に入力 することができる。 「報告ノート記入欄」 に記入された内容は上長のみ が閲覧でき、 「掲示板発信欄」 に記入された情報は、 共有情報として全 ての営業担当者が自由に閲覧できる状態でサーバ一に記録される。 サ一 パー 1 0に入力された全ての数値データは、 個人 I Dの属性として所定 の年数自動的にデータベースに格納される。 格納された数値データは、 —定期間の行動実績に自動的に反映される。一方、全ての文字データは、 個人 I Dの属性として所定の年数自動的にデータベースに格納される。 格納されたデータは、 内容を検索し必要な情報を結合させて掲示板に自 動的または主動的に掲示される。

次に、 サーバー 1 0における顧客評価方法について、 図 5を参照して 説明する。 得意先の利益率 （利益貢献度） 及び売上規模 （売上貢献度） を図 5に示すように四象限分析して得意先の優先付けを自動的に行う。 そして、 営業の実動稼働日数を考慮して、 得意先に対する訪問日数を自 動的に生成 ·設定する。 これにより、 得意先の優先順位付けについて、 独自のポートフォリオを適用し、 得意先の優先順位を的確に設定するこ とが可能となる。

上述した四象限分析 （ポートフォリオ） は、 以下の基準により独自計 算する。

a ) 縦軸を得意先の利益率 （利益貢献度） とする。

b ) 横軸を得意先の売上規模 （売上貢献度） とする。

c ) 上記数値を得意先ごとに分布グラフを作成し、 同時に相関式を算出 する。 d ) 相関式 （R二乗関数） により基準方程式を生成する。

e)売上規模の中間点と基準方程式との交点を中心に 4象限を生成し、 判 断基準とする。

f ) これをもとに営業の稼働日数の中から所定の期間の訪問回数を算出 する。

上記のような得意先評価方法によれば、 所定の日数における活動実績 の予定 ·実績についてイメージ表示することで、 活動の過不足を是正す ることが出来る。 また、 所定に達していない場合は、 警鐘を自動的に表 示させることができる。 得意先評価をもとに一定期間 （4週間） の得意 先訪問回数を設定し、 次活動日の活動予定 （活動計画） と連携させるこ とにより、 効率的な得意先の訪問を行う事が可能となる。 また、 実績に 応じてタイムリ一に行動を変更する事もできる。

本発明に係る営業活動管理方法は、 営業支援ソフトに組み込むことに より、 種々の派生的な効果が得られる。 例えば、 次活動日の訪問予定と して入力した得意先について、 地図情報をリンクさせて最適訪問順序と 時間を自動算出し訪問順序の最適化を図ることが可能となる。

以上説明したように、 本発明においては、 基本的には、 昨日又は本日 何をしたかという活動報告をするのではなく、 明日 （次活動日） 何をす るのか （何時に、 何処で、 誰と、 何を、 どのように、 どの位） を前日ま でに上長と、 報告連絡 ·相談するものである。 すなわち、 本日の反省を 記入する為の日報発想から" 明日" どのような活動をするかに対する計 画を思考する日報に内容自体を変更する。 これにより、 上長と事前に相 談し効果的な営業活動をする事ができる。 過去の実績を議論する前に明 日をどのように変えるのかについて上司と議論することで、 営業担当者 自身が前もって課題やリスクに対して先手を打つ行動様式に習慣を変え ることが可能となる。 また、 紙帳票に手書きする日報の形式から、 ブラ ゥザを経由してオンラインで日報を記入し、 同時に上司や必要部署に対 してタイムリ一に内容が転送される仕組みであり、 意思決定のための時 間が短縮される。

以上、 詳細に説明したように、 本発明においては、 従来のように過去 の実績を報告するだけの方法ではなく、 明日 （次活動日） の予定を作成 し、更に、作成した予定に基づいて活動実績を報告する方式であるため、 活動実績報告を作成する際に過去の記憶をたどる必要があまり無く、 活 動実績の報告作業 （日報作成作業） に要する時間を短縮できる。 また、 作成した予定に基づいて活動実績を報告する方式であるため、 活動実績 に関するデータの信頼性の向上を図ることが可能となる。 更には、 明日

(次活動日） 何をすべきかを前日に考えるため、 営業担当者の目的意識 の向上を図ることができ、 営業活動の内容 （質） を向上させることがで さる。

Claims

請 求 の 範 囲

1 . 営業活動状況を管理する営業管理方法において、

各営業担当者が、次活動日の自己の活動予定を予め作成するとともに、 実際の営業活動の後、 既に作成済みの前記活動予定を参照して、 活動 実績報告を作成可能とすることを特徴とする営業管理方法。

2 . 各営業担当者は、 更に一定期間の長期活動予定を作成し、 当該長期 の予定に基づいて次活動日の前記活動予定を作成可能とすることを特徴 とする請求項 1に記載の方法。

3 . 前記長期予定データの期間を 4週間とすることを特徴とする請求項 2に記載の方法。

4 . 所定のデータに基づいて顧客毎の評価を自動的に行い、 当該顧客評 価に関するデータを前記各営業担当者が参照可能とすることを特徴とす る請求項 1 , 2又は 3に記載の方法。

5 . 営業活動状況の管理システムに使用されるコンピュータにおいて、 各営業担当者毎に、 少なくとも 1日毎の活動実績を記録可能な個人用 データファイルと ；

次活動日の営業活動の予定を記録するための入力フォームであるとと もに、 活動実績の入力用として利用される活動予定入力フォームと ； 各営業担当者の認証を行うためのデータを記憶した認証ファイルと ； 各営業担当者が、 自己の認証デ一夕を入力して当該コンピュータに口 グィンを試みた時に、前記認証ファイルに記憶されたデータに基づいて、 本人か否かを確認し、 本人である場合にのみ口グインを許可する演算処 理部とを備えたことを特徴とするコンピュータ。

6 . 前記各営業担当者は、 インターネッ トを通じてログイン可能である ことを特徴とする請求項 5に記載のコンピュータ。

7 . 前記活動予定及び活動実績以外に、 営業に関する一般的なデータを 蓄積する共通情報ファイルを更に備え、

当該共通情報ファイル内のデータは、 入力した本人以外の他の営業担 当者が参照可能とすることを特徴とする請求項 5又は 6に記載のコンビ ユー夕。

8 . 前記個人用データファイルには、 各営業担当者毎に、 ある一定期間 の長期予定データを記録可能とすることを特徴とする請求項 5 , 6又は 7に記載のコンピュータ。

9 . 前記長期予定データの期間を 4週間に設定することを特徴とする請 求項 8に記載のコンピュータ。

1 0 . 前記演算処理部は、 顧客毎の評価を自動的に行なって顧客評価デ —夕を作成し、

前記各営業担当者は、 当該顧客評価データを参照可能とすることを特 徴とする請求項 5 , 6 , 7， 8又は 9に記載のコンピュータ。

1 1 .営業活動状況の管理システムに使用されるソフトウエアにおいて、 アクセス者に対して認証データの入力を要求する手順と ； 前記要求に従って入力された認証データに基づいて、 本人の専用べ一 ジへのログインの認証を行う手順と ；

口グインした営業担当者本人について、 次活動日の活動予定を入力す る入力フォームを表示する手順と ；

前記入力フォームに従って入力された前記活動予定を記憶する手順 と ；

前記活動予定を利用して実際の活動実績を入力するための活動実績入 カフオームを表示する手順と ；

前記活動実績入力フォームに従って入力された活動実績を記憶する手 順とを実行することを特徴とするソフトウエア。

1 2 . 前記各営業担当者は、 インターネットを通じてログイン可能であ ることを特徴とする請求項 1 1に記載のソフトウエア。

1 3 . 前記活動予定及び活動実績以外に、 営業に関する一般的なデータ を蓄積する共通情報ファイルを作成する手順を実行し、

当該共通情報ファイル内のデータは、 入力した本人以外の他の営業担 当者が参照可能な状態で記憶、 表示することを特徴とする請求項 1 1又 は 1 2に記載のソフトウェア。

1 4 . 前記個人用データファイルには、 各営業担当者毎に、 ある一定期 間の長期予定データを記録可能とすることを特徴とする請求項 1 1， 1 2又は 1 3に記載のソフトウエア。

1 5 . 前記長期予定データの期間を 4週間に設定することを特徴とする 請求項 1 4に記載のソフトウエア。

1 6.所定の情報に基づいて顧客毎の評価を自動的に行なる手順を含み、 前記各営業担当者は、 当該顧客評価に関するデータを参照可能とする ことを特徴とする請求項 1 1 , 1 2， 1 3， 1 4又は 1 5に記載のソフ トウエア。