KR20230055745A - 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템 - Google Patents

아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템 Download PDF

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Abstract

아파트 관리자의 통신 단말에서 실행되는 관리 애플리케이션 기반 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템이 개시된다. 이 시스템은 아파트 관리소의 물품 구매 내역을 생성하고 관리 서버에 등록하여 물품 구매 이력을 관리하는 물품 관리부를 포함한다.

Description

아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템{Work history management system for apartment management office}
본 발명은 아파트 관리에 관한 것으로, 특히 모바일 애플리케이션을 이용한 아파트 관리소 업무 관리에 관한 것이다.
우리나라 전체 가구 중 절반이 넘는 가구가 아파트에 거주하고 있으며, 아파트 거주 비율은 매년 증가하는 추세이다. 그러나 아파트 관리소의 관리자 업무는 30년 전의 시스템을 바탕으로 수동적으로 진행되고 있는 바, 업무 기록은 여전히 문서화되어 파일철에 보관 관리되고 있는 실정이다. 따라서, 디지털 방식의 체계적인 관리가 요구된다. 특히, 비용 발생과 관련된 물품 구매 관리나 시설물 보수 관리가 체계적으로 이루어질 필요가 있는데, 이는 아파트 관리자가 교체되거나 교대되더라도 업무 이력을 용이하게 파악할 수 있도록 하기 위함이다.
한편, 종래에는 아파트 관리소 특성상 업무 인수인계가 제대로 이루어지고 있지 않은데, 그 이유는 관리비 상승 때문이다. 업무 인수인계를 위해서는 일정 기간 동안 입사할 인수자와 퇴사할 인계자가 함께 근무하여야 하는데, 아파트 관리비의 37 ~ 50%를 차지하는 인건비를 늘리는 것이 어렵기 때문에 추가 인건비의 발생을 막고자 업무 인수인계 절차가 생략되는 것이다. 따라서, 새로 입사한 관리자 입장에서는 아파트 관리소의 업무 히스토리(이력)를 제대로 파악하기가 상당히 어렵다. 그리고 이는 결국 관리비 횡령이나 자금 유용과 같은 비용 사고를 야기시킬 수 있다.
국내등록특허공보 제10-2233926호
본 발명은 아파트 관리소의 물품 구입/시설물 수리 현황을 관리하여 용이하게 파악할 수 있게 하는 방안을 제공함을 목적으로 한다.
일 양상에 따른 아파트 관리자의 통신 단말에서 실행되는 관리 애플리케이션 기반 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템은 아파트 관리소의 물품 구매 내역을 생성하고 관리 서버에 등록하여 물품 구매 이력을 관리하는 물품 관리부를 포함할 수 있다.
본 발명은 새로 입사한 관리자가 별도의 업무 인수인계를 받지 않더라도 아파트 관리소의 물품 구매 히스토리를 명확히 파악할 수 있게 함은 물론 향후의 물품 구매 이력을 체계적으로 관리할 수 있게 한다.
또한, 본 발명은 시설물 관리에 있어서도 그 관리 이력을 용이하게 파악할 수 있게 함은 물론 시설물 수리 등의 관리가 필요할 경우 외부업체로의 관리 요청 업무도 스마트하게 이루어질 수 있게 한다.
도 1은 일 실시예에 따른 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템 블록도이다.
도 2는 일 실시예에 따른 통신 단말 및 관리 서버 블록도이다.
도 3은 소모품 대장 관련 화면 예시도이다.
도 4는 시설물 관리 관련 화면 예시도이다.
전술한, 그리고 추가적인 본 발명의 양상들은 첨부된 도면을 참조하여 설명되는 바람직한 실시예들을 통하여 더욱 명백해질 것이다. 이하에서는 본 발명을 이러한 실시예를 통해 통상의 기술자가 용이하게 이해하고 재현할 수 있도록 상세히 설명하기로 한다.
도 1은 일 실시예에 따른 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템 블록도이다. 통신 단말(100)은 아파트 관리자가 사용하는 컴퓨팅 기능을 가진 통신 단말로서, 스마트폰 등의 모바일 단말을 예로 들 수 있다. 통신 단말(100)에는 관리 서버(300)와 연동하여 아파트 관리자에게 아파트 관리소의 업무 이력을 관리할 수 있게 하는 서비스를 제공하기 위한 관리 애플리케이션(이하에서는 ‘관리 앱’이라 한다)(200)이 설치되어 실행된다. 여기서, 아파트 관리자는 아파트 관리소에서 근무하는 자를 지칭하는 것으로, 일반직원이나 기술직원 또는 관리소장 등일 수 있다. 그리고 관리 서버(300)는 하나 또는 둘 이상의 서버용 컴퓨팅 디바이스를 포함하여 구성되는 서버 시스템으로서, 윈도우 계열 운영체제나 MacOS, 자바, 유닉스(UNIX), 리눅스(LINUX) 또는 이에 포함되지 않은 다양한 운영체제 하에서 운영될 수 있다. 이 같은 관리 서버(300)는 관리 앱(200)과 데이터 통신이 가능하며, 관리 앱(200)에 의해 생성된 업무 관련 데이터를 데이터베이스에 저장 관리할 수 있다.
일 양상에 따른 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템은 아파트 관리소의 물품 구매 이력을 관리한다. 추가로, 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템은 아파트의 각종 시설물들의 관리(수리) 이력도 관리할 수 있다. 이들에 대해서는 도 2를 참고로 후술하기로 한다. 한편, 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템은 도 1에 도시된 구성들을 모두 포함하거나 일부만을 포함할 수 있다. 일 실시예에 있어서, 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템은 도 1에 도시된 구성들 중에서 관리 앱(200)과 관리 서버(300)만을 포함한다.
도 2는 일 실시예에 따른 통신 단말 및 관리 서버 블록도이다. 통신 단말(100)은 단말 자원부(110)와 관리 앱(200)을 포함한다. 단말 자원부(110)는 통신 단말(100)의 하드웨어 및 소프트웨어 자원을 포함한다. 단말 자원부(110)의 자원들 중 적어도 일부는 관리 앱(200)에 의해 액세스 가능하다. 액세스 가능한 자원에는 카메라(111)와 디스플레이(112) 및 통신 모듈(113)이 포함될 수 있다. 카메라(111)는 물품이나 시설물 등을 촬영하는데 이용되고, 디스플레이(112)는 카메라 프리뷰 화면이나 관리 앱(200)의 사용자 인터페이스 화면 등을 표시하는데 이용되며, 통신 모듈(113)은 관리 서버(300)와 데이터를 송수신하는데 이용된다.
관리 앱(200)은 통신 단말(100)의 메모리에 기록되며, 통신 단말(100)의 프로세서에 의해 실행되어 관리자에게 아파트 관리소 업무 이력 관리를 위한 서비스를 제공할 수 있다. 이를 위해, 관리 앱(200)은 물품 관리부(210)와 시설물 관리부(220) 중에서 적어도 하나를 포함할 수 있다. 물품 관리부(210)와 시설물 관리부(220)는 관리 앱(200)에 포함되는 것인 바, 당연히 소프트웨어적으로 구현 가능한 기능적 구성들이다.
물품 관리부(210)는 아파트 관리소의 물품 구매 내역을 생성하며, 그 생성된 물품 구매 내역을 아파트 관리 서버(300)로 전달하여 아파트 관리 서버(300)에 등록되어 관리되록 한다. 물품 구매 내역에는 물품명, 구매일, 구매 수량, 구매액, 구매처(거래처) 중에서 적어도 일부가 포함된다. 이들 정보는 관리자로부터 직접 입력될 수 있다. 추가로, 물품 구매 내역에는 물품 이미지도 포함될 수 있다. 일 실시예에 있어서, 물품 관리부(210)는 단말 자원부(110)의 카메라(111)에 액세스하여 구매 물품에 대한 촬영을 제어하여 물품 이미지를 획득한다. 한편, 물품 관리부(210)의 물품은 소모품이나 비품 또는 그 둘 모두를 의미할 수 있다.
시설물 관리부(220)는 아파트 내의 시설물에 대한 수리 등의 관리 이력을 관리하기 위해 시설물 관리 내역을 생성하며, 그 생성된 시설물 관리 내역을 아파트 관리 서버(300)로 전달하여 아파트 관리 서버(300)에 등록시킨다. 시설물 관리 내역에는 수리 등의 관리가 필요한 시설물 이미지와 관리자로부터 텍스트 입력된 시설물 관리 대상 내용이 포함될 수 있다. 일 실시예에 있어서, 시설물 관리부(220)는 단말 자원부(110)의 카메라(111)에 액세스하여 관리 대상 시설물에 대한 촬영을 제어하여 시설물 이미지를 획득하고, 시설물 이미지가 획득되면 관리자로부터 관리 대상 내용을 입력받아 시설물 관리 정보를 생성한다. 또한, 시설물 관리부(220)는 관리자로부터 “시설물 수리 대기”, “시설물 수리중”, “시설물 수리 완료” 등과 같은 시설물 관리 현황 정보가 입력되면 그 입력된 시설물 관리 현황 정보를 관리 서버(300)로 전달하여 데이터베이스(320)에 등록된 시설물 관리 내역에 반영되도록 한다.
일 실시예에 있어서, 시설물 관리부(220)는 시설물 관리 정보에 포함된 시설물 이미지를 분석하여 시설물을 인식한다. 이를 위해, 인공지능(AI) 이미지 인식 기술이 이용될 수 있다. 다른 실시예에 있어서, 시설물 관리부(220)는 시설물 이미지에 포함된 QR 코드나 바코드 등의 코드 데이터로부터 시설물 정보를 획득하는 방식으로 시설물을 인식한다. 시설물이 인식되면, 시설물 관리부(220)는 그 인식된 시설물에 매핑된 외부업체로 시설물 수리(관리)를 의뢰하면서 관리 대상 내용을 전달한다. 이에 따라, 외부업체를 통해 해당 시설물에 대한 관리가 이루어지게 된다.
아파트 관리 서버(300)는 서버 제어부(310)와 데이터베이스(320)를 포함한다. 서버 제어부(310)는 하나 이상의 프로세서를 포함하여 서버 전반을 제어하며, 관리 앱(200)과 연동하여 아파트 관리자에게 아파트 관리소의 업무 이력을 관리할 수 있게 하는 서비스를 제공한다. 이 같은 서버 제어부(310)는 관리 앱(200)으로부터 수신된 물품 구매 내역을 DB(320)에 등록 관리할 수 있다. 또한, 서버 제어부(310)는 관리 앱(200)으로부터 수신된 시설물 관리 내역에 대해서도 DB(320)에 등록 관리할 수 있으며, 시설물 관리 현황 정보도 수신하여 DB(320)에 등록된 해당 시설물 관리 내역에 추가 반영할 수 있다.
일 실시예에 있어서, 서버 제어부(310)는 상술한 시설물 관리부(220)의 역할을 일부 수행한다. 예를 들어, 서버 제어부(310)는 관리 앱(200) 대신에 시설물 이미지를 분석하여 시설물을 인식할 수 있고, 시설물에 매핑된 외부업체 정보를 DB(320)에서 검색한 후에 그 검색된 외부업체로 시설물 관리를 의뢰하면서 관리 대상 내용을 전달한다. 즉, 시설물 관리부(220)의 기능이 관리 앱(200)과 관리 서버(300)에 나뉘어 구현될 수 있는 것이다. 이는 물품 관리부(210)의 경우에도 마찬가지일 수 있다. 즉, 물품 관리부(210)의 상술한 그리고 후술할 기능이 관리 앱(200)과 관리 서버(300)에 나뉘어 구현될 수 있다.
도 3은 소모품대장 관련 화면 예시도이다. 도 3의 (a)는 관리 앱(200)의 메인 화면 인터페이스이다. 물품 관리부(210)의 물품 관리 기능은 도 3의 (a)에 도시된 여러 메뉴들 중에서 ‘소모품대장’메뉴 및/또는 ‘비품구매’메뉴에 해당한다. 관리자는 원하는 메뉴를 선택해 물품(소모품 또는 비품)에 대한 구매 내역을 생성하고 등록시켜 물품 구매 이력이 관리되도록 할 수 있다. 도 3의 (b)는 소모품 구매 내역을 위한 양식을 나타낸 것으로, 해당 양식에 소모품 구매 내역이 반영되어 아파트 관리 서버(300)에 등록된다. 도 3의 (c)는 양식 변경을 위한 화면 인터페이스를 나타낸 것으로, 관리자는 도 3의 (c)에서 소모품 구매 내역에 반영될 항목들을 추가하거나 삭제하는 등의 편집을 행할 수 있다. 한편, ‘비품구매’메뉴 역시 도 3과 사실상 동일하거나 유사한 화면 인터페이스를 가질 수 있다.
도 4는 시설물관리 관련 화면 예시도이다. 도 4의 (a)는 관리 앱(200)의 메인 화면 인터페이스이다. 시설물 관리부(220)의 시설물 관리 기능은 도 4의 (a)에 도시된 여러 메뉴들 중에서 ‘시설물관리’메뉴에 해당한다. 관리자는 ‘시설물관리’메뉴를 통해 시설물에 대한 관리 내역을 생성하고 등록시켜 시설물 관리 이력이 관리되도록 할 수 있다. 참고로, 관리 대상이 되는 시설물에는 제한이 없으며, 차단기, 운동기구, 화단 등을 예로 들 수 있다. 도 4의 (b)는 관리자로 하여금 시설물 관리 대상 내용을 입력할 수 있도록 하는 인터페이스를 예시한 것이며, 도 4의 (c)와 (d) 및 (e)는 시설물의 처리 현황(진행 상황)을 보여주거나 관리자로 하여금 처리 현황을 입력할 수 있도록 한 인터페이스를 예시한 것이다.
한편, 일 실시예에 있어서, 관리 서버(300)의 DB(320)에는 관리자에 의해 작성된 구매 예정 물품 리스트가 저장되어 관리된다. 구매 예정 물품 리스트에는 물품별로 물품명, 구매 수량 등에 대한 정보가 포함된다. 관리자는 이 같은 구매 예정 물품 리스트를 관리 앱(200)을 통해 작성하여 관리 서버(300)에 저장시킬 수도 있고, 통신 단말(100) 또는 별도의 컴퓨팅 디바이스를 가지고 관리 서버(300)에 웹 접속하여 관리 서버(300) 상에서 구매 예정 물품 리스트를 직접 작성하거나 미리 작성된 구매 예정 물품 리스트를 업로드하여 저장시킬 수도 있다.
이 같은 구매 예정 물품 리스트는 물품 관리부(210)에 의해 이용될 수 있다. 이에 대해 설명하면, 우선 관리자는 구매 예정 물품 리스트에 따라 해당 물품들을 온라인 주문하며, 그에 따라 주문된 물품들이 아파트 관리소로 배송이 이루어지게 된다. 아파트 관리소로 택배가 도착하면, 물품 관리부(210)는 관리자의 조작에 따라 단말 자원부(110)의 카메라(111)에 액세스하여 배송 완료된 물품의 택배 송장을 촬영하여 송장 이미지를 획득하며, 획득된 송장 이미지를 스캔하여 물품 정보를 추출한다. 추출되는 물품 정보에는 물품명이 포함되며, 구매 수량과 판매처(판매자) 등의 정보도 포함될 수 있다.
물품 관리부(210)는 추출된 물품 정보가 DB(320)에 저장된 구매 예정 물품 리스트에 등록되어 있는지를 확인한다. 확인 결과 등록되어 있을 경우에 한하여 물품 구매 내역을 생성한다. 즉, 등록되어 있지 않을 경우에는 물품 구매 내역이 생성될 수 없도록 제한하는 것이다. 따라서, 물품 구매 내역을 위해서는 구매 예정 물품 리스트가 작성되어 있어야 하며, 이는 체계적인 물품 구매 이력 관리를 가능하게 한다.
일 실시예에 있어서, 물품 관리부(210)는 물품 구매 내역을 생성할 시에 물품 이미지를 제외한 나머지 정보들은 구매 예정 물품 리스트로부터 획득할 수 있다. 즉, 물품 관리부(210)는 카메라(111)로 촬영하여 획득된 물품 이미지와 구매 예정 물품 리스트로부터 획득된 해당 물품 정보들을 도 3에 예시된 바와 같은 소정의 양식에 반영하여 물품 구매 내역을 생성할 수 있는 것이다.
이제까지 본 발명에 대하여 그 바람직한 실시예들을 중심으로 살펴보았다. 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자는 본 발명이 본 발명의 본질적인 특성에서 벗어나지 않는 범위에서 변형된 형태로 구현될 수 있음을 이해할 수 있을 것이다. 그러므로 개시된 실시예들은 한정적인 관점이 아니라 설명적인 관점에서 고려되어야 한다. 본 발명의 범위는 전술한 설명이 아니라 청구범위에 나타나 있으며, 그와 동등한 범위 내에 있는 모든 차이점은 본 발명에 포함된 것으로 해석되어야 할 것이다.
100 : 통신 단말 110 : 단말 자원부
111 : 카메라 112 : 디스플레이
113 : 통신 모듈 200 : 관리 앱
210 : 물품 관리부 220 : 시설물 관리부
300 : 관리 서버 310 : 서버 제어부
320 : 데이터베이스

Claims (5)

  1. 아파트 관리자의 통신 단말에서 실행되는 관리 애플리케이션 기반 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템에 있어서,
    아파트 관리소의 물품 구매 내역을 생성하고 관리 서버에 등록하여 물품 구매 이력을 관리하는 물품 관리부;
    를 포함하는 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템.
  2. 제 1 항에 있어서,
    물품 관리부는 통신 단말의 카메라 자원에 액세스하여 구매 물품을 촬영해 물품 이미지를 획득하며, 획득된 물품 이미지 외에 물품명, 구매일, 구매 수량, 구입처, 구매액 중에서 적어도 하나를 포함한 물품 구매 내역을 생성하는 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템.
  3. 제 2 항에 있어서,
    관리 서버에는 아파트 관리자에 의해 작성된 구매 예정 물품 리스트가 등록되어 관리되고,
    물품 관리부는 배송 완료된 물품의 택배 송장을 촬영해 획득된 송장 이미지를 스캔하여 물품 정보를 추출하고, 추출된 물품 정보가 구매 예정 물품 리스트에 등록되어 있을 경우에 한하여 물품 구매 내역을 생성하는 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템.
  4. 제 1 항 내지 제 3 항 중 어느 한 항에 있어서,
    아파트 시설물을 촬영해 획득된 시설물 이미지와 관리자로부터 입력된 시설물 관리 대상 내용이 포함된 시설물 관리 내역을 생성하여 관리 서버에 등록하며, 관리자로부터 입력된 시설물 관리 현황 정보를 관리 서버에 등록된 시설물 관리 내역에 반영하여 시설물 관리 이력을 관리하는 시설물 관리부;
    를 더 포함하는 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템.
  5. 제 4 항에 있어서,
    시설물 관리부는 시설물 관리 내역에 포함된 시설물 이미지를 분석하여 시설물을 인식하며, 인식된 시설물에 매핑된 외부업체로 시설물 관리를 의뢰하면서 시설물 관리 대상 내용을 전달하는 아파트 관리소 업무 이력 관리 시스템.
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